República Bolivariana de Venezuela

Universidad Rafael Urdaneta

Facultad de Ciencias Políticas, Administrativas y Sociales

Dirección de Escuela de Administración de Empresas y Contaduría

Profesora: María Delgado

Propósitos y requisitos para la instalación del

sistema presupuestario

Integrantes:

José Galue

Pedro Garcia

Edward Silva 23863857

Maracaibo, Julio 2014

 Esquema

1. Propósito del sistema presupuestario

 Planificación
 Coordinación
 Control

2. Requisitos para un buen presupuesto

 Conocimiento de la empresa
 Exposición del plan o políticas
 Coordinación para la ejecución del plan o políticas
 Fijación del periodo presupuestal
 Dirección y vigilancia
 Apoyo directivo
 Organización estructural

3. Organización estructural

 En empresas pequeñas y medianas

 En empresas grandes

4 Comité de presupuesto

 Funciones del comité de presupuesto.

 Desarrollo

1. Propósito del sistema presupuestario

Para explicar los propósitos de un sistema presupuestario es
necesario enfatizar en la vinculación con los fundamentos de la
administración especialmente con la planificación, coordinación y control.

Para la consecución de los objetivos de la organización se requiere

predecir los eventos para prepararse para ellos desde un punto de vista
material, humano y financiero.

Los sistemas presupuestarios se presentan como reductores de

incertidumbre, al ofrecer a la empresa la oportunidad de planificar, ejecutar
y controlar los aspectos financieros de los planes elaborados de una
manera sistemática, integral e integradora de todas las áreas de la
organización.

 Planificación:

El presupuesto anual es un medio de acción empresarial que permite

dar forma en términos económicos a las decisiones contenidas en los
planes y programas. Si una empresa no cuenta con un proceso completo de
planificación, el presupuesto constituye el momento de reflexión anticipada
frente al ejercicio próximo. Así se convierte en el documento que refleja la
estimación de la actividad económica-financiera de una empresa,
expresando cantidades y valorando en unidades monetarias.

 Coordinación:

La participación activa de todo el personal adscrito a los diferentes

niveles de administración de la empresa en la elaboración del presupuesto
facilita la distribución de las funciones y tareas ejercidas por todos los
miembros, de manera de lograr un equilibrio entre los diferentes
departamentos y secciones.

A la vez mientras más responsabilidades se otorguen al personal

administrativo, más motivados y comprometidos se sentirán en aportar su
máximo potencial para alcanzar los objetivos propuestos.
  Control:

El sistema presupuestario establece normas de desempeño claras y

definidas para un periodo de tiempo específico. Sirve para velar por el
cumplimiento de los objetivos establecidos en los planes y programas. Es
decir, permite a la dirección asegurarse de que se alcancen resultados
finales específicos y detectar las posibles desviaciones para poder tomar las
medidas correctivas.

2. Requisitos para un buen presupuesto

Hablar del éxito de un presupuesto, no quiere decir necesariamente
que los resultados logrados hayan sido idénticos a los pronosticados, sería
suficiente el haber obtenido una mejoría en el grado de eficacia y seguridad
con que se condujo la Empresa. Sin embargo, para que un presupuesto
cumpla en forma adecuada con las funciones que de él se esperan, es
indispensable basarlo en determinadas condiciones que obligatoriamente
deben observarse en su estructura, como lo son:

 Conocimiento de la empresa

Los presupuestos van siempre ligados al tipo de entidad, a sus

objetivos, a su organización, y a sus necesidades; su contenido y forma
varían de una institución a otra, principalmente en el grado de análisis
requerido, por lo cual es indispensable el conocimiento amplio de las
empresas, los objetivos y las necesidades en que se hayan de aplicar.

La preparación de El Presupuesto se basa en el principio de que

todas las transacciones de la Entidad, están íntimamente relacionadas entre
sí, de suerte que si una determinada parte del plan pudiera ser tomada
como punto de partida, el resto del mismo podría se establecido con un
grado razonable de seguridad y certeza, permitiendo a la Gerencia tomar
decisiones adecuadas. Por ejemplo: si se puede determinar las ventas con
cierta exactitud, podría estimarse también el volumen de producción
adecuado, con ciertos ajustes, lo que permitiría a la Dirección, normar su
criterio respecto a los límites del inventario que desee mantener. Todo eso
no sería factible sin ese amplio conocimiento de la Empresa en particular.

 Exposición del plan o políticas

El conocimiento del criterio de los directivos de la Compañía, en

cuanto al objetivo que se busca con la implantación de El Presupuesto,
deberá exponer en forma clara y concreta por medio de manuales o
instructivos, cuyo propósito será, además de lo anterior, uniformar el trabajo
y coordinar las funciones de las personas encargadas de la preparación y la
ejecución de El Presupuesto, definiendo las responsabilidades y los limites
de autoridad en cada uno de ellos, así como evitar opiniones particulares o
diversas.

En dichos manuales se incluirá tamban, información sobre los

presupuestos que forman el sistema aprobado; el periodo que abarcara El
Presupuesto; el diseño de las formas específicas que hayan de usarse, con
instrucciones sobre su manejo y contenido; y toda la información que se
juzgue convenientemente incluir para llenar las necesidades específicas del
Organismo de que se trate.

 Coordinación para la ejecución del plan o políticas

Debe existir un Director de El Presupuesto, que actuara como

coordinador de todos los departamentos que intervienen en la ejecución del
plan. La sincronización de las diferentes actividades se hará elaborando un
calendario, en que se precisen las fechas en que cada departamento
deberá tener disponible la información necesaria, para que las demás
secciones puedan desarrollar sus estimaciones.

De esta manera, será necesaria también que toda la información

obtenida y las estimaciones realizadas, sean enviadas al Director de El
Presupuesto, centralizándose en él la programación de actividades; así las
fechas del calendario estarán referidas al momento en que este reciba o
envié algo. La responsabilidad de la preparación de El Presupuesto recae
sobre el mismo, pero los informes y los estudios necesarios para su
elaboración. De ahí la necesidad de determinar el campo de acción de cada
uno, su autoridad, responsabilidad, y jerarquía.
  Fijación del periodo presupuestal

Otro de los requisitos que deberán tomarse en cuenta para la

integración del Control Presupuestal, es la fijación del lapso que
comprenden las estimaciones. La determinación de ese periodo opera en
función de diversos factores, tales como: estabilidad o inestabilidad de las
operaciones de la Empresa, el tiempo del proceso productivo, las
tendencias del mercado, ventas de temporada, etcétera.

Por ejemplo, a una entidad estable en sus operaciones, le será más

fácil hacer sus presupuestos por periodos más largos, que otra que no lo
sea; las industrias de temporada, como las de los juguetes, tendrán
necesidad de almacenar existencias suficiente para la época de mayor
consumo, etcétera.

Otro factor que influyen en la fijación del periodo presupuestal, son las
características propias del renglón; por ejemplo las ‘‘Inversiones a más de
un Año’’ y los financiamientos, pueden estimarse para lapsos mayores, que
las partidas de operación.

Normalmente se hacen coincidir los periodos de las estimaciones con

los de los resultados, para poder efectuar con mayor facilidad las
comparaciones entre los mismos y hacer las correcciones o apoyos
necesarios.

Se podría concluir, aconsejando no establecer el lapso de El

Presupuesto largo en forma rigurosa, ya que este suele variar
constantemente, según sea la estabilidad o la inestabilidad de las
operaciones que se realicen; la práctica más aceptable podría ser estimar
las operaciones de la Compañía en periodos de un año, dividiendo este en
trimestres, que a su vez se subdividirán en meses; posteriormente se irían
elaborando estimaciones futuras por los mismos lapsos, tomando como
base las experiencias adquiridas, con objeto de lograr el establecimiento de
un presupuesto continuo.
  Dirección y vigilancia

Una vez aprobado el plan, cada uno de los departamentos recibirá la

delegación de elaborar los presupuestos que les corresponden, con las
instrucciones o recomendaciones, que ayudaran a los jefes a poner en
práctica dichos planes. El siguiente paso será hacer un estudio minucioso
de las diferencias, que surjan de la comparación de los datos reales con los
predeterminados, revisar periódicamente las estimaciones y, de ser
necesario, modificarlas en función con la entidad a la que pertenecen,
etcétera.

Según puede apreciarse, un buen Sistema de Presupuestos requiere

de un trabajo continuo y minucioso, estudio de las circunstancias que
pudieran modificarlo; que la persona que haya de encargarse de él, posea
conocimientos y tiempo necesarios para vigilar tanto su cumplimiento como
los posibles cambios; solo así podrá El presupuesto ser un verdadero
instrumento de dirección y control para una buena Administración.

 Apoyo directivo

La voluntad en la implantación de El Presupuesto por parte de los

directivos y su respaldo, es indispensable para su buena realización y
desarrollo, lo cual da al Presupuesto, un uso no solamente informativo, sino
que lo convierte en un plan de acción operativa, y de patrón de medida con
lo ejecutado.

Resumiendo, se puede decir que El presupuesto debe tener, cuando

menos, los siguientes puntos primordiales:

 Conocimiento de la Entidad, pues es la base para hacer El

Presupuesto con adecuación.
 Una planificación general previa, que integra la determinación
de políticas y objetivos futuros generales, a gran nivel.
 La formación de programas detallados o analíticos que
conviertan los objetivos generales, en planes operación.

3. Organización estructural
 La organización estructural de un sistema presupuestario esta
compuesto por tres elementos: la formulación, ejecución y control las cuales
conllevan al logro de los objetivos establecidos en un plan.

Para asegurar la elaboración del presupuesto en el tiempo

establecido y garantizar la intervención de los diferentes niveles
organizacionales en la labor presupuestal, deben definirse las actividades
por asignar a los participantes en dicha labor, así como precisar normas
aplicables al flujo de información, la secuencia a seguir y la coordinación. La
organización del trabajo, como se señala a continuación, interpreta el
tamaño de las operaciones empresariales.

 En empresas pequeñas y medianas

Cuando las operaciones empresariales no son complejas y son de

tamaño reducido, el trabajo presupuestal es responsabilidad de un
departamento de contabilidad, en cuyo caso la jefatura asume las funciones
siguientes:

 Sostener reuniones con la dirección general y con las jefaturas de

cada departamento con el fin de conocer sus apreciaciones respecto
al sistema y las políticas de la organización.
 Revisar el sistema de contabilidad de costos, fijar criterios en torno a
la intervención de los diferentes departamentos y diseñar los métodos
y formatos que se aplicaran en la fase del control.
 Difundir la técnica de la presupuestacion en los niveles operativos y
administrativos, y capacitar en el adecuado diligenciamiento de la
información de las células presupuestarias, como campos que
ameritan la preparación del manual de presupuestos.
 Preparar informes a la dirección sobre tendencias de ventas y costos,
los niveles de inventarios, la situación de tesorería y el análisis
pormenorizado de los estados financieros que desempeñaran un
papel protagónico en los pronósticos.
 Presentar informes periódicos que permitan cotejar los resultados
previstos y los reales, analizar las desviaciones y sus causas y sugerir
los correctivos pertinentes.
 En empresas grandes

Si la empresa tiene una estructura organizacional compleja y maneja

operaciones comerciales de grandes proporciones nacional y/o
internacional y posee capacidad económica, se sugiere la constitución de
un comité de presupuestos.

4. Comité de presupuesto
El comité de presupuesto es un comité ejecutivo, es un grupo
de personas que general mente tienen mayor autoridad en un
departamento o sección, este establece las reglas generales que la
organización debe seguir, coordina los presupuestos de cada una de
las unidades de la empresa y resuelve las diferencias que surjan
entre ellas, es decir se fijan políticas básicas que lo regirán para la
programación de las operaciones.

 Funciones del comité de presupuesto.

 Recibir los presupuestos parciales de cada departamento

presentados por el director de presupuesto, analizarlos y plantear
las observaciones necesarias.
 Aprobar el presupuesto general de la empresa.
 Considerar y aprobar los cambios al presupuesto general apenas
se inicien las operaciones que lo generaron.
 Recibir y estudiar los informes sobre los presupuestos previstos y
ejecutados.
 Bibliografía

Burbano R. Jorge E y Ortiz G. Alberto. Enfoque moderno de planeación y

control de recursos. Segunda edición