ANALISTA DE PROVEEDORES (27:22)

-Me presento mi nombre es Camilo Penilla soy analista de calidad del grupo Mazi.
La tarea que yo estoy realizando actualmente es un levantamiento de funciones,
esto lo hago para toda la compañía, para las tres marcas Mazda, mercedes y Kia.
La primera pregunta es ¿Quién es tu jefe directo?

-Nuestro jefe directo es Eduard Retabisca y esta también la señora Estela

Márquez.

-¿Cuál es el objetivo general que tiene el cargo de analista de proveedores?

-Es tener gestión y control sobre todos los terceros que nos proveen a nosotros,
ya sea mercancía, servicios y en cuestión de marcas pues todo el tema de los
vehículos y servicios de talleres.

-Todo lo que son servicios de talleres, postventa también?

-Sí

-¿Cuáles son esas series de tareas que usted realiza para darle
cumplimiento a ese objetivo que usted me acaba de decir?

- Las tareas cuales son, inicialmente todo empieza cuando hacemos una creación
de terceros , tener en cuenta los documentos que cada una de las personas
entregan para ver que cumplan a cabalidad los parámetros para tener una relación
comercial con los proveedores. Se procede, pues nosotros manejamos unos
cronogramas o fechas para hacer recepción de facturas desde contabilidad, para
temas de almacén y talleres no manejamos fechas estipuladas porque pues ellos
tienen servicios hasta el ultimo dia. Nosotros tenemos unos sistemas , el cual esta
parametrizado con la DIAN donde nosotros recibimos todo el tema de las facturas
electrónicas, entonces cual es la gestión de nosotras? Ver que factura se recibió,
ingresarla, direccionarla en caso de que no corresponda ingresarla por
contabilidad y estar pendiente hacer ,seguimiento que las facturas realmente se la
realicen antes de cierre de mes.

-Sobre esa creación de terceros, tu mencionaste unos parámetros ¿Qué

parámetros se tienen en cuenta para crear un terceo?

-Inicialmente deben cumplir con la entrega de los documentos ¿Cuáles son? En

caso de que no sea régimen simplificado (persona natural) deben tener cámara de
comercio y deben tener un RUT, una certificación laboral, una fotocopia de un
representante legal, los documentos deben estar a treinta dias, importantísimo el
formato de (3:11 sagrilab?), sin ese documento no podemos proceder con las
negociaciones del proveedor. Cuando nosotros realizamos estos estudios y vemos
que la documentación está al día y corresponde, procedemos a la creación del
tercero y archivamos de forma digital los documentos.

-La creación de terceros la haces en el DMS?

-Sí, todos los documentos llegan digitales a los correos y lo hacemos por medio
del DMS.

-Sí uno de esos requisitos no los cumple el tercero ¿Ustedes bloquean al tercero?

-Se supone que no podemos crear sin documentación, entonces no se procede a

la creación, puede presentarse un tercero que no tenga la cámara de comercio
actualizada 30 día si no 40, entonces uno lo que hace es solicitar una autorización
a los jefes inmediatos para ver si se puede proceder asi, por lo general no se hace
porque para eso hay unas políticas. Entonces todo tercero es creado si o si con su
documentación completa.

-Listo. Tu hablabas de que ese era el régimen común

-Bueno, las personas naturales que se exige? Pues ellos no van a tener una
cámara de comercio , pero estas personas si no son facturadoras electrónicas y
prestan un servicio, igualmente a las personas q facturan electrónico pero no
prestan servicio y son persona natural, se les debe pedir una planilla de seguridad
social donde ellos deben aportar el 40% o cotizar sobre sus ingresos, adicional a
eso debe ser una planilla como independiente es el otro requisito que se tendría y
se debe presentar mensualmente. Ese control lo tenemos dividido entre dos
personas porque somos dos analistas de proveedores, Claudia y yo, ella se
encarga del tema de las personas naturales, ella tiene un control mensual donde
ella exporta las facturas de los proveedores y mira cuanto fue lo que nos facturo y
le manda un correo al proveedor notificándole cuanto debe cotizar sobre la
planilla.

-De acuerdo. De pronto si es régimen simplificado hay alguna particularidad en

cuanto a la creación de terceros o eso no se tiene en cuenta?

-Que por lo general no cuenta con cámara de comercio, pero si debe presentar
RUT porque si no definitivamente no se puede crear porque no sería deducible
en renta y debe presentar todos los demás documentos.
-¿Qué otra tarea desempeña como analista de proveedores?

-lo que pasa es que mi cargo es analista de proveedores, pero yo ahorita estoy
realizando más funcionas, otras. Porque aca unificaron unos , si hablamos de
analista de proveedores , su principal objetivo es velar porque se este cumpliendo
los parámetros con los proveedores. Cuestión de ingreso de facturas, nosotros
procedemos a entregar las facturas a tesorería, no nos encargamos de
programación de pagos, son ellos, nos encargamos de todo el tema de las
autorizaciones , revisamos que se estén realizando las actas de activos para
poder enviársela a la persona encargada de activos y que ella ya haga su gestión.
Entonces es como estar pendiente de esos terceros.

-Me hablas de las actas de activos ¿Cómo es esa labor?

-De parte de proveedores que es cuando las personas, los jefes, autorizan la
compra de un activo, cuando a nosotros nos traen una factura siempre el tercero
por obligación debe poner en las observaciones quien lo solicito, nosotros
reenviamos esa factura y los jefes de talleres deben encargarse de ver que el
activo se recibió y llenar un acta de activo que hay aquí donde ellos van a decir
cual es el modelo, de que trata el activo y quien va a ser el responsable de ese
activo , con ese acta de activo nosotros procedemos al ingreso de la factura mas
no la creación, nosotros enviamos todo digital , se lo enviamos a la persona
encargada de activos y ella ya procede con la creación, el tema de (7:40
plaquetiar?)ya eso es tema de activos, nosotros entregamos el acta de activo y la
factura, ya ellas proceden a crear el tercero.

- La persona de activos es Vivian

-Vivian Natalia, sí.

-Ella que cargo desempeña?

-Es analista contable.

-Por lo menos el tema de proveedores, yo estuve en recursos humanos , alla hay

una persona que a veces hace pedidos a este tema de (Redox?(8:08). No se si de
pronto tengas algo que ver por ese lado? Ellos a veces piden que café que
papeleria …

-Sí, todo el mundo puede hacer pedidos, una cosa es hacerlo otra que se lo
aprueben. Hay una plataforma donde toca hacer los pedidos, cada quien tiene un
usuario y contraseña especializados, por ejemplo la de aquí es la persona de
archivo. Nosotros hacemos los pedidos pero la única que da el aval de los pedidos
es doña olga con su usuario y ella comienza a descartar que es lo que se puede
pedir y que no, entonces aca hay unos parámetros. Se puede pedir cierta
papeleria y otras cosas que ya sabemos que no se pueden usar, están
bloqueadas en las paginas, igual es para cafeteria, entonces las usuarias pueden
pedir pero doña olga tiene un parámetro, un presupuesto y eso lo maneja es ella.

-De pronto pensé que tenías que ver con lo que hace olga

-No, nosotros como validamos, validamos después de que nos llegan las facturas,
recibimos unos listados de Excel que nosotros nos solicitamos (9:32 no entiendo
que dijo ahí) donde usted me soporte estas facturas , quien pidió esto y quien
ordeno esto, por centros de costos y asi es como nosotros ingresamos las facturas
y evidenciamos el numero de la remisión, el numero de la factura y procedemos a
la causación.

-O sea que tu haces ingreso de facturas?

-Claro, las dos, yo me encargo por lo general de todo lo que tiene ver con
facturación electrónica , nos distribuimos asi porque como nosotros manejamos
todas las empresas entonces ella se esta encargando por lo general de las
personas naturales, claro que cuando ella no esta me toca a mi o viceversa.

-¿Cómo es el proceso de ingreso de facturas? ¿Cómo lo haces?

-Pues cuando yo recibo la factura ya por conocimiento yo se que facturas son

costos fijos , que facturas debo direccionar, si? Entonces que hago yo, todas las
facturas que son costo fijo yo las ingreso, si yo detecto un aumento lo notifico por
medio de correo y muchas veces me llegan a mi desde antes, desde enero por lo
general avisan (10:29 no entiendo que dijo) que es el ipc mas un punto y eso esta
estipulado en los contratos en las facturas, entonces por ese lado, las otras
facturas que van llegando de servicio de mantenimiento y todo esto, que son por
contabilidad se ingresan y se proceden a enviar a los jefes de taller para que
ellos confirmen el OK, q pasa que con esta nueva reforma de la DIAN nosotros
tenemos 3 dias hábiles para autorizar facturas, ese lo manejo yo y concilio yo, yo
todos los dias estoy pendiente en recibir lo de hoy de los tres dias anteriores,
recibir la factura, ver que todo lo que he recibido en el correo y en el (11:11 zen?
Plataforma?) este causado, muchas veces lo que recibo en uno no lo recibo en el
otro, entonces yo me encargo de se seguimiento.

-De quien recibe usted las facturas que menciona?

-Esas facturas llegan directamente al sei financiero? (11:24 mas adelante dice que
es una plataforma de la dian ) al correo autorizado de facturación que es uno de
todos los proveedores cuando hacen un pedido , o sea no se la entregan a ud
personalmente si no que todo llega a una bandeja de un correo. Y nosotros
manejamos unos correos propios de cada uno de los proveedores, yo por lo que
yo ya se cuales son los proveedores a los que direcciono cuando son talleres, yo
veo vehículos , entonces dependiendo de la placa que hay , nosotros viendo la
placa sabemos a que bodega corresponde la factura, entonces se (11:59 envia? ) ,
pero tenemos unas categorías en los correos donde nosotros decimos esta factura
esta pendiente por contabilizar pero ya sabemos que la reenviaron entonces
estamos todos los dias pendientes en la plataforma de que la hayan ingresado o
no, esto para mitigar de que de pronto se nos quede por ahí una factura y mas
adelante nos vayan a decir no la encausaron, y pues durante el mismo año no
corre mayor riesgo pero el próximo año seria como un no deducible. Entonces
nosotros tratamos de hacer todo ese tema, en que caso se nos sale de las
manos? Cuando son legalizaciones de anticipos, por ejemplo ud solicito un
refrigerio de 20 mil pesos y fui y pidió la factura el 30 de dic pero no nos notifica ni
nada, nosotros no podemos hacer nada por eso, llega el otro año y eso es lo que
ocurre en ocasiones con doña olga, es la única, por que de resto lo demás
nosotros si lo podemos controlar pero de esas de 20 mil o 16 mil por lo general le
llega cada uno a su correo no a nosotras.

-¿Qué otras funciones tiene como analista de proveedores?

-Nosotras tenemos que estar pendientes del tema de ( la compra de tiquetes la

hace doña olga)pero debemos nosotras estar pendiente quien compro el tiquete,
que haya una autorización , que estén haciendo los cobros bien porque eso lo
descuentan directamente de las tarjetas. Tambien tenemos que estar pendiente de
todo el tema de mercadeo, ellas por medio de las tarjetas pagan pautas
publicitarias, estar pidiendo esas facturas estar conciliando esas dos tarjetas,
tenemos que estar pendiente de los movimientos de esas tarjetas para asi mismo
legalizarlo dentro del mes. Ademas debemos estar pendiente de las certificaciones
que solicitan los proveedores, el tema de las refunciones (14:08), básicamente te
estoy contando lo de analista de proveedores pero realmente , son muchas cosas.

-Respecto mercadeo, ya hable con mercadeo y ellos tienen asignado una tarjeta
de crédito y me hablas de un tratamiento de las facturas ¿Ellos te mandan las
facturas?

-Nosotros se las pedimos, como lo manejamos aca, ellos tienen una tarjeta de
crédito y ellos hacen unas pautas, pero ellas se encargan de pagar, entonces aca
el chico del banco nos desprende los movimientos diarios y aca mira nos
descontaron , lo bueno es que viene como factura de Facebook numero tal
entonces nos descontaron eso de la tarjeta por tanto necesitamos las facturas
para legalizar y las pedimos y ellos las envían para legalizar y nosotros la
legalizamos o causamos. Y ya a fin de mes nosotras verificamos todo el
movimiento ,vemos que hay q no hay de mercadeo , esperamos el estrato
bancario, digamos que todo este concorde al estrato bancario y se pasa a
tesorería para que vuelvan a pagar la tarjeta. Pero todo eso tiene un control,
tienen cupos, todo esta controlado.

- Ahora me comentabas un tema de los viajes ¿Eso en que rubro se inserta?

-Todo tiene que ver con tiquetes y alojamientos, los rubros están entre digamos
viajes locales y exterior lo que son jefe de mercadeo, el ceo y don Fernando
gerente general , eso lo parametriza, o me lo controla o gestiona las
autorizaciones la señora estela directamente por lo que son cuentas que maneja
ella por lo que son cargos mas altos. Ya cuestion de viajes por una capacitación o
van a lanzar un vehiculo , eso lo maneja doña olga, ella solicita los tiquetes a una
empresa que nosotros tenemos que se llama viajes zeppeling ellos me emiten la
factura pero eso lo descuentan directamente de una tarjeta de crédito, se hace el
mismo proceso, se revisan los movimientos se contabiliza y nuestra auditora que
es a nivel nacional , cada fin de mes se encarga de exportar un informe que lo
manda zeppeling donde informan lo que cobran de la tarjeta y debe estar
causado, ella me pregunta y le confirmo que este causado.

-Es todo respecto al tema de funciones del cargo analista de proveedores?

-Esta el tema de presentación de información del DANE, nosotros tenemos que

presentar unas encuestas mensuales, que en este momento lo esta haciendo mi
compañera, tambien unas encuestas anuales y son varias encuestas, unas
tecnológicas pero en otras nos toca estar pendiente del sistema si presento o no
presento, las encuestas anuales normal de comercio, tenemos que conciliar las
marcas, ver que las facturas sin hayan ingresado y que no presenten diferencias.
Tengo un tema especial, las intracompañias, las empresas de la misma
compañía pero se manejan diferente, un trato diferente. La única que la maneja
soy yo y conozco eso.

-El tema de las intracompañias es con quien? Vehículos y seguros?

-Todas las compañias a nivel de mazi Colombia, no se hace ningún movimiento

sin la autorización de la señora estela , entonces son prestamos que hacemos
entre las compañias, servicios que prestamos entre las compañias y de esas
cuentas yo tengo control y están conciliadas porque cada mes debemos entregar
un informe al financiero que es el nacional que el debe presentar a la casa matriz
donde el da fe de que todos los autos ya están conciliados de todas las empresas
. Esta ese, bueno la conciliación del sei, tenemos que dar el visto bueno, bueno lo
de las facturas que te comente, se revisan todas las facturas, no se pasa ninguna
factura a tesorería sin revisión, sea de almacen o taller, porque ellos no son
contables entonces hay retenciones, hay proveedores que a veces se crean mal
desde las cajas, todos estos filtros los hacemos nosotras. Nos llegan las facturas,
revisamos , si tiene el chulo de nosotros pasa tesorería, tambien esas facturas
otro estudio de auditoria interna, pero desde aca todo pasa chuleado.

-Me mencionabas que haces otras funciones inherentes al cargo de analista de

proveedores ¿Cuáles son?

-A veces de cierre tengo que hacer un reconocimiento de ingresos, antes lo

hacia la persona de activos pero ahora estas funciones fueron distribuidas a todos
porque ya ese cargo como tal solo no esta. Soy el apoyo de la persona o el jefe de
impuestos, el jefe de impuestos es como el nacional, pero entonces yo le brindo
apoyo a el en los ajustes de retenciones en la fuente , para todo lo que tiene que
ver con impuestos , entonces yo soy como el apoyo de el.

-Mencionas el reconocimiento de ingresos ¿ de que trata eso?

-Lo que pasa es que aca nosotros tenemos una norma que se llama norma local,
los vehículos cuando los vendemos los manejamos bajo normal local, aquí al final
de mes nosotros tenemos que hacer pasar todo esto y hacer unos procesos para
reconocerlo bajo (20:03) ¿?

-Norma líder? (20:05)

-Si, este reconocimiento cuando nosotros los corremos estamos o sea ya como
identificando estos ¿?? realmente se recibieron (20:10)Nos toca que correr esos
procesos y luego revisar que las cuentas estén ok, que los reportes coincidan con
las cuentas porque luego a nosotros nos toca presentar un informe a casa matriz.
Eso se tiene que hacer el 31 , o sea apenas envíen el informe lo que tenemos que
hacer es correr esos procesos para nosotros ya poder “cerrar” todo lo que se hizo
comercialmente con los vehículos

-Tu presentas unos informes ¿Qué informes presentas tu?

-Se presenta la conciliación de proveedores a fin de mes donde se identifica que

los módulos están conciliados que no existen saldos antiguos , cuando hay saldos
antiguos de facturas se hace el proceso de ver q ocurrió? Por qué no se ha
pagado? Nuestra cartera es a 60 días, entonces los proveedores si o si deben
estar a 60 dias, en el mismo informe se presenta la cartera donde distribuimos
detalladamente que lo es que se esta dando y la conciliación de los modulos de la
norma local y líder? (21:26) Ese es el de proveedores normal, el general y el de
intra compañias, que es otro informe , son dos informes. Los generales y los del
grupo mazzi.
-Cada cuanto se presentan esos informes?

-Mensual porque todo debe coincidir al cierre,c uando ya me cierra el contador la

contabilidad del mes, un ejemplo si proveedores tiene cinco millones de pesos
todos los informes tienen que tener cinco millones de pesos a cierre.

-Qué otras labores adicionales tu tienes?

-Tengo lo de los impuestos, en este momento estamos revisando el ingreso de las

marcas, los reportes de las marcas, tenemos que contabilizar todo el tema
cuando nos mandan las personas de cartera el tema de las pólizas, de los
seguros, tenemos que estar pendiente de ese tema también. Son muchas cosas,
no recuerdo todo.

-Ahorita de pronto me puedes mandar ese portafolio que vos tenes, yo de pronto
lo mir y si algo te pregunto específicamente. Ahora sigamos, tus jefes directos
¿ tienes algún indicador de desempeño que ellos te hayan colocado para medir tu
labor como analista de proveedores?

-Lo que pasa es que aca en contabilidad no se maneja por desempeño, pero pues
digamos que cada vez que se tiene una reunión con ellos o el tema de las
auditorias, ahí es cuando nos hablan a nosotras , por lo general siempre hemos
tenido observaciones positivas en contabilidad.

-Acá se maneja una encuesta anual de desempeño, es como que tu jefe se sienta
y te hace una entrevista, lo hacen?

-Nosotros hacemos la que nos envían en el link, todos lo hacemos.

-Pero con el jefe directo?

-No por ahora no estamos manejando, es una encuesta que mandan de Bogotá

-O sea te la mandan a ti?

-Nos mandan a nosotros el link por que ellos no son presenciales, ellos no se
sientan asi con nosotros a evaluar indicadores

-Para finalizar ¿Qué carrera profesional o técnica se requiere para tu cargo?

-Bueno, si lo vemos desde el punto de vista de analista de proveedores,

solamente seria un profesional contable, por que debe tener conocimiento del
tema de los impuestos, o un tecnólogo o profesional contable. Debe tener
experiencia , si debe tenerla, porque los cargos si tu ves cada uno lo desempeña
no hay como un jefe que te esta direccionando todo el tiempo, entonces debe
tener su experiencia para ser independiente, aca nos toca ser independientes.

-Tiempo de experiencia minima para este cargo?

-Dos años por el tema de impuestos, lo engorroso son los impuestos

-El tema mas importante para tu cargo entonces son los impuestos y su manejo

-Sí

-Bueno esto seria todo.

-Yo hago mas cosas, pero no tengo presente todo lo que hago, se me va
presentando a medida que voy laborando, por ejemplo yo doy apoyo al financiero
con el tema de los importes de los gastos del arrendamiento , el tema de los
intereses, en temas de cierres soy la que hago ajustes, de provisiones de
impuestos, decirte todo , todas estas son mis tareas , es mediante las voy
ejecutando que te puedo explicar.

-Si digamos que tu tienes una serie de actividades propias del cargo y pero las
demás vienen siendo como apoyo en otras áreas

-No, Son responsabilidades porque aquí habían ciertos cargos que se han ido
yendo las personas y se han ido unificando, entonces el cargo mio como analista
de proveedores con lo que yo hago, diría que es mas como analista contable, pero
cuando inicie solo era analista de proveedores, porque me encargaba solo de
proveedores.

-Como te llamas?

-Johanna

-Muchisimas gracias por el espacio y por tu atención ( pide wp por si tiene dudas)
 1. FUNCIONES:

A. Recepció n de facturas de gastos administrativos y verificació n de cumplimiento de

las normas legales que corresponden a una factura con las respectivas firmas de
autorizació n del jefe del á rea. En caso de recibir la factura electró nica, se debe
direccionar al personal encargado.
B. Recepció n de las facturas del departamento de postventa y taller, los cuales, está n
previamente registrados con TOT, DSNO, DSNR o CRA, se verifica que estén bien
registradas y cumpla con las retenciones de impuestos, en caso contrario realizar
el ajuste respectivo o informar al á rea sobre la diferencia para que procedan a la
correcció n de esta.
C. Legalizar los anticipos de viá ticos, verificar que los soportes estén a nombre de la
empresa, el formato de legalizació n debe estar firmado por jefe quien autoriza el
gasto y el empleado. (Prioridad alta).
D. Verificar la contabilizació n de las facturas enviadas por las marcas METROKIA ,
PRACO DIDACOL Y MAZDA DE COLOMBIA entregar a tesorería. (Prioridad alta).
E. Registrar mensualmente el gasto de arrendamiento antes de los primeros 5 días
del mes. Dada vez que se presenta una novedad por incremento o deducció n se
debe informar a Carlos Velá zquez financiero y enviar los debidos soportes donde
justifiquen la novedad.
F. Realizar informe mensual de gastos de viaje de las empresas Mazko, Auto Orion y
Premium, para reportar a casa matriz, estos gastos corresponden a la cuenta 5155,
5255, 519545 y 524595 donde se debe especificar si el gasto de viaje fue para
entrenamiento, viaje local o viaje extranjero.
G. Realizar encuesta mensual del DANE de las empresas Mazko y Auto Orió n (Fecha
limite de presentació n 07 de cada mes)
H. Registrar las pó lizas de seguros, tramites de matrículas y obligaciones financieras
de los clientes verificando que cumpla con los requisitos y las debidas firmas de
autorizació n (cartera informa que parte de la factura es gasto de la empresa y que
parte lo asume el cliente y en que cuenta se registra la parte que asume el cliente)
esta informació n es enviada por medio del correo y debe darse prioridad , se debe
enviar el documento de contabilizació n a carmen.carreno@massygroup.com y
yuliana.giron@massygroup.com.
I. Al final de mes se deben registrar las provisiones que informe la contadora con su
debido soporte.
J. Conciliar el mó dulo contable vs el mó dulo financiero, verificar los saldos y corregir
las diferencias
K. Registrar los gastos de tiquetes aéreos de viajes Zeppelin que llegan al correo
electró nico y estar en comunicació n con el á rea de bancos para que se informe que
facturas no está n registradas segú n extractos bancarios y solicitarlas al proveedor.
L. Registrar los gastos de la tarjeta de crédito de mercadeo que envía Victoria Jordan
cada mes y apoyarse con bancos para verificar que si queden registrados todos los
gastos segú n extractos bancarios.
M. Conciliació n de tarjeta de crédito mercado tanto en dó lares como es pesos
N. Verificar el registro y aplicació n de impuestos de las facturas por intercambio de
vehículos con otras empresas, estas solicitudes llegan al correo y se debe dar visto
bueno por este mismo medio.
O. Registrar las facturas de activos fijos , toda factura debe soportarse con ALTA DE
ACTIVOS y ser enviada al correo de vivian.benavides@massygroup.com para que
pueda proceder con la creació n del mismo.
P. Verificar las bases y porcentajes de las retenciones a fin de mes, en caso de
evidencia algú n error informar al contador.
Q. Verificar y ajustar la autorretenció n que no se haya practicado a los ingresos a
cierre.
R. Verificar y reclasificar a la cuenta del ingreso los impuestos no gravados con iva .
S. Control y seguimiento de las cuentas por cobrar a compañ ías vinculadas.