GESTIÓN DE ALMACENES 1

PROFESOR:
Juan José Pantoja
DEFINICIÓN
IMPORTANCIA
DEFINICIÓN
Los almacenes, a nivel general, son centros reguladores de
distribución de mercancías, que por motivos estacionales,
de producción o de transporte se convierten en disponibles
en volumen pero sin continuidad, es decir, existen en
grandes cantidades pero por tiempo limitado

Tambien podemos definirlo como un espacio debidamente

dimensionado, para una ubicación y manipulación eficiente
de materiales y mercancías, de tal manera que se consiga
una máxima utilización del volumen disponible con unos
costes operacionales mínimos
IMPORTANCIA
El principal propósito de la gestión de almacenes es
optimizar un área logística funcional que actúa en dos
etapas de flujo como lo son: el abastecimiento y la
distribución física, constituyendo por tanto la gestión de
una de las actividades más importantes para el
funcionamiento de la cadena de abastecimiento.

De esta forma, los objetivos que debe plantearse una

compañía especializada en proveer soluciones de
logística son:

Rapidez de entregas
Fiabilidad
Reducción de costos
Maximización del volumen disponible
Minimización de las operaciones de manipulación y
transporte
EVOLUCIÓN HISTÓRICA
Evolución Histórica del Almacén

La historia del almacén (o del almacenaje, para ser más

exactos) está ligada a la del ser humano, Si en principio las
personas almacenaban productos para su propio consumo,
con el tiempo la práctica se extendió al comercio, los
almacenes se convirtieron en centros de guardado y
distribución de mercancías.

No es fácil establecer cuáles fueron los primeros almacenes

de la historia de la Humanidad. En general y desde que los
seres humanos empezaron a convivir en grupo, las
comunidades contaban con lugares donde se almacenaban
excedentes o productos para sobrevivir durante las épocas
más duras, a medida que fueron surgiendo civilizaciones más
ricas, las clases poderosas empezaron a hacerse cargo de
los almacenes y de su explotación.
TIPOS DE ALMACENES
Almacen centralizado
Es el medio más usado para hacer llegar el pedido a un consumidor final. En este tipo de
almacen se deben de conocer todos los parámetros, distancia, duración del envío, costo,
etc. En este tipo se debe de poseer un lugar central que servirá de posicionamiento
geográfico para poder guiarnos.

Ventajas

* Facilita el envío.
* Hace que el envío llegue de manera casi inmediata.
* Permite la preparación completa del envío.
* Permite tener una garantía por si sucede algo.
* Los costos pueden bajar debido a que de proveedor a cliente es mucho más costoso.
* Carecen un buen sistema de control de inventarios.

Desventajas

Pueden elevar los costos del envío, esto sucede por todas las precauciones y garantías
que pueden otorgar.
Las manipulaciones pueden hacer una mal maniobra al producto.
Las preparaciones pueden aumentar el costo.
TIPOS DE ALMACENES
Almacen Decentralizado

Es en donde la información del envio está escrita según el objeto y no según la

ubicación, no necesita de tantos parámetros como la centralizada. Puede ser
conocida como el almacen seguro para cuando no queremos que nadie sepa
nuestra localización actual. Carecen de supervisores, ya que son los que deben
evaluar los objetos.

Ventajas

* No hay atrasos a la hora de realizar una compra.

* Permite una mejora en la toma de decisiones.
* Se puede reducir la cantidad de papeles para los procedimientos de envio.
* Genera mayor relación entre proveedor y sucursal.

Desventajas

* Se corre el riesgo de errores, al poseer menor personal y realizar muchas

tareas.
* Se tiene que preparar demasiado a un personal antes de permitirlo trabajar
* Congestionamiento al momento de recibir pedidos.
ESTRUCTURA DEL ALMACÉN
ESTRUCTURA DE ALMACÉN
Cada almacén es diferente, no hay un esquema fijo, si que hay una
serie de pautas a seguir a la hora de diseñar un almacén, puntos
clave:

1 Aprovechamiento del espacio, tanto horizontal como vertical

(estanterías, etc).
2 Recorridos mínimos, ejemplo: colocar la mercancía que más se
vende más cerca de la zona de salida, método ABC.
3 Toda la mercancía tiene que estar accesible.
4 Facilidad de recuento.
5 Respetar las zonas de un almacén: zona de descarga, zona de
carga, zona de almacenamiento, zona de devoluciones, etc.
6 Gestión del espacio y rendimiento, análisis, conclusiones y
posibles soluciones.
7 Gestión de stocks, pedidos, obsoletos, etc.
8 Gestión de devoluciones.
9 Planificación, organización, anticipación, quizás sea el punto más
importante.
ÁREA DE RECEPCIÓN.

Es la zona de descarga, a de tener el espacio adecuado para las maniobras. La

zona de recepción tiene que tener las dimensiones adecuadas al volumen de
mercancía que se recepciona y al tiempo que ha de permanecer allí. La
permanencia de dicha mercancía en este área será la mínima posible.
Deben estudiarse los medios que sean más prácticos para facilitar y acelerar
las maniobras de descarga de vehículos según las instalaciones en el área de
recepción.

En este área se realiza la verificación de la mercancía que entra. La descarga

a de ser de la forma más rápida y eficiente posible.

La verificación de la mercancía es una actividad de suma importancia, hay que

cotejar el albarán de entrada con la mercancía física, es necesario asegurarse
que la mercancía no presente anomalías roturas, embalajes deteriorados. Hay
que marcar al personal de nuestro almacén unas pautas a seguir ante cada
una de estas circunstancias. En muchos casos el proveedor una vez que
hemos aceptado la recepción ya no se hace responsable del estado de la
mercancía, así como si las cantidades son correctas o no.
ÁREA DE ALMACENAMIENTO.

Es el espacio físico dedicado a guardar la mercancía., hay dos tipos de sistemas

de almacenaje, cada uno de los cuales tienen diferentes necesidades de
espacio:

UBICACIÓN FIJA: Con un sistema de ubicación fija cada unidad de almacenaje

tiene un determinado lugar en el almacén donde sólo ese ítem puede ser
almacenado, es decir, cuando una ubicación fija quede vacía en ella sólo se
puede colocar otra unidad de carga del mismo ítem. El número de ubicaciones
necesarias será equivalente al stock máximo de cada ítem. El inconveniente que
tiene este sistema es que el grado de utilización del espacio del almacén es
bastante bajo, ya que el número medio de unidades almacenadas estará por
debajo del nivel máximo durante la mayor parte del tiempo.

UBICACIÓN ALEATORIA: Este sistema nos permite mejorar el grado de

utilización del almacén. Las unidades de carga pueden ser ubicadas en cualquier
espacio vacante. Debido a que el ritmo de entrada y salida de los diferentes
bienes suele ser diferente.
Principios a tener en cuenta a la hora de distribuir el espacio:

Primera entrada primera salida.

Ultima entrada primera salida.
Colocar los artículos de mayor demanda más a la mano cerda de
las puertas de recepción y entrega, clasificando la mercancía en
tres grados de mayor rotación media y baja (A,B,C). La regla 80-20
dice que el 80% de la demanda debe ser satisfecha con el 20% de
los artículos.
Reducir movimientos y maniobras.
Anchura de los pasillos apropiadas a los medios necesarios para
la manipulación.

ÁREA DE ENTREGA.

Es la zona donde se prepara la mercancía para la carga, y se

realiza la verificación de la mercancía que sale, un buen control en
las entradas y salidas de mercancía es básico para que no se
produzcan diferencias de inventario.
EL ALMACÉN Y SU
RELACIÓN CON OTROS
DEPARTAMENTOS
Producción. Este departamento facilita la continuidad del
proceso productivo, ya que tiene un control de la materia prima.

Compras. La decisión de cuánto hay que comprar o aprovisionar

pertenece a esta área y afecta de forma muy directa al nivel de
inventario, primordialmente al decidir las cantidades mínimas y/o
lotes de compra. Estas cantidades pueden provocar que nuestro
inventario esté muy por encima (exceso de inventario), cuestión
que en muchas ocasiones no se tiene en cuenta cuando realizamos
las previsiones de nuestro valor óptimo.

Marketing y/o Ventas. Existen dos acciones que afectan de

forma más directa al inventario. La primera es la creación de
nuevos productos, pues nunca está muy claro qué aceptación
tendrán en el mercado, por lo que decidir cuánto almacenar es
complejo al carecer de históricos.
La segunda es el lanzamiento de campañas o promociones que en
ocasiones conllevan a una acumulación de stocks no previstos
para atender el aumento de demanda en épocas determinadas.
JEFE DE ALMACÉN
El jefe de almacén es la persona encargada de supervisar
todo lo que ocurre en un almacén. Su misión es planificar,
dirigir y coordinar las actividades de abastecimiento,
reposición, almacenamiento y distribución de los materiales y
productos de la compañía. Uno de sus objetivos primordiales
es optimizar tanto el espacio del almacén como las tareas que
allí se llevan a cabo.

Qué funciones desempeña el jefe de almacén

* Dirigir el equipo
* Priorizar la seguridad
* Liderar la recepción y expedición
* Control del inventario.
* Optimizar el espacio.
* Planificar la estrategia logística
 PLANEACIÓN Y
ORGANIZACIÓN DE
ALMACENES
 PLANEACIÓN Y ORGANIZACIÓN DE
ALMACENES

La planificación y ubicación de los almacenes de una empresa, sea

del sector que sea es fundamental para optimizar los recursos y
aumentar la productividad de la misma.
Dependiendo del tipo de actividad principal que desempeñe la
empresa, ésta puede requerir uno o varios tipos de almacenes. La
primera decisión que debe tomar es si éstos serán de propiedad, en
alquiler o si se dispondrá de ambos tipos de almacén.
Una vez tomadas las decisiones sobre la titularidad, el paso siguiente
es planificar todo lo siguiente:
Ubicación.
Diseño y distribución de espacios.
Equipamiento de instalaciones y medios mecánicos.
Recursos para el almacenaje y manipulación de mercancías.
Planificación óptima del almacén
La planificación óptima del almacén debe gestionar los recursos disponibles
y prevenir las necesidades, para que los materiales y los productos siempre
se encuentren cuando, cuánto y dónde se necesiten.

* Cuándo * Cuanto * Donde

Para las empresas que fabrican determinados productos, el almacén puede

convertirse en un factor con influencia sobre el éxito de la propia
organización, Por ello es muy importante considerar diferentes variables a
la hora de planificar el almacén de nuestra empresa.

El producto, si se trata de diferentes tipos cuáles son sus características

principales y cuál es la cantidad total a almacenar.

La capacidad de fabricación de la industria.

Las características de la red de distribución

El coste del terreno, edificación, instalaciones y equipos.

 ORGANIZACIÓN DE
ALMACENES
La definición de organización de almacenes puede entenderse como
los procesos funciones de logistica que desempeñan las labores de
recepción, clasificación, almacenaje, gestión de stock, preparación
de pedido y expedición de materiales entre dos o más puntos
(internos o externos) y modalidades (materia primas, productos
semielaborados, productos acabados, devoluciones, entregas en
cadenas de producción, entregas en comercio, devoluciones, etc.).

La gestión logística y por tanto la organización o gestión de

almacenes tiene como objetivo la eficiencia y garantía en la cadena
de suministro, la minimización del coste de distribución, el
aseguramiento de la distribución física, la minimización de los
movimientos, la reducción de tiempos, la trazabilidad de los productos
o la gestión de datos que se van generando en cada uno de los pasos
y todo ello para aumentar la satisfacción de usuarios o clientes finales
aportando un nuevo valor al producto distribuido.
 INFORMACIÓN NECESARIA PARA
PLANIFICAR ALMACENES
LOS ARTÍCULOS A ALMACENAR

Sobre lo que se necesita conocer acerca de los artículos a almacenar:


Las dimensiones y peso de cada producto.

La cantidad que se almacena del producto y por cuánto tiempo.

El sitio de recepción y el punto de entrega.

El número máximo de unidades que se almacenarán.

La cantidad mínima que se tiene que almacenar.

El espacio necesario para la manipulación y transporte.

CONOCIMIENTO DEL PRODUCTO

Para poder clasificar y agrupar los tipos de productos semejantes se

debe indagar en el departamento técnico las condiciones ideales
para su almacenamiento (humedad, temperatura, presión, etc.)
saber su grado de inclinación, su fragilidad, entre otras.
Algunas de las clasificaciones que se pueden realizar de los productos
son:

Por sus características:

 Frágil.
 Líquido.
 Gaseoso.
 Cortante.
 Alto costo.
 Inflamable.

Por su condiciones:
 Seco.
 Húmedo.
 Cálido.
 Por línea de producto.
 Por máquina.
 Por frecuencia de uso.
 Por peso.
 Por tipo de envase
 ELEMENTOS NECESARIOS PARA
ORGANIZAR ALMACENES
Tamaño
Debe ser lo necesariamente amplio para el flujo de trabajo, no muy grande
ni muy chico, la idea es que se ajuste al tamaño de inventario con el que
contamos y con ello acomodar de tal manera que se ahorre tiempo.
Ubicación
Estratégicamente ubicada de tal forma de ayudar a dar un libre acceso al
transporte, teniendo en cuenta si la empresa es distribuidora o productora.
Zonas
Existen diferentes zonas pero las más comunes son:
 Zona de recepción
 Zona de almacenamiento
 Zona de preparación de pedidos
 Zona de envío o despacho
 Zonas auxiliares
 ÁREAS DEL ALMACÉN

Área de recepción de la mercancía

Esta es la primera zona por la que pasan los bienes, aquí se

procede a su descarga y su puesta a disposición de la
empresa por parte del proveedor, Por tanto esta área debe ser
espaciosa y contar con las herramientas y maquinaria
adecuada para realizar la descarga de manera sencilla.

Además, debe existir un personal especializado que será el

encargado de cerciorarse de que la documentación e
información proporcionada (albarán) sea adecuada y realizará
las labores de verificación de los artículos y el posterior
control de calidad de los mismos.
 ÁREAS DEL ALMACÉN

Área de almacenaje

Una vez realizada la recepción de los productos se procederá

a guardar los artículos para los futuros pedidos de los
clientes.

Para ello el almacén debe estar provisionado de estanterías

adecuadas a la mercancía con la que trabajemos.

Los pasillos han de tener la anchura suficiente para facilitar la

manipulación a los operarios que van en las transpaletas o
carretillas, Asi mismo debe existir un sistema de codificación
y etiquetado de las mercancías, para que la elaboración y se
facilite la gestión de inventario.
 ÁREAS DEL ALMACÉN

Área de preparación de pedidos

En esta zona se preparan los pedidos realizados por los

clientes para su posterior envío a los mismos, de esta manera
el área puede ser manual o automatizada, sea como fuere,
debe estar provista del embalaje seleccionado para los
artículos, así como impresoras y otras herramientas para el
packaging y la protección de los productos durante su
distribución.

Área de expedición

Finalmente, los productos llegan a esta zona en la que se

comprueba si el pedido es correcto y se pasa a cargarlo para
su envío a los clientes..
 PROCESO DE LA FUNCIÓN
RECEPCIÓN
La Recepción de Producto
La recepción del producto es el proceso por el cual un producto (o
conjunto de productos) procedentes de la fuente de suministro (proveedor,
fábrica) llegan al almacén con el objeto de ser clasificados, controlados e
introducidos en el SGA (Sistema de Gestión de Almacen) para su posterior
ubicación dentro de las propias instalaciones de almacenamiento y estar
en disposición de ser enviados al cliente o consumidor final según los
requerimientos de envío.

(I) Chequeo visual externo

 Comprobaremos en el documento de entrega que, efectivamente, somos

el destinatario

 Comprobaremos que la mercancía recibida se encuentra en buen estado

de embalaje y que no muestra signos de manipulación
 PROCESO DE LA FUNCIÓN
RECEPCIÓN
(II) Documentación de comprobación

 Crearemos un documento de entrada basado en el pedido de

adquisición que hicimos a nuestro proveedor

 Realizaremos las modificaciones oportunas en el documento de

entrada con los posibles sobrantes y faltantes

 Con este documento será con el que realizaremos el conteo de la

mercancía recibida punteando referencias, cantidades, caducidades y
cualquier otro dato que sea necesario en el registro
 PROCESO DE LA FUNCIÓN
RECEPCIÓN
(III) Chequeo interno de producto


Desembalaremos el material poniendo especial cuidado


Separaremos los distintos materiales para identificarlos y
clasificarlos según su tamaño


Identificaremos la mercancía con nuestro registro con el fin de
poderla ubicar en nuestro almacén de manera que se localice de
forma rápida y sencilla.


Devolveremos el documento de entrada debidamente cumplimentado
con los datos requeridos y con las posibles discrepancias a nuestra
administración
 PROBLEMAS DEL AREA DE
RECEPCIÓN
1. Espacio desaprovechado

2. Falta de organización de la mercancía

3. Falta de trazabilidad

4. Inventario desactualizado

5. Errores en la manipulación de la mercancía

6. Demoras en las expediciones

7. Señalización deficiente del almacén

8. Integración con otros departamentos (ERP)

ZONAS O ESPACIOS QUE INTEGRAN
EL ÁREA DE RECEPCIÓN
1. Muelle y zona de carga y descarga

2. Zonas de recepción y control

3. Zona de almacenaje

4. Zona de preparación de pedidos

5. Zona de expedición

6. Zona de oficina

7. Otras zonas
 RECONOCER EQUIPOS QUE SE
UTILIZAN EN LA RECEPCION
Para almacenar las mercancías se requiere una serie de equipos que
permitan minimizar los tiempos de manipulación y almacenamiento,
evitar esfuerzos excesivos de los trabajadores, reducir los costes, y
que al mismo tiempo contribuyan a realizar las actividades de forma
más eficientes

EQUIPOS DINÁMICOS
Con movimiento sin traslado:

- Cintas transportadoras Se usan principalmente para transportar materiales

granulados, agrícolas e industriales, tales como cereales, carbón, minerales,
etc.
 RECONOCER EQUIPOS QUE SE
UTILIZAN EN LA RECEPCION
Las transpaletas.

Las transpaletas son aparatos de transporte destinados a los

traslados horizontales de las cargas sobre palets o en contenedores
aptos. Esta familia de equipos comprende varias categorías de
materiales, y pueden ser:

- Transpaleta manual
- Transpaleta motorizada
 RECONOCER EQUIPOS QUE SE
UTILIZAN EN LA RECEPCION
Montacargas

La función primaria de un montacargas es de levantar, bajar, y mover

cargas con muy poco, o sin ningún tipo de esfuerzo manual. Esto es
posible usando un mástil en la parte de enfrente de una grúa horquilla.
 RECONOCER EQUIPOS QUE SE
UTILIZAN EN LA RECEPCION
EL PESAJE Y LA BÁSCULA MÓVIL

El pesaje móvil se refiere a la posibilidad de desplazar la báscula

hacia el lugar donde se ubican los materiales que se pretende pesar.

Este proceso se lleva a cabo utilizando básculas móviles.