La importancia de los perfiles de puesto en la nueva normalidad

agosto 20, 2020

 Reclutamiento empresarial

Los perfiles de puesto son una herramienta fundamental para cualquier empresa; ya que
en ellos encontramos los detalles específicos sobre las características, funciones y
obligaciones que tiene cada persona dentro de la organización, así como también las
competencias laborales y conocimientos que debe tener la persona que lo ocupe el
puesto en un futuro.

Sabemos que en los últimos años nuestras empresas han sufrido cambios significativos
en sus operaciones, como resultado de la pandemia mundial del COVID-19. Muchos
puestos sufrieron cambios en sus actividades, posiblemente hay nuevos puestos y otros
lamentablemente desaparecieron.

Las nuevas modalidades y competencias laborales

Con todos estos cambios en la operación, muchas empresas han decidido implementar
diversas modalidades laborales como el home office, el cual tuvo que adecuarse de
manera urgente para cubrir la salud de las personas en la emergencia sanitaria y pocas
empresas pudieron contar con un plan estratégico para su implementación.
Estas nuevas modalidades de trabajo también requieren diferentes competencias
laborales que seguramente en una modalidad tradicional no eran preponderantes para
ciertos puestos.
Todas las empresas que hagan una revisión puntual de todos sus perfiles de puesto
podrán ajustarlos de tal modo que los objetivos y rentabilidad de la empresa no se vean
afectados. Bajo esta premisa, toma en cuenta las siguientes recomendaciones realizadas
por nuestros especialistas en Lofton:

1. Revisión en conjunto con líderes de equipo. Se tienen que iniciar con los
líderes de cada equipo, para conocer todos los cambios que se han realizado en
las actividades cotidianas de los mismos.

2.  Alcance de las nuevas posiciones. Si bien cada que realizamos un

levantamiento de puesto ponemos todas las actividades y objetivos ideales para
cada posición, siempre debemos tomar en cuenta que, para las posiciones
nuevas, debe existir un periodo de prueba o adaptación; de este modo
aseguramos que las evaluaciones serán justas y tendremos tiempo para medir su
objetividad.
 3. Revisión de competencias laborales. Es muy importante realizar una revisión
del nivel de dominio de las competencias ya contempladas en dichos perfiles, así
como las nuevas competencias a tomar en cuenta según sea el caso. Para dicho
fin, debemos de calibrar las baterías psicométricas que ocupamos para evaluar el
nivel de dominio de éstas.

Ventajas de tener perfiles de puesto actualizados

 Es una guía necesaria para actuales y futuros reclutamiento de personal.

 Ayuda a que los empleados puedan contribuir en la obtención de los

objetivos y metas de la organización.
 Delimita con claridad obligaciones y sobre todo responsabilidades en los
puestos de trabajo.
 Te permite identificar las necesidades de capacitación y desarrollo.
 Tiene evaluaciones de desempeño medibles y objetivas.
 En el caso de los trabajadores, mejora la satisfacción, motivación para su
desarrollo, actividades y posibilidades de ascenso.
Como puedes ver, los perfiles de puesto bien definidos ayudan no sólo a la organización
del personal, también representa ventajas para la organización en su conjunto, y al
desarrollo del personal con metas claras y bien definidas.
 Ayudan a la
organización
de personal

Perfiles de Ayudan a la
puestos bien organización
definidos en conjutno

ayudan al
desarrollo
del personal
con metas
claras y
definidas

En el caso de la emergencia sanitaria que vivimos, los perfiles de puesto bien definidos
ayudan a reducir las desventajas del trabajo a distancia, duplicidad de funciones, y crea
compromisos más duraderos, a pesar de que el personal realice home office.

Todas las organizaciones requieren de perfiles de puesto, son necesarios para llevar a
cabo buenos procesos de contratación, para asegurar que cada colaborador conozca su
función dentro de la compañía o para medir el desempeño de cada colaborador y alentar
su desarrollo.
 Llevar buenos
procesos de
contratacion

Los perfiles
de puesto son
NECESARIOS
para

Medir el
Asegurar que
desempeño de
cada colaborador
cada colaborador
conozca sus
y alentar al
funciones
desarrollo

Y aun así, son pocas las organizaciones que dedican suficiente tiempo, análisis y
estrategia en la creación de estos, o con frecuencia tan solo se utilizan perfiles de puesto
genéricos que no toman en cuenta las necesidades y objetivos de la organización.

¿Qué son los Perfiles de Puesto?

Los perfiles de puesto son descripciones concretas de las características, tareas y

responsabilidades que tiene un puesto en la organización, así como las competencias y
conocimientos que debe tener la persona que lo ocupe.

Un perfil de puesto no debe de ser un manual de operación o guía detallada. Lo que nos
lleva precisamente al siguiente punto, ¿cuál es el objetivo de un perfil de puesto?

Objetivo de un Perfil de Puesto

El perfil de puesto tiene como objetivo principal facilitar a cualquier persona, interna o
externa, tener un panorama general de la función del puesto dentro de la organización y
las competencias y conocimientos requeridas de quien lo ocupa.

La función de un perfil de puesto es permitir a las organizaciones ordenar sus procesos de

reclutamiento, operación, capacitación y planeación. Si analizamos estos cuatro procesos,
nos daremos cuenta que el Perfile de Puesto tiene un rol fundamental en la vida de cada
colaborador dentro de la organización.
  1. Reclutamiento.
 El perfil de puesto ayuda a los encargados de reclutamiento en las organizaciones
a saber rápidamente el objetivo del mismo y el perfil del candidato requerido
para ocuparlo.
 Esto facilita la búsqueda en los lugares correctos, los procesos de entrevistas y la
selección del mejor candidato.

 2. Operación.
 Los perfiles de puesto facilitan a los equipos de trabajo a tener un mayor
entendimiento del papel de cada puesto en lograr los objetivos del área.
 A los líderes y supervisores del área, les presentará una guía rápida de que KPIs
medir de cada colaborador, permitiendo tener un seguimiento eficiente al
desempeño y productividad de cada colaborador.

 3. Capacitación.
 Identificar las competencias, conocimientos y habilidades que requiere la
persona que ocupa un puesto permite crear planes de desarrollo enfocados en
lo que tendrá un mayor impacto en beneficio del colaborador y de la
organización.

 4. Planeación Organizacional.
 El equipo directivo o gerencial, al momento de plantear cambios a la estructura
organizacional, o decisiones de promociones u otros cambios en el personal,
tendrán un gran soporte en poder consultar los perfiles de puesto.
 Se pueden tomar decisiones mucho más acertadas, y basadas en información
sólida.

PERFIL DE PUESTOS = ORDENAR PROCESOS EN LAS ORGANIZACIONES

RECLUTAMIENTO OPERACIÓNES CAPACITACION PLANEACION

 Para el perfil del Crear planes de Al momento de
candidato requerido desarrollo enfocados a lo plantear cambios en
A entender mejor el que se requiere en la organización o
papel de cada puesto y beneficio del personal y bien en la estructura
en lograr los objetivos de la empresa y en el personal se
del área tendrá un soporte a
Guía rápida de KPI´S consultar
para los lideres

Secciones de un Perfil de Puesto

 1. Descripción general del puesto.

 Lo primero que debemos de definir en un Perfil de Puesto es un resumen corto y
preciso del puesto, y su razón de ser dentro de la organización.
 Esta sección debe de permitir a la persona que lea el perfil, ya sea un reclutador,
candidato u otro colaborador, darse una idea rápida del rol que tendrá el puesto
dentro de la organización.
 Algunos apartados importantes en esta sección son:

 Objetivo del puesto.

 Departamento al que pertenece.
 A qué puesto le reporta y que puestos le reportan.
 Clientes internos.
 Clientes externos.
 Entidades externas con las que se relaciona (gobierno, proveedores,
accionistas, entre otros).

 2. Perfil candidato.
 Una vez que definimos que objetivo tiene el puesto en la organización, es
necesario saber que perfil debe de tener la persona que lo ocupe.
 Para esto debemos de contar con lo siguiente:
 Estudios.
 Conocimientos técnicos.
  Experiencia laboral.
 Otros Requerimientos (Certificados, Cursos, Idiomas, entre otros).
 Dentro de lo posible, debemos de evitar ser demasiado simplistas en estos
requerimientos, y al mismo tiempo no ser en extremo detallistas. Recordemos
que muchas cosas es posible aprenderlas ya en el trabajo. Y muchos
requerimientos pudieran no ser críticos para el éxito de quien ocupe el puesto.
NI SIMPLISTAS NI EXTREMANDAMENTE DETALLISTAS CON LOS
REQUERIMIENTOS

 3. Competencias personales y profesionales.

 Después de conocer que conocimientos técnicos y experiencia debe de tener el
colaborador que ocupe el puesto, continua el definir las competencias
necesarias para que logre implementar estos conocimientos en su puesto y con
su equipo de trabajo.
 Esto nos ayudará a poder seleccionar pruebas adecuadas a aplicar a los
candidatos, así como generar mejores planes de desarrollo a los candidatos
seleccionados.
 Algunos ejemplos de estas competencias son:
 Comunicación.
 Habilidad de delegación.
 Enfoque a resultados.
 Empatía.
 Actitud de servicio.

 4. Indicadores de desempeño del puesto.

 Ya sabemos que objetivo tiene el puesto, quién debe de ocuparlo y que cualidades
debe de tener. Ahora sigue el definir como se medirá si el colaborador que
ocupa el puesto está cumpliendo con sus expectativas.
 Para esto es necesario alinear los objetivos del puesto con los de la compañía, y
enlistar los resultados clave cuantificables sobre los cuales se medirá su
desempeño.
 Para un puesto de ventas podría definirse en cantidad de citas, clientes cerrados,
valor de venta, retención de clientes. Para un puesto de Recursos Humanos
será bajar la rotación, aumentar la satisfacción laboral, disminuir los tiempos de
contratación.
 Aquí lo que se busca es tener claro como se medirá si el colaborador está
cumpliendo con lo que se espera del puesto.

 5. Compensaciones y beneficios (opcional).

 Este apartado va sobre todo enfocado a la etapa de reclutamiento, en donde se
debe de saber el tabulador del puesto, los requisitos de días trabajados,
disponibilidad de viaje, entre otros.
Ventajas de usar Perfiles de Puesto

Los perfiles de puesto son el equivalente a un plano de construcción al momento de

construir un edificio, nos brindan el sustento y la guía necesaria para que todos los
colaboradores puedan contribuir en la obtención de los objetivos y metas de la
organización.

 1. Mejores procesos de contratación.

 El contar con perfiles de puesto claros, facilita el proceso de promoción de una
vacante, y asegura que solo el personal calificado se acerque a pedir
información.
 También ayuda a los reclutadores a poder analizar específicamente que deben
buscar en los candidatos.

 2. Mejores procesos de inducción.

 Una vez seleccionado el candidato adecuado, el perfil de puesto facilitará que el
colaborador pueda entender rápida y claramente que se espera de el.

 3. Facilita la comunicación entre los colaboradores.

 Para muchos jefes o supervisores, la labor de definir junto a sus reportes directos
las tareas que cada uno debe desempeñar es un tema complicado, que con
 frecuencia lleva a desacuerdos y faltas de productividad. O peor aún,
comentarios como: "me toca más trabajo a mi que a la otro persona en mi
mismo nivel".
 Los perfiles de puesto sirven de apoyo para de una manera clara definir las tareas
que cada empleado debe desempeñar, y apoyar así a los jefes o supervisores a
tener un mayor control sobre su área y facilitarles el gestionar y evaluar el
desempeño de cada colaborador.

 4. Impulsa el desarrollo de los colaboradores.

 Al momento de evaluar el desempeño de los empleados y al definir su plan de
carrera, los perfiles de puesto sirven como un sustento para conocer las
competencias donde cada empleado debe buscar mejorar continuamente, y que
nuevas áreas serían necesarias para conseguir futuros ascensos dentro de la
organización.

 5. Apoyan en la definición de salarios.

 Al contar con todos los requerimientos y características que debe tener un
colaborador para ocupar un puesto, el proceso de definir el salario se vuelve
más sencillo y equitativo en toda la organización.
 Además, nos permite ver las discrepancias entre diferentes puestos y sus salarios,
si acaso existieran.

 6. En casos de despido, sirven como sustento.

 Nunca es fácil tomar la decisión de despedir a un colaborador, pero al tener claro
lo que se espera de ellos, los perfiles de puesto nos ayudan como sustento al
momento de despedir a una persona por no llevar acabo sus labores de manera
satisfactoria.

 7. Ayudan a planear para el futuro.

 Cuando un directivo o gerente plantea los perfiles de puesto, le ayuda a
incrementar sus conocimientos de la organización, y a planear cambios o
estrategias para conseguir mejores resultados.

Principales errores al realizar Perfiles de Puesto.

 1. Nunca actualizarlos.
 Las organizaciones son entes vivientes que están en contante cambio, y los
perfiles de puesto deben de ser actualizados conforme la situación interna y
externa cambie.
 2. No dar fácil acceso a toda la organización.
 No es suficiente que el departamento de recursos humanos tenga acceso a los
perfiles de puesto, es necesario que toda la organización pueda tener acceso a
su propio perfil y preferentemente a los de sus compañeros de trabajo. Esto
ayuda a la comunicación efectiva de responsabilidades, y evita desacuerdos
entre los colaboradores.
 Solo si es necesario cuidar, que al compartir abiertamente los perfiles de puesto,
estos no contengan información sensible relacionada con salarios.

 3. Darles demasiada importancia.

 Aunque los perfiles de puesto si son importantes dentro de la organización, no se
deben de tomar como la última palabra en las obligaciones de un empleado.
 En otras palabras, no debe de ser el perfil de puesto un sustento para que un
colaborador se niegue a realizar ciertas labores que se le han solicitado. Ni
deben de ser la biblia sobre la que todo jefe evalúe a sus colaboradores.
 Es por este punto por el cual los perfiles de puesto deben de ser realizados por
personal con experiencia, para que sean formulados de tal forma que no sean
limitantes al desarrollo o función de los colaboradores.