CÓDIGO: GA-P-001

VERSIÓN: 001
SELECCIÓN DE PERSONAL
VIGENCIA: 13/09/2018
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1. OBJETIVO
Definir y establecer el mecanismo para realizar el reclutamiento de personal y llevar a cabo el proceso
de selección cuando se presente una vacante o se requiera reforzar el equipo de trabajo, esto de
acuerdo al perfil del cargo y a las necesidades de Exgen S.A.S, E.S.P., cuyo fin es integrar personal
idóneo y evitar riesgos que puedan afectar la calidad del servicio, la seguridad y el equipo de trabajo.

2. ALCANCE
Este proceso aplica para aspirantes, seleccionados y personal contratado por Exgen S.A.S, E.S.P..

3. DEFINICIONES

 Perfil laboral: Es el conjunto de competencias y capacidades que se requieren y definen a una

persona que se va a hacer cargo de unas determinadas funciones dentro de una compañía. En el
perfil se establecen los detalles del cargo, profesión, experiencia, conocimientos, habilidades de la
persona, sus funciones, responsabilidades y en algunos casos las condiciones salariales del cargo.

 Requisición de personal: Es la solicitud del jefe de área cuando requiere cubrir una vacante sobre
un cargo actual o uno nuevo el cual se oficializa mediante el documento destinado para dicho fin y
que se encuentra con las correspondientes aprobaciones.

 Convocatoria: Proceso por el cual se publica ya sea de forma interna o externa el cargo vacante y
donde aquellos interesados en la oferta verifican si cumplen o no con las exigencias del cargo.

 Reclutamiento: Recepción de hojas de vida de los candidatos que aspiran a ocupar un cargo
dentro de una compañía.

 Selección: Proceso de revisión de las hojas de vida de los aspirantes a un cargo donde se citan a
entrevista a las personas que más se ajustan al perfil, al objetivo del cargo vacante y a las
necesidades de la empresa.

 Entrevista: Contacto personalizado con los candidatos preseleccionados, con el fin de conocer
más a fondo su personalidad, estilo de vida, sondear sus competencias, aspiraciones, expectativas
y todos aquellos aspectos relevantes de su hoja de vida.
 Pruebas de Conocimiento: Proceso de verificación de los conocimientos básicos requeridos en el
cargo ya sea por medio de un test, un examen o de forma práctica en algún sistema o aplicativo.

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 Pruebas de Personalidad: Evaluación de aspectos de personalidad tales como carácter,

temperamento, nivel de motivación, equilibrio emocional, ansiedad, agresividad, tolerancia,
resolutividad, entre otros, brindando un panorama de aspectos que pueden ser favorables o
desfavorables para el ambiente de la empresa.

4. CONSIDERACIONES PREVIAS

 Debe existir una requisición con una necesidad específica en un área determinada para poder
solicitar una persona ya sea para ampliar el área y mejorar los procesos o para cubrir una vacante.

 Cuando se requiere la persona para reforzar el área o nuevos cargos, este requerimiento se
solicitará con previa autorización de la Gerencia ejecutiva ya que es necesario verificar el
presupuesto y la viabilidad del cargo.

 Se requiere que esté bien definido el perfil de la persona ya sea por edad, género, formación
académica y/o experiencia laboral y las funciones que va a realizar, para que de esta manera se
haga la convocatoria con los parámetros correctos y así mismo se seleccionen las hojas de vida de
las personas que más se ajustan a la requisición.

 La compañía tiene definido los siguientes tipos de contrato:

- Contrato a termino fijo: De acuerdo a las necesidades de cada proyecto.

- Prestación de Servicios: Puede suplir cualquiera de las vacantes dentro del organigrama y es
utilizado para validar el desempeño o por mutuo acuerdo entre las partes.

5. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO

Una vez la lider administrativa recibe la solicitud en el formato de GA-F-007 REQUISICIÓN DE

PERSONAL, se analiza el perfil de cargo junto con el líder del proceso, dando inicio al proceso de
selección que tiene los siguientes pasos:

a. Análisis y revisión Perfil Requerido: La lider de talento humano, junto con el líder del proceso
verificarán el perfil requerido para la vacante el cual queda registrado en el formato GA-F-008
PERFIL DE CARGO, una vez realizada esta actividad se procede a hacer la convocatoria o a
solicitar el proceso de selección al proveedor externo cuando aplique.

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En caso de que no exista el perfil del cargo, el líder de proceso deberá realizarlo y socializarlo
al área Administrativa.

b. Reclutamiento. Se verifica que por los medios en los que se hizo la convocatoria hayan llegado
hojas de vida de personas que aplican al cargo.

c. Selección de Hojas de Vida: Revisión de las hojas de vida recibidas y en los casos que aplique,
se deja preseleccionada la terna de candidatos, la cual puede obviarse bajo previa autorización
de la Gerencia General, por medio de correo electrónico; cuando el proceso se hace por medio
del proveedor externo, éste tiene que verificar: Que el candidato cumpla con el perfil
requerido y que los aspirantes acepten las condiciones ofertadas (Salario, horario, ubicación
laboral, objetivos del cargo y tipo de contrato).

d. Entrevista Individual: Esta permite detectar los aspectos más relevantes del candidato y su
relación con los requerimientos del puesto. Se realiza por parte del Jefe Administrativo o el
proveedor de personal

Cuando el proceso se inicia por medio del proveedor de personal, éste hace el primer contacto
con el candidato, le realiza la entrevista y envía un informe de acuerdo a lo observado en ella
para posteriormente hacer la entrevista técnica con el jefe de área que solicita el cubrimiento
de la vacante.

e. Entrevista Técnica. De manera individual se programa entrevista del personal preseleccionado

con el líder del proceso o jefe del área, quien realizará una evaluación preliminar y en lo
posible realizará una prueba de conocimientos acorde a las necesidades del cargo. GH-F-002
INFORME DE ENTREVISTA.

f. Pruebas Psicotécnicas: El aspirante que continua en el proceso se le harán pruebas

psicolabórales que nos orientarán al análisis de la personalidad, así como de sus
competencias, habilidades y desempeño. Esta evaluación será por medio de un Tercero
especializado en este tema, quien al final entregara sus informes al área Administrativa y de
Gestión Humana de la compañía, donde se analizarán los resultados continuando con el que
mejor tenga afinidad con el perfil del cargo.

Nota: En el caso de que el aspirante, haya estado vinculado con anterioridad en la compañía y
cuente con las pruebas psicotécnicas en el historial de su hoja de vida, no será necesario
repetirlas. La vigencia de estos resultados será de 3 años.

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g. Estudio de Seguridad: Una vez se tenga el aspirante seleccionado, posterior a las pruebas
realizadas por quienes corresponda con un concepto favorable, se procede a realizar el
estudio de seguridad y comprobación de las referencias académicas y laborales, esto con el fin
de verificar la veracidad de la información suministrada del aspirante.

Nota: En el caso de que el aspirante, anteriormente haya estado vinculado con la compañía y
cuente con el estudio de seguridad en el historial de su hoja de vida, no será necesario
repetirlas. La vigencia de estos resultados será de 3 años.

h. Visita Domiciliaria. En ella se evalúan el entorno familiar y social del aspirante, sus aspectos
financieros, patrimoniales, el vecindario, entre otros. Una vez el proveedor de seguridad
entregue los informes y conceptos favorables o no favorables, se verifica la viabilidad de
contratar o no al aspirante.

Nota: En el caso de que el aspirante, anteriormente haya estado vinculado con la compañía y
cuente con la visita domiciliaria en el historial de su hoja de vida, no será necesario repetirlas.
La vigencia de estos resultados será de 3 años.

La Visita Domiciliaria es el penúltimo paso antes de la contratación, en caso de recibir reportes o

anotaciones negativas de este proceso o de la referenciación, se asume que el aspirante no pasó esta
parte del proceso, por lo cual si quedó segunda opción de los entrevistados se procede a realizar el
mismo estudio de seguridad, de lo contrario se hace nuevamente la búsqueda, la razón es que por
políticas internas si el aspirante no supera el estudio de seguridad y /o la visita domiciliara no será
contratado aunque cumpla con el perfil y haya superado las demás pruebas.

CRITERIOS A TENER EN CUENTA EN EL PROCESO DE SELECCIÓN

ENTREVISTA INDIVIDUAL Verificación estabilidad laboral

Verificación de vacíos laborales.
Expresión Verbal
Presentación Personal

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Información del grupo familiar

Se verifica la actitud de servicio.
Se realiza un sondeo de conocimientos y habilidades para ocupar el
ENTREVISTA TÉCNICA
cargo.

i. Examen ocupacional de ingreso: Se procede a enviar a la persona a realizarse los exámenes

ocupacionales de ingreso para conocer el estado actual de salud de la persona y si tiene alguna
condición física que le impida realizar las funciones del cargo. Este es enviado con una carta de
autorización al laboratorio donde posteriormente ellos nos envían el resultado de los
exámenes y las recomendaciones a las que haya lugar, en caso que los resultados de los
exámenes nos indiquen que la persona no es apta para el cargo, se procede a la búsqueda de
otro que lo ocupe.

**Es importante tener en cuenta que toda persona que no sea apta para ocupar un cargo por
sus condiciones físicas, no se acepta su ingreso a la compañía por protección del trabajador
para que éste no quede expuesto en un alto nivel a la ocurrencia de un accidente de trabajo o
a la adquisición de una enfermedad laboral o también que su condición de salud se puede
agravar en el desarrollo de su trabajo. **

Después de cumplido el anterior proceso, donde cada requisito tiene concepto positivo, se
procede a la contratación de la persona.

6. REGISTROS

GH-F-007 REQUISICIÓN DE
PERSONAL
GH-F-008 PERFIL DE CARGO

7. CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO FECHA

1 Emisión inicial 13/09/2018

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