GUÍA SELECCIÓN DE PERSONAL

ACTIVIDADES Nº 02, 03 Y 04

INSTRUCTOR

EFRAÍN MORA AGUILAR

PRESENTADO POR

JOHANNA PAHOLA CAICEDO ARCE

GRUPO

63669

COMPETENCIA ACTIVDADES DEL TALENTO HUMANO

SENA

CENTRO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA SENA

TECNÓLOGO EN GESTIÓN DOCUMENTAL
BOGOTÁ D.C., 17 DE MARZO DE 2013
 SOLUCIÓN SELECCIÓN DE PERSONAL

ACTIVIDAD Nº 02

CUESTIONARIO PÁGINA 169

1. Proporcione un concepto de selección de personas

Es el proceso de filtro que se realiza para seleccionar al personal idóneo para

ocupar cargos que se necesitan en una organización con el perfil requerido para ello.

2. Explique la selección como un proceso de comparación

En este proceso es representada por dos tipos de variables: de un lado los requisitos
del puesto a cubrir (los que el puesto exige de su ocupante) y, del otro, el perfil de
las características de los candidatos que se presentan para disputarlo.

La primera variable es producto de la descripción y el análisis del puesto, en tanto de

la segunda variable se obtiene de aplicar las técnicas de la selección.

La primera variable es denominada X.

La segunda variable es denominada Y

VARIABLES X VARIABLES Y
Especificaciones del puesto o Características del candidato
competencias deseadas
Lo que requiera el puesto o las Lo que ofrece el candidato
competencias deseadas
Análisis y descripción del puesto Técnicas de selección

Cuando X (Referente de comparación) es mayor que la variable Y (referente

comparada), el Candidato no cumple con las condiciones ideales para ocupar el
puesto y por lo tanto se rechaza.

Cuando X es igual a la variable Y: El candidato reúne las condiciones ideales para el

puesto y se aprueba

Cuando Y es Mayor a la variable X: El candidato reúne más condiciones de las que

exige el puesto y, por ello resulta superdotado para el mismo.

Por lo general, esta comparación exige que la descripción y el análisis del puesto o
la definición de la competencia deseada se transformen en una especie de ficha de
especificaciones que funcionara como el instrumento de medición que servirá para
estructurar el proceso de selección con más rigor
3. ¿Por qué la selección es una responsabilidad de la línea y una función del
staff?

Por que mientras que el órgano de Recursos Humanos brinda asesoría, aplica
exámenes y pruebas para evaluar las características de los candidatos, es el
Gerente de línea que toma las decisiones respecto a los candidatos. La comparación
casi siempre es una función del staff, ejecutada por el órgano de selección de
personal, el cual debe contar con especialistas y psicólogos para tal tarea, a efecto
de que la selección sea un proceso fundado en criterios científicos y
estadísticamente definidos.

4. Explique la selección como un proceso de decisión y de elección

Después del proceso de comparación que exige el puesto o las competencias

deseadas y las características que ofrecen los candidatos puede suceder que varios
presenten condiciones equivalentes para ocupar la vacante. El órgano de selección
no puede imponer al órgano que solicita trabajadores que acepte a los candidatos
aprobados mediante el proceso de comparación. Tan sólo puede prestar un servicio
especializado, emplear técnicas de selección y recomendar a quienes considere más
adecuados para el puesto. La decisión final de aceptar o rechazar a los candidatos
siempre va ser responsabilidad del órgano solicitante. Así, la selección es
responsabilidad de los gerentes o jefes de línea y es, tan sólo, una función del staff

5. Defina los modelos de colocación, selección y clasificación de los

candidatos

MODELO DE COLOCACIÓN: Se trata de un solo candidato y una sola vacante que

ocupara ese candidato

MODELO DE SELECCIÓN: Se trata de varios candidatos y solo una vacante a

ocupar. Cada candidato es comparado con los requisitos que exige el puesto y sólo
se presentan dos alternativas la aprobación o el rechazo

MODELO DE CLASIFICACIÓN: Existen varios candidatos para cada vacante y

varias vacantes para cada candidato. Cada candidato es comparado con los
requisitos que exige el puesto que se pretende cubrir. Se presentan dos alternativas
para el candidato ser aprobado o rechazado para ese puesto. Si es aprobado,
entonces se le admite. Si es rechazado, se le compara con los requisitos de otros
puestos que se pretende cubrir, hasta que agoten los puestos vacantes y las
alternativas restantes

6. ¿Cómo se identifican las características personales del candidato?

Para la identificación de estas características se requiere tener un conocimiento
razonable de la naturaleza humana y de las repercusiones que la tarea tiene para la
persona que la desempeñara. Casi siempre las características individuales se
relacionan en 4 aspectos

 Ejecución de la tarea en sí: Se refiere a la ejecución de la tarea. Exige ciertas

características humanas como: atención concentrada o aptitud para los detalles;
atención dispersa o visión amplia e incluyente de las cosas; aptitud numérica; o
facilidad para manejar números y cálculos; aptitud verbal o facilidad para manejar
las palabras o expresarse verbalmente; aptitud espacial o facilidad para percibir
figuras o símbolos y aptitud auditiva o facilidad para manejar sonidos o ritmos,
etc.

 Interdependencia con otras tareas: Estas características tiene que ver con otras
tareas o funciones asignadas. Exige ciertas características o aptitudes humanas
como: atención dispersa o incluyente; facilidad para coordinar; resistencia a la
frustración y a los conflictos.

 Interdependencia con otras personas: Estas características tiene relación con

los compañeros laborales. Exige características como: Colaboración y
cooperación con otras personas; facilidad para trabajar en equipo o en conjunto
con otras personas; relaciones humanas, iniciativa, liderazgo de personas,
facilidad para la comunicación y la expresión personal.

 Interdependencia con la unidad organizacional o con la propia organización: Esta

características tiene relación con el área o departamento que la persona va a
trabajar o con la propia organización. En este caso, las características
individuales del candidato deben ser compatibles con los objetivos del área o de
la organización, así que la comparación será entre las competencias que ofrece
el candidato y las competencias funcionales u organizacionales requeridas

7. ¿Cuáles son las bases para la selección de personas?

El punto de partida para el proceso de selección de personal es la obtención de

información significativa sobre las competencias deseadas.

 Descripción y análisis del puesto: la descripción y el análisis del puesto

representan el inventario de los aspectos intrínsecos (contenidos del puesto) y
extrínsecos del puesto (requisitos que el puesto exige de su ocupante, también
llamados factores de las especificaciones). La descripción y el análisis del puesto
 proporcionan información acerca de los requisitos y las características que el
ocupante del puesto debe poseer.

8. ¿Cuáles son las técnicas para reunir información sobre el puesto?

Explíquelas

 Técnicas de los incidentes críticos: Consiste en la anotación sistemática y

juiciosa que los gerentes deben hacer de todos los hechos y comportamientos de
los ocupantes del puesto considerado, que producirán un excelente o pésimo
desempeño en el trabajo. Esta técnica pretende enfocarse en las características
deseables (que mejoran el desempeño) y las indeseables (que lo empeoran), que
deberán ser investigadas en el proceso de selección de los futuros candidatos al
puesto.

 Solicitud de personal: La solicitud de personal constituye la llave que arranca el

proceso de selección. Es un orden de servicio que el gerente emite a efecto de
solicitar a una persona para que ocupe un puesto vacante. La solicitud de
personal dispara el proceso de selección que atraerá un nuevo trabajador al
puesto.

 Análisis del puesto en el mercado: Cuando la organización no dispone de la

información acerca de los requisitos y las características esenciales para el
puesto, por tratarse de uno nuevo o cuyo contenido se entrelaza con el desarrollo
tecnológico, se apoyan en la investigación de mercado. Actualmente las
empresas recurren la benchmarketing y comparan sus puestos con la estructura
que tienen en las empresas con éxito en el mercado; así los diseñan mejor y los
acoplan a las nuevas demandas del mercado.

 Hipótesis de Trabajo: En caso de que ninguna de las opciones anteriores se

pueda utilizar para obtener información respecto al puesto, se emplea una
hipótesis de trabajo, una previsión aproximada del contenido del puesto y lo que
exige del ocupante (requisitos y características) en forma de una simulación
inicial

9. ¿Cuáles son las principales técnicas de selección?

 ENTREVISTA DE SELECCIÓN: Esta técnica es la más utilizada en las

organizaciones, ya que puede servir para pasar los candidatos al inicio del
reclutamiento si se emplea como entrevista personal inicial para la selección;
 entrevista técnica para evaluar conocimientos técnicos y especializados;
entrevistas de asesorías y orientación profesional en el servicio social; entrevista
de evaluación del desempeño; entrevista de separación, cuando salen los
empleados que renuncian o que son despedidos de las empresas

La entrevista de selección es un proceso de comunicación entre dos o más

personas que interactúan y en el que a una de las partes interesa conocer lo
mejor de la otra

 PRUEBAS DE CONOCIMIENTO O DE CAPACIDAD: Las pruebas de

conocimientos son instrumentos para evaluar el nivel de conocimientos generales
y específicos de los candidatos que exige el puesto a cubrir. Buscan medir el
grado de conocimientos profesionales o técnicos, como nociones de informática,
contabilidad, redacción, ingles, etc. Por otra parte las pruebas de capacidad son
muestras de trabajo que se utilizan para constatar el desempeño de los
candidatos. Buscan medir el grado de capacidad o habilidad para manejar la
computadora, la pericia del conductor de camiones o del estibador o del operador
de máquinas.

 PRUEBAS PSICOLÓGICAS: Representan un promedio objetivo y estandarizado

de una muestra de comportamientos en lo referente a las aptitudes de las
personas. Las pruebas psicológicas se utilizan como medida del desempeño, se
basan en muestras estadísticas para la comparación y se aplican en condiciones
estandarizadas.

 PRUEBAS DE PERSONALIDAD: El término personalidad representa la

integración única de características medibles que se relacionan con aspectos
permanentes y consistentes de una persona. Esas características se identifican
como rasgos de la personalidad y distinguen a una persona de las demás. Las
pruebas de personalidad revelan ciertos aspectos de las características
superficiales de las personas, como los determinados por el carácter (rasgos
adquiridos o fenotipos) y los determinados por el temperamento (rasgos innatos o
genotipos)

 TÉCNICAS DE SIMULACIÓN: Las técnicas de simulación dejan a un lado el trato

individual y aislado para concentrarse en el trato a grupos, y sustituyen el
método verbal o de ejecución por la acción social. Su punto de partida es la
dramatización lo que significa construir un escenario en el presente, en el aquí y
el ahora, para desarrollar el evento que se pretende analizar de forma tan
parecida a la realidad como sea posible.
Las técnicas de simulación, en esencia, son técnicas de dinámica de grupo.

10. ¿Qué quiere decir ficha de especificaciones del puesto o ficha

profesiográfica?

El formato de especificaciones constituye una codificación de las características que

el ocupante del puesto debe poseer. Por medio de él, el seleccionador sabe qué
debe investigar de los candidatos en el transcurso del proceso de selección

11. Explique la entrevista de selección

La entrevista de selección es un proceso de comunicación entre dos o más personas

que interactúan y en el que a una de las partes interesa conocer lo mejor de la otra.
Por un lado está el entrevistador o quien toma la decisión y por otro el entrevistado o
candidato. El entrevistado se asemeja a una caja negra que será abierta. Se aplican
a ella determinados estímulos (entradas) con el fin de observar sus reacciones
(salidas), para con ello, establecer posibles relaciones de causa-efecto u observar su
comportamiento frente a determinadas situaciones. A pesar de su marcado
componente subjetivo e impreciso, la entrevista personal es la que más influye en la
decisión final sobre los candidatos.

12. ¿Cuáles son las alternativas para una entrevista de selección?

 Entrevista totalmente estandarizada

 Entrevista estandarizada en las preguntas
 Entrevista dirigida
 Entrevista no dirigida

13. Explique los pros y los contras de la entrevista

PROS ENTREVISTA CONTRAS ENTREVISTA

Permite el contacto frente a frente con el
candidato
Permite la interacción directa con el
candidato
Se enfoca en el candidato como persona
Permite evaluar al candidato en su
comportamiento y reacciones
Técnica sumamente subjetiva y con gran
margen de error y variación
El candidato no siempre sale bien en la
entrevista
Dificulta comparar a varios candidatos
Exige entrenamiento del entrevistador
Demanda conocimiento del puesto y sus
características básicas
14. ¿Usted cómo haría una entrevista de selección?

a). Revisar solicitud o requisición, perfil del puesto y Hojas de vida. Decidir cuáles
empleos / experiencias son los más relevantes para el puesto en cuestión. El primer
paso clave es saber seleccionar las hojas de vida, revisar cuidadosamente

b). Prepararse para llevar a cabo la revisión de antecedentes clave: a. Tomar nota
de los puestos / experiencia que no estén claros o de los que necesiten más
información. b. Señalar las posibles brechas en el empleo.

c). Preparar la sección de preguntas Después de analizar las hojas de vida realizar
una lista de preguntas clave.

d). Estimar el tiempo para cubrir cada sección de la Guía de Entrevista. Plan para la
apertura de la Entrevista a. Saludar al candidato, dándole su nombre y el puesto que
usted ocupa

e). Explicar el propósito de la entrevista:

 Que se conozcan el entrevistador y el candidato

 Saber más acerca de los antecedentes y la experiencia del candidato

 Ayudar a que el candidato conozca el puesto y la organización

f). Describir el plan de la entrevista:

 Repasar brevemente los empleos/experiencias

 Hacer preguntas para obtener información específica acerca de esos

empleos/experiencia

 Proporcionar información acerca del puesto y la organización

 Contestar las preguntas del candidato acerca del puesto y la organización

 Señalar que ambos obtendrán la información necesaria para tomar buenas

decisiones

 Indicar que usted estará tomando notas.

g). Explicar las funciones esenciales del trabajo

h). Evaluación de Competencias Planeación y Organización- Establecer un curso de

acción para sí mismo y para los demás a fin de lograr un objetivo específico; planear
las asignaciones apropiadas de personal y la adecuada distribución de recursos
Acciones Clave

i). Análisis / Evaluación de Problemas; obtener información relevante e identificar los

asuntos y las relaciones clave a partir de una base de información: Relacionar y
comparar datos de diferentes fuentes

j) Conclusión de la entrevista

k). Examen médico

l) Análisis y decisión final

15. Clasifique las pruebas de conocimientos en razón de su forma de

aplicación

 Pruebas orales
 Pruebas escritas
 Pruebas de realización

16. Clasifique las pruebas de conocimientos en razón de su envegadura

 Pruebas generales
 Pruebas específicas

17. Clasifique las pruebas de conocimientos en razón de su organización

 Pruebas tradicionales
 Pruebas objetivas

18. ¿Cuáles son tres características específicas de las pruebas psicométricas?

La psicometría es la disciplina que se encarga de la medición en psicología. Medir

es asignar un valor numérico a las características de las personas, es usada esta
función pues es más fácil trabajar y comparar los atributos intra e interpersonales
con números y/o datos objetivos. Así, no se usa para medir personas en sí mismas,
sino sus diferentes aspectos psicológicos, tales como conocimiento, habilidades o
capacidades y personalidad.
19. ¿Qué diferencias existen entre aptitud y capacidad?

APTITUD
Predisposición natural para determinada
actividad o trabajo
Existe sin ejercicio previo, sin
entrenamiento o aprendizaje
Se evalúa mediante comparaciones
Permite pronosticar el futuro del
candidato en el trabajo
Se transforma en capacidad a partir del
ejercicio o entrenamiento
Es la predisposición general o específica
que se perfeccionará en el trabajo
Permite encaminarse hacia determinado
puesto
Es el estado latente y potencial de
comportamiento
CAPACIDAD
Habilidad adquirida para realizar alguna
actividad o trabajo
Surge después del entrenamiento o
aprendizaje
Se evalúa con base en el rendimiento en
el trabajo
Permite diagnosticar el presente; se
refiere a la actividad actual del individuo
Es el resultado de la aptitud, después de
ejercitarla o entrenarla
Es la disposición general o específica
para el trabajo actual
Permite la colocación inmediata en
determinado puesto
Es el estado actual y real de
comportamiento

20. Explíque la teoría multifactorial de Thurstone y sus factores

Según esta teoría la estructura mental de las personas la constituye un número de

factores relativamente independientes, en donde cada uno es responsable de cierta
aptitud. Thurstone definió siete (7) factores específicos y creó un conjunto de
pruebas para medirlos: las pruebas de habilidades primarias. Sumó un factor general
(factor G) al que dio el nombre de Inteligencia General, por que condiciona y
complementa todas las actitudes.

Cada puesto requiere que el ocupante tenga ciertas aptitudes. Éstas se anotan en la
ficha profesiográfica del puesto que define el perfil y las características del candidato
ideal. A partir de ahí se determina cuáles pruebas psicológicas son adecuadas para
investigar las aptitudes que debe tener el candidato al puesto.

(FACTOR V) = Aptitud Verbal
(FACTOR W) = Fluidez Verbal
(FACTOR N) = Aptitud Numérica
 Redacción y escritura
 Precisión de las palabras
 Expresión escrita
 Oratoria
 Escritura
 Facilidad para hablar y escribir
 Argumentación
 Capacidad para manejar números
 Cálculos
  Matemáticas
 Capacidad para manejar espacios
 Geometría
(FACTOR S) = Aptitud Espacial  Pintura
 Escultura
 Arquitectura
 Facilidad para memorizar eventos,
(FACTOR M) = Memoria Asociativa personas, lugares, cosas o
situaciones
 Atención concentrada
 Facilidad para los detalles
(FACTOR P) = Aptitud Perceptiva
 Esmero
 Atención
 Razonamiento lógico
(FACTOR R) = Razonamiento  Abstracción
Abstracto  Concepción
 Visión global

21. Defina pruebas de personalidad

El término personalidad representa la integración única de características medibles

que se relacionan con aspectos permanentes y consistentes de una persona. Esas
características se identifican como rasgos de la personalidad y distinguen a una
persona de las demás. Las pruebas de personalidad revelan ciertos aspectos de las
características superficiales de las personas, como los determinados por el carácter
(rasgos adquiridos o fenotipos) y los determinados por el temperamento (rasgos
innatos o genotipos)

22. ¿Qué quiere decir técnicas de simulación? Explíquelas

Las técnicas de simulación dejan a un lado el trato individual y aislado para

concentrarse en el trato a grupos, y sustituyen el método verbal o de ejecución por
la acción social. Su punto de partida es la dramatización lo que significa construir un
escenario en el presente, en el aquí y el ahora, para desarrollar el evento que se
pretende analizar de forma tan parecida a la realidad como sea posible.
 23. Explique el proceso de selección
PROCESO DE SELECCIÓN

1. Solicitud de Empleo

2. Entrevista inicial de
tamización

4. Pruebas y exámenes 3. Análisis y decisión

de selección final

6. Entrevistas 5. Examen médico

24. ¿Cuáles son los múltiples procedimientos de selección de Toyota Motor?

1. Orientación y llenado de la forma de inscripción

2. Evaluación de las habilidades técnicas
3. Centro de evaluación de habilidades interpersonales
4. Centro de evaluación de liderazgo
5. Evaluación del desempeño técnico
6. Entrevista de evaluación Toyota
7. Evaluación de salud

25. Explique la evaluación de los resultados de la selección de personas

Existe una gran variedad de procedimientos de selección que pueden combinar de

distintas maneras. Cada organización determinará cuáles son los procesos y
procedimientos de selección más adecuados y que brindan los mejores resultados.
Este proceso debe ser eficaz y eficiente. La eficiencia reside en hacer correctamente
las cosas: saber entrevistar, aplicar pruebas de conocimientos que sean válidas y
precisas, imprimir rapidez y agilidad en la selección, contraer un mínimo de costos
de operación, implicar a las gerencias y a sus equipos en el proceso para escoger a
los candidatos, etc
La eficacia reside en obtener resultados y alcanzar objetivos: saber atraer a los
mejores talentos a la empresa y, sobre todo, hacer que la empresa sea mejor cada
día gracias a las nuevas adquisiciones de personal

26. ¿Cómo participa la gerencia y el equipo en HP?

Hewlett Packard (HP) Utiliza un proceso dinámico para la selección de personas, el

cual se aplica en equipo y se orienta hacia objetivos muy claros. Tras la preselección
inicial, cada candidato es sometido a una decena de prolongadas entrevistas con
dos o tres gerentes de distintos niveles y varios colegas y subordinados potenciales,
que dedican, cada uno, una o dos horas a cada entrevista.

Los entrevistadores casi siempre se concentran en rasgos que la mayoría de los

especialistas en selección clasificaría como emocionales o imposibles de medir. Los
entrevistados se asombran de que los entrevistadores no concedan mucha
importancia a sus conocimientos técnicos. Por el contrario, se esfuerzan por evaluar
la capacidad de los entrevistados para trabajar en equipo. Esto es comprensible
dada la importancia del trabajo en equipo en los proyectos de HP que se desarrollan
bajo mucha presión

El proceso adoptado por la compañía presupone dos razones sútiles

1. Una serie de entrevistas demuestra que la empresa se interesa por el candidato y

por su ambiente de trabajo, al grado de involucrar a empleados de todos los
niveles en el proceso de selección.

2. La norme inversión de tiempo de los gerentes de línea y de los colegas tiene una
consecuencia más decisiva: atribuye con claridad a los gerentes y a los colegas
la responsabilidad directa de llenar correctamente cada puesto. Esto requiere de
tiempo. Ellos son los que deben decidir dos cosas. La primera es cuáles
requisitos privilegiará el proceso (por ejemplo, el buen trato a los clientes o el
interés por la calidad y la excelencia). La segunda es que deben consolidar su
elección preparando el camino para que su nuevo compañero tenga éxito. Se
trata del criterio de la línea misma, la cual planea y ejecuta el proceso, con o sin
ayuda del departamento de Recursos Humanos.
 ACTIVIDAD Nº 03

CUESTIONARIO DE ENTREVISTA A UN TECNÓLOGO EN GESTIÓN

DOCUMENTAL

Preguntas Cerradas

1. ¿Con quién vive?

2. ¿Cuántos años tiene?
3. ¿Disponibilidad para laborar tiempo completo?
4. ¿Tiene dependientes económicos?
5. ¿Conoce o había escuchado de esta empresa que solicito la vacante?
6. ¿Ha dirigido o ha tenido personal a su cargo?
7. ¿Ha participado en la elaboración de Tablas de Retención Documental y Tablas
de Valoración Documental
8. ¿Tiene planes para continuar con su educación?
9. ¿Está actualizado de las nuevas legislaciones que realiza el Archivo General de
la Nación?
10. Si llegará a quedar con la vacante, ¿Cómo Tecnólogo estaría en la capacidad de
proponer proyectos en cuanto implementación de un Programa de Gestión
Documental a nuestra organización?

Preguntas Abiertas

1. ¿Cómo cree usted que puede contribuir a la organización de los documentos de

esta empresa?
2. ¿Cuáles considera que sean sus mayores fuerzas y debilidades?
3. ¿Cómo trabaja usted bajo presión?
4. ¿Qué es más importante para usted el dinero o un trabajo que le guste?
5. ¿Qué lo motiva hacer su mayor esfuerzo?
6. ¿Qué trabajos previos le han parecido interesantes y por qué?
7. ¿Qué cosas son las más importantes para usted en la labor archivística?
8. ¿Cómo lo describirían sus amigos?
9. ¿Por qué está usted interesado en este trabajo?
10. ¿Cuáles son sus metas a corto y a largo plazo?
11. ¿Por qué estableció usted esas metas y cómo se esta preparando para
alcanzarlas?
12. Explíqueme ¿Cómo se haría la implementación de un Programa de Gestión
Documental?
13. Explíqueme el procedimiento para una transferencia central
14. ¿Usted cree que las entidades privadas deberían implementar la normatividad
que rige a las entidades públicas para la organización de sus documentos? ¿Por
qué?
15. ¿Por qué no debería de contratarlo?

ACTIVIDAD Nº 04

 En razón de su forma de aplicación = Prueba Escrita

 En razón de su Envergadura = Prueba Específica, ya que está dirigida a un cargo
en específico como es el Tecnólogo en Gestión Documental
 En razón de su organización = Prueba Objetiva, por qué es planificada

PRUEBA DE CONOCIMIENTOS PARA UN TECNÓLOGO EN GESTIÓN

DOCUMENTAL

1. ¿Cuál es la norma que rige la legislación archivística?

a) Ley 595 de 2001

b) Ley 596 de 2000
c) Ley 594 de 2000
d) Ley 592 de 2001

2. ¿Cuál es la norma que rige la elaboración y aplicación de las Tablas de

Retención Documental?

a) Acuerdo 038 de 2001

b) Acuerdo 040 de 2001
c) Acuerdo 041 de 2002
d) Acuerdo 039 de 2002

3. ¿Cuántas etapas se encuentran estipuladas en el Acuerdo 002 de 2004

“Lineamientos para la organización de Fondos Acumulados”?

a) 5
b) 4
c) 3
d) 6
4. Completar los espacios en blanco.

a) Según la Cartilla de Ordenación Documental del Archivo General de la nación

Los procesos de organización son tres:__________________,

________________ y __________________

b) Cuáles son los dos principios rectores que se deben tener en cuenta en la
organización documental: _________________ y ________________

c) En el proceso de ordenación, son precisamente los Manuales de

____________________ los que guían o restablecen el orden de los
documentos, lo cual constituye la reafirmación del Principio de Orden Original.

d) Un Programa de Gestión Documental lo constituyen todas las actividades

administrativas y técnicas que permitan un eficiente, eficaz y efectivo manejo
y organización de la documentación producida y recibida, con el propósito de
garantizar su consulta, conservación y utilización desde el momento de la
producción documental hasta su destino final. El instrumento fundamental
para una buena gestión documental son las __________________________

e) Cuáles son las 8 fases de un Programa de Gestión Documental:

1. ________________
2. ________________
3. ________________
4. ________________
5. ________________
6. ________________
7. ________________
8. ________________

5. Colocar (V) si es Verdadero o (F) si es Falso.

a) La decisión de eliminar documentos es responsabilidad del Comité de

Archivo de cada entidad. ______

b) El ciclo vital del documento se entiende bajo el concepto de ARCHIVO

HISTÓRICO, es decir, el control y seguimiento de todo el proceso archivístico
que comprende las diferentes fases de formación del archivo. _____

c) Los valores primarios de un documento son Contables, Administrativos,

Culturales, Técnicos, Fiscales, jurídicos ______
 d) Dentro de las características importantes de una Tabla de Retención
Documental se encuentra que facilitan la organización de los documentos a
partir del concepto de archivo total. _______

e) El período de retención y disposición final de la documentación se fijan en la

Tabla de Retención Documental ______

f) La estructura de un fondo documental es Sección, Subsección, Área, Serie,

Subseries, Expedientes, Unidad Documental _____

g) La primera etapa de la implementación de las Tablas de Retención

Documental es: Entrevista con los productores de los documentos en la
institución____

h) Para la realización de las Transferencias del Archivo de Gestión al Archivo

central se requiere tener el Formato Único de Inventario Documental, las
Tablas de Valoración Documental, y las Actas de entrega____

i) Para identificar los fondos acumulados de una entidad debe tenerse en

cuenta la última reestructuración con el fin de tomar esta fecha como punto
límite entre las Tablas de Retención Documental (TRD) y las Tablas de
Valoración Documental (TVD)._____

j) En los fondos acumulados se deben tener en cuenta los Cuadros de

Clasificación Documental_____

6. En las siguientes frases debe colocar el número de grado de importancia que

considere que corresponde a cada una de ellas.

 (1) = Sumamente Importante

 (2) = Muy Importante
 (3) = Un poco importante
 (4) = No tiene importancia

a) Es responsabilidad de los funcionarios de archivo trabajar sujetos a los más

rigurosos principios de ética profesional, a lo dispuesto en la Constitución Política
de Colombia, especialmente a lo previsto en su artículo 15, y a las leyes y
disposiciones que regulen su labor._____

b) Proporcionar la recuperación de la información en forma rápida y oportuna._____

c) Implementar el desarrollo de procesos básicos de aplicación como el de las
Tablas de Retención Documental, organización, transferencias documentales,
recuperación, preservación, conservación de la información y disposición final de
los documentos.______

d) La consulta es el derecho que tiene un usuario (entidad, dependencia, persona

natural, etc.) de acceder a la información contenida en los documentos de archivo
y de ser necesario a obtener copia de los mismos.______

e) La recuperación de documentos se logra mediante la disponibilidad de

instrumentos de control y consulta como inventarios e índices, entre otros_____

f) Ninguna serie documental puede ser destruida sin estar previamente registrada
en la tabla de retención documental._____

g) Recibir, radicar, registrar, conservar, distribuir y brindar el servicio de información

sobre las comunicaciones oficiales que ingresen o salgan de la entidad y vigilar
que la labor se cumpla dentro de la debida reserva, con oportunidad y en orden
consecutivo.____

h) La importancia del Archivo Histórico permiten la elaboración o reconstrucción de

cualquier actividad de la administración._____

i) Con la implementación de las Tablas de Retención Documental se pretende

agilizar los procedimientos de producción, trámite y consulta de los documentos,
permitir a la administración logros de transparencia, memoria y la toma de
decisiones sobre bases ciertas y de manera oportuna.______

j) Dentro de la importancia de las Tablas de Valoración Documental encontramos

que permiten planificar las acciones que deben adelantarse para asegurar el
adecuado tratamiento de la documentación en su segunda y tercera fase._____
7. Colocar la letra de las siguientes palabras en la definición correspondiente:
PALABRA
A) Serie documental
B) Tabla de Retención Documental
C) Archivo
D) Archivo de Gestión
E) Clasificación Documental
F) Comité de Archivo
G) Comunicaciones Oficiales
H) Cuadro de Clasificación Documental
I) Fondos Acumulados
J) Descripción Documental
K) Ordenación Documental
DEFINICIÓN
Listado de asuntos o series documentales a los
cuales se asigna un tiempo de permanencia en
el archivo central, así como una disposición
final.____
Conjunto de unidades documentales de
estructura y contenido homogéneos, emanadas
de un mismo órgano o sujeto productor como
consecuencia del ejercicio de sus funciones
específicas. Ejemplos: historias laborales,
contratos, actas e informes, entre otros._____
Archivo de la oficina productora que reúne su
documentación en trámite, sometida a continua
utilización y consulta administrativa. _____
Comunicaciones recibidas o producidas en
desarrollo de las funciones asignadas legalmente
a una entidad, independientemente del medio
utilizado.______
Fase del proceso de organización documental
que consiste en el análisis de los documentos de
archivo y de sus agrupaciones, y cuyo resultado
son los instrumentos de descripción y de
consulta. ______
Unidad documental simple originada en una
actividad administrativa, con diagramación,
formato y contenido distintivos que sirven como
elementos para clasificarla, describirla y
asignarle categoría diplomática._____
Unidad administrativa que coordina y controla el
funcionamiento de los archivos de gestión y
reúne los documentos transferidos por los
mismos una vez finalizado su trámite y cuando
su consulta es constante._____
Fase del proceso de organización documental,
en la cual se identifican y establecen
agrupaciones documentales de acuerdo con la
estructura orgánico-funcional de la entidad
productora (fondo, sección, series y/o
asuntos)._____
Fase del proceso de organización que consiste
en establecer secuencias dentro de las
agrupaciones documentales definidas en la fase
de clasificación._____
Grupo asesor de la alta Dirección, responsable
de cumplir y hacer cumplir las políticas
archivísticas, definir los programas de gestión de
documentos y hacer recomendaciones en cuanto
a los procesos administrativos y técnicos de los
archivos._____
Conjunto de documentos dispuestos sin ningún

L) Valoración Documental
M) Tablas de Valoración Documental
criterio de organización archivística._____
Listado de series, con sus correspondientes tipos
documentales, a las cuales se asigna el tiempo
de permanencia en cada etapa del ciclo vital de
los documentos.______
Esquema que refleja la jerarquización dada a la
documentación producida por una institución y
en el que se registran las secciones y
subsecciones y las series y subseries
documentales._____

Labor intelectual por la cual se determinan los

valores primarios y secundarios de los
documentos con el fin de establecer su
N) Tipo Documental permanencia en las diferentes fases del ciclo
vital.______

Conjunto de documentos, sea cual fuere su

fecha, forma y soporte material, acumulados en
un proceso natural por una persona o entidad
pública o privada, en el transcurso de su gestión,
O) Archivo Central conservados respetando aquel orden para servir
como testimonio e información a la persona o
institución que los produce y a los ciudadanos, o
como fuentes de la historia.______

8. La disposición final de los documentos en las Tablas de Retención Documental

son:

a) Selección, Eliminación, Microfilmación y Conservación Total

b) Selección, Digitalización, Bases de datos y Conservación Total
c) Selección, Eliminación, Depuración y Conservación Total
d) Selección, Microfilmación, Consulta y Conservación Total

9. Cuál es el Acuerdo que rige las comunicaciones oficiales de las entidades

públicas y privadas que cumplen funciones públicas

a) Acuerdo 061 de 2002

b) Acuerdo 062 de 2001
c) Acuerdo 060 de 2001
d) Acuerdo 063 de 2002
10. ¿Cuáles son los decretos más recientes que salieron en Diciembre de 2012
expedidos por el Archivo General de la Nación?

a) Decreto 2482, Decreto 2578 y Decreto 2609 de 2012

b) Decreto 8224, Decreto 5782 y Decreto 2608 de 2012
c) Decreto 4282, Decreto 5278 y Decreto 2605 de 2012
d) Decreto 2842, Decreto 7285 y Decreto 2606 de 2012

Nombre Candidato: ______________________________

C.C. ______________________________
Fecha: ______________________________