PROCESO DE GESTIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL

FORMATO GUÍA DE APRENDIZAJE

IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENDIZAJE

 Denominación del Programa de Formación: Técnico en Asistencia Administrativa

 Código del Programa de Formación: 134101
 Nombre del Proyecto: Fortalecer las Mipymes en sus procedimientos de las unidades
administrativas
 Fase del Proyecto: Ejecución
 Actividad de Proyecto
 Competencia: ATENCION A CLIENTES
 Resultados de Aprendizaje Alcanzar: Preparar la participación en las reuniones de la
organización, teniendo en cuenta el objeto, las responsabilidades asignadas y las políticas
institucionales
 Duración de la Guía: 12 horas

2. PRESENTACIÓN

Apreciados aprendices del Tecnico en Asistencia Administrativa ficha 2559001, hoy comezaremos a
desarrollar la Guia de aprendizaje No 2 “Organización de eventos” teniendo en cuenta todos los aspectos
del servicio al cliente.

La guía de aprendizaje cuenta con material de apoyo que le servirá para el desarrollo de cada una de las
actividades. Así mismo, las evidencias deben ser subidas en el link dispuesto en la plataforma Territorium.

Para el desarrollo de las diferentes actividades debe haber trabajo colaborativo e individual, trabajar con
honestidad, compromiso y sobetodo puntualidad.

3. FORMULACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

3.1 ACTIVIDADES DE REFLEXIÓN INICIAL:

Realiza la siguiente lectura

MONTAJE

El proceso de Montaje se puede definir como la disposición de equipos, recursos técnicos, humanos y
materiales que se utilizarán en el lugar donde se realizará el evento.
 
La presente Guía denominada Montaje de Auditorio, Mesas y Sillas, le permitirá conocer la GFPI-F-135
variedad V01
de
formas técnicas de realizar un Montaje según el tipo de evento y cantidad de participantes. Las actividades
a desarrollar en la presente guía necesitan de su compromiso, dedicación y deseo de aprender. Como
instructor estaré atento y dispuesto a acompañarlo y guiarlo en el bello mundo del saber.
 

En la planeación del montaje hay que considerar que todos los participantes tengan buena comodidad,
visión, espacio, circulación de personas, servicios de alimentos y café, acceso a baños.
 

3.2 ACTIVIDADES DE IDENTIFICACIÓN DE CONOCIMIENTOS:

Antes de dar inicio al nuevo aprendizaje es indispensable que usted responda los siguientes interrogantes:
 
1. Ha realizado o participado en la instalación de algún tipo de montaje en evento, feria o exposición.
¿Cuál? 
2. Identifica los tipos de montajes existentes ¿Cuál o cuáles? 
3. Si la respuesta anterior fue positiva, realice un bosquejo de este. Si es negativa, investigue lo más
relevante de uno en especial. 

3.3. ACTIVIDADES DE APROPIACIÓN DEL CONOCIMIENTO (CONCEPTOS Y TEORIA)

ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE N° 1 Actividades (didácticas activas)

1. Lectura Dirigida
2. Cuestionario
Montaje en eventos

AMBIENTE REQUERIDO: Tiempo invertido en el desarrollo de la

Ambiente de aprendizaje - Aula Colegio Puerto actividad:
Bogota de Guaduas Presencial Desescolarizada Virtual
6 horas 2 horas 0 horas

Trabajo Individual

TIPOS DE MONTAJE

Montaje imperial GFPI-F-135 V01

En el montaje imperial, las sillas se distribuyen en torno a una mesa, la cual puede ser de diferentes formas,
las más comunes son la rectangular y la ovalada, es recomendable que el ancho de la mesa no sea mayor a
1.50 metro para facilitar la comunicación entre los participantes. Esta propuesta es ideal para reuniones,
cenas de empresa y juntas de consejos, etc.

Montaje auditorio
El montaje auditorio se realiza con sillas que deberán colocarse una al lado de la otra en hileras ya sea recta
o circular, orientadas al frente de la sala o escenario principal.  Es el ideal cuando tienes un espacio
reducido y un amplio número de asistentes. Se emplea, sobre todo, en conferencias, seminarios, reuniones
de carácter informativo, exposiciones, conciertos, obras teatrales.

El montaje escuela
Es uno de los  tipos de montajes recomendados en eventos de larga duración y donde los asistentes
tomarán apuntes. Ya que consiste en mesas y sillas orientadas en el mismo sentido hacia el lugar del
ponente. Es el que más solemos utilizar para formaciones y talleres .

GFPI-F-135 V01
Montaje herradura
Como su nombre lo indica, la distribución de las silla y las mesas forman una U o herradura, ubicando a los
participantes en la parte exterior de las mesas, con un cuadrado vacío en el centro, de este modo, los dos
extremos de la herradura quedarán enfrentados, pudiendo debatir con facilidad entre ellos o escuchar
cualquier presentación. Suele utilizarse para asambleas, debates y reuniones .

Montaje cóctel
El montaje tipo cóctel  se compone de mesas altas con o sin taburetes, suele utilizarse para eventos
generalmente de pié. Este tipo de montaje lo eligen tanto para actos sociales como empresariales
(inauguraciones, lanzamiento de productos, copa de navidad, etc.).

GFPI-F-135 V01
Montaje mesa rusa
Aquí, las mesas forman un cuadrado, dejando en medio un espacio libre. Recomendado para grupos de
trabajo, juntas generales, coloquios y debates.

Montaje banquete
Para este montaje solemos utilizar mesas redondas, dado que permite una perfecta comunicación entre los
comensales al estar todos a la misma distancia del centro. Es el montaje más habitual en las cenas de
empresa.

Teniendo en cuenta lo anterior elabore el tipo de montaje ideal para el evento planeado en la guía anterior,
explicar la distribución y espacios para mesas y sillas. Para esta actividad utilice un pliego de papel pan y
expliquelo a sus compañeras.

ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE N° 2 Actividades (didácticas activas)

1. Exposición
Tipos de montajes

AMBIENTE REQUERIDO: Tiempo invertido en el desarrollo de la

Ambiente de aprendizaje - Aula Colegio Puerto actividad:
Bogota de Guaduas Presencial Desescolarizada Virtual
GFPI-F-135 V01
6 horas 2 horas 0 horas
 Trabajo gupal (2 personas)

LOS 3 FACTORES FUNDAMENTALES EN LA PRODUCCIÓN DE EVENTOS

Aunque un evento está lleno de detalles que también contribuyen a crear una experiencia única,  el sonido,
la imagen y la iluminación son elementos fundamentales. 

1. Equipos de sonido en la producción de eventos

El número de asistentes o las características del lugar en el que se celebre el evento, son esenciales para
determinar el diseño de la sonorización del espacio. La producción de eventos es única, incluso dos eventos
en un mismo espacio pueden requerir de una sonorización distinta en función de las demandas del cliente.

Es primordial que el sonido no riña con la estética y por eso se buscan soluciones inalámbricas, altavoces
colgados fuera del ángulo de visión de los asistentes, integrar el sonido con los elementos decorativos o
disponer de altavoces con colores discretos.
 

2. La imagen en la producción de eventos

Como hemos mencionado antes, cada evento debe ser considerado como un estreno único. La difusión de
imágenes es una parte fundamental en cualquier evento donde se quiera difundir un contenido. Bien sea
con un objetivo puramente decorativo (texturas, abstracto etc), o bien para comunicar información con mas
detalle.
Podremos decidir si optar entre dos opciones de difusión:
 Pantalla de LED 
 Pantalla de proyección con un proyector

Aunque parezca una evidencia, para tomar esta decisión hay que considerar muy bien el entorno. Por
ejemplo, en un evento donde el cliente quiera tener las cortinas abiertas de una sala de hotel a plena luz del
día, la proyección podría ser una mala elección y deberíamos optar por una pantalla LED. GFPI-F-135 V01

Otro ejemplo donde se eligen pantallas LED son los eventos deportivos.

También es importante no olvidar que los ponentes necesitan monitores de referencia para poder seguir el
hilo del evento sin que estos entorpezcan la experiencia del público.

3. La iluminación en la producción de eventos

La iluminación es una herramienta muy potente a considerar en la producción de eventos. El equipo de

iluminación puede transformar el evento e incluso hacer que un espacio parezca más o menos amplio. 
La iluminación es el nexo de unión entre los elementos anteriores, junto con el diseño y la elección  del
soporte con el que difundir el video, entra en juego el diseño de la iluminación.  El reto es iluminar sin ser
visto, es decir, adaptar los equipos al espacio del evento sin que sean invasivos.

Es importante elegir los aparatos correctamente para resaltar elementos concretos del set y generar una
atmósfera agradable. La magia de la producción de eventos reside en elegir los efectos adecuados y
utilizarlos en los momentos clave para generar sensaciones en el público. Por ello, una muy buena opción si
estas pensando en organizar un evento de gran calibre es contar con un socio o compañero.

Con respecto a los factores fundamentales para la producción de eventos considera Usted:

 ¿Es necesario contar con cada uno de ellos para que el evento se efectúe con gran éxito? Justifique
 ¿Qué papel juega el triángulo de servicio en la organización de un evento?
 ¿Ha estado Usted en un evento de gran magnitud donde haya detectado estos factores? ¿Cúal le
llamó mas la atención? Y ¿Por qué?
 Cuando Usted ha pensado en organizar un evento, ¿Cuál de los 3 factores es primordial para
Usted? Justifique
 En la organización de un evento, ¿considera que la etiqueta y el protocolo juegan un papel
importante en su desarrollo? Justifique.

ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE N° 3 Actividades (didácticas activas)

1. Cuestionario
Produccion de eventos

AMBIENTE REQUERIDO: Tiempo invertido en el desarrollo de la

Ambiente de aprendizaje - Aula Colegio Puerto actividad: GFPI-F-135 V01
Bogota de Guaduas Presencial Desescolarizada Virtual
6 horas 2 horas 0 horas
 Trabajo individual

RECOPILACION DE LA INFORMACION DE LAS MEMORIAS

¿Cuáles son las memorias de un evento?

Corresponde a un resumen informativo del evento, contando los hitos de las etapas de la producción y en
especial de la puesta en escena del evento, considerando la evaluación del público e imagenes de apoyo

¿Cómo se hace el informe de un evento?

El informe final debe incluir una serie de datos cualitativos y cuantitativos relativos a los distintos sectores
del evento que permita analizar si los objetivos que se habían establecido previamente se han cumplido o
no. El informe final debe ser un reflejo de todo lo que significó el evento.

Tu evento está terminado y desempolvado, pero eso no significa que sea hora de darte de alta. De hecho,
ya es hora de que comiences a pensar en tu estrategia post-evento, y más específicamente, en tu encuesta
post-evento.

Después de todo el esfuerzo que has puesto en la planeación de tu evento, lo último que quieres es que los
asistentes que enganchaste se vayan por la puerta figurativa. ¿Por qué?. Porque eso es equivalente a
haber perdido el tiempo en el marketing y la planeación.

Ahora es el momento de recolectar un feedback valioso, es crítico conocer más sobre cómo tus asistentes

¿Por qué importa la encuesta post-evento?

Cuando se trata de recolectar un feedback post-evento, las encuestas deben ser tu primer puerto de
llamada. Esta es de lejos, la forma más rápida y efectiva de reunir opiniones sin sesgo y sin filtro sobre tus
asistentes y sus experiencias en el evento.

Lo genial es que las encuestas son sencillas para que los asistentes puedan trabajar, y al mismo tiempo  
son muy buenas sacando perspectivas e información que puede ser usada para mejorar el marketing y la
planeación de tus futuros eventos.

Tips para encuestas post-evento

Aquí tienes algunas de las mejores prácticas que aseguran una alta tasa de respuesta cuando se trate de
tus encuestas post-evento.

Refina tu encuesta en diferentes secciones: Lo más probable es que tu encuesta cubrirá más de un
tema. Después de todo, tu evento está compuesto de múltiples partes (promoción, registro, contenido,
experiencia del asistente, solo por mencionar algunas). Así que la última cosa que querrás hacer es
amontonar todo en una sola lista de preguntas sin estructura. GFPI-F-135 V01
Para evitar esto, haz tu encuesta en diferentes secciones, con una estructura lógica. Es importante que tus
asistentes entiendan lo que les estás pidiendo en la encuesta post-evento. Esto no solo te dará mejores
respuestas, sino que también ayudará a que no haya confusiones con lo que usualmente equivale a
“abandono” de último minuto.

Divide tu encuesta en diferentes áreas, identifica qué conceptos quieres cubrir y agrupa tus preguntas en
función del área. Un buen punto de partida es volver al plan del evento y usarlo para definir las categorías
que quieres cubrir.

Haz preguntas claras: El tiempo es esencial para los asistentes, por lo que, lo último que quieren es leer
una encuesta que sea confusa o, lo que es peor, sin sentido. Ahora bien, por muy obvio que parezca, te
sorprenderá la cantidad de encuestas que cometen este error.
Lo último que quieres parecer es un incompetente y especialmente todo el esfuerzo que has puesto en la
planeación de tu evento es una forma segura de influenciar incluso a tus asistentes más comprometidos a
que completen tu encuesta. Es por esto que es crucial, que formules preguntas que sean claras y concisas.

Empieza primero identificando que quieres saber, después ponlo en términos simples. Recuerda que menos
es más, para una encuesta post-evento, así que no te pases de la raya. Luego de que tengas tu primer
borrador terminado, compartelo con tus colegas. Pídeles que lean el copy para asegurarte de que sea claro
y haz que llenen la encuesta como si fueran los asistentes.

Usa diferentes formatos de preguntas y encuentra el balance perfecto: Todos hemos oído la frase “en
la variedad, está el sabor”, y esto no podría ser más cierto para tu encuesta post-evento. Esta es la razón
por la que entre más variadas sean tus preguntas, más variadas serán las respuestas.
Con esto, nos referimos a preguntas cerradas y abiertas que te den datos cuantitativos y cualitativos. Las
primeras son más fáciles y rápidas de recolectar, mientras que las últimas te dan información más detallada.

En términos generales, querrás tener más respuestas cerradas, en forma de opción múltiple, ranking o en
escala lineal, porque esto hará que sea más fácil para los participantes rellenar la encuesta.

Al hacerlo, los asistentes no tendrán que poner mucho esfuerzo en llenar la encuesta, lo que se traduce en
una tasa de respuesta más alta. Es por eso que debes poner las preguntas abiertas al final de la encuesta
post-evento.

Diseña una encuesta con una robusta experiencia de usuario: Este punto engloba muchos sub-temas
diferentes, pero la premisa es simple, crear una encuesta pensando en el usuario final. Lo primero para
evitar cualquier confusión es asegurarse de que reunir los datos sea fácil, asegurarse de que la encuesta
sea coherente, por ejemplo, usando una escala de 1 a 10 para las preguntas de escala.
Luego piensa en el diseño virtual de la encuesta en sí misma. Quizá podrías incorporar una barra de
progreso para que los asistentes vean que tanto han avanzado o podrías añadir imágenes y videos para
hacer que la encuesta sea más atractiva para tu audiencia. Hay muchísimos trucos que puedes usar a tu
favor.

Finalmente, asegúrate de que tu encuesta esté totalmente optimizada para dispositivos móviles y tabletas.
Es probable, que un considerable número de tus participantes estarán usando está opción, así que es
importante que puedas ser flexible y abastecer cada formato.

GFPI-F-135 V01
Asegura los básicos: Hasta ahora, hemos cubierto todo lo relacionado con la encuesta en sí misma, pero
hay algunos puntos que vale la pena que se mencionen. Cuando se trata de enviar una encuesta, quieres
que el evento esté fresco en la mente de los asistentes, así que entre 24 y 72 horas después es un buen
momento.
Asegúrate de que el email que estarás usando para enviar la encuesta esté bien escrito, que contenga
instrucciones claras sobre la encuesta, y que tenga algún contenido extra que sea un bonus para tus
asistentes. Y lo último (pero no menos importante), recuerda decir gracias, ya que, esto siempre es útil.

Finalmente, usa el email y la encuesta como recurso promocional. El evento estará todavía fresco para los
asistentes, así que usa esta oportunidad para soltar un pequeño adelanto, mencionando tu próximo evento
o tus planes en el futuro.

Ejemplos de preguntas de encuestas post-evento

Para asegurarte de que obtengas el feedback más valioso a partir de tus encuestas, aquí tienes una lista de
preguntas que pueden ser usadas en cualquier encuesta post-evento. Ningún evento es el mismo,
especialmente cuando tienes diferentes tipos de asistentes, pero para darte una idea, aquí tienes la
encuesta post-evento .

1. ¿Qué tan satisfecho estás con el evento? De 1 a 5.

2. ¿Cómo te enteraste del evento? Opción múltiple: boca a boca, anuncios, el evento en LinkedIn,
emails promocionales, redes sociales, etc.
3. ¿Cómo podemos mejorar el próximo evento? Pregunta abierta.
4. ¿Por qué decidiste asistir? Contenido, oradores, networking, entretenimiento, otros (por favor
específicalo).
5. ¿Qué fue lo que más disfrutaste? Producción, interacción con la audiencia, contenido, otros (por
favor específicalo).
6. Si hubo algo, ¿qué fue lo que te disgustó del evento? Abierta.
7. ¿Qué tan fácil fue navegar en la plataforma virtual del evento? De 1 a 5.
8. ¿Tienes alguna pregunta o retroalimentación para compartir? Abierta.

Ya para terminar es importante realizar la recopilación de la información para saber que tan bien o mal te
fue en tu evento. Esta información únicamente la podemos conseguir de tu público invitado, por eso es
necesario que realices una encuesta tomando como referentes las preguntas del ejemplo y organices una
para el evento que creaste en la guía anterior.

ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE N° 4 Actividades (didácticas activas)

1. Encuesta
Recopilación de la información

AMBIENTE REQUERIDO: Tiempo invertido en el desarrollo de la

Ambiente de aprendizaje - Aula Colegio Puerto actividad:
Bogota de Guaduas Presencial Desescolarizada Virtual
6 horas 2 horas 0 horas
GFPI-F-135 V01

Trabajo gupal (2 personas)

4. ACTIVIDADES DE EVALUACIÓN
Evidencias de Aprendizaje
Evidencias de Conocimiento :
Lectura dirigida: Qué es un
montaje
Evidencias de Desempeño:
Actividad: Tipos de montajes
Actividad: Producción de eventos
Actividad: ecopilarcion de
información
Evidencias de Producto:
Cuestionario
Expocisión
Encuesta
Criterios de Evaluación Técnicas e Instrumentos de
Evaluación
Opera de manera responsable Técnica: Formulación de
los recursos tecnológicos preguntas
requeridos para la planeación,
Instrumento: Cuestionario
coordinación y ejecución del
evento de acuerdo con los
requerimientos de la
organización
Técnica: Exposiciòn
Participa en la planeación y
organización de eventos de Instrumento: Lista de chequeo
acuerdo con el organigrama y
normas institucionales.
Elabora la agenda para el
Técnica: Cuestionario
evento de acuerdo a los
requerimientos del mismo Instrumento: Lista de chequeo
Ejecuta las posibles actividades
que pueden ser programadas Técnica: Encuesta
dentro de la agenda de un
evento, de acuerdo con la clase Instrumento: Lista de chequeo
y la magnitud.
Técnica: Valoración de producto
Elabora tarjetas y cartas de
por cada evidencia
invitación y de agradecimiento,
relacionadas con el evento de Instrumento: Lista de Chequeo
acuerdo al protocolo
organizacional.
GFPI-F-135 V01
Recibe y registra mensajes
orales y escritos, relacionados
 con la organización de eventos
teniendo en cuenta el protocolo
establecido

5. GLOSARIO DE TÉRMINOS.

Auditorio: Espacio dentro de un teatro, de un cine, de una sala de conciertos, de una escuela o de
cualquier otro espacio público (incluso al aire libre) al que asiste una audiencia (público) a escuchar y
observar un evento o presentación cultural, educativo, político o social (espectáculo, concierto, película,
obra de teatro, examen, recital, coloquio, lectura pública, performance, happening, fiesta, mitin, debate,
conferencia, asamblea, etcétera). 

Desmontaje: Orden del equipo para retiro de los materiales y elementos que fueron utilizados en el evento.

Feedback: Capacidad de un emisor para recoger reacciones de los receptores y modificar su mensaje, de
acuerdo con lo recogido.

Montaje: Disposición del equipo y los recursos técnicos, humanos y materiales que se utilizarán en el lugar
donde se realizará el evento 

Zona Compartida: Superficie central de la mesa donde se colocan elemento a compartir 

Zona de servicio: Lugar donde se acomodan cubiertos, platos, vajillas y copas

6. REFERENTES BILBIOGRÁFICOS

Tipos de montaje, https://valkiriahubspace.com/siete-tipos-de-montajes-para-tus-eventos/

Infraestructura, equipos, https://blog.dushow-spain.com/produccion-de-eventos-material-audiovisual

Recopilación de l información, https://prezi.com/fbm5jwfbhuoq/trabajo-de-recoleccion-de-

informacion-de-eventos/

https://www.eventtia.com/es/blog/c%C3%B3mo-recolectar-datos-valiosos-con-las-encuestas-post-
evento

7. CONTROL DEL DOCUMENTO

Nombre Cargo Dependencia Fecha

GFPI-F-135 V01
Autor (es) Yuly Consuelo Barreto Instructora CDAE Febrero 2023
8. CONTROL DE CAMBIOS (diligenciar únicamente si realiza ajustes a la guía)

Nombre Cargo Dependencia Fecha Razón del

Cambio

Autor (es)

GFPI-F-135 V01