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ACTIVIDAD 7

EVALUATIVA PRIMERA PARTE INFORME

DE CONSULTORÍA SOBRE CONTROL

YENI KATERIN MORA HORTUA

PROFESOR:

OLGA LUCIA CARREÑO LEON

PROCESOS ADMINISTRATIVOS

NRC. 3378

UNIVERSIDAD
MINUTODEDIOS

PROCESOS
ADMINISTRATIVOS
BOGOTA

2022
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INTRODUCCIÓN
La Gestión es una herramienta que le permite a la entidad de manera sistémica aplicar conceptos de control administrativo,
indicadores de gestión estableciendo estándares para dirigir y evaluar su desempeño en procesos internos y externos de la
empresa en aras de mejorar su efectividad y desempeño aplicando herramientas de control.
El presente documento evidencia los avances alcanzados en dicho sistema, los cuales se estructuran en cuatro segmentos: En la
parte inicial, se presenta Definición del concepto de control administrativo y su aplicación en la organización, posteriormente,
el segundo segmento representa un Análisis de los enfoques, elementos del control y su integración con el sistema de gestión en
la organización, la tercera parte hace referencia Uso del tablero de mando y las distintas herramientas de control administrativo
que maneja la organización.

OBJETIVOS

Evaluación del funcionamiento del actual del sistema integral de control de la Empresa SEGURIDAD PEGASO
LTDA, mediante la aplicación de herramientas como conceptos administrativos, elementos básicos de proceso,
mediciones de resultados a través de una encuesta basada en la visita a las instalaciones de la empresa.

Observación y verificación documental a cada uno de los diferentes componentes del sistema a fin de realizar el
diagnóstico y establecer puntos de mejora.

Establecer los riesgos a los que se expone la empresa a través del análisis de los datos recopilados para determinar las
bases de mejoramiento.

Diseñar una propuesta de mejoramiento mediante la identificación de las debilidades del sistema para minimizar o
eliminar los riesgos a los que se ve expuesta la empresa.
CONCEPTOS

CONTROL ADMINISTRATIVO Y APLICACIÓN EN LA ORGANIZACION

Proceso sistemático regular o medir las actividades que desarrolla la organización para, que estas coincidan con los objetivos y
expectativas establecidos en sus planes. Así, la planeación, organización, la dirección, y el control están estrechamente
interrelacionados. Sin planes, sin organización, y sin dirección, el control es imposible, debido a que se realiza sobre lo
planeado y sobre criterios preestablecidos.

ENFOQUES

Son controles que se llevan a cabo en las organizaciones para antes, durante o después de que un proceso o evento ocurra, estos
tipos de control se denominan, control anticipado o
preventivo, control durante o concurrente, y control posterior o retroalimentación. ELEMENTOS BÁSICOS DEL PROCESO
DE CONTROL ADMINISTRATIVO
Todos los procesos de control en las organizaciones se deben caracterizar por los elementos básicos que se desarrollan a
continuación:

CLARIDAD SOBRE LOS OBJETOS Y ESTRATEGIAS ORGANIZACIONALES

Para las organizaciones es primordial que en un proceso de control administrativo se comience por tener claros los objetivos y
estrategias organizacionales, de forma que el respectivo control se realice sobre su cumplimiento.

ESTABLECIMIENTO DE ESTÁNDARES
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Consiste en establecer parámetros o estándares específicos para los factores críticos de éxito, es decir, de aquellos aspectos o
actividades considerados clave o que son determinantes para el logro de objetivos.

MEDICIÓN DE RESULTADOS
Permiten medir las actividades y en particular, los resultados de las acciones realizadas considerando aspectos como: que es
exactamente lo que se quiere medir y como se medirá, cada cuanto se mide y cuál es la fuente que proveerá la información a
medir.

COMPARACIÓN DE LOS RESULTADOS CON LOS ESTÁNDARES

Consiste en comparar los resultados de medición con los estándares o parámetros establecidos al momento de fijar los objetivos
corporativos y las estrategias para lograrlo.

Cuando los resultados son diferentes de los estándares se requieren ajustes a las acciones que conducen a los resultados para
mejorarlos.

EVALUACIÓN DE RESULTADOS Y TOMA DE ACCIONES

Un aspecto importante en el proceso de control es evaluar los resultados de la actividad de las organizaciones y comparar los
resultados en función de los estándares definidos para el logro de los objetivos de la organización.

RETROALIMENTACIÓN

Realizadas la evaluación de resultados y la toma de decisiones a implementar se comunica la evaluación a las personas
involucradas. Se les comenta las decisiones que igualmente se ajustan ante las observaciones de dichas personas y se reinicia el
proceso de control.

INDICADORES

Los indicadores de gestión reflejan datos veraces y fiables, ya que el análisis de la situación, de otra manera, no será correcto.
Por otra parte, si los indicadores son ambiguos, la interpretación será complicada.

Lo que permite un indicador de gestión es determinar si un proyecto o una organización están siendo exitosos o si están
cumpliendo con los objetivos. El líder de la organización es quien suele establecer los indicadores de gestión, que son utilizados
de manera frecuente para evaluar desempeño y resultados.

CLASIFICACIÓN INDICADORES

La variedad de formas de clasificar los indicadores de gestión del desempeño de las organizaciones, a continuación, se presenta
una de las más usuales.

GESTIÓN CORPORATIVA

Permiten evaluar el desempeño total o global de las organizaciones. GESTION DE UNIDAD ESTRATEGICA CORPORATIVA
Permiten evaluar el desempeño de las diferentes unidades de negocio en aquellas organizaciones que realizan su actividad con
diferenciación de unidad de negocio.

GESTION ACTIVIDAD DE AREAS FUNCIONALES

Son indicadores diseñados para medir y evaluar el desempeño de las áreas funcionales de la organización. Entre los principales de
la actividad funcional se suelen mencionar los siguientes:
Indicadores financieros
Indicadores de marketing
Indicadores de producción y operaciones
Indicadores de gestión humana
Indicadores de investigación y desarrollo
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PRINCIPALES TIPOS DE INDICADORES GESTIÓN

ESPECIFICA

Son los indicadores destinados a evaluar el desempeño de actividades específicas en el desempeño de la organización,
una dependencia o una tarea.

GESTIÓN DE PRESUPUESTO
Son los indicadores relacionados con la ejecución del presupuesto en función del direccionamiento estratégico de las
organizaciones para un determinado periodo de tiempo.

EFICIENCIA

Son los indicadores para evaluar la optimización de los recursos en un determinado periodo de tiempo por parte de la
organización.

PRODUCTIVIDAD

Son los indicadores que evalúan la relación entre los recursos requeridos para realizar una actividad y los resultados
obtenidos por la respectiva actividad.

COMPETITIVIDAD

Son los indicadores que evalúan la capacidad de la organización para mantenerse en el mercado y res preferida por el mercado
relacionado con la competencia y las dinámicas del entorno.

ACTIVIDAD

Son los indicadores que permiten medir las diferentes actividades que debe realizar una organización para el desarrollo de
su misión organizacional.

HERRAMIENTAS DE CONTROL ADMINISTRATIVO

Hay gran variedad de herramientas para realizar control en sus diferentes actividades y funciones, entre las principales se
encuentran las que se desarrolla a continuación.

PRESUPUESTOS:

Es la herramienta de control administrativo más común en las organizaciones y consigue en el proceso de establecer límites al manejo
de los recursos. Las empresas suelen tener presupuestos de ingresos, efectivo, de capital entre otros.

ESTADOS FINANCIEROS:

Expresa el estado de sus activos y movimientos de ingresos y costos en determinados periodos, los hay mensuales,
anuales o según las políticas de la compañía manejan su periodicidad.

ANÁLISIS FINANCIERO:

Les permite a los directivos evaluar el desempeño de la empresa según la información revelada en los estados financieros con
sus respectivos indicadores orientando al liderazgo de la organización a la toma de decisiones futuras sobre periodos actuales o
futuros.

VALOR AGREGADO (EVA)

Es una herramienta financiera para medir el rendimiento corporativo a partir de lo que la empresa realiza con sus activos, se
calcula restando la utilidad operativa después de impuestos menos el costo de capital total anual.

VALOR DEL MERCADO AGREGADO (MVA)

Determina el cálculo que hace el mercado de valores del valor de los proyectos de inversión pasados y futuros de la empresa.
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TABLERO DE MANDO

También conocido como BALANCE SCORECARD (BSC) consiste en un método para medir el desempeño de las
organizaciones en términos de su visión y estrategia, permite monitorear las organizaciones con indicadores adicionales a los
puramente financieros, ya que ofrece la posibilidad de medir la forma en que las unidades de negocio crean valor para sus
clientes presentes y futuros.
INFORME DEL PLAN DE MEJORA Y RECOMENDACIONES PARA OPTIMIZAR EL SISTEMA DE CONSULTORÍA DE
GESTIÓN INTEGRAL DE EVALUACIÓN DE CONTROL
EMPRESA SEGURIDAD PEGASO LTDA PRESENTACIÓN:
La EMPRESA SEGURIDAD PEGASO LTDA, es una empresa Bogotana, dedicada a la prestación de servicio de vigilancia y
seguridad privada armada y no armada con medios tecnológicos para diferentes áreas como estatal, residencial, industrial,
aeroportuaria entre otras, a nivel nacional. Cuenta con más de 10 años de experiencia en el mercado, se encuentra inscrito en la
cámara de comercio de Bogotá D.C, su proyección en los próximos 7 años es tener nuevas nuevos mercados en más
departamentos ampliando sus servicios a nivel nacional.

ANÁLISIS:

Se realizó una visita al depósito a La EMPRESA SEGURIDAD PEGASO LTDA con el objetivo de identificar los diferentes
procesos y funcionamiento de la empresa con autorización del Gerente General el Dr. SEBASTIAN DIA RIVERA quien
brindo la información referente a los ciclos administrativos y funcionamiento general. La empresa actualmente no cuenta con
un sistema integrado de gestión, políticas de gestión y sistemas administrativos estandarizados, se socializa con el Gerente
General, el control administrativo, como hoy se conoce es un proceso sistemático con el cual se miden las actividades que
desarrolla la organización para que estas coincidan con los objetivos de la empresa, teniendo una planeación, organización,
dirección y control, se explica el impacto positivo para la empresa implementar estos procesos ya que de esta forma el
crecimiento empresarial actual seria cuantificable y medible. Sin estos es muy difícil tener control y manejar las diferentes áreas
de la empresa por la ampliación de demanda en el mercado.
En el recorrido que se hizo en las instalaciones de la empresa se indago sobre los controles administrativos, su enfoque,
elementos de control para lo cual actualmente no se está llevando a cabo, explico el Gerente General en años anteriores no
habían contemplado conceptos como contabilidad, finanzas, orden en los inventarios, registro de operaciones, y gestión
administrativa.
Pero debido a la ampliación de obras, construcciones y reformas
fiscales se han visto en la necesidad de ir ajustando los procesos administrativos y financieros para darle un mejor rumbo a la
empresa, se analiza los enfoques actuales de la organización. Actualmente se maneja un control en el área de personal con
afiliaciones al sistema general de seguridad social, uso de elementos de protección para el personal y capacitación frecuente por
parte del gerente general sobre el uso de la maquinaria, mantenimientos y registro en un acta los registros de las fechas en las
que se hacen estas actividades; se evidencio aplican control preventivo y concurrente con el personal operativo.

PLAN DE MEJORAS Y RECOMENDACIONES PARA OPTIMIZAR EL SISTEMA DE CONTROL

Se socializa con el Gerente General la siguiente gráfica y los beneficios de implementar un tercer control en sus operaciones.
Finalizando el recorrido por las instalaciones con el Gerente General se indago si tenían un tablero de mando contemplando
que tienen
enfoques de control en los procesos, la respuesta fue negativa por parte del gerente, se socializa el funcionamiento del
tablero, Sus ventajas en la implementación de procesos por lo que se decide hacer una propuesta de implementar un sistema de
evaluación de gestión en el cual como estudiantes pondríamos en práctica lo aprendido en la asignatura y la empresa se vería
favorecida en la mejora de sus procesos internos y externos. Se implementaría:

Indicadores de gestión de control

Implementación tablero de control
Capacitación sobre el uso de las distintas herramientas de control administrativo
Seguimiento y plan de mejoramiento de los procesos implementados y sus indicadores

socializa el funcionamiento del tablero, Sus ventajas en la implementación de procesos por lo que se decide hacer una propuesta
de implementar un sistema de evaluación de gestión en el cual como estudiantes pondríamos en práctica lo aprendido en la
asignatura y la empresa se vería favorecida en la mejora de sus procesos internos y externos. Se implementaría:

Indicadores de gestión de control

Implementación tablero de control
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Capacitación sobre el uso de las distintas herramientas de control administrativo

Seguimiento y plan de mejoramiento de los procesos implementados y sus indicadores.
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BIBLIOGRAFIA:

https://www.auditool.org/blog/auditoria-interna/6619-como-estructurar-un-informe-de-consultoria

(https://www.auditool.org/blog/auditoria-interna/6619-como-estructurar-un-informe-de-consultoria,
s. f.)

https://www.economia.gob.cl/wp-content/uploads/2018/04/INFORME_FINAL_VOUCHER-14_03-PDF.pdf

(https://www.economia.gob.cl/wp-content/uploads/2018/04/INFORME_FINAL_VOUCHER-14_03-
PDF.pdf, s. f.)
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