Actividad 7 -Informe de Consultoría Sobre Control Primera Parte

Ana Geraldin Quiceno, Leidy Tatiana Bolaños, Eusebio Cerdas Davala

ID 283669, ID 338893, ID 625250

Contaduría Pública, Corporación Universitaria Minuto de Dios (UNIMINUTO)

Procesos Administrativos NRC. 3378, Unidad 5, Actividad 7

Profesor, Juan Darío Rodríguez Beltrán.

5 de marzo de 2021
 INTRODUCCIÓN

El sistema Integral de evaluación de Gestión es una herramienta que le permite a la

entidad de manera sistémica aplicar conceptos de control administrativo, indicadores de
gestión estableciendo estándares para dirigir y evaluar su desempeño en procesos internos y
externos de la empresa en aras de mejorar su efectividad y desempeño aplicando
herramientas de control. El presente documento evidencia los avances alcanzados en dicho
sistema, los cuales se estructuran en cuatro segmentos: En la parte inicial, se presenta
Definición del concepto de control administrativo y su aplicación en la organización,
posteriormente, el segundo segmento representa un Análisis de los enfoques, elementos del
control y su integración con el sistema de gestión en la organización, la tercera parte hace
referencia Uso del tablero de mando y las distintas herramientas de control administrativo
que maneja la organización. Por último, se presentará un Plan de mejora con
recomendaciones a la organización para optimizar su sistema de control haciendo énfasis en
los indicadores de gestión.
OBJETIVOS

 Evaluación del funcionamiento del actual del sistema integral de control de la

Empresa S.O.S Empresa de seguridad, mediante la aplicación de herramientas como
conceptos administrativos, elementos básicos de proceso, mediciones de resultados
a través de una encuesta basada en la visita a las instalaciones de la empresa.
 Observación y verificación documental a cada uno de los diferentes componentes
del sistema a fin de realizar el diagnóstico y establecer puntos de mejora.
 Establecer los riesgos a los que se expone la empresa a través del análisis de los
datos recopilados para determinar las bases de mejoramiento.
 Diseñar una propuesta de mejoramiento mediante la identificación de las
debilidades del sistema para minimizar o eliminar los riesgos a los que se ve
expuesta la empresa.
 CONCEPTOS

Control Administrativo Y Aplicación En La Organización

Proceso sistemático de regular o medir las actividades que desarrolla la organización para
que estas coincidan con los objetivos y expectativas establecidos en sus planes. Así, la
planeación, organización, la dirección, y el control están estrechamente interrelacionados.
Sin planes, sin organización, y sin dirección, el control es imposible, debido a que se realiza
sobre lo planeado y sobre criterios preestablecidos.

Enfoques

Son controles que se llevan a cabo en las organizaciones para antes, durante o después de
que un proceso o evento ocurra, estos tipos de control se denominan, control anticipado o
preventivo, control durante o concurrente, y control posterior o retroalimentación.

Elementos Básicos Del Proceso De Control Administrativo

Todos los procesos de control en las organizaciones se deben caracterizar por los elementos
básicos que se desarrollan a continuación:

Claridad Sobre Los Objetos Y Estrategias Organizacionales

Para las organizaciones es primordial que en un proceso de control administrativo se

comience por tener claros los objetivos y estrategias organizacionales, de forma que el
respectivo control se realice sobre su cumplimiento.

Establecimiento De Estándares

Consiste en establecer parámetros o estándares específicos para los factores críticos de

éxito, es decir, de aquellos aspectos o actividades considerados clave o que son
determinantes para el logro de objetivos.

Medición De Resultados
Permiten medir las actividades y en particular, los resultados de las acciones realizadas
considerando aspectos como: que es exactamente lo que se quiere medir y como se medirá,
cada cuanto se mide y cuál es la fuente que proveerá la información a medir.

Comparación De Los Resultados Con Los Estándares

Consiste en comparar los resultados de medición con los estándares o parámetros

establecidos al momento de fijar los objetivos corporativos y las estrategias para lograrlo.
Cuando los resultados son diferentes de los estándares se requieren ajustes a las acciones
que conducen a los resultados para mejorarlos.

Evaluación De Resultados y Toma De Acciones

Un aspecto importante en el proceso de control es evaluar los resultados de la actividad de

las organizaciones y comparar los resultados en función de los estándares definidos para el
logro de los objetivos de la organización.

Retroalimentación

Realizadas la evaluación de resultados y la toma de decisiones a implementar se comunica

la evaluación a las personas involucradas. Se les comenta las decisiones que igualmente se
ajustan ante las observaciones de dichas personas y se reinicia el proceso de control.

Indicadores
Los indicadores de gestión reflejan datos veraces y fiables, ya que el análisis de la
situación, de otra manera, no será correcto. Por otra parte, si los indicadores son ambiguos,
la interpretación será complicada.

Lo que permite un indicador de gestión es determinar si un proyecto o una organización

están siendo exitosos o si están cumpliendo con los objetivos. El líder de la organización es
quien suele establecer los indicadores de gestión, que son utilizados de manera frecuente
para evaluar desempeño y resultados.

Clasificación Indicadores
La variedad de formas de clasificar los indicadores de gestión del desempeño de las
organizaciones, a continuación, se presenta una de las más usuales.
 Gestión Corporativa
Permiten evaluar el desempeño total o global de las organizaciones.

 Gestión De Unidad Estratégica Corporativa

Permiten evaluar el desempeño de las diferentes unidades de negocio en aquellas
organizaciones que realizan su actividad con diferenciación de unidad de negocio.
 Gestión Actividad De Áreas Funcionales
Son indicadores diseñados para medir y evaluar el desempeño de las áreas funcionales de la
organización. Entre los principales de la actividad funcional se suelen mencionar los
siguientes:

 Indicadores financieros
 Indicadores de marketing
 Indicadores de producción y operaciones
 Indicadores de gestión humana
 Indicadores de investigación y desarrollo

Principales Tipos De Indicadores

 Gestión Especifica
Son los indicadores destinados a evaluar el desempeño de actividades específicas en el
desempeño de la organización, una dependencia o una tarea.
 Gestión De Presupuesto
Son los indicadores relacionados con la ejecución del presupuesto en función del
direccionamiento estratégico de las organizaciones para un determinado periodo de tiempo.
 Eficiencia
Son los indicadores para evaluar la optimización de los recursos en un determinado periodo
de tiempo por parte de la organización.
 Productividad
Son los indicadores que evalúan la relación entre los recursos requeridos para realizar una
actividad y los resultados obtenidos por la respectiva actividad.
 Competitividad
Son los indicadores que evalúan la capacidad de la organización para mantenerse en el
mercado y res preferida por el mercado relacionado con la competencia y las dinámicas del
entorno.
 Actividad
Son los indicadores que permiten medir las diferentes actividades que debe realizar una
organización para el desarrollo de su misión organizacional.

Herramientas De Control Administrativo

Hay gran variedad de herramientas para realizar control en sus diferentes actividades y
funciones, entre las principales se encuentran las que se desarrolla a continuación.

Presupuestos
Es la herramienta de control administrativo más común en las organizaciones y consigue en
el proceso de establecer límites al manejo de los recursos. Las empresas suelen tener
presupuestos de ingresos, efectivo, de capital entre otros.

Estados financieros
Expresa el estado de sus activos y movimientos de ingresos y costos en determinados
periodos, los hay mensuales, anuales o según las políticas de la compañía manejan su
periodicidad.

Análisis Financiero
Les permite a los directivos evaluar el desempeño de la empresa según la información
revelada en los estados financieros con sus respectivos indicadores orientando al liderazgo
de la organización a la toma de decisiones futuras sobre periodos actuales o futuros.

Valor Agregado (EVA)

Es una herramienta financiera para medir el rendimiento corporativo a partir de lo que la
empresa realiza con sus activos, se calcula restando la utilidad operativa después de
impuestos menos el costo de capital total anual.
 Valor Del Mercado Agregado (MVA)
Determina el cálculo que hace el mercado de valores del valor de los proyectos de inversión
pasados y futuros de la empresa.
TABLERO DE MANDO

También conocido como BALANCE SCORECARD (BSC) consiste en un método para

medir el desempeño de las organizaciones en términos de su visión y estrategia, permite
monitorear las organizaciones con indicadores adicionales a los puramente financieros, ya
que ofrece la posibilidad de medir la forma en que las unidades de negocio crean valor para
sus clientes presentes y futuros.

Informe Del Plan De Mejora Y Recomendaciones Para Optimizar El Sistema De

Consultoría De Gestión Integral De Evaluación De Control - S.O.S Empresa de seguridad

La empresa S.O.S Empresa de seguridad, es una empresa Bogotana, dedicada a la

prestación de servicio de vigilancia y seguridad privada armada y no armada con medios
tecnológicos para diferentes áreas como estatal, residencial, industrial, aeroportuaria entre
otras, a nivel nacional. Cuenta con más de 10 años de experiencia en el mercado, se
encuentra inscrito en la cámara de comercio de Bogotá D.C, su proyección en los próximos
7 años es tener nuevas nuevos mercados en más departamentos ampliando sus servicios a
nivel nacional.

 Análisis
Se realizó una visita a la compañía, S.O.S Empresa de seguridad con el objetivo de
identificar los diferentes procesos y funcionamiento de la empresa con autorización del
gerente general quien brindo la información referente a los ciclos administrativos y
funcionamiento general. La empresa actualmente no cuenta con un sistema integrado de
gestión, políticas de gestión y sistemas administrativos estandarizados, se socializa con el
Gerente General, el control administrativo, como hoy se conoce es un proceso sistemático
con el cual se miden las actividades que desarrolla la organización para que estas coincidan
con los objetivos de la empresa, teniendo una planeación, organización, dirección y
control, se explica el impacto positivo para la empresa implementar estos procesos ya que
de esta forma el crecimiento empresarial actual seria cuantificable y medible. Sin estos es
muy difícil tener control y manejar las diferentes áreas de la empresa por la ampliación de
demanda en el mercado.
En el recorrido que se hizo en las instalaciones de la empresa se indago sobre los controles
administrativos, su enfoque, elementos de control para lo cual actualmente no se está
llevando a cabo, explico el Gerente General en años anteriores no habían contemplado
conceptos como contabilidad, finanzas, orden en los inventarios, registro de operaciones, y
gestión administrativa. Pero debido a la ampliación de obras, construcciones y reformas
fiscales se han visto en la necesidad de ir ajustando los procesos administrativos y
financieros para darle un mejor rumbo a la empresa, se analiza los enfoques actuales de la
organización. Actualmente se maneja un control en el área de personal con afiliaciones al
sistema general de seguridad social, uso de elementos de protección para el personal y
capacitación frecuente por parte del gerente general sobre el uso de la maquinaria,
mantenimientos y registro en un acta los registros de las fechas en las que se hacen estas
actividades; se evidencio aplican control preventivo y concurrente con el personal
operativo.