PLANIFICACIÓN RIESGOS

REGISTRO

Responsable

Grupo de trabajo

Objetivo
 ACCIONES MATRIZ DE
RIESGOS INFORMES DASHBOARD
CORRECTIVAS PRIORIDADES

Identificar los riesgos y priorizar para mitigar los mismos

ID. Proceso Actividad Riesgos Ocurrencia de la Gravedad para el proceso Capacidad de detección del RPN - Riesgo: clasificación Control y Mitigación
posibilidad riesgo (Riesgo número de prioridad)

1 Registro Facturas Asegurar que todas las obligaciones se generen en CxP Contabilizar una obligación que no corresponda a un pago real 6 4 2 48 riesgo moderado Permisos de registro de facturas en SAP sólo usuarios Cuentas por Pagar
2 Registro Facturas Asegurar que todas las obligaciones se generen en CxP Contabilizar una obligación que no corresponda a un pago real 4 9 2 72 crítico de riesgo Permisos de registro de facturas en SAP sólo usuarios Cuentas por Pagar
Registro Obligacionbes de Pagos (No Facturas) Registro obligaciones con clases de documentos distintos a los de Acreedores Pagar documento cuya obligación no se haya registrado en Cuentas por Pagar 1. Incluir en nómina de proveedores sólo las clases de documentos de Acreedor y HR
3 4 9 2 72 crítico de riesgo
Registro Obligacionbes de Pagos (No Facturas) Registro obligaciones con clases de documentos distintos a los de Acreedores Pagar documento cuya obligación no se haya registrado en Cuentas por Pagar 2. Asegurar que nómina de proveedores incluya sólo documentos registrados por usuarios
4 7 9 5 315 crítico de riesgo de Cuentas por Pagar
Registro Obligacionbes de Pagos (No Facturas) Registro obligaciones con clases de documentos distintos a los de Acreedores Pagar documento cuya obligación no se haya registrado en Cuentas por Pagar 3. Asegurar que documentos clase HR sean generados sólo por P&O
5 6 8 4 192 alto riesgo

6 Anticipos Generar anticipos de pagos a Acreedores Generar anticipos sin espacio en el pedido 6 4 2 48 riesgo moderado 1. No contabilizar solicitudes de anticipos mayor a 4 días
Anticipos Generar anticipos de pagos a Acreedores Generar anticipos sin espacio en el pedido 2. En la generación de anticipo, excluir aquellos que tengan factura registada para el
7 4 9 2 72 crítico de riesgo mismo pedido / posición

8 Registro Facturas Rechazar facturas que estén fuera de procedimiento Pagar una factura sin sustento de material o servicio o bien con diferencias 3 1 4 12 bajo riesgo 1. Rechazar facturas fuera de lista blanca que al 8vo día no se hayan contabilizado
Registro Facturas Rechazar facturas que estén fuera de procedimiento Pagar una factura sin sustento de material o servicio o bien con diferencias 2. Asegurar que lista blanca contengan todos los proveedores estratégicos (Definirlos)
9 7 9 5 315 crítico de riesgo

10 Registro Facturas Rechazos de facturas Factura en WF y factorizada después del 8vo día 6 8 4 192 alto riesgo Gestión diaria de WF para su oportuna contabilización y pago
Recepción de documentos Validar que todos los documentos mercantiles autorizados por la entidad fiscal No pagar los impuestos oportunamente Cotejar a detalle libro de compras fisacl de cada país con SAP
11 respectiva de cada país haya ingresado a SAP 6 4 2 48 riesgo moderado
Recepción de documentos Recepción de facturas No Electrónica No pagar al proveedor porque Operador Logístico Internacional (Geodis) no subió 1. Geodis debe generar - semanalmente - informe de control pareando embarques vs
12 factura a VIM 4 9 2 72 crítico de riesgo facturas subidas al VIM
13 Recepción de documentos Recepción de facturas No Electrónica Duplicar documentos de proveedores extranjeros en VIM 6 4 2 48 riesgo moderado 1.Geodis debe asegurar que documentos suban sólo una vez
14 Recepción de documentos Recepción de facturas No Electrónica Duplicar documentos de proveedores extranjeros en VIM 4 9 2 72 crítico de riesgo 1.Geodis debe asegurar que documentos suban sólo una vez
Recepción de documentos Recepción de facturas No Electrónica por servicios de proveedores extranjeros El proveedor no envía factura al canal formal de Cuentas por pagar Validar que proveedor de servicios con HES emitida por primera vez cuenten con la
15 4 9 2 72 crítico de riesgo factura respectiva en un plazo no superior a 30 días
Pago de documentos Generar nóminas de pagos automáticas para sociedades de Chile Pagar un documento que debería estar bloqueado Validar - periódicamente - que todos los procesos de bloqueos automáticos estén
16 7 9 5 315 crítico de riesgo funcionando correctamente
Anticipos Recuperación de pagos No recuperar anticipos antiguos Generar informe - periódico - de anticipos abiertos +180 días
17 6 8 4 192 alto riesgo KRI Anticipos Abiertos +180 días
Factoring Pagos de facturas Pagar al proveedor documentos cedidos al factoring 1. Controlar que documentos cedidos estén contabilizados, trasladados y bloqueados
18 6 4 2 48 riesgo moderado 2. Marcar con bloqueo "F" en VIM documentos cedidos

Factoring Trasladar obligación a nuevo tenedor de documento (manual) Pagar documento re-cedido a un factoring errónero 1. Controlar - diariamente - que el tenedor del documento cedido sea el último notificado
19 4 9 2 72 crítico de riesgo por SII
20 Factoring Trasladar obligación a nuevo tenedor de documento (manual) Pagar documento re-cedido a un factoring errónero 3 1 4 12 bajo riesgo 2. Ofrecer Monkey a provedores Pymes que factorizan
Factoring 1. Generar - diariamente - alerta a equipos de Operaciones de CPP de aquellos facturas
21 7 9 5 315 crítico de riesgo factorizadas y pendientes de Contabilizar
Factoring 2. Exigir el rechazo del documento factorizado cuando llegado el 8vo día no se ha
22 6 8 4 192 alto riesgo contabilizado
23 Factoring Rechazar facturas de proveedores invalidos 6 4 2 48 riesgo moderado Control (KrI) diario de proveedores invalidos
Pago de documentos Control - informe diario de documentos vencidos o por vencer para efectos de la ley de
24 6 4 2 48 riesgo moderado pago a 30 días (WF o Bloqueados)
1-Pago facturas Sociedades chilenas 1-no cumplimiento de la ley, error en pagos, sin bloqueo
2-Factoring 2-Fraude3-Pagar tarde, error en nómina
3-Pago Sociedades Extranjeras 4-Pago al proveedor que factorizo
4-Robot factoring 5-Pago duplicado, pago erróneo
25 5-Pago Carta de Crédito 4 9 2 72 crítico de riesgo 6-
6-Gobierno pagos

Atención a Proveedores Asegurar que todas las consultas derivadas de proveedores, sean resueltas
26 diariamente por las áreas internas de CMPC. 4 9 2 72 crítico de riesgo

27 Atención a Proveedores Rechazos de facturas oportuno 7 9 5 315 crítico de riesgo Análisis diario de facturas recepcionadas.
Atención a proveedores Acusar recibo de facturas rechazadas 1. Identificar diariamente facturas rechazadas sin NC emitida (limite 1 semana)
28 6 8 4 192 alto riesgo 2. Contactar a proveedores sin NC
29

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Control y Mitigación Acción responsable Inicio Previsión del Final real Plazo Plazo real estatus
final programado

Permisos de registro de facturas en SAP sólo usuarios Cuentas por Pagar 1. Se eliminaron recientemente los roles de usuarios de cuentas por pagar en todos los negocios, salvo USA y Perú, con restricciones. Violeta Prat No Iniciado

Permisos de registro de facturas en SAP sólo usuarios Cuentas por Pagar 2. Incorporar un control periódico automático en GRC que alerte cuando se asignen roles a nuevos con MIRO Jefe Cuentas por Pagar No Iniciado

1. Incluir en nómina de proveedores sólo las clases de documentos de Acreedor y HR Automatizar filtros en nóminas, evitar que sea manual Jefe de Pagos No Iniciado

2. Asegurar que nómina de proveedores incluya sólo documentos registrados por usuarios de Cuentas por Pagar Automatizar filtros en nóminas, evitar que sea manual Jefe de Pagos No Iniciado

3. Asegurar que documentos clase HR sean generados sólo por P&O En revisión Jefe de Pagos No Iniciado

1. No contabilizar solicitudes de anticipos mayor a 4 días En validación, modificación de procedimiento. Jefe Cuentas por Pagar No Iniciado

2. En la generación de anticipo, excluir aquellos que tengan factura registada para el mismo pedido / posición
En validación, modificación de procedimiento. Jefe Procesos No Iniciado

1. Rechazar facturas fuera de lista blanca que al 8vo día no se hayan contabilizado Jefe Cuentas por Pagar No Iniciado

2. Asegurar que lista blanca contengan todos los proveedores estratégicos (Definirlos) Revisar cada 6 meses lista blanca Jefe Cuentas por Pagar No Iniciado

Gestión diaria de WF para su oportuna contabilización y pago Analizar y escalar WF diariamente, bandeja de entrada cero WF al final del día hasta 18:00 hrs Jefe Cuentas por Pagar No Iniciado

Cotejar a detalle libro de compras fisacl de cada país con SAP Diferenciar acciones de acuerdo a la realidad de cada país Ricardo Riquelme No Iniciado

1. Geodis debe generar - semanalmente - informe de control pareando embarques vs facturas subidas al VIM Generar reunión con Geodis, logistica de Importaciones y Gerencia de Administración Ximena Ramos No Iniciado

1.Geodis debe asegurar que documentos suban sólo una vez Generar reunión con Geodis, logistica de Importaciones y Gerencia de Administración Ximena Ramos No Iniciado

1.Geodis debe asegurar que documentos suban sólo una vez Armar set de ejemplos con errores típocos de Geodis Mónica Casanueva No Iniciado

Validar que proveedor de servicios con HES emitida por primera vez cuenten con la factura respectiva en un plazo n Reforzar con Compras la formalidad del envío de documentos Claudia López No Iniciado

Validar - periódicamente - que todos los procesos de bloqueos automáticos estén funcionando correctamente En definición Violeta Prat No Iniciado

Generar informe - periódico - de anticipos abiertos +180 días Informe implementado (PowerBI) Mónica Casanueva No Iniciado
KRI Anticipos Abiertos +180 días Por definir
1. Controlar que documentos cedidos estén contabilizados, trasladados y bloqueados
Mónica Casanueva No Iniciado
2. Marcar con bloqueo "F" en VIM documentos cedidos

1. Controlar - diariamente - que el tenedor del documento cedido sea el último notificado por SII Revisar efectividad de controles existentes Mónica Casanueva No Iniciado

2. Ofrecer Monkey a provedores Pymes que factorizan % de cobertura en Monkey Claudia López No Iniciado

1. Generar - diariamente - alerta a equipos de Operaciones de CPP de aquellos facturas factorizadas y pendientes Implementado Monica Casanueva No Iniciado

2. Exigir el rechazo del documento factorizado cuando llegado el 8vo día no se ha contabilizado Monica Casanueva No Iniciado

Control (KrI) diario de proveedores invalidos Cesar No Iniciado

Control - informe diario de documentos vencidos o por vencer para efectos de la ley de pago a 30 días (WF o Bloqueados)
1-Contabilizados por Cuentas por pagar, por clase de documento, vcto, layout Cesar No Iniciado
1-no cumplimiento de la ley, error en pagos, sin bloqueo 1-ok
2-Fraude3-Pagar tarde, error en nómina 2-Control diario, reclamo 2-ok
3-Revisión previa antes de ejecutar la nómina
4-Pago al proveedor que factorizo 3-ok No Iniciado
4-Control manual del reporte del robot
5-Pago duplicado, pago erróneo 4-
5-mejora en pedido de compra información en texto. control con TX
6- 1)Indicador 5-en proceso
6-Power BI ytiempo demanual
revisión respuesta.(2 días) Claudia López
2)Indicador ID resueltos
1.- Indicador de rechazo.
Análisis diario de facturas recepcionadas. Claudia López No Iniciado
2.- reglas de negocios VIM
1. Identificar diariamente facturas rechazadas sin NC emitida (limite 1 semana) No Iniciado
2. Contactar a proveedores sin NC
 Elegir proceso con su riesgo: y ver la gravedad con su probabilidad de ocurrir en

100%
Frecuente
90%

80%
Probable
70%
Frecuencia

60%
Ocasional
50%

40% X
Posible
30%

20%
Improbable
10%

10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%

Top 5 Riesgos
Registro obligaciones con clases de
documentos distintos a los de Acreedores
Rechazar facturas que estén fuera de
procedimiento
Asegurar que todas las consultas derivadas de
proveedores, sean resueltas diariamente por
las áreas internas de CMPC.
Registro obligaciones con clases de
documentos distintos a los de Acreedores
0 0
RPN - Riesgo:
Acción (Riesgo número de prioridad) Las acciones correctivas
13% 13%
Pagar documento cuya obligación no se haya 1. Incluir en nómina de proveedores sólo las
72 2%
registrado en Cuentas por Pagar clases de documentos de Acreedor y HR
13%
Pagar una factura sin sustento de material o 12 1. Rechazar facturas fuera de lista blanca que al
servicio o bien con diferencias 8vo día no se hayan contabilizado
0 315 0
58%
Pagar documento cuya obligación no se haya 1. Incluir en nómina de proveedores sólo las
72
registrado en Cuentas por Pagar clases de documentos de Acreedor y HR
Pagar documento cuya obligación no se haya registrado en Cuentas por Pagar
Pagar una factura sin sustento de material o servicio o bien con diferencias
0
72 0 Pagar documento cuya obligación no se haya registrado en Cuentas por Pagar
0
Estado de las acciones
enero febrero marzo abril mayo junio julio agosto septiembre octubre noviembre diciembre total
correctivas

En proceso 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

terminado 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

terminado tarde 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

atrasado 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

En proceso
terminado
terminado tarde
atrasado

0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
enero febrero marzo abril mayo junio julio agosto septiembre octubre noviembre diciembre
Número de riesgos (relación) bajo riesgo riesgo moderado alto riesgo crítico de riesgo

14:28
La clasificación que tiene más
riesgos registradas es la de crítico
de riesgo con 14 de 28
crít 14

crítico de 14 50.0%
riesgo
crítico de riesgo
50.0%
alto riesgo 5 17.9%
alto riesgo

riesgo 7 25.0%
moderado 25.0%
riesgo moderado
17.9%

bajo riesgo 2 7.1% 7.1%

bajo riesgo
 aparición severidad detección
matriz de unión 1 Registro Facturas - 6 4 2

Puntuación = BUSCARV pestaña FMEA

1 1 11 bajo riesgo
1 2 12 bajo riesgo
1 3 13 bajo riesgo
1 4 14 bajo riesgo
1 5 15 bajo riesgo
1 6 16 bajo riesgo
1 7 17 bajo riesgo
1 8 18 bajo riesgo
1 9 19 bajo riesgo
1 10 110 bajo riesgo
2 1 21 bajo riesgo
2 2 22 bajo riesgo
2 3 23 bajo riesgo
2 4 24 bajo riesgo
2 5 25 riesgo moderado
2 6 26 riesgo moderado
2 7 27 riesgo moderado
2 8 28 riesgo moderado
2 9 29 riesgo moderado
2 10 210 riesgo moderado
3 1 31 bajo riesgo
3 2 32 bajo riesgo
3 3 33 bajo riesgo
3 4 34 riesgo moderado
3 5 35 riesgo moderado
3 6 36 riesgo moderado
3 7 37 riesgo moderado
3 8 38 riesgo moderado
3 9 39 alto riesgo
3 10 310 alto riesgo
4 1 41 bajo riesgo
4 2 42 bajo riesgo
4 3 43 riesgo moderado
4 4 44 riesgo moderado
4 5 45 riesgo moderado
4 6 46 riesgo moderado
4 7 47 alto riesgo
4 8 48 alto riesgo
4 9 49 alto riesgo
4 10 410 alto riesgo
5 1 51 bajo riesgo
5 2 52 riesgo moderado
5 3 53 riesgo moderado
5 4 54 alto riesgo
5 5 55 alto riesgo
5 6 56 alto riesgo
5 7 57 alto riesgo
5 8 58 alto riesgo
5 9 59 alto riesgo
5 10 510 alto riesgo
6 1 61 bajo riesgo
6 2 62 riesgo moderado
6 3 63 riesgo moderado
6 4 64 alto riesgo
6 5 65 alto riesgo
6 6 66 alto riesgo
6 7 67 alto riesgo
6 8 68 alto riesgo
6 9 69 alto riesgo
6 10 610 alto riesgo
7 1 71 bajo riesgo
7 2 72 riesgo moderado
7 3 73 riesgo moderado
7 4 74 alto riesgo
7 5 75 alto riesgo
7 6 76 alto riesgo
7 7 77 alto riesgo
7 8 78 alto riesgo
7 9 79 alto riesgo
7 10 710 alto riesgo
8 1 81 bajo riesgo
8 2 82 riesgo moderado
8 3 83 riesgo moderado
8 4 84 alto riesgo
8 5 85 alto riesgo
8 6 86 alto riesgo
8 7 87 alto riesgo
8 8 88 alto riesgo
8 9 89 alto riesgo
8 10 810 alto riesgo
9 1 91 crítico de riesgo
 9 2 92 crítico de riesgo
9 3 93 crítico de riesgo
9 4 94 crítico de riesgo
9 5 95 crítico de riesgo
9 6 96 crítico de riesgo
9 7 97 crítico de riesgo
9 8 98 crítico de riesgo
9 9 99 crítico de riesgo
9 10 910 crítico de riesgo
10 1 101 crítico de riesgo
10 2 102 crítico de riesgo
10 3 103 crítico de riesgo
10 4 104 crítico de riesgo
10 5 105 crítico de riesgo
10 6 106 crítico de riesgo
10 7 107 crítico de riesgo
10 8 108 crítico de riesgo
10 9 109 crítico de riesgo
10 10 1010 crítico de riesgo
Media (+ d c y t)
4