ANGELICA C.

A
Manual del Usuario
UNIAGRARIA 2017. Reservados todos los derechos
ANGELICA C.A VBA

Autor del Programa Sander Ferney Julio Barboza

Director del Proyecto Juan Pablo Londoño Linares
Edición del Manual Sander Ferney Julio Barboza

1° Edición – Octubre de 2017

UNIAGRARIA
SANTAFE DE BOGOTÁ
:
 Contenido
ANGELICA C.A

MANUAL DEL USUARIO

1. INTRODUCCIÓN 1
EL PROGRAMA 2
REQUERIMIENTOS TÉCNICOS 3
INSTALACIÓN 3
EJECUCIÓN DEL PROGRAMA 3
PREPARACIÓN DEL PROGRAMA 4
EL CUIDADO DE LA INFORMACIÓN 8

2. OPCIONES GENERALES 9
CONCEPTOS BÁSICOS DE ALMACÉN EN OBRA 10
EL MENÚ PRINCIPAL 11
EJEMPLO PRÁCTICO 12
PASO 1: INICIEMOS POR RECONOCER EL LIBRO DE REGISTROS 12
PASO 2: REALIZAR UN PEDIDO 13
PASO 3: IMPRIMIR PEDIDO 17
PASO 4: REALIZAR UNA ENTRADA 18
PASO 5: CONSULTAR PENDIENTES Y STOCK (KARDEX) 19
PASO 6: REGISTRAR SALIDAS 22
1. Introducción
El programa
ANGELICA C.A es una plataforma modelada en visual Basic para Excel que
funciona como complemento de Excel en la modalidad de macros , la progra-
mación está dirigida a la captura inteligente de datos producto de los movi-
mientos realizados en un almacén de obra que a diferencia de cualquier otro
almacén cuenta con una serie de movimientos específicos en construcciones
tradicionales de vivienda multifamiliar, que su vez dan lugar a informes ge-
renciales y a largo plazo colectan a bases de datos retroalimentarías en el pro-
ceso kaizen o de mejora continua en empresas de construcción.
La interfaz con el usuario funciona bajo los segmentos y principios de la pro-
gramación intuitiva, cualidad que permite ser manejado por cualquier personal
con conocimientos básicos de Microsoft Excel y una instrucción mínima.
De esta manera Angelica C.A está en la capacidad de generar informes de:

 Stock en tiempo real del material en almacén

 Materiales pendientes según proveedor
 Movimientos por trabajador obra o proveedor
 Control de entrada de concretos
 Control de entrada de aceros
 Pedidos por proveedor material remisión o fecha
 Devoluciones, prestamos, traslados
 Viajes de retiro de escombro
 Viajes de agregados pétreos
 Alquiler de equipos
 Reajustes administrativos
 inclusión de personal en obra
 gastos según presupuesto
 Informes txt para análisis de bases de datos
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Requerimientos Técnicos
Para operar normalmente el programa requiere de computadores PC con la si-
guiente configuración: procesador de 500 MHZ o superior, 100 MB o más de
memoria RAM y 100 MB de espacio inicial en el disco duro, que puede au-
mentar dependiendo de la cantidad de obras y de movimientos que deba mane-
jar el programa.

Será indispensable contar con Microsoft Excel 2007 o superior instalado en el

equipo puesto que el aplicativo funciona bajo la modalidad de complemento en
macros.

Instalación
1. Copie le archivo ejecutable Excel habilitado para macros en su carpeta de
destino.

2. Habilite el contenido de macros

Ejecución del Programa

Al terminar la instalación
su pantalla mostrará la
pantalla de Bienvenida,
pulsar aceptar y continuar.
 Después de unos segundos aparecerá una pantalla de Control de Acceso por
usuario y contraseña (USUARIO 1: ALMACENISTA; USUARIO 2:
RESIDENTE):

Preparación del programa

Antes de empezar con la gestión de materiales en obra, es necesario propor-
cionar al programa la información general acerca de la empresa el proyecto
principal, materiales de obra ,unidades, precios unitarios y proveedores, todo
lo cual se hace con la del Menú / libro de Registros/Menú de administrador.
Estas configuraciones solo pueden ser realizadas desde el perfil del Adminis-
trador “Residente”. Por defecto el programa tiene cargados un base de datos
con los materiales más comunes para cada capítulo de obra.
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Al dar clic en el usuario activo se desplegara el menú disponible para ese usua-
rio:
En la primera opción DATOS DE OBRA, se identificara la obra y su locali-
zación:

En la segunda opción: LISTAS DE ADMISTRACION, se configuran las tablas

básicas de organización como son: obras a las que se podría realizar traslados
de material, unidad de medida para viajes de volqueta, unidades de medida a
utilizar en el programa, grupos elementos pisos o niveles para clasificar el uso
del concreto y el acero, intervalos de horas y cantidades de concreto, por defec-
to el programa está cargado con la configuración en la imagen siendo está to-
talmente modificable.
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En la tercera opción: BASES DE DATOS, se encuentran cada uno de listas de

materiales, precios unitarios, proveedores y trabajadores dividido en dos gran-
des grupos: BD AREAS INVENTARIOS Y BD AREAS TRABAJO

En el área de inventarios al dar clic en cualquier grupo se despegara la base de

datos correspondiente, por defecto el programa tiene cargados algunos datos
básicos para cada grupo.
 La cuarta opción ELIMINAR REGITROS CANCELADOS permitirá eliminar
registros del libro de registros lo cual se explicara más adelante.

La quinta opción permitirá cambar las contraseñas por defecto:

 ALMACENISTA: ALMACEN2014
 RESIDENTE: RESIDENTE2014

NOTA: Las contraseñas deben escribirse en mayúsculas.

El cuidado de la información

ANGELICA C.A utiliza Bases de Datos en Excel para salvaguardar la inte-

gridad de la información que se captura o que se genera en los procesos del
programa, los datos registrados se guardan automáticamente con cada modifi-
cación lo que permite conservar una base de registros actualizada aun con falla
de electricidad.

Así mismo el programa limita el acceso de los usuarios de tal manera que las
modificaciones, cancelaciones, configuraciones iniciales y cambios de contra-
seña estén disponibles únicamente para el perfil administrador.
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2. Opciones Generales
Conceptos básicos de almacén en obra

Menú Descripción

Pedidos o requisiciones Documento mediante el cual el almacenista solicita a la oficina de

compras los materiales requeridos en el almacén.

Entradas Registros del ingreso de materiales al almacén, solicitados me-

diante pedido.

Salidas Registros de los materiales entregados a los trabajadores de la

obra.

Devoluciones Registro de la devoluciones hechas al proveedor por daños, malas

especificaciones, etc.

Ingreso por préstamo Registro de materiales que regresan de la obra al almacén.

Traslados Registros de los materiales entregados a otras obras.

Fecha Fecha de registro. El programa coloca por defecto la que tenga el

computador.

Remisión Documento soporte del proveedor donde se indica el material

solicitado por la oficina de compras, el documento debe estar
referenciado por algún código.

Consecutivo Número del documento que sirve como soporte de la entrega del
material a la obra.

kardex Es la tabla o cuenta total donde se presenta la existencia actual de

cada material y los datos más importantes que se definieron duran-
te su creación.
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El Menú Principal
El menú principal comprende la ruta de acceso organizada ara cada una de las
funciones del aplicativo:
Ejemplo práctico
Todo proceso de almacén tiene un ciclo básico (PEDIDO, ENTRADA,
SALIDA) sin embargo en la gestión de almacenista en obra existen materiales
cuyo ciclo se limita a la (ENTRADA Y SALIDA) como son: concreto, acero y
viajes de volqueta, en ese sentido iniciaremos un ejemplo práctico cada uno de
los casos:

CASO 1: (PEDIDO-ENTRADA-SALIDA)
Paso 1: Iniciemos por reconocer el libro de registros
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El libro de registro es una base de datos en Excel que se alimenta de todos los registros
realizados (entradas, salidas, pedidos, devoluciones etc. en sus cantidades unidades fe-
chas y datos correspondientes, su carácter es de consulta puesto que los datos nos son
modificables en el libro de registro, (únicamente el administrador puede realizar modifi-
caciones). Inicialmente el libro este vacío puesto que no se ha realizado ningún registro
más adelante revisaremos como cada movimiento será registrado.

Al presionar inicio volveremos al menú principal.

Paso 2: Realizar un pedido
 Esta opción permitirá regresar al menú principal

Por defecto se generara un

Consecutivo para cada pedido

Al seleccionar el área de inventario

se desplegarán la áreas disponibles
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Este botón permite repetir el

repetir el número de pedido o
área de inventario cuando e
desea solicitar varios materia-
les de una misma área o en un
mismo pedido

El seleccionar un área de inventario y posicionarse el

material a registra se despega la lista e materiales co-
rrespondiente a esa área de inventario

NOTA: Las áreas de inventarios previamente configuradas por lo que no son

modificables , sin embargo las listas de materiales si lo son ,, en cualquier mo-
mento durante el proceso de solicitud de materiales el almacenista puede reali-
zar un registro de nuevo material si este no existe en algún are de inventario.
Al presionar el botón registrar el pedido será enviado a al libro de registros y
estará listo para imprimirse.

El formulario tiene un límite de 10 registros por visualización sin Embargo tras

oprimir el botón registrar es posible realizar cualquier cantidad de registros en
cualquier número de pedido en grupos de diez.
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PASO 3: Imprimir pedido

Tras presionar terminar en el formulario de pedido se regresara al menú princi-
pal.

Para imprimir el pedido basta con seleccionar a opción correspondiente y se-

leccionar el número de pedido a imprimir.

Seleccionar número de pedido

 Tras presionar el botón regresar se volverá al menú de inicio.
PASO 4: Realizar una entrada

La lista desplegable de proveedo-

res dependerá de cada área de
inventario

En este caso estamos registrando las mate-

riales que corresponden al pedido número
1. Con un pequeña novedad y es que el En cualquier momento puedo
proveedor pintuland solamente trajo 10 de registrar nuevos materiales o
los 12 galoneas solicitados lo que se resu- proveedores.
me en un pendiente de 2 galones..
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Al presionar el botón terminar se regresara al menú de inicio.

PASO 5: Consultar pendientes y stock (kardex)
Antes de realizar una salida del material pasaremos al primera parte de los in-
formes realizando una consulta sobre sus aspectos claves el kardex actual y
los pedidos pendientes.

Consulta de pendientes:

La sección de informes se revisar con detalle más adelante sin embargo es im-
portante en este punto poder visualizar las primeras dos opciones:
 Los materiales se
agrupan y totalizan
por áreas de inventario

El stock de almacén muestra la

existencia en custodia del almace-
nista
El stock de préstamos muestra la exis-
tencia del material en custodia de un
trabajador de la obra quien debe regre-
sar el material al almacén.
Los valores se calculan
con respecto al precio
El stock total es la unitario en la base de
suma del stock en datos de materiales:
almacén y el stock en La tabla permite ver el
préstamo. stock valorizado por el
precio en el momento del
registro o el precio total
de acurdo al último valor
registrado.
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Como fue nuestra intención en la sección de registro de entradas podemos ob-

servar en este informe que efectivamente nos faltan 2 galones de pintura que el
proveedor pintuland no trajo. Este módulo permite hacer control sobre los pen-
dientes acumulados de todos los pedidos.
PASO 6: Registrar salidas

Los trabajadores estarán asociados a un

área de trabajo que coincide con el
área de inventario, si un trabajador
puede acceder a más de un inventario
deberá ser registrado en dichos inven-
tarios.
Un material no puede ser retirado si no
existe en el almacén o no tiene stock
disponible.

En cualquier momento se puede regis-

trar un nuevo trabajador.
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