Ns Group: Tecnologias de Información Manual Transaccional Sap S4/Hana

CÓDIGO: P-NSG-011-TI
NS GROUP REVISIÓN: 01
Departamento FECHA DE EDICIÓN:
TECNOLOGIAS DE INFORMACIÓN 05/JUNIO /2020
Nombre del Documento
MANUAL TRANSACCIONAL SAP S4/HANA PAGINA: 1 de 27
1. Índice
1. Índice........................................................................................................................................... 1
2. Autorizaciones............................................................................................................................ 2
3. Bitácora de cambios y mejoras .................................................................................................. 2
4. Objetivo ...................................................................................................................................... 2
5. Pre requisitos.............................................................................................................................. 2
6. Simbología .................................................................................................................................. 3
7. Vocabulario ................................................................................................................................. 4
8 Enlace con información documentada controlada .................................................................. 4
9 Desarrollo ................................................................................................................................... 4
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Gestión de Calidad.
CÓDIGO:
NS GROUP P-NSG-011-TI
REVISIÓN: 01
TECNOLOGIAS DE INFORAMCIÓN 05/JUNIO /2020
2. Autorizaciones
Unidad Organizacional Ventas

Módulo SAP SD
Entregable Entrega Gratuita
Autor Pamela Torres Silva
Versión 001 Fecha Versión
Aprobado por Fecha Aprobación
3. Bitácora de cambios y mejoras
SECCIÓN RESPONSABLE
REVISIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO
MODIFICADA DEL CAMBIO
4. Objetivo
Aprender a realizar el documento que soporta a las entregas gratuitas para las
donaciones o muestreos que afectan el inventario pero que no se facturan.
Se genera un pedido de venta y una entrega para la salida de mercancía
5. Pre requisitos
Datos a utilizar:
Clase de pedido
Organización de ventas
Canal de distribución
Sector
Solicitante
Código cliente
Número pedido cliente
Material
CÓDIGO:
REVISIÓN: 01
Cantidad de material
6. Simbología
Símbolo Nombre Acción a realizar Comando

Guardar Guarda la operación que se esté creando o modificando Ctrl + S
o
Visualizar Se pueden visualizar documentos, información de datos
Contabilizar maestros
Modificar Se puede modificar documentos o datos maestros ya
creados de ciertos campos
Visualizar/Modificar Esta opción agrupa las opciones de modificar y visualizar
intercambiando la manera con solo este botón
Crear Se puede crear un documento o dato siempre y cuando el
número o nombre no esté asignado con anterioridad
Crear con modelo Se pueden crear documentos o datos maestros con un
modelo, es decir, tomando como referencia y
configuración de algún otro dato cargado previamente
Copiar Esta opción nos permite copiar algún dato maestro, tiene
una función similar a crear con modelo
Bloquear Se puede bloquear el dato maestros o documento si no
tendrá uso o por seguridad
Desblo/AnulBorrado Desbloquea un dato o anula el borrado de una posición
Eliminar Se puede eliminar el dato maestro siempre y cuando no
haya tenido movimientos
Visor Se pueden visualizar las pestañas según la transacción en
la que esté sin necesidad de cambiar una a una
Match Code El match Code nos permite visualizar o hacer un filtro de F4
la información que esté cargada según el valor a llenar o
Campo Obligatorio buscar
Siempre que se visualice el símbolo se tendrá que llenar el
campo forzosamente para poder seguir o terminar la
Otro Pedido transacción
Permite abrir una ventana de dialogo para buscar y Shift + F5
cambiar a otro número de pedido o solicitud de pedido
Verificar Permite Verificar que la información capturada esté Ctrl + Shift
completa, es decir, que no falte algún campo obligatorio + F3
Mostrar Muestra la información que se encuentra oculta en una Ctrl + F2
sección de la transacción de pedido
Ocultar Oculta la información que se muestra en una sección de la Ctrl + F6
transacción de pedido
Condiciones Pos Esquema de calculo de las condiones de precio
Borrar línea
Insertar Línea
Visualizar material
Atrás
CÓDIGO:
REVISIÓN: 01
Finalizar
Cancelar
Visualizar detalles
para cabecera de
documento
Visualizar
Solicitante
Disponibilidad de
posición
7. Vocabulario
Cabecera: es la sección principal del documento que almacena todos los datos únicos del
mismo, esto es válido para todo el documento.
Posición: Contiene pestañas muy similares al nivel cabecera, sólo que en este nivel los datos
son detallados por cada línea del pedido o posición como por ejemplo la lista de precios para
cada material en específico.
Sociedad: Unidad financiera independiente. Desde el punto de vista de contabilidad se refiere a

una unidad organizacional con contabilidad propia.
8 Enlace con información documentada controlada
CÓDIGO NOMBRE DEL DOCUMENTO CONTROLADO
9 Desarrollo
Transacciones a utilizar:
VA01
Crear pedido entrega gratuita
VL01N
Crear entrega para suministro de producto gratuito
VL03N
Visualizar suministro de producto gratuito
VA05
Reporte de pedidos de venta
VL06O
Monitor de entregas de
CÓDIGO:
REVISIÓN: 01
Se comienza generando un pedido de ventas con la transacción VA01

Clase de Documento: GGRA
Se llenan los campos de:

Solicitante
Referencia
Material
Cantidad que se va a sacar del inventario
CÓDIGO:
REVISIÓN: 01
No se le coloca ningún valor, el pedido de va en $0.00 (por lo tanto no se llenan

los campos de Vía de pago, ni uso de CFDI)
Nos vamos a tratar→Log de datos incompletos
CÓDIGO:
REVISIÓN: 01
Y nos indica que el documento está completo
Se graba y nos da el número de Entrega Gratuita
Se procede a generar el suministro para la entrega

VL01N (se ocupe para generar suministros individuales)
Se coloca el puesto de expedición y se valida el número de pedido
CÓDIGO:
REVISIÓN: 01
Otra forma de llegar a esta transacción es desde el pedido de ventas

Documento venta → suministrar
CÓDIGO:
REVISIÓN: 01
Es muy importante validar que el número de pedido corresponde a nuestro documento

a tratar
CÓDIGO:
REVISIÓN: 01
A nivel general se tienen estas pestañas
En la pestaña de Picking
Se selecciona el almacén de donde se hará el suministro
Se pone la cantidad de entrega (si es suministro parcial se puede poner una
cantidad menor)
Se coloca la cantidad de Picking (siempre debe ser igual a la cantidad de entrega)
Se busca el lote
Para indicar el Lote se da click en el match code y nos dan los lotes relacionados a este
material (de acuerdo al centro)
CÓDIGO:
REVISIÓN: 01
Se selecciona el lote
Resumen de estatus
Estatus Global
Estatus de Entrega
La “C” nos indica que el Picking está completo
CÓDIGO:
REVISIÓN: 01
Estatus de movimiento de mercancía

En “A” indica que la entrega no ha sido despachada (no se ha contabilizado la
salida de mercancía)
Para pasar a nivel de Cabecera, se tiene que dar click en el ícono del sobrerito
CÓDIGO:
REVISIÓN: 01
CÓDIGO:
REVISIÓN: 01
En la pestaña de Textos se ingresan los formularios para el despacho
Para llegar a nivel de posición se da doble clic sobre el artículo
CÓDIGO:
REVISIÓN: 01
En Picking se observan
Cantidad de Picking
Cantidad de Entrega
Lote
Centro y Almacén de donde se va a realizar el despacho
En la pestaña de Gestión Financiera

Observamos el Centro de Beneficio
Datos de Predecesor
Verificamos que tenga un número de Documento Modelo (esto indica que la
entrega se está haciendo en base a un pedido y que no se están añadiendo artículos
desde la entrega)
Una vez completado el documento
CÓDIGO:
REVISIÓN: 01
Se procede a Contabilizar Salida de Mercancías
Y nos indica que el documento ha sido grabado
Para visualizar la Entrega nos vamos a la Transacción VL03N
Ponemos el número de documento
CÓDIGO:
REVISIÓN: 01
Para ver el flujo de documentos
En la Entrega Gratuita se ve en Tratamiento porque se hizo un Entrega parcial
Damos atrás y enter
Y nos muestra nuevamente que el Picking está completo
CÓDIGO:
REVISIÓN: 01
Para visualizar el reporte de ventas ingresamos en la transacción VA05
Aparecen varios filtros

Numero de documento de ventas
Por clase de pedido (ejem el que acabos de hacer es el GGRA)
Por artículo (nos muestra todas las ventas relacionadas a ciertos materiales)
Referencia de cliente (en caso de que en el pedido de haya referenciado a una
OC)
Creado (fecha en que fue creado el pedido)
Creado por (filtra por usuario del sistema)
Función de interlocutor (por vendedor)
Datos organizativos
Criterios de selección
Pedidos abiertos (los que no tienen procesos subsiguientes)
Todos los pedidos de cliente (aparecen todos los pedidos con documentos
subsiguientes)
CÓDIGO:
REVISIÓN: 01
Una vez seleccionados los campos que nosotros consideramos importante para
nuestros reportes, se pueden grabar estas variantes para reportes futuros
Y se guarda con un nombre que identifique el proceso que se está realizado
CÓDIGO:
REVISIÓN: 01
Así mismo se pueden proteger los campos para que el reporte no sea modificable+
Una vez diseñada la variate, se graba
Para buscarlo se vuelve a ingresar a la transacción VA05
CÓDIGO:
REVISIÓN: 01
Se selecciona la variante creada y se corre el reporte
Ejecutamos
CÓDIGO:
REVISIÓN: 01
Se cuentan con más herramientas
Para ver en detalle se selecciona posición
CÓDIGO:
REVISIÓN: 01
Se pueden hacr Filtros
Se selecciona el filtro y se pasa
Para exporta a Excel, se tiene que dar click en Pre visualizar
CÓDIGO:
REVISIÓN: 01
Ya nos valida la opción de poder exportar
Este ícono nos da las opciones de Layout (nivel posición o nivel cabecera)
Ahora vamos a ver el monitor de Entregas (nos muestra los estatus de las entregas)
CÓDIGO:
REVISIÓN: 01
Las importantes son

Para piking
Para salida de mercancía
Si seleccionamos Lista de entregas de salida
Nos arroja varios modos de filtro
CÓDIGO:
REVISIÓN: 01
Igual se pueden grabar las variantes para en un futuro visualizar los mismos campos
En estatus de Factura
CÓDIGO:
REVISIÓN: 01
Se corre el reporte

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Unidad Organizacional Ventas

3. Bitácora de cambios y mejoras

Símbolo Nombre Acción a realizar Comando

Sociedad: Unidad financiera independiente. Desde el punto de vista de contabilidad se refiere a

8 Enlace con información documentada controlada

CÓDIGO NOMBRE DEL DOCUMENTO CONTROLADO

Se comienza generando un pedido de ventas con la transacción VA01

Se llenan los campos de:

No se le coloca ningún valor, el pedido de va en $0.00 (por lo tanto no se llenan

Nos vamos a tratar→Log de datos incompletos

Y nos indica que el documento está completo

Se graba y nos da el número de Entrega Gratuita

Se procede a generar el suministro para la entrega

Se coloca el puesto de expedición y se valida el número de pedido

Otra forma de llegar a esta transacción es desde el pedido de ventas

Es muy importante validar que el número de pedido corresponde a nuestro documento

A nivel general se tienen estas pestañas

La “C” nos indica que el Picking está completo

Estatus de movimiento de mercancía

En la pestaña de Textos se ingresan los formularios para el despacho

Para llegar a nivel de posición se da doble clic sobre el artículo

En la pestaña de Gestión Financiera

Una vez completado el documento

Se procede a Contabilizar Salida de Mercancías

Y nos indica que el documento ha sido grabado

Para visualizar la Entrega nos vamos a la Transacción VL03N

Ponemos el número de documento

Para ver el flujo de documentos

En la Entrega Gratuita se ve en Tratamiento porque se hizo un Entrega parcial

Damos atrás y enter

Y nos muestra nuevamente que el Picking está completo

Para visualizar el reporte de ventas ingresamos en la transacción VA05

Aparecen varios filtros

Y se guarda con un nombre que identifique el proceso que se está realizado

Una vez diseñada la variate, se graba

Para buscarlo se vuelve a ingresar a la transacción VA05

Se selecciona la variante creada y se corre el reporte

Se cuentan con más herramientas

Para ver en detalle se selecciona posición

Se pueden hacr Filtros

Se selecciona el filtro y se pasa

Para exporta a Excel, se tiene que dar click en Pre visualizar

Ya nos valida la opción de poder exportar

Las importantes son

Si seleccionamos Lista de entregas de salida

Nos arroja varios modos de filtro

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