TEMA N° 1

Introducción a la Administración de Costos

Contabilidad de Costos en comparación con la Administración de Costos:
Debemos iniciar mencionando la diferencia entre la contabilidad de Costos y la
Administración de Costos la organización tiene dos grandes subsistemas: un sistema de
contabilidad costos y un sistema de administración de costos. Una de las principales diferencias
entre ambos sistemas es el usuario al que va dirigido. La principal finalidad de la contabilidad
de costos es registrar y proporcionar información a los usuarios externos, entre los que se
encuentran los inversionistas, los acreedores (como los bancos y los proveedores) y las
instituciones gubernamentales, etc.

Tomando en cuenta la necesidad tan grande de generar información oportuna y

altamente confiable para la toma de decisiones por parte de los usuarios, el sistema de
contabilidad debe diseñar según las normas de contabilidad y principios generalmente
aceptados un sistema que beneficie a la empresa proporcionando información a los usuarios
externos.

La administración de costos produce información para los usuarios internos. En

específico, identifica, recopila, mide, clasifica y reporta información útil para los administradores
al determinar el costo de los productos, clientes y proveedores, así como de otros objetos
relevantes, y para la planeación, el control, la realización de la mejora continua y la toma de
decisiones.

La administración de costos tiene un enfoque mucho más amplio que el de los sistemas
de costeo tradicionales. No sólo se ocupa de cuánto cuesta algo, sino también de los factores
que generan costos, como el tiempo del ciclo, la calidad y la productividad de los procesos. De
este modo, la administración de costos exige una profunda comprensión de la estructura de
costos de una empresa. Los administradores deben ser capaces de determinar los costos a largo
y a corto plazos de las actividades y de los procesos, así como de los costos de los productos, los
servicios, los clientes, los proveedores y otros objetos de interés. Las causas de estos costos
también se estudian con detalle.

Los costos de las actividades y de los procesos no se reportan en los estados financieros.
Sin embargo, el conocerlos junto con sus causas fundamentales reviste importancia crítica para
las empresas que se dedican a tareas como la mejora continua, la administración de la calidad
total, la administración de los costos ambientales, el mejoramiento de la productividad y la
administración de costos estratégica.

Es importante decir que tanto el sistema de información de administración de costos

como el de información de contabilidad de costos son una parte del sistema total de información
contable. Por desgracia, con demasiada frecuencia las necesidades del sistema de contabilidad
de costos manipulan el contenido del sistema de administración de costos. Es común que los
reportes tanto de administración de costos como de contabilidad se deriven de la misma
información, la cual se estableció en su origen para dar apoyo a los requerimientos de
información generada por la contabilidad. Las organizaciones necesitan ampliar esta base de
datos o crear más bases de datos para satisfacer mejor las necesidades de los usuarios internos.
Por ejemplo, la rentabilidad de una empresa es de interés para los inversionistas, pero los
administradores necesitan conocer la rentabilidad de cada uno de sus productos.

El sistema contable se debe diseñar de tal modo que proporcione información, tanto de
la utilidad total de la empresa como de la de cada uno de los productos. Para lograr esto el factor
clave es la flexibilidad, el sistema contable debe ser capaz de proporcionar distintos datos para
propósitos diferentes.

Factores que afectan a la administración de costos.

En los últimos años donde las presiones competitivas mundiales, la desregulación, el
crecimiento en el sector servicios y los avances en la tecnología de la información y de la
manufactura han transformado la naturaleza de la economía y han ocasionado que muchas
industrias de manufactura y de servicios cambien en forma trascendental la manera en la cual
operan independientemente del tamaño de la empresa. Debemos decir que estos cambios han
alentado al desarrollo de prácticas de administración de costos innovadoras y relevantes. Por
ejemplo, se han desarrollado e implementado sistemas de costeo basados en actividades en
empresas del ámbito boliviano, pero sobre todo del extranjero. A su vez, se ha ampliado el
enfoque de la administración de costos, a fin de capacitar a los administradores para que
atiendan mejor las necesidades de los clientes y administren los procesos de negocio de la
empresa que se utilizan para crear valor. Una empresa puede establecer una ventaja
competitiva al proporcionarle más valor al cliente por un menor costo que sus competidores.

Para asegurar y mantener una ventaja competitiva, los administradores tratan de

mejorar el desempeño basado en el tiempo, la calidad y la eficiencia. Tomando en cuenta que
el costo es una de las pocas variables sino la única variable sobre la cual la empresa aún tiene el
control y por medio de la cual podrá cumplir con sus objetivos.
 Competencia Global

Las grandes mejoras en los sistemas de transporte y de comunicación han conducido a

muchas empresas de manufactura y de servicios a un mercado global. Hace varias décadas, las
empresas no sabían ni se preocupaban de lo que producían empresas similares en Japón,
Francia, Alemania y Singapur. Dichas firmas extranjeras no eran competidoras, pues sus
mercados estaban separados por distancias geográficas. En la actualidad, tanto las empresas
pequeñas como las grandes se ven afectadas por las oportunidades que ofrece la competencia
global. Stillwater Designs, una empresa pequeña que diseña y comercializa bocinas Kicker, tiene
mercados significativos en Europa. La fabricación de las bocinas Kicker es principalmente
subcontratada para productos de Asia. Las grandes empresas como Procter & Gamble, The
Coca-Cola Company y Mars, Inc. están desarrollando mercados de gran tamaño en China. Los
automóviles que ahora se fabrican en Japón, pueden estar en Estados Unidos en dos semanas.
Los intermediarios financieros y los consultores en administración pueden comunicarse con las
oficinas extranjeras en forma instantánea. Las mejoras en los sistemas de transporte y de
comunicación relacionados a productos de alta calidad y precios más bajos han aumentado el
nivel de riesgo de todas las empresas. Este nuevo ambiente competitivo ha incrementado la
demanda de no sólo más información de costos sino también de mayor exactitud. La
información de costos desempeña un papel vital en la reducción de éstos, en el mejoramiento
de la productividad y en la evaluación de rentabilidad de las líneas de productos. (Hansen, 2007)

Crecimiento del sector servicios

Las empresas industriales tradicionales han visto reducida su importancia mientras que
el sector servicios ha aumentado la suya. Este sector comprende ahora alrededor de las tres
cuartas partes de la economía y del empleo en Bolivia. En los últimos años las empresas de
servicios han proliferado en nuestro país podemos mencionar a las empresas servicios de
contabilidad, de transporte, médicos, limpieza, consultoría, etc. Se predice que este sector
continuará ganando terreno e importancia a medida que aumente la productividad de los
servicios. Muchas organizaciones de servicios están luchando por sobrevivir. El aumento de la
competencia ha ocasionado que los administradores de esta industria estén más conscientes de
la necesidad de tener información de costos exacta para la planeación, el control, la mejora
continua y la toma de decisiones. Así, los cambios en el sector de servicios contribuyen a la
demanda de información innovadora y relevante de la administración de costos.

Avances en la tecnología de la información

 La tecnología ha dejado de ser un lujo o privilegio en todo el mundo, su uso se ha
convertido en un elemento fundamental en el ámbito personal y empresarial. En un mundo tan
activo y globalizado, las empresas deben ser rápidas y eficientes con todos sus recursos, la
tecnología ha llegado para resolver los problemas y eliminar las barreras de las organizaciones
a través de sistemas innovadores y que son adaptables a las necesidades de cada una. Lo que
antes tomaba semanas e incluso meses, hoy en día es posible terminar en unos pocos minutos
y sin mayor esfuerzo ni complicación.

Existen varios avances significativos que se relacionan con la tecnología de la

información, el primero está íntimamente conectado con las aplicaciones integradas por
computadora. En un proceso de manufactura automatizado, las computadoras se utilizan para
vigilar y controlar las operaciones. Con una computadora se puede recabar una cantidad
considerable de información útil e informar a los administradores acerca de lo que sucede
dentro de una organización en tiempo real. Hoy en día es posible dar un seguimiento a los
productos de manera continua a medida que se desplazan a través de la fábrica y reportar (en
tiempo real) información referente a unidades producidas, materiales utilizados, desperdicios
generados y costo de productos.

Otro avance radica en el surgimiento del comercio electrónico. El comercio electrónico

(e-commerce) es cualquier forma de negocio que sea ejecutada mediante el uso de tecnologías
de información y comunicación. El comercio por Internet, el intercambio electrónico de datos y
los códigos de barras son ejemplos de este tipo de comercio. Las negociaciones en Internet
permiten que los compradores y los vendedores se comuniquen y ejecuten transacciones desde
localidades y circunstancias diversas. Las negociaciones en Internet le permiten a una empresa
actuar como una organización virtual, reduciendo de ese modo los costos indirectos. El
intercambio electrónico de datos (EDI, por sus siglas en inglés) es ampliamente utilizado en
operaciones de compra y distribución e implica el intercambio de documentos entre
computadoras con el apoyo de líneas telefónicas. Compartir información entre socios
comerciales reduce los costos y mejora las relaciones con los clientes, conduciendo de este
modo a una posición competitiva más fuerte. El EDI es una parte integral de la administración
de la cadena de suministro (administración de la cadena de valor). La administración de la
cadena de suministro es el control de productos y servicios desde la adquisición de la materia
prima, el proceso de manufactura, el almacenamiento, la distribución hasta las ventas al
mayoreo y al menudeo. El surgimiento del EDI y la administración de la cadena de suministro
han incrementado la importancia del coste de las actividades en la cadena de valor y en la
determinación del costo de diferentes proveedores y clientes para la empresa. (Hansen, 2007)
 Avances en el ambiente de manufactura

Los enfoques en la administración de la manufactura como la teoría de restricciones y

el justo a tiempo han permitido a las empresas incrementar la calidad, reducir los inventarios,
eliminar los desperdicios y reducir los costos. Los procesos de manufactura automatizados han
obtenido resultados similares. El impacto de un mejoramiento en la tecnología y en las prácticas
de manufactura en la administración de costos es significativo. Los sistemas de costeo de
productos, los sistemas de control, las asignaciones, la administración del inventario, la
estructura de costos, los presupuestos de capital, el costeo variable y muchas otras prácticas de
contabilidad se están viendo afectadas.

Teoría de restricciones
La teoría de restricciones es un método que se utiliza para la mejora continua de las
actividades de manufactura y aquellas que no lo son. Se caracteriza como un “proceso de
pensamiento” que inicia al reconocer que todos los recursos son finitos. Sin embargo, algunos
recursos son más escasos que otros. El factor limitante más crítico, denominado restricción, se
vuelve el foco de atención. Al administrar esta restricción, se puede mejorar el desempeño. Para
aprovechar al máximo esta restricción, debe identificarse y explotarse (por ejemplo, el
desempeño se debe maximizar con base en esta restricción), subordinando todas las demás
acciones. Al final, para mejorar el desempeño, la restricción debe ser aprovechada al máximo.
El proceso se repite hasta que la restricción haya sido eliminada (por ejemplo, hasta que ya no
sea el factor crítico que limita al desempeño). Entonces, el proceso empieza de nuevo con el
recurso que se ha vuelto ahora el factor limitante crítico. Con este método, se reducen los plazos
de entrega y, por lo tanto, los inventarios.

Manufactura justo a tiempo

Un sistema de jalar la demanda (demand-poll), denominado manufactura justo a
tiempo (JIT, por sus siglas en inglés), se esfuerza por fabricar un producto tan sólo cuando es
necesario y tan sólo en las cantidades demandadas por los clientes. La demanda, medida por las
órdenes de los clientes, “jala” a los productos a través del proceso de manufactura. Cada
operación produce sólo lo que es necesario para satisfacer la demanda de la operación
subsecuente. No ocurre ninguna producción hasta que una señal proveniente de un proceso
subsecuente indica la necesidad de producir. Las partes y los materiales llegan justo a tiempo
para utilizarse en la producción.

La manufactura JIT reduce por lo general los inventarios hasta niveles más bajos
(teóricamente hasta niveles insignificantes) que aquellos que se encuentran en los sistemas
convencionales, incrementa el énfasis en el control de la calidad y produce cambios
fundamentales en la forma en la que la producción es organizada y llevada a cabo. Básicamente,
la manufactura JIT centra la atención en una mejora continua, reduciendo los costos del
inventario y tratando con otros problemas económicos. La reducción del inventario libera capital
que puede utilizarse para inversiones más productivas. El incremento de la calidad mejora la
capacidad competitiva de la empresa. Al final, el cambiar de un nivel de manufactura tradicional
a uno justo a tiempo le permite a la empresa centrar más la atención en la calidad y en la
productividad y, al mismo tiempo, le permite una evaluación más exacta de lo que cuesta
elaborar productos.

Orientación al cliente
Las empresas se están concentrando en entregar valor a los clientes con el objetivo de
establecer una ventaja competitiva. Los contadores y los administradores se refieren a la cadena
de valor de una empresa como el conjunto de actividades que se requieren para diseñar,
desarrollar, producir, comercializar y entregar productos y servicios a los clientes. Como
resultado de ello, una pregunta clave que se puede hacer acerca de cualquier proceso o
actividad es si éste es importante para el cliente. El sistema de administración de costos debe
dar un seguimiento a la información relacionada con una amplia variedad de actividades
importantes para los clientes (por ejemplo, calidad del producto, impacto ambiental, desarrollo
de nuevos productos y cumplimiento de las entregas). Los clientes consideran la entrega de un
producto o de un servicio como una parte del producto. Las empresas deben competir no sólo
en términos tecnológicos y de manufactura, sino también en términos de la velocidad de entrega
y de respuesta.

Las empresas también tienen clientes internos. Las funciones de asesoría de una
empresa existen para atender las funciones en línea. El departamento de contabilidad elabora
reportes de costos para los gerentes de producción. Los departamentos de contabilidad que
informan de los “generadores de valor para el cliente” evalúan el contenido de los reportes para
asegurarse de que comuniquen información significativa de una manera oportuna y legible y se
eliminan aquellos que no se ajusten a las exigencias. (Hansen, 2007).

Desarrollo de nuevos productos

Se incurre en una proporción significativa de los costos de producción durante la etapa
de desarrollo y de diseño de los nuevos productos. Los efectos de las decisiones de desarrollo
de productos sobre otras partes de la cadena de valor de la empresa en la actualidad son
ampliamente reconocidos. Este reconocimiento ha provocado una demanda por
procedimientos más sofisticados de administración de costos con relación al desarrollo de
nuevos productos, procedimientos como el costeo por objetivos y la administración basada en
actividades. El costeo objetivo motiva a los administradores a evaluar el impacto del costo
general de los diseños del producto durante su ciclo de vida y proporciona de manera simultánea
incentivos para hacer cambios de diseño que reduzcan los costos. La administración basada en
actividades identifica aquellas actividades realizadas en cada etapa del proceso de desarrollo y
evalúa sus costos.

El tiempo como elemento competitivo

Las empresas son capaces de reducir el tiempo para la comercialización mediante el
rediseño de productos y procesos, mediante la eliminación del desperdicio y por medio de la
eliminación de actividades que no agregan valor. Las empresas pueden reducir el tiempo
invertido en la entrega de productos o servicios, en la reprocesamiento de un producto y en los
movimientos innecesarios de materiales y de subensambles.

La disminución de tiempo que no agrega valor parece ir de la mano con el incremento

de la calidad. Al mejorar la calidad, la necesidad de reprocesamiento disminuye, de modo que
el tiempo para elaborar un buen producto es menor. El objetivo general es incrementar la
capacidad de respuesta al cliente.

El tiempo y los ciclos de vida de un producto están relacionados. La tasa de innovación

tecnológica se ha incrementado para muchas industrias, y la vida de un producto en particular
puede ser muy breve. Los administradores deben ser capaces de formular respuestas de una
manera rápida y decisiva ante las condiciones cambiantes del mercado. La información que les
permita lograr estas metas debe estar disponible.

Eficiencia
De la misma manera que la calidad y el tiempo son importantes, mejorar estos aspectos
sin mejorar el desempeño financiero puede resultar infructuoso, si no es que fatal. El
mejoramiento de la eficiencia también es una preocupación vital. Son necesarias las medidas
financieras y no financieras

de eficiencia. El costo es una medida crítica de la eficiencia. Las tendencias en los costos
a lo largo del tiempo y las medidas de los cambios en la productividad pueden proporcionar
medidas de importancia acerca de la eficacia de decisiones para la mejora continua. Para que
estas medidas de la eficiencia sean de valor, los costos se deben definir, medir y asignar de
manera exacta. Para implementar está tarea contamos con el costeo basado en actividades que
es un enfoque relativamente nuevo para la administración de costos que proporciona
asignaciones de costos más exactas y significativas. Analizar las actividades y procesos
fundamentales para eliminar aquellos que no agreguen valor y mejorar otros que sí lo hacen,
ayuda a incrementar considerablemente la eficiencia.

Sistema de Administración de Costos

El SAC (sistema de administración de costos) puede visualizarse como un sistema de
información integrado por una estructura y un proceso. El propósito de un sistema de
administración de costos es ayudar a la administración a maximizar sus utilidades en la
actualidad y en el futuro.

Un sistema de administración de costos debe considerar, como piedra angular en su

diseño, la estrategia del negocio. De esta manera, un SAC debe definir perfectamente qué parte
de la estrategia de la organización pretende costear y qué beneficios espera obtener en el
futuro. De una manera general, podemos decir que el proceso de diseño e implementación del
SAC se fundamenta

en el proceso de planeación estratégica:

1. Plantear una misión clara y sucinta de la empresa, esto es, la razón de ser del área o
proceso dentro de la empresa.

2. Determinar los procesos claves y los principales objetos de costo, lo cual implica
conocer cuáles son los procesos que son básicos para cumplir con la misión de la
organización, y cuáles serán los objetos que en última instancia habrán de ser
costeados.

3. Determinar los procesos de apoyo, o sea, las áreas que habrán de brindar soporte a
los procesos clave del negocio (administración, recursos humanos, etcétera).

4. Definir los objetivos estratégicos de cada proceso, determinando las estrategias y

metas a largo plazo de cada uno de ellos.

5. Establecer los objetivos operativos principales de cada proceso, a fin de establecer

cómo las estrategias y metas a largo plazo habrán de ser llevados a cabo.

Una vez definidos los principales factores estratégicos en los que se soportará, el sistema
de administración de costos es importante hablar de los factores que influyen en el diseño del
mismo.

Principales factores de influyen en el diseño de un sistema de administración

de costos.
Corto Plazo Largo Plazo
Eficiencia Organizacional Supervivencia
Objetivo
Organizacional
 Costos Específicos: de Categorías de Costos:
transformación, Clientes, proveedores,
Foco de Atención
mercadotecnia, etc. productos, canales de
distribución.
Características Oportuna. Periódica.
importantes de la Exacta. Razonablemente exacta.
información. Altamente especifica.
Fuente: Elaboración propia

La administración de Costos y su papel interno en la empresa.

La administración de costos día con día va tomando fuerza en la empresa debido a la
necesidad de la misma de generar información oportuna, exacta y altamente específica, a partir
de las actividades que generan valor en la cadena de producción y en las diferentes áreas de las
cuales se constituye, debido a la naturaleza de la empresa y su afán por maximizar sus utilidades
al igual que mejorar la calidad y tomando en cuenta que el costo es una variable de análisis
interno que de hecho se considera en la actualidad una de las pocas sobre las cuales la empresa
aún tiene el control, es de vital importancia realizar un análisis profundo para mejorar no solo
las ventas o ser competitivos sino brindar un producto de calidad superior a nuestros clientes.