Planeador para monitorear y

evaluar el estado del cambio

Propósito de la herramienta
Generar acciones para evaluar los cambios que se están implementando en la organización.

Aplicabilidad
Esta herramienta permite llevar un proceso organizado del estado actual del cambio que se
está implementando en la organización.

Beneficios
▪ Establecer de manera organizada la implementación y la
evaluación del proceso de monitoreo.
▪ Conocer buenas prácticas de evaluación del estado
actual del cambio.

Instructivo

Paso 1. Elige la frecuencia en la que vas a realizar el proceso de monitoreo del cambio que
estás implementando.
Paso 2. Establece un cronograma de fechas y horas en las que vas a evaluar el estado del
cambio que estás implementando en tu organización. Te aconsejamos incluirlo en
tu planeador, creando un recordatorio para que este proceso sea constante.
Paso 3. Elige las personas del equipo ejecutivo con las facultades y conocimientos para
realizar el proceso de monitoreo.

Paso 4. Registra la desviación crítica, la situación o el proceso en el que se va a generar

el cambio.
Paso 5. Realiza una lista de causas que pueden estar generando que se presente esta
desviación crítica.
Paso 6. Elige las técnicas de recolección de datos que vas a utilizar en el proceso de
monitoreo.
Paso 7. Elige las herramientas de análisis de causa para identificar los factores que generan
la desviación.
Paso 8. Registra las decisiones que se generaron para confrontar la causa del problema o
desviación.
Paso 9. Lee la lista de buenas prácticas para generar el proceso de evaluación del estado
del cambio.

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Planeador para monitorear y evaluar el estado del cambio

Ejemplo

Frecuencia del proceso de monitoreo A diario

✓ Semanal
Realizaré el monitoreo del cambio en las siguientes fechas y horas

Fecha: 02/08/2022 Hora: 10:00 a.m

Fecha: 09/08/2022 Hora: 10:00 a.m

Equipo que realizará el proceso de monitoreo

Milena Páez - Gerente de producción Carlos Vergara - Gerente de servicio al cliente

Lorena Cuesta - Supervisora del equipo de Marta Casas - Supervisora de distribución

ensamblaje y producción y transporte terrestre

Desviación crítica

Reclamaciones de los clientes por defectos en el producto.

Causas de la desviación crítica

Manejo inadecuado de materias primas para Deficiencias en el proceso de control de

elaborar el producto. calidad en el producto.

Manejo inadecuado de la maquinaria para Falta de control en el proceso de

la elaboración del producto. transporte y distribución del producto.

Técnicas de recolección de datos

Lista de verificación Encuestas

Herramientas de análisis de causas

Técnica de espina de pez Árbol de problemas

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Planeador para monitorear y evaluar el estado del cambio

Decisiones para confrontar la causa de los problemas

Capacitar al personal sobre el manejo de las Exigir al personal el certificado del curso para
materias primas. el uso de maquinaria para la elaboración del
producto.

Diseñar guías para el personal de transporte Genera encuestas de satisfacción en línea de

y distribución para el manejo del producto los clientes para evaluar el proceso de
desde el proceso de embarque hasta distribución y estado del producto que
el de distribución. se les entrega.

Planeador para monitorear y evaluar el estado del cambio

Frecuencia del proceso de monitoreo A diario

✓ Semanal

Realizaré el monitoreo del cambio en las siguientes fechas y horas

Fecha: Hora:

Fecha: Hora:

Equipo que realizará el proceso de monitoreo

Desviación crítica

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Protocolo de acción para el monitoreo del cambio

Causas de la desviación crítica

Técnicas de recolección de datos

Herramientas de análisis de causas

Decisiones para confrontar la causa de los problemas

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Protocolo de acción para el monitoreo del cambio

Buenas prácticas de evaluación del estado actual del cambio

▪ Establecer la frecuencia en la que se realizará el proceso de monitoreo,

puede ser diaria o semanal, dependiendo de la velocidad requerida
para el proceso de cambio.

▪ Disponer de una agenda con fechas y horas específicas para

realizar el monitoreo.

▪ Integrar un equipo ejecutivo, ágil y con facultades para realizar

el monitoreo.

▪ Enfocarse específicamente en dos aspectos: el avance temporal de la

ejecución contra el plan aprobado y en el cumplimiento de la magnitud
y el impacto del cambio expresado en objetivos, indicadores y metas,
que son la base para comparar los resultados logrados.

▪ Actuar por prioridades: enfocarse primero en las desviaciones

críticas; luego, en las secundarias; y finalmente, en las
conformidades detectadas.

▪ Enfocarse en las causas para atacar los problemas de raíz.

▪ Solicitar la intervención del sponsor del cambio en los casos en los que
las facultades de decisión del equipo de monitoreo y del equipo de
gestión del cambio sean suficientes para resolver una desviación.

▪ Utilizar técnicas de recopilación de datos, información y evidencias que

resulten confiables, simples y ágiles.

▪ Utilizar técnicas de análisis de causas para profundizar en los casos de

inconformidad entre la ejecución real y el plan aprobado.

▪ Tomar decisiones que ataquen las causas de los problemas.

▪ Brindar feedback constructivo a cada responsable de las acciones del

cambio, teniendo en cuenta las conclusiones del monitoreo.

▪ Reconocer los méritos de las personas que han intervenido en el

cumplimiento conforme al plan.

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