Documentación para La Implementación Del SSOMA: Docente: Silvia Villanueva Gavidia

Documentación para
la Implementación
del SSOMA
Docente: Silvia Villanueva Gavidia
EMPEZAR
01 Disposiciones Previas
Consideraciones a tener en cuenta antes de iniciar el
proceso de implementación del SSOMA
Prohibido su reproducción sin permiso del autor

¿Cómo implementar el SSOMA?
La Organización elige el método de implementación, analizando
aspectos como:
Nivel de madurez de la gestión en la

organización
Recursos disponibles
Complejidad de sus procesos
Procesos / Áreas / Servicios / Locales a
incluir en el alcance
Entre otros

¿Por dónde empiezo?
He de nido los canales de
comunicación
Ya plani qué como
lanzar el proyecto
Empezamos con el
levantamiento de
observación
Ya de ní mi alcance a
certi car
Tengo un consultor y he
asignado a un
representante como nexo.

Factores que afectan el tiempo de
implementación del SSOMA
1. Si parte de “0”
2. Si tiene ya un Sistema Implementado
3. Otros factores:
Alcance del SSOMA, cuanto mas amplio más
tiempo
Experiencia y/o cultura de gestión
Existencia de recursos internos
Contratación de recursos externos
Competencia del personal
Otros proyectos de envergadura
Requerimiento del cliente
Exigencia corporativa, etc.
Recursos necesarios para implementación
del SSOMA
Financiero Recursos Humanos
Infraestructura Otros recursos

Necesidad de asistencia técnica
Interna Externa
¿Su ciente personal 1. Identi car a un
capacitado o necesario
¿Capacitado? consultor/ empresa
tener más?
capacitado para
implementar el SSOMA
2. Empatía con el
¿Tiene la autoridad
¿¿En qué norma? representante de la
para la toma de
decisiones? Empresa
3. Costos / tiempos /
alcance de la consultoría

Estrategia para el lazamiento del
Proyecto
1. Debe participar la Alta Gerencia para demostrar compromiso
2. La comunicación debería ser cara a cara con todo el personal
3. Explicar que el proyecto es de la organización y no de un área
4. Informar:
Razones
Alcance
Involucrados internamente
Consultor si hubiese
Duración del proyecto
Canales de comunicación:

Estrategia para el lazamiento del
Proyecto
Debemos tener en cuenta:
Costos
¿Lanzarlo con ayuda de un
externo o lo hacemos
nosotros?
Actividad fuera de lo cotidiano
/ entrega de recuerdo
A todo el personal algo que recuerden…ayudas visuales

Conformación de los equipos de trabajo
Equipo implementador
+ info
Facilitador del Responsables Jefes/Supervisores de

SSOMA del proceso Área/Departamento
+ info + info + info

Determinación del alcance
1. El alcance del SSOMA de una organización, se basa en la naturaleza
de los productos y servicios de la organización, para lo que esta
decide implementar los requisitos de la normas ISO 14001, ISO
45001. Incluye los procesos y centros de actividad necesarios para
el producto nal o la prestación del servicio.
2. El alcance de la certi cación, es una descripción del alcance del
sistema de gestión, que se somete voluntariamente a la evaluación
por parte de una entidad de certi cación

Determinación del alcance
ISO 14001
ISO 45001
Se aplica en el lugar de trabajo de la

organización.

Alcance del SGSST y SGA (ISO 14001 / ISO 45001)
Los procesos y actividades realizados en las instalaciones

de la Planta METALPERU ubicada en la Calle La Prosa
Nº140, Parque Nacional de Producción, Provincia
Constitucional del Callao.

Elección del OEC (Ente certi cador)
¿Afinidad con alguna certificadora?

02 Etapas para la
implementación del SSOMA
Ruta de trabajo a considerar para la implementación e caz

Etapas de 01 Etapa 1
Diagnóstico
implementación del Etapa 2 02
SSOMA Sensibilización y
capacitación
03 Etapa 3
Identi cación de
requisitos
Etapa 4
04
De nición de responsabilidades,
determinación de procesos y
riesgos 05 Etapa 5
Documentación
Etapa 6 06
Implementación
07 Etapa 7
Evaluación
Etapa 01: Diagnóstico
El objetivo del diagnóstico es cnocer el estado de la organización en términos de
brechas, para la implementación del SSOMA, considerando la operación de los
procesos, actividades, recursos, entre otros.
¿Porqué es importante el diagnóstico?

1. Para identi car brechas en relación a los
requisitos
2. Para preveer las acciones a tomar
"El diagnóstico servirá como elemento de entrada para

elaborar y/o ajustar el cronograma de implementación"

Instrumento a utilizar en el diagnóstico
Es la aplicación de una lista de veri cación de los
requisitos de las normas
Diagnóstico considerando la estructura de

alto nivel

Etapa 02: Sensibilización y Capacitación
Sensibilización
Poca duración (< de 2 horas).
Enfocado a un tema especí co, del
SSOMA u operativo.
vs Capacitación
Varios días, (más de 18 horas)
Despliegue completo de temas relativos
al sistema de gestión.
Convocatoria puede ser masiva. Convocatoria recomendable no mayor a
Recomendable muchas réplicas. 30 personas.
Normalmente prescinde de material de Normalmente pocas réplicas por costo
estudio y talleres elevado.
Capacitadores internos es Material de estudio, talleres
recomendable Docentes externos es recomendable al
+ info principio
¿Capacitar en qué?
Interpretación de las
normas.
Documentación del
SSOMA.
Aspectos técnicos
relacionados a SSOMA
(gestión de riesgos,
gestión por procesos, etc.)
Formación de auditores
internos

¿Sensibilizar en qué?
Política y objetivos del SSOMA
Riesgos (ambientales y laborales)
Manejo de registros
Controles en los procesos,
Procedimientos obligatorios (Ley
29783)
Identi cación aspectos ambientales
Preparación y respuesta ante
emergencias
Otros

Etapa 03: Identi cación de requisitos
Requisitos Legales Otros Requisitos
Cumplimiento legal Requisitos internos de la organización

/reglamentarioRequisitos de partes
interadas
+ info
+ info
Etapa 03: Identi cación de requisitos
Determinación de los requisitos de las Partes Interesadas
Es necesario saber:
Qué es lo que el las partes interesadas esperan de
nuestra organización
Qué recibe hoy en día de nuestra organización
Cómo valora lo que hoy recibe
Cuales son sus expectativas
Cual es el valor que le asigna al servicio

Técnicas para determinar los requisitos de las Partes
Interesadas
Existen muchas técnicas que se pueden
aplicar, las más utilizadas en
implementación del SSOMA son:
Encuestas
Entrevistas
Focus Group
El uso depende de la situación de la organización, y de su relación con
su(s) cliente(s), trabajadores y otras partes interesadas.
Otras técnicas: Noticias, quejas u otros.

Identificación de Requisitos Legales y/o Reglamentarios
Identi car Requisitos legales y otros:

¿Cómo acceder y
actualizar?
¿Cómo aplican?
Evaluación Periódica de
Cumplimiento
Compromiso: Cumplimiento Legal y otros compromisos que la organización suscriba

Política integrada
Política de Alcohol y Drogas o Políticas de viaje o
de descanso, etc.
Otros Requisitos Mejores practicas de la Industria (Ej. Directrices no
reglamentarias de asociaciones industriales).
Acuerdos con autoridades públicas.
Acuerdos la comunidad u organizaciones no
gubernamentales.
Compromisos públicos de la organización o de la
casa matriz .
Requisitos corporativos

Etapa 04: De nición de responsabilidades y determinación
de procesos y riesgos
Estructura Organizacional
" Es la de nición dinámica de relaciones

entre personas distribuidas en diferentes
niveles de responsabilidad, con la
autoridad correspondiente. El objetivo de
la estructura organizacional es alcanzar el
propósito de la organización"

Mapeo de puestos y determinación de funciones
Recabar y sistematizar información de
los puestos contenida en los
documentos de gestión y otra
documentación relevante
Validar la información y recoger las
funciones de los puestos mediante
entrevistas
Analizar la información levantada

Organización del SSOMA
Roles y autoridades en el marco del

mantenimiento y mejora del
SSOMA.
Rol de la Alta Dirección
Rol del responsable del SSOMA
Rol del Comite de SST
Rol del Supervisor de SST
Otros.

Proceso Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan,
las cuales transforman elementos de entrada en resultados.

Mapeo de Procesos
1. Identi car los procesos.
2. De nir el alcance o perímetro de cada
proceso.
3. Diagnosticar cómo se gestiona cada
proceso. Inventario de procesos por nivel
4. Identi car “aspectos signi cativos” en
materia ambiental y de SST
5. Poner bajo control los aspectos
signi cativos y de nir objetivos en base a las Fichas de
oportunidades de mejora identi cadas. Procesos en sus
6. Documentar, capacitar, sensibilizar, diferentes
implementar y hacer seguimiento niveles

Gestión de riesgos

Paso 01: Elaboración de Documentos normativos
Los documentos normativos son políticas, plan, procedimientos, manuales, u otros que
considere la organización, en el cual se detalla el proceso de implementación, recursos,
responsabilidades, cronograma y la metodología técnica para la identi cación, evaluación y
respuesta a los riesgos.
Política Manual/Procedimiento Plan

Paso 02: Conformación del Equipo
Facilitador Dueño del Personal de la

proceso organización
Asistencia en la Conocimiento técnico Responsables de los

metodología procesos
interrelacionados

Paso 03: Capacitación al personal de la organización
¿Capacitar en qué?
Norma ISO 31000:2018 Gestión de riesgo –
Directrices
Metodología aplicada por la organización, la
cual se debería plasmar en los documentos
normativos.
Fortalecer las capacidades del personal de la organización, permitirá generar toma de

conciencia en la gestión oportuna de los riesgos.

Paso 04: Elaboración de las Matrices de Riesgos
Consiste en la elaboración de las matrices de riesgo considerando las siguientes
aspectos
Establecimiento del Identificación de los Análisis y evaluación Tratamiento del

contexto riesgos del riesgo riesgo

Paso 05: Implementación y supervisión de las matrices de
riesgo
1. El dueño del riesgo es responsable de gestionar la implementación de las respuesta a
los riesgos
2. El seguimiento y evaluación de la gestión de riesgos lo realiza el órgano de supervisión,
de manera periódica. Es necesario el monitoreo para asegurar que las acciones se están
llevando a cabo y evaluar la e cacia en su implementación, adelantando revisiones
sobre la marcha para evidenciar aquellas situaciones o factores que pueden estar
in uyendo en la aplicación de las acciones de mejora y asegurar un efectivo manejo del
riesgo

Paso 06: Evaluación y Mejora
La evaluación a los riesgos debe ser revisada permanentemente por el
Dueño/a del proceso o responsable del riesgo en coordinación con el
órgano de supervisión. La actualización de las matrices de riesgos y de los
planes de tratamiento debe basarse:
1. En el progreso y avance de las acciones de tratamiento y otras acciones
que puedan afectar el riesgo.
2. En la identi cación de nuevos riesgos y factores que puedan haber
surgido desde la última evaluación.
3. En la e cacia de los controles aplicados
4. En la evaluación del riesgo residual. + info

Etapa 05: Documentación
¿Cómo documentamos los procesos?

Identi car las actividades necesarias para alcanzar las salidas previstas del proceso
(entradas, salidas, actividades, secuencia, etc.), apoyándose en los 7 elementos básicos

Etapa 06: Implementación
1. Dirección decidida
2. Participación de todos
3. Formación generalizada Claves para la implementación
4. Trabajar sobre la resistencia al cambio
5. Sistema a la medida de la empresa
6. Mejora continua
7. Paciencia, ir por pasos

Etapa 07: Evaluación
Auditoria Interna Revisión del SSOMA
Es un proceso sistemático, independiente y La revisión debe mostrar con claridad

documentado para obtener evidencias de la como la alta dirección se
auditoria y evaluarlas de manera objetiva, responsabiliza de los resultados y
con el n de determinar la extensión en que toma de decisiones para mejorarlo
se cumplen los criterios de auditoria
Auditoria Interna al SSOMA
Los objetivos de la auditoria interna son:
1. Veri car una mejora
2. Veri car la conformidad
3. Veri car la efectividad
4. Veri car el cumplimiento de una
regulación
5. Alcanzar una certi cación

Auditoria Interna al SSOMA

Acciones Correctivas
La Acción Correctiva es eficaz cuando, luego de un periodo de implementación la No Conformidad

no se vuelve a presentar (requiere de un tiempo para su evaluación)
Revisión del SSOMA Elementos de Entrada
Las entradas de la revisión del SSOMA, mostraran datos

relevantes para los objetivos estratégicos, como:
1. Información del cliente
2. Evolución del contexto
3. E cacia de los procesos
4. Capacidad de la organización para abordar riesgos
y oportunidades

Revisión del SSOMA Salidas
Son las conclusiones y decisiones tomadas que

re ejan la responsabilidad y el compromiso de
la alta dirección con el sistema de gestión.
Se evaluará:
Si los recursos disponibles son su ciente
para cumplir los resultados
Si los recursos están asignados
adecuadamente
Asignación de prioridades de acuerdo a los
objetivos estratégicos de la organización

03 Documentación del SSOMA
Aspectos a considerar en la elaboración de los documentos
normativos del SSOMA

NORMA ISO 10013:2021
Proporciona orientación para el desarrollo y mantenimiento de
la información documentada necesaria para apoyara los
sistemas de gestión, adaptado a las necesidades específicas de
la organización.

PRINCIPALES DEFINICIONES
Se aplican los términos y definiciones dados en la ISO 9000:2015
Instrucción de trabajo Descripción detallada de cómo realizar
tareas.
Formulario Información documentada que debe
mantenerse y utilizarse para registrar los
datos requeridos por los sistemas de gestión
Flujo de trabajo Serie de actividades necesarias para
completar una tarea.

INFORMACIÓN DOCUMENTADA
Puede estructurarse y crearse de muchas maneras en función
de las necesidades de la organización y otros factores como el
liderazgo, los resultados previstos del sistema de gestión, el
contexto (incluidos los requisitos legales y reglamentarios) y
las partes interesadas.
La estructura de la información documentada utilizada en los
sistemas de gestión se puede describir en una jerarquía
Los sistemas electrónicos proporcionan opciones adicionales
para estructurar la información documentada.
Las organizaciones más pequeñas pueden elegir una
estructura de información simplificada para satisfacer sus
necesidades
INFO

¿Qué incluye la información documentada?
Alcance de los sistemas de Política integrada Objetivos integrados
gestión
Registros
Información que la organización
determinó necesaria para apoyar el
funcionamiento del SSOMA y sus
procesos

¿Cuál es el propósito de tener información documentada?
1. Comunicación de la información;
2. Evidencia de la consecución de resultados o
actividades realizadas;
3. Intercambio de conocimientos;
4. Preservación del conocimiento;
5. Describiendo el sistema de gestión de la
organización
¿Cuáles son las ventajas ?

INFO

INFORMACIÓN DOCUMENTADA A MANTENER
Jerarquía de la documentación

Alcance de los sistemas de gestión

"Debe documentarse en función de la
determinación por parte de la
organización de los límites y
aplicabilidad de los sistemas de
gestión"

Política integrada Objetivos integrados
INFO INFO

Información que la organización determinó necesaria para apoyar el
funcionamiento del sistema de gestión y sus procesos
¿Cuanto debemos documentar para
implementar un Sistema de Gestión?
INFO

Manual del SSOMA "El manual del SSOMA es exclusivo de cada
organización y puede proporcionar una
descripción del sistema de gestión y
su implementación en la organización. Las
descripciones de los procesos y sus interacciones
o una referencia a ellos deben incluirse en el
manual"

Organigrama
"Los organigramas suelen ser
representaciones gráficas de los roles,
responsabilidades y autoridades
dentro de una organización. Pueden
ilustrar cómo fluyen los roles, las
responsabilidades y las autoridades
a través de la organización y cómo
diferentes personas o grupos de
personas interactúan dentro de la
organización"

Mapas de Proceso en diferentes niveles y flujogramas de
proceso
Un mapa de procesos identifica los Flujogramas de información del
procesos y describe visualmente la proceso

secuencia y la interacción de
los procesos de la organización.

Procedimientos
e instrucciones
de trabajo
INFO
Flujos de trabajo automatizados
INFO
Los flujos de trabajo automatizados son procesos que pueden administrar y controlar el
flujo de actividades en una secuencia definida de tareas con intervención humana
predeterminada.
Especificaciones del producto
y el servicio
Las especificaciones de
productos y servicios son
información documentada
que establece los
requisitos para los productos y
servicios proporcionados
INFO

Comunicaciones internas y
externas
Las comunicaciones internas
y externas incluyen
comunicaciones electrónicas
y no electrónicas,
como notificaciones,
informes o grabaciones sobre
el SSOMA y sus procesos

Planes, programaciones y listas
Plan
Propuesta detallada para llevar a
cabo un conjunto de actividades
Programación Se pueden utilizar para describir los
plazos para continuar con una
secuencia de actividades dentro del

Son una selección de
SSOMA
artículos conectados, generalmente
Listas
predeterminados y ordenados, que se
pueden utilizar para apoyar
actividades, por ejemplo, listas de
proveedores aprobados, listas de
equipos, lista maestra de
documentos.

Formularios y Check Lists
Los formularios son información documentada que contiene campos
para pedir a un usuario que proporcione cierta información como
entrada o salida a un proceso.
Las listas de verificación son un tipo especial de forma que se
desarrollan y se mantienen para tener confianza en que los procesos se
están llevando a cabo según lo previsto y para proporcionar un
medio consistente de registrar los resultados de las actividades. Se debe
hacer referencia a ellos en cualquier información documentada
asociada.
Los formularios y listas de comprobación se pueden considerar

información documentada que debe mantenerse, mientras que los
formularios y listas de comprobación completados se pueden
considerar información documentada que se debe conservar

Información documentada de origen externo
Es información creada por una parte
fuera de la organización, pero
mantenida por la organización para
su uso.
INFO
La organización debe considerar la información documentada de origen externo y

controlar las versiones pertinentes de la misma dentro del sistema de gestión. La
organización debe considerar los riesgos y oportunidades asociados a la adopción
de información documentada externa.
Creación y actualización de la información documentada
Para documentar el SSOMA, la organización debe tener en cuenta lo siguiente:
1. Determinar la información documentada que se aplica de acuerdo con el
estándar del SSOMA y el alcance y el contexto de la organización
2. Realizar análisis de carencias en el ámbito y requisitos determinados
3. Capacitar a las personas involucradas en la creación de información
documentada y los requisitos estándar del SSOMA
4. Preparar información documentada que abarque el alcance del SSOMA y los
resultados del análisis de carencias
5. Revisar y aprobar la información documentada
6. Capacitar a las personas que trabajan bajo el control de la organización sobre
información documentada nueva o actualizada y conservar información
documentada sobre la capacitación proporcionada
7. Actualizar la información documentada según corresponda

Responsabilidad por la creación de información
documentada
"Debe definirse la responsabilidad de
desarrollar información documentada.
Debe desarrollarse con la participación
del titular del proceso y de las
personas involucradas en los procesos
y actividades para una mejor
comprensión de los requisitos
necesarios y proporcionar un sentido
de participación y propiedad"

Taller Aplicativo
1. Ingresar a las salas creadas por la docente, y en grupos:
2. Elabore un cronograma de implementación del SSOMA de una organización
EMPEZAR

¡Gracias por tu
atención!

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