Tesis Conciliaciones Bancarias

UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR
VICERRECTORADO ACADÉMICO
DECANATO DE ESTUDIOS TECNOLÓGICOS
COORDINACIÓN DE ADMINISTRACIÓN DEL TRANSPORTE Y
ORGANIZACIÓN EMPRESARIAL
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE LA DIVISIÓN

DE CONCILIACIONES BANCARIAS DE LA DIRECCIÓN DE
TESORERÍA DE LA ALCALDÍA DE BARUTA
Informe de Pasantía presentado ante la Ilustre Universidad Simón Bolívar, como

requisito para optar al Título de Técnico Superior Universitario en Organización
Empresarial.
AUTOR: FARATH RUBIO

CARNET: (06-0908)
C.I. 18.936.884
TUTOR ACADEMICO: CLOUDET DELGADO
SARTENEJAS, OCTUBRE 2009

APROBACIÓN ANTE EL JURADO
Informe de pasantias presentado ente la Universidad Simón Bolívar como requisito para
la aprobación de la asignatura PD- Cursos en Cooperación con la Empresa.
Obtuvo la calificación de _________________ puntos por el jurado conformado por:
_____________________ _____________________
Tutor Académico Jurado
Prof. Cloudet Delgado Prof.
____________________
Tutor Profesional
Mariela Goitia Cortéz
ii
ÍNDICE GENERAL
Resumen.............................................................................................. v
Introducción ....................................................................................... 2
Capítulo I
Marco referencial
1.1 Marco institucional
1.1.1.-Reseña Histórica....................................................... 03
1.1.2.- Misión..................................................................... 06
1.1.3.-Visión....................................................................... 07
1.1.4.-Objetivos Estratégicos ............................................. 07
1.1.5.-Estructura Organizativa de la Institución .................. 08
1.1.6 Estructura organizativa de la Unidad de Investigación.09
1.2- Marco Legal .................................................................... 10
1.3-Diagnóstico
1.3.1.-Análisis del diagnostico del problema..................... 11
Capítulo II
El problema
2.1.-Planteamiento del problema ........................................ 13
2.2.-Formulación del problema........................................... 13
2.3-Objetivos de la Investigación
2.3.1Objetivo General .................................................... 14
2.3.2.-Objetivos Específicos .......................................... 14
iii
2.4.-Justificación e Importancia .......................................... 15
2.5.-Alcance ....................................................................... 16
2.6.-Limitaciones................................................................ 17
Capitulo III
Marco Teórico ................................................................................ 18
Capitulo IV
Marco metodológico
4.1.-Tipo de investigación .................................................. 39
4.2.-Diseño de la investigación .......................................... 39
4.3.-Técnicas e instrumentos de recolección de datos.......... 40
4.4.-Análisis y tratamiento de la Información ..................... 42
4.4.1.-Elaboración de Procedimientos ........................ 43
4.4.2.-Elaboración de Cronograma de Actividades...... 44
Capitulo V
Presentación y análisis de los Resultados
Conclusiones ..................................................................... 45
Recomendaciones fuentes de información ......................... 46
Bibliografía ........................................................................ 47
Anexos .............................................................................. 48
iv
UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR
VICERRECTORADO ACADÉMICO
DECANATO DE ESTUDIOS TECNOLÓGICOS
COORDINACIÓN DE ADMINISTRACIÓN DEL TRANSPORTE Y
ORGANIZACIÓN EMPRESARIAL
ELABORACION DE UN MANUAL DE NORMAS Y

PROCEDIMIENTOS DE LA DIVISIÓN DE CONCILIACIONES
BANCARIAS DE LA DIRECCIÓN DE TESORERÍA DE LA
ALCALDÍA DE BARUTA
AUTOR: FARATH RUBIO

FECHA: 02/10/2009
TUTOR ACADEMICO: CLOUDET DELGADO
RESUMEN:
En la Dirección de Tesorería de la Alcaldía de Baruta se requería la rápida elaboración

de un Manual de Normas y Procedimientos para las Colocaciones Bancarias. Debido a
que la Dirección no contaba con uno. Por lo que las Colocaciones Financiera se estaban
realizando sin procedimiento alguno. La responsabilidad de realizar los Manuales
dentro de la Institución es de la Dirección de Organización se pudo notar que dicha
dirección no se había dado la tarea de evaluar, estudiar y mejorar los procedimientos.
Como consecuencia de esta situación muchas tareas de la Tesorería se estaban
realizando de manera equivocada, no se cumplían los objetivos, la entrega de
información a los Entes Reguladores no se estaba logrando, había un retraso de trabajo
de aproximadamente tres meses. Lo antes descrito hacia a la Dirección una de las mas
v
retrasadas en la entrega de información y por lo tanto no se estaban cumpliendo los
objetivos.
La falta de personal era una de las causas fundamentales que provocó esta situación. En
la Dirección de Tesorería seis personas renunciaron a la misma vez ya que hubo cambio
de Alcalde y por ende de Tesorero. Incluidas en estas personas que renunciaron se
encontraban los dos Jefes de División de Tesorería. Esta falta de personal se fue
solucionando poco y gracias al nombramiento de los nuevos Jefes de División poco a
poco se fueron mejorando los procesos.
Palabras Clave:
Elaboración de resúmenes mensuales, Conciliaciones bancarias, Manual de Normas y
Procedimientos y Control de recaudación
vi
INTRODUCCION
El presente informe es el resultado de un trimestre de pasantia en la Alcaldía de

Baruta específicamente en la dirección de Tesorería y Finanzas. Esta dirección es una de
las más importantes de este Ente municipal ya que es el encargado de custodiar y
administrar los recursos de la manera más eficiente y transparente posible. Cada una de
las operaciones realizadas por esta dirección deben estar muy claramente realizadas y
soportadas ya que periódicamente son sometidos a auditorias internas y anualmente a
externas.
Este informe consta de 5 capítulos donde se presenta la reseña histórica de la

Institución, la misión, la visión y la estructura organizativa. Además describe la
situación del área donde se realizo la pasantia, la problemática encontrada. Una de las
limitaciones encontradas fue la alineación a las normas y procedimientos de área. Es
decir no se tuvo la libertad de aplicar o sugerir sino que se debía guiar por el formato y
sistema de trabajo del área.
Para la culminación de este informe se utilizaron varias técnicas de recolección
de información como la observación directa, la aplicación de cuestionarios y entrevistas
además del apoyo en los Jefes del área donde se realizo la pasantia.
La finalidad es describir las actividades realizadas en el trimestre de pasantias

además de argumentarlas con bases teóricas adquiridas durante la carrera. Además de
que este trabajo de pasantias contribuye y satisface una de la problemática mas
importante de la Dirección de Tesorería pues suministra un Manual de Normas y
Procedimientos el cual requerían.
2
CAPITULO I
Reseña Histórica de la Organización.
El nombre de Baruta proviene de un árbol predominante en la exuberante

vegetación de la zona, el Jabillo (Hurra Crepitan), que en lengua nativa se expresaba
Baruta, lo que dio nombre a su principal cacique y a su territorio.
El 20 de marzo de 1568, Diego de Lozada ofrece al capitán Alonso Andrea de

Ledesma una importante encomienda ubicadas en las tierras del cacique Baruta, con la
finalidad de cristianizar al indio, enseñarlo a leer y a escribir, así como adiestrarlo en el
ejercicio del cacicazgo. Este ofrecimiento fue rectificado por el cabildo de caracas el 20
de febrero de 1582, considerando esta fecha el inicio de su proceso de fundación.
El 19 de agosto de 1620 se funda el pueblo de Baruta con el nombre se San

Francisco de Paula, produciendo así el primer asentamiento de población de cierta
importancia en el sureste de caracas. El gobernador de la provincia Francisco de la Hoz
y Berrio y el Obispo, y Fray Gonzalo de Angulo, decretaron la consagración de la
iglesia de la Villa de Nuestra Señora del Rosario de Baruta el 14 de julio de 1655.
Las grandes extensiones de terreno de la zona estaban conformada por haciendas

prósperas, cuya rentabilidad se basaba en la producción de café, caña y cacao, así como
aguardiente, azúcar y papelón.
La construcción de la carretera desde Caracas hacia Baruta y el Hatillo se efectuó

entre 1927 y 1929, dando pie al proceso urbanizador que comenzó con la hacienda de
las Mercedes en los años 40, en 1961 se concluyo la autopista Prados del Este, hacia los
años sesenta se desarrolla el cafetal con las urbanizaciones Santa Marta, Santa Sofía y
se inicia el Cerro Verde y los Naranjos.
Baruta fue semi-autónomo hasta el año 1954, fecha en la que pasa su

administración al Consejo de Petare, formando parte del extinto Distrito Sucre del
Estado Miranda, conjuntamente con Petare, Chacao y el Hatillo. Debido al auge y
crecimiento vertiginoso que ha afrontado el Municipio, la Asamblea Legislativa del
Estado Miranda declaro a Baruta como Municipio Autónomo el 22 de septiembre de
1987, en este sentido, sus características de desarrollo socio-económico y geográfico
permitieron la creación del Municipio El Hatillo en Enero de 1992, en el mes de Abril
del mismo año se crea la Parroquia Las Mercedes de Baruta.
En 1989 en la Gaceta Oficial del Estado Miranda Nº 189 se decreta la “Ley de

Reforma Parcial de la Ley de División Territorial del Estado Miranda”, donde se
establece que dicho Estado se divide en 17 Municipios Autónomos, uno de los cuales es
el Municipio Autónomo de Baruta, Capital Nuestra Señora del Rosario, haciendo
efectivo dicho decreto, se crea la Alcaldía de Baruta.
Conformado por tres juntas Parroquiales, Nuestra señora del Rosario, las minas y
El Cafetal, estas funcionan como entes auxiliares al Gobierno Municipal, a fin de
promover la descentralización administrativa y la participación de los vecinos,
actualmente cuenta con personal obrero y empleados, de los cuales 794 son empleados.
En 1997 según Gaceta Municipal Nº 059-03/97 “Ordenanza de Reforma Parcial

de la Ordenanza sobre los Servicios Autónomos Municipales”, se crean seis Servicios
Autónomos Municipales y el Instituto Autónomo de Policía Municipal, los cuales
vienen representados por entes administrativos para aquellos casos de comercialización
de bienes o prestación de servicios a cargo del Municipio que permita su
autofinanciamiento total o parcial. Los cuales se detallan a continuación:
Servicio Autónomo Municipal de Salud Baruta: Creado el 05 de Junio de 1997,

según Gaceta Municipal Nº 108-07/97. Conformado por 49 empleados, y tiene como
4
objetivos prestar servicios de salud a los ciudadanos del Municipio Baruta, tanto como
curativo como preventivo.
Servicio Autónomo Municipal de Administración Tributaria (SEMAT):

Creado el 24 de Abril de 1997, según Gaceta Municipal Nº 083-04/97. Conformado por
97 empleados, y tiene como objetivo administrar los impuestos Municipales, para la
Alcaldía este servicio representa un ente facturable.
Servicio Autónomo de Arte y Cultura del Municipio Baruta: Creado el 10 de

Diciembre en 1997, según Gaceta Municipal Nº 186-12/97. Conformado por 2
empleados y tiene como objetivo prestar servicio en materia de información,
investigación y difusión, que sirvan de apoyo a la Alcaldía, Consejo Municipal y demás
órganos del publico Municipal a la ciudadanía en general.
Servicio Autónomo de Deportes y Recreación: Creado el 01 de Diciembre de

1997 según Gaceta Municipal Nº 188-12/97. Conformado por 15 empleados, y tiene
como objetivo prestar servicio en materia deportiva en las competencias de dirección,
organización, control, administración y planificación del deporte y la recreación del
Municipio.
Servicio Autónomo de Desarrollo Socio Económico: Creado Diciembre de

1997, según gaceta Municipal Nº 189-12/97. Conformado por 26 empleados, y tiene
como objetivo prestar servicio en materia de desarrollo social en las competencias de
planificación, implementación, coordinación y desarrollo del programa socio-
económico, tendientes a garantizar el bienestar de la comunidad.
Instituto Autónomo Policía Municipal de Baruta: Creado el 27 de Febrero de

1997, según Gaceta Municipal Nº 061-03/97. Conformado por 949 empleados, y tiene
como objetivo garantizar la seguridad de las personas y bienes, así como velar por el
mantenimiento del orden publico en el Municipio.
5
En el año 2.002 producto de una reestructuración realizada en la Alcaldía según
Decreto Nº 113, Gaceta Municipal Nº 215-09/2001, se crean las Direcciones de:
Comunicaciones, Deporte y Recreación y Desarrollo Social, eliminando los Servicios
Autónomos de: Información y Publicidad, Deportes, Recreación, Desarrollo Socio-
Económico del Municipio Baruta respectivamente, quedando activo solo tres servicios
Autónomos y un Instituto Autónomo.
Desde su creación las diferentes dependencias de la Alcaldía funcionaban en

cuanto a ubicación en diferentes sectores dentro del mismo Municipio, por problemas
de espacio, hasta 1.995 que se compró el edificio que anteriormente era de la empresa
Credimático Master Card, en el cual desde entonces están centralizadas las operaciones
de todas las dependencias considerado como su sede principal, situada en la Avenida
Principal de Colinas de Bello Monte.
Actualmente la sede principal de la Alcaldía de Baruta se encuentra ubicada en el

pueblo de Baruta, específicamente en el casco central de baruta, frente a la plaza Bolívar
de este municipio, obra que fue inaugurada el 19 de julio del 2008 durante la gestión del
Alcalde Henrique Capriles Randonski, la cual sirve de sede hasta nuestros días.
Misión
La misión de la Alcaldía del Municipio Autónomo de Baruta es cumplir con la

función del gobierno local mediante la aplicación de técnicas y métodos que garanticen
la máxima eficiencia en la administración de los bienes y servicios de los ciudadanos
que habitan en el municipio. El funcionamiento de servicios y administración de la
Alcaldía debe considerar la importancia de atender y servir a la comunidad y de esta
forma asegurar el logro de los objetivos del Gobierno Municipal. Es indispensable
proporcionar flexibilidad y consistencia a los diversos procesos, de manera que la
6
planificación, organización y control de las actividades, se lleven a cabo con un máximo
de eficiencia y dentro de un claro concepto de servicio a la comunidad.
Visión
La visión de la Alcaldía del Municipio Autónomo de Baruta es construir un
Modelo de Gerencia Municipal con una clara orientación de excelencia en el servicio
hacia la comunidad.
Objetivos Estratégicos de la Institución.
Su objetivo es llevar la Gerencia de los Recursos Humanos, Financieros y de

Servicios de manera tal que se pueda garantizar la cobertura de los planes y programas
destinados a lograr la solución de las necesidades de la Colectividad y por tanto del
Municipio, ajustándose al ordenamiento jurídico que regula el ámbito Municipal.
7
8
Estructura Organizativa de la Dirección de Tesorería y Finanzas
DIRECTOR DE
TESORERÍA
JEFE DE DIVISION DE JEFE DE DIVISION DE

CONCILIACIONES PAGOS Y FONDOS A
BANCARIAS TERCEROS
ANALISTA ANALISTA ANALISTA ANALISTA ANALISTA
9
Marco legal
• Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Publico.
• Reglamento especial Nº 3 del Subsistema de Tesorería de la LOAFSP.
• Ley Orgánica del Poder Publico Municipal
• Gaceta Oficial Nº 5.453, de fecha 24/03/2000 del Régimen Fiscal y Monetario
de la constitución nacional.
10
Diagnostico
Para realizar el diagnostico se ha utilizó una matriz DOFA, descritos por el

manual del Instituto Politécnico Nacional de Colombia realizado por la Dirección de
Planeación y de Organización (2002)… “es una de las herramientas esenciales que
provee los insumos necesarios al proceso de planeación estratégica, proporcionando la
información necesaria para la implantación de acciones y medidas correctivas y la
generación de nuevos o mejores proyectos de mejora”
En el proceso de análisis de las Debilidades, Oportunidades, Fortalezas y

Amenazas, Análisis DOFA, se consideran los factores económicos, políticos, sociales y
culturales que representan las influencias del ámbito externo, que inciden sobre su que
hacer interno, ya que potencialmente pueden favorecer o poner en riesgo el
cumplimiento de la Misión institucional. La previsión de esas oportunidades y
amenazas posibilita la construcción de escenarios anticipados que permitan reorientar el
rumbo del Instituto.
Debilidades
D1: Reducida posibilidad de empleo para personas externas
D2:
D3:
Fortalezas:
F1: Personal con experiencia en la Administración Pública
F2:80% del personal es menor de 30 años
F3: Personal graduado en Administración Municipal
Oportunidades:
O1: Auditorias externas frecuentes
O2: Supervisión trimestral realizado por control interno
O3:
11
4 Amenazas:
A1: Procedimientos desactualizados
A2: 80% del personal es nuevo
A3: escasez de recursos para la elaboración de las tareas
12
CAPITULO II
Planteamiento del problema
El Director de Tesorería y Finanzas de la Alcaldía de Baruta no cuenta con un

Manual de Colocaciones Bancarias al cual consultar a la hora de realizar una
Colocación. Este proceso debe ser realizado con mucha cautela ya que se trata de la
Administración de los Fondos del Tesoro Municipal. Es necesaria la realización de un
Manual de Colocaciones Bancarias para que se pueda conocer los estándares requeridos
para realizar este procedimiento y además conocer los formularios que se deben utilizar
para la presentación de Información ante el Despacho del Alcalde, la Cámara Municipal
y la Contraloría.
Formulación del problema

¿La elaboración de un Manual de Normas y procedimientos para las Colocaciones
Bancarias contribuirá en la eficiencia del proceso administrativo?
Objetivo General
Elaborar un Manual de Normas y Procedimientos para las Colocaciones Bancarias

requerido por la Dirección de Tesorería y Finanzas de la Alcaldía de Baruta.
Objetivos Específicos
• Conocer los conflictos existentes debido a la falta de un Manual de

Procedimientos para las Colocaciones Bancarias en la Tesorería de la Alcaldía
de Baruta.
• Identificar las exigencias que debe tener el Manual para que sea de utilidad para
la Institución.
• Realizar Formularios que contribuyan a la simplificación y presentación de
informes mensuales sobre el rendimiento de la Colocaciones ante los Entes que
sea necesario.
14
JUSTIFICACION
Las Colocaciones Bancarias constituyen una herramienta muy útil para la buena
administración de los Fondos del Tesoro Municipal. Ya que permite rendir un capital
que esta ocioso y simplemente no se requiere en el momento o no se va a utilizar.
Estas operaciones financieras están controladas por la Superintendencia de Bancos y
Otras instituciones financieras (SUDEBAN) quien es un organismo autónomo, de
carácter técnico y especializado, con personalidad jurídica y patrimonio propio e
independiente que tiene como función principal supervisar, controlar y vigilar las
instituciones financieras regidas por la Ley General de Bancos y otras Instituciones
Financieras, con el objetivo de determinar la correcta realización de sus actividades a fin
de evitar crisis bancarias y permitir el sano y eficiente funcionamiento del Sistema
Financiero venezolano.
La razón principal de realizar una Colocación es generar intereses, mientras mayor es el

capital mayor interés es el que se genera. Por esta razón se debe escoger adecuadamente
a la Institución Bancaria con la cual se va a realizar la operación ya que de ello depende
la tasa de interés y la seguridad de la operación.
15
ALCANCE
Esta información esta dirigida a todos los funcionarios que conforman la Comisión de
Colocaciones bancarias dígase Alcalde, el Director de Tesorería y Finanzas y Jefes de
Área de la Dirección de Tesorería.
La normativa contenida también permite a la Contraloría Municipal y a la Dirección de

Control y Auditoria Interna supervisar y evaluar la correcta realización de todas las
etapas del proceso de manera que se pueda corregir alguna irregularidad en caso de que
se este cometiendo.
16
LIMITACIONES
La elaboración de un Manual de Normas y Procedimientos para la Dirección de

Tesorería y Finanzas de la Alcaldía de baruta esta limitada a las necesidades de esta
dirección y a la aplicación de Normas colocadas por la institución a través de la
Dirección de Organización y Planificación. Por lo tanto la sugerencia o innovaciones en
formularios y procedimientos fue restringida ya que uno de ellos descrito en el manual
debe tener la misma apariencia y estilo de redacción adoptado por esa Dirección que es
la encargada de mantener y controlar los manuales de toda la institución.
17
CAPITULO III
MARCO TEORICO
Definición de Manual de Procedimientos
El “manual de procedimientos” es el documento que contiene la descripción de

las actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad
administrativa, o de dos o más de ellas que intervienen, precisando su responsabilidad
y participación.
Suele contener información y ejemplos de formularios, autorizaciones o

documentos necesarios, máquinas o equipos de oficina a utilizar y cualquier otro
dato que pueda auxiliar en el correcto desarrollo de las actividades.
Lineamientos para la elaboración de Manuales de Procedimientos
Antes de elaborar los manuales de procedimientos de cualquier institución, es

necesario identificar los procedimientos actuales y elaborar un inventario de los
mismos.
El realizar un manual de Conceptos y Criterios claros sobre Organización y

Procedimientos del sector público con aspectos esenciales de trabajo para el estudio de
procedimientos, permitirá contar con tramites y servicios más eficientes en las
instituciones, mediante revisión de funciones, formas, registros, informes, resultados y
medidas criticas de desempeño, análisis de la información y diseño de procedimientos.
Por lo tanto, es necesario planificar las acciones a seguir para el estudio de los
procedimientos, investigar la situación actual, realizar análisis y critica a la
información y finalmente, diseño grafico y descriptivo de los procedimientos.
Teniendo presente que los procedimientos documentados son un conjunto de
operaciones ordenadas en secuencia cronológica, que precisan la forma sistemática
para hacer un determinado trabajo.
La presentación de procedimientos aislados no permiten conocer de manera integral la

operación de una institución o unidad administrativa y reconocer la diferencia en la
calidad de los servicios prestados, y la necesidad de precisar los problemas o
dificultades administrativas que se presentan en la continuidad de la operación de un
organismo público, en muchos obedece a la ausencia de procedimientos redactados
que permitan la realización de estudios encaminados al mejoramiento administrativo,
de ahí la necesidad de que éstos se agrupen en forma ordenada en un sólo documento
denominado “manual de procedimientos”.
Los manuales de procedimientos son instrumentos administrativos que apoyan la

realización del cotidiano que hacer institucional.
Objetivos del Manual de Procedimientos
Los manuales de procedimientos en su calidad de instrumentos administrativos, tienen

por objeto:
a) Compilar en forma ordenada, secuencial y detallada las operaciones a cargo de la

institución, los puestos y unidades administrativas que intervienen, precisando su
participación en dichas operaciones y los formatos a utilizar para la realización de
las actividades institucionales agregadas en procedimiento.
b) Uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su
alteración arbitraria.
c) Determinar en forma más sencilla las responsabilidades por fallas o errores.
d) Facilitar las labores de auditoria, la evaluación control interno y su vigilancia.
19
e) Aumentar la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben hacer y como
deben de hacerlo.
f) Ayudar en la coordinación de trabajo y evitar duplicidad de funciones.
g) Constituir una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los
sistemas, procedimientos y métodos.
Uso del Manual de Procedimientos
Puede decirse que la utilidad que tiene el manual de procedimiento es múltiple, en

virtud de ser un instrumento que permite el funcionamiento íntimo por lo que respecta
a la descripción de tareas, ubicación de requerimiento y las Unidades Administrativas
hasta su menor nivel jerárquico responsable de su ejecución; de tal manera, se puede
afirmar que la necesidad de laborar un manual de procedimientos se justifica cuando
se presenta, entre otros, cualquiera de los siguientes casos:
• Que existen trámites que mantengan cierto grado de complejidad, por lo

cual sean necesarias las descripciones precisas de los mismos, de manera
que sea fácil consultarlas para aclarar posibles dudas.
• Que sea conveniente asegurar la uniformidad en el desarrollo de los
trámites y procedimientos, para lo cual resulte indispensable contar con
descripciones claras de los mismos.
• Que se desee emprender tarea de simplificación del trabajo tales como
análisis de tiempos, delegación de autoridad, rediseño de procesos o estudio
de simplificación de tarea, etc.
• Que se vaya a establecer un sistema de información o bien, modificar el ya
existente, y se necesite conocer las fuentes de entrada, proceso y las salidas
de información, para lo cual son muy valiosos los manuales de
procedimientos, ya que contienen información necesaria para la
determinación de los flujos de ésta.
• Adicionalmente, como una valiosa herramienta para el adiestramiento
permanente, toda vez que, expresa la representación gráfica y la
descripción narrativa del conjunto de instrucciones específicas para realizar
20
un determinado tipo de trabajo así como los formularios que intervienen en
el procedimiento.
Diseño de un manual de procedimientos
Los manuales de procedimientos constan de dos contextos, el primero de orden

institucional, donde se detallan los aspectos relacionados con la institución objeto de
estudio, con una referencia que le otorgará cada institución identificando el manual
como instrumento administrativo adicional a los existentes y el segundo contexto, es en
el ámbito de los procedimientos específicos de cada sistema productivo, identificado en
las instituciones y en el presupuesto, como los programas de la institución, con una
referencia que le proporcionará la unidad especializada de cada institución de acuerdo al
inventario de procedimientos realizados.
Para poder identificar y separar claramente estos dos contextos en el manual se

utilizan formatos de presentación diferentes, en el orden institucional se presentará en la
parte superior y a la izquierda, el símbolo o logo de la institución y en el centro la
leyenda de Manual de Procedimientos, en el segundo nivel se identifica el área
sustantiva, fecha de entrada en vigencia y el número de página, en este caso será en
orden ascendente y con números arábigos.
Para el contexto de los procedimientos, se presentará en la parte superior y a la

izquierda, el logotipo de la institución, en el centro la leyenda de Manual de
Procedimiento y a la derecha, el nombre de la Dirección General a cargo del
procedimiento. En el segundo nivel identifica el nombre del procedimiento, la
referencia del procedimiento, la fecha de entrada en vigencia y el número de página, en
este caso será una combinación a manera de código, donde los primero dos espacios
serán letras mayúsculas que identifican la Dirección General responsable del
procedimiento, seguidamente en número romano y en orden ascendente el número
21
correspondiente al procedimiento, terminando en una numeración en orden ascendente
y con números arábigos que representa el número de paginas de ese procedimiento.
Contenido de los manuales de procedimientos
Estos documentos registran y trasmiten, sin distorsiones, la información básica

requerida referente al funcionamiento de las unidades administrativa; además facilita
la actuación de los elementos humanos que colaboran en la obtención de los objetivos
y el desarrollo de las funciones.
Los manuales de procedimientos permiten: uniformar y controlar el

cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar sus alteraciones arbitrarias; simplificar
la responsabilidad por fallas o errores; facilitar las labores de auditoria, la evaluación
del control interno y su vigilancia; que tanto los empleados como sus jefes conozcan si
el trabajo se está realizando adecuadamente; reducir los costos al aumentar la
eficiencia general, además de otras ventajas adicionales.
El contenido del manual de procedimiento se conformaran por la siguiente

información:
Contexto institucional:
• Portada de identificación
• Indice del manual
• Introducción
• Base legal1
• Objetivo del manual
• Procedimientos
Procedimientos 1 al n
Folio de identificación
22
Indice
Base legal
Objetivo del procedimiento
Políticas o normas de operación
Descripción narrativa del procedimiento
Diagrama de flujo del procedimiento
Formulario o impresos
Información general
Contexto institucional:
• Glosario de términos
• Índice temático
23
Índice Temático
CONTEXTO
INSTITUCIONAL
Glosario de Términos
Formularios o Impresos
Diagrama de flujo del procedimiento
Descripción narrativa del procedimiento PROCEDIMIENTO n
Política o normas de operación
Objetivo de Procedimiento
Índice
Portada de Identificación
Información General
Formularios o impresos
Diagrama de flujo del procedimiento PROCEDIMIENTO 1
Descripción narrativa del procedimiento
Políticas o normas de operación
Objetivo del procedimiento

Base Legal
Índice
Portada de Identificación
Objetivo del Manual
Base Legal
Introducción
Índice del Manual
CONTEXTO Portada de Identificación

INSTITUCIONAL
24
Elaboración de manuales de procedimientos
Para la elaboración del manual de procedimiento se sugiere llevar un orden

lógico de acciones tanto de recopilación de información, como de análisis de funciones,
inventario de los procedimientos, evaluación del valor agregado, costos, control de
actividades y mejoramiento de la eficiencia, base legal y de diseño o rediseño de los
procedimientos de cara a los clientes o usuarios de los mismos.
Sin embargo, como ya se menciono anteriormente, el detalle sobre la

metodología para el estudio de los procedimientos se detalla en el documento de
Conceptos y Criterios sobre Organización y Procedimientos del Poder Ejecutivo (punto
7.4), este estudio es importante se realice previo a la elaboración del manual de
procedimientos en el contexto de los procedimientos, sobre todo en el contexto de
procedimientos. De otra manera estaremos oficializando posibles inconsistencias,
conflicto de competencias entre las Unidades Administrativas, demoras innecesarias,
incremento en los costos operativos, poca eficacia, deterioro en la calidad y escasa
satisfacción de los clientes o usuarios de los trámites y servicios brindados.
Es posible que durante el estudio de los procedimientos se pueda realizar la parte

relacionada al contexto institucional, toda vez que la información necesaria este
completa.
A continuación se presentan los detalles de cómo elaborar los diferentes

componentes de un Manual de Procedimientos:
Proceso y normas de elaboración del índice
El índice es la relación de los capítulos que constituye la estructura del

documento razón por la cual su formulación se efectuará de manera diferente en
cada uno de los documentos señalados en ésta guía.
25
En los manuales de procedimientos se formulará el índice de acuerdo con los
siguientes lineamientos:
• Se relacionará los nombres de los capítulos que conforman el documento, de

acuerdo al contenido de los manuales de procedimientos, en el orden siguiente:
- Índice del manual

- Introducción
- Base legal
- Objetivo del manual
- Procedimientos
- Glosario de términos
• En el extremo derecho de la hoja se anotará la página en que se inicia cada uno

de los capítulos, de acuerdo con el criterio de paginación que se establece en
número arábigo en forma ascendente y a los procedimientos en número romano
para cada uno o en forma ascendente por orden de aparición o por prioridad
según sea el criterio de los responsables de los mismos, y nuevamente números
arábigos de manera creciente para el contenido de cada procedimiento.
En cada procedimiento que forma parte de un manual, el índice se elabora de

acuerdo con los siguientes lineamientos:
• Se relacionarán los nombres de los capítulos, de acuerdo con el contenido de

los procedimientos, en el orden siguiente:
- Índice
- Base legal
- Objetivo del procedimiento
- Políticas o normas de operaciones
- Descripción narrativa del procedimiento
26
- Diagrama de flujo del procedimiento
- Formulario o impresos
- Información general
• Se escribirán con letra mayúscula compacta los nombres de los capítulos que
forman el procedimiento.
• En el extremo derecho de la hoja se anotará la página en que se inicia cada uno

de los capítulos, la paginación conforme código para el procedimiento, donde
los primero dos espacios serán letras mayúsculas que identifican la Dirección
General responsable del procedimiento, seguidamente en número romano y en
orden ascendente el número correspondiente al procedimiento, terminando en
una numeración en orden ascendente y con números arábigos que representa el
número de paginas de ese procedimiento.
Proceso y normas de elaboración de la introducción
El objetivo de la introducción es explicar al lector del manual los

antecedentes, motivos y propósitos del documento, así como su contenido.
Para tal efecto deberá seguirse los siguientes lineamientos:
• La redacción deberá ser concisa, clara y comprensible.

• Se hará la introducción preferentemente en un máximo de tres cuartillas.
• Deberá incluirse información acerca del ámbito de su aplicación y de quienes
son destinatarios o usuarios del manual de procedimientos.
• Conviene que la introducción incluya un mensaje y la autorización de la más
alta autoridad del área en la que se elaboró el manual.
27
Proceso y normas de elaboración de la base legal
A fin de contar con la información correspondiente al marco jurídico-

administrativo dentro del cual se desarrollan los procedimientos, a continuación se
mencionan los lineamientos que se habrán de completar en su elaboración:
• Se relacionarán los nombres de los principales ordenamientos jurídicos-

administrativos vigentes que formen la base legal del documento que se están
elaborando.
• La relación de los ordenamientos jurídicos-administrativos habrán de seguir un

orden jerárquico descendente, según se muestra:
1. Leyes
2. Reglamentos
3. Decretos
4. Acuerdos
5. Circulares u oficios
6. Documentos normativos-administrativos
Proceso y normas de elaboración de objetivos
El objetivo deberá contener una explicación del propósito que se pretende

cumplir con el manual de procedimiento; su formulación se ajustará a los lineamientos
descritos a continuación:
• Especificará con claridad la finalidad que pretende el documento, es decir, el

que y el para que.
• La redacción del objetivo debe ser clara, concisa y directa
• La descripción del objetivo se iniciará con verbo(s) en tiempo infinitivo,
28
• Se describirá, en lo posible, en una extensión máxima de 6 renglones
• Se evitará al máximo el uso de adjetivos, así como el subrayar conceptos.
• Similares lineamientos aplican para la definición de los objetivos particulares
de cada procedimiento.
Procesos y normas de elaboración de las políticas o normas de operación
En este apartado deberá contemplarse todas las normas de operación que

precisan las situaciones alternativas que pudiesen presentarse en la operación de los
procedimientos. A continuación se menciona algunos lineamientos que deben
considerarse en sus planteamientos:
• Se definirá perfectamente las políticas o normas que circunscriban el marco

general de actuación del personal, a efecto de que éste no incurra en fallas.
• Los lineamientos se elaborarán clara y concisamente, a fin de que sea
comprendidos incluso por personas no familiarizadas con los aspectos
administrativos o con procedimientos mismos.
• Deberán ser lo suficiente explícita para evitar la continua consulta a los
niveles jerárquicos superiores.
Procesos y normas de elaboración de los procedimientos
Para aplicar este punto es imperativo se haya realizado previamente un estudio

de procedimientos, una vez concluido y contando con la información necesaria sobre
los procedimientos de la institución se inicia la elaboración del manual en la parte
relacionada a los procedimientos, la que se deberá repetir tantas veces como
procedimientos existan.
29
Descripción narrativa
En este apartado se describirán por escrito las actividades que hayan que realizar
dentro de un procedimiento, de acuerdo con los siguientes lineamientos:
• Se describirá el procedimiento mencionando las actividades de que se

compone, en orden cronológico, precisado en que consiste cada actividad, que
ordena ejecutarla, como debe ejecutarla, cuando, donde y para que debe
ejecutarse.
• Cuando la descripción del procedimiento sea general, y por lo mismo

comprenda varias áreas, deberá iniciarse para cada actividad la unidad
encargada de su ejecución, si se trata de una descripción detallada dentro de
una unidad administrativa; asimismo, se indicará el puesto responsable de la
ejecución de cada actividad.
• Enumerar las distintas actividades de tal manera que se facilite su comprensión

e identificación, aún en los casos en que existan varias alternativas en una
misma actividad.
• Deberá realizarse la descripción narrativa de los procedimientos utilizados los

formatos del esquema, y se llenará de acuerdo con las siguientes instrucciones:
- En las casillas superiores que se incluirá en la parte izquierda el logotipo de

la institución, y a su lado el nombre de la descripción narrativa del
procedimiento XXX.
- En la segunda línea, se indicará la Unidad Administrativa responsable
directa de la elaboración del procedimiento y la casilla de Referencia, la
cual se dejará en blanco, ya que será utilizado por la Unidad Especializada
a cargo de los manuales administrativos de la institución, quien asignará el
número de registro y control documental que corresponda al documento en
el sistema integral de manuales de la institución, mismo que deberá ser
mantenido actualizado.
30
- En la tercer línea, en la primera casilla se asentará, en su caso,
precisamente el nombre propio del conjunto de procedimientos del cual
forma parte y la casilla sobre fecha de vigencia, se asentará dicho dato con
número arábigo, utilizando dos dígitos tanto para el día como para el mes y
año. Se antepondrá el cero para los días del primero al noveno; asimismo,
para los meses comprendidos de Enero a Septiembre. Con respecto al año,
se consideran los dos últimos dígitos.
- En la cuarta línea, en la primera casilla se asentará el nombre propio del
sistema productivo, programa o Dirección General como tradicionalmente
se identifican.
- En la casilla de la derecha que abarca las líneas dos, tres y cuatro, se
anotará la paginación conforme código para el procedimiento, donde los
primero dos espacios serán letras mayúsculas que identifican la Dirección
General responsable del procedimiento, seguidamente en número romano y
en orden ascendente el número correspondiente al procedimiento,
terminando en una numeración en orden ascendente y con números
arábigos que representa el número de paginas de ese procedimiento.
- En la columna que se denomina “ACTIVIDAD”, se asignará en orden
progresivo un número a cada actividad que integre el procedimiento.
- En la columna que se denomina “UNIDAD ADMINISTRATIVA”, se
asentará el área o Unidad Administrativa que interviene en la actividad del
procedimiento.
- En la columna que se denomina “DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD”,
se hará la redacción de la actividad.
- La narración de la actividad deberá comenzar con un verbo en infinitivo;
ejemplo: solicitar, remitir, revisar, etcétera.
- La redacción del contenido de la actividad deberá ser mediante frases
breves y sencillas, de tal manera que su comprensión sea clara.
31
Diagramación de procedimientos
Lo constituye el llamado diagrama de procedimientos con forma ANSI unidas

con flechas que indiquen el sentido del desplazamiento del procedimiento, el cual
representa en forma gráfica la secuencia en que se realizan las operaciones de un
determinado procedimiento o el recorrido de las formas o los materiales.
Debido al extenso uso de los diagramas del flujo y a toda clase de adaptaciones
de éstos para los fines del presente estudio se recomienda utilizar el diagrama de flujo
de bloques con desplazamiento, ya que muestra los flujos de información de izquierda a
derecha, con una descripción breve de la actividad dentro de la forma ANSI y la Unidad
Administrativa correspondiente en la referencia vertical, definiendo las competencias de
cada una, sin obviar que en la descripción narrativa se deberá especificar quien, como,
cuando, donde, y por que.
Portada de los formatos utilizados en cada procedimiento

Como parte fundamental del procedimiento y para el enriquecimiento del
manual, es importante incluir una sección de formas que contengan todos los formatos
o formas impresas utilizadas en cada procedimiento que se describe, las cuales
deberán ser copias totalmente completadas y anuladas para salvaguardar
responsabilidades, pero llenas de realidad. Una explicación sobre la manera correcta
de como llenar los formatos será siempre útil, su inclusión en el manual facilitará al
usuario el trabajo de llenar los formatos cuando debe hacerlo, sin necesidad de
supervisión o de otro empleado más diestro.
Presentación del manual de procedimientos
Identificación
• Los datos de identificación del manual, el logotipo oficial de la institución se

localizará en la parte superior de los formatos, a la izquierda y derecha
32
respectivamente, para los formatos de los procedimientos (formatos
interiores del manual), se colocará el logotipo de la institución en la parte
superior izquierda y la leyenda de la Dirección General o sistema productivo
relacionado.
• Con la finalidad de proporcionar una mejor identificación al contenido de

éstos documentos, se han tomado criterios diferentes de acuerdo con el
documento que se esté elaborando, ya sea manual o para un procedimiento
específico en cuanto a los datos que contendrán las casillas de identificación.
• Tratándose de manuales de procedimientos, la identificación se presentará en

el mismo documento de dos maneras diferentes. La primera corresponde a la
información que conforma en si la estructura del manual de procedimientos:
El índice del manual, la introducción, la base legal, el objetivo del manual, el
glosario de términos y el índice temático.
• La segunda forma corresponde específicamente a las hojas de cada uno de

los procedimientos que integran el manual. Aquí el criterio para completar
los datos será el que se señala a continuación.
a Casilla superior izquierda Nombre del tipo de documento; en

este caso, Manual de
Procedimiento.
b Casilla superior derecha Nombre del subtipo de documento;

en el cual se especificará el ámbito
de competencia del manual.
c Casilla inferior izquierda Nombre específico del Manual de

Procedimiento
33
d Casilla inferior derecha Fecha de vigilancia del documento
y número secuencial de página, con
número arábigo ascendente.
En todos los casos, el contenido de la casilla de identificación, es decir los

datos antes mencionados deberán anotarse con mayúscula la primera letra (Mayúscula
compactada).
En la fecha de vigencia deberá anotarse con números arábigos, utilizando dos

dígitos tanto para el día, mes y año.
Proceso y norma de elaboración de Cubierta

Se recomienda que la elaboración de cubierta de la cara exterior de la carpeta o
bainder, la cual debe de contener los siguientes datos:
- Logotipo oficial de la institución

- Leyenda institucional de la dependencia
- Leyenda secundaria (nombre del área emisora del documento)
- La portada y la contra portada estarán divididas en dos partes por una línea
blanca horizontal de 4 cm de ancho. La cual servirá de separación entre la
franja inferior horizontal de 8 cm de ancho color Azul, tratándose de
Manual de Procedimientos y la parte de arriba invariablemente azul.
- La parte superior horizontal de color azul abarcará la portada y
contraportada y tendrá una altura de 18 cm. A partir de la línea horizontal,
en ella irá el escudo a la izquierda y el logotipo institucional a la derecha,
cada uno a 6 cm del borde superior y a 9 cm de los bordes de los lados, con
un diámetro o altura máxima de 3 cm.
- La leyenda institucional irá tres cm mas debajo de la línea del escudo y el
logotipo, letras color blanco.
34
- En la franja blanca irá centrado el nombre del manual de procedimiento,
con tinta de color negro.
- La franja inferior de color azul, contendrá la leyenda secundaria con el
nombre del área o Unidad Administrativa que emite el documento.
Proceso y norma de elaboración de Lomo
El lomo de la cubierta será de color azul y tendrá las siguientes dimensiones: 3.5
cm de ancho y 29.5 cm de largo. Estará dividido por una línea blanca horizontal de 4
cm, la cual servirá de separación entre la franja inferior de 8 cm y la superior de 18 cm.
El lomo contendrá:
- Sistema integral de manuales

- Nombre del tipo de documento
- Nombre específico del documento en relación con su contenido
- Número de tomo – en caso de que el manual este constituido por dos o más
tomos
- El código de referencia, el cual será proporcionado por el área de
organización de la institución.
- Logotipo de la dependencia sin la leyenda institucional.
- Todo en blanco con letras en tinta negra
35
Sistema
Blanco
integral
de manuales
ADMINISTRACION DE LOS
RECURSOS HUMANOS
18cm
PROCEDIMIENTOS
MANUAL DE
Nómina
Blanco
Blanco Tomo único
Referencia 12 cm
Blanco
Blanco Logo
Procedimiento para la Elaboración, Aprobación y Actualización de los

Manuales de Procedimientos y los roles de las Instancias del Estado, para
Formular, Conciliar, Aprobar, Difundir y Evaluar los Manuales.
Para este punto es importante tener presente que todas las instituciones del Poder
Ejecutivo, sujetas a la Ley 290 y Reglamento, deberán contar con una unidad
especializada en la elaboración y revisión de manuales de organización y
procedimientos.
36
Esta Unidad Especializada podrá estar ubicada en el nivel de apoyo en las
Instituciones, y será la única responsable de elaborar y revisar sus propios manuales.
Además, es vital entender que su rol es de facilitadora en la elaboración y revisión de
los manuales, ya que es imperativo que las diferentes direcciones se apoderen del
trabajo a realizar y se considere propio de la dirección, con todo el respaldo
institucional, solo así podremos contar con un producto que sea de “valor” para los
usuarios finales de los manuales.
Actualmente, la elaboración de los manuales de organización y

procedimientos corresponde a una demanda de ley con una voluntad política del
Poder Ejecutivo por que se elaboren los manuales en todo el Estado antes del final
del corriente año, coincidiendo con el fin del mandato constitucional del actual
gobierno.
El cual ha expresado a través de las máximas autoridades que espera dejar

fortalecido la institucionalidad del Estado ante el inminente cambio de gobierno que
se aproxima. Por lo tanto, los manuales de organización y procedimientos buscan
fortalecer un nuevo estilo de administración pública más gerencial, que burócrata,
además que brindan la oportunidad histórica de garantizar la continuidad del Estado
con memoria institucional en cada Ministerio, tanto en organización como en
procedimientos, ante el paso de los gobiernos de turno.
Para ello, una vez que se elaboren y aprueben las guías técnicas, se tendrán que
definir en cada institución: que cosas están en la ley y no se están haciendo(como una
serie de acciones que manda la ley general del medio ambiente u otras leyes que por
motivos de orden presupuestario y hasta de falta de capacidad gerencial no se
realizan), y también, que cosas se hacen en las instituciones que no están en ninguna
ley (como constancias que emite la DAF que se convierten en requisito para un
proceso o servicio de ley). Para ello se sugiere que cada institución elabore un análisis
matricial donde enliste los procedimientos o servicios que se realizan mediante una
revisión exhaustiva identificar la base legal de cada uno de ellos y escribirle al lado del
37
título del procedimiento o servicio y la Unidad Administrativa responsable de su
ejecución.
Una vez identificando las actividades sin base legal y sin valor agregado a la
misión del Ministerio, se eliminarán si se puede y se deberá concentrar en aquellas que
son mandato de ley y contribuyen con la razón de ser de la institución, las que no
agregan valor, pero son necesarias y no se encuentran con asidero legal, se deberá
proponer una normativa administrativa para fortalecer o justificar su existencia.
Seguidamente y definido los manuales se oficializarán mediante la revisión de

cada uno de los directores involucrados en la organización y en cada uno de los
procedimientos, seguidamente se solicitará la aprobación del Ministro correspondiente,
pasando posteriormente a la Asesoría Legal del Ministerio para su revisión y brindarle
el carácter legal, posteriormente serán trasladados los manuales de organización y
procedimientos a la Secretaría de la Presidencia para su revisión de forma y en su
contenido, su implicancia con otras instituciones del Poder Ejecutivo, finalmente, su
tramitación de publicación en La Gaceta.
38
CAPITULO IV
METODOLOGÍA
Tipo de Investigación
Puesto que la finalidad de este trabajo es analizar procesos administrativos, el

diseño de ésta investigación es No experimental. Debido a que se entiende como
diseño no experimental cuando la acción de las variables en estudio se da en la realidad,
y el investigador no interviene en ello. Según Hernández Sampieri (2003) “una
investigación es no experimental cuando no es posible manipular deliberadamente,...,
no se construye ninguna situación, sino que se observan situaciones ya existentes, no
provocadas intencionalmente por el investigador.” (p. 267).
También los autores Stracuzzi y Martins (2004) formulan que el Diseño No
experimental “es el que se realiza sin manipular en forma deliberada ninguna variable,
se observan los hechos tal y como se presentan en su contexto real y un tiempo
determinado o no, para luego analizarlos” (p.81).
Entendiendo que el diseño de la investigación es la estrategia que adopta el

investigador para analizar y resolver la cuestión propuesta, se concreta que fue de tipo
no experimental, debido que en el análisis realizado no hubo ningún tipo de acción o
experimento que buscara inducir ciertos hechos, simplemente fueron estudiados y
analizados los procedimientos actualmente efectuados en la Dirección de Tesorería de la
Alcaldía de Baruta.
El esquema a seguir en este trabajo de campo, esta basado en el análisis y formulación
de un problema, formulación de objetivos, revisión de la documentación referente al
problema, recolección y análisis de la información. De acuerdo al análisis anterior el
esquema de investigación seria:
• Revisión de la documentación referente al caso de estudio.

• Recolección y Análisis de la Información.
• Selección de las técnicas e instrumentos para recolección de datos que se
adapte al tipo de investigación.
• Análisis de Validez del Instrumento de Recolección de Datos.
• Análisis de Confiabilidad del Instrumento de Recolección de Datos.
• Análisis de los resultados obtenidos estadísticamente.
• Conclusiones y Recomendaciones.
Población y muestra
El trabajo de campo fue realizado en la Alcaldía de Baruta, específicamente en

la Dirección de Tesorería. Las personas involucradas en el análisis y estudio del
problema fueron el Tesorero, el Jefe de División de pagos y Fondos a Terceros, el Jefe
de División de Conciliaciones Bancarias y Fideicomiso y la Secretaria de la Dirección.
Técnicas e Instrumentos de Recolección de datos
Para la realización de este trabajo fue necesaria la consulta de bibliográfíca. La

extracción de la información se llevo a cabo a través de entrevistas y cuestionarios que
se realizaron a los afectados por la situación actual es decir Director y Jefes de la
Tesorería. Estos cuestionarios y entrevistas contenían preguntas acerca de
procedimientos actuales. Se quería determinar cual era el nivel de conocimiento de las
personas involucradas en la situación y así determinar la verdadera necesidad de la
elaboración del Manual para las Colocaciones Bancarias.
40
Recolección interna de datos
* Cuestionarios
Se empleó un cuestionario inicial a los cargos implicados, que recogiera los
pasos seguidos en la consecución de los procedimientos fuente de investigación, la cual
fue de elaboración propia, a los fines de poseer y registrar las opiniones de los analistas.
En la misma se dispusieron además algunas preguntas básicas como ayuda en los fines
de mejoramiento de procedimientos efectuados en el presente estudio. Este cuestionario
sirvió de base para articular los diseños de procesos en playscript y que se sucedieron,
con motivo de la búsqueda activa de conocimiento sobre los procesos.
* Entrevistas
Ejecución de interrogatorios relacionados a los trámites de colocaciones, con el
fin de llevar a cabo de manera óptima los procedimientos diarios del departamento
implicado, y con el objeto de concluir el análisis de los procesos establecidos. Estas
consultas fueron constantes, puesto que se iban efectuando a medida que aparecían
lagunas acerca de algún proceso específico de los que se analizaron.
* Observación directa
Se revisaron los procedimientos y los medios precisos y apropiados de realizar
las operaciones diarias, proyectado a optimizar la gestión del Departamento de
Programación Financiera y Control de Gestión del Efectivo. Ésta técnica se llevó a cabo
tanto de manera directa como indirecta, es decir, se realizó la observación del flujo de
operaciones de los procedimientos, y a su vez, se alcanzó una participación directa en
los mismos, de manera que se obtuvo una visión más protagónica de los procedimientos
examinados.
Recolección externa de antecedentes

* Bibliografía técnica
* Carpetas de análisis de aplicaciones similares
41
Diseño Global
* Redacción de manuales de procedimientos
* Diseño de Formularios
* Preparación de diagramas de tiempo y redacción de programas
* Verificación a través de pruebas de funcionamiento simulado con datos
con datos reales.
* Discusión y aprobación final a nivel directivo, gerencial y de
supervisión.
El procedimiento seguido en la realización del trabajo fue el siguiente:

En primer lugar, como parte de la etapa de Relevamiento del análisis, se
registraron los pasos de cada uno de los sistemas administrativos, en cuestionarios
preparados de elaboración propia, que le fueron suministrados a los Jefes de División y
al Director de Tesorería y Finanzas de la Alcaldía de Baruta, encargados del proceso
motivo del estudio, a saber: proceso de realización de Colocaciones Bancarias
Luego, con la información de los cuestionarios, que fueron llenados por los analistas, se
procedió a vaciar la información de cada uno de los procesos en un cuadro de registro
en formato playscript, el cual incluye reconocimiento de cada acción, y los
responsables de las mismas, asentándolo de manera secuencial, tal y como se van dando
los pasos.
Como parte de la etapa de Diseño del análisis, para llegar a un diagnóstico se realizó el
análisis FODA del Departamento, también llamado método SWOT(por sus siglas en
inglés). Lo cual permitió generar las Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y
Amenazas que inciden en la consecución, y los resultados de los procesos llevados en el
Departamento. Ésta es muy útil a los términos de distinguir los pasos y acciones futuras
de la empresa. El mismo logra, mediante el estudio del desempeño presente, del interior
del departamento y del entorno empresarial, marcar posibles evoluciones exitosas del
departamento y los procesos. Como subproducto muy importante, permite que el nivel
gerencial de la empresa reflexione sobre ella y conozca mejor la organización a la que
pertenece, aumentando aún más las ventajas del estudio. El análisis deriva su nombre de
42
las iniciales de los conceptos estudiados que representan a su vez una forma de modelar
la situación de una empresa y su ambiente. En efecto, FODA significa Fortalezas,
Oportunidades, Debilidades y Amenazas.
Siguió el estudio y análisis crítico de cada proceso administrativo, en base a dar
respuesta a una lista de interrogantes, centrando la investigación en ciertos aspectos
mejorables, como son, la especificación de responsables de los procesos, la reducción
de etapas y tiempos, la simplificación, la reducción y eliminación de actividades sin
valor añadido, y la ampliación de las funciones y responsabilidades del personal, entre
otros.
A partir de todas las herramientas antes expuestas se realizó un estudio general de los
procesos administrativos, tomando en cuenta lo mejorable, y se presentó una Propuesta
Del Manual.
Una vez aprobado y como parte del Diseño de los procesos, se elaboraron nuevos
formatos modificados playscript de la propuesta realizada del proceso estudiado.
Finalmente se diseño formularios que permitían el resumen de la información de
manera precisa y simplificada. Además que ayudaran a mejorar el proceso
administrativo
43
ALCALDIA DE BARUTA
DIRECCION DE TESORERIA Y FINANZAS
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES (SEMANAS)
ACTIVIDAD 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
Conocimiento de la instalaciones
Familiarizacion con el personal a laborar
Levantamiento de Informacion
Observacion Directa
Entrevistas
Analisis de la Situacion Actual
Recopilacion de datos obtenidos
Consulta Fuentes Bibliograficas
Analisis de la Informacion
Conclusiones
Presentacion de Resultados
44
CAPITULO V
CONCLUSION
La adquisición de conocimientos en el área de Contabilidad, Economía,

Sistemas y Procedimientos, entre otros. Ha sido de gran utilidad a la hora de realizar la
pasantia debido a que fueron aplicados en diversas ocasiones que lo ameritaban. Gracias
a ello se logro concluir satisfactoriamente la materia de Cursos en Cooperación con la
empresa.
Diariamente se realizaban actividades operativas que se requerían para el logro

de los objetivos de la Unidad donde se realizo la pasantia. Se pudo observar una de las
situaciones desfavorables del Sector Publico es el abismo administrativo que se produce
a la hora de un cambio de Alcalde o equipo de directores. Este abismo no permite la
consecución y cumplimiento de las normas y los procedimientos, los objetivos
planteados por cada Dirección, entregadas de trabajo e informes a tiempo. Esto produce
que en cada nueva gestión bien sea de Alcalde o de Director se debe reestructurar los
procedimientos, los objetivos y en algunos casos hasta el personal.
Al inicio de la pasantia y debido a la reciente elección del nuevo Alcalde del
Municipio Baruta los procesos no se estaban cumplimiento en el tiempo previsto por lo
tanto en principio la pasantia se baso en solamente trabajo operativo como la realización
de Conciliaciones Bancarias, actualización ínter diaria de cheques en transito, reportes
mensuales de ingresos por interés a la vista y a plazo fijo, totalización mensual de
ingresos por las multas de policía, ingresos por el alquiler de espacios pertenecientes al
municipio, ingresos mensuales por Recaudación, totales mensuales de Colocaciones
Bancarias y por un ultimo la elaboración de un manual de Normas y Procedimientos
requerido por la Dirección.
RECOMENDACIONES
Se recomienda a la Dirección de Tesorería y Finanzas de la Alcaldía de Baruta

solicitar a la Dirección de Organización y Planificación una evaluación y actualización
de los procedimientos descritos en su manual ya que estos ya no están vigentes y
necesitan ser actualizados. Asimismo que realicen una revisión acerca de que procesos
se están elaborando en la Dirección y que no están contemplados en el Manual de la
Dirección.
También se recomienda solicitar a la Dirección de Recursos Humanos la

elaboración de un Manual de adiestramiento debido a que no se ha realizado y a la hora
en que ingresa una nueva persona la capacitación no existe y en algunos casos se realiza
la directa. Donde se permite un empleado capacitado enseñar al nuevo empleado en la
vida real, con datos reales y en situaciones cotidianas de trabajo.
En otro tema, se recomienda a la coordinación de Cursos en Cooperación de la

USB la inclusión en su programa de pasantias de actividades operativas, ya que a la
hora de ingresar a laborar a una empresa o institución no siempre se podrá realizar un
trabajo de investigación sino que se realizan actividades operativas por lo que hace
difícil el desarrollo del informe de pasantias.
46
BIBLIOGRAFIA
• Metodologia para el análisis FODA. Instituto Politécnico Nacional de Colombia. Dirección de

Organización (2002) consultado el 20/06/2009.
• Grey Sanchez. Manual de Normas y Procedimientos de la Dirección de Tesorería de la Alcaldía
de Baruta.2007.
• Robbins, C. Administración. 8va ed. Prentice Hall 2005.
• Publication Manual of the American Psychological Association (2001). (5th ed.) Washington,
DC: American Psychological Association
47
ANEXOS
48
MATRIZ DOFA
DEBILIDADES OPORTUNIDADES
O1: Auditorias externas

D1: Reducida posibilidad
frecuentes
de empleo para personas
O2: Supervisión trimestral
externas realizado por control
interno
D2: Personas mayores
viciadas en los puestos de
O3: Desarrollo de las
trabajo
capacidades y ejecución
D3:Restricciones
de teoria adquirida
presupuestarias
FORTALEZAS AMENAZAS
F1: Personal con A1:Procedimientos

experiencia en la desactualizados
Administración Pública A2: 80% del personal es
F2:80% del personal es nuevo
menor de 30 años A3: escasez de recursos
F3: Personal graduado para la elaboración de las
en Administración tareas
Municipal
48
ALCALDIA DEL MUNICIPIO BARUTA Pagina:
DIRECCION DE TESORERIA Y FINANZAS 54 de 75
Manual de Normas y Procedimientos
49
CONTENIDO
Objetivos del manual ............................................. . ........................... ...........................................03
Alcance .................................................................. .........................................................................03
Unidades involucradas.....................................................................................................................03
Base legal .............................................................. .........................................................................05
Políticas.................................................................. .........................................................................06
Normas generales.................................................. .........................................................................08
Normas específicas................................................ .........................................................................09
Responsabilidades del Comité de Colocaciones Financieras………………………………………...11
Procedimiento “Comité de Colocaciones Financieras”........................... ....................................... .13
Formulario “Resumen de ofertas recibidas de las Instituciones Financieras”…………………….. .16
Instructivo “Resumen de ofertas recibidas de las Instituciones Financieras”……………...…….….17
Formulario “Acta de Reunión del Comité de Colocaciones Financieras”……………………………18
Glosario de términos .............................................. ................................ ........................................21
Anotaciones ........................................................... .........................................................................22
50
OBJETIVOS DEL MANUAL
Establecer las normas que deberán cumplirse y la secuencia de las acciones que habrán de realizarse
durante la ejecución del proceso de colocaciones financieras, con la finalidad de determinar las
responsabilidades de las dependencias participantes y orientar e instruir suficientemente a los funcionarios,
de tal modo que el proceso se realice correctamente.
El acatamiento de este proceso permitirá:
a. Ejecutar el proceso conforme a la normativa legal vigente y en forma totalmente transparente.
b. Lograr el mejor rendimiento posible de las colocaciones, en condiciones de máxima seguridad.
ALCANCE
Las normas contenidas en el presente manual son de estricto cumplimiento por la Dirección de Tesorería y
Finanzas y la División de Conciliaciones Bancarias y Fideicomisos y han sido elaboradas específicamente
para normar la decisión de Colocaciones Financieras llevado a cabo en la sede principal de la Alcaldía de
Baruta
51
UNIDADES INVOLUCRADAS
• El Alcalde y la Dirección de Tesorería, quienes aprobaran la institución bancaria donde efectuara la
Colocación Bancaria.
• El jefe de la División de Conciliaciones Bancarias quien recomendara al Director las decisiones que
tome el Comité de Colocaciones Financieras.
• La gerencia de Administración, quien velara por la ejecución de las decisiones tomadas por el
Comité de Colocaciones Financieras.
• El Departamento de Contabilidad, quien realiza el control de los resultados del proceso de cada
colocación.
• Auditoria Interna, al momento de efectuar el control interno de las Unidades involucradas en este
proceso velará por el cumplimiento de las normas y procedimientos establecidos en este manual.
• Dirección de Planificación, Organización y Presupuesto, quien deberá mantener actualizado su
manual, bien a solicitud de la unidad interesada o a través de recomendaciones de auditoria cuando
así lo amerite.
BASE LEGAL
• Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Publico.
• Reglamento especial Nº 3 del Subsistema de Tesorería de la LOAFSP.
• Ley Orgánica del Poder Publico Municipal
• Gaceta Oficial Nº 5.453, de fecha 24/03/2000 del Régimen Fiscal y Monetario de la constitución
nacional.
52
POLITICAS
1. La Alcaldía de Baruta, podrá colocar regularmente sus disponibilidades de efectivo en instituciones
financieras de primera categoría, reguladas por la Ley General de Bancos y Otras Instituciones
Financieras, así como en las leyes especiales.
2. El proceso de colocaciones financieras comprende dos actividades bien diferenciadas: 01. Preparar
la propuesta de la colocación, y la 02. Cotizar los fondos disponibles.
3. Cuando la renovación de una colocación financiera sea considerada como una nueva colocación y,
por eso, no se establece un procedimiento distinto para efectuarla, la División de Conciliaciones
Bancarias informara con antelación por lo menos con cinco días hábiles al Director de Tesorería y
Finanzas.
4. Las políticas aquí establecidas, se refieren solo a las disponibilidades de efectivo.
5. La División de Conciliaciones Bancarias preparara un informe trimestral sobre los ingresos
percibidos por las Colocaciones efectuadas y lo remitirá al Director y al Alcalde para conocimientos
y fines.
6. Los ingresos percibidos por las colocaciones efectuadas podrán capitalizarlos o disponer de los
mismos según las necesidades de caja de la Alcaldía previa evaluación del tesorero.
• Los recursos podrán colocarse en una o mas Instituciones Financieras, cuya determinación
resultara de los bancos con mayor tasa y de la posición dentro del ranking del índice de riesgo.
• El Alcalde y el Director podrán solicitar, aceptar y evaluar las cotizaciones de Instituciones
Financieras inscritas en el SUDEBAN con una posición superior a la establecida en este manual.
• En caso de sólo cotizar una institución bancaria el comité podrá decidir realizar en dicha institución
siempre y cuando esta cumpla con las normativas establecidas en este manual.
• Las colocaciones serán realizadas hasta por un máximo de SESENTA (60) días y un mínimo de UN
(1) día. En casos excepcionales se podrán realizar colocaciones de recursos excedentes solo con la
autorización del Director de Administración a fin de no dejar los recursos ociosos.
53
7. Las colocaciones financieras se harán con arreglos a políticas de diversificaciones de la cartera o
portafolio de inversiones, no obstante, el Comité de Colocaciones en pleno podrá decidir hacer
inversiones bajo criterios razonables en una solo Institución Financiera regida por la Ley General de
Bancos y Otras Instituciones Financieras.
8. El comité de colocaciones Financieras podrá realizar colocaciones en Bancos donde el Estado
Venezolano tenga participación accionaría mayoritaria, para fortalecer el sistema financiero del país,
aun cuando las tasas ofrecidas sean inferiores a las tasas de las instituciones privadas.
9. El comité de Colocaciones financieras y Director de Tesorería y Finanzas deberán mantener la
debida reserva de las operaciones realizadas especialmente en las fases de recepción y análisis de
las ofertas.
54
NORMAS GENERALES
1. La responsabilidad por la correcta realización de dichas colocaciones es del Comité de
Colocaciones Financieras de la Alcaldía de Baruta, cuya integración y funciones se
especifican en el punto Nº 5 del presente manual, relativo a las RESPONSABILIDADES
DEL COMITÉ DE COLOCACIONES FINANCIERAS.
2. Las colocaciones deberán hacerse conforme a la política financiera vigente de esta
Institución y a las normas y procedimientos contenidos en este manual.
3. Este manual deberá ser modificado para adaptarlo a los cambios que se produjesen en la
base legal del mismo y/o en los Estatutos de la Alcaldía de Baruta.
4. El comité de Colocaciones financieras y el tesorero deberán mantener la debida reserva de
las operaciones realizadas especialmente en la fase de recepción y análisis de las ofertas.
NORMAS ESPECÍFICAS
1. Para la actualización del presupuesto de caja (proyecciones de Tesorería) se tomara en cuenta lo
siguiente:
• La programación de la ejecución presupuestaria
• Los resultados de la ejecución presupuestaria
• El estado actual de la tesorería
• Los compromisos y obligaciones por pagar
• La política de pagos de la Alcaldía de Baruta.
• La estimación actualizada de ingresos
55
A tal fin, se establecerá un adecuado sistema de información que permita al tesorero conocer
oportunamente todos los datos requeridos para hacer las proyecciones, y de esta manera informar al
Comité de Colocaciones para una correcta toma de decisiones.
2. Los montos disponibles para colocar deberán estar correctamente calculados. No deberán incluir los
recursos requeridos para atender el giro normal de la Tesorería y para pagar puntualmente las
obligaciones con el personal, los proveedores y otros acreedores, conforme a la política de pagos
vigente.
3. El Director de Tesorería convocará a El Comité de Colocaciones Financieras tan pronto tenga
preparada la propuesta para la colocación de las disponibilidades transitorias de tesorería y hará los
arreglos para que este actué con rapidez y comodidad.
4. La colocación de las disponibilidades de efectivo se efectuara mediante la realización de Comité de
Colocaciones por el Director de Administración.
5. Se solicitaran ofertas para realizar las colocaciones a las CATORCE (14) primeras Instituciones
financieras según el boletín emitido por la SUDEBAN en Índice de riesgo, de igual forma se podrá
tomar en consideración cualquier otro índice que considere necesario el Comité.
6. Las ofertas podrán ser enviadas y recibidas vía fax, medio electrónico, físico. Y deberán indicar
claramente lo siguiente:
• Tasas y Plazos
• La fecha valor
• La descripción de la operación
• Instrumentos y otros datos.
56
• El monto de la colocación.
El comité de Colocaciones Financieras seleccionará entre las ofertas recibidas de la Dirección de Tesorería
las más convenientes para la Alcaldía de Baruta, en base a:
• Las tasas de interés ofrecidas, se tomara el promedio en base a las tasas ofrecidas por los
CINCO (5) primeros bancos en depósitos según el último boletín publicado por la
SUDEBAN en su página Web.
• Los gastos y comisiones generados por la movilización de los recursos a colocar.
• La diversificación de los fondos disponibles.
• La experiencia obtenida de los bancos con los cuales opera la corporación, en términos de
servicios recibidos y de apoyo institucional.
7. El Director de Tesorería y Finanzas será el responsable de la ejecución de las decisiones tomadas
por el Comité de Colocaciones Financiera.
8. El departamento de Contabilidad realizara el control mensual de los resultados del proceso de cada
colocación financiera y el control posterior será efectuado por la Contraloría Interna y la Contraloría
General de la República.
RESPOSABILIDADES DEL COMITÉ DE COLOCACIONES FINANCIERAS
1. El Comité tiene carácter permanente y su función principal es la de considerar y resolver las
propuestas presentadas por el Director de Tesorería y Finanzas mediante la colocación de sus
disponibilidades.
2. El comité esta integrado por tres (3) miembros principales, quienes recomendaran al Director de
Finanzas en las inversiones a realizar, que son:
• El Director de Tesorería y Finanzas, quien lo preside con voz y voto.
57
• El alcalde, con voz y voto.
• El Jefe del Departamento de Conciliaciones, con voz y voto.
3. El comité se reunirá cuando lo estime conveniente podrá incorporar a cualquier otro funcionario a
sus reuniones con voz pero sin voto.
4. Cuando por cualquier circunstancia, algún miembro de El Comité no pueda asistir a una reunión,
podrá hacerse representar por otro funcionario y lo notificara por escrito previa consulta con los
otros miembros. En caso de ausencia del Director este podrá delegar las funciones de presidir al
Comité a……………………….,previa autorización
5. La reunión de El comité será válida solo con la asistencia de todos sus miembros.
6. las decisiones de El comité se tomaran con el voto mayoritario de sus miembros. Cuando uno
discrepe de la decisión tomada por la mayoría, se puede dejar constancia en acta de su voto
negado o salvado, explicando las razones del mismo. En caso de existir votaciones divididas se
tomara la decisión en base al Director de Tesorera y Finanzas.
7. De cada reunión de El Comité se levantara un acta, la cual firmaran todos sus miembros.
8. Son atribuciones de El Comité:
• Cumplir y hacer cumplir el Manual de Normas y Procedimientos para las Colocaciones Financieras,
y proponer su modificación cuando se estime conveniente.
• Establecer las condiciones para colocar los recursos disponibles.
• Seleccionar las Instituciones Financieras en la que se harán las colocaciones de las disponibilidades
de tesorería y el tipo, monto y plazos de las mismas.
• Es responsabilidad del Director de Tesorería realizar de forma trimestral un PUNTO INFORMATIVO
a la Junta Directiva contentivo de las fechas de las colocaciones realizadas, Tasas de los intereses
generados y montos percibidos.
9. Solicitar en el momento que lo requiera conocer los, flujos de caja asi como cualquier información
10. contable financiera administrativa, incluyendo las conciliaciones bancarias y estados de cuanta a fin
de contar con la información requerida para la toma de decisiones
58
PROCEDIMIENTO “COMITÉ DE COLOCACIONES FINANCIERAS”

Flujograma Responsable Descripción de la Actividad
-1-
Director de Tesorería
Solicita los 1. Solicita los compromisos pendientes de pago, a
compromisos fin de calcular la disponibilidad de sus
pendientes de unidades involucradas.
pago Jefe de Conciliaciones
-2- Bancarias
Actualiza el presupuesto de caja 2. Actualiza el presupuesto de caja
-3-
Determina las Director de Tesorería

disponibilidades de 3. Determina las disponibilidades de efectivo en
efectivo en caja. caja y elabora informes de disponibilidad.
-4-
Recibe el Informe de Alcalde
Disponibilidad y Elabora 4. Recibe el Informe y elabora una propuesta de
un presupuesto de colocación, informando montos y plazos de
colocación Director de Tesorería y disponibilidades para las colocaciones.
-5- Finanzas
5. Recibe y revisa la propuesta.

Recibe y revisa la
propuesta -6-efectuar
para
Solicita cotizaciones tomando 5.1 Si no esta conforme, devuelve la propuesta para
las colocaciones
en cuenta el ranking del su corrección.
sistema financiero nacional y 5.2 Si esta conforme, firma en señal de
los siguientes documentos: conformidad y ordena que se soliciten las
• Propuesta de cotizaciones.
colocaciones firmada
• Cotizaciones Bancarias 6. Solicita cotizaciones, tomando en cuenta el
• Constancia de remisión ranking del sistema financiero nacional y los
de E-mail o físico. siguientes documentos:
-7- • Propuesta de Colocaciones Firmada
Recibe los • Cotizaciones Bancarias
documentos • Constancia de Remisión de E-mail o físico.
solicitados en el
paso #6
Comité de Colocaciones
-8- Financieras
Convoca al comité de 7. Recibe los documentos del paso #6.
Colocaciones Financieras
-9-
Recibe del Director la 8. Convoca al Comité de Colocaciones
propuesta de las Colocaciones Financieras.
9.
10. Reciben del Director la propuesta de

colocaciones anexa con las cotizaciones
bancarias y la constancia de remisión de fax.
59
-10-
Verifica cuidadosamente el 11. Verifica cuidadosamente el monto de las
monto de las disponibilidades disponibilidades y toda la información
y toda la información. suministrada.
-11- 12. si no esta de acuerdo en efectuar las

Si no esta de acuerdo colocaciones se devuelven al Director.
devuelve las colocaciones
Comité de Colocaciones 13. Si esta de acuerdo en efectuar las colocaciones
-12- determina las condiciones para licitar los
Si esta de acuerdo, se recursos disponibles, tomando en cuenta como
determinan las condiciones base la propuesta recibida.
para licitar los recursos
disponibles
14. El comité fija montos, plazos y tipos de
-13- Colocaciones.
Se fijan montos, plazos y
tipos de colocaciones. 15. Llena el formulario Resumen de las Ofertas
-14- Recibidas de las Instituciones Bancarias.
Se
• llena el formulario
Considera las
Resumen de las ofertas.
condiciones ofrecidas por 15.1 Considera las condiciones ofrecidas por las
las Instituciones Instituciones Financieras
Financieras
• Pre-seleccionar las 15.2 Pre-seleccionar las mejores ofertas.
mejores ofertas.
• Considera las
condiciones ofrecidas por 15.3 Considera las condiciones ofrecidas por el
el banco. banco.
• Determina los gastos de
traslados de recursos
desde el banco donde 15.4 Determina los gastos de traslados de recursos
están, hasta la institución desde el banco donde están, hasta la institución
que ofrece las mejores que ofrece las mejores condiciones.
condiciones.
• Considera, si los
hubiera, otros aspectos 15.5 Considera, si los hubiera, otros aspectos
importantes relacionados importantes relacionados con la operación.
con la operación.
• Decide las colocaciones
y elabora Acta de
Reunión indicando 15.6 Decide las colocaciones y elabora Acta de
banco, montos, tasas, Reunión indicando banco, montos, tasas, plazos
plazos y tipos de las y tipos de las mismas.
mismas.
16. Ordena efectuar las colocaciones, conforme a
-15- los procedimientos bancarios.
Se efectúan las Colocaciones
-16-
Entrega copia de Acta de
Reunión a la Contraloría 17. Entrega copia del Acta de Reunión a la
Interna. Contraloría Interna.
60
-17- Comité de Colocaciones 18. Efectúa las colocaciones e informa acerca de

Efectúa las colocaciones e las mismas.
informa acerca de las
mismas.
Comité de Colocaciones
-18- 19. Archiva el expediente para su control y

Archiva el expediente para su custodia.
control y custodia Director de Tesorería y
Finanzas
-19- 20. Remite al Departamento de Contabilidad la

División de documentación necesaria para el registro
Remite al departamento de Conciliaciones Bancarias contable.
contabilidad
-20-
Recibe la documentación y 20. Recibe la documentación y registra las colocaciones
registra las colocaciones realizadas.
realizadas
-21-
Efectúa el análisis mensual
de las Cuentas de inversiones
y de los intereses devengados
21. Efectúa el análisis mensual de las Cuentas de
-22- inversiones y de los intereses devengado.
Elabora cuadre Mensual de
las cuentas contables y
financieras
22. Elabora cuadre Mensual de las cuentas contables y

financieras
61
FORMULARIO DE RESUMEN DE OFERTAS
COMITÉ Nº (6)
RESUMEN DE LAS OFERTAS RECIBIDAS DE LAS FECHA (7)
INSTITUCIONES FINANCIERAS
MONTO (8)
MONTO LICITADO ENTIDAD

(1) TIPO (2) DIAS(3) TASA (4) BANCARIA (5)
OBSERVACIONES (9):
SE HACE CONSTAR QUE LOS DATOS CONTENIDOS EN ESTE CUADRO HAN SIDO TOMADOS
CORRECTAMENTE DE LAS OFERTAS ORIGINALES DE LAS INSTITUCIONES FINANCIERAS.
________________________ ________________________________________________
ALCALDE DIRECTOR DE TESORERIA Y FINANZAS
62
INSTRUCCIONES:
CAMPO NOMBRE DESCRIPCION
1. Monto Solicitado Escribir los montos que se van a colocar.
Deposito a Plazo Fijo (DPF), Certificado de

2. Tipo de Colocación Ahorro (CDAH) u otro.
Escriba cuantos días durara la colocación.

3. Días
Señale el porcentaje en números, de la tasa

de interés que ofrece cada entidad bancaria.
Tasa
4.
Señale el nombre de las primeras entidades

Financieras escogidas para participar en la
licitación.
5. Entidad Bancaria
Señale el número de la reunión que celebra

el Comité.
6. Comité Nº
Indique el día, mes y año en que se celebra
el comité.
7. Fecha
Señale la cantidad en números del monto
total en Bs. a ser colocado.
8. Monto
Indique las observaciones o condiciones
pertinentes al proceso, si las hay.
9. Observaciones
63
ACTA DE REUNION DEL COMITÉ DE COLOCACIONES FIANACIERAS
Caracas, ___ de _______de 2009
ACTA DE REUNION
Reunidos en la sede principal de la Alcaldía de Baruta, previa convocatoria del Director de Tesorería y
Finanzas los miembros del Comité de Colocaciones Financieras de la Alcaldía de Baruta:
_____________________________ ALCALDE; ________________________ Gerente de Tesorería y
Finanzas y _______________________________dieron inicio a la reunión Nº _____ de este Comité, con la
siguiente agenda:
.
1. Considerar la propuesta de la Dirección de Tesorería y Finanzas para colocar las disponibilidades
de efectivo temporales.
2. Analizar las disponibilidades de efectivo temporales y las cotizaciones recibidas de las Instituciones
Financieras.
3. Ordenar la colocación de las disponibilidades de efectivo temporales.
PUNTO 1. Después de revisar y considerar el documento presentado por la Dirección de Tesorería y

Finanzas.
INSTITUCION MONTO TIPO TASA PLAZO
CONCLUSION: Después de considerar las ofertas recibidas de las instituciones financieras y aplicar las
normas generales y especificas del Manual de Colocaciones Financieras, se decidió colocar las
disponibilidades en la forma como se indica en el cuadro. Sirva la presente acta para instruir a efectuar las
Colocaciones conforme a los procedimientos bancarios.
Observaciones :
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
____________________________________________________________
64
Una vez concluida la sesión se ordeno formar un expediente con todos los documentos recibidos y
generados en la misma, se leyó esta acta, la cual firman conformes todos los miembros del Comité de
Licitaciones, en señal de conformidad.
____________________________ __________________________
Alcalde Director de Tesorería y Finanzas
____________________________ _________________________
Jefe de División de Conciliaciones Testigo

Bancarias
65
INSTRUCCIONES:
(1) MES Anote el mes y año en que se esta relacionando la

Colocación
Escriba el número de oficio dirigido a la Entidad Bancaria

(2) Oficio Nº seleccionada para colocar la cantidad de Dinero de
Inversión.
(3) Fecha de apertura Indique la fecha de apertura de la colocación.
(4) Banco Coloque en nombre de la Entidad Financiera donde se

coloco el dinero.
(5) Tasa Escriba el porcentaje de la tasa de interés que se aplica

en la colocación.
(6) Días Anote los días que durará la colocación.
(7) Monto Indique la cantidad en Bs. de dinero colocado.
(8) Fecha de Vencimiento Especifique en días, mes y año la fecha de vencimiento

de la colocación.
Monto de intereses
(9) Coloque en monto de los intereses generados.
66
(10) Monto de Vencimiento Es el resultado final, resulta de

la sumatoria de el capital mas
(+) los intereses generados.
Es la sumatoria del total de

(11) Total colocado dinero colocado.
(12) total
67
GLOSARIO DE TERMINOS
Colocación: es el uso del dinero con el propósito de ganar renta y/o incrementar el capital.
I
Interés Bancario: es el que cobra o pagan los bancos según se trate de operaciones activas o
pasivas.
L
Liquidez: dinero que tiene la empresa, disponible de forma inmediata. Capacidad que posee
una empresa para hacer frente a sus compromisos a corto plazo.
P
Presupuesto de caja (flujo o pronóstico de caja): es una proyección financiera a corto plazo
del superávit o el déficit de efectivo de la empresa.
Es un instrumento esenciadle la planificación financiera a corto plazo y consiste en un cálculo
anticipado de las entradas y salidas d dinero que tiene como objetivos básicos los siguientes:
• Determinar los faltantes y los sobrantes de dinero y tomar medidas para invertir
adecuadamente los sobrantes o financiar los faltantes.
• Conocer el comportamiento del flujo de dinero por entradas, salidas o
financiación en periodos cortos y establecer un control permanente sobre
dichos flujos.
• Evaluar si las políticas de pagos o de cobros son racionales.
68
DIRECCION TESORERIA Y FINANZAS
COLOCACIONES MES (1)
(2) Oficio (3)Fecha (5) (6) (7) Monto (8) Fecha de (9) Monto de (10) Monto de
(4) Banco
Nº Apertura Tasa Días en Bs. Vencimiento intereses Vencimiento
(11) (12)
Total colocado ∑ ∑
69

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UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE LA DIVISIÓN

Informe de Pasantía presentado ante la Ilustre Universidad Simón Bolívar, como

AUTOR: FARATH RUBIO

TUTOR ACADEMICO: CLOUDET DELGADO

SARTENEJAS, OCTUBRE 2009

Obtuvo la calificación de _________________ puntos por el jurado conformado por:

1.1 Marco institucional

1.1.4.-Objetivos Estratégicos ............................................. 07

1.1.5.-Estructura Organizativa de la Institución .................. 08

1.1.6 Estructura organizativa de la Unidad de Investigación.09

1.2- Marco Legal .................................................................... 10

1.3.1.-Análisis del diagnostico del problema..................... 11

2.1.-Planteamiento del problema ........................................ 13

2.2.-Formulación del problema........................................... 13

2.3.1Objetivo General .................................................... 14

2.3.2.-Objetivos Específicos .......................................... 14

Marco Teórico ................................................................................ 18

4.1.-Tipo de investigación .................................................. 39

4.2.-Diseño de la investigación .......................................... 39

4.3.-Técnicas e instrumentos de recolección de datos.......... 40

4.4.-Análisis y tratamiento de la Información ..................... 42

4.4.1.-Elaboración de Procedimientos ........................ 43

4.4.2.-Elaboración de Cronograma de Actividades...... 44

Presentación y análisis de los Resultados

Recomendaciones fuentes de información ......................... 46

ELABORACION DE UN MANUAL DE NORMAS Y

AUTOR: FARATH RUBIO

En la Dirección de Tesorería de la Alcaldía de Baruta se requería la rápida elaboración

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Servicio Autónomo Municipal de Administración Tributaria (SEMAT):

Servicio Autónomo de Arte y Cultura del Municipio Baruta: Creado el 10 de

Servicio Autónomo de Deportes y Recreación: Creado el 01 de Diciembre de

Servicio Autónomo de Desarrollo Socio Económico: Creado Diciembre de

Instituto Autónomo Policía Municipal de Baruta: Creado el 27 de Febrero de

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JEFE DE DIVISION DE JEFE DE DIVISION DE

ANALISTA ANALISTA ANALISTA ANALISTA ANALISTA

• Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Publico.

• Reglamento especial Nº 3 del Subsistema de Tesorería de la LOAFSP.

• Ley Orgánica del Poder Publico Municipal

• Gaceta Oficial Nº 5.453, de fecha 24/03/2000 del Régimen Fiscal y Monetario

Para realizar el diagnostico se ha utilizó una matriz DOFA, descritos por el

En el proceso de análisis de las Debilidades, Oportunidades, Fortalezas y

Planteamiento del problema

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Formulación del problema

Elaborar un Manual de Normas y Procedimientos para las Colocaciones Bancarias