Plan de Gestión del Riesgo:

Identificación de los riesgos:

Es importante definir escenarios de contingencia, por ello es pertinente poder definir el tipo de
riesgo al que está expuesto el negocio y así la compañía pueda actuar en caso de una eventualidad.

A continuación, se enlistarán los posibles riesgos dentro del proyecto:

Estructura de descomposición de riesgos (Risk Breakdown Structure –RBS)

Técnicos

• Si se interrumpe el funcionamiento normal de los sistemas tecnológicos podría colapsase

las bases de datos y generar una pérdida de información bastante grave con lo cual no se
tendría lo fundamental para realizar el proyecto.
• Si se tiene pérdida de seguridad de la información, podría causar problemas legales en
cuando a la fuga de la misma.
• Si se demora en el registro de información de las bases de datos de los clientes, no se
obtendrá la información verídica y certera para poder realizar el análisis dentro de los
tiempos establecidos.

Externos

• Si existe un error en la digitación de la información de los clientes en las bases de datos, no

se puede obtener la información correcta perturbado la información del proyecto.
• Si existe un proveedor el cual cuente con un sistema de software que no analicé la
información de forma correcta, generará un retroceso enorme en cuanto a los tiempos de
realización del proyecto.
 • Si no se siguen los lineamientos regulatorios en cuanto Ley 1273 de 2009 y la Ley 1341 de
2009 de protección de datos para con los clientes, se tendrán sanciones legales y multas
económicas.

Organización

• Si se tiene carencia de liquidez para realizar el proyecto, mano de obra, equipos de cómputo,
software, no se podrá desarrollar el proyecto.
• Si se tiene variación en las tasas incremento del PBI, tasas comerciales, generará aumento
económico del proyecto.
• Si los clientes no compran los productos de la empresa se obtiene una afectación del flujo
de caja.

Dirección de proyectos

• Si no se asignan las tareas indicadas y adecuadas en el momento correcto, se generará un

retroceso dentro del proyecto generando más costos.
• Si no se tiene un cronograma con todas las actividades se obtendrá dificultad en cumplir los
plazos inicialmente pactados.
• Si no se tiene un filtro de control y calidad en cada proceso y entrega de actividades, no se
podrá verificar cada entregable lo cual hace que el proyecto no cumpla con los
requerimientos y requisitos.

Herramientas para mitigar el plan de riesgos:

Método Delphi:

Se escogió el método Delphi toda vez que, se realiza los estudios del entorno tecno-socio-económico
y sus interacciones.

Lo primero que se hará la definición de los objetivos, para posteriormente realizar la selección de
expertos, y así elaborar el lanzamiento de los cuestionarios para posteriormente de explotación de
resultados.

Definición de planes de mitigación:

Riesgos financieros: Tener un presupuesto detallado y alineado con el proyecto enfatizando cada
uno de los costos y gastos que se otorgan a cada proceso y subproceso del mismo, adicionalmente
tener un 10% adicional del valor analizado por si hay un déficit en el flujo de caja o falta de liquidez.

Riesgos Tecnológicos: Contar con un soporte informático de software debidamente calificado y

soportado con todos los registros requeridos, adicionalmente tener alianzas estratégicas de
proveedores que cuenten con los recursos informáticos y tecnológicos en caso de alguna falla con
el proveedor inicial.

Riesgos Legislativos: Tener los acuerdos legislativos al día, con toda la documentación requerida
ante las autoridades legales establecidos.

Riesgos Humanos: Contar con planes de capacitación y seguimiento de tareas corroborando la

veracidad de los datos registrados que son el elemento importante para el análisis del mismo.
Riesgos Organizativos: Tener un cronograma con los tiempos estipulados y respectivos entregables
y así finalmente asignar auditorías para verificar y validar el trabajo realizado.

A continuación, se verá reflejado en el siguiente cuadro el resumen matriz de los planes de riesgos
y sus respectivos planes de mitigación:

TIPO DE
DESCRIPCIÓN OCURRENCIA IMPACTO CONTINGENCIA
RIESGO

(Alto)
Riesgos de liquidez.
Detener Tener un
Riesgos Variación de tasas.
proyecto por presupuesto
Bajo.
Financieros Flujo de caja. falta de detallado alineado
recursos con el proyecto.
financieros.

Interrupción de
funcionamiento (Alto)
normal de sistemas. Detener Tener un soporte
Pérdida de seguridad proyecto, pues tecnológico con
Riesgos uno de los
de la información. Medio. otros proveedores
Tecnológicos pilares es la en caso de
Demora en el registro implementació emergencia.
de información de las n de la
bases de datos de los tecnología.
clientes.

(Alto)
Tener un soporte
Problemas tecnológico que
Riesgos legales con la guarde
Fuga o robo de datos. Alto. información de
Legislativos efectivamente la
los clientes de información de los
acuerdo al clientes.
Habeas Data

(Medio)
Tener un plan de
Problemas en capacitación a los
capacitar a los trabajadores para
Riesgos empleados para poder digitar la
Riesgos de atención
Medio. poder atender a información de
Humanos especial a los clientes
los clientes de compras y así
forma tener la
adecuada y así información
recolectar correcta.
información de
 acuerdo a sus
gustos y
preferencias.

(Alto) Tener un
Falta de asignación de cronograma con
tareas, dificultad en Incumplimiento los tiempos
Riesgos cumplir los plazos y de las tareas estipulados y sus
Medio. del cronograma
Organizativos cumplimiento de los respectivos
procesos acorde a la de acuerdo a entregables y así
complejidad del caso los tiempos poder realizar
pactados. auditorías.

PLAN DE INTERESADOS

A continuación, se identifican a las personas, grupos u organizaciones que pueden

afectar o ser afectados por el proyecto, con el objetivo de analizar sus expectativas
e impacto en el proyecto y, de esta forma, poder desarrollar las estrategias
adecuadas para conseguir que la participación de los interesados sea eficaz.

Identificación de los interesados

# Titulo Departam Requisitos y Rol Influ Inter interno/ Clasificac

ento expectativas enci és externo ión
a (1- (1-5) (apoyo,n
5) eutral,op
ositor)
1 Gerente general Gerencia -Que el Patrocina 4 5 Interno Apoyo
cliente dor
quede
satisfecho
con el
Propuesta
2 Gerente de Administr -Cumplir con Director 3 5 Interno Apoyo
proyecto ativa el
cronograma
y
presupuesto
-Culminar
exitosament
e el
proyecto
3 Comité de Comité - Patrocina 5 4 Interno Apoyo
cambios de Alineamient dor del
cambios o de la proyecto
 compañía
en la
realización
de cambios
-
Organizació
n eficaz
para
ejecutar los
cambios.
-Puesta en
marcha del
proceso de
gestión de
cambios
4 Equipo del Sistemas - Cumplir Partidiari 3 4 Interno Neutral
proyecto con cada o
uno de los
avances del
proyecto.
-Mantener
los niveles
de calidad
del
proyecto.
-Garantizar
la
operatividad
de la
entidad -
Que se
cumplan los
requisitos de
prospectació
n de la
implementac
ión.
5 Gerencia de Comercia Garantizar Partidiari 2 3 Interno Neutral
ventas l los procesos o
con agilidad
y calidad.
Medición de
cumplimient
o del
programa
6 Líder calidad Administr - Partidiari 2 3 Interno Neutral
ativa Cumplimient o
o de las
normas de
calidad
establecidas
para
ejecutar el
proyecto
-Participa en
la
aprobación
 de los
entregables
7 Clientes PRO Comercia -Mostrarles 2 3 Extern Neutral
l como el o
desarrollo
del proyecto
favorece el
servicio que
se les
entrega
-Monto
promedio de
la compra
- Recibir los
servicios de
manera
óptima
8 Inversionistas Gerencia Mostrar Patrocina 6 6 Interno Apoyo
como con el dor del
proyecto proyecto
tendrán
ganancias a
futuro
9 Proveedores Comercia -Tiempo de 2 3 Extern Neutral
l entrega o
-Porcentaje
de
devolucione
s -Mantener
la calidad de
los
productos y
servicios
ofrecidos.
-Mejorar
ventas.
-Crear
socios
estratégicos

Involucramiento de los interesados

Consiste en desarrollar enfoques adecuados para involucrar a los interesados del
proyecto, con el objetivo de cumplir sus necesidades, expectativas, intereses y su
posible impacto en el proyecto.

Al involucrar en mayor medida a los interesados se mitigan los riesgos, aumenta el

nivel de confianza y los ajustes se realizan de forma más temprana. Así mismo, se
promueve la transparencia, invitando a los interesados a las reuniones y a las
revisiones del proyecto.

Interesado Desconocedor Reticente Neutral De apoyo Líder

INT 1 AD
INT 2 AD
INT 3 A D
INT 4 A D
INT 5 A D
INT 6 AD
INT 7 A D
INT 8 AD
INT 9 AD

Matriz de evaluación del involucramiento de los interesados: permite comparar los

niveles actuales de participación de los interesados (representado con una A) con
los niveles deseados de participación (representado con una D) para alcanzar con
éxito los objetivos del proyecto.
El nivel de participación de los interesados puede ser:
*Desconocedor: desconoce el proyecto y sus impactos potenciales.
*Reticente: conocedor del proyecto y sus impactos, pero reticente a los resultados
del mismo. Estos interesados no prestarán apoyo al trabajo o resultado del proyecto.
* Neutral: conoce el proyecto, pero ni lo apoya ni muestra reticencia.
*De apoyo: conoce el proyecto y sus potenciales impactos, apoyando al proyecto.
*Líder: conoce el proyecto y sus potenciales impactos, se mantiene involucrado de
manera activa para asegurar el éxito del proyecto.
Centro-virtual.com.(S.f). Gestión de interesados. Recuperado el 25 de noviembre de 2022,
de https://www.centro-
virtual.com/recursos/biblioteca/pdf/dgp_direccion_proyectos_pmi_ii/clase7_pdf1.pdf

Gestión del involucramiento de los interesados

Interesado Acciones negativas Estrategias Información

y positivas
Gerente general Patrocinador del Reuniones con el Informes de
proyecto. interesado para avances.
mostrar avances del
proyecto.
Gerente del Encargado de la Elaboración de Reuniones
proyecto planificación, informes periódicos periódicas.
ejecución y para dar a conocer Reuniones de
seguimiento del los avances y seguimiento.
proyecto resultados que se
Manejo eficiente de están obteniendo.
los recursos
Comité de cambios Responsable de Implementar Reuniones
revisar, evaluar, cambios y brindar requeridas
aprobar, retrasar o soluciones efectivas Comunicación a los
rechazar cambios en según los problemas interesados de los
el proyecto, y de que se presenten. cambios efectuados.
registrar y
comunicar tales
decisiones.
Equipo del proyecto Personal con Exigir buenas Reuniones
conocimientos prácticas del manejo periódicas.
específicos para la de información. Informes de
implementación de Ofrecer servicios de avances. Reuniones
los servicios conectividad para de seguimiento.
tecnológicos y mantener al equipo
demás y al cliente bien
requerimientos informado
técnicos del Diseñar fichas
proyecto. técnicas de los
Profesionales servicios a
capacitados en cada implementar
área y enmarcadas en las
comprometidos con necesidades del
el proyecto proyecto
Documentar el
trabajo realizado
Gerencia de ventas Recurso humano Comunicar al Reuniones
encargado de la equipo de ventas de periódicas
verificación de estrategia e Informes de avances
adopción de implementación. y estadísticas.
estrategia de Verificar Reuniones de
fidelización de cumplimiento de seguimiento.
cliente. metas. Pruebas de
coordinar el equipo funcionamiento
con el propósito de
alcanzar el objetivo
deseado en el área
comercial.
Motiva y dirige a
los demás
integrantes del
equipo comercial.
Posible afectación
en la operación de la
entidad.
Falta de recursos de
tiempo para
capacitación del
personal.
Respuesta lenta ante
necesidades del
proyecto.
Líder de calidad Encargado de informar a los Informes de
implementación de demás miembros recomendaciones.
las acciones sobre los
correctivas en los lineamientos y
procesos de no normas de calidad y
conformidad. también de las
necesidades de
mejora que puedan
existir.
Proveedores Entrega de Mantener la Órdenes de compra
productos y propuesta de stock
servicios de alta de equipos similares
calidad y con ofertados para evitar
garantía con el demoras en
cumplimiento del consecución de
cronograma de estos.
trabajo y tiempos de Negociar con los
entrega. Limitante proveedores para
de materiales para el tener todos los
proyecto. Alta materiales y
competencia entre recursos en el
proveedores. momento que el
 Capacidad solicitada proyecto los
de tiempos de necesite.
respuesta.
Cumplimiento de
especificaciones del
proyecto
Clientes PRO Calificación del Indicadores de
servicio recibido. satisfacción del
cliente.
Inversionistas Patrocinador del Reuniones con el Informes de
proyecto. interesado para avances.
mostrar avances del
proyecto.

Plan de adquisiciones
Plan de Gestión de las Adquisiciones del Proyecto
Para la implementación en inteligencia de negocios (BI) para la fidelización del
cliente pro. segmento profesional en tiendas XYZ Colombia se considera llevar a
cabo las siguientes adquisiciones:

Personal capacitado e idóneo en el área de análisis de datos para poder determinar

para el mejoramiento de la productividad, competitividad, innovación y rentabilidad
de la empresa, el cual debe diseñar un modelo de indicadores para llevar
seguimiento de los resultados del proyecto
Personal que permita un asesoramiento para la implementación en inteligencia de
negocios (BI) para la fidelización del cliente PRO, que brinde capacitaciones
presenciales y seguimiento durante la ejecución del proyecto.
El personal especializado debe brindar las herramientas necesarias para el
cumplimiento y veracidad del proyecto, para su verificación y el entendimiento en la
implementación:
-Tipos de contrato: Se realizar un contrato a prestación de servicios time and
material (contratos por tiempo y materiales), donde incluya todos los requerimientos
y elementos necesarios.
-Responsables: Los responsables de preparar estimaciones independientes y los
criterios de evaluación de los clientes son el personal contratado.
-Coordinación: se realizará la coordinación del equipo de Dirección del Proyecto con
el departamento de adquisiciones tiendas XYZ para la verificación del avance y
entrega del proyecto,
- Fechas de entrega: La implementación se lleva a cabo desde el 1 de septiembre
de 2022 hasta el 29 de enero del 2023
- Garantías: Se debe llevar a cabo la ejecución del proyecto dentro de las fechas
establecidas anteriormente mencionadas con un tiempo máximo de 6 meses.
- Enunciado del trabajo: se llevará a cabo una serie de capacitaciones en el personal
de ventas para poder determinar el segmento del mercado de participación de los
clientes PRO.
Proceso de Planificar la Gestión de las Adquisiciones

Los objetivos del proceso de planificar la gestión de las adquisiciones:

-Crear el plan de gestión de las adquisiciones por parte de los gerentes
-Crear el enunciado de los trabajos de las adquisiciones, realizado por los gerentes
y personal ventas
-Crear los documentos de las adquisiciones, elaborados por el personal calificado
-Generar solicitudes de cambios, de ser necesario a lo largo del proyecto mediante
el seguimiento semanal
-Actualizar la documentación del Proyecto para poder determinar el avance del
proyecto

La legislación: El personal contratado debe obtener, o mantener, las licencias y

permisos profesionales exigidos por la legislación, por alguna regulación, o por la
política de la organización y que nos puedan ser requeridos al ejecutar el Proyecto.

Proceso de efectuar las Adquisiciones del Proyecto

El proceso de efectuar las adquisiciones consiste en
-Obtener respuestas de los proveedores / vendedores,
-Recabar información, presupuestos, licitaciones, ofertas o propuestas,
-Revisar todas las ofertas, elegir entre los posibles vendedores,
negociar,
-Firmar un contrato por escrito con cada proveedor elegido.
Para efectuar esta adquisición se debe contar con el plan de dirección del Proyecto,
los documentos de las adquisiciones, unos criterios de selección adecuados, las
propuestas de los vendedores, la documentación del proyecto, herramientas y
técnicas.

Proceso de Controlar las Adquisiciones del Proyecto

Llevar control mediante

-Se debe revisar y documentar el rendimiento de los proveedores del Proyecto con
el fin de implementar las acciones correctivas que sean necesarias y establecer una
base sólida para futuras relaciones.
-Gestionar los cambios relacionados con los contratos.
-Gestionar la relación contractual con el promotor y/o cliente final del Proyecto.

Proceso de Cerrar las Adquisiciones del Proyecto

En el proceso de cerrar las adquisiciones se debe cerrar todos los contratos acordar
la compleción, o resolución anticipada, de todos y cada uno de los elementos
contractuales del Proyecto.

Se debe tener en cuenta:

-Cualquier tema que este abierto y solucionarlo.
-Negociar un finiquito.
-Ejecutar una auditoría de compras a todos los contratos aplicables a la fase del
Proyecto que corresponda.

stakeholders