Material de Apoyo-Soportes Contables GPM

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE (SENA)
Unidad de aprendizaje: Documentos Contables y No contables

Instructor: Giovanni Palma Móvil
DOCUMENTOS Y SOPORTES CONTABLES
CONCEPTO DE SOPORTES CONTABLES

Son los documentos que sirven de base para registrar las operaciones comerciales de una
empresa. Estos deben adherirse a los comprobantes de contabilidad respectivos o dejar
constancia de estos de tal circunstancia. Se archivan en orden cronológico, de tal manera que
sea posible su verificación.
Los soportes contables, son los medios escritos con los cuales pueden justificarse una
transacción u operación comercial realizada por el ente económico o empresa.
Los soportes pueden conservarse en el idioma en el cual se hayan otorgado, así como ser
utilizados para registrar las operaciones en los libros o de detalle.
Todos los soportes contables deben contener la siguiente información general:

 Nombre o razón social de la empresa que lo emite
 Nombre, número y fecha del comprobante
 Descripción del contenido del documento
 Firmas de los responsables de elaborar, revisar, aprobar y contabilizar los comprobantes
CLASES DE SOPORTES
Los soportes son de orden interno o externo
SOPORTES INTERNOS
Son todos aquellos documentos o soportes elaborados internamente por la empresa para el
control y registro de sus operaciones con terceros. En su gran mayoría se diseña de acuerdo con
la necesidad de información o los parámetros específicos de control. Ejemplos: Recibos de caja,
comprobantes de egreso, facturas de venta, notas de contabilidad entre otros.
SOPORTES EXTERNOS
Son todos aquellos documentos que sirven de soporte a las transacciones, pero son elaborados
por terceros, como consignaciones bancarias, notas bancarias débito y crédito, pagares, letras
de cambio, remisiones, facturas de compras entre otras.
GENERALIDADES
Todas las operaciones económicas que realizan las empresas deben ser registradas en los libros
de contabilidad, pero a su vez para que cada uno de estos registros sean justificables deben
soportarse con los documentos pertinentes para cada una de ellas, es por ello que a continuación
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se presentan los principales papeles comerciales y títulos valores que pueden ser utilizados en el
ciclo contable, su definición y sus principales características
RECIBO DE CAJA O COMPROBANTE DE INGRESO
El recibo de caja es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos en efectivo

recaudados por la empresa. El original se entrega al cliente y las copias se archivan.
Una para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad.
PARTES DE UN RECIBO DE CAJA

1. Nombre o razón social y Nit del vendedor o quien presta el servicio.
2. Número consecutivo de la transacción.
3. Fecha de la operación.
4. Descripción de los bienes o servicios.
5. Valor total de la transacción.
COMPROBANTE DE EGRESO
Llamado también orden de pago o comprobante de egresos, es un soporte de contabilidad que

respalda el pago de una determinada cantidad de dinero por medio de un cheque.
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Generalmente, en la empresa se elabora por duplicado, el original para anexar al comprobante de
diario de contabilidad y la copia para el archivo consecutivo. Algunos negocios se entregan una
copia al beneficiario del pago.
Para mayor control, en el comprobante de pago queda copia del cheque, ya que el titulo valor se
entrega al beneficiario.
NOTA DE DEBITO
Es un comprobante que una empresa envía a su cliente, en la que se le

notifica haber cargado o debitado en su cuenta una determinada suma
o valor, por el concepto que se indica en la misma nota. Este
documento incrementa el valor de la deuda o saldo de la cuenta, ya sea
por un error en la facturación, interés por mora en el pago, o cualquier
otra circunstancia que signifique el incremento del saldo de una
cuenta.
FUNCIÓN DE LA NOTA DEBITO

Es el documento que envía un comerciante a su cliente, en la que le
notifica haber cargado o debitado en su cuenta una determinada suma
o valor, por el concepto que la misma indica. Este documento
incrementa la deuda, ya sea por un error en la facturación, interés por
pago fuera de término, etc.
DATOS OBLIGATORIO DE LA NOTA DEBITO

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Número de cliente, nombre y apellido, hacer referencia a una factura,

numeración, importe, cantidad que devuelves, importe total.
NOTA CRÉDITO
Es el comprobante que una empresa envía a su cliente a su cliente, con

el objeto de informar la acreditación en su cuenta un valor
determinado, por el concepto que se indica en la misma nota. Algunos
casos en que se emplea la nota crédito pueden ser por: avería de
productos vendidos, rebajas o disminución de precios, devoluciones o
descuentos especiales, o corregir errores por exceso en la
facturación. La nota crédito disminuye la deuda o el saldo de la
respectiva cuenta.
Desde el punto de vista de la empresa, la nota debito significa un

ingreso para ésta, y la nota crédito significa una erogación.
CASOS EN LOS QUE SE EMITE
 Errores de facturación: Se facturó un importe superior y luego

se lo corrige con N.C.
 Aplicación de bonificaciones y/o descuentos
 Devoluciones.
 Casos de roturas de mercadería.
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CONTABILIZACIÓN DE LA NOTA CRÉDITO

Al contabilizar se acredita clientes y se debita la cuenta que
corresponda según el concepto.
TARJETAS KARDEX
El kardex es un documento, tarjeta o registro utilizado para mantener el

control de la mercadería cuando se utiliza el método de permanencia en
inventarios, con este registro podemos controlar las entradas y salidas de
las mercaderías y conocer las existencias de todos los artículos que posee
la empresa para la venta.
PARTES DE LA TARJETA KARDEX

Encabezamiento:
1. Fecha en que se efectúa la transacción.

2. Descripción del movimiento de acuerdo con el soporte.
3. Número del comprobante del cual se trasladan los movimientos.
 Entradas: se registra la cantidad y el costo total de los artículos

comprados y las devoluciones.
 Salidas: se registra la cantidad y el costo de la mercancía vendida, las
devoluciones en ventas.
 Saldos: se registra la cantidad y el costo de las mercancías en existencia.
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 Costo unitario: se registra el valor de costo por unidad de la mercancía en

existencia.
 Proveedor: Nombre o razón social, ciudad y teléfono de la persona o
empresa a quien se le compra el artículo.
COMPROBANTE DE NOMINA
Para documentar el salario se ha de entregar al trabajador un recibo individual y

justificativo del pago del mismo.
Dicho recibo se ha de ajustar al modelo oficial del M.T.A.S, salvo que por
convenio colectivo, o en su defecto, por acuerdo entre la empresa y los
representantes de los trabajadores, se establezca otro modelo, siempre que
contenga, con la debida claridad y separación, los diferentes conceptos
retributivos, así como las deducciones que correspondan. Son válidos los recibos
de salarios que, sin eliminar ninguno de los conceptos recogidos en el modelo
oficial ni alterar su denominación, contengan modificaciones puramente formales
o incluyan elementos adicionales de información al trabajador.
El recibo de salarios oficial se refiere a meses naturales, las empresas que

abonen salarios por períodos inferiores deben documentarlos como anticipos a
cuenta de la liquidación definitiva. El recibo ha de ser firmado por el trabajador
al hacerle entrega del duplicado y abonarle en moneda, cheque o talón las
cantidades reflejadas. Dicha firma da fe de la percepción de las mismas, pero no
supone la conformidad con ellas. En caso de efectuarse el abono mediante
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transferencia bancaria, la firma del trabajador se entiende sustituida por el

comprobante de abono expedido por la entidad bancaria. Los recibos se han de
conservar, junto con los boletines de cotización, durante cinco años.
VOLANTE DE CONSIGNACIÓN
Este es un comprobante que elaboran los bancos y suministran a sus

clientes para que lo diligencien al consignar. El original queda en el
banco y una copia con el sello del cajero o el timbre de la máquina
registradora, sirve para la contabilidad de la empresa que consigna.
Hay dos tipos de consignaciones, una para consignar efectivo y

cheques de bancos locales y otro para consignar remesas o cheques de
otras plazas. Necesidades varias Los soportes de contabilidad se
elaboran en original y tantas copias como las necesidades de la
empresa lo exijan.
PARTE DE LA CONSIGNACIÓN BANCARIA
 Fecha
 Nombre y número bajo las cuales figura la cuenta.
 Cantidad consignada, tanto en efectivo como en cheques, títulos,
etc.
 Firma del tesorero o quien hace el depósito.
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COMPROBANTE DE DIARIO
Es un documento que debe elaborarse previamente al registro de

cualquier operación y en el cual se indica el número, fecha, origen,
descripción y cuantía de la operación, así como las cuentas afectadas
con el asiento. A cada comprobante se le anexan los documentos y
soportes que lo justifiquen.
Procedimiento contable Clasificación, análisis y codificación de los

soportes Elaboración de asientos en borrador Preparación del
comprobante diario de contabilidad.
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NOTA DE CONTABILIDAD
La nota de contabilidad es un documento interno de la empresa, que es

utilizado para hacer registros contables, cuando se trata de
operaciones que no tienen soportes externos, u operaciones para las
cuales no existen documentos internos específicos.
En primer lugar, se debe hacer claridad que las operaciones que la

empresa realice con terceros, necesariamente deben tener soportes
válidos como son las facturas. Una factura no puede ser remplazada
por una nota de contabilidad o cualquier otro documento diferente.
Por ejemplo, cuando se realiza compra de bienes, el único documento
válido es la factura, o documento equivalente en el caso que la
operación se realice con una persona no obligada a facturar.
Algunas operaciones internas se registran en la Contabilidad haciendo

uso de documentos específicos diferentes a la nota de contabilidad,
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como es el caso del comprobante de egresos, comprobante de

ingresos, recibos de caja, consignaciones, remisiones, órdenes de
compra, entradas de almacén, salidas de almacén, Notas débito y
crédito, etc.
CONTRATO DE TRABAJO
CONTRATO INDIVIDUAL DE TRABAJO,

es aquel celebrado
individualmente entre un trabajador y un empleador
CONTRATO A TERMINO DEFINIDO
Es aquel en donde el empleo se extenderá hasta que se cumpla el

vencimiento del plazo previamente convenido.
CONTRATO ATÉRMANO INDEFINIDO
Esta clase de contrato es aquel en el cual tanto contratante como

contratado desconocen cuánto tiempo durará la relación
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laboral, por lo que acuerdan que sus prestaciones dispongan de

una duración ilimitada.
CONTRATO DE TRABAJO A PRUEBA
Se refiere al acuerdo celebrado entre ambas partes, realizado

con el propósito de poner a prueba las condiciones empíricas del
contratado.
CONTRATO DE ARRIENDO
El contrato de arrendamiento es uno de los contratos más comunes que se

pueden dar entre dos personas y si bien en algunos casos puede tener que ver
con actividades económicas, en otros casos es aquel que se establece entre una
persona que tiene una vivienda disponible y otra persona que busca un lugar
donde vivir o donde asentarse. Usualmente, el pago se llama renta y se puede
entregar al arrendador cada quince días o una vez por mes. Es también común
que los contratos de arrendamiento de este tipo duren entre dos y tres años con
posibilidades a ser renovados si las dos partes se muestran satisfechas con la
otra.
El contrato de arrendamiento es un tipo de contrato que, por las características
particulares de la acción, suele dejar mejor parado al arrendador. Esto es así si
se considera como que esta figura está entrando en un “riesgo” al entregar o
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ceder un bien suyo para el usufructo de otra persona que puede incluso no
conocer. De este modo, en el contrato suelen establecerse varios elementos que
sirven como defensa y garantía para el arrendador, tales como pagos de
depósitos o adelantos (con posibilidad de ser devueltos si todo sale bien),
anulación del contrato antes de tiempo, aumento de la renta dependiendo de las
condiciones económicas del momento, cargas y puniciones al obrar del
arrendatario, etc. Por su parte, el arrendatario no puede anular sin razón justa
el contrato so pena de que se le cobre una multa por no haber cumplido con la
totalidad del mismo. El arrendatario suele tener la posibilidad de solicitar
anulación del contrato sólo si lo hace de modo claramente justificado.
CHEQUE
Un cheque (anglicismo de cheque o check) es un documento contable

de valor en el que la persona que es autorizada para extraer dinero de
una cuenta (por ejemplo, el titular), extiende a otra persona una
autorización para retirar una determinada cantidad de dinero de su
cuenta la cual se expresa en el documento, prescindiendo de la
presencia del titular de la cuenta bancaria.
El cheque es un título valor a la orden o al portador y abstracto en

virtud del cual una persona, llamada librador, ordena
incondicionalmente a una institución de crédito el pago a la vista de
una suma de dinero determinada a favor de una tercera persona
llamada beneficiario.
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El cheque sólo puede ser expedido cuando se reúnan los requisitos

siguientes: La calidad del librado de ser una contrato con el librador:
Los bancos reciben de sus clientes dinero que se obligan a devolver a
la vista, cuando el cliente lo requiera. Para documentar las órdenes de
pago de los clientes se utilizan los cheques. Por el contrato de cheque,
en consecuencia, el banco se obliga a recibir dinero de su cuenta-
habiente, a mantener el saldo de la cuenta a disposición de éste, y a
pagar los cheques que el cliente libre con cargo al saldo de la cuenta.
CHEQUERA
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Si el cliente tiene una cuenta corriente, generalmente tendrá una
chequera. Un cheque es una instrucción escrita al banco. Para hacer
SERVICIO
un pago, se completa NACIONAL
el cheque y se loDE APRENDIZAJE
entrega (SENA)
a la persona a la que
se le está pagando. Esa personaInstructor:
depositará ese cheque en su banco, y
Giovanni Palma Móvil
éste lo enviará al banco del pagador para que extraiga el dinero de su

cuenta.
En el cheque hay un espacio para escribir el monto a pagar, un
espacio para escribir el nombre o la razón social de quien recibe el
dinero, y un espacio para completar el monto en letras. La parte de
este último espacio que no es utilizada debe ser completada con una
línea horizontal, a fin de que no sea escrita por terceros que busquen
modificar las cifras escritas. Si el monto escrito en letra en un
cheque es diferente del escrito en
Utilizada debe ser completada con una línea horizontal, a fin

de que no sea escrita por terceros que busquen modificar la
cifra escrita. Si el monto escrito en letras en un cheque es
diferente del expresado en números, se tendrá por válida la
cantidad expresada en letras.
PAGARE
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TARJETA DE CRÉDITO
La tarjeta de crédito es un instrumento material de identificación del usuario,

que puede ser una tarjeta plástica con una banda magnética, un microchip y un
número en relieve. Es emitida por un banco o entidad financiera que autoriza a la
persona a cuyo favor es emitida, utilizarla como medio de pago en los negocios
adheridos al sistema, mediante su firma y la exhibición de la tarjeta. Es otra
modalidad de financiación, por lo tanto, el usuario supone asumir la obligación de
devolver el importe dispuesto y de pagar los intereses, comisiones bancarias y
gastos pactados.
Los usuarios tienen límites con respecto a la cantidad que pueden cargar de
acuerdo a la política de riesgos existente en cada momento y a las
características personales y de solvencia económica de cada usuario.
Generalmente no se requiere abonar la cantidad total cada mes. En lugar de
esto, el saldo (o "resolvente") acumula un interés.
La mayor ventaja es la flexibilidad que le da al usuario, quien puede pagar sus

saldos por completo en su fecha límite mensual o puede pagar una parte. La
tarjeta establece el pago mínimo y determina los cargos de financiamiento para
el saldo pendiente. Las tarjetas de crédito también se pueden usar en los
cajeros automáticos o en un banco para servirse de un adelanto de efectivo,
aunque a diferencia de las tarjetas de débito, se cobra un interés por la
disposición, comisión y, en algunos países, un impuesto porque se trata de un
préstamo.
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LIBRANZAS
La libranza es un mecanismo de recaudo de cartera en donde el deudor autoriza
a su entidad empleadora a descontar de su nómina mensual o quincenal una suma
determinada para aplicar a la cancelación de sus obligaciones ante una entidad
financiera, y la entidad empleadora se compromete a entregar dichas sumas a la
entidad financiera en un plazo previamente convenido. Para el adecuado
desarrollo del esquema de libranza es de suma importancia que la entidad
financiera cuente con la autorización de descuento de nómina del deudor-
empleado y el convenio de recaudo debidamente suscrito con la entidad
empleadora en donde estén expresamente consignadas todas las obligaciones del
convenio.
Capacidad de pago y capacidad de descuento

La capacidad de pago es determinada por un análisis detallado en donde se
cuantifiquen todos los egresos mensuales del deudor (servicios públicos,
alimentación, educación tanto del beneficiario de la libranza como de las
personas a su cargo, arriendo, impuestos, gastos por salud, obligaciones
financieras y demás gastos que se evidencien), mediante la información que
suministra el deudor y los documentos que los soportan, y se procesen frente a
los parámetros que tiene establecidos cada cooperativa para el segmento del
mercado al que pertenece el deudor y la información que el analista pueda
detectar y discernir.
BONOS
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Los bonos son instrumentos financieros de deuda utilizados por entidades

privadas y también por entidades gubernamentales y que sirven para financiar a
las mismas empresas. El bono es una de las formas de materializarse los títulos
de deuda, de renta fija o variable. Pueden ser emitidos por una institución
pública, un Estado, un gobierno regional, un municipio o por una institución
privada, empresa industrial, comercial o de servicios.
TIPOS DE BONO
 Bono canjeable: Bono que puede ser canjeado por acciones ya existentes.
 Bono Convertible: Bono que concede a su poseedor la opción de canjearlo
por acciones de nueva emisión a un precio prefijado.
 Bono cupón cero: Título que no paga intereses durante su vida, sino que lo
hace íntegramente en el momento en el que se amortiza.
 Bonos de caja. Títulos emitidos por una empresa, que se compromete a
rembolsar al vencimiento fijado el préstamo pactado.
 Strips: Algunos bonos del Estado son "strippables", o divididos, puede
segregarse el valor del bono en cada uno de los pagos que se realizan.
 Bonos de deuda perpetua: Son aquellos que nunca devuelven el principal,
(esto es, el nominal del bono, que generalmente coincide con la inversión
inicial).
CDT
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CERTIFICADO DE DEPÓSITO A TERMINO
El CDT (Certificado de Depósito a Término) es un titulo valor que emite un

banco a un cliente que ha hecho un depósito de dinero con el propósito de
constituir el CDT.
El CDT se hace por un plazo o término de tiempo determinado que debe ser
como mínimo de 30 días.
El CDT es redimible o reembolsable sólo en los plazos y términos pactados al
momento de constituir el CDT, lo que quiere decir, que si el CDT se pactó a 360
días el banco no lo pagará ni podrá ser obligado a pagarlo hasta tanto se venza
dicho término.
El CDT puede ser negociado o endosado.
Cada entidad financiera fija un monto o valor mínimo para la apertura de un CDT.
La tasa de interés que se paga por un CDT depende del plazo pactado y del
monto del CDT.
Por lo general, los intereses o rendimientos financieros se pagan al vencimiento
del título valor junto con el capital.
Un CDT puede ser renovado de forma automática
Los rendimientos financieros de los CDTs están sometidos a Retención en la
fuente a una tarifa del 7% (10% sobre el 70% del pago o abono en cuenta por
concepto de rendimientos financieros).
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EXTRACTO BANCARIO
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Un registro, por lo general enviado una vez por mes al titular de una
cuenta bancaria. Este documento resume todas las transacciones en
una cuenta en el período considerado (normalmente 30 días). El saldo
inicial del mes anterior combinado con el total de las transacciones
durante el período debería traducirse en el saldo de cierre de la
declaración bancaria. También se conoce como: resumen de cuenta o
estado bancario.
PLANILLA PILA
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La planilla es un formato inteligente que le permite a todas las

personas (independientes y empresas) pagar sus aportes al Sistema de
la Protección Social -Pagos Parafiscales - (salud, pensión, riesgos
profesionales, caja de compensación, SENA e ICBF). Este instrumento
liquida los aportes que deben ser pagados de conformidad con las
normas que rigen cada subsistema y le informa los valores a pagar.
El valor se determina según la información que cada persona incluya en

la Planilla, porque en ella debe señalarse cuanto es el ingreso de la
persona (IBC - Ingreso Base de Cotización), cuál es la condición de
cada persona, si es un pensionado, un estudiante, si pertenece a la
carrera diplomática, si es un trabajador doméstico, si es
independiente o dependiente, si se trata de una madre comunitaria,
entre otras condiciones o tipos de cotizantes que existen.
FORMULARIO DE IVA
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La expresión “IVA” es la sigla del “Impuesto al valor agregado o añadido” más

conocida en Colombia como “Impuesto sobre las ventas”.
¿Pero este impuesto por qué se llama “Impuesto al valor agregado” [Iva]?
Se le llama Impuesto al valor agregado porque efectivamente sólo se paga

impuesto sobre el valor que se le agrega a un bien. El responsable de este
impuesto sólo paga el impuesto equivalente al valor que le agrega a producto, no
paga el impuesto sobre el valor de todo el producto.
Veamos.
La empresa ABC Ltda. Compra una camisa por un valor de $50.000 más un Iva
del 16%, es decir que paga un IVA de $8.000 [50.000x16%].
Luego la empresa ABC Ltda. Vende esa misma camisa en $70.000 más IVA.
Recuerde que la había comprado en $50.000, es decir que le agregó un valor de
$20.000. La empresa ABC Ltda. Cobrará un IVA de $11.200 [70.000 x 16%].
En esta operación la empresa ha pagado $8.000 de IVA y ha cobrado $11.200 de

IVA.
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Al finalizar el periodo, la empresa le dirá a la Dian: Cobré 11.200 de IVA y pagué

8.000, así que sólo le pagaré [a la Dian] la diferencia, esto es $3.200 [11.2000-
8.000].
Si observamos detenidamente, nos daremos cuenta que los $3.200 de IVA que la
empresa paga al estado por intermedio de la Dian, corresponden al impuesto del
valor que la empresa le agregó a la camisa:
Valor por el que compró la camisa: 50.000
Valor por el que vendió la camisa: 70.000
Valor que le agregó a la camisa: 20.000 [70.000-50.000]
Iva al valor agregado: 3.200 [20.000x16%].
Una vez hecho el ejercicio, concluimos que la empresa sólo ha pagado el impuesto
correspondiente al valor que le agregó o incrementó a la camisa al momento de
venderla.
Si la empresa hubiera vendido la camisa por los mismos 50.000 pesos en que la
compró, no hubiera agregado ningún valor y por consiguiente no le hubiera
pagado a la Dian ni un solo pesos:
IVA pagado en la compra de la camisa: 8.000 [50.000x16%]
IVA cobrado en la venta de la camisa: 8.000 [50.000x16%]
Luego 8.000 cobrados menos 8.000 pagados es igual a cero, así que al final no se
pagará ningún impuesto por no haberle agregado ningún valor a la camisa, por no
haberle ganado nada al venderla por el mismo precio en que la había comprado
FORMULARIO DE RETENCIÓN EN LA FUENTE

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La retención en la fuente por ser un pago anticipado de un impuesto, ésta se

puede descontar en la respectiva declaración, ya sea de Iva, de Renta o de Ica.
La retención en la fuente comprende elementos como el sujeto pasivo, que es la

persona a la que se le debe retener, el agente de retención que es la persona
obligada a practicar la retención, el concepto de retención que es el hecho
económico que se realiza y está sometido a retención, la tarifa que es el
porcentaje que se aplica a la base de retención, y la base de retención es el
valor o monto sujeto a retención.
La retención en la fuente es diferente para cada impuesto.
Existe la retención en la fuente por renta, la retención en la fuente por IVA o

más conocida como reteiva y la retención en la fuente por Ica, también conocida
como reteica
A veces se suele aplicar de forma generalizada el concepto de retención en la

fuente al impuesto de renta, lo cual es equivocado, puesto que, como ya se
explicó, existe retención en la fuente para cada impuesto, y en el caso del
impuesto de renta, el concepto adecuado es retención en la fuente por renta o
reterenta.
BAUCHER DE TARJETA DE CREDITO

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Un Boucher es un comprobante que firmas cuando haces una compra

con tu tarjeta de crédito o debido.
Este comprobante te sirve para:

1-Llevar el control de las compras que realizaste y que en un momento
determinado no te quedes sin fondos, ya sea tarjeta de crédito o débito.
2-Para hacer reclamos ante el comercio por registro doble de transacción u
otros errores que en ocasiones se presentan.
3-Para presentar reclamos sobre montos duplicados, mal cargados, no cobrados,

cobrados por error de tu tarjeta, ya sea de crédito o de débito, ante tu banco.
4-Y finalmente es tu comprobante de pago en un negocio determinado junto con

tu factura. Si la compra, te la reclaman por A o por B, tú tienes la factura y el
comprobante que dice que les pagaste. Si tienes el voucher es porque pagaste y
si no lo tienes, estás en problemas y debes pagar ya sea por primera vez o de
nuevo y después, si te cobran doble, porque el comercio o el banco perdió el
original del comprobante, puedes hacer con el que tienes en mano, el reclamo
respectivo.
CARTA DE PRESENTACIÓN LABORAL

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El principal objetivo de la carta de presentación es llamar la atención

de la persona encargada del proceso de selección y causarle una buena
impresión que le lleve a citarnos para una entrevista.
A la hora de redactarla existen varias opciones, en función de si se

trata de una candidatura espontánea, de la respuesta a una oferta de
empleo publicada, de una carta de promoción o de una Carta de
renuncia .
En algunos casos se requiere, además, de una Carta de recomendación

redactada por una persona (un profesor de la universidad, un antiguo
jefe…) que avale nuestras aptitudes y capacidades.
Si conseguimos superar la primera fase del proceso de selección,

podemos redactar una Carta de agradecimiento un signo de cortesía
para establecer un clima de seguimiento con la persona que nos
convocó a la entrevista.
HOJA DE VIDA
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Es un documento que las personas tienen que hacer cuando buscan un

trabajo, por ejemplo una empleada del Hogar , debe de poner los
lugares donde trabajo fechas , una persona que busque una posición
como de secretaria , debe de poner los lugares donde estudio y los
trabajos que hizo desde que se graduó, un empleado de oficina igual , y
los profesionales deben de poner todos sus estudios y en qué lugares y
el nombre de la Universidad , las fechas y de que se graduó, y si tiene
alguna experiencia también. Y en general las Hojas de Vida o también
llamadas Currículum Vitae, deben de tener la siguiente información:
Nombre y apellidos de la persona, Dirección domiciliario, teléfono,
Lugares que estudio con las fechas completas, y poner el resto de su
experiencia laboral y de estudios.
PORTAFOLIO DE SERVICIOS
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Un portafolio de servicios es un documento en el cual se contempla la

información básica y precisa de nuestra empresa, en el cual incluimos:
breve reseña histórica de la empresa, visión, misión, objetivos de
nuestra empresa, productos, servicios, garantías, socios, proveedores,
respaldos, clientes de la empresa y los datos de contacto como correo
electrónico, dirección, teléfono, fax etc...
CARACTERÍSTICAS CONTENIDO:
Debe ser un Diseño integral con la imagen de la empresa que ofrece
los servicios, la mejor manera de entregar un portafolio de servicios
es que este mismo sea una solución para tus potenciales clientes.
A mi criterio las grandes carpetas con mucho papel han pasado de
moda, el cliente busca soluciones y que mejor que ofrecerle una antes
de siquiera haber hecho un negocio con el.
En cuanto a el ofrecimiento de servicios es muy importante que el
cliente sepa que es lo que le ofrecemos (contenido), una breve
descripción en un lenguaje sencillo y no muy técnico, para que sea
entendido por el futuro cliente, concisa y directa.
FORMULARIO DE AFILIACION A E.P.S
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Los formularios de E.P.S. contienen:

Para afiliarse al Plan Obligatorio de E.P.S, deberá diligenciar la
solicitud de afiliación y adjuntar los documentos correspondientes de
acuerdo a su tipo de afiliación, los cuales se especifican a
continuación. El trámite de afiliación deberá realizarlo en alguna de
nuestras oficinas regionales.
Al Plan Obligatorio de E.P.S, pueden afiliarse todos los empleados,

jubilados, pensionados y trabajadores independientes con sus
respectivas personas a cargo:
 Esposa (o) o compañera (o) permanente

 Los hijos que dependan económicamente del afiliado
cotizante
 Los padres que dependan económicamente del cotizante
 Padres y otros familiares hasta tercer grado de
consanguinidad que dependan económicamente del cotizante
pagando U.P.C. adicional.
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FORMULARIO DE AFILIACIÓN A PENSIÓN
Para diligenciar el formulario tenga en cuenta la siguiente

información:
Fechas: Las fechas deben ser diligenciadas de la siguiente
manera: (AAAA-MM-DD)
Solicitud de Vinculación: Escribir la fecha de diligenciamiento

de la solicitud de vinculación (AAAA-MM-DD) a la entidad
administradora de pensiones y cesantías.
Vinculación / Traslado: Seleccionar o marcar con una equis (X)

vinculación inicial si se trata de la primera vez que la persona ingresa
como afiliada a una entidad de pensiones y cesantías, o traslado si la
persona ya estaba afiliada a otra entidad, especificando el nombre de la
AFP o AFC según sea el caso.
Datos del afiliado: Este recuadro deberá llenarse en su totalidad con la

información solicitada seleccionando o marcando con una equis (X) tarjeta
de identidad, cédula de ciudadanía, cédula de extranjería, nit o pasaporte
(TI, CC, CE ,NIT o PAS), sexo (Femenino o Masculino) y registrar
información personal como nombres y apellidos, dirección y teléfono
residencia, envío de correspondencia, tipo de afiliado (dependiente,
independiente voluntario, independiente obligatorio, independiente
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afiliado por agremiación o asociación, cooperado).
DOCUMENTO EQUIVALENTE
Documento equivalente en las compras que el Régimen común haga al

Régimen simplificado.
Decreto 522 de 2003. Artículo 3°. Documento equivalente a la factura en

adquisiciones efectuadas por responsables del régimen común a personas
naturales no comerciantes o inscritas en el régimen simplificado. El
adquirente, responsable del régimen común que adquiera bienes o
servicios de personas naturales no comerciantes o inscritas en el régimen
simplificado, expedirá a su proveedor un documento equivalente a la
factura con el lleno de los siguientes requisitos:
a) Apellidos, nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o

servicios;
b) Apellidos, nombre y NIT de la persona natural beneficiaria del pago o
abono;
c) Número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva;
d) Fecha de la operación;
e) Concepto;
GC-F -005 V. 01
f) Valor de la operación;
g) Discriminación del impuesto asumido por el adquirente en la operación;
Artículo 4°. Requisitos de los documentos equivalentes a la

factura. Para efectos de lo previsto en el artículo 64 de la Ley
788 de 2002, cuando los vendedores de bienes o los prestadores
de servicios expidan documentos equivalentes a la factura no
será necesario identificar al adquirente por su nombre o razón
social y NIT.
Documento equivalente como soporte de costos y gastos
Siempre que el documento equivalente cumpla con los requisitos

mínimos para su validez, y sea expedido por una persona que no
esté obligada a facturar, el documento equivalente constituye
prueba suficiente para soportar los correspondientes costos y
deducciones.
FORMULARIO CAJA DE COMPENSACIÓN
GC-F -005 V. 01
1. ¿Son instituciones públicas o privadas
Son entidades privadas, sin ánimo de lucro, de redistribución económica y

naturaleza solidaria, creadas para mejorar la calidad de vida de las
familias de los trabajadores colombianos, mediante la gestión y entrega,
en subsidios y servicios, de parte de los aportes de seguridad social que
hacen los empleadores.
2. ¿Para qué fueron creadas
Para ayudar a los empleados colombianos en su desarrollo humano,

familiar, laboral y social, y contribuir a mejorar la calidad de vida de la
comunidad en general.
3. ¿Con qué recursos financian su labor
Las cajas reciben el 4% de los aportes de seguridad social que pagan los
empleadores sobre el salario de sus trabajadores permanentes a cargo.
Sin embargo, las Cajas de Compensación del país, como Comfenalco
Antioquia, han multiplicado esos ingresos y reinvierten sus remanentes
para beneficio de todos sus afiliados
4. ¿Quién está obligado a aportar a las Cajas de Compensación
GC-F -005 V. 01
Todos los empleadores deben afiliar y pagar los aportes de sus

trabajadores permanentes o que realicen actividades para un patrono por
más de cuatro horas diarias o más de 93 horas mensuales.
5. ¿Quiénes son afiliados a las Cajas de Compensación
Los trabajadores y sus personas a cargo: hijos legítimos, naturales,

adoptivos o hijastros menores de 18 años; hermanos huérfanos de padres;
padres mayores de 60 años o con 50% de su capacidad de trabajo
disminuida, que no reciban renta, pensión o salario. Las Cajas de
Compensación entregan beneficios en salud, educación, recreación,
cultura, turismo, deporte, vivienda, crédito y microcrédito a los
colombianos.
FORMULARIO DE INDUSTRIA Y COMERCIO
Impuesto de Industria y Comercio
ARTÍCULO 35. Autorización legal. El impuesto de industria y comercio

de que trata este Estatuto es el tributo establecido y autorizado por la
Ley 14 de 1983 y el Decreto 1333 de 1986, con las modificaciones
GC-F -005 V. 01
posteriores de la Ley 49 de 1990 y Ley 383 de 1997.
ARTÍCULO 36. Hecho generador. El impuesto de industria y comercio

recaerá, en cuanto a materia imponible, sobre todas las actividades
comerciales, industriales y de servicio que ejerzan o realicen en las
respectivas jurisdicciones municipales, directa o indirectamente, por
personas naturales, jurídicas o por sociedades de hecho, ya sea que se
cumplan en forma permanente u ocasional, en inmuebles determinados, con
establecimientos de comercio o sin ellos.
FORMULARIO DECLARACIÓN DE RENTA PERSONA NATURAL
El impuesto a la renta se configura como un tributo directo, de carácter

natural y subjetivo, que grava la renta de las personas. En otras palabras,
se trata de un impuesto que grava la renta o ganancia que se ha producido
a partir de una inversión o de la rentabilidad de cierto capital. Se puede
tratar también del producto de un trabajo dependiente o independiente.
En términos más sencillos, el impuesto a la renta es un tributo que, como
ya se ha dicho, grava las rentas o aquellos ingresos que se configuran
como utilidades o beneficios. Estos ingresos provienen de una cosa o
actividad, constituyéndose la renta, a partir de todos los beneficios,
utilidades e incrementos de patrimonio que se perciban o devenguen,
GC-F -005 V. 01
cualquiera sea su naturaleza, origen o denominación.
Es importante que las personas naturales verifiquen si cumplen algunos de

los requisitos para estar obligados a declarar renta y complementarios
para el periodo gravable 2012 que recordamos se debe presentar a partir
del 9 de agosto de 2013.
la persona natural o sucesión ilíquida que cumpla al menos con uno de los
requisitos que se detallan a continuación deben presentar la declaración
de renta en los meses de agosto y septiembre de 2013 correspondiente al
periodo gravable 2012
Personas naturales no responsables del IVA
Ingresos brutos superiores a $ 36.469.000
Patrimonio bruto al último día del año superior a $ 117.221.000
Asalariados [1]
Ingresos totales superiores a $ 106.098.000
Trabajadores independientes [2]
Ingresos totales superiores a $ 36.469.000 (*)
(*) La ley 1607 de 2012 en su artículo 18 modificó la cifra de obligados a

declarar renta de 3.300 UVT a 1.400 UVT, debido a ser norma de
procedimiento debe aplicarse desde el año 2012. "26.831x1,400".
Otros factores adicionales a tener en cuenta que obligan a declarar renta
GC-F -005 V. 01
 Consumos mediante tarjetas de crédito superiores a $72.937.000.

 Total acumulado de consignaciones bancarias, depósitos o
inversiones financieras superiores a $117.221.000
 Haber pertenecido en el año grabable responsable del régimen
común.
[1] Asalariados: Con ingresos brutos que provengan en un 80% o más de

pagos originados en una relación laboral o legal completaría.
[2] Trabajadores independientes: Con ingresos brutos debidamente

facturados y donde el 80% o más de estos, se originen en honorarios,
comisiones y servicios
FORMULARIO DECLARACIÓN DE RENTA PERSONAS JURÍDICAS
GC-F -005 V. 01
FORMULARIO DE RETENCIÓN EN LA FUENTE DEL CREE
IMPUESTO SOBRE LA RENTA PARA LA EQUIDAD – CREE

¿Qué es el CREE?
Por años, expertos en mercado laboral e informalidad han llamado la
atención sobre cómo los impuestos sobre la nómina son un obstáculo para
la creación de empleo formal en Colombia. Escuchando este llamado, el
Congreso de la República aprobó en diciembre pasado, en el marco de la
reforma tributaria, una reducción en dichos impuestos con la eliminación
de los aportes parafiscales a SENA e ICBF pagados por empresas y
personas naturales empleadoras por empleados que ganen menos de 10
GC-F -005 V. 01
salarios mínimos. Este alivio tributario abarata la contratación de

empleados e incentiva su formalización.
Para garantizar la sostenibilidad y la independencia financiera del SENA y
el ICBF (importantes entidades con una invaluable labor con jóvenes y
niños), el Congreso creó el nuevo impuesto sobre la renta para la equidad –
CREE.
Como lo sugiere su nombre, el CREE representa un cambio en tanto no
grava la nómina sino las utilidades de las empresas.
Esto implica que una parte de la carga tributaria se desplaza de sectores

creadores de empleo, como la industria y la agricultura a sectores de
mayor rentabilidad como la minería y el sector financiero.
Finalmente, aunque estarán exentas del CREE, las personas naturales que
tienen empleados (más de uno) estarán exoneradas de los aportes
parafiscales a SENA e ICBF, lo cual representa un impulso para el
emprendimiento.
En línea con la reforma que aprobó el Congreso, el Gobierno decretó que
desde el 1 de mayo de este año, las empresas y personas naturales que
tengan empleados quedan exoneradas de pagar parafiscales a SENA e
ICBF por sus empleados que ganen menos de 10 salarios mínimos legales
mensuales vigentes. De manera concomitante entraron a operar las
retenciones por concepto de CREE, como mecanismo de recaudo
anticipado de este impuesto. La presente cartilla le ayudará a entender a
quién se le deben hacer, cómo deben hacerse este
tipo de retenciones, quién debe retener y quién puede autor retener,
entre otros aspectos relevantes de este nuevo sistema de retenciones.
¿A quiénes se les debe hacer retenciones en pagos por concepto del

CREE?
- Sociedades y personas jurídicas y asimiladas nacionales contribuyentes
declarantes del impuesto sobre la renta y complementarios.
GC-F -005 V. 01
- Sociedades y entidades extranjeras contribuyentes declarantes del

impuesto sobre la renta por sus ingresos de fuente nacional, obtenidos
mediante sucursales y establecimientos permanentes.
Cuál es la situación de los Consorcios y Uniones Temporales?

Serán los socios quienes se consideren de manera individual para efectos
de la práctica de la retención, por ello quien efectúe el pago o abono en
cuenta deberá practicar al consorcio o unión temporal la respectiva
retención en la fuente a título del impuesto sobre la renta para la equidad
– CREE, y corresponderá a cada uno de sus miembros asumir la retención a
prorrata de su participación en el ingreso facturado, considerando para
cada caso si es o no sujeto pasivo del mismo impuesto.
¿A quiénes no se les debe hacer retenciones por concepto del CREE?
- Las personas naturales;
- Las entidades no contribuyentes, como los entes territoriales o las
propiedades horizontales;
- Las entidades sin ánimo de lucro;
- Sociedades y entidades extranjeras sin sucursal o establecimiento
permanente en el país, o sea los inversionistas de portafolio;
- Los usuarios industriales de bienes y servicios de Zonas Francas y las
sociedades constituidas como Zonas Francas a 31 de diciembre de 2012 o
aquellas que hubieren radicado la respectiva solicitud ante el Comité
Intersectorial de Zonas Francas.
- Quienes no hayan sido previstos en la ley expresamente como sujetos
pasivos.
¿En qué consiste la retención en la fuente por concepto de CREE y

cuáles son las tarifas?
El esquema de retenciones del CREE es sustancialmente distinto al

esquema de retenciones del Impuesto sobre la Renta, porque las tarifas
no dependen del concepto por el que se realiza el pago, sino de la
GC-F -005 V. 01
actividad económica de quien lo recibe. El esquema fue diseñado a partir

de la agregación de las empresas por sectores económicos, considerando
los distintos márgenes de utilidad que cada uno de ellos genera. De esta
forma, la retención del CREE definida para cada actividad tiene un
impacto en el flujo de caja mensual mucho menor al de otros esquemas
porque es proporcional al margen promedio (y menor al margen de la
mayoría de las empresas de cada sector). Asi, se hace más sencillo su
cálculo, consulta la realidad económica de las empresas y facilita el
posterior control por parte de la DIAN.
Los agentes de retención deberán aplicar la retención a todos los pagos
que efectúen y que constituyan ingreso gravado por el CREE para quien lo
recibe.
Se establecieron las siguientes tres Actividades económicas

tarifas de retención en la fuente pertenecientes a los
dependiendo de la actividad económica del sectores…
beneficiario del pago: Tarifa1
0,3% agropecuario, manufactura,
industria y comercio
0,6% de la construcción,
telecomunicaciones y
financiero
1,5% minero-energético
¿Quiénes son agentes de retención del CREE?
- Las entidades de derecho público,

- los fondos de pensiones de jubilación e invalidez;
- los consorcios y las uniones temporales;
- las demás personas jurídicas- dentro de las cuales se encuentran
incluidas las entidades sin ánimo de lucro- y sociedades de hecho, que por
sus funciones intervengan en actos u operaciones en los cuales deben
GC-F -005 V. 01
efectuar la retención en la fuente del impuesto;

- los fondos de inversión, los fondos de valores y los fondos comunes que
administren las entidades fiduciarias o las sociedades que los administren
o las entidades financieras que realicen pagos a los inversionistas; y,
- las personas naturales que tengan la calidad de comerciantes y que en el
año inmediatamente anterior tuvieren un patrimonio bruto o unos ingresos
brutos superiores a 30.000 UVT.
¿Quiénes son autorretenedores del CREE?
- Quienes al 26 de abril de 2013 tengan la calidad de autorretenedores

del impuesto sobre la renta, bien sea que hayan sido designados como
tales por la DIAN o lo sean por normas especiales.
- Quienes a partir del 26 de abril de 2013 designe el Director General de
la DIAN.
- Los beneficiarios de los ingresos en divisas provenientes del exterior
por exportaciones o por cualquier concepto.
¿Cómo establecer qué tarifa le aplica al beneficiario del pago?

Existen dos formas prácticas para determinar la tarifa que aplica:
1. En la página Web de la DIAN (www.dian.gov.co) se habilitó un

servicio de consulta de tarifas de retención de CREE (link:
Consulta tarifas ReteCREE) donde el agente de retención
introduce el NIT del beneficiario del pago y el sistema le
brinda la tarifa que aplica.
2. El agente de retención debe en primer lugar establecer la
actividad económica principal del beneficiario del pago. Para
ello, el beneficiario del pago deberá entregarle al agente de
retención copia del RUT en donde se evidencia el código de la
actividad económica principal que realiza, en caso de que esté
GC-F -005 V. 01
actualizado. Si el RUT no ha sido actualizado desde el 1 de

diciembre de 2012, el beneficiario del pago o retenido
manifestará bajo la gravedad de juramento, la actividad
económica principal que realiza de acuerdo con la Clasificación
de Actividades Económicas – CIIU2. En segundo lugar, una vez
establecida la actividad principal del beneficiario del pago
deberá buscar la tarifa correspondiente en la tabla del
decreto 862 de 2013.
¿Cuándo se deben presentar las declaraciones de retención del CREE y
realizar los pagos
La declaración y pago de las retenciones en la fuente del impuesto

sobre la renta para la equidad – CREE deberán realizarse
mensualmente en los formularios que establece la DIAN para dicho
efecto
Es importante recordar que:
1. Si usted es un agente de retención y en un mes no efectúa ninguna

retención por concepto de CREE no necesita presentar declaración de
retención en la fuente de dicho impuesto.
2. Si cuenta con el mecanismo de firma digital está obligado a presentar
las declaraciones de retención en la fuente por concepto del CREE por
medios electrónicos. Las declaraciones presentadas por un medio
diferente, por parte del obligado a utilizar el sistema electrónico, se
tendrán como no presentadas.
3. Adicionalmente a partir del 1 de agosto, los pagos por concepto del
impuesto sobre la renta para la equidad – CREE y por las retenciones del
mismo impuesto deberán hacerse a través de medios electrónicos
Memorándum
GC-F -005 V. 01
Memorándum es una palabra latina que significa “cosa que debe

recordarse”. El concepto tiene varias definiciones y usos, según admite la
Real Academia Española
El memorando o memorándum es un escrito breve por el que se
intercambia información entre diferentes departamentos de una
organización para comunicar alguna indicación, recomendación, instrucción
o disposición. Un memorándum es, en su aceptación básica, un informe
donde se expone algo que debe ser tenido en cuenta para un determinado
asunto o acción. También puede ser un cuaderno o anotador donde se
apuntan las cosas que un individuo debe recordar.
En el mundo diplomático, un memorándum es una comunicación menos

solemne que la memoria y que la nota, donde se recapitulan hechos y
razones que deben ser tenidas en cuenta en los asuntos más importantes.
Generalmente, los memorándum diplomáticos no se encuentran firmados
Por último, la RAE también aclara que un memorándum puede referirse a

una nota que se envía por mano a una persona dentro de una misma
institución u oficina, o incluso a un resguardo bancario.
Aunque la palabra correcta es memorándum, en la actualidad suele

cambiarse por memorando, una derivación del plural del vocablo original
(memoranda).
GC-F -005 V. 01
Por otra parte, el término memorándum es usado muchas veces como

sinónimo de oficio. Se trata de un documento o comunicación escrita de
carácter oficial o protocolario que utilizan las autoridades. Su función es
relacionar a los órganos administrativos de mayor jerarquía.
Un oficio de este tipo se utiliza para comunicar disposiciones, consultas,
órdenes e informes. También cumple funciones de invitación, de
felicitación, de colaboración y de agradecimiento, entre otras. El oficio
cuenta con varias partes ya estipuladas, como el membrete, la
numeración, el asunto, la referencia y el cuerpo.

TARJETA DE PRESENTACIÓN
GC-F -005 V. 01
Las tarjetas de visita o tarjetas de presentación son unas piezas de

cartulina en las que se recogen los principales datos de una persona y que
se entrega en la primera entrevista o como forma de identificación junto
a un regalo, pésame o felicitación. Las informaciones más habituales de
una tarjeta son:
 Nombre y apellidos de la persona, en el centro

 Su cargo o título bajo el anterior y en menor formato
 Dirección, teléfono, correo electrónico en la parte inferior
 Logotipo y nombre de la compañía en la parte superior si es una
tarjeta profesional
Las tarjetas de presentación aparecieron primero en China en el siglo XV,

y en Europa en el siglo XVII. Los lacayos de aristócratas y de la realeza
entregaban estas primeras tarjetas de presentación europeas a los
criados de sus anfitriones anticipando solemnemente la llegada de sus
dueños.
GC-F -005 V. 01
SALIDA DE ALMACÉN
GC-F -005 V. 01
FORMULARIO DE HOMONIMIA
GC-F -005 V. 01
ESCRITURA PUBLICA
GC-F -005 V. 01
CERTIFICADO DE BOMBEROS
GC-F -005 V. 01
FORMULARIO DE INSCRIPCIÓN A LA CÁMARA DE

COMERCIO
GC-F -005 V. 01
CARTA DE COBRO JURÍDICO
Es una carta enviada a un cliente, con el fin de recordarle que tiene un

pago pendiente con su organización, enviándole los datos de la factura en
mora. La Carta de Notificación no tiene un modelo específico a seguir,
aunque su eficacia será determinada por el cumplimiento de una serie de
requisitos. Además, este tipo de comunicación se aplica a infinidad de
situaciones, por lo que el estilo de redacción y su extensión puede variar.
El texto debe ser redactado con

informaciones claras y directas respecto al objetivo buscado. En ella
deben figurar las exigencias y los plazos para el cumplimiento de lo
notificado, así como las acciones posteriores que se puedan tomar.
GC-F -005 V. 01
La esencia de la carta de notificación es que la persona que la recibe no

pueda alegar desconocimiento del tema en cuestión.
Concisión y claridad. Las cartas de notificación deben ser directas y

breves, de modo que se capte rápidamente la atención de la persona
que la recibe. Luego de un breve saludo de cortesía, se debe
ingresar en el tema que la motiva, sin más dilaciones.
Entrega en mano. Para que el proceso se cumpla de modo correcto es

importante que el receptor de la carta firme un certificado que
acredite la entrega. No es recomendable dejar la carta en un buzón
o deslizarla bajo la puerta, ya que el destinatario podría decir que no
la recibió y no habrá forma de comprobar lo contrario.
Barranquilla, 04 de Noviembre de 2011
Señor
Eduvaldo Roa
Usuario
Barranquilla
Asunto: Saldo a la deuda
Estimado Sr Eduvaldo Roa

El Departamento de Cartera me indica que hace días su cuenta se encuentra en
estado de “morosos” nos encontramos preocupados y pensamos que no ha pagado
nuestra factura por motivo de olvido. Los datos son los siguientes:
Nuevamente le recordamos que su pago lo puede realizar de la siguiente manera:

GC-F -005 V. 01
- Enviarnos un cheque cruzado a nombre del representante que usted desee que lo
puede recoger en sus instalaciones.
- Consignación en nuestra cuenta bancaria Nº 075978931 del Banco BBVA.
Tenga la amabilidad de pagar esta cuenta con prontitud. En el caso de que usted ya
haya realizado el envió del cheque vía postal, le rogamos disculpe las molestias, y le
agradecemos su pago.
Atentamente,
FORMATO ARQUEO DE CAJA
GC-F -005 V. 01
COMPROBANTE DE DEPÓSITO Y RETIRO DE CUENTAS DE

AHORROS
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Las corporaciones de ahorro y crédito han diseñado unos formatos que

suministran a sus clientes, en libretas, para que sean diligenciados al
depositar, o retirar dinero de su cuenta de ahorros. Este soporte tiene
dos opciones para elegir solo una; depósitos en efectivo o cheques de
bancos locales y retiro en efectivo o en cheque, de acuerdo con la cuantía
y exigencia del cliente.
GC-F -005 V. 01
CONCLUSIÓN
Todos los soportes contables deben contener la siguiente información

general:
 Nombre o razón social de la empresa que lo emite.

 Nombre, número y fecha del comprobante.
 Descripción del contenido del documento.
 Firmas de los responsables de elaborar, revisar,
aprobar y contabilizar los comprobantes.
 Constituyen la base del registro contable de las
operaciones realizadas
GC-F -005 V. 01
GC-F -005 V. 01
DOCUMENTOS Y SOPORTES CONTABLES

1. Recibo de caja
2. Comprobante de Ingreso
3. Recibos de Caja Menor
4. Comprobante de Egreso
5. Remisión
6. Cotización
7. Pedido
8. Factura de Venta
9. Nota Debito
10. Nota Crédito
11. Nota de Contabilidad
12. Comprobante de diario
13. Tarjeta Kardex
14. Cheque
15. Pagare
16. Letra de Cambio
17. Hoja de Libros Auxiliares
18. Hoja de Libro de Mayor y Balance
19. Hoja de Libro de Diario
20. Hoja de Libro Inventario y Balance
21. Rembolso de Caja Menor
22. Volante de Consignación
23. Certificado de Retención en la Fuente
24. Salida de Almacén
25. Extracto Bancario
26. Formulario de IVA
27. Formulario de Retención en la Fuente
GC-F -005 V. 01
28. Formulario de Industria y Comercio

29. Formulario de Renta persona Natural
30. Formulario de Renta Persona Jurídica
31. Formulario de RETENCION DE CREE
32. Carta Comercial
33. Portafolio de Servicio
34. Tarjeta Debito
35. Tarjeta de Crédito
36. Tarjetas de Presentación
37. Memorándum
38. Nomina
39. Contrato de Trabajo a término fijo
40. Contrato de Trabajo inferior a un año
41. Contrato de Arriendo
42. Chequera
43. Bono
44. CDT
45. Planilla Pila
46. Formulario Caja de Compensación
47. Hoja de Vida
48. Volante Tarjeta de Crédito
49. Formulario de Homonimia
50. Libranza
51. Escritura Publica
52. Certificado de Bomberos
53. Formulario de Inscripción en la Cámara de Comercio
54. Carta de cobro Jurídico
55. Orden de compra
GC-F -005 V. 01
GC-F -005 V. 01

Material de Apoyo-Soportes Contables GPM

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SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE (SENA)

Unidad de aprendizaje: Documentos Contables y No contables

DOCUMENTOS Y SOPORTES CONTABLES

CONCEPTO DE SOPORTES CONTABLES

Todos los soportes contables deben contener la siguiente información general:

RECIBO DE CAJA O COMPROBANTE DE INGRESO

El recibo de caja es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos en efectivo

PARTES DE UN RECIBO DE CAJA

Llamado también orden de pago o comprobante de egresos, es un soporte de contabilidad que

Es un comprobante que una empresa envía a su cliente, en la que se le

FUNCIÓN DE LA NOTA DEBITO

DATOS OBLIGATORIO DE LA NOTA DEBITO

Número de cliente, nombre y apellido, hacer referencia a una factura,

Es el comprobante que una empresa envía a su cliente a su cliente, con

Desde el punto de vista de la empresa, la nota debito significa un

CASOS EN LOS QUE SE EMITE

 Errores de facturación: Se facturó un importe superior y luego

CONTABILIZACIÓN DE LA NOTA CRÉDITO

El kardex es un documento, tarjeta o registro utilizado para mantener el

PARTES DE LA TARJETA KARDEX

1. Fecha en que se efectúa la transacción.

 Entradas: se registra la cantidad y el costo total de los artículos

 Costo unitario: se registra el valor de costo por unidad de la mercancía en

Para documentar el salario se ha de entregar al trabajador un recibo individual y

El recibo de salarios oficial se refiere a meses naturales, las empresas que

transferencia bancaria, la firma del trabajador se entiende sustituida por el

Este es un comprobante que elaboran los bancos y suministran a sus

Hay dos tipos de consignaciones, una para consignar efectivo y

PARTE DE LA CONSIGNACIÓN BANCARIA

Es un documento que debe elaborarse previamente al registro de

Procedimiento contable Clasificación, análisis y codificación de los

La nota de contabilidad es un documento interno de la empresa, que es

En primer lugar, se debe hacer claridad que las operaciones que la

Algunas operaciones internas se registran en la Contabilidad haciendo

como es el caso del comprobante de egresos, comprobante de

CONTRATO INDIVIDUAL DE TRABAJO,

CONTRATO A TERMINO DEFINIDO

Es aquel en donde el empleo se extenderá hasta que se cumpla el

CONTRATO ATÉRMANO INDEFINIDO

Esta clase de contrato es aquel en el cual tanto contratante como

laboral, por lo que acuerdan que sus prestaciones dispongan de

CONTRATO DE TRABAJO A PRUEBA

Se refiere al acuerdo celebrado entre ambas partes, realizado

El contrato de arrendamiento es uno de los contratos más comunes que se

Un cheque (anglicismo de cheque o check) es un documento contable

El cheque es un título valor a la orden o al portador y abstracto en

El cheque sólo puede ser expedido cuando se reúnan los requisitos

éste lo enviará al banco del pagador para que extraiga el dinero de su

Utilizada debe ser completada con una línea horizontal, a fin

La tarjeta de crédito es un instrumento material de identificación del usuario,

La mayor ventaja es la flexibilidad que le da al usuario, quien puede pagar sus

Capacidad de pago y capacidad de descuento

Los bonos son instrumentos financieros de deuda utilizados por entidades

CERTIFICADO DE DEPÓSITO A TERMINO

El CDT (Certificado de Depósito a Término) es un titulo valor que emite un

La planilla es un formato inteligente que le permite a todas las

El valor se determina según la información que cada persona incluya en

La expresión “IVA” es la sigla del “Impuesto al valor agregado o añadido” más

Se le llama Impuesto al valor agregado porque efectivamente sólo se paga

En esta operación la empresa ha pagado $8.000 de IVA y ha cobrado $11.200 de

Al finalizar el periodo, la empresa le dirá a la Dian: Cobré 11.200 de IVA y pagué

Valor por el que compró la camisa: 50.000

Valor por el que vendió la camisa: 70.000