COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO COOPCCP LTDA.

PROCEDIMIENTO CÓDIGO
Administración de nómina - Rol de pagos P.RHU19

1. OBJETIVO

Cumplir con el pago oportuno de la remuneración, beneficios y provisiones sociales al personal de la

Cooperativa, a través de la elaboración y control de la nómina, garantizando el cumplimiento de las
disposiciones de ley y las políticas del Manual de Recursos Humanos.

2. ALCANCE

Este procedimiento incluye la recepción, recopilación y clasificación de las novedades para la generación
de la nómina, la elaboración de la pre-nómina en el sistema informático, la revisión, ajustes y aprobación
de la misma, la contabilización de la nómina en el sistema y finalmente, la acreditación de los sueldos y
la notificación respectiva a los empleados.

3. DUEÑO DE PROCESO / RESPONSABLE OPERATIVO

Jefe de Recursos Humanos / Asistente de Recursos Humanos

4. POLÍTICAS

• Las políticas que rigen a este procedimiento se encuentran detalladas en el “Manual de Recursos
Humanos”

5. TÉRMINOS Y DEFINICIONES

Nómina: Es un registro que realiza toda organización para llevar el control de los pagos y descuentos
que debe realizar a sus empleados cada mes; de manera general, en este documento se consideran dos
secciones, una para registrar los ingresos como sueldos, horas extras, comisiones, bonos, etc. y otra
para registrar los descuentos como aportes para el seguro social, cuotas por préstamos concedidos por
la compañía, anticipos, etc.
Rol de Pagos: Es un detalle individual e informativo para cada uno de los empleados de la institución, de
sus ingresos (haberes) y egresos (descuentos) correspondientes el mes en curso.

6. INDICADORES

CÓDIGO INDICADOR
No aplica

7. REFERENCIAS A DOCUMENTOS UTILIZADOS

CÓDIGO NOMBRE
F.RHU24 Consolidado de nómina
F.RHU25 Ingresos de personal
F.RHU26 Salidas de personal
F.RHU27 Reporte de horas extras

Aprobado por: Autorizado por: Revisado por: Fecha Versión: Pág.

Gerente General Jefe de RRHH Control Interno Vigencia:
00 1 de 3
Fecha: 10/12/2013 Fecha: 10/12/2013 Fecha: 10/12/2013
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8. DIAGRAMA DE FLUJO

Ingresos y salidas
Recursos de personal
Humanos
1
Organizar las novedades por
tipo y revisar su consistencia

Asistente de RRHH
Modificación de
Gerente sueldos 2
General Coordinar la eliminación de las
inconsistencias en las
Existen
inconsistencias Sí novedades con los generado-
? res de la información (Jefes
Área, Jefes Agencia, etc.)
Reporte de horas Asistente de RRHH
Jefes extras No
Inmediatos

3
Ingresar al sistema la Información para la
información relacionada con la nómina
nómina
Jefe Comisiones
Asistente de RRHH
Comercial

Descuentos de inci-
Recursos dencia en nómina
Humanos (Seguro médico priva-
do, alimentación, etc.)
4
Ejecutar en el sistema la Pre-Nómina
elaboración de la Pre-nómina (formato Excel)
para revisión y aprobación
Asistente de RRHH

5 Pre-Nómina
Revisar consistencia de la Pre- (aprobada)
Descuentos de inci-
Jefes dencia en nómina nómina a nivel detallado,
Departamen- (Celular, parqueadero, realizar ajustes (si amerita) y
tales faltantes cajas, etc.) aprobar
Resumen de la
Jefe de RRHH / nómina para
Asistente de RRHH control
presupuestario
Descuentos de inci-
Jefe de dencia en nómina
Operaciones (Descuentos por
préstamos empleados)

6
Resumen de la Revisar la consistencia de los Certificación de
nómina para valores globales de la nómina disponibilidad
control y certificar la disponibilidad presupuestaria
presupuestario presupuestaria (correo-e)
Jefe Administrativo Financiero

7
Ingresar novedades de Novedades de
variación de sueldos al IESS variación de
sueldos IESS
vía Internet
Asistente de RRHH

Aprobado por: Autorizado por: Revisado por: Fecha Versión: Pág.

Gerente General Jefe de RRHH Control Interno Vigencia:
00 2 de 3
Fecha: 10/12/2013 Fecha: 10/12/2013 Fecha: 10/12/2013
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8
Ejecutar la opción de Consolidado de
aceptación de nómina en el nómina
sistema y generar el (para firmas)
consolidado de nómina
Asistente de RRHH

9 Contabilización de
Ejecutar la contabilización de nómina
la nómina en el sistema (Sistema)

Asistente de RRHH

10
Ejecutar la opción de Información para
acreditación de nómina en el acreditación de
sistema para la generación de nómina (TXT)
archivo de texto (TXT)
Asistente de RRHH

11
Consolidado de Coordinar firmas del Consolidado de
nómina consolidado de nómina con nómina
(para firmas) Subgerencia General y con el (firmado)
Jefe de Recursos Humanos
Asistente de RRHH

12
Información para Cargar el archivo de
acreditación de acreditación (TXT) al sistema
nómina (TXT) CRONOS para la acreditación
Jefe de Recursos Humanos

13
Enviar notificación vía correo-e
a todos los empleados sobre la Notificación de
acreditación realizada, acreditación y
plazo para Empleados
estableciendo el plazo para la reclamos
recepción de reclamos
Jefe de Recursos Humanos

14
Archivar todos los sustentos y Sustentos y
respaldos que se utilizaron respaldos para la
para el procesamiento de la nómina
nómina
Asistente de RRHH

FIN

Aprobado por: Autorizado por: Revisado por: Fecha Versión: Pág.

Gerente General Jefe de RRHH Control Interno Vigencia:
00 3 de 3
Fecha: 10/12/2013 Fecha: 10/12/2013 Fecha: 10/12/2013