LA GENTE QUE SABE,

CONOCE BDO

Prácticas eficientes de gestión

de nómina.
 INTRODUCCIÓN
Importancia del Área de Recursos Humanos en Las
Organizaciones

Se encarga de dar valor al

Capital Humano

Alínear a los trabajadores

conDar
las valor
metas de la
organización
al Capital
Humano

Fomentar el compromiso
de los trabajadores

Aporta a la estrategia
organizacional

2
 INTRODUCCIÓN

Gestión de Recursos Humanos:

Resultados
Estrategia

Compensa Planes de Capacitación Gestión del

Selección desempeño
ción carrera

Trabajador

Clima laboral

3
 INTRODUCCIÓN
La nómina es un rubro importante en
los Estados Financieros, ya que puede
ser un factor muy representativo
dentro del costo de un bien o de la
prestación de un servicio,
lamentablemente en muchas ocasiones
debido a sus procedimientos rutinarios,
no se presta la debida importancia,
dejando su cálculo como último
procedimiento a realizar a fin de mes.

4
 AGENDA
1. Usuarios de la información de
nómina

2. Gestión de la nómina

3. Buenas prácticas para la

gestión eficiente de nómina

4. Outsourcing de nómina –
Tendencia en la administración
moderna

5
1. Usuarios de la información

Usuarios de la información
financiera

6
TIPOS DE USUARIOS Y USOS

Internos Externos
• Accionistas • SRI
• Directivos y • MDT
Gerentes • IESS
• Empleados

u Toma de decisiones u Control de cumplimiento

u Riesgos y rentabilidad de normas laborales.
u Aseguramiento de u Control tributario
cumplimiento de políticas
internas y normativa
laboral.

7
 LOS USUARIOS INTERNOS
Accionistas
- Evaluar los riesgos o rendimientos de sus inversiones.

Directivos y gerentes
- Evaluar el impacto financiero del gasto de nómina.
- Evaluar índices de eficiencia del personal y gestionar medidas
de mejora.

Empleados
- Controlar sus ingresos, deducciones, aportaciones y
beneficios.

8
LOS USUARIOS EXTERNOS
Entidades de control – Autoridades
- Ministerio del Trabajo MDT: Verificar el cumplimiento de
los derechos y obligaciones, entre el empleador y
trabajador.
- Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social IESS: Controlar
el cumplimiento de obligaciones patronales, que sirven
para las prestaciones sociales que otorga la institución.
- Servicio de Rentas Internas SRI: Supervisar el pago de
tributos de los empleados y la racionalidad del gasto de
nómina registrado por la empresa.
Coyuntura actual:
- Tanto empleados como entes de control, pueden requerir
información financiera para comprender los efectos ante
eventuales demandas por despidos intempestivos sin pago
de indemnización.

9
2. Gestión de la nómina

10
GESTIÓN DE LA NÓMINA

¿QUÉ ES LA GESTIÓN DE NÓMINA?

La gestión de nómina, es el proceso mediante el cual se administra el salario que

corresponde por derecho a las personas vinculadas laboralmente con una
empresa o sociedad, así como las diferentes obligaciones laborales surgidas por la
relación entre empleador y trabajador, tales como: nómina, Seguridad Social y
obligaciones fiscales.

11
GESTIÓN DE LA NÓMINA
¿Cómo se encuentra inmersa la nómina en las empresas?

Gasto personal de ventas

Comercial
Gasto personal administrativo

Costo de mano de obra

Nómina Servicios Costo personal que presta su intelecto
Gasto personal administrativo y ventas

Costo de mano de obra

Industrial Gasto personal de ventas
Gasto personal administrativo

12
¿QUÉ DEBEMOS INFORMAR ANTE EL MINISTERIO DEL
TRABAJO?

- Condiciones laborales Fecha de registro

Contrato de
- Información personal 30 días (posterior a
trabajo
del empleado la suscripción)

- Décimo Tercer Sueldo Fecha de registro

Beneficios - Décimo Cuarto Sueldo Según calendario
laborales - Utilidades establecido

El empleador Fecha de registro

- 15 días
Actas de - Generación (acuerdo entre
finiquito - Registro de suscripción las partes)
- 30 días (otras
causas)
Reglamento de
trabajo

Seguridad
ocupacional

13
OBLIGATORIEDAD Y BASE DE APORTACION - IESS

Todo
Trabajador en
ingreso
relación de
susceptible
dependencia de
apreciación
pecuniaria
Trabajo del
Trabajador Sueldo,
hogar no
remunerado autónomo horas
extras,
comisiones
, bonos,
otros.
Art. 2 Ley
Seguridad
Social
El menor
Profesional en
trabajador
independiente libre ejercicio

El dueño de
Administrador
una empresa
unipersonal o patrono

14
¿QUÉ OBLIGACIONES SURGEN ANTE EL SRI?

En el mes de enero
solicitará a los Cálculo de impuesto
trabajadores la Realizará la a la renta en relación
proyección de gastos proyección de
Empleador personales de de dependencia,
ingresos y gastos de según tabla
alimentación, salud, los empleados.
educación, vivienda, progresiva
vestimenta

En los meses de julio

En enero presentará: y agosto, podrá Descuento porción
mensual del
- RDEP recibir un nuevo
formulario de gastos impuesto a la renta
- Formulario 107 en el rol de pagos
personales

15
GESTIÓN DE LA NÓMINA
¿Qué necesitamos para
Reporte de centros de costos
elaborar la nómina?

Reporte de horas extras

Reporte de comisiones, bonos

Procesamiento:
Reporte de beneficios mensualizados
Cálculo del rol de pagos,
aportes al IESS, provisión de
beneficios sociales (DT, DC,
FR, vacaciones), impuesto a
la renta
Descuentos, préstamos, anticipos

Préstamos quirografarios, hipotecarios

Gastos personales
16
GESTIÓN DE LA NÓMINA

DURANTE LA EMERGENCIA SANITARIA:

- Actualización de la fecha de vencimiento del teletrabajo

en el Sistema Único de Trabajo SUT. (una vez finalizado
el teletrabajo emergente, el empleador deberá emitir un
informe técnico)

- Generación del convenio de reducción de la jornada

laboral, registro en el SUT y modificación en el IESS.

- Registrar en el SUT la suspensión de la jornada laboral.

- Planificación emergente de vacaciones.

17
3. Buenas prácticas para la gestión
de la nómina.

18
BUENAS PRÁCTICAS PARA LA GESTIÓN DE LA NÓMINA

Las buenas prácticas en gestión de la nómina

permite al empresario cumplir a tiempo con las
obligaciones patronales, legales y tributarias,
surgidas en función a las relaciones laborales entre
el empleador y trabajador.
Mantener organizado el flujo de información que
se genera del proceso de nómina permite su uso en
el momento indicado, sea para la elaboración de
un reporte, o para aprovechar la los beneficios
tributarios y laborales que tiene derecho la
empresa.

19
 BUENAS PRÁCTICAS DE NÓMINA
Políticas de nómina definidas
Procesos del departamento
de Recursos Humanos
Invertir en software
adecuado para el manejo de
la nómina o pago de licencias
Automatización de procesos
File de empleado
Registro de provisiones de
beneficios sociales
20
Aprobadas por una junta directiva
Evitan malestar en los empleados por
incertidumbre.
Definidos- Documentados, aprobados y
socializados.
Reduce tiempo en emisión de roles de pago y
elaboración de reportes.
Evita errores en el cálculo y pago
Desarrollo plantillas, macros, interfaces
àReduce el trabajo manual tanto como sea
posible
Permite contar con información del personal
actualizada, para pago de beneficios. Ejm. Pago
utilidades
Refleja las obligaciones reales de la compañía
Registro del gastos en el período que
corresponde
 BUENAS PRÁCTICAS DE NÓMINA
Detalle de vacaciones
Detalle de fondos de reserva
Anexo comparativo mensual
de préstamos, anticipos
otorgados por la empresa
Cuadro de beneficios
prestados con terceros
Check de seguimiento de
información
Check de actualización anual
de información
21
Permite controlar los días de vacaciones
acumulados y tomados por los empleados,
determinando el saldo y valor de la provisión.
Permite controlar el vencimiento de solicitud de
acumulación de fondos de reserva y su
generación.
Permite identificar la inclusión de empleados,
nuevos sueldos, ingresos, egresos y posibles
errores.
Permite controlar los consumos realizados por
los colaboradores y aplicar los descuentos
periódicos en la nómina.
Permite verificar si contamos con toda la
información para la elaboración de la nómina.
Acumulación de décimos, gastos personales,
cargas familiares, títulos o cursos obtenidos, etc
 BUENAS PRÁCTICAS DE NÓMINA

Check de desvinculación Permite verificar si contamos con toda la información

para el cálculo de la liquidación de haberes.

Verificar que se encuentre el formulario de beneficios,

Cuadro de pago de beneficios
registro de pagos y conciliación de pagos.

Comparar el reporte de días trabajados por los

Cálculo utilidades empleados con la planilla acumulada del IESS,
excluyendo a pasantes e identificando a personal con
permiso médico.

Comparar los ingresos acumulados de los empleados, con

Cálculo décimo tercer sueldo
Cálculo décimo cuarto sueldo
la planilla acumulada del iess, identificando a personal
con permiso médico.
Comparar los días trabajados por empleado con la planilla
acumulada del IESS, identificando personal con permiso
médico.

Verificar que los Beneficios de Orden Social no sobrepasen el

Exenciones de aportes al IESS
20% del ingreso del empleado y que no exista privilegio.

22
 BUENAS PRÁCTICAS CONTABLES
Cálculo de salario digno
Control de nuevas
contrataciones
Control empleados
discapacitados o sustitutos
Control de contrataciones de
adulto mayor y migrantes >
40 años
Conciliación contable vs
planillas del IESS
Equipo capacitado y
actualizado
23
Permite a la empresa registrar el gasto del
salario digno en el periodo que corresponde y
prever erogación de estos fondos.
Determinar el incremento neto de empleados,
permite a la empresa deducirse el 100% adicional
de los gastos de nuevos empleados.
Evita sanciones del MDT.
Permite determinar beneficios tributarios para la
empresa.
Permite determinar beneficios tributarios:
deducirse el 150% adicional del gasto.
Evita contingente de registro de un gasto no
deducible, por sueldos no aportados al IESS.
Debido a la realidad jurídica de Ecuador, cambios
constantes de normas aplicables
 BUENAS PRÁCTICAS CONTABLES

Proporcionar información Manejo de KPIs y otra información estadística que

estadística a la proporciona herramientas de mejora a la
administración administración.

Experiencia en innumerables casos para aplicar a

Asesores externos
su sector y tipo de empresa

24
 FORMATOS PARA EL CONTROL DE LA NÓMINA
Cuadro de variaciones acumuladas:

Se utiliza con la finalidad de controlar las variaciones surgidas por la nómina e

identificar los motivos por los cuales se presentan.

Varianza por periodo Varianza por periodo Varianza por periodo Varianza por periodo Varianza por periodo
# Aportes
Periodo Ingreso Bruto Monto % Ingreso Neto Monto % Empelados Monto % Impuestos Monto % IESS Monto %
Enero 100.000,00 - - 88.000,00 - - 60,00 17.520,27 - - 9.450,00 - -
Febrero 105.000,00 5.000,00 5,00% 92.400,00 4.400,00 5,00% 58,00 -2,00 -3,33% 9.864,93 -7.655,34 -43,69% 9.922,50 472,50 5,00%
Marzo 122.000,00 17.000,00 16,19% 107.360,00 14.960,00 16,19% 55,00 -3,00 -5,17% 20.879,51 11.014,58 111,65% 11.529,00 1.606,50 16,19%
Abril 100.000,00 -22.000,00 -18,03% 88.000,00 -19.360,00 -18,03% 57,00 2,00 3,64% 11.605,66 -9.273,85 -44,42% 9.450,00 -2.079,00 -18,03%
Mayo 104.500,00 4.500,00 4,50% 91.960,00 3.960,00 4,50% 59,00 2,00 3,51% 11.260,39 -345,27 -2,98% 9.875,25 425,25 4,50%
Junio 136.800,00 32.300,00 30,91% 120.384,00 28.424,00 30,91% 60,00 1,00 1,69% 10.955,17 -305,22 -2,71% 12.927,60 3.052,35 30,91%
Julio 102.450,00 -34.350,00 -25,11% 90.156,00 -30.228,00 -25,11% 62,00 2,00 3,33% 18.280,07 7.324,90 66,86% 9.681,53 -3.246,08 -25,11%
Agosto 108.750,00 6.300,00 6,15% 95.700,00 5.544,00 6,15% 64,00 2,00 3,23% 11.752,29 -6.527,78 -35,71% 10.276,88 595,35 6,15%
Septiembre
Octubre
Noviembre
Diciembre

25
 FORMATOS PARA EL CONTROL DE LA NÓMINA
Cuadro de variaciones individuales:

Se utiliza con la finalidad de identificar los motivos por los cuales el ingreso
del empleado tuvo una variación.

Montos brutos Montos netos

Sueldo Sueldo Sueldo
Id empleado Nombre Estado anterior Sueldo Actual Diferencia % anterior Actual Diferencia % Comentario
9999999999 Carlos Pacheco Activo 500,00 800,00 300,00 60% 450,00 688,00 238,00 53%
1000000000 Carme Cruz Activo 800,00 900,00 100,00 13% 720,00 774,00 54,00 8%
1000000001 Pedro Cueva Activo 1.200,00 1.600,00 400,00 33% 1.080,00 1.376,00 296,00 27%
1000000002 Diana Soto Activo 900,00 1.700,00 800,00 89% 810,00 1.462,00 652,00 80%
1000000003 María Mora Activo 1.700,00 1.800,00 100,00 6% 1.530,00 1.548,00 18,00 1%

26
 INDICADORES IMPORTANTES EN LA GESTIÓN DE
NÓMINA
La utilización de indicadores permite anteponerse a posibles problemas y
buscar una solución, para ello es necesario utilizar la información almacenada
en el sistema de nómina.
Los indicadores más utilizados son:

Indicador Descripción

Costo laboral Gasto empleados Determina el porcentaje de la nómina respecto a los

Gasto total
Rotación de personal # contratados - # renuncias
# empleados
Antigüedad promedio Años de experiencia del personal en la empresa
Total de personas
Accidentes laborales # accidentes laborales
Mes
Costo operativo Costo operativo total
Cantidad promedio de empleados
gastos y permite tomar decisiones de reducción
Mide el nivel de rotación del personal y permite
anticipar reclutamiento y entrenamiento.
Mide la experiencia del personal en la empresa y
determina la duración de la persona en la
organización.
Permite tomar decisiones sobre las causas que
provocan los accidentes laborales.
Refleja la eficiencia de las operaciones y permite
aplicar planes de mejora continua.

27
 INDICADORES IMPORTANTES EN LA GESTIÓN DE
NÓMINA
Indicador
Tasa de cobertura de Cantidad de empleados capacitados
capacitación Cantidad promedio de empleados
Inversión en capacitaciones Monto invertido en capacitaciones
Cantidad promedio de empleados
Ausencias # de días ausentes en el mes
# promedio de empleados mes * días trabajados
Metas de rendimiento # de objetivos desempeñados
Total de metas de desempeño
Costo operativo Costo operativo total
Cantidad promedio de empleados
Horas por trabajador Horas hombre trabajadas
# promedio de trabajadores
Horas extras Total horas extras
Total horas trabajadas
Promoción interna promociones en el año
Total de empleados
Rotación involuntaria # de empleados desvinculados
Total de empleados
Abandonos voluntarios Renuncias voluntarias
Total de empleados
28
Descripción
Determina el porcentaje de empleados capacitados.
Determina la inversión de capacitaciones por
empleado.
Determina el porcentaje de ausentismo y permite
tomar decisiones.
Permite conocer el porcentaje de metas de
rendimiento cumplidas.
Refleja la eficiencia de las operaciones y permite
aplicar planes de mejora continua.
Permite conocer las horas promedio por trabajador.
Permite conocer el porcentaje de horas extras
trabajadas en un periodo
Permite establecer planes de carrera y aumentar el
compromiso de empleados.
Determina el porcentaje de empleados desvinculados
por despido o situaciones similares.
Permite conocer el porcentaje de empleados que
renuncian voluntariamente.
ERRORES COMUNES QUE AFECTAN LA EFICIENCIA
× Controlar la nómina por nombre del empleado.
× Reportes de horas extras en distintos formatos (horas o números).
× Recibir información de cada departamento en distintos formatos y
medios.
× Registrar las variaciones de sueldos en el IESS, con veinticuatro horas
de antelación del débito bancario.
× No conciliar la variación de nómina registrada en el IESS con la
planilla generada.
× No registrar oportunamente la vinculación o desvinculación de los
empleados en las plataformas de los entes de control.
× No controlar las vacaciones.
× No reversar las provisiones por beneficios sociales, al momento de
pago.
× Al momento del registro de las liquidaciones de haberes, registrar los
beneficios proporcionales contra el gasto.
× No entregar el rol de pagos individual.
× Pagar la nómina en efectivo.
29
ERRORES COMUNES QUE AFECTAN LA EFICIENCIA
× Pagar haberes de empleados mediante cuenta de terceros.
× No solicitar la proyección de gastos personales a los empleados.
× No proyectar los ingresos para el cálculo de impuesto a la renta.

30
4. Outsourcing – Tendencia en la
administración moderna

31
OUTSOURCING DE NÓMINA
Ventajas
•Permite a las empresas enforcarse en su giro de negocio y en su crecimiento.
•El gasto fijo administrativo se puede convertir en un gasto variable.
•Contar con un equipo especializado en normativa laboral y tributaria.
•Contar con un equipo con conocimientos actualizados
•Evita incurrir en gastos de actualización.
•Continuidad del servicio

Por qué BDO

•Servicio global al utilizar nuestra red internacional.
•Altos estándares internacionales de calidad
• Equipo con amplia y variada experiencia
• Equipo capacitado continuamente y bilingüe.
•Asesoría integral preventiva.
•Software especializado de nómina, avisos de nuevas normativas.
•Atención personalizada, respuesta ágil.

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Contáctanos

Geovanna Zurita
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