Diplomado Técnico Asistente Administrativa

GESTION DEL TIEMPO

LA JORNADA LABORAL
Tiempo por el cual el trabajador está contratado en una empresa. La jornada
laboral puede ser extensiva (cuando se prolonga la jornada laboral), o intensiva
(cuando se utiliza la jornada eficazmente).

EL TIEMPO
El tiempo es un recurso atípico, equitativo, indispensable, insustituible, medible,
continuo e inexorable. El tiempo atendiendo a la jornada laboral, es la categoría
menos elástica, porque está limitada en 24 horas y en 8 horas de trabajo.

Para controlar nuestra organización personal es imprescindible saber administrar

nuestro tiempo, es decir:

Prever: empleo del tiempo personal

Organizar: establecer una lista de prioridades y clasificarla según orden de
importancia.
Decidir: hacer, delegar, decidir pensando en los demás.
Actuar: con método, utilizando buenos elementos, con capacidad.

Cuando llegamos cada mañana a la oficina, sabemos (más o menos), lo que

tenemos que hacer durante la jornada. También sabemos cuáles son los trabajos
urgentes y prioritarios. Sin embargo, todo esto a veces no es suficiente, y para
mejorar nuestra organización, quizás sea necesario llevar más lejos nuestra
reflexión y planificación de antemano nuestra jornada.

GESTIÓN DEL TIEMPO

Gestión del tiempo: Estudio que se realiza para sacar el máximo provecho del
tiempo. Su conocimiento por parte del jefe y la secretaria es indispensable, puesto

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que ésta desempeña y un papel destacado para ayudar a su jefe a organizar su

agenda. Cuando llegamos cada mañana a la oficina, sabemos (más o menos), lo que
tenemos que hacer durante la jornada. También sabemos cuáles son los trabajos
urgentes y prioritarios. Sin embargo, todo esto a veces no es suficiente, y para
mejorar nuestra organización, quizás sea necesario llevar más lejos nuestra
reflexión y planificar de antemano nuestra jornada.

Principios generales para la gestión del tiempo

1. Elaborar un plan de trabajo

La jornada laboral de la secretaria debe adaptarse siempre a la de su jefe, por lo

tanto, para lograr una jornada laboral eficaz es necesario creer las acciones,
teniendo en cuenta la calidad de cada una. El plan de actividades puede ser sencillo
o muy detallado y minucioso dependerá de las necesidades concretas de cada
oficina. En cuanto al período que controla puede ser diario o recoger las
actividades programadas a corto y medio plazo.

2. Ayudar a su jefe a planificar y organizar su trabajo

La secretaria debe llevar el control de la agenda de su jefe, coordinando de ante

mano todas las actividades del día, racionalizando metódicamente el tiempo y
distribuyendo todas las tareas según un orden lógico. El jefe decide las líneas
básicas de actuación; la secretaria le ayuda a ponerlas en práctica y a coordinarlas
con todas las demás actividades.

3. Definir prioridades

No siempre resulta tan fácil definir las tareas prioritarias. Para esto se necesita
tener una planificación del trabajo con el objetivo de saber qué tarea merece
prioridad.

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4. Ser asertiva (Aprender a decir “No”)

Muchos jefes no están conscientes de la cantidad de trabajo que recae sobre sus
secretarias y en ocasiones les piden más de lo que éstas pueden abarcar. En
consecuencia, la secretaria debe aprender a ser asertiva.

Asertividad de la secretaria

✓ La negativa no puede ser arbitraria, sino que debe estar motivada por
razones de peso.
✓ Ofrecer siempre que sea posible una solución alternativa
✓ Si la secretaria prevé que no podrá tener acabado a tiempo el trabajo, lo
avisará cuanto antes, y no esperará al último momento para hacerlo

5. Coordinar actividades y compaginar esfuerzos

La secretaria establecerá un acuerdo con su jefe de realizar despachos a primera

hora de la mañana.

Importancia: Permite plantear y resolver dudas y problemas, realizar pequeños

ajustes o cambios en la planificación, así como comentar las incidencias que se
hayan producido y que obliguen a modificar el plan previamente trazado.

Objetivos:
✓ Despachar la correspondencia
✓ Preparar las respuestas de la correspondencia
✓ Despachar los mensajes telefónicos
✓ Listado de las llamadas a devolver
✓ Chequeo del plan de actividades del día
✓ Relación de las citas o visitas que han sido concertadas o canceladas

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✓ Recepción de instrucciones
✓ Etc.
6. No convertirse en un esclavo del reloj

Otorgar la importancia debida a la gestión del tiempo, no significa trabajar

constantemente sin tiempo para realizar pausas ni descansos.

Observaciones:
✓ Las personas necesitan tiempo para descansar y reflexionar
✓ El ritmo acelerado afecta la calidad del trabajo y la salud (agotamiento y
estrés)

Una secretaria eficaz no es la que está siempre corriendo de un lado para el otro
de la oficina y que realiza todas las tareas con suma rapidez. La hiperactividad
laboral afecta la calidad del trabajo.

7. Hacer una sola cosa a la vez (dedicarle toda la concentración a la actividad que
se realiza). Existen secretarias que consideran que tienen el don de la ubicuidad
y que poseen más de dos manos, ya que realizan varias actividades a la vez,
corriendo el riesgo de que todas o alguna salga mal y le haga perder tiempo al
tener que repetirla.

8. Terminar siempre una tarea antes de pasar a la siguiente. Las personas

desorganizadas tienden a empezar varias tareas a la vez, pero no acaban
ninguna. Dejar una tarea a medio empezar equivale prácticamente a no hacer
nada, ya que no permite cumplir ningún objetivo ni avanzar en la programación.
Reanudar una tarea dejada a medias supone un esfuerzo añadido para recordar
en qué punto se estaba.

9. No aplazar el trabajo.

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“No dejar para mañana lo que se puede hacer hoy”. Esto es una condición
indispensable para que no se acumule el trabajo. Para cumplir el programa previsto
es necesario realizar cada tarea en el momento previsto.

10. Agrupar las tareas del mismo tipo

Al agrupar las tareas afines se ahorra tiempo y esfuerzo. (Ejemplo: archivar realizar
o devolver llamadas telefónicas, mecanografiar, enviar mensajes)

Factores que atentan contra la gestión del tiempo

De carácter externo Autogenerados
✓ Interrupciones telefónicas ✓ No mantener una agenda
✓ Reuniones ✓ Falta de una buena organización
✓ Visitas sociales ✓ Postergación
✓ Errores cometidos por otros ✓ Mala estimación del tiempo para la
✓ Papeleo e informes realización del trabajo
✓ Insuficiente comunicación ✓ Tratar de hacer más de lo que es posible
✓ Actividades realizadas fuera de la ✓ Falta de la debida planificación
oficina ✓ Incapacidad para decir “No”.
✓ Atención a problemas de otros ✓ Prioridades confusas e intercambiables.
empleados ✓ Falta de un programa diario de trabajo.
✓ Atención las quejas presentadas por ✓ No imponerse plazos de trabajo.
los clientes ✓ Tendencia al trabajo frenético y
✓ Exceso de sucesos imprevistos desordenado, y el perfeccionismo como
fin en sí mismo.
✓ Improvisación
✓ Tomar decisiones sobre la marcha

PLANIFICACIÓN DE LAS TAREAS

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Planificar: Controlar la situación, saber en todo momento lo que hay que hacer,
qué tareas vienen a continuación de otras y cuál es la forma más eficaz de llevarla
a cabo.

Capacidad organizativa de la Secretaria

La secretaria debe ser muy relevante en su gestión, ya que a través de ella circula
una gran cantidad de información, por eso dentro de sus variadas habilidades o
competencias, está la de planificar con efectividad todos los pasos necesarios para
cumplir con los objetivos propios de su rol. Al no existir esta organización, la
función que desempeñemos en cualquier ámbito laboral, puede resultar
realmente agotadora, desgastadora y poco productiva, ya que nos debemos
esforzar más de la cuenta sin lograr los objetivos esperados.

Habilidades organizativas

✓ Controlar y registrar el tiempo real que se emplea en cada actividad que se

realiza durante el día para ganar en claridad y precisión al planificar con
posterioridad tareas o actividades similares. Planificando un tercio más del
tiempo que se requiere para cada tarea se prevén los imprevistos que se
puedan presentar.

✓ Elaborar un plan de acción o lista de planificación para el día, en él

aparecerán las tareas que han de ser terminadas y el nivel de prioridades. El
orden en nuestra planificación es un aspecto que no debemos dejar pasar,
ya que es un aspecto que nos ayuda a ser más eficientes y a tener dispuestos
los trabajos en el momento que son requeridos.

La secretaria para la planificación de las tareas debe procurar plantearse los

siguientes aspectos:

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a) ¿Cuál es la proporción del tiempo que dedico a los asuntos complejos e

importantes y cuál a los trabajos corrientes y de rutina?
b) ¿Cuál es el fraccionamiento de mi actividad?
c) ¿No resulta excesiva?
d) ¿Cuáles son los asuntos en los que con frecuencia me encuentro con
dificultades (en especial con respecto a los plazos a observar)? ¿Razones?
e) ¿Qué puedo hacer para remediar ciertas contrariedades y utilizar de forma
más racional mi tiempo?
f) ¿Cómo registrar y reducir al mínimo las interrupciones que entorpecen mi
trabajo (Visitas, llamadas telefónicas, petición de datos)

Objetivos de la planificación de las tareas

✓ Conocer la importancia de una eficiente administración del trabajo en la

oficina.
✓ Apoyar a través de su desempeño, la gestión de los demás integrantes de la
✓ organización.
✓ Desarrollar con eficiencia, eficacia y efectividad las labores propias de la
gestión de la Secretaria Ejecutiva.
✓ Jerarquizar adecuadamente los problemas que se deben enfrentar y las
formas para resolverlos correctamente.

Cómo planificar las tareas

La programación del tiempo es una actividad que debe acabar siendo habitual y
diaria. Adquirir hábitos eficaces en su realización le ayudará a hacerla cada vez más
fácil y cómoda.

Pasos a seguir:

1: Planifique sus tareas diarias, a medio y largo plazo

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Diarias:
✓ Conforme su “Plan de Acción o Lista de planificación” para el día. Haga una
lista de todas las tareas que deben ser realizadas. (Calendario diario).
✓ Recuerde que debe establecer un tiempo aproximado para cada una.
✓ Tener en cuenta que estas tareas deben intercalarse con las rutinarias.
✓ Al programar las tareas debe tener en cuenta las características de cada una
y el momento idóneo para realizarlas.
✓ Establezca las prioridades de su lista, manténgala al día, incorpore las
nuevas tareas y tache las ya ejecutadas.

Tareas a medio y largo plazo

Revisten mayor complejidad que las tareas diarias por lo que es importante
planificarlas de forma detallada. En esta programación hay que tener en cuenta las
diferentes fases para su cumplimiento y las personas que deben intervenir.

Recomendaciones:
✓ Trabajar a partir de una fecha final o de entrega, que se subdividirá en
distintas fases de realización.
✓ Listado detallado de todas las actividades preparativas que se han de llevar
a cabo, especificando las que se realizarán en cada una de las diferentes
fases de realización.
✓ Establecer un plan de seguimiento o de control para comprobar el
cumplimiento de los casos establecidos.

2: Delegue y concluya tareas

Delegue aquellas tareas que con seguridad pueden llevar a cabo sus
colaboradores. Mantenga el seguimiento y control sobre cada una y valore la
calidad del resultado obtenido al concluirse el proceso.

3: Fundamente sus logros

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Realice al finalizar el mes, un informe acerca de sus logros, problemas y

oportunidades relacionadas con su equipo de trabajo.

Ventajas que ofrece la planificación de las tareas

✓ Aumenta el rendimiento.
✓ Supone una racionalización y simplificación de las tareas.
✓ Reduce el nivel de estrés y evita respuestas emocionales ante situaciones
conflictivas.
✓ Permite tener el trabajo al día, evitando retrasos e incumplimientos.
✓ Permite trabajar de forma mucho más relajada.
✓ Permite afrontar las tareas futuras con serenidad, y saber exactamente en
qué consisten.

Períodos u horizontes para la planificación de las tareas:

✓ El año
✓ El mes
✓ La semana

Clasificación de las tareas según su frecuencia:

Las tareas de la secretaria estarán en dependencia de la actividad a que se dedique

su empresa, pero existen un grupo de tareas que son comunes para todas.

✓ Tareas diarias: no tienen horario fijo, solucionan en el momento y no es

necesario reflejarlas en la agenda.
✓ Tareas diarias en horarios preestablecidos: requieren de un recordatorio,
pueden ser despacho de la correspondencia o cualquier otro trabajo
administrativo.

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✓ Tareas ocasionales: se pueden programar con antelación, por ejemplo: la

preparación de un consejo de dirección. Para este tipo de tareas se requiere
tener anotada la fecha en que se efectuará y un recordatorio a largo plazo.

Períodos de eficiencia.

En unos momentos la actividad es excelente y en otras decae. Puede ser muy

interesante conocer cuál es la curva correspondiente. Esto nos ayudaría
posteriormente a situar las actividades más complicadas en las zonas de máxima
eficacia y dejar, para menos, las tareas más rutinarias, repetitivas o sencillas.

Las tareas según el horario en que se realizan se dividen en:

Tipo A (En las primeras horas de la mañana)

1. Planes de acción
2. Organización
3. Cuestiones importantes
4. Proyección y Desarrollo

Tipo B (Después de almuerzo)

1. Cuestiones de rutina
2. Gestión itinerante
3. Cosas prácticas

Tipo C (A media tarde)

1. Proyectos en curso
2. Acciones de control

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Principales tareas de la secretaria:

1. Organizar el despacho del jefe. Al acomodar la mesa o escritorio del jefe debe
realizar las siguientes tareas:

✓ Guardar el material de oficina que el jefe haya utilizado ese día.

✓ Revisará si su jefe necesita reponer material de oficina o las tarjetas de
visitas.
✓ Vaciará las bandejas de documentos que van destinadas a ella, y dejará
sobre la mesa sólo la correspondencia pendiente por revisar por el jefe.
✓ Pondrá al día el calendario.
✓ Actualizará la agenda de trabajo del jefe.

2. Coordinar el trabajo personal y de equipo, agendas, calendarios y planes de

trabajo.
3. Despachar la correspondencia. Al recibir la correspondencia, luego de
asentarla en el registro de control, pasarla al jefe cuando vaya a despachar con
él. Este despacho deberá ser en los primeros 15 minutos de la jornada laboral,
donde se aprovechará para recordarle todas las actividades del día.
4. Preparar diariamente un listado de las actividades que debe hacer durante el
día, (despachos con el jefe, clasificación de la correspondencia, tareas de
archivo, mecanografiado de cartas, llamadas pendientes y cualquier otra
actividad administrativa), detallando todas las actividades y ordenarlas según
la prioridad. Se seguirá el plan previsto, introduciendo las eventualidades que
se pueden presentar durante la jornada. El resto de las actividades se
ordenarán según su urgencia. Determinar para estas tareas un horario fijo
funcional que incluya las costumbres de la empresa, y calcular el tiempo de
estas.
5. Confeccionar una lista de las visitas que se esperan recibir.
6. Atender a las comunicaciones de orden interno y externo.
7. Preparar las condiciones para posibles reuniones

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8. Preparación de viajes de negocios

9. Actualización del archivo
10. Hacer una lista de las rutinas semanales y mensuales, escribir en caso que
sean compromisos fijos, el día que se tiene previsto resolverlos.

CÓMO SOLUCIONAR IMPREVISTOS

Imprevisto (algo imposible de prever). Las cosas no siempre suceden como las
habíamos previsto.

¿Qué hacer cuando falla un elemento básico y es necesario hacer un cambio a

última hora?

✓ Saber aceptar lo imprevisto (no empeñarse en cumplir a toda costa el plan

inicial si ya no es posible)
✓ Tener en cuenta que la planificación sea lo suficientemente flexible como
para permitir un plan alternativo

LAS INTERRUPCIONES

En nuestro trabajo diario son frecuentes las interrupciones. Probablemente si

hacemos un análisis de estas, nos daremos cuenta de que son inevitables. Puede
que una gran parte de estas interrupciones provengan de nuestros propios
compañeros de trabajo. La mayoría de las veces nos será difícil hacerles
comprender con claridad que tenemos un trabajo urgente y que no podemos
permitirnos el interrumpirlo. Nada más fácil que decirles con toda amabilidad que
estamos muy ocupados y proponerles un momento más adecuado. Para que esto,
la secretaria, debe tener la autoridad y el entrenamiento adecuado y sobre todo el
apoyo y protección de su jefe.

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En cuanto a la planificación del plan de actividades la secretaria tendrá en cuenta

la necesidad de añadir un margen de tiempo superior en previsión de las
interrupciones.

Clasificación de las interrupciones:

✓ Legítimas: llamadas, visitas o asuntos que no pudieron prevenirse ni

predecirse.
✓ Delegables: interrupciones que pudieron ser atendida por su secretaria o
por un colaborador.
✓ Rutinarias: son llamada, visitas o asuntos que pudieron postergarse o
controlarse.
✓ Recordatorias: interrupciones para recordarle algunas cuestiones que no
han sido resueltas todavía.
✓ Demandantes: llamadas o visitas para solicitar algún consejo, apoyo o
información.

Efectos que causan las interrupciones:

✓ Dejar de atender asuntos importantes.

✓ Dilación de otros asuntos.
✓ Genera inestabilidad.
✓ Provoca desconcentración mental, agotamiento y estrés.
✓ Afecta a otras personas e intereses.

Cómo atender las interrupciones

✓ Debe saber retener al que intenta interrumpir en momentos en que el jefe
no puede abandonar lo que está haciendo.
✓ Debe usar palabras claras y no agresivas, identificando con claridad la
gravedad del asunto por si se justifica la interrupción.

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✓ Tomar nota y ofrecer su ayuda en la solución del problema, localizando al

jefe del área subordinada que pudiera resolverlo o indicar una solución
inmediata. Ofrecer su ayuda en la solución del problema para evitarle tener
que esperar. Sugerir una hora más apropiada si esto fuera posible.
✓ Si desean tratar con su jefe solamente y para evitar incomprensiones,
explicarle que se lo informará de inmediato y le avisará cuando indique una
solución o su localización. Prometer (y confirmar después), que hallará el
momento para que pueda verlo.

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