CURSO VIRTUAL

GESTIÓN DEL TIEMPO PARA AUDITORES

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 CONTENIDO

Principios para administrar el

tiempo

El tiempo como recurso

Agentes distractores

Planificación y programación

Procrastinación y postergación

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 PROCRASTINACIÓN Y POSTERGACIÓN

Introducción

Procrastinar significa evadir, posponer o aplazar tareas, responsabilidades o asuntos

pendientes. Se busca como excusa la realización de otras actividades que no se tenían
destinadas desarrollar.

Este mal hábito también se conoce como ladrón del tiempo, y lograr una adecuada gestión
de este recurso depende 100% del auditor, su comportamiento y su forma de trabajar. Por
ello, en este módulo se desarrollará una lista de buenas prácticas que ayudarán a gestionar
efectivamente el tiempo y lograr los objetivos planteados.

Objetivos

La procrastinación y postergación

Este término proviene del latín pro (adelante) y crastinus (futuro), que significa dejar para
mañana.

En vez de disimular sus efectos adversos para la productividad, la aparición de nuevas

tecnologías solo ha logrado que esta situación haya empeorado, se ha incrementado el
número de personas que deciden dejar sus actividades para más adelante, distraídos por
múltiples estímulos que los avances en este campo ponen a su disposición.

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Independiente de si la postergación de actividades se lleva a cabo de forma esporádica o
sistemática, esta parte de dos creencias irracionales:

• Verse inadecuado o incapaz para ejecutar una actividad

• Percibir el mundo como un lugar demasiado difícil y exigente

Se procrastina porque se considera que una determinada actividad va a requerir de un gran

esfuerzo, también al presentar dudas acerca del modo de abordar la auditoría o sobre cuál
será el resultado.

Las consecuencias de postergar actividades y asuntos son siempre negativas.

• Genera atrasos
• Reduce la productividad
• Crea una mala imagen
• Perjudica el cumplimiento de objetivos.
• Evita conflictos con otras personas, enrarece el ambiente de la auditoría

Estos efectos suelen multiplicarse a la vez que el hábito de procrastinar se hace más
frecuente en la persona, lo cual lo lleva a generar pensamientos como, “para que voy a
intentarlo”, “no soy capaz” o “esto es demasiado para mí”, los cuales terminan impactando
su entorno debido al incumplimiento de actividades y objetivos.

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Buenas prácticas para evitar la procrastinación

Si el auditor es consciente de su tendencia a procrastinar puede emplear una serie de trucos

para evitar los nefastos efectos sobre la gestión del tiempo. Los más efectivos son:

✓ Hacer planes y llevarlos a cabo es la mejor arma para evitar la procrastinación. Cada
minuto invertido en planificar tareas permite ahorrar hasta diez minutos en el
momento de su ejecución.

✓ La motivación es necesaria para evitar caer en la procrastinación.

✓ Es cierto que no en todas las ocasiones se dispone de tiempo suficiente para hacerlo
todo, pero, de acuerdo con la ley de la eficiencia forzosa, en todas estas existe la
posibilidad de terminar aquello que se considera importante.

✓ Es necesario ser realista y evitar sobrecarga de responsabilidades que puedan

conducir a la frustración. Hay que planear una cantidad de tareas diarias que sean
posibles desarrollar.

✓ Si una actividad requiere de dos horas de trabajo continuo, se puede planificar un

pequeño descanso o un cambio de actividad, así se evitará la interrupción de otras
tareas.

✓ Asignar tiempos específicos y fechas límite a cada pequeña tarea.

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En la batalla por una gestión de tiempo más sana y productiva, el trabajador no está solo.
De hecho, las organizaciones juegan un papel importante en la lucha contra este ladrón de
tiempo y brindan ayuda a sus colaboradores con el fin de evitar la procrastinación. Por ello:

• Impulsan la flexibilidad
• Se esfuerzan en reconocer los logros individuales
• Distribuyen las cargas de trabajo mediante una reorganización o mejor distribución
• Elaboran planes de formación que acentúen las capacidades individuales
requeridas para el puesto a fin de minimizar la procrastinación

Consejos para optimizar el tiempo

A continuación, se presentan algunos consejos para ganar esos minutos que siempre faltan
al final de una auditoría:

1. Usar el correo electrónico correctamente

2. Conocer cómo se trabaja para no malgastar el tiempo
3. Maximizar todos los niveles de atención y concentración en las actividades
4. Evitar las multitareas, hacer una buena planificación y evitar el desorden para lograr
un óptimo rendimiento.

Conclusión

¿El trabajador controla el tiempo, o el tiempo controla al trabajador? Mejorar el time

management y optimizar la auditoría de acuerdo con la planeación dependerá únicamente
del trabajador. Si hay eficiencia aumentará la productividad, lo que significa poder hacer un
mayor número de cosas al mismo tiempo. Además, si se logra administrar adecuadamente
el tiempo, se evitarán al máximo los retrasos, las sobrecargas de trabajo y el estrés.

La cantidad de trabajo puede ser abrumadora, pero la clave está en gestionar

adecuadamente el tiempo.

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