UNIVERSIDAD CATÓLICA SANTA ROSA

INSTITUTO SUPERIOR DE DESARROLLO, EDUCACIÓN Y CULTURA

“MONS. ALFREDO RODRÍGUEZ”
Convenio establecido en Cumaná en el año 2015

Catedra: PLANIFICACIÓN DE EVENTOS Cuatrimestre: DECIMO

PRIMERO
Docente: EDGAR HERNÁNDEZ

UNIDAD #02

CÓMO HACER EVENTOS EXITOSOS.

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Unidad: 02 Tema: CÓMO HACER EVENTOS EXITOSOS.

CÓMO HACER EVENTOS EXITOSOS

Tipos de eventos. (Terminología)
Las que ofrecemos a continuación tienen un sentido convencional, pero no universal, resumiendo diferentes
fuentes de información.

Congreso: En esta actividad, se suelen reunir cientos e incluso miles de personas pertenecientes a un grupo
científico, cultural, religioso, etc. (Que no se congregan habitualmente) para informarse y/o deliberar sobre
algún tema en específico. Un congreso suele durar de tres a siete días según la amplitud del programa, lapso en
el cual se desarrollan múltiples actividades, en forma simultánea en la mayoría de los casos, tales como
conferencias, mesas redondas, talleres, foros, sesiones de trabajo libres. Los congresos mundiales o
internacionales suelen realizarse cada dos años y en algunas ocasiones cada año, los congresos nacionales
suelen ser anuales. Tanto la fecha de realización de este tipo de evento como el tema del mismo suelen fijarse
con un mínimo de anticipación.

Jornada: Es una reunión de mucho menor envergadura y menos formal que un congreso. Se trata de
desarrollar en uno o más días un tema monográfico.

Convención: Es una reunión formal, con carácter de asamblea, generalmente de personas pertenecientes a
grupos sociales, políticos, económicos o empresariales, destinada a suministrar información sobre una
situación particular, intercambiar ideas, dar a conocer nuevos sistemas o métodos de trabajo, hacer público
algún proceso, método o sistema productivo innovador, ofrecer un nuevo producto al mercado y/o solucionar
problemas específicos. Su duración se establece de acuerdo a los objetivos que persigue.

Seminario: Tiene por objeto la investigación o estudio intensivo de un tema en reuniones de trabajo
debidamente planificadas. Es muy importante que los miembros (suele ser un grupo reducido) tengan
intereses comunes en cuanto al tema y un similar nivel de conocimientos. El desarrollo del tema exige
búsqueda o investigación en diferentes fuentes, las actividades son planificadas en la primera sesión, los
resultados y conclusiones son responsabilidad de todo el grupo. Al final se hace una sesión de resumen y
evaluación del trabajo realizado. La duración del seminario puede ser de varios días.

Simposio: Es un tipo de reunión en donde un equipo de expertos, en número reducido y de forma sucesiva,
explica a la audiencia aspectos de un tema por 15 o 20 minutos cada uno. En los simposios se suele participar
por expresa invitación de los organizadores. Las opiniones de los expertos pueden ser coincidentes o no, lo
importante es que el contraste de ideas permita enriquecer el dominio de la temática abordada.
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Corrientemente, los participantes pueden hacer preguntas que los expositores deberían responder, pudiendo
intervenir nuevamente para hacer aclaratorias, comentarios, agregar algo, hacer preguntas entre sí, sin dar
lugar a discusiones. Finalizadas las exposiciones e intervenciones de los asistentes, el coordinador del evento
hace un resumen o síntesis de las principales ideas expuestas y de las conclusiones más relevantes.

Taller: Son reuniones formativas de trabajo práctico o manual, se vale de la combinación de técnicas didácticas
que propician el conocimiento a través de la acción. En un taller todos los participantes son activos contando
casi siempre con un instructor que los dirige. En un taller es una actividad puntual y limitada en el tiempo sobre
un tema concreto.

Curso: su característica principal es ser una actividad netamente didáctica, tiene un programa preestablecido
que debe ser desarrollado en su totalidad en el tiempo programado, los participantes son dirigidos por un
facilitador o instructor.

Teleconferencia y videoconferencia: Son reuniones a larga distancia, que gracias a los avances tecnológicos
permiten que expertos situados en diferentes lugares y sin desplazarse puedan a través de la línea telefónica
ofrecer su opinión o punto de vista, o impartir una conferencia o un curso. A diferencia de la teleconferencia,
las videoconferencias van acompañadas de imágenes. Esta modalidad permite el intercambio de ideas entre el
público y el expositor y la formulación de preguntas. Esto significa además que, por estar el expositor o
conferenciante en cualquier parte del mundo, se produce un ahorro muy sustancial de tiempo y dinero.

Conferencia: Es una técnica centrada en el instructor y orientada a proporcionar de una manera sistemática,
información o contenidos teóricos, generalmente de carácter especializado, a un público de dimensiones
variadas. El conferenciante, previamente, debe consignar aspectos tales como el tiempo de duración, el tema a
desarrollar y la justificación del mismo. La conferencia debe ser estructurada en tres partes: una introducción al
tema, el desarrollo del mismo apoyado con ejemplos, demostraciones e ilustraciones, y para concluir se debe
hacer una síntesis de lo expuesto. Luego se abre un período de preguntas y respuestas.

Feria: Son exposiciones de productos y/o servicios de una actividad seleccionada, con el fin de promocionarla y
comercializarla. El participante puede adquirir y llevar consigo los productos en venta.

Webinar: Es un neologismo que combina las palabras “web” y “seminario”. Se refiere a cualquier contenido en
versión video cuyo principal objetivo sea educativo y práctico. Un Webinar puede ser un video de una persona
conocedora de cierto tema enseñándote algo sobre ello. Ese tema puede ser virtualmente cualquier cosa, pero
la mayoría de los webinars generalmente se tratan de:

Cómo utilizar algún programa o herramienta digital.

Las virtudes o la forma de uso de un producto determinado.
Sustitutos de clases en cursos online.

Los webinars casi siempre son gratuitos, pero también es frecuente encontrar webinars pagos. Generalmente
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estos son impartidos por algún personaje reconocido o son parte de un curso en línea.

¿Cómo hacer un webinar?

Los webinars se imparten a través de un servicio o programa online que permite a uno o varios
asistentes transmitir video o el contenido de su monitor en vivo a otros. Normalmente también
pueden grabarse y guardarse como videos para subir a YouTube o a un sitio web.

Hay muchos programas que ofrecen este servicio, y aunque algunos son pagos, es perfectamente
posible hacer un Webinar de calidad recurriendo sólo a las opciones gratuitas.

En esencia, los pasos básicos para hacer un buen webinar son:

1. Tener perfectamente clara la información que se va a compartir.

2. Planear si la información va a transmitirse por medio de diapositivas, pizarrones virtuales, o
simplemente hablando.
3. Decidir si los asistentes van a poder mandar mensajes al momento, interactuar o simplemente serán
espectadores pasivos.
4. Aprender el funcionamiento básico del programa que usaremos para impartir el webinar.
5. Generar el código de invitación para que los asistentes puedan entrar al video.

ACTIVIDADES PRINCIPALES. LOS COMITÉS.

SELECCIÓN DE FECHA Y LUGAR. EL PROGRAMA.
El éxito de cualquier actividad depende de las personas que en ella intervienen y de las circunstancias
en las cuales se lleva a cabo. Sin embargo, puede afirmarse que en lo esencial ese éxito se logra cuando hay
una planificación. Planificar implica realizar acciones estableciendo dónde se está y adónde se quiere llegar, por
lo que es muy importante determinar entonces el objetivo que queremos obtener del evento a organizar.

El objetivo de la reunión es clave, ya que él constituye el hilo conductor que une a todos los
participantes. Un evento dirigido y organizado, pero sin un objetivo común compartido por los asistentes,
conduce a una serie de inconvenientes y conflictos que seguramente terminarán en fracaso. Esto es cierto
incluso en reuniones de carácter político, sindical, o religioso, en muchas de las cuales puede parecer a primera
vista que predominan los intereses contrapuestos. Sin embargo, examinadas a fondo, es siempre posible
observar en ellas objetivos comunes, compartidos por el colectivo de participantes.

Realizar un evento implica considerar de manera explícita un conjunto de elementos relacionados

directamente con las características del mismo. Entre los aspectos a tomar en cuenta tenemos:
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El ente organizador o patrocinador:

•Importancia de las instituciones en el medio.

•Influencia económica, cultural, científica o política.

La temática del evento: •Importancia. •Novedad.

Los objetivos: •Específicos o generales.

Los expositores o ponentes: • Nivel de conocimientos o experiencia.

Los participantes: • Interés en el tema.

Duración y fecha del evento.

Costos:

•Montos presupuestados.

COMO HACER EVENTOS EXITOSOS

(CAPÍTULO II)

Un evento bien dirigido y organizado, pero sin un objetivo común compartido por los asistentes,
conduce a una serie de inconvenientes y conflictos que seguramente terminarán en fracaso. Realizar un evento
implica considerar de manera explícita un conjunto de elementos relacionados directamente con la naturaleza
y características del mismo, o dar respuesta concreta a interrogantes planteados por esos elementos.

EL PROGRAMA:

El diseño del programa es la base del evento. Si ha sido bien estructurado y cumple con los objetivos trazados,
entonces nuestra reunión será un éxito; de no ser así, desafortunadamente no llenará las expectativas y puede
provocar frustraciones o fracasos.

Al estructurar y dar forma al programa conviene tener en cuenta los siguientes criterios:
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*Abarcar temas muy puntuales.

*Las secciones de trabajo no deben tener una duración superior a las dos horas y media o tres, con el
consiguiente descanso.

*Seleccionar buenos conferenciantes y excelentes moderadores.

* Se debe fijar el horario teniendo en cuenta las costumbres del lugar, así como las condiciones climatológicas.

*Es muy importante el dinamismo que se le imprima al programa, cuando se trata de actividades muy largas,
tanto en días como en horas, se recomienda alternar diferentes técnicas.

*La puntualidad es muy importante, se debe comenzar a la hora estimada y se debe concluir, de igual manera,
a la hora pautada.

*Dejar libre el tiempo necesario para un descanso y poder tomar un refrigerio, hacer llamadas telefónicas o
simplemente compartir.

*Las sesiones de apertura y cláusula son muy importantes, razón por la cual siempre es conveniente
organizarlas del modo más memorable posible. Por ello, a los fines de hacerlas impactantes no deben ser muy
prolongadas, sino más bien cortas (de no más de dos horas de duración)

EL PRESUPUESTO:

Elaborar el presupuesto es una tarea clave, determinar quiénes administrarán los recursos monetarios
no es menos importante. Es muy frecuente que el manejo del dinero lo lleve el tesorero o responsable de las
finanzas del evento. Sin embargo, son muy variados los tipos de relaciones que se establecen entre los
tesoreros y las instituciones promotoras. Lo importante es que, independientemente del carácter de esas
relaciones, las responsabilidades de los tesoreros o de las personas que cumplen esas funciones estén
claramente definidas.

ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO:

En esencia un presupuesto es un instrumento administrativo de uso amplio que define y cuantifica las
fuentes de ingreso y de gasto en cualquier actividad que se planifique. Al elaborarlo, cada una de las partidas
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que lo integran debe ser estimada de forma realista. Para ello siempre es necesario tomar decisiones previas.

Para comenzar, es fundamental establecer los objetivos financieros inherentes al evento. El primero y
principal de esos objetivos es que esta actividad no debe dar pérdidas, sino generar la mayor rentabilidad
posible. Si un evento produce pérdidas, también produce, inevitablemente, frustración y desaliento para la
realización de futuras actividades. Alternativamente, cuando se decide que el evento genere beneficios debe
decidirse igualmente el nivel esperado de esos beneficios y los propósitos a los cuales se destinarán los
mismos.

De igual manera, es muy importante definir de dónde procederán los ingresos que permitirán financiar
el evento. A estos fines es necesario decidir si se ha de cobrar a los participantes y, en caso afirmativo, cuál
sería la tarifa. Como seremos luego, la fijación de la cuota de inscripción es una decisión exigente que supone el
máximo de realismo financiero por parte del comité organizador. Otras interrogantes comunes en esa materia
son las siguientes: ¿se solicitarán contribuciones especiales? Si la respuesta es afirmativa deberá a su vez,
definirse la forma como se materializarán esas contribuciones y cómo serán solicitadas y por quién. ¿Qué
volumen de ingresos se espera recaudar por esta vía?, ¿cuánto será la cuota de inscripción?, entre otras.

ESTIMACIÓN DE LOS INGRESOS:

Los ingresos a disposición de los organizadores generalmente provienen de las siguientes fuentes:

1.- por concepto de inscripción. 2.-promotores.

3.- intercambio. 4.- exposiciones.

5.- venta de espacios publicitarios. 6.- préstamos bancarios o personales.

ESTIMACIÓN DE LOS GASTOS:

La elaboración del presupuesto es la estimación de los gastos en que se incurrirá con motivo de la
realización del evento. Al igual que en el caso de los ingresos, al calcular los gastos se imponen varias
recomendaciones importantes. En primer lugar, es imprescindible tener una lista detallada de todos los
desembolsos que esperan realizar. Como lo señaló Homer Smith; experto internacional en el tema de la
organización de eventos: " todo lo que ha de hacerse antes, durante y después del evento tiene un precio
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marcado", por lo tanto, cualquier desembolso que se piense realizar, por pequeño que sea, debe ser anotado.

Igualmente, conviene categorizar los gastos por área de actividad o función: documentación,
publicidad, material de oficina, alquiler de equipos, imprenta, alimentos y bebidas, planta física, etc.

Al elaborar el presupuesto se debe estar consciente de que exigen costos "ocultos", sin duda, los más
importantes y frecuentes se encuentran asociados a la inflación. Con miras a enfrentar esta situación, una
recomendación sana es la de prever que estos gastos ocultos consumirán entre 10 ℅ y 30 ℅ de los gastos
totales claramente cuantificables.

Consultas bibliográficas
Cómo hacer eventos exitosos. Eliana Gherardi. Los Libros de El Nacional. Colección Quirón.