Escuela de Teología y Ministerio BEREA TRAINING CENTER

BEREA TRAINING CENTER Es una Escuela Teológica Bautista que provee

capacitación personalizada a distancia a bajo costo para
pastores laicos, plantadores de nuevas iglesias
y líderes comprometidos en cumplir su llamado.

Ministerio
Misiones
Pastoral

Plantación Liderazgo
https://enmision.org/trainingcenterberea/ de Iglesias Integral
trainingcenterberea@gmail.com Biblia y
Teología

COORDINADOR GENERAL:
Pr Antonio de la Zerda, WhatsApp: +1(774) 244-2700

MENTORES:
Carlos López, WhatsApp: +57 3145651202
Leidys Contreras, WhatsApp: + 591 72648911
 LECCIÓN 10
Cómo organizar un evento
exitoso
ORGANIZACIÓN Y LOGÍSTICA DE
EVENTOS
 ¿QUÉ ES UN EVENTO?
Es un suceso importante y programado de índole
social, académico, artístico, deportivo o religioso,
entre otros, ya sea en forma de seminario,
jornada, talleres, conferencia, inauguraciones,
lanzamientos, visitas guiadas, desayunos de
trabajo, exposiciones, ferias, muestras, etc.

La finalidad del evento es brindar a los asistentes

la oportunidad de acercarse a la institución que
organiza el evento y conocer sus productos o
servicios
 TIPOS DE EVENTO
CONGRESO
• Se realiza con el fin de deliberar o informar sobre un
tema en particular. Su tiempo de duración es
habitualmente entre 3 y 7 días, en los cuales se
ejecutan diferentes actividades (foros, mesa redonda,
talleres, etc.)
JORNADA
• Actividades realizadas con el fin de impartir
información o instrucciones sobre un tema en
particular, y es utilizada para analizar y resolver
problemas, además de brindar información
actualizada.
 TIPOS DE EVENTO
SEMINARIO
• Estudio e investigación de un tema que será tratado
en reuniones compuestas por un grupo de personas
con diferentes aspectos en común como nivel de
conocimiento e intereses
CONVENCIÓN
• Un evento formal en el cual sólo pueden participar
aquellas personas que tengan derecho adquirido para
asistir. Su objetivo es analizar problemas y tomar
decisiones sobre temas o asuntos que conciernan a
los miembros.
 TIPOS DE EVENTO
SIMPOSIO
• Es un tipo de reunión donde un grupo reducido de
expertos explican un tema. La exposición de ideas es
15 ó 20 minutos por cada ponente. Se pueden realizar
preguntas sin entrar en polémica o discusiones

MESA REDONDA
• Una reunión donde los expertos analizan un tema,
cada uno con enfoques diferentes, ante especialistas
y un público que conoce el tema. La idea principal es
el análisis objetivo del tema.
 TIPOS DE EVENTO
TALLER
• Son actividades de carácter práctico o manual con un
tiempo limitado y sobre un tema concreto. Estas
actividades se realizan, la mayoría de las veces, a
través de un instructor que las guíe

CURSO
• Se caracteriza por ser una actividad netamente
didáctica con un programa que debe ser desarrollado
en un tiempo establecido. Los participantes son
guiados por un instructor o facilitador.
 TIPOS DE EVENTO
REUNIÓN
• Es el término utilizado cuando se junta un número de
personas con la finalidad de tratar aspectos de interés
o actividades a programar

CONFERENCIA
• Un discurso sobre un tema específico, el cual es
realizado por un experto quien lo expone, agregando
conocimientos e información original de su propio
esfuerzo investigativo. La idea principal es presentar
el tema con profundidad de conceptos y sin
interrupciones.
 TIPOS DE EVENTO
ASAMBLEA
• Es una actividad cuyo objetivo es decidir sobre
políticas a seguir, elegir comités, aprobar balances y
presupuestos. Es organizada por asociaciones, clubes
u otra clase de instituciones u organizaciones. Su
frecuencia, hora y lugar se establecen según la
necesidad tratar aspectos de interés o actividades a
programar
COMIDAS
• Es una reunión donde los invitados consumen
distintos alimentos y bebidas en un ambiente
agradable y acogedor, con el fin de compartir y
conocerse mejor
 TIPOS DE EVENTO
EXPOSICIÓN
• Es una actividad donde se muestran productos y/o
servicios. Hay diferentes tipos de exposición según la
duración de las mismas: permanentes, temporales y
ambulantes. Es considerada un medio de
comunicación social y de suma importancia para
establecer contactos.
FERIAS
• Al igual que la exposición, las ferias exhiben
productos y/o servicios de un tema en particular, la
diferencia es que en esta ocasión el visitante puede
adquirir los productos en venta.
 FASES DE LOS EVENTOS
PRE-EVENTO
• Determinar los objetivos y definir el tipo de evento y su
nombre de acuerdo a los fines del mismo
• Delegar al equipo organizador
• Determinar el número y tipo de invitados y
participantes
• Seleccionar fecha, hora y lugar
• Elaborar el cronograma general de actividades
• Estimar los recursos humanos, materiales y técnicos
• Elaborar el presupuesto de gastos
• Organizar las comisiones de trabajo (logística,
promoción, alimentación, servicios generales, etc)
 FASES DE LOS EVENTOS
PRE-EVENTO
• Elaborar las piezas gráficas y audiovisuales
necesarias. ( Programas, tripticos, señalizaciones,
material de información, etc)
• Capacitación de Personal. En caso de que se delegue
alguna actividad en que el personal no está
capacitado
• Adquisición o contratación de materiales, equipos o
servicios. (Mesas, sillas, manteles, sonido, luces,
tarimas, mesoneros, etc)
 FASES DE LOS EVENTOS
EVENTO
• Es el momento donde se llevan a cabo todas las
actividades que se planificaron en la fase de pre-
evento. Consiste en la reunión de todas las personas
involucradas en el lugar y hora estimada, guiadas por
la programación que el comité organizador preparó
para el evento.
• Es importante tomarse unos minutos o quizás una
hora de tiempo previo al inicio del evento, para
reunirse con la totalidad del equipo, revisar
detenidamente la agenda del evento y lo más
importante: orar todos juntos para poner en manos del
Señor todo lo que vaya a ocurrir.
 FASES DE LOS EVENTOS
POST-EVENTO
• Recopilación y organización de la información
pertinente al evento
• Agradecimientos a todos los que participaron:
oradores, público, patrocinadores, servidores y
demás.
• Encuestas de evaluación a los invitados y oradores
• Cumplimiento de los compromisos adquiridos
• Elaboración de informe y revisión de los datos de los
participantes para posterior seguimiento
• Compartir videos, fotos y datos relevantes a modo de
conclusión.
IDEAS PARA UN EVENTO EXITOSO
DESIGNE UN COORDINADOR
• Esta persona estará a cargo de todo el
evento desde el inicio hasta el final del
mismo.
• El coordinador(a) será la persona a quien
se dirigirán todas las preguntas y se
ocupará de todos los detalles para la
realización del evento.
IDEAS PARA UN EVENTO EXITOSO
ORGANICE UNA REUNIÓN DE
PLANIFICACIÓN CON LOS VOLUNTARIOS
• Identifique a las personas que estarán
colaborando en el desarrollo de las actividades de
promoción, preparación de comidas, equipo audio
visual, ujieres, personal general, personal de
fotografía y video para capturar imágenes que
pueden servir para testimonio y material
promocional para futuros eventos.
SEÑALE UNA FECHA PARA SU EVENTO
• Dentro de las posibilidades marque un tiempo de
4 a 6 semanas para la correcta planificación y
promoción.
IDEAS PARA UN EVENTO EXITOSO

PLANIFIQUE UN TIEMPO DE ORACIÓN

• Tome el compromiso de orar por la actividad y la

razón por la cual lo está realizando (evangelismo,
vidas transformadas, etc.)
DETERMINE EL PROPÓSITO DEL EVENTO
• Mantenga el enfoque en el propósito del evento,
esto determinará el tipo de audiencia que podrá
alcanzar
IDEAS PARA UN EVENTO EXITOSO
PROMOCIÓN DEL EVENTO

• Promocione el evento utilizando afiches, posters,

anuncios, redes sociales y páginas de su iglesia
u organización, boletines informativos, envío
masivo de correos electrónicos
ANIME A LA CONGREGACIÓN
• Anime a las miembros de la congregación a
extender una invitación al evento a sus amigos,
familiares y colegas. Tenga a disposición boletas
de invitación con los datos del evento.
 IDEAS PARA UN EVENTO EXITOSO
ENTRENE A LOS VOLUNTARIOS
• Organice el equipo de voluntarios en ujieres, decoración,
bienvenida, consejería, intercesores, finanzas, logística
• El papel de este equipo es el de ministrar a los asistentes
al evento
• Son los encargados de preparar todo el material
promocional para el día del evento.
• Estar capacitados para dar respuesta a preguntas acerca
del evento y de la iglesia, etc.
• Dar indicaciones a los visitantes de donde están los
puestos de comida y sanitarios.
• La preparación general antes y después del evento,
limpieza y organización del lugar
EJEMPLOS DE
FORMATOS Y
PLANILLAS
PRESUPUESTO
LISTA DE CHEQUEO
LISTA DE CHEQUEO
LISTA DE CHEQUEO
LISTA DE CHEQUEO
EVALUACIÓN DE LOS ORGANIZADORES
EVALUACIÓN DEL EVENTO
EVALUACIÓN DE LA LOGÍSTICA