Unidad No.

3
EJECUCION – SEGUIMIENTO Y CONTROL
 ¿Cuáles son las funciones del Project Manager?

Debe asegurarse de que el esfuerzo

dedicado a determinar el alcance del
Proyecto esté acorde con el tamaño y la
importancia del Proyecto. Debe definir el
alcance de cada entregable y esto exige un
delicado equilibrio entre el uso de
herramientas, fuentes de datos,
metodologías, procesos y procedimientos.
 LINEA BASE DEL ALCANCE DEL PROYECTO

Esta compuesta por tres elementos:

 El enunciado del alcance del Proyecto

 WBS (Work breakdown structure) o EDT (Estructura de
desglose del trabajo)
 Diccionario de la EDT

Generalmente un Proyecto da como resultado un único producto y/o

servicio, pero ese resultado puede ser un sistema complejo con muchos
componentes. Cada componente tiene su propio alcance separado y que es
interdependiente del alcance del sistema general de Proyecto.
 RECOPILAR LOS REQUERIMIENTOS

El proceso recopilar requisitos, consiste

en documentar las necesidades, deseos y
expectativas cuantificadas y
documentadas de los interesados para
convertirlas en requisitos del proyecto.
Incluye gestionar las expectativas del
cliente y es la base para la creación de la
EDT/WBS.
Podemos establecer diferencias entre los
requisitos del Proyecto y los requisitos
del Producto:
El proceso comienza con el análisis de la información recopilada en
el Acta de constitución del Proyecto y el Registro de Interesados.
 DEFINICIÓN DEL ALCANCE

Definir correctamente el alcance de un proyecto es como

realizar una segunda acta de constitución. El acta de
constitución la hicimos en el inicio del proyecto, ahora,
definir el alcance de un proyecto, requiere que hayamos
capturado los requisitos oportunos de los interesados, es
decir, que hayamos entendido exactamente lo que se quiere
conseguir con la ejecución del proyecto.
 DEFINICIÓN DEL ALCANCE

Definiendo el alcance correctamente evitamos problemas

con los entregables del proyecto. Si todos los actores
interesados en el proyecto tenemos claro que queremos
conseguir con el proyecto y lo que podemos esperar con la
ejecución del mismo, todo será más claro y sencillo.

En caso contrario, si no tenemos muy claro que queremos

conseguir con la ejecución del proyecto es muy probable
que el resultado que obtengamos no deje satisfecho a
nuestro cliente, es decir, que nuestro proyecto no sea el
éxito pleno que buscamos.
 ¿COMO DEFINIR CORRECTAMENTE EL
ALCANCE DEL PROYECTO?
En 5 pasos…
1. Identificar la motivación del proyecto

Todos los proyectos se llevan a cabo por uno o varios motivos.

Por tanto identificar los motivos del proyecto hará más fácil
establecer un punto de referencia del principio, así como un
punto de referencia hasta el que queremos avanzar.

Comprender el «qué y el por qué» de un proyecto permite

establecer las metas y objetivos específicos; así como las
tareas que deben ejecutarse y cómo estas deben llevarse a
cabo.
2. Definir los objetivos
Tener estos objetivos definidos y acordados con el sponsor del
proyecto o el cliente permite confirmar que entendemos lo que
el proyecto debe hacer; evitando problemas de aceptación al
final.

3. Expectativas y aceptación
Se debe considerar que un proyecto tiene éxito cuando
consigue la satisfacción de los usuarios finales, y estos aceptan
el producto, servicio o proceso.
Para conseguir esta satisfacción es importante, no solo definir
bien los objetivos, sino también las expectativas y criterio de
aceptación de estos usuarios. El criterio suele ser más
cuantificable, por lo que puede tratarse como lo indicado en el
punto anterior, pero las expectativas suelen ser más subjetivas,
y requieren de entender las motivaciones personales de cada
usuario en relación al proyecto.
4. Identificar restricciones

Una vez tengamos definido el alcance, mediante sus objetivos,

debemos analizar las restricciones que existen, las cuales
pueden implicar que conseguirlos sea más difícil, condicionar
las tareas o el plazo, o en un extremo impedirnos conseguir el
objetivo si este no es realista con base a las restricciones.

Las restricciones pueden estar causadas tanto por factores

internos como externos. Comunicar estos problemas al equipo
y a los interesados desde el principio, y tomar medidas para
superarlos, nos permitirá definir acciones para conseguir el
éxito del proyecto.
5. Identificar los cambios necesarios

Algo inevitable en la mayoría de los proyectos es la aparición

de cambios, bien debido a nuevas solicitudes o por
restricciones no identificadas al inicio.

Obviamente siempre es mejor evitar el cambio que volver a

definir el alcance; lo que significa invertir más tiempo, dinero
y recursos. Sin embargo, a veces estos cambios son
inevitables y necesarios, lo que nos obligará a definir y aplicar
un plan de gestión del alcance adecuado.
 MATRIZ DE DIVISION DEL TRABAJO

WBS ó EDT
(Work breakdown structure)
(Estructura de desagregación del trabajo)

La WBS/EDT es una descomposición jerárquica del alcance

total del trabajo a realizar por el equipo del proyecto para
cumplir con los objetivos del proyecto y crear los entregables
requeridos. Cada nivel descendente de la WBS/EDT
representa una definición cada vez mas detallada del trabajo
del proyecto; la WBS/EDT se finaliza una vez que se asigna
cada uno de los paquetes de trabajo a una cuenta de control y
se establece un identificador único de código de cuenta para
ese paquete de trabajo.
 OBJETIVOS DE LA WBS/EDT

1. Realizar el desglose en las tareas en que se

descomponen las actividades y procesos de forma:

 Clara y fácil de entender.

 Planificada en el tiempo (según un calendario,
formulado).
 Se puedan identificar recursos materiales y estimar el
nivel de asignación necesaria en cada fase del
desarrollo o ejecución.
 Identificar y estimar actividades humanas y dotación
de recursos humanos para las distintas tareas a
desarrollar.
 Asignar responsabilidades sobre partes del proyecto.
2. Asegurar que se incluyen en el plan todas las tareas
necesarias sin duplicar trabajo.

3. Organizar el "flujo" de trabajo.

4. Controlar el avance del trabajo en referencia a un plan

maestro
 IMPLEMENTACION Y PUESTA EN MARCHA DE
EMPRESA PRODUCTORA DE PULPA DE FRUTA
1

GERENCIA ASPECTOS DISEÑO COMPRAS Y PLANTA DE PUESTA EN

DEL LEGALES 1.3 CONTRATOS PRODUCCION MARCHA
PROYECTO 1.2 1.4 1.5 1.6
1.1

Planeación Constitución Proceso de Compras Contratos Adecuación Pruebas

1.1.1 legal de la producción 1.4.1 1.4.2 de bodega 1.6.1
empresa 1.3.1 1.5.1
1.2.1
Montaje y Compra de Contrato Pruebas de
seguimiento Diseño de maquinaria adecuación Instalación calidad
1.1.2 Permiso planta 1.4.1.1 bodega de 1.6.2
sanitario 1.3.2 1.4.2.1 maquinaria
INVIMA y equipos
1.2.2 Compra 1.5.2 Entrega del
Diseño equipos de Personal proyecto
diagrama de oficina construcción 1.6.3
recorrido 1.4.1.2 planta Adecuación
1.3.3 1.4.2.2 de oficinas
1.5.3
Bodega
Diseño 1.4.1.3 Contrato
redes servicios Instalación
eléctricas, públicos sistema
datos y Compra 1.4.2.3 contraincen
sistema materiales dios
contraincen 1.4.1.4 1.5.4
dios
1.3.4 Compra Instalación
insumos de redes
1.4.1.5 1.5.5
 DICCIONARIO DE LA WBS/EDT

El Diccionario es un documento de planeación que nos

ayuda en la detallada planeación del alcance y, en
términos generales, debería tener:

 Nombre del paquete de trabajo y/o entregable.

 Código.
 Objetivo .
 Descripción del trabajo a realizar.
 Restricciones y asunciones.
 Costo estimado.
 Requerimientos de calidad.
 Criterios de aceptación.
 Información acordada.
 VALIDAR EL ALCANCE

La validación del alcance del proyecto y el control del alcance del

proyecto se refieren a trabajos del proyecto ya acabados, aquí se
validan: pisos, puertas, paredes, grifos, etc., pero no imaginadas o
definidas, sino realizadas.

Lo importante es que el cliente del proyecto acepte todos los

productos resultantes, intermedios, completados, verificados y
validados, pero antes de que el cliente del proyecto lo acepte
tenemos que verificar, como directores del proyecto, que el
alcance del proyecto está siendo conseguido.
¿Qué necesitamos para validar el alcance del proyecto?

Necesitamos los productos entregables

del proyecto verificados, intermedios,
completados y verificados por el equipo
de control de calidad del proyecto.

Esto significa que tienen que estar

hechos para poder validarse, aquí nos
reunimos con los clientes del proyecto y
el cliente toma estos productos
entregables, previamente verificados,
intermedios, completados y verificados
por el control de calidad y los valida, los
acepta.
 CONTROLAR EL ALCANCE

Es el proceso por el que se monitorea el estado del alcance

del proyecto y del producto, y se gestionan cambios a la línea
base del alcance.

De acuerdo a la definición del PMBOK, capítulo 5. El control del

alcance de proyecto asegura que todos los cambios solicitados o
las acciones preventivas o correctivas recomendadas se
procesen a través del proceso realizar el control integrado de
cambios.

El control del alcance del proyecto también se utiliza para

gestionar los cambios reales cuando suceden y se integra a los
otros procesos de control. Los cambios no controlados a menudo
se denominan corrupción del alcance del proyecto. Los cambios
son inevitables, por lo que se impone algún tipo de proceso de
control de cambios.
 HERRAMIENTAS DEL CONTROL DE ALCANCE

Como parte de la gestión del alcance se debe tener presente

varios elementos para controlar los cambios en el alcance del
proyecto.

Sistema de Control de Cambios

Se trata de tener claros los procedimientos que se deben seguir

para modificar el alcance del proyecto. Esto es especialmente
importante en la gestión externa. Cuando se firma un contrato
para la gestión de proyectos se debe incluir el sistema de
control de cambios en el contrato.
Análisis de variación

Es fundamental que conozcas cómo y en qué cuantía afectarán

al alcance del proyecto los cambios en los factores. Si para
modificar el alcance tienes que realizar cambios, debes saber
en qué medida tienes que introducir transformaciones.

Replanificación

Cualquier cambio aprobado en el alcance va a obligar a

llevar a cabo una serie de acciones de replanificación, por
un lado se requiere una actualización del diagrama de
Gannt. En paralelo tenemos que corregir el presupuesto
del proyecto y otro elemento que se verá afectado es la
WBS.
Sistema de Gestión de la Configuración

En palabras sencillas, consiste en garantizar un nivel de

calidad adecuado del alcance del proyecto. Son los procesos
que garantizan que el producto final que se obtenga del
proyecto tenga unos mínimos de calidad. De manera que los
cambios en el alcance del proyecto no supongan una merma
en la calidad.
https://www.youtube.com/watch?v=zlYkvC58iyo

MUCHAS GRACIAS…