Actividad evaluativa - Tarea Eje 4

Diseño de un proceso y gestión documental

Estudiantes

Cesar Guerrero Ayala

Jenny Marcela Pineda
Luis freddy Gonzalez Orejuela
Robinson Garcia Valencia

Docente

Carlos Andres Perez Rodriguez

Fundación Universitaria de Área Andina

Facultad de Ciencias Administrativas Económicas y Financieras

Programa Administración de Empresas Virtual

Curso 128 - Diseño de Procesos

Bogotá

04/04/2022
 INTRODUCCIÓN

La cuarta Revolución Industrial trae consigo la posibilidad de mejorar los procesos al interior
de las empresas, optimizando el factor Tiempo y permitiendo con esto reducir las jornadas
laborales, sin afectar el ingreso del trabajador, todo a partir de un mayor rendimiento, mayor
competitividad y trabajadores más felices con una mayor calidad de vida. Sin embargo esta
apuesta requiere no sólo del compromiso del trabajador, el Diseño De Procesos con base en
tecnología de punta que optimiza la competitividad será la base para que las empresas
empiecen a reducir la jornada laboral en beneficio del sector de los trabajadores, por ende se
requiere de la participación activa de la alta, media y baja gerencia, de las experiencias
recogidas, de las propuestas de todos y de un compromiso de cambio de mentalidad, que
apunta hacia el mejorar los procesos a partir de la mejora del individuo, trabajadores más
comprometidos, auto disciplinados y capaces de ser generadores de cambio desde cada uno
de sus puestos de trabajo.

Al arribar al último eje de la asignatura Diseño de Procesos esperamos haber recogido no

sólo el conocimiento académico importante y fundamental para empezar a proponer mejoras
sustanciales al interior de las empresas donde laboramos, ser generadores de cambio en
nuestro entorno laboral y buscando mejorar nuestro ambiente laboral y nuestro quehacer
diario, hoy tenemos claro que ser Uniandino significa ser un agente transformador para el
beneficio del colectivo, mejores profesionales, mejores seres humanos enmarcados en un
mundo digital y apostándole al Desarrollo Sostenible. Así las cosas, esperamos tener la
capacidad de apoyar desde ya nuevos Diseños de Proceso, resultado de la experiencia
recogida durante años de trabajo, pero ahora apoyados en el conocimiento teórico y práctico
recogido durante el desarrollo de esta cátedra, alimentados además de las experiencias de los
compañeros de grupo con quienes hemos construido conocimiento en la elaboración de los
diferentes trabajos en el desarrollo del semestre académico.

Al finalizar queremos hacer unas últimas recomendaciones al proceso elegido, para ello nos
apoyaremos en herramientas de orden digital, proponer alternativas reales de mejora, pero
sobre todo comprometernos a aportar en cada nuevo proyecto de mejora que necesite nuestra
organización, hoy podemos decir con la satisfacción del deber cumplido que tenemos los
elementos teóricos suficientes para seguir construyendo conocimiento, no se trata de que lo
sepamos todo, pero si queremos saberlo todo y esa semilla que nos deja esta asignatura, su
docente y en general la filosofía de la Universidad del Área Andina, la seguiremos
cultivando, regando a diario con más y mejor conocimiento, indagando, cuestionando nuestro
quehacer, mejorando nuestras actividades, interrogándose sobre posibles propuestas de
cambio para mejorar. Sólo resta decir Gracias y en este trabajo “final” aportar un poco de lo
que hemos recogido, seguiremos siendo agentes de cambio e innovación a los procesos
empresariales en las presentes empresas donde laboramos y en las que algún día lleguemos a
pisar, que se vea nuestra calidad como profesionales y que ese Sello Uniandino sea una
impronta en el Diseño de Procesos o cualquier otra área donde nuestro humilde aporte sea
requerido para mejorar procesos hacía la Competitividad, recordando siempre que la realidad
supera la teoría.
 OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL

- Aplicar los conocimientos aprendidos en la asignatura Diseño De Procesos a partir de

la propuesta de mejora al interior de una organización, esperando efectos en el proceso
productivo que repercuta en más competitividad con base en un Proceso más eficaz y
eficiente e integrado a una filosofía de Desarrollo Sostenible.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

- Construir conocimiento a partir de los aportes al grupo de estudio, compartiendo

experiencias, ideas y sumando aportes teórico- prácticos que siempre serán superiores a la
suma de los aportes individuales.

- Proponer mejoras a un Proceso real, elegido de una de las empresas a la cual

prestamos nuestros servicios, en aras de mejorar la competitividad con base en mejoras
tecnológicas, rediseño de procesos y alternativas de cambio que optimicen todos los
recursos que intervienen en la transformación hasta el producto final, aplicado a procesos
industriales o administrativos.

- Ser proactivos y partícipes de las propuestas de transformación y crecimiento

empresarial, huella indeleble de nuestro paso por el Areandina, desde nuestras empresas
iniciamos ese proceso de crecimiento y aplicación del conocimiento adquirido, mejores
profesionales. Mejores seres humanos.
 ANÁLISIS DEL PROCESO

1. FALENCIAS

· La verificación manual de la existencia física de las monturas conlleva a que se pase por
alto algún tipo de referencia lo cual genera errores.

· En el momento de la revisión de la calidad del estado de las monturas es necesario

mucho tiempo y atención al detalle, que muchas veces por el factor humano se pasa
desapercibido.

· En el registro de las monturas al documento de Excel muchas veces se ingresan patrones

(letras, puntos o espacios) que no coinciden con el real.

· Competir con los precios de establecimientos de óptica cercanos.

· Generalmente el personal que empieza a trabajar no tiene experiencia en este sector, por
este motivo, probablemente no desarrollarán una buena atención a los clientes.

· La gran competencia que hay alrededor del establecimiento es de grandes empresas del
sector óptico, lo que resultará complicado atraer clientes y mantenerlos siempre fieles.

· No invertir en publicidad.

· En la actualidad la crisis económica es la mayor amenaza con la que nos encontraremos.

Aunque las revisiones optométricas son gratuitas, los clientes tratan de gastar menos por
lo que hacen un uso más prolongado de sus lentes.

· Existe una gran cantidad de establecimientos de óptica por lo que cada vez es más
difícil tener una buena cantidad de clientes.

· La imagen que tienen las personas al deducir que todos los establecimientos de óptica
su misión es solamente comercial cuando en realidad es la del cuidado de la visión.
· La venta de productos optométricos, específicamente gafas de sol que se venden en
establecimientos que no son una óptica y que no garantiza una buena protección, al
adquirirla por un menor precio los clientes se inclinan por estas compras.

2. MEJORAS

· Atención personalizada hacia el cliente en todo momento, así como también la

realización de un examen optométrico completo a todos los clientes que lo requieran.

· Ofrecer una gran cantidad de productos los cuales se irán actualizando de acuerdo con
la moda y gustos que exija el cliente.

· Los trabajadores deberían estar en una continua formación profesional para estar al
tanto de nuevas técnicas, tratamientos, etc., y poder dar un servicio de buena calidad.

3. CAMBIOS INNOVADORES

· La publicidad que se debería llevar a cabo en el establecimiento será con el fin de dar
conocer los servicios y productos, así como también las ofertas de las cuales se disponen.

· La posesión de instrumentos y aparatos que se utilizarán para el desarrollo de la

optometría deben ser de muy buena calidad y precisión.

· La imposición de la nueva moda de llevar gafas sin que se las necesite ha aumentado
ya que hay muchas personas que las requieren con lentes oftálmicas neutras y monturas
de distintos modelos, ya que se han convertido en un complemento más de moda.

· Crear una página web en donde se describa al detalle sobre la empresa, localización,
productos y servicios que se ofrecen. Además, de anunciar las promociones y descuentos
que estén disponibles en el momento.
· Anunciar en Facebook, en Google, periódicos locales y principales revistas del sector
de la óptica.

· Principalmente el establecimiento influirá en gran parte la rotación del producto

mediante la gran variedad de éste, con el fin; de poder adaptarse a las necesidades del
cliente, así como también con el objetivo de aumentar su motivación e interés mediante
una presentación atractiva de los productos; para así conseguir facilitar la acción de
compra.

· Primeramente, el establecimiento contará con una imagen muy moderna que será
diseñada por una empresa de diseños de interiores

· La funcionalidad del mobiliario será uno de los grandes puntos fuertes para atraer la
atención de los clientes, ya que el cliente llega a los productos a través de todos los
sentidos, pero, especialmente, de la vista.

· Los productos se dispondrán en expositores que estarán al alcance de la mano del

cliente. También se debería tener en cuenta la iluminación, la decoración, el olor y la
música ya que todos estos aspectos darán una determinada imagen de negocio. La
iluminación de zonas donde estén los productos más novedosos presentará una mejor
iluminación evitando en todo momento los brillos y reflejos respecto al resto de productos
y también para que sean más accesibles al consumidor.

· La presentación más adecuada es la disposición de los productos en vertical: tiene

mayor fuerza vendedora y permite visualizar el producto de forma más fácil por marcas,
tipos, etc. Además, transmite una sensación de orden.

· Si hablamos de monturas la disposición de éstas será de acuerdo con el precio y a la

marca, desde las más económicas hasta las más costosas; en gafas de sol la disposición
será diferente, ya que; se deberán basar principalmente en la marca a la hora de exponer
el producto, al ser un complemento de moda esto suele determinar más la compra.
 PROCESO DE AUTOMATIZACIÓN DEL PROCESO

La automatización del inventario permite realizar un recuento cada vez que sea necesario o se
requiera. Semanal, mensual, incluso diario.

Si hay algo que es cierto, es que los programas de control de inventario facilitan el día a día
de las empresas. No solo cuando hablamos de tiendas físicas, sino sobre todo para aquellas
tiendas que solo trabajan online y deben actualizar su stock continuamente para los usuarios.

Hoy en día existe una gran variedad de programas muy eficientes y de gran calidad y
precisión. La gran variedad de oferta se debe a que su demanda cada vez es mayor ya que se
trata de una inversión a largo plazo que da muy buenos resultados.
 GESTIÓN DOCUMENTAL PROCESOS DE INVENTARIOS ÓPTICA TULUA

En el proceso de inventarios de la óptica Tuluá observamos que hay unos lineamientos para
cada área desde que el producto entra en la bodega previa solicitud hecha por pedido o por
terminación de existencias, siendo esto verificado por un administrador para después su
distribución esto para la entrada de mercancía tanto a la bodega como para su despecho.

Para el control del inventario la óptica Tuluá lo realiza mes a mes, pero con una actualización
constante esto por medio de un código QR el cual se encuentra en cada uno de las monturas y
demás productos los cuales están sistematizados mediante un archivo del programa de Excel
el cual es la base para saber de qué material se dispone, que producto presenta fallas o
deterioro, que producto tiene más tiempo en bodega y cuales son los productos por despacho
a solicitud del cliente.

RECOMENDACIONES O REDISEÑOS

La gestión documental busca reducción de consumo de papel y reducción de gastos en este

apartado la óptica Tuluá utiliza un Excel para llevar todo el tema de control de inventarios
físicos y facturas pedidos y reclamaciones sin embargo en una era tan moderna y tan digital
como la que se está llevando a cabo en el siglo XXI es necesario automatizar el proceso
mediante un sistema electrónico de documentos que remplace el archivo de Excel o si bien
sea manejado como un soporte recordemos que la óptica maneja el inventario a través de un
código QR que es comprado con el archivo de Excel por medio del EDMS la información del
código QR empataría automáticamente con la información contenida en el EDMS mejorando
los tiempos de respuesta en el control de inventarios.

Por otro lado, se podría implementar el manejo de facturas electrónicas y a su misma vez
firmas por el cliente para que esa misma factura llegase al celular o correo del cliente y
quedara consignada en el sistema de la óptica para que así la persona encargada del inventario
casi que inmediato pudiera validar disponibilidad y característica del producto.

Se entiende que toda la información contenida en el EDMS sería totalmente automatizada

siendo el soporte de todos el proceso de inventarios de la óptica pero a su misma vez
mejoraría los índices de cada una de las áreas de la organización como el área de ventas,
administrativo, garantías, archivo minimizando papel y espacios innecesarios en la bodega de
la óptica con ejemplos como despacho al punto de venta, respuesta por garantías, repuestos, y
salida de producto por mucho tiempo en inventarios.

SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

Para el proceso en mención y la seguridad de la información que maneja la óptica Tuluá se

regirá bajo la ley estatutaria 1581 del 2012 debido a que se manejan los datos de los clientes
por medio de una base digital el cual servirá de acuerdo a su autorización y posibilidades el
manejo de productos promociones y demás siendo el cliente el que autorice o no el manejo de
sus datos personales pudiendo modificar esto en cualquier momento.

Como segundo ítem de la seguridad de la información se manejaría el comercio electrónico y

firmas digitales mediante la ley 527 de 1999, decreto 1747 del 2000 y resolución 26930 de
2000 esto porque se manejan mensajes de datos, y la información generada enviada, recibida,
almacenada o comunicada por medios electrónicos ópticos o similares y el intercambio
electrónico de datos internet, correo electrónico o redes sociales que pudiera utilizar la óptica
Tuluá.
LICENCIAS

Para el presente proceso se utilizará una licencia de uso concurrente esto por que el EDS
utilizado para el sistema de información de la óptica sería manipulado por distintos
colaboradores dejando puntualmente que sería para consulta y ya para modificación lo
manejaría solamente el administrador encargado mediante autorizaciones.
 RECOMENDACIONES SOBRE INNOVACIÓN

- La inversión más importante que puede hacer una empresa en el siglo 21 es poner sus
procesos en sintonía con las exigencias de un mundo global, para ello invertir en la
compra y desarrollo de tecnología, capacitar su talento humano y apuntarle al desarrollo
sostenible, es la garantía de una empresa competitiva en el tiempo y con capacidad de
aumentar su participación en el mercado.

- El Diseño de Procesos debe ser un ejercicio de análisis permanente, la

retroalimentación es clave, la investigación de mercados y la búsqueda incansable de
tratar de entender y satisfacer la expectativa del cliente deben ser el objetivo mayor de las
organizaciones, articulado naturalmente con la visión y misión de la empresa. Crecer paso
a paso sobre la base solidad de procesos que garantizan calidad total.

- La eficiencia y eficacia en los Procesos partirá de un insumo estratégico, información

de calidad y en las cantidades justas, el conocimiento minuciosos de todos los procesos
organizacionales, sin importar la vocación de la empresa (industrial o administrativa) en
esta tarea el administrador de empresas uniandino juega un papel vital, de su juicioso
análisis dependerá en gran parte el éxito de los procesos desarrollados y que la
implementación de tecnologías y procesos innovadores sean un acierto.

- La presencia de Colombia en la Ocde y otras organizaciones de países son una

oportunidad para que nuestros productos ingresen a importantes mercados, sin embargo
también significa la presencia de nuevos jugadores en el mercado local, para ello nuestras
empresas deben prepararse a diario, que lo que producimos sea de la mejor calidad y esto
sólo se logra con Procesos asegurados en todas sus etapas, incluido el seguimiento
posventa, un cliente satisfecho es la mejor tarjeta de presentación.

- Las pymes en la medida de sus capacidades deben empezar a innovar sin temor, acudir
a fondos estatales es una buena forma de apalancar la implementación de estrategias
innovadoras al interior de estas organizaciones, comprar tecnología y artefactos a través
de modelos leasing, buscar en el mundo empresas con producciones similares, así como
buscar semilleros de investigación de las universidades que aporten conocimiento.
- En el caso puntual de nuestra empresa elegida Óptica Tuluá, nuestra recomendación
está encaminada a mejorar procesos internos en el manejo de inventarios, fortalecer
puntos de venta y estrategias de ventas a partir de canales virtuales, fortalecer las cadenas
logísticas de entrega de productos con empresas especializadas y comprar Equipos de
vanguardia para mejorar la atención de los pacientes, en este campo de la medicina el
cambio es permanente, estar un paso adelante es el objetivo.
 CONCLUSIONES

- El desarrollo de Software para tecnificar el diseño de procesos está en cabeza de los

ingenieros de sistemas, sin embargo su éxito dependerá de la calidad de la información
aportada por el administrador de empresas, quien conoce los procesos, su integración con
los objetivos de la empresa y las expectativas de los grupos de interés.

- Innovar no es sólo adquirir o desarrollar tecnología, es todo un proceso que se

construye en toda la empresa y tiene sus bases en un cambio de mentalidad y un
compromiso de todos los colaboradores, donde el liderazgo de un gerente es clave para un
buen resultado.

- A nivel de Pymes la inversión en tecnología e innovación es cada vez mayor aunque

no suficiente, la pandemia y sus efectos económicos retrasaron este salto varios años,
resultado de la desaceleración económica, el cierre de empresas y el cambio de objetivos
prioridad de muchas organizaciones.

- Trabajar en grupo, desde diferentes regiones de Colombia indiscutiblemente es una

sana experiencia, un compartir de conocimientos que nos permitió analizar como se
administra y crea empresa desde la diversidad al tiempo que observamos procesos
industriales, administrativos en pequeñas y grandes empresas.

- Finalizado el proceso de aprendizaje y construcción de conocimiento de la asignatura

diseño de procesos, podemos decir que contamos con una caja de herramientas para
seguir avanzando sin olvidar los lineamientos de lo que significa ser Uniandino, todo lo
que hagamos siempre buscando el Desarrollo Sostenible.