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Documentos de formalización

Unidad 9 de la venta
Documentos de formalización de la venta

Estudiarás:

• La confección, registro y archivo de


los documentos relacionados con la
venta, desde que se formaliza el
pedido hasta que se entrega el
objeto de la venta y se informa del
importe.
• La documentación comercial
generada en las ventas.
• El albarán: tipos y cómo se
confecciona.
• La factura: tipos y cómo se
confecciona.
09 Documentos de formalización de la venta

CONTENIDOS
1. Introducción
2. Confección, registro y archivo de
documentación
3. Documentación comercial
generada en las ventas
4. Formalización del pedido en las
ventas a distancia
5. El albarán

2
6. La factura
09 Documentos de formalización de la venta

1. Introducción

El proceso de ventas genera toda una serie de documentos que son la


prueba, y a la vez la memoria, de todos y cada uno de los compromisos
y acciones que tanto vendedor como comprador van asumiendo.

Es fundamental que la empresa articule toda una serie de documentos


y procedimientos que permitan la correcta custodia de esta información
y que, al a vez, faciliten un rápido acceso a la misma.

Con este objetivo, el personal administrativo desarrolla sus funciones


en los distintos departamentos de la empresa, y en el departamento de
ventas, muy frecuentemente, los representantes complementan a los
administrativos en la confección, registro y archivo de todos o d
algunos documentos.
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2. Confección, registro y archivo de documentos

2.1. Confección de documentos

Existen numerosos tipos de documentos, atendiendo a múltiples criterios. En el contexto de la


empresa, encontramos básicamente dos tipos de documentos a tener en cuenta en el momento
de su cumplimentación.

•Documentos normalizados: están emitidos en formato de impreso para cumplimentar los espacios
en blanco que siguen a los conceptos que debe reflejar el documento.

A menudo estos documentos deben reflejar datos regulados por la ley, de tal manera que es el
emisor quien decide el diseño, pero contemplando como mínimo una serie de datos obligatorios.
Por ejemplo, una factura.

Algunos documentos normalizados están emitidos por administraciones públicas que diseñan y
emiten estos documentos. Por ejemplo, la letra de cambio.

•Documentos no normalizados: se redactan a conveniencia del emisor sin seguir una estructura
reflejada en el documento. Por ejemplo, las cartas comerciales.
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2. Confección, registro y archivo de documentos
2.2. Registro de documentos
El concepto de registro tiene dos acepciones:
•Lugar donde se centraliza la entrada y/o salida de documentos.
•Libros u otros soportes donde se deja constancia de la salida y/o llegada de documentos.

En las empresas, el concepto de registro que se aplica es el segundo, de tal manera que en los libros de
registro, sea cual sea su soporte, se anota la llegada y/o salida de documentos con el fin de dejar
constancia de que la empresa he emitido o recibido un documento. Por ejemplo, registro de facturas
emitidas y registro de facturas recibidas.

2.3. Archivo de documentos

Proceso de confección, registro y archivo de documentos en una empresa.


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3. Documentación comercial generada en las ventas
3.1. Definición y tipos de documentación comercial

Diferencias entre documentos


comerciales y cartas
comerciales.

La documentación comercial debe cumplir con las siguientes funciones:


•Dejar constancia escrita de los derechos y obligaciones que vendedor y comprador asumen en una relación
comercial.
•Ser prueba de que se han llevado a cabo los actos comerciales acordados.
•Constituirse como elementos básicos para la contabilización de las operaciones comerciales.
•Ser fuente de información interna para futuras consultas.
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3. Documentación comercial generada en las ventas
3.2. Los documentos comerciales

Tipos de documentos comerciales * Documentos que siempre aparecen en una compraventa.


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3. Documentación comercial generada en las ventas
3.3. Esquema secuencial de la documentación comercial

Secuencia en la que se genera la documentación comercial.


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4. Formalización del pedido en las ventas a distancia

Fases en la realización de una ventaa a distancia.


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5. El albarán

Así, el albarán debe cumplir con las siguientes funciones:


•Certificar la entrega: el comprador recibe el albarán como comprobante de que se ha
realizado la entrega. Esto no anula la posibilidad de posteriores reclamaciones por defectos
que se detecten después de la entrega.
•Comprobar la entrega: el comprador debe comparar su pedido con el albarán, para
asegurarse de que no hay ningún error en las mercaderías o en las unidades entregadas.
•Informar al transportista: en el caso de que la operación se realice con transportista ajeno a
las empresas compradora y vendedora, el albarán servirá para realizar la carta de portes o
factura de transporte.
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5. El albarán
5.1. Tipos de albarán
Existen dos tipos de albarán, atendiendo a si incluyen o no
información económica de la operación:

•Albarán sin valorar: es el albarán más utilizado, al que se


denomina simplemente albarán, en él no se hacen constar
los detalles económicos de la operación, es decir, no suelen
constar los precios totales ni descuentos y/o gastos, y nunca
constan los datos referidos al IVA (base, tipo y cuota) así
como tampoco se informa del precio final de la operación.

•Albarán valorado: este albarán sustituye a la factura y


cumple a la vez con las dos funciones, las del albarán y las
de la factura. Deben constar en él todos los detalles
económicos de la operación.

Albarán y albarán valorado


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5. El albarán

5.2. Confección del albarán y del albarán valorado

Información de lo que debe contener un albarán y un albarán valorado


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6. La factura

La factura debe ser emitida por el vendedor y sirve para la recaudación por
parte de las empresas del IVA, que deben pagar los consumidores finales y
que irá a la Hacienda Pública.
Así la factura debe cumplir con las siguientes funciones:

•Informar pormenorizadamente al comprador de todos los detalles de la


operación.

•Identificar los datos relativos al IVA: base imponible, tipo impositivo y


cuota.

•Acreditar la existencia de una operación de compraventa y la obligación de


pago por parte del comprador.
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6. La factura

6.1. Tipos de facturas

Encontramos los siguientes tipos de facturas, atendiendo a su contenido y su


función:

• Facturas ordinarias: son las definidas en el epígrafe anterior, las facturas


que normalmente se realizan en una operación de compraventa.

• Facturas rectificativas: corrigen una factura ordinaria en la que se detectó


un error o que debe ser modificada por algún problema en las mercaderías
detectado posteriormente a la emisión de la factura

• Facturas recapitulativas: su objetivo es agilizar un proceso de facturación.


Se incluyen en ellas las operaciones realizadas en un periodo de tiempo,
siendo el máximo de un mes..

Relación entre los tipos impositivos del


IVA y el recargo de equivalencia.
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6. La factura

6.2. Confección de la factura

A. Datos que debe contener

• Título del documento con su codificación o


numeración.
• Lugar y fecha de emisión de la factura.
• Datos identificativos y NIF (número de identificación
fiscal) del vendedor.
• Datos identificativos y NIF del comprador.
• Cantidad, descripción y precio unitario o por medida
de las mercaderías.
• Descuentos y gastos aplicados.
• Información referente al IVA (base, tipo y cuota).
• Importe total de la operación.
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6. La factura
6.2. Confección de la factura
B. Cálculo del importe total

Para el cálculo del importe tota de la factura se deben determinar los


siguientes conceptos:l

Desde el 1 de septiembre de 2012


los tipos impositivos del IVA son:
•IVA general: 21%
•IVA reducido: 10% aplicado a
algunos productos alimenticios y a
productos sanitarios, transporte de
viajeros, la mayoría de servicios
de hostelería y la construcción de
viviendas nuevas.
•IVA superreducido: 4% se aplica
a artículos de primera necesidad,
como la leche, el pan, la fruta, las
verduras; también a libros y
periódicos.
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6. La factura
6.2. Confección de la factura
C. Cálculo del importe total en facturas con recargo de equivalencia

Los minoristas que cumplan los requisitos legales pueden acogerse al régimen
de equivalencia (RE) en sus operaciones para evitar así soportar el proceso
administrativo de liquidación de IVA que implica el régimen general.

Debes tener presente que el


recargo de equivalencia, RE,
no sustituye al cálculo
convencional del IVA, sino
que lo complementa, es
Relación entre los tipos impositivos del IVA y el recargo de equivalencia. decir, se calculan base, tipo y
cuota y además el RE.
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6. La factura
6.2. Confección de la factura
D. Confección digital de la factura

Ejemplo de confección de una factura en una aplicación informática y su posterior impresión en papel.
09 Documentos de formalización de la venta

Créditos:
Derechos reservados © 2014, respecto a la segunda edición en español, por: 
McGraw-Hill/Interamericana de España, S.L. 

Autores del libro del alumno


Ramón Colet Areán
Eduardo Polío Morán

Equipo editorial: M.ª Isabel Bermejo Bermejo, Elisabeth Sánchez,


Silvia García Olaya, Rocío Orovengua, Miguel Montanyà
Revuelto
Fotografías: 123 RTF, Archivo de imágenes de McGraw-Hill 
Ilustraciones: Jaime Martínez Tomás

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