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PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA INTERNA

29-Sept--2021

GESTIÓN INTEGRAL

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PROCEDIMEINTO PARA AUDITORÍAS INTERNAS

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Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Coordiandor Sistema de Comité SGI Gerente

gestión

1. OBJETIVO

Establecer los requisitos para la planificación y ejecución de las auditorías internas del
sistema gestión integral de KOMPASS CARGO COLOMBIA S.A.S. y si este se
encuentra a conformidad con los requisitos de la norma ISO 9001; 2015, BASC y el
sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo decreto 1072 de 2015 del
gobierno de Colombia y la normatividad legal en medioambiente aplicable.
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2. ALCANCE

Aplica para todas los procesos del sistema gestión integral de KOMPASS CARGO
COLOMBIAS.A.S.

3. DEFINICIONES

ALCANCE DE LA AUDITORIA: Describe la extensión y los límites de la auditoria.

AUDITADO: Organización, dependencia o proceso que es objeto de estudio.

AUDITOR: Persona con los atributos personales demostrados y competencia para

llevar a cabo una auditoría.

AUDITORIA INTERNA: Proceso de verificación sistemático y documentado para

obtener y evaluar objetivamente la evidencia y así determinar si el Sistema de Gestión
de una organización está conforme.

CRITERIOS DE LA AUDITORIA: Son una referencia frente a la cual se determina la

conformidad.

EVIDENCIA DE LA AUDITORIA: Información que puede ser probada como

verdadera, basada en hechos y obtenida por medio de observación (prácticas
observadas durante la auditoria), entrevistas, solicitud de registros, etc.
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HALLAZGOS DE LA AUDITORIA: Son el resultado de comparar la evidencia de la

auditoria con los criterios de auditoria.

INTEGRAL : Sistema de gestión integrado de seguridad y salud en el trabajo, gestión

ambiental y calidad.

OBJETIVOS DE LA AUDITORIA: Definen que es lo que se busca al realizar la

verificación.

PLAN DE AUDITORIA: Descripción de las actividades y los detalles de una auditoría.

PROGRAMA DE AUDITORIA: Conjunto de una o más auditorías planificadas para un

período de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito específico.

INTEGRAL : Sistema de gestión integrado de seguridad y salud en el trabajo, gestión

ambiental y calidad.

4. CONDICIONES GENERALES

 Gerencia

RESPONSABILIDADES AUTORIDADES
 Proporcionar los  Realizar el seguimiento, revisar y mejorar el
recursos disponibles programa de auditoría en la revisión gerencial.

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 Coordinador sistema de gestión
RESPONSABILIDADES
 Establecer el programa de auditoría
 Selección de los equipos de auditores
apropiados y la asignación de sus
funciones y responsabilidades
 Comunicación del programa de
auditoria a las partes interesadas
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AUTORIDADES
 Ejecutar el programa de auditoria
 Asegurarse de la Implementación
del programa de auditoria
 Conservación de los registros
para demostrar la Implementación
del programa de auditoria
 Hacer seguimiento y revisión
periódica del programa de
auditoria para evaluar si se han
cumplido sus objetivos y para
identificar las oportunidades de
mejora
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 Jefes de recursos humanos

RESPONSABILIDADES AUTORIDADES
 Garantizar la competencia de los auditores  Definir y documentar las
internos. funciones, responsabilidad y
autoridad del auditor interno
 Conservación de los registros relacionados  Evaluar a los auditores
con el personal de auditoria en tópicos
como competencia del auditor, evaluación
de su desempeño y mantenimiento y
mejora de la competencia
 Identificar las necesidades de
entrenamiento de los auditores

 Auditor líder

RESPONSABILIDADES AUTORIDADES
 Establecer el plan de auditoría  Establecer y aprobar acuerdos
interna. formales de comunicación entre el
equipo auditor y el auditado.

 Asignar las tareas al equipo  Establecer y aprobar modificaciones

auditor al plan de auditoria, cambios en los
objetivos o alcance de la auditoria o
en la terminación de la auditoria
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 Equipo Auditor

RESPONSABILIDADES AUTORIDADES
 Seguir los procedimientos  Revisar la información documentada
establecidos para el adecuado para planear y realizar las tareas
aseguramiento de la calidad de la asignadas con objetividad, eficacia y
auditoria. eficiencia
 Conocer y comprender a cabalidad  Reunir y analizar evidencias de
los criterios de auditoria (Política auditoria importantes y suficientes
INTEGRAL , requisitos de la que permitan determinar y
norma ISO 9001, requisitos del documentar hallazgos de auditoria
decreto 1072 de 2015 e veraces y exactos para lograr
información documentada del conclusiones de auditoria
sistema de gestión de KOMPASS relacionadas con la efectividad del
CARGO COLOMBIAS.A.S.) que sistema de gestión de la empresa
se utilizan para comparar las
evidencias de auditoria.
 Cumplir con el plan de auditoría

5. DESARROLLO

Actividad Descripción Responsable Registro

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Se realiza un programa anual de auditoria que cubra

todo el sistema de gestión descrito en el manual de
calidad. Las auditorías deben realizarse en dos ciclos
anuales que cubran la totalidad de los procesos, con
un intervalo de 6 meses entre cada auditoría. Si por Coordinador Programa
algún motivo la auditoría no puede ser realizada sistema de anual de
dentro del intervalo antes establecido, la organización gestión auditorías
cuenta con un (01) mes adicional para su
cumplimiento. El programa debe realizarse antes de
la elaboración del presupuesto de la empresa del
siguiente año para que queden allí contempladas.
Describir un plan de auditoria el cual contiene los
criterios de auditoria, el alcance, auditores, auditado,
Planeación y
los objetivos de la auditoría, fechas y lugares donde
preparación de
se van a realizar, la hora y la duración estimadas de
auditoría
las actividades. Coordinador
Plan de
Los auditores conocen previamente la información sistema de
auditoría
documentada pertinentes del sistema de gestión, gestión
resultados de auditorías previas, objetivo de auditoria,
cierre de no conformidades abiertas en auditorias
previas, y los requisitos que se deben cumplir con
respecto a los criterios de auditoría.

Lista de
Preparar la documentación de apoyo para la Equipo verificación,
auditoria, es opcional realizar una lista de verificación. auditor Reporte de
auditoría
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Se realiza una reunión de apertura con el responsable

Reunión de
del proceso a auditar o cuando sea apropiado con los
Auditor líder apertura y
responsables de las funciones a auditar, con el fin de
cierre
dar a conocer el plan de auditoria y resolver dudas.
Recopilar y verificar evidencia mediante un muestreo
apropiado por medio de revisión de información
documentada, entrevistas, observación de prácticas
durante la auditoria de acuerdo al plan de auditoría. Reporte de
Solo la información que es verificable puede ser auditoría
evidencia de auditoría.

Se evalúa las evidencias de auditoría frente a los

Ejecución de la criterios para generar los hallazgos, estas deben ser
auditoría comunicadas y entendidas por el auditado, al igual
que el equipo auditor puede reunirse en etapas Equipo
adecuadas durante la auditoría. auditor

Se preparan las conclusiones de auditoría, en las que

se tratan aspectos como grado de conformidad del
sistema con respeto al criterio de auditoría, la eficaz
implementación, mantenimiento y mejora del sistema
de gestión, al igual que la capacidad de la revisión por
la direccion para continua idoneidad, adecuación,
eficacia y mejora del sistema de gestión.
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Se realiza una reunión de cierre con los auditados el

último día de auditoría, en la cual se presentan los
hallazgos y conclusiones, los cuales deben ser Auditor líder
aceptados, en caso de que existan diferencias sin
resolverse se registran.
Reunión de
Se realiza un informe de auditoría que debe
proporcionar un registro completo preciso, conciso y
claro y hacer referencia a: - Objetivos de auditoria -
Alcance - identificación del cliente de auditoria -
Identificación del líder y equipo auditor - Fechas y
lugares donde se realizaron las autorías in situ - Los
criterios - Hallazgos y conclusiones - Aspectos
Preparar generales - un resumen del proceso de auditoría,
informe de incluyendo la incertidumbre y/o cualquier obstáculo Auditor líder
auditoría encontrado que pudiera disminuir la confianza en las
conclusiones de la auditoría - Concepto final de los
auditores - Aspectos por mejorar - Confiabilidad del Informe de
sistema de gestión. auditoría
El informe se entrega máximo 5 días después de la interna
auditoría, en caso de retraso se debe comunicar las
razones o presentar una queja o reclamo al
proveedor.
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Todas las no conformidades de las auditorías deben

quedar en el registro de acciones correctivas y de
mejora.

Una copia virtual del reporte de auditoría se envía a

los auditados y el original del reporte de auditoría y el
informe de auditoría se envía al comité SGI

El auditado debe presentar el plan de acción de las

no conformidades detectadas. Registro
Seguimiento Coordinador acciones
de auditoría INTEGRAL correctivas y
Se verifica si la acción ataca la causa de la no de mejoras
conformidad y si esta ya fue cerrada.

Los auditados diligencian un formato que evalúa los

Evaluación de Funcionarios Evaluación
auditores en su desempeño para identificar las
auditores auditados de auditores
necesidades de conocimientos y habilidades.
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Los registros que se usen como evidencia de

cumplimiento en la auditoría como plan de auditoría,
Registros de reporte de auditoría, lista de verificación, informe de
Proveedores N/A
auditoría auditoría y otros pueden ser los establecidos por
KOMPASS CARGO Colombia los establecidos por el
proveedor de auditoría.

6. Control de cambios

Fecha Versión Descripción

29/09/2021 01 CReación

7. Anexos

Plan de auditoría
Programa anual de auditorías
Lista de verificación
Reporte de auditoría
Reunión de apertura y cierre
Informe de auditoría interna
Evaluación de auditores
Acciones correctivas y de mejoras
Procedimiento de acciones correctivas y de mejoras