El proceso de auditoría ISO 14001

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1. OBJETIVOS

 Ser capaz de enumerar las fases que componen el proceso de

auditoría.

 Conocer las responsabilidades del equipo auditor durante y a la

finalización de la auditoría.

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 Conocer los registros que se deben realizar en el desarrollo y la
finalización de la auditoría.

“La base de la actividad auditora es

la búsqueda de pruebas objetivas a
través de la revisión de documentos,
entrevistas con el personal de la
empresa, revisión de instalaciones…”

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2. DESARROLLO

2.1 El proceso de auditoría

A continuación se muestra un diagrama de flujo en el que se refleja el

proceso de ejecución de una auditoría.

Programa de Auditoría

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Corrección de
Fin
Plan de Auditoría Informe de auditoría desviaciones

No

Planificación Realización Auditoría Desviaciones Si

No Análisis de causas

Acciones
Fin Si Eficaces Seguimiento y cierre Responsables y plazos Si
correctoras

No

Informe de acciones
correctoras Fin

2.2 El plan de auditoría

El Plan de auditorías internas trata ciertas partes del negocio, por

departamentos o por procesos, mientras que los planes de auditorías
externas se ocupan de las organizaciones, de los contratos o de los
proyectos.

Dentro del Plan de auditoría queda establecido el objetivo, la localización y la

fecha de la auditoría y puede indicar el nombre del auditor o del auditor líder.

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El Plan de auditoría tienen una duración limitada, en ese sentido lo más

habitual es que se planifique al menos una auditoría al año de todo el
Sistema de Gestión Ambiental.

El Plan de auditoría lo prepara la organización auditora y no el auditor, a

menos que ambos coincidan en la misma persona.

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2.3 Programar y organizar una auditoría

Cada auditoría contenida en el plan de auditorías debería definirse mediante

un resumen de la auditoría, preparado por la organización auditora.

El auditor líder es nombrado por la organización auditora, y ésta le

proporciona el resumen de la auditoría. Además es el responsable de
programar y de organizar la auditoría y mantener el contacto con la misma.

El equipo de auditoría deberá ser seleccionado por su capacidad y

experiencia en el sector empresarial que se va a auditar. Así de esta forma el
auditor elegido deberá de tener conocimiento del sector a auditar, de la
organización específica o de otras similares así como de los aspectos que le
sean de aplicación por sus características concretas.

Puede ser necesaria la realización de visitas previas a la auditoría para

recoger la información que se precisa, con el fin de programar la auditoría.
Son visitas obligatorias en las auditorías de certificación o externas, no así en
auditoría interna.

Las valoraciones preliminares se llevan a cabo para determinar que la

organización está preparada para una valoración formal.

Es necesario examinar la documentación del sistema de gestión ambiental

para programar la auditoría, así como para verificar el cumplimiento con los
estándares.

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Si la auditoría de documentación se realiza varios meses antes que la

auditoría de implementación, se le puede pedir a la compañía que corrija la
documentación, antes de llevar a cabo la auditoría de implementación.

El calendario de la auditoría define qué áreas de la empresa se van a auditar,

qué auditor lo hará y en qué fechas.

Las listas de verificación de la auditoría indican lo que harán los auditores y

cuándo en cada área, y son guías para ayudar a los auditores a cubrir el

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ámbito y la profundidad que se requieren.

El auditor líder debe informar de manera sucinta a los auditores, antes de

llegar a la sede de la empresa.

2.4 Realización de una auditoría

Se entrega y examina la documentación del sistema de gestión ambiental

antes de acometer la auditoría de implementación, que puede llevarse a cabo
fuera o dentro de la sede de la empresa.

La auditoría de implementación comienza con una reunión de apertura entre

los auditores y la dirección, para acordar el propósito, el ámbito y la
dirección de la auditoría.

La auditoría de implementación tiene lugar a través de entrevistas con el

personal que realiza las actividades que afectan al desempeño ambiental de
la organización.

La prueba objetiva se obtiene a partir de muestras representativas de las

actividades que se llevan a cabo y de la documentación que se utiliza tanto
para realizar dichas actividades como para registrar los resultados de las
mismas.

Durante la auditoría, se confirma la prueba objetiva con los representantes de

la organización. La prueba objetiva se analiza y se adoptan decisiones sobre
si la documentación y/o las actividades muestreadas cumplen los
requerimientos especificados.

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Se valoran las desviaciones respecto de los requerimientos, para determinar

su efecto sobre el impacto medioambiental y el desempeño de las actividades
con influencia medioambiental.

2.5 Informar sobre la auditoría

El auditor informa de sus hallazgos verbalmente durante la auditoría.

Se documentan los resultados de la auditoría por medio de un informe que

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detalla las conformidades y las no conformidades con el estándar prescrito,
junto con otras observaciones que significan oportunidades para mejorar.

De los resultados y conclusiones de la auditoría se informa en la reunión de

clausura a la que asisten los auditores y la dirección. Posteriormente se
acuerdan las propuestas de acción correctiva que realizará la organización y
se establece un calendario para evaluar su efectividad.

2.6 La auditoría de seguimiento

Se entregan las propuestas de acción correctiva al auditor para que las evalúe
y acepte.

El auditor evalúa la acción propuesta e indica su aceptación o rechazo. Si las

acepta, la organización implementa las acciones propuestas. Si las rechaza,
se presentan propuestas revisadas hasta que las acepte.

El auditor comprueba la implementación de las acciones acordadas, bien por

correspondencia o repitiendo la auditoría en la propia sede, para verificar que
se ha resuelto efectivamente la no conformidad.

2.7 Completar los registros de auditoría

El auditor realiza un seguimiento del proceso de finalización de las acciones

correctivas y mantiene la coordinación con la organización. Cuando todas las
acciones se han completado satisfactoriamente, se clausura la auditoría, y el
informe se actualiza y archiva.

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Se emiten los certificados relevantes, cuando procede. Así mismo se

establecen las fechas para efectuar las auditorías de vigilancia, en base a los
resultados de la auditoría anterior y a la respuesta de la organización.

3. RESUMEN

El proceso de auditoría se desarrolla en el siguiente esquema:

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Planificación de la Auditoría

Programación y organización Designación equipo auditor

Realización de auditoría

Informe de auditoría

Seguimiento de auditoría