BUFET JURIDICO CODIGO: PC-RD-03

ESPECIALIZADO CORTES PROCEDIMIENTO DE CALIDAD

Y ASOC. EDICION: 01

4.2.4 CONTROL DE LOS REGISTROS FECHA DE EXPEDICION:

1º DE JUNIO 2007

1. OBJETIVO
1.1 Establecer la metodología para proporcionar evidencia de la conformidad del servicio así como de la
operación eficaz del Sistema de Gestión de la Calidad del Bufet Jurídico Especializado Cortés y Asoc.,
mediante la identificación, el almacenamiento, la protección, la recuperación, el tiempo de retención y la
disposición de los Registros.
2. ALCANCE
2.1 Este procedimiento es aplicable a las Áreas de: Dirección, Subdirección, Proyección y Gestión, y de
Informática y Tramite, que generan y controlan Registros.

3 DEFINICIONES
3.1 Registro: Documento que declara los resultados logrados y proporciona la evidencia de las actividades
realizadas.

4 REFERENCIAS
4.1 Norma ISO 9001:2000 / NMX-CC-9001-IMNC-2000 Requisito 4.2.4 Control de los registros
4.2 Manual de Calidad MC-RD-01
4.3 Procedimiento para Elaborar Documentos PC-RD-02

5 RESPONSABLE
5.1 Director del Bufet jurídico.
5.2 Subdirector del Bufet jurídico
5.3 Representante del Director del Bufet jurídico.
5.4 Área de Proyección y Gestión
5.5 Área de Informática y Tramita

Emitido y Revisado por: Autorizado por:

Representante de la Dirección Director del Bufet Jurídico

6 DESARROLLO

6.1 El Representante de la Dirección del Bufet Jurídico, identifica y controla los registros del Bufet jurídico por
medio del documento denominado Lista Maestra de Registros RC-RD-04, donde se indica el procedimiento
que lo genera, código, nombre del registro, tiempo de conservación, ubicación, tipo de archivo (en papel ó
medio electrónico o cualquier otro medio) y el responsable de su control.

6.2 La generación y utilización de los formatos internos necesarios para la operación del Bufet Jurídico, así como
de su Sistema de Gestión de la Calidad, se convierten en Registros. Una vez que al formato se le incorpora la
información generada como resultado de una actividad. Su codificación se realiza de acuerdo a lo establecido
en el Procedimiento para Elaborar Documentos PC-RD-02.

6.3 Los Registros generados por cada una de las áreas del Bufet Jurídico, se manejan de la siguiente manera:

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ESPECIALIZADO CORTES PROCEDIMIENTO DE CALIDAD
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4.2.4 CONTROL DE LOS REGISTROS FECHA DE EXPEDICION:

1º DE JUNIO 2007

6.3.1 Cada uno de los Responsables de Área conserva y protege sus registros generados a través de carpetas
físicas o electrónicas, identificadas con el nombre principal de la actividad o servicio, de tal manera que
facilite su recuperación en cualquier momento.

6.3.2 En caso de la utilización de medios electrónicos, el Responsable del Área deberá asegurar el respaldo en
su equipo de cómputo asignado y el resguardo de la información generada en su Área.

6.3.3 Los registros generados en papel son conservados por cada Área, libres de humedad, polvo o cualquier
otro elemento que los dañe.

6.3.4 Los registros que se encuentren en papel deben ser llenados en forma legible, clara, precisa y completa.

6.4 El acceso a los registros de carácter especial o que designe la dirección del bufet, se realiza por medio de la
autorización escrita del Responsable del Área al solicitante.

6.5 El tiempo de retención de los registros es determinado por el responsable del mismo en cada área y se
establece por escrito en la Lista Maestra de Registros RC-RD-04, que se ubica en el área del representante
de la Dirección del Bufet Jurídico.

6.6 Una vez cumplido el tiempo de retención del registro, el Responsable del área envía el registro al archivo
muerto ubicado en su propia área, el cual cuenta con las mismas condiciones descritas en el punto 6.2 y 6.3
anteriores, quedando registrados en el documento denominado Relación de Archivo Muerto y Destruido RC-
RD-05, donde se especifique código, nombre del documento, edición, lugar de ubicación, tipo de archivo,
fecha de depuración y firma del Responsable del Área.

6.7 Los registros que sean depurados y separados del archivo muerto deberán ser destruidos bajo la supervisión
del Representante de la Dirección del Bufet Jurídico, quedando registrados en el documento denominado
Relación de Archivo Muerto y Destruido RC-RD-05.

6.8 Cuando sea necesario, los registros vigentes estarán disponibles en las áreas para cualquier aclaración; esto
será con previa solicitud y/o autorización verbal del Responsable del Área.

6.9 Los registros conservados para fines estatutarios, legales y fiscales son controlados por la dirección del bufet
quien define el tiempo de conservación de acuerdo con sus propios criterios.

7 FORMATOS / REGISTROS
7.1 Lista Maestra de Registros RC-RD-04
7.2 Relación de Archivo Muerto y Destruido RC-RD-05
7.3 Registros generados de las operaciones cotidianas

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