Conceptualización de la

10-2-2023
administración de
proyectos
Informe final del Proyecto

RUBEN GUTIERREZ AVILA

LTI 2023A
Introducción
Como gerente de proyectos, no debe perder de vista los resultados deseados de su
proyecto y realizar un seguimiento periódico para asegurarse de que se avanza
razonablemente hacia esos resultados. Ser un buen gerente de proyectos significa
también tomar las medidas oportunas o adoptar decisiones de gestión cuando no sea
posible alcanzar los resultados deseados.

Aspectos esenciales de los informes

 Oportunidad: De poco sirve un informe si la información está desfasada. Como
norma general, lo mejor es presentar los informes intermedios un mes después
de que finalice el periodo del informe y los informes finales tres meses después
de que finalice el proyecto. Los donantes tienen requisitos diferentes, así que
comprueba tu contrato antes de presentar un informe para asegurarte de que
cumples esos requisitos.

 Contenido apropiado: Dependiendo de la audiencia y de lo que quiera

comunicar, puede dar formato a su informe de varias maneras.
o Al documentar las actividades del proyecto, hay que centrarse en los
resultados que abordan problemas básicos (como la seguridad
alimentaria o la mala salud) y sus causas subyacentes. Esto significa
incluir menos información técnica sobre actividades y productos y más
detalles a nivel de resultados. Recuerde: quienes leen su informe suelen
ser personas con una cultura general amplia o científicos sociales, no
ingenieros.
o Incluya una sección sobre el proceso de implementación, con los retos a
los que se enfrentó y cómo los resolvió. Esto demuestra que el proyecto
se esfuerza por mejorar. Recuerde: mostrar sólo resultados positivos no
siempre equivale a un buen informe. Es imprescindible ser honesto y
crítico sobre los puntos fuertes y débiles del proyecto.

o Incluir las perspectivas de los participantes/actores: Incluye las

perspectivas de los participantes para asegurarte de que el lector
comprende los beneficios que obtuvieron al formar parte del proyecto. La
información cuantitativa puede ayudar al lector a identificarse con tus
conclusiones; sin embargo, la información cualitativa puede ayudar al
lector a identificarse con el "elemento humano" y permitir una
comprensión más profunda de los resultados.

 Cumplimiento del convenio de donación/contrato: Al revisar los acuerdos o

contratos de los proyectos, debe conocer los formatos exigidos por los donantes.
Sin embargo, dado que los formatos de los donantes varían mucho, le
sugerimos que prepare una narrativa interna "básica" para cada proyecto. Esta
 breve narrativa contendrá toda la información que los donantes exigen que
aparezca en sus respectivos formatos de informe, y el personal se familiarizará
con ella y la dominará.

 Presentación apropiada: Si bien el contenido es el factor más importante en su

informe, la forma en que usted presenta la información también dice mucho de la
calidad del mismo. A continuación, presentamos algunas sugerencias que le
ayudarán a comunicarse con efectividad cuando redacte un documento.

 Sea claro y conciso: Evitar palabras innecesarias mejorará la legibilidad de su

informe. Procure que las frases sean cortas y contundentes, utilice pocas
palabras cuando sea necesario.
o Para que sus informes sean más fáciles de leer, tenga en cuenta al lector
al que van dirigidos. Al igual que usted, el lector no dispone de mucho
tiempo para leer los informes con detenimiento. Facilite a los lectores la
búsqueda de la información que necesitan utilizando títulos y subtítulos,
así como tablas, gráficos y otras herramientas visuales que comuniquen
la información con claridad.
o Empiece con una frase clara y breve al principio de cada sección (lo más
importante, la información "general") y continúe con información técnica
más detallada. Si el documento es largo, incluya un resumen y un índice.

Contenido del informe

Un informe de estado del proyecto destaca los últimos informes de todos los elementos
comunes del proyecto y los resume en una imagen. Es una forma útil de comunicar el
estado más reciente de un proyecto a los miembros del equipo y las partes interesadas.

La mayoría de los informes incluyen los siguientes componentes:

Resumen: El resumen es una versión condensada de los objetivos, el calendario y los

aspectos positivos y negativos del proyecto. Permite a las partes interesadas
comprender mejor la situación del proyecto.

Información general del proyecto: Incluya información sobre los acontecimientos

más recientes sobre el terreno, o cualquier cambio que haya afectado a la situación. Si
no hay cambios importantes de los que informar, simplemente declare que no ha
habido cambios importantes desde el último informe, utilizando frases como "El
contexto sigue siendo el descrito en este informe."

Desempeño del proyecto

Indicadores de efecto: Al informar sobre los indicadores, es importante aclarar la

relación entre ellos y la meta u objetivo más amplio del proyecto. Los informes sobre
indicadores deben compararse de vez en cuando con los datos de referencia. El
análisis de dicha información puede dar una idea de hasta qué punto ha progresado un
proyecto y cómo puede mejorarse. Este tipo de información es vital para determinados
informes, como los intermedios y finales.

Productos: Incluya los objetivos y los resultados reales tanto para el periodo del
informe como para el proyecto hasta la fecha. La normalización puede comenzar
durante la fase de diseño del proyecto. Un informe debe ofrecer ejemplos de lo bien
que se han alcanzado los objetivos a nivel de resultados.

Descripción narrativa del proceso de implementación: Esta sección debe indicar

claramente qué resultados se han logrado y explicar las variaciones con respecto a los
objetivos, incluidos los resultados imprevistos (positivos o negativos). La narrativa de la
fase de ejecución debe incluir siempre un análisis de por qué estos resultados son
altos, bajos o iguales.

Perspectivas de los participantes: Los puntos de vista de los participantes se pueden

expresar por medio de:

 Historias: Las historias de interés humano pueden ser una forma eficaz de
compartir las experiencias personales de un participante en un proyecto o de
otras partes interesadas. Las historias aportan un toque más humano que el
lenguaje técnico y permiten a los lectores comprender mejor los beneficios y
retos de su proyecto.
 Citas: Los participantes del proyecto y otras partes interesadas pueden aportar
citas sobre el proyecto, que son más fáciles de recopilar y documentar que los
estudios de casos.
 Monitoreo/evaluación participativa: Implicar a los grupos beneficiarios en la
evaluación de los avances y resultados de un proyecto puede contribuir a
mejorar la eficacia de dichas actividades de seguimiento. Incluir en los informes
los resultados pertinentes de las actividades de seguimiento.

Obtener lecciones aprendidas: Las lecciones aprendidas de un proyecto son una

oportunidad para ampliar los conocimientos o las prácticas de una organización.
Obtener lecciones aprendidas suele formar parte de la gestión de un proyecto. Es
importante que el redactor del informe presente las lecciones aprendidas, aunque a
veces es dificil, puede reunirse con los miembros clave del equipo poco antes de que
finalice el periodo del informe o el proyecto.

Actividades planeadas para el siguiente periodo: El informe debe describir

brevemente las actividades previstas para el trimestre siguiente. No basta con incluir
esta información sólo en una tabla. Es importante describir las áreas en las que
determinadas actividades llevan retraso y explicar cómo se recuperarán (o no) estos
atrasos en el siguiente periodo.

Informe Final: Los informes financieros tienen sus propios requisitos, pero es
aconsejable que el informe incluya una descripción narrativa de los principales gastos
y/u otros problemas financieros encontrados. De este modo, el lector promedio podrá
hacerse una idea de los aspectos financieros del proyecto sin tener que revisar los
propios documentos financieros.

Anexos: Un listado de documentos es un aspecto importante en cualquier proyecto, ya

que proporciona una visión clara y organizada de los materiales y recursos utilizados
en el proyecto. Además, permite a los miembros del equipo y a los interesados en el
proyecto tener acceso fácil a la información relevante, lo que facilita la toma de
decisiones y el seguimiento del progreso del proyecto.

Conclusión
Un buen informe de gestión de proyectos es clave para asegurarse de que se avanza
hacia los resultados deseados. Para ello, es importante que sea oportuno, tenga un
contenido apropiado que incluya perspectivas de los participantes, cumpla con los
requisitos de los donantes y tenga una presentación adecuada. Además, se deben
evitar palabras innecesarias y ser claro y conciso para facilitar la lectura del informe por
los lectores.
Un informe de gestión de proyectos bien redactado puede ser la diferencia entre el
éxito y el fracaso de un proyecto. Es fundamental que el informe sea claro y conciso
para que los stakeholders puedan tomar decisiones informadas y tomar medidas
oportunas para abordar problemas o desafíos que surjan. Además, es importante
revisar y actualizar regularmente el informe para mantener una visión clara y precisa
del progreso y del rendimiento del proyecto en todo momento.

Referencias
Durr, B. J. (2020). Los Elementos Básicos de la Implementación de Proyectos.
Obtenido de CARE’s Program Quality Digital Library:
https://moodleprogramas.udgvirtual.udg.mx/moodle/pluginfile.php/304700/
mod_assign/introattachment/0/The%20Basics%20of%20Project
%20Implementation%20SPANISH.pdf?forcedownload=1
Google. (2020). Informes de estado del proyecto. Obtenido de COURSERA:
https://mx.coursera.org/learn/ejecucion-del-proyecto-ejecutar-el-proyecto/
supplement/OSBtK/informes-de-estado-del-proyecto