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AGESIC

Oficina de Proyectos

Guía Metodológica para la Documentación de


Proyectos

Historial de Revisiones
Fecha Versión Descripción Autor  
01/01/09 1 Versión inicial PMO
01/01/2010 2 Versión revisada PMO

Nombre actual del archivo: 171560905.odt

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INVENTARIO DE DOCUMENTOS

Índice
NOMENCLATURA DE DOCUMENTOS.........................................................................3
0.Resumen Ejecutivo .................................................................................................4
1.Acta de Constitución del Proyecto ..........................................................................4
2.Declaración de Alcance del Proyecto......................................................................6
3.Gestión de cambio...................................................................................................7
4.Solicitud de Cambio.................................................................................................8
5.Matriz RACI, de interesados y de comunicaciones..................................................8
6.Cronograma............................................................................................................ 9
7.Presupuesto ........................................................................................................... 9
8.Análisis de Riesgos.................................................................................................9
9.Actas de reuniones................................................................................................10
10.Informes de avance.............................................................................................10
11.Control de cambios, Registro de Incidentes ........................................................11
12.Registro de horas ...............................................................................................12
13.Plan de proyecto ................................................................................................12
14.Interesados..........................................................................................................13
15.Glosario...............................................................................................................14
16.EDT – Estructura de desglose del trabajo...........................................................14
17.Lecciones Aprendidas..........................................................................................14
18.Informe de cierre................................................................................................. 14

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INVENTARIO DE DOCUMENTOS

NOMENCLATURA DE DOCUMENTOS

La AGESIC ha elaborado recomendaciones de formatos de archivo a utilizar en las


aplicaciones de ofimática por el Estado uruguayo. Todos los documentos referidos en
esta Guía Metodológica deben seguir dicha norma. Esta norma recomienda la
adopción de una política de almacenamiento e intercambio de documentos en medios
digitales, y el apoyo y asesoramiento a los organismos públicos en la implementación
y seguimiento de esta política.

Dicho documento propone utilizar los estándares abiertos ODF y PDF para la creación,
almacenamiento e intercambio de documentos de ofimática dentro de las instituciones
estatales y en su relación con el resto de la sociedad.

En particular la nomenclatura de los documentos es:

{id_doc}_{nombre corto del proyecto}_{texto estándar}_v{número de


versiónXX}.{ext}

El identificador de documento será de dos cifras.


El nombre corto tendrá hasta 8 caracteres y será un identificatorio de los documentos
del proyecto.
El texto estándar identifica el contenido del documento y es uno de los que se indican
más abajo.
El número de versión se inicia en 01.
El formato de archivo de documentos aprobados debe ser PDF.

En el caso de documentos en elaboración se deben utilizar formatos de Open


Document. Sólo en caso de intercambiar documentos de trabajo con otras
Instituciones se puede utilizar temporalmente formatos propietarios.
Se detallan a continuación las extensiones de archivos OASIS:
Documentos

Tipo de fichero Extensión Tipo Mime


Texto .odt application/vnd.oasis.opendocument.text
Hoja de cálculo .ods application/vnd.oasis.opendocument.spreadsheet
Presentación .odp application/vnd.oasis.opendocument.presentation
Dibujo .odg application/vnd.oasis.opendocument.graphics
Gráfica .odc application/vnd.oasis.opendocument.chart
Fórmula
.odf application/vnd.oasis.opendocument.formula
matemática
Imagen .odi application/vnd.oasis.opendocument.image
Documento maestro .odm application/vnd.oasis.opendocument.text-master 

Plantillas
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INVENTARIO DE DOCUMENTOS

Tipo de fichero Extensión Tipo Mime


Texto .ott application/vnd.oasis.opendocument.text-template
Hoja de cálculo .ots application/vnd.oasis.opendocument.spreadsheet-template
Presentación .otp application/vnd.oasis.opendocument.presentation-template
Dibujo .otg application/vnd.oasis.opendocument.graphics-template

Todos los documentos de la PMO para los cuales existe un formulario estándar,
contienen los ítems que los proyectos de porte mediano requieren. Los mismos deben
ser instanciados al proyecto particular, y es posible que algunos de los títulos deben
ser eliminados porque no corresponde su descripción.

Resumen Ejecutivo
El resumen ejecutivo es un breve análisis de los aspectos más importantes del
proyecto y es lo primero o a veces único que lee el público en general.
En pocas palabras, no más de una carilla, se debe describir el producto o servicio a
entregar, los factores de éxito del proyecto, los resultados esperados, etc. etc.
Cuando se requiere la elaboración de un resumen ejecutivo – de una página – el
archivo que lo contiene debe tener la siguiente nomenclatura:

00_XXX_Resumen_Ejecutivo_.odt

Acta de Constitución del Proyecto


El objetivo principal de este documento es reconocer formalmente la existencia del
proyecto e identificar al Director del mismo. La responsabilidad sobre su contenido es
de quien actúa como Patrocinador.
Su elaboración es una instancia formal de transferencia de conocimiento entre ambos.
Este documento no debe exceder las 2-3 páginas.
El Acta de Constitución del Proyecto incluye los siguientes puntos:

Cuales son las necesidades, la justificación del proyecto, la comprensión efectiva de


los requisitos del cliente, y del nuevo producto, servicio o resultado destinado a
satisfacer dichos requisitos. Se identifica al Director del proyecto.

royecto
Cuál es la razón por la cual se realiza el proyecto. Este ítem evolucionará hacia la
descripción de objetivos

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ado del proyecto


Cuál es la vinculación del proyecto a los lineamientos estratégicos de la organización y
la descripción, en términos cuantitativos, del beneficio esperado de su ejecución.
ve
Se describe brevemente el producto o servicio a desarrollar. En caso de ser necesario
extenderse, se elaborarán documentos anexos o de referencia.

ajo
Se describe los siguientes datos de las personas que integran el equipo de trabajo:
nombre, rol, organización/área, e-mail.
Se detalla además a continuación de la tabla:
• la participación esperada del Patrocinador en el proyecto
• las atribuciones dadas al Director y, si corresponde, los recursos asignados al
proyecto

s Interesados
Los interesados en el proyecto son personas y organizaciones que participan de forma
activa en el proyecto o cuyos intereses pueden verse afectados como resultado de la
ejecución del proyecto o de su conclusión. También pueden influir sobre los objetivos y
resultados del proyecto.

ntregables
Se describe el nombre de las fases, los hitos y principales entregables, en el caso de
que dicha información esté disponible al inicio del proyecto.

icial
Se describe el presupuesto asignado inicialmente (Ver Punto Presupuesto)

s de Éxito
Descripción de elementos críticos para el éxito del proyecto.

stricciones
Los supuestos refieren a factores que a los efectos de la planificación se consideran
ciertos sin tener una prueba de ello.
Las restricciones identifican limitaciones al proyecto que deben ser tenidas en cuenta
para su desarrollo.

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• Plan de gestión de la calidad


• Plan de gestión del proceso
• Plan de gestión del personal
• Plan de gestión de las comunicaciones
• Plan de gestión de riesgos
• Plan de gestión de las adquisiciones

Los detalles de cada uno de estos puntos, están en el documento guía del Plan de
Proyecto, donde además se especifica otra información de interés para su elaboración:

Documento a Generar:
13_XXX_Plan_de_Proyecto_vxx.odt
9
Interesados
El Directorio de Proyecto ó Agenda es un documento que registra todos los contactos
de interés para el proyecto.
Se enumera: el nombre de la persona de contacto, el nombre de la Organización a la
que pertenece la persona, su correo electrónico, teléfonos fijos y móviles, la dirección
física y las Observaciones a tener en cuenta.

Documento a generar:
14_XXX_Interesados_vxx.ods
10
Glosario
El Glosario es un documento diccionario con la definición de todos los términos, siglas
ó palabras particulares propias del proyecto que son utilizadas en la documentación
que lo acompañan. Esto es de gran importancia para poder entender y realizar un
seguimiento correcto al proyecto.

Documento a generar:
15_XXX_Glosario_vxx.odt
11
EDT – Estructura de desglose del trabajo
La EDT es una descomposición jerárquica, orientada al producto entregable, del
trabajo que será ejecutado por el equipo del proyecto, para lograr los objetivos del
proyecto y crear los productos entregables requeridos. Organiza y define el alcance
total del proyecto, subdivide el trabajo del proyecto en porciones de trabajo más
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pequeñas y fáciles de manejar, donde cada nivel descendente representa una


definición cada vez más detallada del trabajo del proyecto.

La descomposición es la subdivisión de los productos entregables de un proyecto en


componentes más pequeños y fáciles de manejar.

Documento a generar:
16_XXX_EDTvxx.odt

Lecciones Aprendidas
Para registrar las lecciones aprendidas se debe enumerar una categoría de la lección
(a mejorar, a no repetir, a mejorar), una descripción, fecha de ocurrencia y
observaciones pertinentes.
Documento a generar:

17_XXX_LA_vxx.odt
Informe de cierre

El informe de cierre debe tener los siguientes puntos:


•Productos obtenidos: Enumerar y detallar todos los productos obtenidos por el
proyecto.
•Resultados alcanzados: breve descripción sobre los resultados logrados en el
proyecto.
 Actividades de transferencia realizadas: Enumerar una a una con una breve

descripción las actividades de transferencia realizadas. En cada una hacer referencia


a la documentación generada.
•Principales lecciones aprendidas: a partir de las lecciones aprendidas del proyecto,
destacar las más importantes y agregar la estrategia a seguir recomendada para
futuros gerentes de proyectos que utilicen esta información para sus proyectos.
•Temas sin terminar: En caso que no se haya finalizado algún producto, servicio,
entregable, documento o pago debe destacarte explícitamente en este documento
relatando las razones por las que no se concluyeron, el impacto que esto ocasionó e
indicar (en caso que corresponda) a qué proyecto se transfirió el trabajo pendiente.

18_XXX_Informe de Cierre_vxx.odt

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