UNIVERSIDAD MODULAR ABIERTA

CENTRO UNIVERSITARIO DE SANTA ANA

MONOGRAFÍA:

“AUDITORÍA A PROVEEDORES”

ASIGNATURA:

Logística y Distribución

DOCENTE:

Licdo. Luis Enrique Salguero Oviedo

INTEGRANTES:

Erazo Hernández, Julio Eduardo

Barahona Benavides, María Inés

Lue Ibáñez, Carina Yamilet

Ruiz Martínez, Ángel de Jesús (Coordinador)

Stephanie Lissette Melara Azama

Jueves 17 de noviembre de 2022

 OBJETIVOS.
1. OBJETIVO GENERAL.

Conocer el rol de la auditoría a proveedores en la función logística para asegurar que

las operaciones y el control logístico sean eficaces.

 OJETIVOS ESPECIFICOS.
1- Analizar la importancia que tiene la auditoría a los proveedores para
determinar su funcionabilidad.

2- Identificar las medidas correctivas para lograr calidad en el servicio mediante

la auditoría a proveedores.
 INTRODUCIÓN

Hoy por hoy existe un gran interés que va en aumento acerca de la procedencia de

los productos que podemos adquirir en el mercado, ya que los consumidores cada

día que pasa, se vuelven más exigentes al momento de decidir sobre que producto

se va a adquirir en los diferentes lugares donde se encuentren disponibles. Dicho

interés suscita más preguntas que respuestas en aspectos diversos sobre calidad,

ética, seguridad, derechos humanos, etc.

Por lo antes descrito, se puede decir que es necesaria la auditoría a proveedores

para poder identificar todas aquellas oportunidades que se puedan encontrar en la

auditoría y así poder consolidar los hallazgos más visibles, la cual pueda generar

inconsistencias en los diferentes procesos de las empresas, lo que indica que existe

una gran necesidad de poder llevar a cabo un conocimiento amplio de lo que

significa realizar auditorías.

Esta situación, es debido en gran parte, a la deslocalización de la producción de

muchas organizaciones ya que buscan situar las fábricas de producción en aquellos

lugares donde mejor rentabilidad se pueda tener, con el fin de ofrecer productos que

puedan competir en el mercado. Las empresas han ido cambiando su estructura de

producción hacia una perspectiva global, con el objetivo de lograr la eficiencia

respecto a los costes por la razón que entre menos costes se tiene, hay más
oportunidades de crecimiento y una satisfacción del cliente que adquiere los

productos.

CAPITULO I

AUDITORÍA A PROVEEDORES.

Dentro del mercado globalizado de hoy en día, hay muchas opciones en cuanto a

con quien las organizaciones elijan trabajar, esto debido a que, los comerciantes ya

sea mayoristas o minoristas piensen y consideren cuidadosamente que los

proveedores que se vayan a elegir cumplan con todos los requisitos que se requieren

como cliente, según sean las exigencias internas, las cuales deben estar alineadas a

las operaciones que tiene el proveedor. Además, es de tomar en cuenta que el

proveedor debe permitir que la organización revise continuamente para que se

respeten los estándares de calidad y siempre buscar las mejores opciones de

operabilidad.

Si bien es cierto, hay varios procesos que pueden ayudar a que la toma de

decisiones con respecto a los proveedores sean los correctos. Uno de ellos son las

auditorías de calidad o auditorias de fábrica, con el fin de identificar cualquier

anomalía que afecte los convenios adquiridos al momento de la contratación. Por lo

que todas las auditorias deben estar cuidadosamente orquestadas para garantizar

que los proveedores estén utilizando las mejores prácticas y estén al nivel necesario,

lo que permita a una organización confirmar si el proveedor es capaz de mantener la

calidad para poder tomarlo en cuenta en la adquisición de sus servicios y que ambas
partes garanticen el correcto manejo de los aspectos que son de interés para la

organización sin dejar de lado que lo importante deberá ser, que al momento de

realizar la auditoría no se detecten errores.

Ahora bien, ¿qué es una Auditoría a proveedores?

Una auditoría a proveedores es en esencia, una inspección o supervisión del uso que

hacen los proveedores de las prácticas de regulación de la industria, esto incluye,

verificación y seguridad con la que se fabrican los productos por medio de los

procesos correctos. Una auditoría al proveedor cubre un área muy grande con varias

practicas diferentes, generalmente se adaptan a los requisitos de la organización.

También significa que la auditoría a proveedores puede ser específica para cada una

de las industrias, desde alimentos hasta productos eléctricos. Debido a la naturaleza

particular que se requiere para las auditorías, esto puede ser realizado internamente

dentro de una organización o también realizado por una organización externa,

también se debe hacer denotar que las auditorias deben realizarse cada dos años

para asegurarse que el proveedor cumpla con el contrato previamente establecido.

RAZÓN DE LA AUDITORIA A PROVEEDORES.

La auditoría a proveedores nace para satisfacer las distintas necesidades de una

empresa en diferentes áreas de ésta, ya que son muchas las problemáticas que se

pueden dar al no saber tener un control sobre los proveedores. No obstante, pueden

aparecer varias preguntas, al momento de la ejecución y funcionamiento, una de

esas preguntas puede ser, el coste que pueda llegar a tener una organización en la
implementación de las auditorías a los proveedores. Los costes que pueden ir

asociados a cualquier auditoría a proveedores no llegan a ser visibles ni predecibles,

se podría decir que dichos costes son la parte no visible de la causa-efecto.

La parte visible correspondería a los costes que supondría la aplicación de un

programa de auditoría de verificación, son aquellos que se puedan contabilizar y

presupuestarse. Ahora bien, la parte invisible es mas compleja de contabilizar, pues

además de los costes asociados a la posible deslocalización de las organizaciones

en la producción pueden incluir costes de difícil cuantificación, como pueden ser el

daño que puedan sufrir la imagen y la marca, debido a la no planificación correcta de

cómo y dónde se pretende tener la mercancía, para lo cual es necesario tener los

espacios y lugares idóneos para el resguardo del producto, según sea las

especificaciones de calidad que exijan lo diferentes reglamentos.

LA IMPORTANCIA DE LA AUDITORÍA A PROVEEDORES.

La auditoría a proveedores es una evaluación periódica del nivel de rendimiento de la

cadena de suministro con la intención de alcanzar una mejora continua de los

productos y servicios o de cualquier otro parámetro que la empresa pretenda

verificar, por lo tanto, la auditoría a proveedores favorece la labor de identificación de

socios comerciales de confianza y da respuesta a ciertas incógnitas acerca del

rendimiento de la cadena de valor. Dependiendo del objetivo que la organización

esté buscando han ido apareciendo distintas clases de auditoría a proveedores y

según sea su clasificación se encuentra relacionada con las diferentes tendencias a

nivel mundial en materia de consumo responsables por parte de la población, ya que

este último es el que se encarga de establecer reglas por medio de las exigencias al

momento de elegir los productos en los diferentes lugares donde busca proveerse.

Así mismo la importancia de una auditoría, dependerá con la que una organización

quiera someterse, para poder medir sus áreas de oportunidad y que quiera mejorar

sus costes que posiblemente pueden llegar a ser elevados al no tomar las medidas

necesarias, para mejorar constantemente, siempre buscando que no audite solo por

hacerlo, si no que siempre se tenga presente un objetivo claro del porque se estaría

permitiendo cualquiera de las diferentes auditorias, las cuales pueden varias según

sea el rubro al que la organización se dedique.

ASPECTOS IMPORTANTES AL REALIZAR UNA AUDITORÍA.

Es de suma importancia comprender que, en una auditoría, no se puede realizar sin

tener claros los siguientes puntos:

 Integridad. Desempeñar su trabajo con honestidad, diligencia y

responsabilidad. Observar y cumplir los requisitos legales aplicables, así como

demostrar su competencia al desempeñar su trabajo de manera imparcial.

 Presentación ecuánime. Obligación de informar con veracidad y exactitud.

  Debido cuidado profesional. Los auditores deben proceder de acuerdo con

la importancia de la tarea que desempeñan y la confianza depositada en ellos

por el cliente de la auditoria de proveedores.

Un factor importante al realizar su trabajo con el debido cuidado profesional es

tener la aptitud de hacer juicios razonados en todas las situaciones de la

auditoria.

 Confidencialidad. Los auditores deberían proceder con discreción en el uso y

protección de la información adquirida en el curso de sus tareas.

TAMBIÉN ES FUNDAMENTAL TOMAR EN CUENTA QUE HAYA:

 Independencia. Los miembros del equipo auditor deben estar libres de

cualquier conflicto de intereses.

 Enfoque basado en la evidencia. La evidencia de la auditoria debería ser

verificable. En general se basará en muestras de la información disponible, ya

que una auditoria se lleva a cabo durante un periodo de tiempo delimitado y

con recursos finitos. Debe aplicarse un uso apropiado del muestreo, ya que

está estrechamente relacionado con la confianza que puede depositarse en

las conclusiones de la auditoria.

TIPOS DE AUDITORÍA:
  Auditorias de primera parte. Se corresponde con la auditoría interna, es

decir, es la auditoría realizada por la organización a sus propios sistemas o

procedimientos de prerrequisitos. Su objetivo es garantizar el mantenimiento y

desarrollo del sistema de prerrequisitos. Puede ser llevada a cabo por

personal interno, garantizando su independencia con el área a auditar, o

personal externo o subcontratado.

 Auditorias de segunda parte. Es la auditoría llevada a cabo por la

organización a sus proveedores o subcontratistas. Su finalidad es determinar

la adecuación de los sistemas de prerrequisitos y por lo tanto es necesario

evaluar las actividades de proveedores o subcontratistas. Puede ser llevada a

cabo por personal de la organización o personal externo o subcontratado. En

algunos casos es un requisito contractual entre el proveedor y el cliente.

 Auditoria de tercera parte. Es la auditoría externa, es decir, es la auditoría

llevada a cabo por un organismo independiente a la organización,

proveedores y clientes.

También se debe tomar en cuenta que; Las auditorías a proveedores se pueden

dividir en tres tipos muy importantes en la cuales se puede definir como:

Auditorías Anunciadas: Esta auditoría implica dar aviso previo a los proveedores

antes de que se lleve a cabo la auditoría, en este caso ambas partes acuerdan esto

antes de que ocurra la inspección, lo que permite un amplio tiempo de preparación.

Si bien este estilo es efectivo, puede carecer de autenticidad ya que cualquier

problema puede ocultarse antes de la fecha seleccionada y provocar que se den

detalles no convenientes para la organización.

Auditorias no anunciadas: esta auditoría a diferencia de la anterior es todo lo

contrario, estas no se anuncian con previo aviso de la fecha de inspección, este es

un estilo de inspección que va en crecimiento, ya que permite conocer las

operaciones y practicas diarias que se utilizan en el sitio. Este tipo de auditoría busca

asegurarse que no haya nada preparado de antemano para desviar cualquier detalle.

Auditorias de Documentación: este tipo de auditoría no requiere que un inspector

visite el sitio en persona. Sin embargo, este se centra mas en verificar que la

documentación y los certificados del proveedor estén actualizados, estos pueden ser

documentos como la certificación ISO 9001, que certifica su sistema de gestión de

calidad para asegurar que están al nivel requerido y acuerdo establecido por la

organización que colabora con el proveedor y las leyes que regulan la industria.
 CAPITULO II

BASES DE LAS AUDITORÍAS A PROVEEDORES

PROCEDIMIENTO DE LAS AUDITORÍA HA PROVEEDORES.

El procedimiento de auditoría a proveedor se debe adaptar a las necesidades de la

organización, por lo que pueden diferir entre inspecciones, sin embargo, en general

se utiliza un proceso en común. A continuación, se puede mencionar un ejemplo de

auditoria anunciada:

Cuestionario previo a la auditoría y reunión previa a la inspección: esto implica

que se debe recabar información sobre el proveedor y que procesos y

procedimientos existen. Permitir que se establezca un propósito claro y una liste de

objetivos, los cuales se podrán identificar durante la ejecución de la auditoría.

Selección de equipo: en este punto se debe tomar en cuenta, que se creara un

equipo que se adapte mejor al tipo de auditoría, el equipo deberá ser elegido si

cumple con la función de la experiencia dentro de este tipo de auditoría para realizar

la inspección correctamente, y que no se den errores que terminen siendo caros para

la organización.
Notificación de auditoria al proveedor: después que se selecciona el equipo, se

envía una notificación al proveedor por escrito, con varios días de anticipación para

permitirle prepararse. Las notificaciones pueden ser escritas y también contienen 3

puntos importantes; El propósito de la auditoria, El horario de la inspección, Nombre

y datos de los auditores.

Reunión previa a la inspección: esto implica una breve introducción a los auditores

y la finalización de cualquier cambio en el programa de inspección.

Ejecución de la auditoria de proveedores: después que se levanta la reunión,

comenzara la inspección en la que los auditores inspeccionaran cada aspecto del

informe utilizando una lista de verificación basadas en las metas y objetivos

originales. Este listo de verificación viene en forma de una hoja de observación que

registra los hallazgos del inspector.

Informe sobre los hallazgos y cierre de la auditoria: una vez que se completa la

auditoría, el grupo de auditores se reúne se reúne para comparar y discutir los

hallazgos. Una vez hecho esto, se elabora un informe con base a la inspección con

la debida retroalimentación para mejoras o si todo sale bien según el objetivo

plasmado antes de la auditoría. Posterior se envía el informe y se pueda dar por

cerrada la auditoría.

Es de suma importancia evidenciar un ejemplo de los documentos que se pueden

utilizar en una auditoría, también demostrar cómo podría ser la forma de realizar la
auditoría en la bodega del proveedor, para verificar los posibles hallazgos, ejemplo

de ello serian los adjuntos a continuación:

EJEMPLO DE HOJA A UTILIZAR PARA AUDITORÍA.
EJEMPLO DE COMO REALIZAR UNA AUDITORÍA.
EJEMPLE DE AUDITORÍA YA REALIZADA.

SELECCIÓN DE PROVEEDORES COMO BASE FUNDAMENTAL.

El tema de selección de proveedores es un proceso que está presente en toda

organización, debido a que es necesaria la adquisición de bienes y servicios tales

como maquinaria, materia prima, por lo que este proceso debe ser enfocado a la

búsqueda de calidad. La búsqueda y selección de proveedores puede darse por

diferentes causas, ya sea porque la organización inicia operaciones y no cuentan con

proveedores, la organización ya posee proveedores, pero estos no le satisfacen sus

necesidades y requieren de mejor calidad, o se desea ampliar la cartera de

proveedores para que la organización tenga un parámetro de comparación y

observar si se desea cambiar.

EVALUACIÓN DE AUDITORÍA A PROVEEDORES.

Estas evaluaciones también son denominadas auditorías de segunda parte, son las

que realizan los clientes a sus proveedores para determinar si se inicia, se mantiene

o se termina una relación contractual con un proveedor o se realiza alguna

modificación. La finalidad es determinar si se requieren acciones correctivas o

preventivas para evitar afectaciones al cliente.

 Proporciona información y conocimiento relevante sobre el proveedor.

 Establece relaciones transparentes entre clientes y proveedores.

 Asegura el cumplimiento de requisitos legales y contractuales.

 Mejora la comunicación y coordinación.

 Ayuda a medir el rendimiento y cumplimiento.

 Permite reaccionar rápidamente ante nuevas exigencias y cambios en el

mercado.

También cabe destacar los principales beneficios de la auditoría a proveedor para la

organización los cuales se mencionan a continuación:

Gestión del riesgo: Esta al rendimiento de la cadena de suministro. En la auditoría

se asegura la trazabilidad en la cadena de valor. Ayuda a controlar la

subcontratación por parte del proveedor y para certificar el origen del producto o

subproducto.

Reducción de costes: asociados a actividades de gestión de la cadena de

suministro. Los proveedores están controlados con la auditoría.

Reducción de los recursos internos: Relacionados con las actividades de gestión

de la cadena de suministro, si subcontrata la auditoría para obtener una evaluación

independiente por profesionales competentes.

Reputación para la empresa: El hecho de someterse a una auditoría anima a los

proveedores a optimizar las operaciones de sus empresas periódicamente y a

mejorar su nivel cada año. Como parte del proceso de auditoría, validan todas las

cuestiones, desde el registro de accidentes en las instalaciones hasta la

comprobación de que las organizaciones cuentan con una política válida en materia

de responsabilidad social corporativa.

Por lo tanto, el hecho de tomar medidas con el fin de garantizar que su organización

posee la debida documentación y tiene implantadas las prácticas adecuadas.

Además, sabemos que los compradores prestan atención a los resultados de las

auditorías de las organizaciones, y vigilan especialmente que mejoren año tras año

conforme ejecutan planes de mejora continua. Los compradores necesitan mejorar

su actividad, y esperan que los proveedores hagan lo mismo.

Añade una ventaja competitiva

Las auditorías pueden ser bastante abrumadoras, pero si todas las operaciones de

un proveedor están en orden, no hay nada de lo que preocuparse. Muchos

compradores han de superar comprobaciones más exhaustivas en sus cadenas de

suministro debido, los compradores serán capaces de ver que la organización es una

empresa de futuro, que constantemente trata de mejorar y de destacar entre la

multitud, lo que por otro lado aumenta su competitividad y proporciona tranquilidad a

los compradores.

Aumenta la credibilidad de su organización

El hecho de someterse a una auditoría también demuestra a los compradores que un

proveedor está comprometido con el cumplimiento de su contrato de manera eficaz y

conforme a las condiciones pactadas. Sin embargo, no solo demuestra que el

proveedor está comprometido con un solo contrato de la cadena de suministro, sino

que indica que está preparado para realizar un buen trabajo en cualquier contrato y

que quiere prestar sus servicios en el sector en su conjunto, no solo a un comprador.

RIESGOS QUE ENFRENTA UNA ORGANIZACIÓN CUANDO SE PERMITE LA

AUDITORIA.

Aunque los riesgos a proveedores son diversos, según el área de la organización en

la que suceden o del tipo de proveedor (comercialización de productos o insumos,

adquisición de servicios o tercerización de procesos), se pueden clasificar en las

siguientes categorías:
 Financiero: todo lo relacionado con divisas, riesgo de cambio, aranceles, impuestos,

precio del producto, sobreprecio y devoluciones.

Información: se refiere principalmente a la seguridad de los datos compartidos con

el proveedor, pudiendo ser información sensible de clientes y/o de la organización.

Integridad: en esta categoría se considera el fraude, incumplimiento normativo,

conflictos de interés y daño a la reputación.

Operacional: lo referente al costo, eficiencia, interrupción en la cadena de

suministros y problemas contractuales.

Estratégico: en relación con la responsabilidad social, conciencia ambiental y el

impacto económico de terceros.

Tecnológico: los riesgos asociados a la implementación de tecnologías emergentes,

dispositivos de almacenamiento de datos y redes.

Ante la aceleración de la digitalización y capitalización de la información, la tarea de

gestionar los riesgos se ha hecho más difícil; por esta razón es fundamental

implementar un sistema de gestión que cuente con herramientas sofisticadas para el

control de proveedores.        

El control de proveedores se puede realizar mediante:

 Informes o reportes sobre incidentes.

 Inspecciones periódicas.
 Evaluación de indicadores de rendimiento.

 Visitas a las instalaciones.

 Auditorías.

Para garantizar una gestión de riesgos eficiente, se deben establecer controles

eficaces para identificar, mitigar y resolver los riesgos de terceros; mientras que

el procedimiento de auditoría para proveedores se lleva a cabo para evaluar dichos

controles a fin de reducir la incertidumbre en terceros.

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA PARA PROVEEDORES, QUE CONTROLA

SUS OPERACIONES.

Las acciones que se contemplan como parte de una auditoría a proveedores

incluyen:

Actualizar y documentar información sobre los proveedores seleccionados.

Generar informes sobre proveedores que satisfacen las expectativas de calidad y

especificaciones técnicas.

Recopilación y almacenaje de datos y evidencias obtenidos del monitoreo y

seguimiento al desempeño de los proveedores.

Revisión de los controles implementados para asegurar el cumplimiento de los

proveedores.
 ETAPAS A PLANIFICAR PARA REALIZAR UNA AUDITORÍA A PROVEEDORES.

Para llevar a cabo la auditoría a proveedores es fundamental primero, que los

miembros del equipo auditor no tengan conflicto de intereses alguno; aunado a esto,

el enfoque de la auditoría debe estar basado en evidencia, misma que debe ser

verificable. La auditoría debe llevarse a cabo durante periodos de tiempo delimitados

y con recursos también limitados, y realizarse con muestras de la información

disponible, razón por la que el uso del muestreo debe ser el óptimo, a fin de

obtener conclusiones confiables del proceso.                  

El procedimiento de auditoría para proveedores inicia entonces con la planificación

de la auditoría, en esta etapa se considera: 

 La selección de los proveedores a auditar.

 La programación de la auditoría.

 La creación de listas de verificación de acuerdo con la normativa aplicable.

 La revisión de problemas y hallazgos reportados en auditorías pasadas.

 CONCLUSIÓN.

Se concluye que la elaboración del programa de trabajo de auditoría es una etapa

importante y concluyente para definir el derrotero de cómo se va a ejecutar la

auditoría. La recopilación de información como producto de la ejecución de los

procedimientos sustantivos en los papeles de trabajo deben reflejar la evidencia

suficiente y adecuada, que requiere el auditor para soportar su informe.

El informe de auditoría expresa la conclusión del auditor de si el saldo de la cuenta

presenta el marco de imagen fiel de conformidad con la NIIF para pymes, la opinión

está sometida a la decisión del cliente de si acoge o no los ajustes propuestos.

ANEXOS