Manual de Usuario AutocontPlus 2020 versión 1.

0
Elaborado por

Carol López Meza

soporte@sisplani.com

984120474

1
 INDICE
Presentación 3

CAPÍTULO 1: INSTALACIÓN DEL SISTEMA

1. Instalación del Sistema
1.1. Requisitos de hardware 4
1.2. Instalación 4

2. Iniciando el Sistema
2.1. Inicio del Sistema 5
2.2. Entorno del sistema 5
2.3. Menús del Sistema 6

CAPÍTULO 2: CONFIGURACIÓN DEL SISTEMA

3. Identificación de la Empresa
3.1. Creación de empresa 7
3.2. Parámetros de la Empresa 7
3.3. Parámetros de cuentas 8
3.4. Configuración de usuarios 10

4. Tablas
4.1. Plan contable 12
4.2. Diarios 14
4.3. Entidades 15
4.4. Tipo de cambio 17
4.5. Tipo de comprobantes de pago. 17
4.6. Tipo de documentos de identidad 18
4.7. Bancos 18
4.8. Enlace bancario 19

CAPITULO 3: REGISTRO CONTABLE

5. Registro contable
5.1. Apertura / Selección de periodo 20
5.2. Registro individual 21
5.2.1. Registro de Ventas
5.2.2. Registro de compras
5.2.3. Registro de ingresos
5.2.4. Registro de egresos
5.2.5. Registro de diarios
5.3. Carga masiva 24

6. Procesos
6.1. Creación de destinos automáticos 25

2
 CAPÍTULO 1: INSTALACIÓN DEL SISTEMA

1. Instalación del Sistema

1.1. Requisitos de hardware

 PC con Windows 7 Professional en adelante
 Memoria RAM de 4Gb en adelante
 Disco duro de 500Gb en adelante
 Conexión a internet

1.2. Instalación
 Descargar y copiar las siguientes carpetas en su PC o laptop: AUTOCONT y SistemaContable

 Luego ingrese al sistema pulsando doble clic sobre el archivo AutocontPlus y

3
 2. Iniciando el Sistema

2.1. Inicio del Sistema

Ingresar al sistema desde el escritorio de Windows haciendo doble clic en el ícono del sistema, aparecerá la
siguiente ventana:
- Primero seleccione la empresa
- Luego el usuario
- Por último, coloque su contraseña y pulse Enter para ingresar al sistema

2.2. Entorno del sistema

En la pantalla principal del sistema encontrará los siguientes íconos del sistema:

Acceso al módulo Contable

Acceso al módulo Financiero

Acceso al módulo Utilitario

Año y periodo seleccionado

Salir del Sistema
Informes contables
Impresión de registros
Carga masiva
Registro individual
Selección de periodo
Selección de empresa

Puede ingresar a cada uno de los módulos contable, financiero y utilitario haciendo clic sobre los botones CTB,
FIN y UTI respectivamente, los siguientes botones son accesos directos para realizar una tarea de manera más
rápida.

4
2.3. Menús del Sistema
Cada módulo cuenta con su barra de menús tienen cada uno sus propios menús y submenús

5
 CAPÍTULO 2: CONFIGURACIÓN DEL SISTEMA

3. Identificación de la Empresa

3.1. Creación de Empresa

Para crear una empresa siga los siguientes pasos:
 Ingrese al módulo Utilitarios, menú Empresa, submenú creación de empresa.
 Al ingresar al módulo asigne un nombre corto para identificar a la empresa en el campo esquema, este
campo no puede tener espacios ni caracteres especiales. En el segundo campo coloque el nombre de la
empresa.
 Si marca la opción de predeterminada, esta empresa se colocará en la primera fila de la lista de empresas
al abrir el sistema.
 Al momento de crear una empresa, escoja un modelo patrón para copiar algunas tablas como: Tipo de
cambio, plan de cuentas, bancos y entidades.
 Pulse el botón con el check verde para grabar

3.2. Parámetros de la Empresa

Luego de crear la empresa ingrese de nuevo en el módulo Utilitarios al menú Empresa y seleccione el
submenú Parámetros de la Empresa y le aparecerá la siguiente ventana:

En esta primera pestaña registre los datos de la empresa, como nombre o razón social, RUC, dirección y
Ciudad

6
La pestaña Moneda le mostrará La abreviatura y símbolo de las monedas a utilizar, tanto nacional como
extranjeras

En la pestaña Impuestos debemos indicar las siguientes tasas y montos:

- Porcentaje del IGV

- Porcentaje de retención a proveedores de principales contribuyentes
- Porcentaje de retención de la renta de cuarta categoría y monto mínimo para evitar la retención en un
comprobante
- Porcentaje del ISC
- Además de algunos parámetros como signo separador de decimales, separador de soles y cantidad de
decimales a utilizar

3.3. Parámetros de cuentas

Esta pestaña le permitirá seleccionar algunas cuentas contables para realizar algunos procesos automatizados
por el sistema y así los registros sean más simples y rápidos, por lo cual, antes de seleccionar las cuentas
contables de cada ítem, le recomendamos primero ir al menú Plan Contable y definir sus cuentas contables.

Algunas ventajas de utilizar este módulo son:

- Al realizar registros de compras y ventas, registre únicamente la cuenta de gasto o ventas, al grabarlo se
mostrará además, en el asiento, los registros de IGV y cuentas por pagar y por cobrar respectivamente,
de acuerdo a la moneda en la que esté trabajando

- Las cuentas de impuestos, permitirá el cálculo automatizado de los impuestos a pagar y lo ayudará en la
liquidación de impuestos

- Las cuentas tanto de ajustes como de diferencia de cambio lo ayudará en el ajustes respectivo al cierre del
periodo

7
Para añadir o modificar un ítem pulse doble clic sobre el nombre del ítem

Le aparecerá la siguiente ventana con el plan de cuentas, seleccione y pulse el clic para confirmar la cuenta
contable a utilizar, realice el mismo proceso para los demás ítems

8
3.4. Configuración de usuarios
En el mismo menú Empresa encontrará

9
10
 4. Tablas

4.1. Plan contable

En el módulo Utilitarios, menú Tablas, se encuentra el submenú Plan contable y nos muestra la siguiente
ventana:
Para buscar una cuenta contable, escriba la descripción o código de cuenta en la barra Buscar y pulse el botón
Buscar o la tecla Enter

En la parte inferior de la ventana, encontrará los siguientes botones:

Genera un reporte en Excel, de las cuentas contables registradas y sus características

Este botón permite añadir una cuenta contable

Este botón permite modificar datos desde la descripción en adelante

Permite borrar una cuenta contable, siempre y cuando no se haya usado en registros anteriores

Salir de la ventana

Al añadir una cuenta contable pasará a una nueva ventana que le permitirá ingresar los siguientes datos:

a) Nombre de la cuenta contable.

b) Código de la cuenta contable, al registrar el código de la cuenta en el campo del lado derecho, Datos
Padre, mostrará el código y nombre de la cuenta contable anterior.
c) Tipo de análisis de cuenta: Las cuentas contables pueden ser del tipo Banco, Documento, sin análisis y
referencia

11
 El tratamiento de las cuentas se realiza de acuerdo al tipo de análisis y requiere los siguientes datos:

Operación Entidad Documento Referencia

Banco X X X
Documento X X X
Sin análisis X
Referencia X X

• Operación, obligatorios para todos los tipos de análisis, incluye datos como fecha, glosa, tipo de
cambio y moneda
• Entidad, obligatorio para compras y ventas, los entes pueden ser clientes, proveedores, trabajadores,
entidades financieras, terceros, etc. Se registra documento y nombre de la entidad
• Documento, aquí se registran los comprobantes de pago cuando se registra una entidad
• Referencia, se registran otros datos que no son comprobantes de pago como detracciones, cheques,
operaciones bancarias, etc.

A continuación, algunos ejemplos para identificar el tipo de análisis que requiere cada cuenta contable:

1041110 Cuenta corriente Interbank Soles

Al registrar una operación con esta cuenta debemos ingresar los datos de la entidad, el banco,
y los datos de referencia como la fecha de operación, tipo de operación (cheque o
transferencia) y número de operación.
42121 Cuentas por pagar Soles
Se requieren datos de la operación, entidad, documento, la referencia es opcional en casos
como en el registro de una nota de crédito

d) Tipo de cuenta, determina su ubicación en los estados financieros

ORD=ORDEN ACT=ACTIVO
PAS=PASIVO PAT=PATRIMONIO
RES=RESULTADO NAT=NATURALEZA
FUN=FUNCION MAY=MAYOR
Las cuentas del tipo resultados se ubican en el estado de ganancias por función y naturaleza
Las cuentas del tipo mayor se quedan en las columnas de saldos del mayor

e) Moneda, indique la moneda con la que trabajará la cuenta

f) Tipo de saldo, indique si la cuenta tendrá saldo deudor o acreedor

a)
b)
c) d)
e) f)
g)

12
g) Características, seleccione aquí las siguientes opciones:
 Indique si la cuenta contable tendrá destino y seleccione las cuentas contables que se mostrarán al
debe y al haber
 Indique si a la cuenta contable se le asignará centro de costo
 Indique si la cuenta contable será base imponible, es decir si se trata de una cuenta de costo o gasto,
en cuyo caso al registrarse operaciones con estas cuentas contables se calculará automáticamente el
IGV

Al terminar de seleccionar los parámetros de la cuenta contable pulse el botón Aceptar para guardar los
cambios o Cancelar para salir del formulario sin grabar.

Regresará a la ventana anterior

4.2. Diarios

13
4.3. Entidades

14
Tipo documento Número documento Nombre Entidad Tipo Entidad
A B C D
0 Otros Número de documento Nombres y apellidos o cliente
1 DNI de la entidad razón social de la proveedor
4 Carnet extranjería entidad trabajador
6 RUC prestador
7 Pasaporte cliente/proveedor

15
4.4. Tipo de Cambio

El tipo de cambio es actualizado automática en forma diaria por el sistema AUTOCONT

4.5. Tipo de comprobantes de pago

El sistema contable AUTCONT dispone de los códigos que SUNAT a establecido mediante la Ley de
Comprobantes de pago.
Por lo tanto el usuario dispone de todas las denominaciones consideradas por dicha ley.
Pero a su vez el usuario puede agregar otros tipos de comprobantes de uso interno, como se observa en la
siguiente imagen.

16
4.6. Tipo de documento de identidad

También son tablas normadas por SUNAT.

4.7. Bancos
Esta tabla le muestra el listado de entidades financieras vigentes con los códigos asignados por SUNAT, puede
añadir alguna entidad de ser necesaria

4.8. Enlace bancario

Sirve para crear las cuentas corrientes específicas que la empresa dispone en uno o más bancos.

17
De esta manera creamos los códigos de las cuentas corrientes con cada banco.

18
 CAPITULO 3: REGISTRO CONTABLE

5. Registro contable

5.1. Apertura y selección de periodo

Luego de crear la empresa aparecerá el siguiente cuadro, donde se le solicita seleccionar el año a aperturar y
luego
pulse
el
botón
crear
Se crearán 14 periodos, apertura, los 12
meses del año y el periodo de cierre.

5.2. Registro individual

Las operaciones contables se guardan en el sistema en registros, estos registros pueden realizar de manera
individual o masivamente a través de la importación de un archivo Excel.

Para el registro individual de registros, nos ubicamos en el módulo contable, menú Registros, submenú
Registro Individual o su acceso directo

Lo primero que veremos es esta ventana, la cual nos muestra lo siguiente:

Muestra el código del libro Si desea buscar un registro

Diario al que desea buscar o específico coloque el número
listar del registro y pulse Buscar

Use estos botones para

modificar o Anular un registro
seleccionado

19
Para añadir un registro seleccione el Libro Diario en el que trabajará digitando el código del diario o pulsando
F1 para buscarlo de la lista de Diarios existentes, y luego pulse el botón Añadir.

Esto lo llevará a una nueva ventana dependiendo del tipo de Diario seleccionado, el registro de las
operaciones, como vimos en la tabla Diarios, puede crear los Diarios que consideren necesarios, pero éstos
pueden ser de 5 tipos: Ventas, Compras, Diario, Ingresos y Egresos

Todos los tipos de registros tienen la siguiente característica:

Tipo de Diario Operación Entidad Documento Referencia

Ventas X X X
Compras X X X
Ingresos X X X
Egresos X X X
Diario X

DETALLE DE LA OPERACIÓN
 Muestra el periodo y diario en el que se ubica
 El número del registro a generarse, compuesto del año, diario y correlativo
 Indique la fecha de registro, por defecto le mostrará la fecha del día en el que se encuentra
 Moneda de la operación
 Tipo de cambio del día que puede ser modificado de acuerdo al tipo de cambio de la operación

DETALLE DE LA ENTIDAD
 Primero seleccionamos el tipo de documento de la entidad digitando directamente el código del tipo de
documento o pulsando F1 para seleccionar de la tabla de tipo de documento
 Luego registre el número de documento de la entidad, o pulsando F1 puede buscar de la lista de
entidades registradas y seleccione
 Y finalmente en el siguiente campo mostrará la razón social o nombres y apellidos de la entidad

DETALLE DEL DOCUMENTO

 Registre el código del tipo de comprobante de pago
 Registre la serie y número del documento
 Fecha de emisión del documento
 Fecha de vencimiento del documento

REFERENCIA
 Registre el código del tipo de comprobante de pago de la referencia
 Registre la fecha de la referencia
 Registre serie y número de la referencia

5.2.1. Registros de Ventas

Luego de registrar los datos de la operación, ingrese los datos de la Entidad

20
 DETALLE DE LA OPERACION

ENTIDAD

DOCUMENTO
REFERENCIA
TIPO OPERACIÓN
Bienes
Servicios

Datos para
el Registro
de Ventas

La carga de las cuentas se iniciará a partir de presionar el botón AÑADIR.

5.2.2. Registros de Compras

21
5.2.3. Registros de Ingresos

5.2.4. Registros de Egresos

22
5.2.5. Registros de Diarios

5.3. Carga masiva

5.3.1. Carga de asientos de Diarios

Column Nombre Campo Descripción

a
A MES El periodo en el que se ubica el asiento. Formato AAAAMM
B DIARIO El código del tipo de diario, ejemplo
C REGISTRO El correlativo
D FECHA Formato DD/MM/AAAA
E DESCRIPCION Descripción de la operación
F MONEDA Código de la moneda
G TC Tipo de cambio
H TD Tipo de documento, ejemplo 1 DNI 6 RUC
I DOCUMENTO Número del documento de identidad
J ENTIDAD Nombres y apellidos o razón social de la entidad
K TCP Tipo de comprobante de pago

23
L COMPROBANTE DE PAGO Serie y número del comprobante de pago
M DEBE MO Monto al debe en moneda original
N HABER MO Monto al haber en moneda original
O FECHA REFERENCIA Fecha de la referencia
P TD REFERENCIA Tipo de comprobante de pago de la referencia
Q NUMERO REFERENCIA Serie y número de comprobante de pago de la referencia
R CUENTA CONTABLE Código de la cuenta contable
S NOMBRE CUENTA
T CENTRO DE COSTOS Código del centro de costo
U DEBE SOLES Monto al debe en Soles
V HABER SOLES Monto al haber en Soles

24