Manual SIVICAP

SUBSISTEMA DE INFORMACIÓN DE LA VIGILANCIA DE LA CALIDAD DEL
AGUA PARA CONSUMO HUMANO SIVICAP
MANUAL DE USUARIO DEL SOFWARE

SIVICAP WEB 2012
INSTITUTO NACIONAL DE SALUD

RED NACIONAL DE LABORATORIOS
GRUPO SALUD AMBIENTAL
Contenido
Introducción ......................................................................................................... 6
1. Generalidades ................................................................................................ 7
1.1 Objetivo .............................................................................................................................. 7
1.2 Alcance .............................................................................................................................. 7
1.3 Glosario, terminología y acrónimos ........................................................................................ 7
2. SIVICAP WEB ............................................................................................... 10
2.1 Generalidades del sistema .................................................................................................. 10

2.1.1 Usuarios y funcionalidades. ............................................................................................... 10
2.1.2 Acceso al sistema............................................................................................................ 11
2.1.3 Requisitos para el uso del sistema ...................................................................................... 11
2.1.4 Tipos de usuario del SIVICAP WEB .................................................................................... 11
2.1.5 Roles de usuarios............................................................................................................ 12
2.2 Introducción al SIVICAP WEB .............................................................................................. 15

2.2.1 Acceso a la página de SIVICAP.......................................................................................... 15
2.2.2 Elementos del Menú Principal ............................................................................................ 16
2.2.2.1. Menú de Navegación. ..................................................................................................... 16
2.2.2.2. Menú Principal. ............................................................................................................. 17
2.2.2.3. Menú de Usuarios. ......................................................................................................... 17
2.2.3 Funcionalidades de Consulta, Registro, Actualización y Eliminación ........................................... 18
2.2.3.1. Consulta. ....................................................................................................................... 18
2.2.3.2. Registrar nuevo............................................................................................................... 19
2.2.3.3. Editar. ........................................................................................................................... 20
2.2.3.4. Eliminar. ........................................................................................................................ 22
2.3 Modulo de Administración .................................................................................................. 23

2.3.1 Personas prestadoras ...................................................................................................... 23
2.3.1.1. Administrar personas prestadoras ....................................................................................... 23
2.3.1.2. Administrar sucursales de personas prestadoras .................................................................... 28
2.3.1.3. Administrar plantas de potabilización ................................................................................... 31
2.3.1.4. Resolver duplicados de personas prestadoras ....................................................................... 32
2.3.2. Fuentes de abastecimiento.................................................................................................. 34

2.3.2.1. Administrar Vertimientos ................................................................................................... 35
2.3.3. Puntos de muestreo ........................................................................................................... 37

2.3.3.1. Administrar puntos de muestreo ......................................................................................... 37
2.3.3.2. Solicitantes de muestras ..................................................................................................... 42
2.3.4. Carga de archivos .............................................................................................................. 43

2.3.4.4. Cargar archivos planos con datos de Personas prestadoras ..................................................... 46
2.3.4.5. Cargar archivos planos con datos de Puntos de muestreo ....................................................... 48
2.3.4.6. Cargar archivos planos con datos de análisis de muestras ....................................................... 50
2.3.5.1. Cargar archivos planos con datos de índices de continuidad..................................................... 51
2.3.5. Exportar datos ................................................................................................................... 52

2.3.5.2. Exportar datos de muestras por cargue fuera de línea ............................................................. 52
2.3.5.3. Exportar datos de inspección sanitaria por cargue fuera de línea ............................................... 53
2.3.5.3. Exportar datos de índice de continuidad por cargue fuera de línea ............................................. 54
2.4. Módulo de muestras .................................................................................. 55
2.4.3. Registrar resultados de la muestra ....................................................................................... 55
2.4.2. Cargar acta de muestras ..................................................................................................... 59
2.4.3. Seleccionar y modificar muestras ........................................................................................ 62
2.5. Módulo de IRABA ...................................................................................... 64
2.5.1. Registrar índice de riesgo por distribución municipal ............................................................. 64
2.5.2. Inspecciones sanitarias ...................................................................................................... 66
2.4 Índices de continuidad ....................................................................................................... 78
2.5 Calcular IRABApp .............................................................................................................. 81
2.6 Calcular IRABAm ............................................................................................................... 82
3. Módulo Otros ............................................................................................... 84
3.1 Registrar acciones de mejora .............................................................................................. 84
4. Módulo de Mapa de Riesgos ........................................................................... 86

4.1 Registrar datos mapa de riesgo ........................................................................................... 86
4.2 Registrar muestra para mapa de riesgo................................................................................. 88
5. Módulo de Reportes ...................................................................................... 90
5.1 Reporte de puntos de muestreo ........................................................................................... 91
5.2 IRCA ................................................................................................................................ 93

5.2.1 Reporte de IRCA por muestra ............................................................................................ 93
5.2.2 Reporte de IRCA por municipio .......................................................................................... 95
5.2.3 Reporte de IRCA por persona prestadora ............................................................................. 96
5.2.4 Reporte de IRCA anual de vigilancia por departamento ........................................................... 97
5.2.5 Consolidado anual por características .................................................................................. 99
5.2.6 Reporte de características no aceptables por municipio ......................................................... 100
5.2.7 Reporte del IRCA mensual de vigilancia por municipio .......................................................... 101
5.2.8 Reporte de muestras por nivel de riesgo ............................................................................ 102
5.2.9 Certificado de calidad del agua por persona prestadora ......................................................... 103
5.2.10 Certificado de calidad del agua por municipio ...................................................................... 104
5.2.11 Reporte de IRCA consolidado por municipio ....................................................................... 105
5.2.12 Reporte de IRCA consolidado por persona prestadora .......................................................... 106
5.2.13 Reporte de IRCA mensual de vigilancia por departamento ..................................................... 107
5.3 IRABA ............................................................................................................................ 108

5.3.1 Reporte de IRABA por persona prestadora ......................................................................... 108
5.3.2 Reporte de IRABA por municipio ...................................................................................... 109
5.4 Concepto Sanitario .......................................................................................................... 110

5.4.1 Reporte de Concepto Sanitario por Persona Prestadora ........................................................ 110
5.4.2 Reporte de Concepto Sanitario municipal ........................................................................... 110
5.5 Mapa de Riesgo ............................................................................................................... 111

5.5.1 Reporte de Mapa de Riesgo. ........................................................................................... 111
5.5.2 Reporte de Características Previas ................................................................................... 112
5.5.3 Reporte de Características analizadas ............................................................................... 113
5.6 Reporte de BPS ............................................................................................................... 113
5.7 Reporte de acciones de vigilancia ...................................................................................... 114
5.8 Reporte de cumplimiento de frecuencias ............................................................................ 115
6. Módulo de Concepto Sanitario ...................................................................... 117

6.1.1 Generar Concepto Sanitario por persona prestadora ............................................................. 117
6.1.2 Generar Concepto Sanitario Municipal ............................................................................... 118
7. Módulo de Archivos Planos .......................................................................... 119

7.1.1 Generar archivo con Consolidado parámetros por municipio en Excel ...................................... 120
7.1.2 Generar archivo con Consolidado parámetros por persona prestadora en Excel ......................... 121
8. Guía de solución de problemas..................................................................... 122
8.1 Carga de archivos de más de 2 MB..................................................................................... 122

8.1.1 Procedimiento de solución. El usuario debe dividir el contenido del documento para cargar dos archivos
menores a 2 MB. ........................................................................................................................ 123
8.2 Error por vencimiento de sesión ........................................................................................ 123

8.2.1 Descripción del problema ................................................................................................ 123
8.2.2 Procedimiento de solución .............................................................................................. 123
8.3 Desalineación de campos ................................................................................................. 124

8.4 Actualización de despliegues del sistema ........................................................................... 124

Introducción
El Decreto 1575 de 2007 estableció el Sistema para la Protección y Control de la Calidad del Agua para
Consumo Humano, en cuyo marco estableció los instrumentos básicos para garantizar la calidad del agua
potable, y la responsabilidad de los Ministerios de la Protección Social, de Ambiente, Vivienda y Desarrollo
Territorial, la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios, el Instituto Nacional de Salud, las Direcciones
Departamentales Distritales y Municipales de Salud, las empresas prestadoras que suministran o distribuyen
agua para consumo humano y los usuarios, para la implementación y desarrollo de las actividades de control y
calidad del agua para consumo humano.
Con el fin de facilitar la consulta y consolidación de la información sobre calidad del agua de consumo en el país,
en el contexto del Sistema para la Protección y Control de la Calidad del Agua establecido en el Decreto se creó
el Subsistema de Información para la Vigilancia de la Calidad del Agua para el Consumo Humano SIVICAP, el
cual ha sido operado por el Instituto Nacional de Salud. A través de éste se capturan las variables establecidas
en el Decreto 1575 de 2007 y las resoluciones reglamentarias.
En 2008 el Instituto desarrollo el primer aplicativo del SIVICAP en su versión 1.8, con base en cuya
documentación se avanzó en el desarrollo de las siguientes fases del sistema de información. En 2011 se lanzó
la versión WEB del SIVICAP y en el 2012 se implementaron cambios y se agregaron nuevas funcionalidades a la
aplicación WEB.
El presente manual de usuario del SIVICAP WEB incluye módulos a través de los cuales se captura la
información para la elaboración de los siguientes instrumentos básicos para garantizar la calidad del agua potable
de que tratan los Artículos 14 y 15 del Decreto 1575 de 2007 además de otras herramientas.
 Índice de Riesgo de la Calidad del Agua para Consumo Humano - IRCA. Indicador del grado de riesgo de
ocurrencia de enfermedades relacionadas con el no cumplimiento de las características físicas, químicas y
microbiológicas del agua para consumo humano. Reglamentado en la Resolución 2115 de 2007
 Índice de Riesgo Municipal por Abastecimiento de Agua para Consumo Humano - IRABAm. Índice que
tiene en cuenta los procesos de tratamiento, distribución y la continuidad del servicio. Reglamentado por la
Resolución 2115 de 2007
 Mapa de riesgo de calidad de agua (mapa de riesgo): Instrumento que define las acciones de inspección,
vigilancia y control del riesgo asociado a las condiciones de calidad de las cuencas abastecedoras de
sistemas de suministro de agua para consumo humano, las características físicas, químicas y microbiológicas
del agua de las fuentes superficiales o subterráneas de una determinada región, que puedan generar riesgos
graves a la salud humana si no son adecuadamente tratadas, independientemente de si provienen de una
contaminación por eventos naturales o antrópicos. Establecido en el Decreto 1575 de 2007 y reglamentado
en la Resolución 4716 de 2010.
 Buenas Prácticas Sanitarias - BPS: Son los principios básicos y prácticas operativas generales de higiene
para el suministro y distribución del agua para consumo humano, con el objeto de identificar los riesgos que
pueda presentar la infraestructura. Establecidas en el Decreto 1575 de 2007 y reglamentado en la Resolución
082 de 2009 “por la cual se adoptan los formularios para la práctica de visitas de inspección sanitaria a los
sistemas de suministro de agua para consumo humano.
 Puntos de muestreo de agua de consumo: Reglamentados por la Resolución 811 de 2008 en la cual se
definen los lineamientos a partir de los cuales la autoridad sanitaria y las personas prestadoras, definen en su
área de influencia los lugares de la red de distribución y los puntos de muestreo para el control y la vigilancia
de la calidad del agua para consumo humano. Para éste aspecto, el Ministerio de la Protección Social y el
Ministerio de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial editaron la “guía que amplia aspectos técnicos para la
selección del punto de muestreo para el control y vigilancia de la calidad del agua para consumo humano
sobre la red de distribución”
El manual permite al usuario explorar éstos módulos y la gama de funciones involucradas en el SIVICAP WEB
para lo cual incorpora explicaciones e imágenes de apoyo. Explica el objetivo del sistema, políticas de usabilidad
que integran algunas condiciones previas que deben cumplirse para la correcta visualización, manejo,
establecimiento de seguridad y entendimiento del sistema para ofrecer una contextualización de entrada al
manejo del sistema y su objetivo.
1. Generalidades
1.1 Objetivo
Poner a disposición de los encargados de la gestión del software SIVICAP WEB, una guía práctica de
procedimiento para el ingreso, actualización, edición y reporte de información involucrada en la operación del
Subsistema de Información de la Vigilancia de la Calidad del Agua para Consumo Humano. Con esto se espera
incrementar la cantidad y calidad de información disponible en el sistema para el sustento y análisis.
1.2 Alcance
El presente manual esta dirigido a todos los actores del territorio nacional encargados de la gestión y operación
del Subsistema de Información de la Vigilancia de la Calidad del Agua para Consumo Humano, desde el nivel
municipal y departamental en aquellos entes territoriales autorizados para alimentar el sistema, hasta el nivel
nacional.
La base de datos alimentada a través del subsistema de vigilancia de la calidad del agua potable SIVICAP Web,
es una base de datos dinámica e incremental que implica validación y actualización según procedimiento interno,
por lo que pueden ser factibles algunos cambios de datos en la generación de los reportes que se publican en la
página Web del INS.
1.3 Glosario, terminología y acrónimos
Agua Cruda: Es el agua natural que no ha sido sometida a proceso de tratamiento para su potabilización.
Agua Envasada: Es el agua potable tratada, envasada y comercializada con destino al consumo humano,
entendida como un producto de la industria alimentaria.
Agua Potable o Agua para Consumo Humano: Es aquella que por cumplir las características físicas, químicas
y microbiológicas, en las condiciones señaladas en el presente decreto y demás normas que la reglamenten, es
apta para consumo humano. Se utiliza en bebida directa, en la preparación de alimentos o en la higiene personal.
Análisis de Vulnerabilidad: Es el estudio que permite evaluar los riesgos a que están expuestos los distintos
componentes de un sistema de suministro de agua.
Aplicativo: Programa de computador que procesa información a través de actividades como la captura de datos,
su actualización o su consulta.
Buenas Prácticas Sanitarias - BPS: Son los principios básicos y prácticas operativas generales de higiene para
el suministro y distribución del agua para consumo humano, con el objeto de identificar los riesgos que pueda
presentar la infraestructura.
Calidad del Agua: Es el resultado de comparar las características físicas, químicas y microbiológicas
encontradas en el agua, con el contenido de las normas que regulan la materia.
Característica: Término usado para identificar elementos, compuestos, sustancias y microorganismos presentes
en el agua para consumo humano.
Concepto sanitario: Es el resultado de evaluar la calidad del agua para consumo humano con base en las
visitas de inspección sanitaria y análisis de los criterios y normas de las características del agua, los cuales
podrán ser:
 Concepto desfavorable: Es el que se emite cuando existe riesgo inminente para la salud de los usuarios, o
cuando no se haya dado cumplimiento a lo establecido en el concepto favorable con requerimiento.
 Concepto favorable: Es el que se emite cuando el sistema de suministro de agua para consumo humano
cumple con las Buena Prácticas Sanitarias y las demás reglamentaciones sanitarias vigentes.
 Concepto favorable con requerimientos: Es el que se emite cuando el sistema de suministro de agua para
consumo humano no cumple con la totalidad de las Buenas Prácticas Sanitarias y las demás
reglamentaciones sanitarias vigentes pero no conlleva un riesgo inminente para la salud humana.
Certificación Sanitaria: Es el acto administrativo expedido por la autoridad sanitaria competente a través del
cual se acredita el cumplimiento de las normas y criterios de la calidad del agua para consumo humano,
soportado en el concepto sanitario, proferido a solicitud del interesado o de las autoridades de control.
Finalidad de la muestra: Indica si la muestra es de vigilancia, control, calidad o diagnóstico.
Fuente de abastecimiento: Depósito o curso de agua superficial o subterránea, utilizada en un sistema de

suministro a la población, bien sea de aguas atmosféricas, superficiales, subterráneas o marinas.
Índice por continuidad IC: Es el puntaje que se asigna a la persona prestadora con la información de
continuidad de su área de influencia. El máximo puntaje equivale a veinte (20) puntos.
Inspección sanitaria: Es el conjunto de acciones que en desarrollo de sus funciones, realizan las autoridades
sanitarias y las personas prestadoras que suministran o distribuyen agua para consumo humano, destinadas a
obtener información, conocer, analizar y evaluar los riesgos que presenta la infraestructura del sistema de
abastecimiento de agua, a identificar los posibles factores de riesgo asociado a inadecuadas prácticas operativas
y a la determinación de la calidad del agua suministrada, mediante la toma de muestras, solicitud de información
y visitas técnicas al sistema de suministro, dejando constancia de ello mediante el levantamiento del acta
respectiva.
Índice de Riesgo Municipal por Abastecimiento de Agua para Consumo Humano – IRABAm: Índice que
tiene en cuenta los procesos de tratamiento, distribución y continuidad del servicio. El valor del IRABAm oscilará
entre cero (0) y cien (100) puntos. Es cero (0) cuando cumple con las condiciones aceptables para cada uno de
los criterios de tratamiento, distribución y continuidad del servicio y cien (100) puntos para el más alto riesgo
cuando no cumple ninguno de ellos.
IRABApp: Índice de Riesgo por Abastecimiento de Agua de la persona prestadora

Índice de Riesgo de la Calidad del Agua para Consumo Humano – IRCA: Indicador del grado de riesgo de
ocurrencia de enfermedades relacionadas con el no cumplimiento de las características físicas, químicas y
microbiológicas del agua para consumo humano
Índice de Riesgo por Distribución en el Municipio - IRDm: Es un indicador que tiene por objeto determinar el
riesgo en salud humana por la forma como se distribuye el agua en el municipio. El máximo puntaje equivale a
100 puntos.
Índice de tratamiento - IT: Es el puntaje que se asigna al evaluar los procesos de tratamiento, ensayos básicos
de laboratorio en planta de tratamiento y trabajadores certificados de la persona prestadora.
Laboratorio de análisis del agua para consumo humano: Es el establecimiento público o privado, donde se
realizan los procedimientos de análisis de las características físicas, químicas y microbiológicas del agua para
consumo humano, el cual debe cumplir con los requisitos previstos del decreto 1575 de 2007.
Libro o Registro de Control de Calidad: Es aquel donde la persona prestadora que suministra o distribuye
agua para consumo humano consigna los resultados obtenidos de los análisis de las características físicas,
químicas y microbiológicas del agua suministrada a la población de acuerdo con los requerimientos del presente
decreto, la cantidad de agua captada y enviada a las redes, la cantidad de productos químicos utilizados y las
novedades presentadas.
Mapa de riesgo de calidad de agua (mapa de riesgo): Instrumento que define las acciones de inspección,
vigilancia y control del riesgo asociado a las condiciones de calidad de las cuencas abastecedoras de sistemas
de suministro de agua para consumo humano, las características físicas, químicas y microbiológicas del agua de
las fuentes superficiales o subterráneas de una determinada región, que puedan generar riesgos graves a la
salud humana si no son adecuadamente tratadas, independientemente de si provienen de una contaminación por
eventos naturales o antrópicos.
Persona prestadora que suministra o distribuye agua para consumo humano (persona prestadora): Son
aquellas personas prestadoras que, acorde con la Ley 142 de 1994, suministran agua para consumo humano
tratada o sin tratamiento.
Planta de tratamiento o de potabilización: Conjunto de obras, equipos y materiales necesarios para efectuar
los procesos que permitan cumplir con las normas de calidad del agua potable.
Población servida o atendida: Es el número de personas abastecidas por un sistema de suministro de agua.
Puntos de muestreo en red de distribución: Son aquellos sitios representativos donde se realiza la
recolección de la muestra de agua para consumo humano en la red de distribución, de acuerdo con lo definido
entre la autoridad sanitaria y la persona prestadora que suministra o distribuye agua para consumo humano.
Red de distribución: Es el conjunto de tuberías, accesorios, estructura y equipos que conducen el agua desde
el tanque de almacenamiento o planta de tratamiento hasta las acometidas domiciliarias.
Riesgo: Probabilidad de que un agente o sustancia produzca o genere una alteración a la salud como
consecuencia de una exposición al mismo.
Sistema para la protección y control de la calidad del agua para consumo humano: Es el conjunto de
responsables, instrumentos, procesos, medidas de seguridad, recursos, características y criterios organizados
entre sí para garantizar la calidad de agua para consumo humano.
Sistema de suministro de agua para consumo humano: Es el conjunto de estructuras, equipos, materiales,
procesos, operaciones y el recurso humano utilizado para la captación, aducción, pretratamiento, tratamiento,
almacenamiento, conducción y distribución del agua para consumo humano.
SIVICAP: Subsistema de Vigilancia de la Calidad del Agua para el Consumo Humano.
Software: Programa o paquete informático y su respectiva información de soporte que habilita y facilita el uso
del computador. El software controla la operación del Hardware y el procesamiento de datos.
Sustancias Potencialmente Tóxicas: Son aquellas de origen natural o sintético que pueden ocasionar efectos
nocivos a organismos con los cuales entran en contacto. Incluye sustancias utilizadas en actividades domésticas,
producción de bienes o servicios y plaguicidas, que pueden estar presentes en el agua para consumo humano.
Tratamiento o potabilización: Es el conjunto de operaciones y procesos que se realizan sobre el agua cruda,
con el fin de modificar sus características físicas, químicas y microbiológicas, para hacerla apta para el consumo
humano.
Usuario. Persona natural o jurídica que provea y/o demande información del SIVICAP WEB como software
operativo del Subsistema de Información de la Vigilancia de la Calidad del Agua para Consumo Humano
Valor aceptable: Es el establecido para la concentración de un componente o sustancia, que garantiza que el
agua para consumo humano no representa riesgos conocidos a la salud.
Variable. Estructura que contiene datos y recibe un nombre único dado por el programador. Mantiene los datos
asignados a ella hasta la asignación de un nuevo valor
Vigilancia de la Calidad del Agua para Consumo Humano: Es el conjunto de acciones periódicas realizadas
por la autoridad sanitaria o por las personas prestadoras que suministran o distribuyen agua para el consumo
humano en municipios de más de cien mil (100.000) habitantes, según el caso, para comprobar y evaluar el
riesgo que representa a la salud pública la calidad del agua distribuida por los sistemas de suministro de agua
para consumo humano, así como para valorar el grado de cumplimiento de las Buenas Prácticas Sanitarias y
demás disposiciones establecidas en el presente decreto.
2. SIVICAP WEB
2.1 Generalidades del sistema
2.1.1 Usuarios y funcionalidades.
El SIVICAP WEB ha sido pensado para que los usuarios comprendan su funcionamiento y aprendan a utilizarlo
fácilmente, Para esto es necesario tener en cuenta que:
 Para utilizar el sistema, el usuario debe estar registrado previamente.

 Existen diferentes tipos de usuario (Roles) del sistema.
 Las funcionalidades del sistema están habilitadas únicamente para algunos tipos de usuario.
 Un usuario puede tener más de un rol dependiendo de su función en el sistema pero siempre se tendrá un
único usuario y contraseña.
 El usuario debe tener conocimientos previos y el equipo debe cumplir con algunos requerimientos técnicos.
2.1.2 Acceso al sistema.
Por ser un sistema que maneja fracciones de información confidencial, el SIVICAP WEB utiliza técnicas que
limitan el acceso de usuarios a las funcionalidades que ofrece. La consulta, el ingreso y la modificación de datos
en el sistema se realiza únicamente por usuarios autorizados de acuerdo con su rol. Para el acceso el usuario
debe estar registrado previamente en el sistema y al momento de ingreso éste solicitará el nombre de usuario y
una contraseña única e intransferible para cada usuario.
2.1.3 Requisitos para el uso del sistema
La solución de software presentada es un aplicativo web al que se accede a través de internet, y por su
naturaleza requiere el cumplimiento de los siguientes requerimientos y características técnicas por parte del
usuario y equipo utilizado.
 Conocimientos previos del usuario. Debe tenerse en cuenta que para el adecuado manejo del sistema, el
usuario debe haber desarrollado habilidades y conocimientos previos tales como:
 Tener conocimiento básico sobre uso de computadores y el sistema operativo Windows.

 Tener conocimientos básicos con respecto al uso de navegadores de internet como Internet Explorer o
Mozilla Firefox.
 Tener conocimientos en el manejo de los servicios de correo electrónico tales como Hotmail, Yahoo Mail,
Gmail, etc.
 Requerimientos del computador del usuario. De manera adicional a los conocimientos previos que debe
tener el usuario, el computador debe cumplir con los siguientes requisitos.
 Debe tener acceso a Internet.

 El monitor del equipo debe tener una resolución mínima de 800x600 pixeles.
 El computador debe tener instalado como explorador de Internet: Internet Explorer (versión 8.0) o Mozilla
Firefox (3.0 ó 4.0).
 El cliente deberá contar con Windows XP o superior.
 Visor de documentos PDF: La solución ofrece enlaces a archivos que pueden descargarse, uno de los
formatos más utilizados es PDF. Si el usuario desea descargar y visualizar documentos PDF, deberá
contar con un visor para este formato.
 El navegador de Internet debe tener desactivo el bloqueador de elementos emergentes para la URL de
SIVICAP.
 Visor de archivos Excel: La solución ofrecerá posibilidades para obtener información tabular en formato de
archivo XLS (Excel). Si el usuario desea visualizar este tipo de archivo, debe tener instalado en el
equipo Microsoft Office (Excel).
2.1.4 Tipos de usuario del SIVICAP WEB
A continuación se presentan los roles de usuario del sistema:
Tabla 1: Roles del sistema

Usuario (rol) Descripción
Es quien conoce técnica y funcionalmente el sistema. Realiza gestiones relacionadas con la
Administrador
configuración, creación de usuarios y demás requerimientos para el uso de la aplicación.
Ejerce la vigilancia sobre la calidad del agua para consumo humano. Dependiendo del tipo
Autoridad sanitaria
podrá solo consultar la información relacionada, si es municipal solo podrá consultar,
Usuario (rol) Descripción
registrar y modificar la información relacionada con su municipio, y si es departamental podrá
consultar, registrar y modificar la información relacionada con su departamento.
Analista SIVICAP No tienen restricciones para consulta, registro y modificación de información
Persona prestadora Solo podrán consultar y registrar la información relacionada con su persona prestadora.
Superintendencia de Servicios
Pueden realizar consultas limitadas de la información disponible en el sistema.
Públicos Domiciliarios - SSPD
2.1.5 Roles de usuarios
SIVICAP maneja una estrategia de roles de usuario, en la que cada persona registrada puede acceder
ingresando su usuario y contraseña, y posteriormente aparece una lista con todos los roles que tiene asociado el
usuario en cuestión. De esta manera, eligiendo un rol determinado el sistema muestra y permite el manejo de
aquellas funcionalidades que le hayan sido permitidas al rol seleccionado. En la tabla 3 se relacionan las
funcionalidades asociadas a cada rol.
Tabla 2 – Relación roles y funcionalidades
Autoridad Analista Autoridad Analista
Funcionalidad INS Funcionalidad INS
Sanitaria SIVICAP Sanitaria SIVICAP
Actualizar constantes del sistema X Generar archivo con puntos de muestreo X X
Administrar roles X Generar calificación sanitaria municipal X
Administrar usuarios X Generar certificado de calidad del agua por municipio X
Asignar restricciones a usuarios X Generar certificado de calidad del agua por persona prestadora X
Asociar contactos a entidades X X Generar concepto sanitario X
Asociar técnica a parámetros X Generar consolidado parámetros por municipio en Excel X X
Generar consolidado parámetros por persona prestadora en
Calcular IRABAm X X
Excel X X
Calcular IRABApp X X Generar informe de acciones de vigilancia X X
Cambiar Contraseña X X X Generar informes de nuevas ubicaciones geográficas X
Cargar información de índice de continuidad X Generar reporte de anexo 1 X X X
Cargar información del DANE X Generar reporte de anexo 2 X X X
Cargar resultados de muestra en forma masiva X X Generar reporte de BPS X X
Configurar actas X X Generar reporte de certificación sanitaria por municipio X X
Configurar autoridades sanitarias X Generar reporte de concepto sanitario por PP X X
Configurar BPS X Generar reporte de cumplimiento de frecuencias X X
Configurar clasificación de los tipos de punto de toma X Generar reporte de IRCA anual de vigilancia por departamento X X
Configurar concepto sanitario X Generar reporte de IRCA consolidado mensual por municipio X X
Generar reporte de IRCA consolidado mensual por persona
Configurar contactos X X
X X prestadora
Generar reporte de IRCA mensual de vigilancia por
Configurar correos a notificar X X
X departamento
Configurar departamento X Generar reporte de IRCA mensual de vigilancia por municipio X X
Configurar entidades para notificación X Generar reporte de la calidad del agua detallado por municipio X X
Configurar frecuencias mínimas y número mínimo de
Generar reporte de muestras por nivel de riesgo X X
muestras por población atendida X
Configurar fuentes de abastecimiento X Generar reporte de parámetros inadmisibles por municipio X X
Configurar laboratorio X X X Generar reporte de puntos de muestreo X X
Configurar listas X Generar reporte IRABA por municipio X X
Configurar localidad X Generar reporte IRABA por persona prestadora X X
Configurar municipios X Generar reporte IRCA por muestra X X
Configurar niveles de riesgo para BPS X Generar reporte IRCA por municipio X X
Configurar niveles de riesgo para IRABA X Generar reporte IRCA por persona prestadora X X
Configurar niveles de riesgo para IRCA X Generar reporte mapa de riesgo X X X
Configurar parámetros del IRCA X Importar datos de índice de continuidad por cargue fuera de línea X
Configurar personas prestadoras X X Importar datos de inspección sanitaria por cargue fuera de línea X
Configurar plazos por actividades definidas X Importar datos de muestras por cargue fuera de línea X
Configurar puntajes IC X Ingreso al sistema X X X
Configurar puntos de muestreo X X Registrar acción en SIVICAP X
Configurar solicitantes X Registrar acciones de seguimiento mapas de riesgo X X
Configurar sucursales de personas prestadoras X Registrar controversia X X
Configurar técnicas de análisis X Registrar datos de inspección sanitaria X
Configurar vertimientos X X Registrar datos de mapas de riesgo X X
Consultar controversias X X Registrar datos para cálculo del IT por PP X
Consultar participación en PICCAP Registrar datos para el cálculo de IRDm X
Configuración de acta de muestra X X Registrar datos para índice de continuidad X
Configuración de parámetros de análisis X Registrar muestras de mapa de riesgo X
Configuración de planta de potabilización X Registrar resultados de la muestra X
Configuración de puntajes IT X Registrar y calificar BPS X
Exportar datos de índice de continuidad por cargue
Resolver controversias manualmente
fuera de línea X
Exportar datos de inspección sanitaria por cargue fuera
Resolver duplicados PP X X
de línea X
Exportar datos de muestras por cargue fuera de línea X Seleccionar y modificar muestras X X
Generar archivo con muestras X X Sincronizar información de personas prestadoras X X
Generar archivo con personas prestadoras X X Sincronizar información de puntos de muestreo X X
Validar acta X
2.2 Introducción al SIVICAP WEB
2.2.1 Acceso a la página de SIVICAP
1. Abra su navegador web y escriba la URL de SIVICAP.

2. Presione ENTER. Se abrirá la siguiente pantalla de acceso a SIVICAP.
Figura 1. – Página principal de SIVICAP
3. Introduzca el nombre de usuario y la contraseña proporcionada por su administrador.

4. Si es la primera vez que accede a SIVICAP puede seleccionar la recordación de contraseñas seleccionando
la casilla seleccionable Recordarme la próxima vez.
5. Haga clic en Ingresar.
Cuando accede a la siguiente pantalla observe que está dividida en dos áreas principales: a la izquierda el menú
de navegación y la pantalla principal a la derecha, donde se llevan a cabo las acciones.
Figura 2. Interfaz de inicio de SIVICAP

Menú de Usuarios
Menú Principal
Menú de Navegación
Puede cambiar la clave haciendo clic en la opción Cambiar Clave o cerrar sesión haciendo clic en la opción
Cerrar Sesión en la parte superior derecha de la aplicación (menú de usuario).
Figura 3. Cambio de contraseña o cerrado de cesión
Si desea cambiar la contraseña, ingrese su contraseña actual y en los campos “Contraseña nueva” y “Confirmar
contraseña nueva” el nombre de la que quiere asignar, luego haga clic en Cambiar contraseña. Tenga en
cuenta que la contraseña debe contener caracteres alfanuméricos y por lo menos un carácter especial:
Figura 4. Ingresar contraseña nueva
2.2.2 Elementos del Menú Principal
2.2.2.1. Menú de Navegación.

A la izquierda se le muestra el panel de navegación. Le proporciona acceso a las funciones administrativas:
 Reporte IRCA. Por medio de este caso de uso se permite la generación del reporte de IRCA por persona
prestadora. La autoridad sanitaria podrá tener acceso a los datos de su región pero tendrá restricciones para
el resto de la información consignada.
 Registrar controversia. Por medio de este enlace el usuario puede registrar inconformidades entre los
IRCAs mensuales de control y de vigilancia (IRCAs mensuales de persona prestadora por municipio) o a
muestras específicas.
 Contáctenos. Por medio de este enlace puede enviar un correo electrónico a los encargados de SIVICAP en
el INS para comunicar todas las inquietudes relacionadas.
2.2.2.2. Menú Principal.
De izquierda a derecha se le muestra el menú principal. Le proporciona acceso a las funcionalidades del sistema
SIVICAP:
 Inicio. Este link direcciona al menú principal desde cualquier menú secundario.
 Menú funcional. Contiene las funcionalidades de: Configuración, Administración, IRCA, IRABA, Reportes,
Concepto sanitario, Controversias, Otros. La descripción de los ítems mencionados se puede evidenciar en el
apartado ¡Error! No se encuentra el origen de la referencia. ¡Error! No se
encuentra el origen de la referencia..
2.2.2.3. Menú de Usuarios.
En la parte superior Izquierda se presenta la sesión de Bienvenida de los usuarios al sistema. Le proporciona
acceso a las funcionalidades de configuración de sesión de usuario:
Convenciones de los botones. En todas las pantallas del sistema existen íconos o botones de uso común que
tienen el mismo significado y funcionalidad. En esta sección se especifica la función de cada uno de los botones
del sistema.
Tabla 3. Botones del sistema

Acción Imagen Descripción
Consultar detalle Permite ver el detalle del registro seleccionado.
Registrar nuevo ítem Crear un nuevo item a los datos que se muestran en pantalla.
Editar Permite modificar los datos de un registro.
Eliminar Borrar o eliminar un registro.
Agregar ítems a la lista Buscar ítems existentes para agregarlos a la lista.
Seleccionar uno o varios registros para especificar sobre cual de ellos desea realizar
Seleccionar
una determinada funcionalidad.
Exportar a una gráfica, plantilla de reporte o tabla dinamica, el conjunto de datos
Ver reporte
expuestos como resultado de una consulta previa.
Adjuntar archivo Adjuntar a la funcionalidad un documento.
Asociar Realizar la asociación entre dos entiades del sistema
Obligatoriedad de datos. En todas las pantallas donde sea obligatorio el diligenciamiento de algunos campos la
aplicación muestra un * al lado del que corresponda. Ejemplo:
Figura 5. Campos obligatorios
2.2.3 Funcionalidades de Consulta, Registro, Actualización y Eliminación

En este capítulo se describe de forma general el estándar usado para las funcionalidades que tienen las acciones
de consulta, registro, actualización y eliminación. Para ello se muestra un ejemplo de una de estas.
Inmediatamente se ingrese a estas funcionalidades se muestra en pantalla los campos mediante los que puede
restringir las consultas y el botón Buscar, también se muestra el botón Registrar o Agregar ítem.
Figura 6. Campos de consulta
Figura 7 – Botón Registrar ítem
2.2.3.1. Consulta.
Mediante esta acción puede buscar los datos existentes en el sistema, para ello tiene campos por los que puede
realizar la consulta Ver Figura 6. Campos de consulta. Complete los criterios de búsqueda que desee y haga clic
en Buscar. Tenga en cuenta que:
- Si no diligencia ningún criterio de búsqueda se mostraran todos los resultados existentes en el sistema.
- Si se diligencian campos alfanuméricos la búsqueda arroja resultados que contienen como mínimo el texto
diligenciado. Por ejemplo: si se digita “Acept” mostrará los resultados que tienen el texto Aceptada,
aceptado…. (Esto no aplica para campos numéricos, Ej.: año).
Figura 8. Resultados de la búsqueda
Si para los campos diligenciados no hay resultados, se mostrará el siguiente mensaje:
Figura 9. Mensaje al no encontrar resultados
Si los resultados de la búsqueda son más de 10 registros se muestra en la tabla de resultados varias páginas,
para navegar entre ellas use la herramienta ubicada debajo de la tabla.
Figura 10. Barra de navegación entre pantallas
Los botones son los siguientes:
Ir a la primera página de resultados: Ir a la página anterior:

Ir a la última página de resultados: Ir a la siguiente página:
Número de página: (Puede hacer clic en el número de la página que quiera ver)
2.2.3.2. Registrar nuevo.
Para agregar un nuevo registro se debe seleccionar el botón Agregar ubicado en el área superior derecha del
área de trabajo de la funcionalidad
Figura 11. Agregar nuevo
Después de esto se mostrarán los campos que debe diligenciar (recuerde que los obligatorios están marcados
con un * color rojo), complételos y haga clic en Guardar. En caso de que quiera cancelar el registro puede hacer
clic en Cancelar.
Figura 12. Pantalla de registro
Después de esto verá en pantalla un mensaje de éxito de la acción.
Figura 13. Mensaje de éxito de la acción

2.2.3.3. Editar.
Para modificar los datos de un registro haga la búsqueda y seleccione el botón Editar ubicado en la fila del
registro.
Figura 14. Botón Editar
En este caso la aplicación muestra una pantalla con los datos actuales del registro, modifíquelos y haga clic en
Actualizar si desea confirmar la actualización o Cancelar para retornar a la acción anterior.
Figura 15. Pantalla de edición
Al confirmar la actualización el sistema muestra un mensaje en pantalla
Figura 16. Mensaje de confirmación de actualización

2.2.3.4. Eliminar.
Si desea eliminar un ítem primero búsquelo y luego seleccione el botón eliminar ubicado en el registro deseado.
Figura 17. Botón eliminar
Se mostrará en pantalla un mensaje de confirmación de la acción que al ser aceptado elimina el registro de la
aplicación y muestra posteriormente un mensaje de éxito de la acción.
Figura 18. Mensaje de confirmación para eliminar
Figura 19 – Mensaje de éxito de eliminación

Algunos registros no se pueden eliminar porque ya están relacionados con otra información en el sistema,
cuando este es el caso se muestra un mensaje como el siguiente:
Figura 20. Mensaje cuando no se puede eliminar el registro
2.3 Modulo de Administración
2.3.1 Personas prestadoras

Las opciones que permite realizar son:
 Administrar personas prestadoras.

 Administrar sucursales de personas prestadoras.
 Administrar plantas de potabilización.
 Resolver duplicados de personas prestadoras.
2.3.1.1. Administrar personas prestadoras
Mediante esta funcionalidad puede consultar, registrar y editar los datos de personas prestadoras. Para acceder
a esta funcionalidad debe seguir la ruta Administración/Personas prestadoras/Personas prestadoras.
Figura 21. Administrar personas prestadoras

Para ver el funcionamiento de la búsqueda, registro, edición y eliminación ir a 0
Funcionalidades de Consulta, Registro, Actualización y Eliminación. En el registro y edición se solicitan los
campos de la siguiente imagen.
Figura 22. Registro de persona prestadora

En el registro de la persona prestadora después de hacer clic en Guardar muestra el botón Asociar contacto y
Regresar. El botón Asociar contacto permite relacionar los contactos que deben recibir los correos de SIVICAP,
el botón Regresar direcciona a la pantalla principal de búsqueda de personas prestadoras (si lo desea puede
hacer clic en Regresar y posteriormente en la edición de la persona prestadora agregar los contactos).
Figura 23. Registrar persona prestadora

Al hacer clic en Asociar contacto muestra la siguiente pantalla que también es usada para asociar contactos a
entidades, por lo tanto para este caso se muestra el campo Persona prestadora completo y ningún dato en
Entidad. En caso de que ya hubiera contactos asociados se mostrarían en una tabla, como ésta es una entidad
nueva no tendrá contactos relacionados y por consiguiente debe hacer clic en Agregar.
Figura 24. Pantalla asociación de contactos a personas prestadoras
Se mostrará la pantalla de administración de contactos donde puede consultarlos, registrar nuevos, editarlos y
eliminarlos, para ver el funcionamiento ir a ¡Error! No se encuentra el origen de la referencia. ¡Error! No
se encuentra el origen de la referencia..
Figura 25. Consultar contactos

Busque los contactos por los criterios de búsqueda deseados (no es obligatorio diligenciar criterios de búsqueda),
marque los que quiera asociar en la caja de chequeo de cada contacto y haga clic en Seleccionar. En caso de
que ya no quiera asociar contactos puede hacer clic en Cancelar.
Figura 26. Seleccionar contacto(s)
De esta forma ya se agregará a la pantalla de asociación de contactos los seleccionados, puede asociar tantos
como requiera, ingresar de nuevo a la misma pantalla al editar la entidad y quitar contactos de la selección
mediante el botón .
Figura 27. Contactos asociados a la persona prestadora

Al terminar la asociación haga clic en Aceptar y así se mostrará la pantalla de edición de personas prestadoras
por si quiere hacer cambios adicionales, en caso de que no sea así haga clic en Regresar para volver a la
pantalla principal de consulta de personas prestadoras.
Figura 28. Edición de personas prestadoras
La pantalla de edición de personas prestadoras funciona igual que la del registro para asociar contactos, después
de seleccionar el registro a editar se muestra una imagen como la de Figura 28. Edición de personas
prestadoras donde puede modificar los datos que quiera de la persona prestadora, asociar contactos o salir de la
pantalla de edición mediante la opción Cancelar.
En la tabla de resultados de la consulta también se tiene el botón Ver detalle el cual muestra todos los datos
existentes de la persona prestadora seleccionada.
Figura 29. Consultar detalle de persona prestadora

En el detalle de la persona prestadora puede hacer clic en Actualizar para modificar los datos o en Cancelar
para retornar a la pantalla principal de consulta de la funcionalidad.
Figura 30 – Detalle de persona prestadora
Tener en cuenta que si se intenta registrar o modificar una persona prestadora asignándole el mismo
nombre, NIT o NUIR de otra ya existente se presenta el mensaje: “El registro ya ha sido guardado con
anterioridad”.
2.3.1.2. Administrar sucursales de personas prestadoras

Mediante esta funcionalidad puede consultar, registrar, editar y eliminar las sucursales de personas prestadoras.
Para acceder a esta funcionalidad debe seguir la ruta Administración/Personas prestadoras/Sucursales de
personas prestadoras
Figura 31. Administrar sucursales de personas prestadoras

Funcionalidades de Consulta, Registro, Actualización y Eliminación.
En el registro y edición se solicitan los campos de la siguiente imagen.
Figura 32. Registro de sucursal de persona prestadora
Para seleccionar la persona prestadora haga clic en , de esta forma se abrirá la pantalla de administración
de personas prestadoras donde puede buscar, adicionar nuevas, editar las existentes y seleccionar la deseada
Ver 2.3.1.1 Administrar personas prestadoras.
Figura 33. Seleccionar persona prestadora

Cuando seleccione la persona prestadora en el botón , retornará a la pantalla de sucursales para que
complete los datos faltantes y haga clic en Guardar.
Figura 34. Guardar sucursal de persona prestadora
Se mostrará un mensaje de éxito de la operación en pantalla.
Figura 35 – Mensaje de éxito de registro

Tener en cuenta que si se intenta registrar o modificar una sucursal asignándole el mismo nombre y persona
prestadora de otra ya existente se presenta el mensaje: “El registro ya ha sido guardado con anterioridad”.
2.3.1.3. Administrar plantas de potabilización
Mediante esta funcionalidad puede consultar, registrar, editar y eliminar plantas de potabilización. Para acceder a
esta funcionalidad debe seguir la ruta Administración/Personas prestadoras/Plantas de potabilización.
Figura 36. Administrar plantas de potabilización

En el registro y edición se solicitan los campos de la siguiente imagen. Para seleccionar la persona prestadora
haga clic en , de esta forma se abrirá la pantalla de administración de personas prestadoras donde puede
buscar, adicionar nuevas, editar las existentes y seleccionar la deseada Ver 2.3.1.1 Administrar personas
prestadoras. Cuando seleccione la persona prestadora en el botón , retornará a la pantalla de plantas de
potabilización para que complete los datos faltantes y haga clic en Guardar.
Figura 37. Registro de la planta de potabilización

Se mostrará un mensaje de éxito de la operación en pantalla.
Figura 38. Mensaje de éxito del registro
Tener en cuenta que:
 Si se intenta registrar o modificar una planta de potabilización asignándole el mismo nombre y persona
prestadora de otra ya existente se presenta el mensaje: “El registro ya ha sido guardado con
anterioridad”.
 La aplicación no permite eliminar plantas que ya estén asociados a datos registrados en la aplicación.
2.3.1.4. Resolver duplicados de personas prestadoras
Si el usuario detecta que existen en el sistema dos (2) personas prestadoras que son la misma, esta
funcionalidad da la posibilidad al usuario de decidir cuál de las dos debe quedar registrada en el sistema y
unificar toda su información. Al unificar los datos se valida la existencia de datos duplicados entre las dos, los
datos duplicados no se pasaran a la destino, los datos que no estén en la destino si se pasaran. Para acceder a
esta funcionalidad debe seguir la ruta Administración/Personas prestadoras/Resolver duplicados de personas
prestadoras.
Figura 39. Resolver duplicados de personas prestadoras

Origen se refiere a la persona prestadora que debe transferir sus datos a la persona prestadora Destino, por
consiguiente la Destino es la que quedará registrada en el sistema y la Origen se borrará. Seleccione la
persona prestadora origen y la destino en el botón , haciendo clic en este botón se despliegue la pantalla de
administración de personas prestadoras para que busque y seleccione la que desee.
Al seleccionar la persona prestadora origen y/o destino se muestra el nombre, departamento, municipio y
localidad de cada una. Cuando haya seleccionado las dos y este seguro de pasar los datos de la persona
prestadora origen a la destino, haga clic en Unificar datos, se mostrará un mensaje en pantalla indicando que la
acción fue realizada exitosamente.
Figura 41 – Unificar personas prestadoras

2.3.2 Fuentes de abastecimiento
Mediante esta funcionalidad puede consultar, registrar, editar y eliminar las fuentes de abastecimiento. Para
acceder a esta funcionalidad debe seguir la ruta Administración/Fuentes de abastecimiento.
Figura 42 – Administrar fuentes de abastecimiento

Figura 43. Registro de fuente de abastecimiento

 Si se intenta registrar o modificar una fuente de abastecimiento asignándole la misma ubicación y

municipio de otra ya existente se presenta el mensaje: “El registro ya ha sido guardado con anterioridad”.
 La aplicación no permite eliminar fuentes de abastecimiento que ya estén asociadas a puntos de
muestreo registrados en la aplicación.
2.3.2.1. Administrar Vertimientos
Mediante esta funcionalidad se permite a la Autoridad Sanitaria de SIVICAP registrar, consultar, actualizar o
eliminar la información de los vertimientos relacionados con las cuencas que alimentan las fuentes de
abastecimiento de los diferentes sistemas de tratamiento de aguas. Para acceder a esta funcionalidad debe
seguir la ruta Administración/Puntos de muestreo/Vertimientos.
Figura 44. Administrar vertimientos
Al dar clic en Buscar presenta los vertimientos registrados en la base de datos:
Figura 45. Buscar vertimientos

Con esta funcionalidad se puede ver el detalle, editar o eliminar los vertimientos a través de los botones de
comandos.
Para Registrar un nuevo vertimiento seleccionar el botón de agregar:
Figura 46 – Botón Agregar Vertimiento a la lista
SIVICAP presenta a continuación el siguiente formulario para la creación de vertimientos:
Figura 47. Botón Agregar Vertimiento a la lista

Los campos de Latitud y Longitud se refieren a la ubicación GPS del punto de muestreo.
Cuando complete los criterios de creación y haga clic en Guardar.
Figura 48 – Botón Agregar Vertimiento a la lista
Al finalizar registra los datos de los campos diligenciados en la base de datos del sistema y presenta mensaje de
éxito de la acción realizada.
2.3.3 Puntos de muestreo
Las opciones que permite realizar son:
 Administrar puntos de muestreo.

 Validar actas de puntos de muestreo.
2.3.3.1. Administrar puntos de muestreo
Mediante esta funcionalidad puede consultar, registrar y editar los datos de puntos de muestreo. Para acceder a
esta funcionalidad debe seguir la ruta Administración/Puntos de muestreo/Puntos de muestreo.
Figura 49. Administrar puntos de muestreo

Figura 50. Datos de punto de muestreo 1
Figura 51 – Datos de punto de muestreo 2

Si el punto de muestreo es concertado es obligatorio que diligencie los siguientes campos (Si el punto de
muestreo no es concertado no los debe completar):
- Código concertado.
- Número de identificación y nombre de la persona concertó por parte de la persona prestadora.
- Número de identificación y nombre de la persona que concertó por parte de la autoridad sanitaria.
- También es obligatorio que cargue un acta de concertación en la aplicación.
Los campos de Latitud y Longitud se refieren a la ubicación GPS del punto de muestreo.
Figura 52. Datos de punto de muestreo 2

Si no se encuentran cargadas las actas previamente la aplicación muestra el mensaje de No se encontraron
actas con los criterios de búsqueda seleccionados.
Figura 53 – Cargar actas
En el caso que encuentre actas previamente cargadas, la aplicación las presenta una por cada tipología:
Concertación y/o Conformidad.
Figura 54 – Actas cargadas previamente
En la tabla de resultados de la consulta también se tiene el botón Ver detalle que muestra.
En la pantalla de consulta el criterio de búsqueda Código punto se refiere al código que le asignó el sistema al
punto de muestreo, los campos Intradomiciliario y Punto de muestreo concertado pueden ser usados por
diferentes combinaciones de resultados:
Mostrar resultados que sólo tienen SI:

Mostrar resultados que sólo tienen NO:
Todos los resultados sin importar el campo:
En la tabla de resultados de la consulta también se tiene el botón Ver detalle que muestra todos los datos del
punto de muestreo seleccionado.
Figura 55 – Consultar detalle de punto de muestreo

Figura 56. Detalle de punto de muestreo
Tener en cuenta que un punto de muestreo que es guardado como concertado, no se puede editar dejándolo
como NO concertado .
2.3.3.2. Solicitantes de muestras
Mediante esta funcionalidad puede consultar, registrar y editar el listado de las personas y entidades que le
solicitan a la autoridad sanitaria el análisis de las muestras. Para acceder a esta funcionalidad debe seguir la ruta
Administración/Solicitantes de muestras.
Figura 57 – Administrar solicitantes de muestras

Figura 58. Registro de solicitantes
Tener en cuenta que si se intenta registrar o modificar un solicitante asignándole el mismo nombre de otro ya
existente se presenta el mensaje: “El registro ya ha sido guardado con anterioridad”.
2.3.4 Carga de archivos

Permite la carga masiva de información al sistema, los datos que se pueden subir mediante archivos planos son:
 Datos de División Política Administrativa.

 Personas prestadoras.
 Puntos de muestreo.
 Resultados de muestras.
 Índices de continuidad.
A continuación se muestra el estándar manejado en la carga de los archivos planos y posteriormente se detallará
en cada numeral cual es la estructura de los datos que debe tener el archivo plano según el tipo de información.
Cuando ingrese a la funcionalidad deseada se mostrará una pantalla semejante a la siguiente, donde debe hacer
clic en Examinar para buscar el archivo plano que contiene los datos a cargar.
Figura 59 – Pantalla estándar de carga de archivos planos
2.3.4.1. Estructura del archivo plano
La estructura del archivo que se defina en las tablas de cada numeral (por tipo de información) hace parte de un
solo registro (fila) en el archivo, los campos deben estar separados por punto y coma (;). En otras palabras, si se
desea cargar la información de 10 departamentos se debe tener 10 filas en el archivo y cada fila en el archivo
separa cada campo por un “;”. Si un campo no es obligatorio y no requiere ser cargado se debe mantener el
espacio que le corresponde sin saltarlo. Ningún dato debe contener el símbolo del punto y coma (;).
Ejemplo. El archivo requiere el campo1, campo2, campo3 donde el campo2 no es obligatorio, se desea subir 5
registros y el registro 2 y 4 no tienen el campo 2. De esta forma la estructura del archivo debe ser:
Dato campo1 registro 1;dato campo2 registro 1;dato campo3 registro 1

Dato campo1 registro 2;;dato campo3 registro 2
Dato campo1 registro 4;;dato campo3 registro 4
Si el tipo de dato de un campo es Cadena de caracteres, quiere decir que puede contener letras y números.
2.3.4.2. Continuación del flujo
Cuando tenga el archivo listo haga clic en Examinar, este botón despliega una pantalla de exploración donde
debe buscar el documento, selecciónelo y haga clic en Abrir.
Figura 60 – Seleccionar documento a cargar
Después de seleccionado el documento haga clic en Cargar archivo.
Figura 61 – Cargar archivo
Se mostrará un mensaje en pantalla indicando si los datos fueron cargados exitosamente o no y los botones
Descargar log y Cargar nuevo archivo.
Figura 62. Mensaje de éxito de carga de archivo
Figura 63 – Mensaje de error en la carga de algunos registros

El botón Descargar log permite abrir o guardar un documento que contiene el resumen de los registros cargados
exitosamente y los que no, y el botón Cargar nuevo archivo permite que se seleccione otro documento para ser
cargado.
Figura 64 – Log del resumen de los registros cargados
2.3.4.3. Cargar archivos planos con datos de Personas prestadoras
Mediante esta funcionalidad puede cargar información en lote de personas prestadoras. Para acceder a esta
funcionalidad debe seguir la ruta Administración/Cargas/Personas prestadoras.
Figura 65. Pantalla de carga de archivos de personas prestadoras
Inmediatamente ingrese a la funcionalidad observará una pantalla donde además del estándar explicado en 0
Carga de archivos debe seleccionar si los datos provienen del SUI o de una autoridad sanitaria. Si selecciona que
los datos provienen de la autoridad sanitaria debe escoger el departamento al que pertenece la autoridad y la
aplicación validará que los datos a subir sólo correspondan al departamento seleccionado, además de otra serie
de validaciones.
Figura 66 – Carga de personas prestadoras

La estructura de la información que debe contener el archivo plano es la siguiente:
Tabla 4. Estructura datos carga masiva de personas prestadoras

Obligatorio
Descripción Tipo de dato Autoridad Observación
SUI
sanitaria
Si los datos son de la autoridad sanitaria
Identificador de la SSPD Numérico SI NO
no deben tener este campo
NIT Cadena de caracteres NO NO
Nombre Cadena de caracteres SI SI
Dirección Cadena de caracteres SI SI
Teléfono Cadena de caracteres NO NO
Fecha de registro en la SSPD Cadena de caracteres SI NO
Código tipo persona Numérico SI SI
Código de naturaleza Numérico SI SI
Código DANE de localidad Numérico SI SI
Correo electrónico Cadena de caracteres NO NO
Representante legal Cadena de caracteres SI SI
Cargo representante legal Cadena de caracteres SI SI
Como los datos a cargar pueden ser originados por el SUI o por una autoridad sanitaria, para validar si los
campos son obligatorios revise la columna Obligatorio para el tipo de entidad que corresponda.
Código tipo persona y código de naturaleza son números tomados de una lista donde cada número identifica a un
tipo., para ver estos códigos consulte la lista de códigos a usar para el cargue de información.
Ejemplo: para código de naturaleza:
Pública Privada Mixta

32 33 34
Ejemplo del archivo:
Figura 67. Ejemplo archivo plano de personas prestadoras

2.3.4.4. Cargar archivos planos con datos de Puntos de muestreo
Mediante esta funcionalidad puede cargar información en lote de puntos de muestreo. Para acceder a esta
funcionalidad debe seguir la ruta Administración/Cargas/Puntos de muestreo.
Figura 68 – Pantalla de carga de archivos de puntos de muestreo
Carga de archivos debe seleccionar si los datos provienen del SUI o de una autoridad sanitaria. Si selecciona que
los datos provienen de la autoridad sanitaria debe escoger el departamento al que pertenece la autoridad y la
aplicación validará que los datos a subir sólo correspondan al departamento seleccionado, además de otra serie
de validaciones.
Figura 69. Carga de puntos de muestreo
Para el correcto funcionamiento del cargue de puntos de muestreo es necesario que las personas prestadoras
relacionadas en el archivo ya estén registradas en el sistema. La estructura de la información que debe contener
el archivo plano depende de si los datos provienen del SUI o de la autoridad sanitaria, revise las siguientes
tablas:
Tabla 5. Estructura datos carga masiva de puntos de muestreo por datos del SUI
Descripción Tipo de dato Obligatorio
Identificador de la SSPD asignado a la Persona prestadora Numérico Si
NSPM (Número SUI de identificación del punto de muestreo) Numérico Si
Código punto muestreo concertado Numérico No
Descripción Cadena de caracteres Si
Dirección Cadena de caracteres No
Lugar Cadena de caracteres Si
Intradomiciliario Numérico 1/0 (Si/No) Si
Red distribución Numérico 1/0 (Si/No) Si
Concertado Numérico 1/0 (Si/No) Si
Materializado Numérico 1/0 (Si/No) Si
Latitud grados Numérico No
Latitud minutos Numérico No
Latitud segundos Numérico No
Latitud dirección Cadena de caracteres (“Norte” o “Sur”) No
Longitud grados Numérico No
Longitud minutos Numérico No
Longitud segundos Numérico No
Longitud dirección Cadena de caracteres (“Este” o “Oeste”) No
Identificación concertador autoridad Cadena de caracteres No
Nombre concertador autoridad Cadena de caracteres No
Identificación concertador Persona prestadora Cadena de caracteres No
Nombre concertador Persona prestadora Cadena de caracteres No
Código clasificación punto Numérico No
Código fuente de abastecimiento Numérico Si
Código DANE localidad punto de toma Numérico Si
Código tipo ubicación Cadena de caracteres No
Tabla 6. Estructura datos carga masiva de puntos de muestreo por datos de la Autoridad sanitaria
NIT Persona prestadora Cadena de caracteres No
Nombre persona prestadora Cadena de caracteres No
Código DANE localidad persona prestadora Numérico No
Código punto muestreo concertado Numérico Si
Descripción Cadena de caracteres Si
Dirección Cadena de caracteres No
Lugar Cadena de caracteres Si
Intradomiciliario Numérico 1/0 (Si/No) Si
Red distribución Numérico 1/0 (Si/No) Si
Concertado Numérico 1/0 (Si/No) Si
Materializado Numérico 1/0 (Si/No) Si
Latitud grados Numérico No
Latitud minutos Numérico No
Latitud segundos Numérico No
Latitud dirección Cadena de caracteres No
Longitud grados Numérico No
Longitud minutos Numérico No
Longitud segundos Numérico No
Longitud dirección Cadena de caracteres No
Identificación concertador autoridad Cadena de caracteres No
Nombre concertador autoridad Cadena de caracteres No
Identificación concertador PP Cadena de caracteres No
Nombre concertador PP Cadena de caracteres No
Código clasificación punto Numérico No
Código fuente de abastecimiento Numérico Si
Código DANE de localidad del punto de toma Numérico Si
Código tipo ubicación Cadena de caracteres Si
Para ver los valores posibles de Código clasificación punto, Código fuente de abastecimiento y Código tipo
ubicación consulte la lista de códigos a usar para el cargue de información.
2.3.4.5. Cargar archivos planos con datos de análisis de muestras
Mediante esta funcionalidad puede cargar información en lote del análisis de muestras. Para acceder a esta
funcionalidad debe seguir la ruta Administración/Cargas/Resultados de muestras
Figura 70. Pantalla de carga de archivos de resultados de muestras
Carga de archivos debe seleccionar si las muestras que se cargaran son de control o vigilancia. Si selecciona
que las muestras son de vigilancia, debe escoger el departamento al que pertenece la autoridad y la aplicación
validará que los datos a subir sólo correspondan al departamento seleccionado, además de otra serie de
validaciones.
Figura 71. Carga de puntos de muestreo
Para el correcto funcionamiento del cargue de muestras, es necesario que las personas prestadoras y puntos de
muestreo relacionados en el archivo ya estén registrados en el sistema y que los puntos de muestreo estén
asociados a las personas prestadoras que se describan en el archivo.
La estructura de la información que debe contener el archivo plano depende de si los datos son de control o de
vigilancia, revise las siguientes tablas:
Tabla 7. Estructura datos carga masiva de muestras de control

Código muestra Numérico Si
Identificador de la SSPD asignado a la Persona
Numérico Si
prestadora
(Número SUI de identificación del punto de muestreo) Numérico Si
Código laboratorio Cadena de caracteres Si
Fecha y hora de toma Fecha: (01/01/aaaa hh:mm am/pm Si
31/12/aaaa hh:mm am/pm)
Código tipo de agua Numérico Si
Fecha: (01/01/aaaa hh:mm am/pm
Fecha y hora recepción laboratorio Si
Fecha y hora de análisis Si
Código desinfectante Numérico Si
Código coagulante Numérico Si
Tiene contramuestra Numérico 1/0 (Si/No) Si
Código característica analizada Numérico Si
Resultado Numérico Si
Código técnica de medición Numérico No
Valor IRCA Numérico Si
Tabla 8. Estructura datos carga masiva de muestras de vigilancia

NIT persona prestadora Cadena de caracteres NO

Nombre persona prestadora Cadena de caracteres NO
Código DANE localidad persona prestadora Numérico NO
Código punto de muestreo concertado Numérico SI
Código muestra Numérico SI
Código laboratorio Cadena de caracteres SI
Código asignado por el laboratorio Cadena de caracteres SI
Fecha y hora de toma SI
Código tipo de agua Numérico SI
Nombre persona que toma la muestra Cadena de caracteres SI
Fecha y hora recepción laboratorio SI
Fecha y hora de análisis SI
Código desinfectante Numérico SI
Código coagulante Numérico SI
Contramuestra Numérico SI
Código característica analizada Numérico SI
Resultado Numérico SI
Código técnica de medición Numérico SI
Cada fila del archivo es el resultado de una de las características de la muestra, por consiguiente si una muestra
tiene 5 características analizadas el archivo debe tener 5 filas para la muestra, y todos los campos deben ser
exactamente iguales menos Código característica analizada, Resultado, Código técnica de medición porque son
los que definen el resultado de cada característica.
Para ver los códigos posibles para los campos laboratorio, tipo de agua, desinfectante, coagulante, característica
analizada y técnica de medición consulte la lista de códigos a usar para el cargue de información.
Tener en cuenta que hay una fecha máxima permitida para recibir muestras dependiendo de la fecha de
toma, para saber esta fecha comuníquese con el personal del INS.
2.3.4.6. Cargar archivos planos con datos de índices de continuidad

Mediante esta funcionalidad puede cargar información en lote de índices de continuidad. Para acceder a esta
funcionalidad debe seguir la ruta Administración/Cargas/Índices de continuidad.
Figura 72 – Pantalla de carga de archivos de índices de continuidad
Inmediatamente ingrese a la funcionalidad observará una pantalla que funciona de acuerdo al estándar explicado
en 0
Carga de archivos.
Para el correcto funcionamiento del cargue de índices de continuidad es necesario que las personas prestadoras
relacionadas en el archivo ya estén registradas en el sistema.
La estructura de la información que debe contener el archivo plano es la siguiente:
Tabla 9. Estructura datos carga masiva de índices de continuidad

Identificador de la SSPD asignado a la persona prestadora Numérico SI
Código DANE municipio Numérico SI
Año Numérico SI
Mes Numérico (1-12) SI
Puntaje Numérico SI
Horas Servicio Numérico (0 – 24) SI
Fecha
Fecha en que se genero SI
dd/mm/aaaa
2.3.5 Exportar datos
Permite la generación de archivos planos, estos son:
 Muestras.
 Inspección sanitaria.
 Índices de continuidad.
2.3.5.1. Exportar datos de muestras por cargue fuera de línea
Mediante esta funcionalidad puede exportar los datos relacionados a la muestras desde la aplicación fuera de
línea. Para acceder a esta funcionalidad debe seguir la ruta Administración/Exportar Datos/Muestras
Figura 73. Exportar datos de muestras

Cuando complete el rango de datos deseados haga clic en Exportar, a continuación se presenta un mensaje de
espera mientras se genera el archivo correspondiente:
Figura 74. Mensaje de espera
Figura 75. Archivo .txt Muestras
2.3.5.2. Exportar datos de inspección sanitaria por cargue fuera de línea
Mediante esta funcionalidad puede exportar los datos relacionados a la inspección sanitaria desde la aplicación
fuera de línea. Para acceder a esta funcionalidad debe seguir la ruta Administración/Exportar Datos/Inspección
sanitaria
Figura 76. Exportar datos de inspección sanitaria

Figura 78. Archivo .txt Inspección Sanitaria
2.3.5.3. Exportar datos de índice de continuidad por cargue fuera de línea
Mediante esta funcionalidad puede exportar los datos relacionados a la índice de continuidad desde la aplicación
fuera de línea. Para acceder a esta funcionalidad debe seguir la ruta Administración/Exportar Datos/Índice de
continuidad
Figura 79. Exportar datos de índice de continuidad

Figura 81. Archivo .txt Índice de continuidad
2.4 Módulo de muestras
Este capítulo presenta las funcionalidades pertenecientes al registro de muestras de agua y las actas asociadas.
2.4.1 Registrar resultados de la muestra
Mediante esta funcionalidad la autoridad sanitaria puede registrar los resultados de análisis de muestras de agua.
Para acceder a ella debe seguir la ruta Muestras/Registrar resultados de la muestra.
Figura 82. Registrar resultados de muestras
Inicialmente, haga clic en la lupa ubicada en la sección Punto de muestreo para que busque y seleccione el
que corresponda (si lo desea también puede registrar uno nuevo o modificar uno ya existente), ver 0
Administrar puntos de muestreo.
Figura 83. Seleccionar punto de muestreo
Al retornar ya estarán completos los datos de punto de muestreo y persona prestadora de acuerdo al
seleccionado. Si lo desea puede cambiarlo haciendo nuevamente clic en .
Figura 84. Datos de punto de muestreo y persona prestadora

Continúe con la selección del laboratorio, solicitante y complete los datos restantes de la sección Otros, al
terminar haga clic en Capturar datos.
En los campos de hora el formato que debe diligenciar es hh:mm am/pm, debe haber un espacio entre los
minutos y “am” o “pm”.
Figura 85 – Capturar datos
Después de que seleccione el botón Capturar datos se cargará en la lista desplegable de características las que
tengan como tipo de análisis el seleccionado previamente en el campo Análisis. Complete uno a uno los
resultados para cada característica analizada, y seleccione a través de una lista desplegable la Técnicas de
análisis, cuando la seleccione y complete el resultado haga clic en Agregar.
Figura 86. Agregar resultado de característica
Se completará la tabla de resultados mostrando las características agregadas, el IRCA y un color que describe el
nivel de riesgo. También puede eliminar los resultados de la característica agregada haciendo clic en .
Figura 87. Características con resultados
Después de que complete todos los resultados de las características, haga clic en Guardar.
Figura 88. Guardar muestras
Se guarda la muestra y se muestra un resumen de esta.
- Código de muestra: Código identificador de la muestra en SIVICAP.

- IRCA básico es el índice de riesgo de la muestra tomando en cuenta sólo los parámetros básicos analizados.
- IRCA especial solo puede tener los valores 0 o 100, 0 en caso de que todas las características especiales
analizadas tengan resultados aceptables y 100 si cualquiera de estas características tiene un valor no
aceptable.
- IRCA es el índice de riesgo de la muestra teniendo en cuenta todos los parámetros analizados, por lo tanto
este es el que se tomará en cuenta en todo el sistema.
- Nota nivel de riesgo es un resumen de la muestra donde se especifica el nivel de riesgo y las características
con resultados no aceptables.
Figura 89. Resumen de la muestra

Al hacer clic en Aceptar cargará la pantalla principal de registro de muestras para que si lo desea continúe
registrando.
 Hay una fecha máxima permitida para recibir muestras dependiendo de la fecha de toma, para saber esta
fecha comuníquese con el personal del INS.
 El sistema asume que una muestra es repetida si tiene el mismo punto de muestreo, fecha de toma y
resultados de todos los parámetros analizados. En este caso no se permitirá registrar una igual.
 Las muestras guardadas no pueden ser modificadas posteriormente.
2.4.2 Cargar acta de muestras
Mediante esta funcionalidad la autoridad sanitaria puede registrar agregar al sistema actas de toma de muestra y
consultarlas... Para acceder a ella debe seguir la ruta Muestras/Cargar actas de muestras.
Figura 90. Actas de Muestra
Inicialmente, haga clic en el botón Buscar muestra. Se presentarán los campos

necesarios para realizar la consulta de la muestra a la cual se cargue o actualice el acta correspondiente:
Figura 91. Consultar muestra

Diligencie los criterios de búsqueda necesarios y haga clic en Buscar. Si el usuario no selecciona ningún filtro de
búsqueda la aplicación presentará en un listado la totalidad de muestras como se muestra a continuación:
Figura 92. Consultar muestra 2
Seleccione la muestra a la cual le realizará la carga o actualización, seleccionado el botón de seleccionar.
Figura 93. Cargar acta

Se presentara los campos de Persona Prestadora, Código, y Documento. Si dentro de la base de datos no se
encuentra ningún acta asociada presenta el siguiente icono para que sea cargada . Al seleccionar esta acción
se solicitará especificar la ruta del archivo a cargar.
Figura 94. Cargar acta 2
Una vez seleccionado el archivo hacer clic en el botón Guardar. Antes de guardar el acta de la muestra se
solicita una confirmación, de ser afirmativa se cargará el acta Guarda el archivo en la base de datos y con el
estado “Pendiente de aprobación”.
Figura 95. Confirmación de carga

 Si el acta no puede ser almacenada en el sistema, la aplicación presenta un mensaje especificando la
razón por la que no se guarda.
 Si el acta se encuentra en estado Pendiente de aprobación o Rechazada se puede actualizar, de lo
contrario se presenta el mensaje “El estado del acta no permite que sea actualizada”.
2.4.3 Seleccionar y modificar muestras
Mediante esta funcionalidad la autoridad sanitaria puede Seleccionar y modificar los registros de muestras de
agua. (La autoridad sanitaria sólo tiene acceso a la funcionalidad de selección de muestras y consulta detallada,
no puede modificar). A este caso de uso sólo se puede acceder desde la ejecución de otro. Mediante la
funcionalidad descrita en el numeral anterior, se puede seleccionar o modificar la muestra escogida, se debe dar
clic en el icono editar:
Figura 96. Modificar muestras
Permite editar los campos de información general y específicos de la muestra:
Figura 97. Modificar muestras 2

Cuando edite los criterios, haga clic en Siguiente,
Cuando edite los criterios de característica y resultados, haga clic en Guardar,

Presenta un mensaje de confirmación de cambios de la muestra. Al tener respuesta afirmativa actualiza los datos
en la base de datos del sistema, incluyendo el resultado del IRCA y presenta mensaje de éxito de la acción
realizada.
2.5 Módulo de IRABA
Este capítulo presenta las funcionalidades pertenecientes al registro de datos relacionados al cálculo del Índice
de riesgo por abastecimiento de agua.
2.5.1 Registrar índice de riesgo por distribución municipal
Mediante esta funcionalidad la autoridad sanitaria puede registrar los resultados del índice de riesgo por
distribución municipal, este indicador tiene por objeto determinar el riesgo en salud humana por la forma como se
distribuye el agua en el municipio.
Para acceder a la funcionalidad siga la ruta IRABA/Índice de riesgo por distribución municipal.
Figura 100. Registrar IRDm

- Red es la fracción porcentual del total de la población en el municipio que recibe agua para consumo humano
por medio de una red de distribución.
- Pilas es la fracción porcentual del total de la población en el municipio que recibe agua para consumo
humano por medio de pilas públicas.
- Carrotanques es la fracción porcentual del total de la población en el municipio que recibe agua para
consumo humano por medio de carrotanques.
- Otros es la fracción porcentual del total de la población en el municipio que recoge agua para consumo
humano directamente de pozos, lluvias, fuentes superficiales, garrafas, baldes, etc.
Cuando complete los datos y haga clic en Guardar se muestra un resumen de los datos ingresados y el puntaje
asignado en IRDm.
Figura 101. Resumen IRDm

 La suma de % Red, % pilas, % carrotanques y % otros no debe exceder el valor 100.

 Si se registran datos para un municipio y año que ya tenga IRDm guardado en base de datos, se
actualizarán los datos en caso de que no se haya calculado el IRABAm.
2.5.2 Inspecciones sanitarias
Mediante esta funcionalidad la autoridad sanitaria puede registrar y/o consultar los resultados de las inspecciones
sanitarias a los sistemas de suministro de agua para consumo humano. Para acceder a ella debe seguir la ruta
IRABA/Inspección sanitaria. En la pantalla inicial puede realizar dos acciones, registrar una nueva inspección
sanitaria o buscar una ya existente.
Figura 102. Registrar inspección sanitaria
El registro de la inspección sanitaria permite guardar la información por segmentos, ofreciendo así la posibilidad
de que abandone el registro en ciertos puntos y posteriormente retorne a la funcionalidad, consulte la inspección
que ha estado guardando y continúe registrando los datos faltantes.
Los segmentos en los que está dividido el registro de la inspección sanitaria para que tenga en cuenta cuando
puede salir de la funcionalidad sin perder la información son:
- Personas prestadoras y aspectos generales.
- Índices de tratamiento.
- Índices de continuidad.
- Buenas prácticas sanitarias.
Cada vez que acepte que sean guardados algunos de los datos anteriores, puede salir de la funcionalidad,
retornar posteriormente y continuar con el registro del siguiente punto.
2.5.3. Registrar inspección sanitaria
Cuando haga clic en Registrar se mostrará una pantalla como la siguiente donde debe diligenciar los datos de la
persona prestadora, haga clic en para seleccionar la persona prestadora y las plantas de potabilización.
Figura 103. Datos de persona prestadora
Al hacer clic en el botón de Persona prestadora, se despliega una pantalla donde debe seleccionar la que
corresponda haciendo clic en , también puede agregar una nueva o modificar las existentes (Ver 2.3.1.1
Administrar personas prestadoras).

Se completará el nombre, NIT, departamento, municipio y centro poblado con los datos de la persona prestadora.
Luego haga clic en el botón de Planta de potabilización, se despliega una pantalla donde debe seleccionar
la(s) que corresponda activando la caja de chequeo y haciendo clic en Seleccionar, puede seleccionar tantas
como desee, también puede agregar una nueva o modificar las existentes (Ver 0
Administrar plantas de potabilización).
Figura 105. Seleccionar planta(s) de potabilización
Retorna a la pantalla de inspección sanitaria con los datos seleccionado, puede quitar plantas de potabilización
seleccionadas haciendo clic en . Complete los datos y haga clic en Siguiente.
Figura 106. Completar datos de persona prestadora

Ahora debe diligenciar los aspectos generales de la inspección sanitaria. Cuando seleccione el municipio y la
fecha de visita se completará los Habitantes del municipio automáticamente, el Número de inspección
sanitaria es un número consecutivo asignado por la aplicación por persona prestadora y municipio en el año.
Cuando complete los datos haga clic en Siguiente. El botón Regresar retorna a la pantalla de datos de persona
prestadora y el botón Cancelar anula el diligenciamiento de la inspección sanitaria.
Figura 107. Aspectos generales
Haciendo clic en Siguiente se muestra un mensaje de confirmación, en caso de que lo acepte se guardaran los
datos completados y no podrá modificarlos posteriormente.
Figura 108. Mensaje de confirmación

Se mostrará el resumen de los datos registrados en aspectos generales, también puede ver el resumen de los
datos guardados de persona prestadora haciendo clic en Regresar.
Figura 109. Resumen aspectos generales
Haga clic en Siguiente con el fin de continuar el registro de los indicadores asociados a la inspección sanitaria.
Se presenta una pantalla para registrar el índice de tratamiento. Para completar el proceso de tratamiento y los
trabajadores certificados haga clic en el botón que corresponda.
Figura 110. Registro del índice de tratamiento

Seleccione el proceso de tratamiento.
Figura 111. Seleccionar proceso de tratamiento
Complete los datos restantes y haga clic en Guardar
Figura 112. Guardar índice de tratamiento
Se mostrará un mensaje de confirmación, si lo acepta los datos serán guardados y no se pueden modificar
posteriormente.
Figura 113. Mensaje de confirmación del índice de tratamiento
Cuando acepte el mensaje se muestra el puntaje asignado en el índice de tratamiento, haga clic en Siguiente
para continuar con el registro de los índices de continuidad.
Figura 114. Puntaje de índice de tratamiento
Se muestra una pantalla donde debe completar las horas de continuidad del servicio de los meses para los que
tenga información, por cada mes diligenciado se calcula automáticamente el puntaje, al terminar haga clic en
Guardar.
Figura 115. Registrar índices de continuidad

Figura 116. Registrar índices de continuidad 2
Haga clic en Siguiente con el fin de continuar el registro de Buenas Prácticas Sanitarias (BPS) a la inspección
sanitaria. Se presenta una pantalla para registrar las BPS. Para completar el proceso de aspectos a evaluar
donde los aspectos a evaluar son los siguientes:
 Estado y pertinencia de las instalaciones.

 Instrumentación de la planta de tratamiento de agua para consumo humano.
 Seguridad industrial y salud ocupacional.
 Manejo de la información y comunicaciones.
 Laboratorio(s) para control de procesos y calidad del agua para consumo humano distribuida.
 Estado operativo del sistema de distribución.
 Mantenimiento de la red de distribución.
 Control de calidad del agua distribuida.
Por cada uno de ellos se deben evaluar el cumplimiento (Cumple, No Cumple, Parcialmente cumple, N/A) al
visualizar el botón de detalles.
Figura 117. Registrar BPS
Figura 118. Registrar BPS 2
Se deben completar todas las características de las BPS, y luego guardar la información. Al finalizar se deben
completar todas las características con su calificación de cumplimiento y en estado Completado.
Figura 119. Registrar BPS 3

Al guardar la información se finaliza la administración de la inspección sanitaria cuando se registra correctamente
los datos de la inspección sanitaria.
Figura 120. Finalización de la inspección sanitaria
2.5.4. Consultar inspección sanitaria
En la pantalla inicial de la funcionalidad puede buscar las inspecciones sanitarias usando los filtros Persona
prestadora, año, departamento, municipio y número de inspección, seleccione la que desee ver o completar.
Figura 121. Seleccionar inspección sanitaria

Al ver el detalle de la inspección se muestra las pantallas de resumen de los datos ya guardados (datos que no
pueden ser modificados) y en caso de que falte guardar algo se mostrará la pantalla correspondiente de tal
forma que la información pueda ser diligenciada. Puede navegar entre las diferentes pantallas haciendo clic en
Siguiente y Regresar, el botón Cancelar retorna a la pantalla inicial de la funcionalidad donde puede registrar
una nueva o buscar una existente.
Figura 122. Resumen persona prestadora
Figura 123. Resumen aspectos generales

Figura 124. Resumen índice de tratamiento
Figura 125. Resumen índice de continuidad

Figura 126. Resumen Buenas prácticas sanitarias
2.5.5. Índices de continuidad

Mediante esta funcionalidad la autoridad sanitaria puede registrar y/o consultar los índices de continuidad de la
persona prestadora que suministra o distribuye agua para consumo humano. Para acceder a ella debe seguir la
ruta IRABA/Índices de continuidad.
Figura 127. Pantalla de registro de índice de continuidad
Complete todos los campos (haga clic en para buscar y seleccionar la persona prestadora) y seleccione el
botón Buscar.
Figura 128. Buscar índice de continuidad
Los meses que ya tengan registrado índice de continuidad se muestran inhabilitados para edición por parte del
usuario, los que no, estarán disponibles para que sean completados. Cada vez que diligencie un campo
continuidad del servicio se mostrará automáticamente el puntaje IC que le corresponda. Cuando termine de
registrar la continuidad del servicio de los meses deseados haga clic en Guardar.
Figura 129. Buscar índice de continuidad

Se muestra un mensaje de éxito de la operación, haga clic en Continuar para volver a la pantalla inicial de la
funcionalidad.
Figura 130. Mensaje de éxito de registro de índice de continuidad

 En esta funcionalidad sólo se registraran y mostraran los índices de continuidad registrados por la autoridad
sanitaria, no por la Superintendencia de servicios públicos domiciliarios
 El puntaje total es el puntaje que corresponda al promedio de la Continuidad del Servicio de los meses
diligenciados
2.5.6. Calcular IRABApp
Mediante esta funcionalidad puede calcular el Índice de riesgo por abastecimiento de agua de la persona
prestadora IRABApp. Para acceder a ella debe seguir la ruta IRABA/Calcular IRABApp. Puede calcular el
IRABApp de todas las personas prestadoras en un año o específicamente del municipio y/o persona prestadora
que desee, para ello complete los campos para los que quiere que sea calculado el IRABApp y haga clic en
Calcular.
Si seleccionó una persona prestadora y después quiere quitarla de la selección, haga clic en el botón .
Figura 131. Calcular IRABApp
La fórmula usada para el cálculo del IRABApp es: IRABApp = 100 – (IT + IC), donde IC es el puntaje asignado al
promedio de la Continuidad del Servicio de todos los meses para los que se tiene información (se toma un (1) IC
por mes dando prioridad a los reportados por el SUI, si no hay registros reportados por el SUI se toma el
registrado por la autoridad sanitaria). Si las personas prestadoras que aplican en los criterios de búsqueda tienen
datos de índice de tratamiento e índice de continuidad, se mostrará el mensaje de éxito “El IRABApp fue
calculado exitosamente”.
Figura 132 – Mensaje de éxito del cálculo de IRABApp
Cuando se ejecuta el cálculo para una persona prestadora, municipio y año que no tienen información base para
el cálculo de IRABApp se presenta un mensaje especificándolo.
Figura 133. Mensaje al no calcular IRABApp
Tener en cuenta que si los criterios de búsqueda diligenciados ya tienen IRABApp calculado, el indicador se
actualizara con el nuevo valor.
2.5.7. Calcular IRABAm
Mediante esta funcionalidad puede calcular el Índice de riesgo municipal por abastecimiento de agua IRABAm.
Para acceder a ella debe seguir la ruta IRABA/Calcular IRABAm. Puede calcular el IRABAm de todos los
municipios en un año o específicamente del municipio que desee, para ello complete los campos para los que
quiere que sea calculado el IRABAm y haga clic en Calcular.
Figura 134. Calcular IRABAm

La fórmula usada para el cálculo del IRABAm es:
IRABAM   
 IRABAPP 
 * 0.6  ( IRDM * 0.4)
t PP 
 
Donde
tpp = Total de personas prestadoras en el municipio que calcularon el IRABApp.

IRABApp = Índice de riesgo por abastecimiento de agua de la persona prestadora.
IRDm = Índice de riesgo por distribución en el municipio.
Si el(los) municipio(s) tiene(n) datos de IRDm e IRABApp, se mostrará el mensaje de éxito “El IRABAm fue
calculado exitosamente”.
Figura 135. Mensaje de éxito del cálculo de IRABAm
Cuando se ejecuta el cálculo para un municipio y año que no tienen información base para el cálculo de IRABAm
se presenta un mensaje especificándolo.
Tener en cuenta que si los criterios de búsqueda diligenciados ya tienen IRABAm calculado, el indicador se
actualizara con el nuevo valor.
2.6 Módulo Otros
Este capítulo presenta las funcionalidades que por su contenido no encajan en las agrupaciones existentes del
menú sino que hacen parte de un registro de información adicional.
2.6.1 Registrar acciones de mejora
Mediante esta funcionalidad la autoridad sanitaria puede registrar las acciones llevadas a cabo para mejorar los
resultados de IRCA mensual, IRABApp e IRABAm de su departamento/municipio. Para acceder a la
funcionalidad siga la ruta Otros/Registrar acciones de mejora SIVICAP.
Inicialmente se mostrará una pantalla como la siguiente donde debe seleccionar el Índice a reportar (IRCA
mensual, IRABApp e IRABAm).
Figura 136. Pantalla acciones para mejorar indicadores
Dependiendo del índice seleccionado se mostrarán diferentes campos adicionales, si selecciona IRCA mensual
se muestra la persona prestadora y mes, complete los campos y haga clic en Buscar.
Figura 137. Campos índice IRCA mensual
Si selecciona IRABApp se muestra la persona prestadora, complete los campos y haga clic en Buscar.
Figura 138. Campos índice IRABApp

Si selecciona IRABAm no se muestra ningún campo adicional, complete los campos y haga clic en Buscar.
Figura 139. Campos índice IRABAm
Después de que haga clic en Buscar se muestra el valor del índice y nivel de riesgo de los campos por los que
fue realizada la búsqueda, también se muestra el campo Acción realizada para que sea diligenciado, en las
siguientes imágenes se muestra un ejemplo con el índice IRCA mensual (Como el índice seleccionado es IRCA
mensual, el valor del índice se refiere al IRCA mensual).
Figura 140. Registrar acción de mejora

Cuando termine el registro haciendo clic en Guardar se muestra el resumen de los datos guardados, un mensaje
de éxito de la operación y el botón Salir para pasar a la pantalla principal de la funcionalidad.
Figura 141. Acción de mejora guardada
2.7 Módulo de Mapa de Riesgos
Este capítulo presenta las funcionalidades pertenecientes al mapa de riesgo.
 Registrar datos mapa de riesgo.

 Registrar muestras para mapa de riesgo.
2.7.1 Registrar datos mapa de riesgo
Mediante esta funcionalidad la autoridad sanitaria puede registrar los datos requeridos para el mapa de riesgo.
Para acceder a esta funcionalidad debe seguir la ruta Mapa de Riesgo/Consultar mapa de riesgo.
Figura 142. Registrar Datos Mapa de Riesgo
2.7.1.1. Consultar
Figura 143. Consultar Datos Mapa de Riesgo
2.7.1.2. Registrar
Permite buscar mapa de riesgos registrados en el sistema o registrar nuevos mapas asociados a una persona
prestadora y una fuente de abastecimiento. Para registrar un mapa seleccionar Registrar.
Figura 144. Registrar Datos Mapa de Riesgo 2
Ver 2.3.1.1 Administrar personas prestadoras. De igual manera se solicita la identificación de la fuente de
abastecimiento. Cuando complete los criterios de registro y haga clic en Siguiente
 A continuación se pueden adicionar documentación.

 Luego continuamos con la selección de características previas; Para este punto ya se deben tener los
resultados de los laboratorios y serán la autoridades sanitarias quienes ingresen los resultados de la
muestra y determinen si se requiere monitoreo o no.
 Finalmente, SIVICAP presenta un mensaje de éxito de la acción realizada.
 Registrar acciones y seguimiento: Permite a las autoridades sanitarias el registro de las acciones
solicitadas a las personas prestadoras por los resultados del mapa de riesgo, SIVICAP solicita la información
asociada a los siguientes campos:
Departamento Número de mapa de riesgo Acciones

Municipio Información solicitada Cumplimiento
Persona Prestadora Observaciones Medida exigida
Fuente de abastecimiento Fecha de creación Observaciones
Fecha de creación mapa de riesgo Entidad Fecha de creación
Fecha de registro acciones Soporte Soporte
Cuando complete los criterios y seleccione Guardar, SIVICAP registra los datos de los campos diligenciados en
la base de datos del sistema y presenta un mensaje de éxito de la acción realizada.
2.8 Registrar muestra para mapa de riesgo
Mediante esta funcionalidad la autoridad sanitaria puede permite el ingreso de los datos de las muestras que
registran las autoridades sanitarias en el sistema para el tema de mapas de riesgo. Para acceder a esta
funcionalidad debe seguir la ruta Mapa de Riesgo/Registrar muestra para mapa de riesgo.
Figura 145. Registrar muestra para Mapa de Riesgo
Seleccionar Registrar para continuar con el registro:
Para registrar la muestra se tienen que completar los siguientes pasos:
- Primero completar los datos de Persona Prestadora(Departamento, Municipio, Nombre, Dirección, Localidad).
- Segundo completar Fuente de abastecimiento (Nombre, Cuenca, Zona, Subzona)
- Tercero completar Mapa de Riesgo(Fecha de creación, Número de mapa de riesgo).
- Cuarto completar Punto de toma (Descripción, Lugar, Dirección, Departamento, Municipio, Localidad).
- Quinto completar datos de muestra (Laboratorio, Solicitante, Código de Muestra, Código de la muestra
asignado por el laboratorio, Fecha de toma, Hora de inicio de toma, Hora de fin de toma, Fecha de recepción
laboratorio, Hora de recepción, Fecha análisis laboratorio, Hora de análisis, Tipo de agua, Desinfectante,
Coagulante, Nombre persona que toma la muestra, Análisis, Estado, Observación).
- Sexto completar los datos asociados a las características (Parámetro, Técnica de análisis, Resultado).
Finalmente al terminar de llenar los campos necesarios Registrar los datos en la base de datos del sistema y
asigna el estado analizada a la muestra. Y el sistema presenta mensaje de éxito de la acción realizada,
presentando en pantalla el resumen de la muestra.
3. Módulo de Reportes
Este capítulo presenta las funcionalidades que generan los reportes de SIVICAP. Antes de ver el detalle de cada
reporte se explicará el estándar usado en todos.
Para generar los reportes, inicialmente se muestran criterios de búsqueda mediante los cuales puede filtrar los
resultados a ver.
Figura 146 – Filtros del reporte
Cuando complete los criterios de búsqueda y haga clic en Generar, se abre una nueva pestaña en el explorador
con los resultados del reporte como la siguiente:
Figura 147. Pantalla del reporte
En la parte superior de la pantalla se tienen los siguientes botones:

Figura 148. Barra de herramientas del reporte
Donde:
muestran la página anterior o la siguiente según el botón seleccionado

llevan a la primera o última página según el botón seleccionado
indican el número de la página en la que está ubicado y cuantas páginas tiene el reporte en total
es usado para exportar el reporte a diferentes tipos de archivo, selecciónelo y se desplegará una
lista como la siguiente donde debe escoger el tipo de archivo a exportar
Al escogerlo se abre una pantalla (dependiendo del explorador usado) para guardar el archivo en su equipo.
Figura 149. Guardar archivo
3.1 Reporte de puntos de muestreo
Mediante esta funcionalidad puede generar el reporte de los puntos de muestreo registrados en el sistema. Para
acceder a la funcionalidad siga la ruta Reportes/Puntos de muestreo. Diligencie los criterios de búsqueda
deseados y haga clic en Generar
Figura 150. Generar reporte

Se genera un reporte donde se agrupan los datos por municipio mostrando el NIT y nombre de la persona
prestadora, el número de puntos de muestreo registrados, cuantos están sin concertar y cuántos son
concertados.
Figura 151. Reporte de puntos de muestreo

3.2 IRCA
Son todos los reportes relacionados al índice de riesgo de la calidad del agua potable, los reportes que se
pueden generar son:
IRCA por muestra Muestras por nivel de riesgo

IRCA por municipio Certificado de calidad del agua por persona prestadora
IRCA por persona prestadora Certificado de calidad del agua por municipio
IRCA anual de vigilancia por departamento IRCA consolidado mensual por municipio
Consolidado anual por característica IRCA consolidado mensual por persona prestadora
Características no aceptables por municipio IRCA mensual de vigilancia por departamento
IRCA mensual de vigilancia por municipio
3.2.1 Reporte de IRCA por muestra
Mediante esta funcionalidad puede generar reportes con los resultados de una muestra específica. Para acceder
a la funcionalidad siga la ruta Reportes/IRCA/IRCA por muestra. Diligencie los criterios de búsqueda de la
muestra y haga clic en Buscar.
Figura 152. Buscar muestra
Se muestran los resultados de la consulta en una tabla donde debe seleccionar la muestra para la que quiera
generar el reporte.
Figura 153. Seleccionar muestra

Al seleccionarla se muestra el Código de muestra para que verifique la muestra de la que se generará el reporte.
Puede hacer clic en Generar para abrir el reporte, también puede seleccionar otra muestra con el botón o
hacer una nueva búsqueda modificando los criterios de búsqueda y haciendo clic en Buscar.
Figura 154. Muestra seleccionada
Al hacer clic en Generar se abre un reporte como el siguiente donde se muestra la información de la persona
prestadora, laboratorio, solicitante, punto de toma, datos generales de la muestra, los resultados de cada
característica agrupados por tipo de análisis, una nota resumen de la muestra, la cantidad de parámetros
analizados y los resultados de IRCA.
En el reporte, el campo Parámetros analizados es la cantidad de características analizadas de la muestra y

Parámetros para IRCA es la cantidad de características analizadas que se toman en cuenta para el cálculo del
IRCA.
Figura 155. Reporte por muestra

3.2.2 Reporte de IRCA por municipio
Mediante esta funcionalidad puede generar un reporte de las muestras registradas para el municipio y rango de
fecha especificado. Para acceder a la funcionalidad siga la ruta Reportes/IRCA/IRCA por municipio. Diligencie
los criterios de búsqueda y haga clic en Generar.
Al hacer clic en Generar se abre un reporte como el siguiente donde por cada muestra del municipio y rango de
fechas ingresado se presenta la persona prestadora, número de muestra, fecha de toma, finalidad, IRCA básico,
IRCA especial, IRCA y nivel de riesgo.
Figura 157. Reporte muestras por municipio
3.2.3 Reporte de IRCA por persona prestadora
Mediante esta funcionalidad puede generar un reporte de las muestras registradas para la persona prestadora y
rango de fecha especificado. Para acceder a la funcionalidad siga la ruta Reportes/IRCA/IRCA por persona
prestadora. Diligencie los criterios de búsqueda y haga clic en Generar.
Al hacer clic en Generar se abre un reporte como el siguiente donde por cada muestra de la persona prestadora
y rango de fechas ingresado se presenta el departamento, municipio, fecha de toma, finalidad, IRCA básico,
IRCA especial, IRCA y nivel de riesgo.
Figura 159. Reporte muestras por persona prestadora
3.2.4 Reporte de IRCA anual de vigilancia por departamento
Mediante esta funcionalidad puede generar un reporte con los promedios de las muestras por cada departamento
en el rango de años diligenciado. Para acceder a la funcionalidad siga la ruta Reportes/IRCA/IRCA anual de
vigilancia por departamento. Diligencie el rango de años para el que quiere ver el reporte y haga clic en Generar.

Al hacer clic en Generar se abre un reporte como el siguiente donde por cada departamento se muestra el
número de muestras de vigilancia analizadas en el año, la cantidad promedio de parámetros analizados por
muestra y el promedio del IRCA. Al final del reporte por año se muestra un total de las muestras analizadas en
todos los departamentos.
Figura 161. Reporte anual de vigilancia por departamento

3.2.5 Consolidado anual por características
Mediante esta funcionalidad puede generar un reporte con el consolidado anual de los resultados de las
características fisicoquímicas y bacteriológicas analizadas en las muestras de vigilancia por municipio. Para
acceder a la funcionalidad siga la ruta Reportes/IRCA/Consolidado anual por características. Diligencie los
criterios de búsqueda y haga clic en Generar.
Tipo de reporte Anual abre un reporte por cada año del rango diligenciado, el tipo de reporte Histórico muestra
en el mismo reporte los datos de todos los años del rango diligenciado pero con los datos agrupados por año. Al
hacer clic en Generar se abre un reporte como el siguiente para el departamento seleccionado donde se muestra
por municipio para cada característica analizada:
- La cantidad de muestras analizadas en # análisis

- valor mínimo, valor máximo y valor promedio de resultados de la característica en las muestras analizadas
- El porcentaje de características aceptables y no aceptables de las muestras analizadas
Después del detalle de los resultados de cada característica, se muestra el número mínimo, máximo y promedio
de parámetros analizados en el municipio, también el IRCA mínimo, máximo y promedio.
El título Período corresponde al rango de fechas en el que hay muestras de vigilancia.
Figura 163. Consolidado anual de los parámetros fisicoquímicos y bacteriológicos
3.2.6 Reporte de características no aceptables por municipio
Mediante esta funcionalidad puede generar reportes de las características no aceptables por municipio. Para
acceder a la funcionalidad siga la ruta Reportes/IRCA/ Características no aceptables por municipio. Diligencie los

Al hacer clic en Generar se abre un reporte como el siguiente para el departamento y rango de años
seleccionado donde se muestra por municipio el número de muestras de vigilancia analizadas en el año, el
porcentaje de muestras tratadas, promedio de características evaluadas por muestra, cuales características
tuvieron al menos un resultado no aceptable y el promedio del IRCA.
El título Período corresponde al rango de fechas en el que hay muestras de vigilancia. También se muestran
resultados totales del departamento con el total de las muestras analizadas, un promedio del porcentaje de
muestras tratadas y el promedio de las características evaluadas.
Figura 165. Reporte características no aceptables por municipio
3.2.7 Reporte del IRCA mensual de vigilancia por municipio
Mediante esta funcionalidad genera un reporte con el IRCA mensual de vigilancia por municipio. Para acceder a
la funcionalidad siga la ruta Reportes/IRCA/IRCA mensual de vigilancia por municipio. Diligencie los criterios de
búsqueda y haga clic en Generar.

Al hacer clic en Generar se abre un reporte como el siguiente para los criterios de búsqueda diligenciados donde
se muestra por municipio y mes el número de muestras de vigilancia analizadas, el IRCA mensual y el nivel de
riesgo.
Figura 167. Reporte IRCA mensual de vigilancia por municipio
3.2.8 Reporte de muestras por nivel de riesgo
Mediante esta funcionalidad puede generar un reporte con las muestras por nivel de riesgo. Para acceder a la
funcionalidad siga la ruta Reportes/IRCA/Muestras por nivel de riesgo. Diligencie los criterios de búsqueda y
haga clic en Generar.

Al hacer clic en Generar se abre un reporte como el siguiente con las muestras de vigilancia que tienen el nivel
de riesgo seleccionado, donde se ve el municipio y localidad del punto de muestreo, la persona prestadora, fecha
de toma, IRCA y número de muestras analizadas por fecha de toma. También al final del reporte se ve el total de
muestras del departamento.
Figura 169. Reporte de muestras por nivel de riesgo
3.2.9 Certificado de calidad del agua por persona prestadora
Mediante esta funcionalidad puede generar los certificados de calidad del agua de las personas prestadoras, para
acceder a ella siga la ruta Reportes/IRCA/Certificado de calidad del agua por persona prestadora. Diligencie los

Al hacer clic en Generar se abre una certificación con el número de muestras de vigilancia analizadas por la
persona prestadora en cada mes, mostrando también el IRCA y el nivel de riesgo.
Figura 171. Certificado de calidad del agua por persona prestadora
3.2.10 Certificado de calidad del agua por municipio
Mediante esta funcionalidad puede generar los certificados de calidad del agua de las personas prestadoras, para
acceder a ella siga la ruta Reportes/IRCA/Certificado de calidad del agua por municipio. Diligencie los criterios de
búsqueda y haga clic en Generar.
Figura 172. Generar certificado

Al hacer clic en Generar se abre una certificación del certificado de calidad del agua por municipio
Figura 173. Certificado de calidad del agua por municipio
3.2.11 Reporte de IRCA consolidado por municipio
Mediante esta funcionalidad puede generar un reporte de las muestras registradas para el municipio y rango de
fecha especificado. Para acceder a la funcionalidad siga la ruta Reportes/IRCA/IRCA consolidado por municipio.
Diligencie los criterios de búsqueda y haga clic en Generar.
Figura 174 – Generar reporte

Al hacer clic en Generar se abre un reporte como el siguiente donde presenta el reporte de IRCA consolidado
mensual por municipio.
Figura 175. Reporte IRCA consolidado mensual por municipio
3.2.12 Reporte de IRCA consolidado por persona prestadora
Mediante esta funcionalidad puede generar un reporte de las muestras registradas para el persona prestadora y
rango de fecha especificado. Para acceder a la funcionalidad siga la ruta Reportes/IRCA/IRCA consolidado por
persona prestadora. Diligencie los criterios de búsqueda y haga clic en Generar.

Al hacer clic en Generar se abre un reporte como el siguiente donde presenta el reporte de IRCA consolidado
mensual por persona prestadora.
Figura 177. Reporte IRCA consolidado mensual por persona prestadora
3.2.13 Reporte de IRCA mensual de vigilancia por departamento
Mediante esta funcionalidad puede generar un reporte de las muestras registradas para el departamento y rango
de fecha especificado. Para acceder a la funcionalidad siga la ruta Reportes/IRCA/IRCA mensual de vigilancia
por departamento. Diligencie los criterios de búsqueda y haga clic en Generar.

Al hacer clic en Generar se abre un reporte como el siguiente donde presenta el reporte de IRCA mensual de
vigilancia por departamento.
Figura 179. Reporte IRCA mensual de vigilancia por departamento
3.3 IRABA
Son todos los reportes relacionados al índice de riesgo por abastecimiento de agua, los reportes que se pueden
generar son:
 IRABA por persona prestadora.

 IRABA por municipio.
3.3.1 Reporte de IRABA por persona prestadora
Mediante esta funcionalidad puede generar reportes con los datos del Índice de riesgo por abastecimiento de
agua de la persona prestadora. Para acceder a la funcionalidad siga la ruta Reportes/IRABA/IRABA por persona
prestadora. Diligencie los criterios de búsqueda y haga clic en Generar.
Al hacer clic en Generar se abre un reporte con el IRABApp de la persona prestadora en el rango de años
seleccionado mostrando el índice de tratamiento, índice de continuidad, IRABApp y nivel de riesgo por cada
municipio. Tenga en cuenta que para ver información de IRABApp debió previamente ejecutar el cálculo del
indicador en 1.12.5.6 Calcular IRABApp.
Figura 181. Reporte de IRABA por persona prestadora
3.3.2 Reporte de IRABA por municipio
Mediante esta funcionalidad puede generar reportes con los datos del Índice de riesgo por abastecimiento de
agua del municipio. Para acceder a la funcionalidad siga la ruta Reportes/IRABA/IRABA por municipio. Diligencie
Al hacer clic en Generar se abre un reporte con el IRABAm del municipio en el rango de años seleccionado
mostrando el IRDm, la cantidad de personas prestadoras en el municipio que calcularon IRABApp, el IRABAm y
el nivel de riesgo. Tenga en cuenta que para ver información de IRABAm debió ejecutar previamente el cálculo
del indicador en 2.12.5.7 Calcular IRABAm
Figura 183. Reporte de IRABA por municipio

3.4 Concepto Sanitario
Son todos los reportes relacionados al concepto sanitario, los reportes que se pueden generar son:
 Concepto Sanitario por Persona Prestadora

 Concepto Sanitario municipal
3.4.1 Reporte de Concepto Sanitario por Persona Prestadora
Mediante esta funcionalidad puede generar reportes con un concepto sanitario por persona prestadora. Para
acceder a la funcionalidad siga la ruta Reportes/Concepto/Concepto Sanitario por Persona Prestadora. Diligencie
Figura 184. Reporte Concepto Sanitario por PP
Al hacer clic en Generar se muestra un reporte con permite la generación del reporte de concepto sanitario por
persona prestadora. La autoridad sanitaria podrá tener acceso a los datos de su región pero tendrá restricciones
para el resto de la información consignada.
3.4.2 Reporte de Concepto Sanitario municipal
Mediante esta funcionalidad puede generar reportes con los resultados de un concepto sanitario municipal. Para
acceder a la funcionalidad siga la ruta Reportes/Concepto/Concepto Sanitario municipal. Diligencie los criterios
de búsqueda y haga clic en Generar.
Figura 185. Reporte Concepto Sanitario municipal

Al hacer clic en Generar se muestra un reporte con permite la generación del reporte de certificación sanitaria
municipal. La autoridad sanitaria podrá tener acceso a los datos de su región pero tendrá restricciones para el
resto de la información consignada.
Figura 186. Reporte Concepto Sanitario municipal
3.5 Mapa de Riesgo
Son todos los reportes relacionados al mapa de riesgo, los reportes que se pueden generar son:
 Reporte de Mapa de Riesgo.

 Reporte de Características Previas.
 Reporte de Características Analizadas.
3.5.1 Reporte de Mapa de Riesgo.
Mediante esta funcionalidad permite la generación del reporte de mapa de riesgo para cada municipio. La
autoridad sanitaria podrá tener acceso a los datos de su región pero tendrá restricciones para el resto de la
información consignada. Para acceder a la funcionalidad siga la ruta Reportes/Mapa de Riesgo/Reporte de Mapa
de Riesgo. Diligencie los criterios de búsqueda y haga clic en Generar.
Figura 187. Reporte Mapa de riesgos

Al hacer clic en Generar se muestran las características analizadas en el mapa de riesgo con:
- Listado de vertimientos (Nombre, Tipo de vertimiento, Tipo de Riesgo, Actividad Socioeconómica,

Características asociadas).
- Documentos evaluados (Entidad, Documento, Fecha, Autor, Soporte).
- Características previas (Tipo de característica, Características, Resultado, Diagnostico, Monitoreo).
- Frecuencia monitoreo (Característica, Frecuencia mínima, Número de muestras).
- Acciones de vigilancia (Acción, Cumplimiento).
3.5.2 Reporte de Características Previas
Mediante esta funcionalidad permite la generación del reporte de parámetros previos seleccionados en mapa de
riesgo para cada municipio. La autoridad sanitaria podrá tener acceso a los datos de su región pero tendrá
restricciones para el resto de la información consignada. Para acceder a la funcionalidad siga la ruta
Reportes/Mapa de Riesgo/Reporte de Características Previas. Diligencie los criterios de búsqueda y haga clic en
Generar.
Figura 188. Reporte Características previas
Al hacer clic en Generar se muestran las características analizadas previas en el mapa de riesgo con:
- Persona Prestadora.
- Actividad Contaminante.
- Características físicas Características químicas.
- Características microbiológicas.
- Observaciones.
3.5.3 Reporte de Características analizadas
Mediante esta funcionalidad permite la generación del reporte de parámetros analizados seleccionados en mapa
de riesgo para cada municipio. La autoridad sanitaria podrá tener acceso a los datos de su región pero tendrá
restricciones para el resto de la información consignada. Para acceder a la funcionalidad siga la ruta
Reportes/Mapa de Riesgo/Reporte de Características analizadas. Diligencie los criterios de búsqueda y haga clic
en Generar.
Figura 189. Reporte Características analizadas
Al hacer clic en Generar se muestran las características analizadas en el mapa de riesgo con:
- Fecha análisis muestra de agua en Bocatoma.

- Normas a comparar: R.2115/07 y Guías para la Calidad de Agua Potable – OMS vigente .
- Resultado de características físicas de la muestra de agua en Bocatoma.
- Resultado de características químicas de la muestra de agua en Bocatoma.
- Resultado de características microbiológicas de la muestra de agua en Bocatoma.
- Características descartadas de la Bocatoma.
- Fecha muestra de agua en el punto Inicial de la Red de Distribución
- Resultados de características físicas de la muestra de agua en el Punto Inicial de la Red de Distribución
- Resultados de características químicas de la muestra de agua en el Punto Inicial de la Red de Distribución.
- Resultados de características microbiológicas de la muestra en el Punto Inicial de la Red de Distribución.
- Características descartadas de la red de distribución.
- Aplicación Medida Sanitaria de Seguridad por las siguientes características.
- Observaciones.
3.6 Reporte de BPS
Mediante esta funcionalidad puede generar reportes con los datos de las Buenas prácticas sanitarias de las
personas prestadoras registradas en el sistema. Para acceder a la funcionalidad siga la ruta Reportes/BPS.
Diligencie los criterios de búsqueda y haga clic en Generar.

Al hacer clic en Generar se muestra un reporte con las Buenas prácticas sanitarias de las personas prestadoras
del municipio y rango de años seleccionado, mostrando el año, calificación BPS y nivel de riesgo. Como en un
año se puede registrar más de una vez resultados de BPS para la misma persona prestadora y municipio, se
muestra el campo No. reporte que identifica cada uno de los registros que se hicieron de BPS.
Figura 191. Reporte de BPS por municipio
3.7 Reporte de acciones de vigilancia
Mediante esta funcionalidad puede generar reportes de las acciones que ha registrado la autoridad sanitaria para
mejorar los niveles de riesgo de IRCA mensual, IRABApp e IRABAm. Para acceder a la funcionalidad siga la ruta
Reportes/Acciones de vigilancia. Diligencie los criterios de búsqueda y haga clic en Generar.

Al hacer clic en Generar se muestra un reporte con las acciones de mejora que han sido registradas por la
autoridad sanitaria para cada tipo de índice (tipo de índice se refiere a IRCA mensual, IRABApp e IRABAm), si el
tipo de índice es IRABApp o IRABAm se muestran los campos Año y Descripción del riesgo, si el tipo de índice
es IRCA mensual también muestra el mes. Adicionalmente, para IRCA mensual e IRABApp se muestra el NIT y
nombre de la persona prestadora.
Figura 193 – Informe de acciones de vigilancia
3.8 Reporte de cumplimiento de frecuencias
Mediante esta funcionalidad puede ver el cumplimiento de las personas prestadoras por municipio, en cuanto al
análisis de las muestras requeridas según las frecuencias configuradas. Para acceder a la funcionalidad siga la
ruta Reportes/Cumplimiento de frecuencias. Diligencie los criterios de búsqueda y haga clic en Generar.
Figura 194 – Generar reporte

Al hacer clic en Generar se muestra un informe como el siguiente
Figura 195. Reporte de cumplimiento de frecuencias

4. Módulo de Concepto Sanitario
Este capítulo presenta las funcionalidades que permiten realizar la evaluación del concepto sanitario por persona
prestadora, basada en la información obtenida en la inspección sanitaria y en las muestras de vigilancia
analizadas.
4.1.1 Generar Concepto Sanitario por persona prestadora
Mediante esta funcionalidad puede generar un concepto sanitario por persona prestadora. Para acceder a esta
funcionalidad debe seguir la ruta Concepto sanitario/Concepto Sanitario Personas Prestadoras.
Figura 196. Generar Concepto Sanitario por persona prestadora
Ver 2.3.1.1 Administrar personas prestadoras. Cuando complete los criterios de búsqueda y haga clic en
Siguiente,
Figura 197. Generar Concepto Sanitario por persona prestadora 2

 Si no existe información de IRABApp y/o al menos un IRCA consolidado mensual y/o BPSpp para la
persona prestadora en el municipio y año indicados, el concepto sanitario no se puede generar y el
sistema presenta el mensaje: “No existe información de {IRABApp y/o BPSpp y/o IRCA mensual}
registrada en el sistema para la persona prestadora, municipio y año indicados. No es posible generar el
concepto sanitario”.
 Si ya existe concepto sanitario generado para esa persona prestadora, municipio y año, el sistema
presenta el mensaje: “Ya existe concepto sanitario generado para la persona prestadora en ese municipio
y año”.
4.1.2 Generar Concepto Sanitario Municipal
Mediante esta funcionalidad permite realizar la evaluación de la certificación sanitaria municipal, basada en la
información obtenida del IRCA, IRABA y BPS de las Personas prestadoras en el municipio. Para acceder a esta
funcionalidad debe seguir la ruta Concepto sanitario/Concepto Sanitario Municipal.
Figura 198. Generar Concepto Sanitario por municipio
Cuando complete los criterios de búsqueda y haga clic en Generar, especifique el criterio de calificación y
Guarde el resultado
 Si no hay datos de IRABAm para el municipio y año indicados, presenta el mensaje “No existe
información de IRABAm para el municipio y año indicados. No es posible generar la calificación
municipal”.
 Si no existe información de BPS para alguna persona prestadora en el municipio y año indicados,
presenta el mensaje: “No existe información de BPS para alguna Persona Prestadora en el municipio y
año indicados. No es posible generar la calificación municipal”.
 Si ya existe certificación municipal para ese municipio y año, el sistema no continua con el flujo y
presenta el mensaje: “Ya existe calificación municipal generada para ese municipio y año”.
5. Módulo de Archivos Planos
Este capítulo presenta las funcionalidades que generan los archivos planos de SIVICAP. Antes de ver el detalle
de cada reporte se explicará el estándar usado en todos. Para generar los archivos, inicialmente se muestran
criterios de búsqueda mediante los cuales puede filtrar los resultados a ver.
Figura 199. Generar archivo
Cuando complete los criterios de búsqueda y haga clic en Generar, se abre una nueva pestaña en el explorador
con los resultados del reporte como la siguiente:
Figura 200. Cuadro de decisión
La aplicación permite realizar tres funciones: abrir, guardar o cancelar el archivo plano. El formato del archivo es
.csv ( formato de valores separados por comas), el cual puede ser abierto por Microsoft Excel.
Figura 201. Archivo CSV en MS Excel

5.1.1 Generar archivo con Consolidado parámetros por municipio en Excel
Mediante esta funcionalidad puede genera un archivo plano con los datos de Consolidado parámetros por
municipio en Excel registrados en el sistema. Para acceder a esta funcionalidad debe seguir la ruta
Reportes/Archivos Planos/Consolidado parámetros por municipio en Excel.
Figura 202. Generar archivo de Consolidado parámetros por municipio en Excel
Al hacer clic en Generar se abre un archivo .XLS como el siguiente donde se visualiza los siguientes campos:
 Departamento.
 Municipio.
 Muestras Evaluadas.
 Muestras Tratadas.
 Muestras Sin Tratamiento.
 IRCA (Máximo, Mínimo, Promedio).
 Número de Parámetros(Máximo, Mínimo, Promedio).
 Por parámetro (Número Muestras, No Aptas, % No Aptas, Mínimo, Máximo, Promedio).
Figura 203. Generar archivo de Consolidado parámetros por municipio en Excel
Figura 204. Generar archivo de Consolidado parámetros por municipio en Excel 2
5.1.2 Generar archivo con Consolidado parámetros por persona prestadora en Excel
Mediante esta funcionalidad puede genera un archivo plano con los datos de Consolidado parámetros por
persona prestadora en Excel registrados en el sistema. Para acceder a esta funcionalidad debe seguir la ruta
Reportes/Archivos Planos/Consolidado parámetros por persona prestadora en Excel.
Figura 205 – Generar archivo de Consolidado parámetros por persona prestadora en Excel
Al hacer clic en Generar se abre un archivo .XLS como el siguiente donde se visualiza los siguientes campos:
Departamento Persona Prestadora Muestras Evaluadas Muestras Sin Tratamiento

Municipio Mes Muestras Tratadas
Figura 206. Generar archivo de Consolidado parámetros por persona prestadora en Excel
6. Guía de solución de problemas
En el presente apartado se describirán algunos de los errores más frecuentes que pueden presentarse durante el
uso de SIVICAP y así conocer cuál es el camino a seguir una vez se presenten.
6.1 Carga de archivos de más de 2 MB

Este tipo de error hace referencia a la carga de archivos. Por ejemplo, cuando un usuario está cargando
resultados de muestras a través de archivos planos, el tamaño del archivo de soporte debe ser menor a 2 MB, de
lo contrario no se podrá continuar con el proceso.
Figura 207. Error de carga de archivos
6.1.1 Procedimiento de solución. El usuario debe dividir el contenido del documento para cargar dos archivos
menores a 2 MB.
6.2 Error por vencimiento de sesión
6.2.1 Descripción del problema
Este problema se presenta cuando se ha dejado inactiva la sesión, es decir cuando no se ha interactuado con el
sistema por más de 15 minutos. Por seguridad el sistema termina la sesión y por ende cuando el usuario intenta
volver a interactuar con el sistema.
Figura 208. Confirmación de usuario por vencimiento de sesión
6.2.2 Procedimiento de solución
Si expira la sesión, es importante que el usuario sepa que todos los cambios realizados en el sistema seguirán
guardados. Al volver a ingresar sus datos de usuario (Usuario y contraseña) continuará con la sesión
Figura 209. Continuación de sesión

6.3 Desalineación de campos
Este problema se presenta cuando se ha cambiado de versión de explorador o se ha cambiado la configuración

inicial del explorador y los campos tornan a estar desalineados:
Figura 210. Error de desalineación de Campos
Si nota que los campos están desalineados, a continuación genere una vista de compatibilidad de explorador de
Windows
Figura 211. Vista de compatibilidad
Con esto generará una vista compatible y corregira la desalineación.
6.4 Actualización de despliegues del sistema

Este problema se presenta cuando una vez se realicen despliegues (Actualizaciones) del sistema, no se ha
limpiado del cache los cambios anteriores, por ende no se perciben los ajustes solicitados, nuevos ajustes y
nuevas funcionalidades del sistema.
Si nota que persisten los incidentes reportados y que los cambios anunciados por el administrador del sistema no
están siendo percibidos, dar la instrucción manual sobre el explorador de Windows las teclas Ctrl+F5. Con esto
se actualizarán las nuevas funcionalidades desde el servidor y no sobre el cache almacenado en el PC(Local).

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AGUA PARA CONSUMO HUMANO SIVICAP

MANUAL DE USUARIO DEL SOFWARE

INSTITUTO NACIONAL DE SALUD

1.1 Objetivo .............................................................................................................................. 7

1.2 Alcance .............................................................................................................................. 7

1.3 Glosario, terminología y acrónimos ........................................................................................ 7

2. SIVICAP WEB ............................................................................................... 10

2.1 Generalidades del sistema .................................................................................................. 10

2.2 Introducción al SIVICAP WEB .............................................................................................. 15

2.3 Modulo de Administración .................................................................................................. 23

2.3.2. Fuentes de abastecimiento.................................................................................................. 34

2.3.3. Puntos de muestreo ........................................................................................................... 37

2.3.3.2. Solicitantes de muestras ..................................................................................................... 42

2.3.4. Carga de archivos .............................................................................................................. 43

2.3.5. Exportar datos ................................................................................................................... 52

2.4. Módulo de muestras .................................................................................. 55

2.4.3. Registrar resultados de la muestra ....................................................................................... 55

2.4.2. Cargar acta de muestras ..................................................................................................... 59

2.4.3. Seleccionar y modificar muestras ........................................................................................ 62

2.5. Módulo de IRABA ...................................................................................... 64

2.5.1. Registrar índice de riesgo por distribución municipal ............................................................. 64

2.5.2. Inspecciones sanitarias ...................................................................................................... 66

2.4 Índices de continuidad ....................................................................................................... 78

2.5 Calcular IRABApp .............................................................................................................. 81

2.6 Calcular IRABAm ............................................................................................................... 82

3. Módulo Otros ............................................................................................... 84

3.1 Registrar acciones de mejora .............................................................................................. 84

4. Módulo de Mapa de Riesgos ........................................................................... 86

4.2 Registrar muestra para mapa de riesgo................................................................................. 88

5. Módulo de Reportes ...................................................................................... 90

5.1 Reporte de puntos de muestreo ........................................................................................... 91

5.2 IRCA ................................................................................................................................ 93

5.3 IRABA ............................................................................................................................ 108

5.4 Concepto Sanitario .......................................................................................................... 110

5.5 Mapa de Riesgo ............................................................................................................... 111

5.6 Reporte de BPS ............................................................................................................... 113

5.7 Reporte de acciones de vigilancia ...................................................................................... 114

5.8 Reporte de cumplimiento de frecuencias ............................................................................ 115

6. Módulo de Concepto Sanitario ...................................................................... 117

7. Módulo de Archivos Planos .......................................................................... 119

8. Guía de solución de problemas..................................................................... 122

8.1 Carga de archivos de más de 2 MB..................................................................................... 122

8.2 Error por vencimiento de sesión ........................................................................................ 123

8.3 Desalineación de campos ................................................................................................. 124

8.4 Actualización de despliegues del sistema ........................................................................... 124

1.3 Glosario, terminología y acrónimos

Finalidad de la muestra: Indica si la muestra es de vigilancia, control, calidad o diagnóstico.

Fuente de abastecimiento: Depósito o curso de agua superficial o subterránea, utilizada en un sistema de

IRABApp: Índice de Riesgo por Abastecimiento de Agua de la persona prestadora

SIVICAP: Subsistema de Vigilancia de la Calidad del Agua para el Consumo Humano.

2.1 Generalidades del sistema

2.1.1 Usuarios y funcionalidades.

 Para utilizar el sistema, el usuario debe estar registrado previamente.

2.1.3 Requisitos para el uso del sistema

 Tener conocimiento básico sobre uso de computadores y el sistema operativo Windows.

 Debe tener acceso a Internet.

2.1.4 Tipos de usuario del SIVICAP WEB

A continuación se presentan los roles de usuario del sistema:

Tabla 1: Roles del sistema

2.1.5 Roles de usuarios

2.2.1 Acceso a la página de SIVICAP

1. Abra su navegador web y escriba la URL de SIVICAP.