Sistema Administrativo y de Control Interno

Facultad de Ciencias Económicas de la U.N.T.

Área
El Sistema
de Control
Personal
Interno

Área
Actividades Producción
de Control

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 El Sistema de Control
Algunas PautasInterno - Fundamentación
de Control Interno
Área Funcional Personal

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Algunas estrategias a considerar en la implementación del control interno en
la gestión de recursos humanos
 Crear una cultura organizacional única basada en los valores éticos definidos por la Dirección de la
compañía.
 Alinear objetivos de la empresa con sistemas de evaluación y desempeño
 La Empresa debe definir lo que espera de los empleados respecto de las políticas empresariales.
 Se debe garantizar que todos los empleados conozcan las normas que rigen sus departamentos,
funciones y posiciones.
 Los controles internos ayudan a que los empleados completen los objetivos y cumplan con las reglas
de la Empresa.
 Las políticas deben definir claramente lo que les sucede a las personas que no cumplen con los
objetivos o con las que rompen las reglas.
 Los empleados deben conocer en detalle las consecuencias o efectos de la falta de cumplimiento de
los objetivos, las políticas y las normas.
 Los controles disciplinarios se deben utilizar para las sanciones, cuando los empleados no siguen las
reglas o normas, ni cumple con los objetivos.
 En el extremo final de controles se ubican los esfuerzos disciplinarios, tales como suspensión, rescisión
y despido.
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El control interno de los recursos humanos permite optimizar las funciones del personal de la
empresa y, sobre todo, verificar si efectivamente están contribuyendo al logro de objetivos y
estrategias diseñadas para el crecimiento de la misma. Esto permite mejorar las operaciones dentro
de su empresa gracias a las siguientes ventajas:

Identifica necesidades de personal: Ayuda a que un empresario pueda tener la información respecto de si su empresa
cuenta con el personal estrictamente necesario o, por el contrario, gasta en el pago de sueldos innecesarios o el
personal resulta insuficiente para la operación. El control interno de recursos humanos ayuda a delimitar las
responsabilidades y los deberes de cada puesto dentro de la empresa. El propósito es evaluar si se puede “hacer más
con lo mismo o hacer lo mismo con menos”.

Optimiza las operaciones de tareas y trabajos: La eficiencia operacional es un desafío para todas las empresas, pero
principalmente para las Pymes. Por eso, los controles internos permiten establecer y revisar procesos de trabajo para
evaluar su eficiencia.

Vigila la administración de la nómina: Un control interno de recursos humanos cumple con la función de detectar
errores en la administración de la nómina, considerando aspectos: laborales, fiscales y legales, que si no se
administran correctamente pueden derivar en costos innecesarios, multas e, incluso, fraudes.
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El control interno de la
función de gestión y
administración de los Esta evaluación comprende:
recursos humanos, • Evaluación del proceso de
comprende la evaluación selección y reclutamiento
de la implantación y • Evaluación del proceso de
ejecución de las políticas capacitación y desarrollo
definidas por la Dirección • Evaluación del desempeño
y la evaluación del y actuación del personal
cumplimiento de los • Evaluación de la
Objetivos del área motivación y el
funcional compromiso
• Evaluación de los procesos
de servicios, prestaciones
al personal, higiene y
seguridad
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Área Funcional Personal
En el Área Funcional Personal, algunos INDICADORES a considerar podrían ser:

Pagos realizados a empleados por conceptos distintos de remuneraciones

Números de CUIL duplicados, inconsistentes o erróneos

Empleados con datos compartidos y con distinto número de legajo

Variaciones de sueldos básicos por empleado sin justificación alguna

Ranking de horas extras por empleado/jefe autorizante

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Área Funcional Personal
En el Área Funcional Personal, algunos INDICADORES a considerar podrían ser:

Altas y bajas de personal

Altas de personal que fueron dados de baja

Porcentaje de adelantos de fondos sobre salarios mensuales

Frecuencia de anticipos por empleado

Depósitos en cuentas bancarias a nombre de un beneficiario distinto del

empleado

Monto de liquidaciones finales

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Área Funcional Personal
En el Área Funcional Personal, algunos INDICADORES a considerar podrían ser:

Empleados con un estilo de vida no consistente con su nivel salarial

Personal que se resiste a salir de vacaciones

Empleados que permanecen en horas después de cierre o en horarios no

habituales

Personal con ausencias frecuentes y no justificadas

Informes y reportes inconsistentes y sin explicación coherente

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Área Funcional Personal
En el Área Funcional Personal, algunos fraudes posibles serían

Uso de tarjetas corporativas

Gastos de viajes y similares
Proveedores fantasmas / Servicios no prestados
Empleados ficticios / Liquidaciones erróneas
Comisiones de ventas en operaciones revertidas
Robo de información / Robo de bienes
Incorporación de amigos o familiares en la nómina
Bonificaciones o horas extras no justificadas
Descuentos a clientes de importante magnitud

Productos que se envían a domicilios no justificados

Evadir autorizaciones con atomización de operaciones

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Área Funcional Personal
En la Gestión de Recursos Humanos se pueden presentar algunos riesgos. Incluso ser deficiencias en los sub
procesos de esta gestión, que llevan a cometer errores perjudiciales para la empresa.
 Contratación de personal sobre dimensionado o con sobre perfil: es contratar personal con un perfil
muy superior al requerido para la posición que se está postulando.
 Contratación de personal sub-calificado o con un perfil inferior al requerido para ocupar el puesto de
trabajo: en este caso, la empresa asigna una remuneración y beneficios más bajos que los asignados a
los que están debidamente calificados para el cargo que ocupan.
 El deficiente diseño de los puestos de trabajo: Un puesto deficientemente diseñado determina un perfil
del cargo inadecuado o inconsistente con la actividad y los procesos que involucra.
 Contratar personal “referenciado” o “recomendado” por directivos o por la alta gerencia. En estos
casos, predomina el amiguismo y el nepotismo, omitiendo así el debido proceso de reclutamiento,
selección y empleo.
 Política de Remuneración y Compensación poco competitiva, o sub-valorando los puestos de trabajo.
 La omisión o no realización de pruebas e investigaciones al momento de la selección de los aspirantes a
empleo en la Empresa.
 Tratos preferenciales al establecer asignaciones económicas
 Subjetividad en las evaluaciones de actuación o desempeño del trabajador.

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Área Funcional Personal

En el Área Funcional Personal, algunas pautas de control a considerar podrían ser:

Separación de funciones de administración,

liquidación, autorización de pagos, control, etc.

Autorización de dotación de personal, de horas

extras, de prestaciones no habituales

Legajos completos y actualizados

Declaraciones juradas patrimoniales

Autorización de liquidaciones y pagos

Información actualizada de normas laborales,

previsionales, y fiscales
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Área Funcional Personal
En el Área Funcional Personal, algunas pautas de control a considerar podrían ser:

Examen de los registros bancarios vinculados al

personal
Cruce de horas extras realizadas, autorizadas, y
requeridas.
Revisión de liquidaciones de indemnización previo a
su autorización

Uso de claves de acceso a los registros y legajos

Uso de medios electrónicos para el control del tiempo

trabajado

Seguimiento de sueldos no reclamados

Rotación de personal

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Área Funcional Personal
EL COMPONENTE DEL AMBIENTE DE CONTROL

Ambiente de control: Enmarca el tono y el estilo de la Empresa, determinando la conciencia del

riesgo en su personal (RRHH). Es la base de un esquema de disciplina interno y para sus
componentes:
• Filosofía de Gestión de Riesgos: Se debe proveer al personal de la Empresa, capacidad para
identificar, evaluar y gestionar los riesgos. Se debe proveer de un amplio apoyo de la Dirección
de la organización.
• Integridad y valores éticos: Estos, deben ser comunicados a todo el personal, por medio de un
código formal de conducta. También deben existir, además, canales de comunicación y de
denuncia de actos que se consideren de incumplimiento a dicho código de ética y conducta.
• Estructura organizacional: Esta estructura, debe estar diseñada acorde a las actividades,
tamaño y naturaleza de la Empresa, lo que provocará la definición precisa de funciones y
alcance de las mismas, de cada empleado, facilitando la gestión integral del riesgo.
• Asignación de Autoridad y Responsabilidades: Esto permite involucrar a cada empleado, para
garantizar el cumplimiento del plan estratégico de gestión de riesgo integral, incluso al personal
de auditoria interna para la supervisión del cumplimiento de las políticas y procedimientos.

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Área Funcional Producción
El Control Interno de Producción es el control permanente de la fabricación efectuado por
quién efectúa la propia fabricación.
Los Objetivos Principales son:
- Verificar si se ha logrado la producción de un producto con las características
previamente requeridas para el mismo.
- Comprobar la eficacia y eficiencia del sistema producción y de todos sus componentes

Los aspectos a tener en cuenta son:

 Responsabilidades
 Sistemas de control
 Proceso de Producción
 Inspecciones y Ensayos
 Control de Productos
 Manipulación. Embalaje. Transporte

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Área Funcional Producción

 Responsabilidades: definir responsabilidades, autoridad y relaciones de todo el personal

que gestiona, realiza o verifica lo vinculado con el producto elaborado y su calidad.

 Sistema de control: El proceso de control de los productos fabricados debe estar

definido, documentado, efectuado y validado. Las herramientas para ello son
procedimientos, instructivos, inspecciones, y ensayos

 Proceso de Producción: se definen los pasos seguidos para la fabricación del producto, así
como los diferentes controles que se llevan a cabo durante la fabricación, con su
respectivo respaldo documental. Se deben considerar normas exigibles para el producto
o condiciones exigidas por el cliente

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 Inspecciones y Ensayos: Implica la validación de las condiciones necesarias y optimas de:
 Infraestructura: equipos, instrumentos, instalaciones
 Inspección del proceso
 Control de Productos: Implica validar la calidad de materiales y productos que se emplean para la
fabricación del producto final para garantizar que cumplen los requisitos solicitados. Implica
verificar la calidad del producto terminado y determinar los productos no conformes Los
productos no conformes se identifican, se separan, se registran para el proceso de corrección, de
tal forma de prevenir su empleo o expedición

 Manipulación. Embalaje. Transporte: Se debe evitar el deterioro del producto en el transporte

interno; emplear los métodos adecuados para el almacenaje; cuidar el estado y la limpieza de las
áreas de almacenamiento, de los equipos y de los accesos. Los productos fabricados son
embalados o protegidos adecuadamente en función de sus características, para evitar el deterioro
durante el transporte hasta su destino final. Se debe prever que el producto terminado no sufra
deterioro durante las operaciones de carga, transporte y descarga.

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Área Funcional Producción

En el Área Funcional Producción, algunas pautas de control a prever pueden ser:

Materias Contar con documentación permanentemente actualizada

Primas: sobre materias primas disponibles

Establecer criterios o normas de aceptación de materias

primas

Establecer procedimientos de verificación de especificaciones

técnicas

Determinar procesos de control de stock de materias primas

en Fábrica

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Área Funcional Producción
En el Área Funcional Producción, algunas pautas de control a considerar podrían ser:

Procesos de Programar inspecciones, controles del desarrollo del proceso y mediciones del
Producción equipamiento

Fijar valores, criterios requeridos, frecuencia y naturaleza de las inspecciones del

proceso y de los equipos

Utilizar equipos identificados de forma inequívoca

Equipos de
Inspección y Los equipos deben estar calibrados, establecer la programación de calibraciones y
procedimientos de calibración y de inspección. Conservar registros de las
Ensayo calibraciones

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Área Funcional Producción
En el Área Funcional Producción, algunas pautas de control a prever podrían ser:

Productos Controlar que el producto fabricado y puesto en el mercado esté conforme con
las especificaciones de calidad preestablecidas y con las normas vigentes
Terminados
Realizar la medición de determinadas propiedades del producto

Implantar un proceso que permita identificar y controlar cualquier sustancia

peligrosa o de riesgo
Verificar que el producto es almacenado de un modo controlado, con
identificación de los lugares de almacenamiento
Establecer procesos para los muestreos y ensayos a realizar sobre productos
terminados
Asegurar la trazabilidad del producto hasta el punto de venta.

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Área Funcional Producción
En el Área Funcional Producción, algunos fraudes posibles serían

Fraude alimentario o medicinal: una realidad a combatir

El fraude es un problema en crecimiento, que genera preocupación en la industria
alimentaria, en la industria farmacéutica, los gobiernos y los consumidores.
El fraude abarca la sustitución, adición, alteración o tergiversación deliberada e intencional
de medicamentos, de alimentos, sus ingredientes o sus envases, así como la rotulación
falsa o engañosa para obtener ganancias económicas.

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En el Área Funcional Producción, algunos fraudes posibles serían

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Área Funcional Producción
En el Área Funcional Producción, algunos fraudes posibles serían

Alteración de etiquetas / Contenidos de envases

Imitación de productos

Alteración de equipos / maquinarias

Fechas de vencimiento

Falsificación de resultados de investigaciones científicas

Retoque de estadísticas

Publicidad de “productos milagrosos”

Robo de información / Robo de bienes

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