EJEMPLO ANÁLISIS DE BRECHAS

Este ejemplo corresponde al departamento de ventas de una empresa de servicios de hospedaje que tiene alrededor de 120 habitaciones
disponibles a la venta. En su análisis mensual se estipula que el hotel tiene tres categorías:

 Cana indirecto de distribución de agencias de viajes por internet o mejor conocidas por las siglas OTA´S (On line Travel Agencies), en las
cuales el hotel paga una comisión del 20% sobre cada habitación vendida en sus respectivos portales
 Canal directo de distribución se trata de los medios propios que no tienen intermediarios ni mucho menos se paga por comisión al
vender habitaciones
 Canal indirecto de distribución por medio de agencias de viajes y tour operadores, estas les cuesta al hotel un porcentaje de comisión
sobre la tarifa antes de impuestos.

Paso 1.- Decidir cuál es la situación actual que se desea analizar (“lo que es”) y se quiere resolver. En este paso se responde a la pregunta:
¿Dónde estamos?

Entonces se procede analizar en este caso el presupuesto de ventas por mes, en el cual se estipula la meta planeada que generalmente se apoya
en lo que se vendió contra el año pasado y la idea es que año con año se vaya superando la meta poco a poco y en teoría no debe bajar salvo que
haya un imprevisto tanto en la empresa como en la demanda. Entonces se analizan los diversos canales de distribución, la producción (ventas)
que generaron en un mes y lo planeado conforme al año pasado que da pie al segundo paso a continuación.

Paso 2.- Delinear el objetivo o estado futuro deseado (Lo que debería ser). En este momento se responde la pregunta: ¿En qué nivel de ventas
deberíamos llegar? o en pocas palabras lo que se planeó o proyectó

Una vez que se ha estipulado lo planeado en base a lo que se hizo en el año pasado tomando como referencia. Se procede al paso 3.

Paso 3: Identificar la brecha entre el estado actual y el objetivo. En este apartado se responde a la pregunta: ¿Qué tan lejos se está de donde
se quiere estar?

Entonces empezamos a calcular las diferencias entre lo real y lo planeado, si lo real supera a lo planeado no existe brecha, pero en caso de que lo
real no superara lo planeado se abre una brecha, lo tenemos que señalar con un SI o NO y posteriormente mostrar esa diferencia
 ANÁLISIS DE BRECHAS
PRESUPUESTO MES DE JUNIO 2019

CANALES DE DISTRIBUCIÓN PLANEADO REAL EXISTE BRECHA DIFERENCIAS ¿Por qué existe esa brecha?
EXPEDIA $ 95,000.00 $ 105,000.00 NO $ 10,000.00
DESPEGAR $ 40,000.00 $ 37,678.00 SI -$ 2,322.00 1.- No tienemucha visibilidad el hotel en la página
2.- La comisión de la agencia es muy alta y la tarifa también
3.-No tiene tanto tráfico de usuarios o clientes potenciales
BOOKING $ 75,000.00 $ 67,567.00 SI -$ 7,433.00 1.- La comisión de la agencia es muy alta y la tarifa también
CANALES 2.- No hubo participación del hotel en las campañas organizadas por la agencia
INDIRECTOS DE 3.-No se actualizó el inventario de habitaciones disponibles a la vena
DISTRIBUCIÓN BESTDAY $ 30,000.00 $ 31,290.00 NO $ 1,290.00
AGENCIAS DE ÁGODA $ 15,000.00 $ 15,890.00 NO $ 890.00
VIAJES POR PRICE TRAVEL $ 25,000.00 $ 25,189.00 NO $ 189.00
INTERNET HOTEL BEDS $ 25,000.00 $ 26,189.00 NO $ 1,189.00
PÁGINA WEB $ 30,000.00 $ 23,067.00 SI -$ 6,933.00 1.- No es atractiva la página para vender, faltan imágenes que provoquen interes
2.- No se puede reservar a través de la página y muy pocos hablan al hotel
3.- No cuenta con un buen posicionamiento de busqueda en google
REDES SOCIALES $ 10,000.00 $ 9,678.00 SI -$ 322.00 1.- No se compró publicidad para promocionar los servicios del hotel
2.- Tenemos pocos seguidores y el alcance es muy bajo
3.- El tiempo de respuesta es muy tardado
PHONE CALLS $ 5,000.00 $ 2,567.00 SI -$ 2,433.00 1.- Solo se tiene una linea con comutador
CANALES DIRECTOS 2.- Las personas han estado reservando por internet
DE DISTRIBUCIÓN 3.- Se descuidan las llamadas externas por darle prioridad a las internas
DIRECTOS WALKINGS (DIRECTOS SIN RESERVACIONES) $ 45,000.00 $ 56,009.00 NO $ 11,009.00
CANALES DE NATURAL TRIPS $ 10,000.00 $ 11,356.00 NO $ 1,356.00
DISTRIBUCIÓN VIAJES OTISA $ 20,000.00 $ 23,897.00 SI $ 3,897.00
INDIRECTOS MEXIQUE-DECOUVERTE $ 10,000.00 $ 11,235.00 SI $ 1,235.00
AGENCIAS DE ALBATROS $ 10,000.00 $ 12,566.00 SI $ 2,566.00
VIAJES Y PREMIUN TRAVEL AND DMC $ 15,000.00 $16,980.00 SI $ 1,980.00
$ 460,000.00 $ 476,158.00 $ 16,158.00
Paso 4. Determinar los planes y las acciones requeridas para alcanzar el estado deseado. En este paso se responde a la pregunta: ¿Cómo
llegamos al objetivo planeado?

Aquí se procede a llenar la columna que indica la pregunta ¿Por qué existe esa brecha? Entonces colocamos 3 razones de peso por lo cual no se
alcanzó lo planeado y se empieza a analizar cada una de las causas con el análisis de las 5 whyS

En este caso me enfocaré en la página web como canal directo y la causa del problema “1. No es atractiva la página para vender, faltan imágenes
que provoquen interés”

Análisis why

1.- ¿Por qué no es atractiva la página para vender y por qué faltan imágenes para despertar el interés en el usuario?

R= Porque la página tiene más de 6 años que no se refresca en diseño e imágenes

2.- ¿Por qué no se ha refrescado la página desde hace más de 6 años en cuanto a diseño e imágenes?

R= Porque hasta ahora se viene mostrando una baja considerable en ventas en los últimos 6 meses

3.- ¿Por qué no se habían dado cuenta que existía una baja considerable en los últimos 6 meses en las ventas de página web?

R= Porque nadie se hacía cargo de monitorear la página ni de las actualizaciones de la misma

4.- ¿Por qué no hay nadie que se haga cargo de monitorear la página y ni de las actualizaciones de la misma?

R= Por que el departamento de ventas nunca ha estado al pendiente de la obligación de monitorear una de los canales de comercialización más
importantes del hotel

Entonces, la raíz del problema reside en que el departamento de ventas no le da seguimiento a cada uno de los canales activos de distribución y
por ende se ve interrumpido el flujo de ventas debido a que no se actualiza o se refresca en diseño e imagen para hacerlo más atractivo al
usuario que navega la página.
Nota: no es necesario llegar hasta la pregunta 5, muy probablemente se tenga en claro cuál es el verdadero problema en las primeras preguntas.
En este ejemplo solo analicé una causa del problema, en una análisis completo es ir causa por causa.

Conclusión

En este ejemplo lo que se recomienda rápidamente es que atiendan la causa principal y que puedan dotar de los recursos disponibles para poder
solucionar y encausar nuevamente el rumbo en ese apartado.