GESTIÓN DOCUMENTAL

Ficha de Valoración Documental y Disposición Final

Código: PA06-PR21-F2 Versión: 1

FICHA DE VALORACIÓN DOCUMENTAL Y DISPOSICIÓN FINAL No. F17

1. IDENTIFICACIÓN

210 - Dirección de Planeación y Sistemas de Información

Oficina Responsable
Ambiental
GESTIÓN TECNOLÓGICA
Nombre del Proceso Código PA03-CP
N/A
Nombre del Procedimiento Código N/A
PLANES
Nombre de la Serie Código 44
PLANES ESTRATÉGICOS DE
Nombre de la Subserie TECNOLOGÍAS DE LA Código 26
INFORMACIÓN - PETI

2. CARACTERÍSTICAS DE LA SERIE

La subserie PLANES ESTRATÉGICOS DE TECNOLOGÍAS DE LA

INFORMACIÓN – PETI, de acuerdo con el Marco de Referencia de
Arquitectura Empresarial para la Gestión de TI del Estado
colombiano, el Plan Estratégico de las Tecnologías de la
Información y Comunicaciones (en adelante PETI) se utiliza para
expresar la Estrategia de TI. El PETI incorpora las necesidades de
las áreas, el plan estratégico de la entidad, la continuidad del
negocio, los procesos institucionales, los activos de información, los
Contenido de la Serie sistemas de información y las mejores prácticas para la planificación
y ejecución de proyectos de las tecnologías de la información y las
comunicaciones que requiere la Secretaria Distrital de Ambiente.

Están conformadas por:

*Plan Estratégico de Sistemas de Información - PETI

*Acta de reunión y listado de asistencia
* Informes de seguimiento al PETI
Soporte: papel, óptico,
medios magnéticos y Análogo / Digital
digital o electrónico
Formatos: fotografías,
N/A.
microformatos y otros
Sistema de Ordenación Cronológico

Fechas Extremas 10 de julio de 2019 - Actual

 GESTIÓN DOCUMENTAL
Ficha de Valoración Documental y Disposición Final
Código: PA06-PR21-F2 Versión: 1

Volumen (en metros

6,75 metros lineales
lineales)

Nombre del aplicativo (s)

relacionados con el
Sistema de Información Ambiental –SIA– Procesos y Documentos
trámite y el nombre de la
FOREST
entidad responsable del
Sistema de Información

3. LEGISLACIÓN

Legislación General Ley 1712 del 06 de marzo de 2014 Por la cual se crea la ley de
transparencia y del derecho de acceso a la información pública
Nacional y se dictan otras disposiciones.

Decreto Nacional 2573 del 12 de diciembre de 2014 Por el cual se

establecen los lineamientos generales de la Estrategia de
Gobierno en línea, se reglamenta parcialmente la Ley 1341 de
2009 y se dictan otras disposiciones.

Decreto 1078 del 26 de mayo de 2015 libro 2, parte 2, título 9. Cap.

1. Incorpora los lineamientos para la integración al Portal Único del
Estado Colombiano.

Decreto 612 del 04 de abril de 2018 Por el cual se fijan directrices

para la integración de los planes institucionales y estratégicos al
Plan de Acción por parte de las entidades del Estado. Art 1,
numeral 1.

Decreto 1008 del 14 de junio de 2018 Por el cual se establecen los

lineamientos generales de la política de Gobierno Digital y se
subroga el capítulo 1 del título 9 de la parte 2 del libro 2 del
Decreto 1078 de 2015, Decreto Único Reglamentario del sector de
Tecnologías de la Información y las Comunicaciones. 

Decreto que establece lineamientos para la definición de la

estrategia institucional de comunicaciones, objetivos y contenidos
de las entidades.

Decreto No. 2106 de 2019 Decreto que establece normas para

simplificar, suprimir y reformar trámites, procesos y procedimientos
innecesarios existentes en la administración pública.

Acuerdo 057 del 17 de abril de 2002 Por el cual se dictan

disposiciones generales para la implementación del Sistema
Distrital de Información, se organiza la Comisión Distrital de
Sistemas y se dictan otras disposiciones.
 GESTIÓN DOCUMENTAL
Ficha de Valoración Documental y Disposición Final
Código: PA06-PR21-F2 Versión: 1

Directiva Presidencial 03 del 2 de abril de 2020

Resolución 004 del 28 de noviembre de 2017 Por la cual se

modifica la Resolución 305 de 2008 de la CDS.Por la cual se
expiden políticas públicas para las entidades, órganos de control
del Distrito Capital, en materia de tecnologías de la Información y
Comunicaciones respecto a la planeación, seguridad,
democratización, calidad, racionalización del gasto, conectividad,
infraestructura de datos espaciales y software libre.

Manual de Gobierno Digital Versión 7, abril de 2019 Manual para la

Implementación de la Política de Gobierno Digital.
Guía del dominio de Estrategia TI de 2017 Guía del dominio de
Estrategia TI versión 1.2.

Decreto 1747 de 2000 Decreto mediante el cual se reglamenta

parcialmente la Ley 527 de 1999, en lo relacionado con las
entidades de certificación, los certificados y las firmas digitales.

Decreto 109 del 16 de marzo de 2009 Por el cual se modifica la

estructura de la Secretaría Distrital de Ambiente y se dictan otras
disposiciones. Art. 13. (todo).

Guía para la construcción del PETI versión 2.0 del 10 de julio de

Legislación Específica 2019.

Norma técnica colombiana NTC ISO/IEC 27031 e ISO 22300

vigente

4. VALORACIÓN / RETENCIÓN Y DISPOSICIÓN FINAL

4.1 VALORACIÓN PRIMARIA

Valor Justificación Años

Valor Administrativo Los Planes Estratégico de Tecnologías de la 10
Información PETI poseen valor administrativo, ya que
se elabora en el cumplimiento de las funciones
asignadas a la Dirección de Planeación y Sistemas de
Información Ambiental de la Secretaría Distrital de
Ambiente, con el fin de dar cumplimiento tanto a la
normativa vigente y a los requerimientos de TI
 GESTIÓN DOCUMENTAL
Ficha de Valoración Documental y Disposición Final
Código: PA06-PR21-F2 Versión: 1

identificados, incorporando resultados de ejercicios

de Arquitectura Empresarial, el cual contiene la
estrategia para 4 años y se actualiza anualmente en
razón a los cambios de la estrategia del sector, la
institución y la evolución y tendencias de las
Tecnologías de la Información.

Durante la vigencia de los trámites administrativos, la

serie documental sirve como fuente de consulta frente
a investigaciones administrativas que puedan
iniciarse.

El productor documental en cumplimiento de sus

funciones, utiliza estos documentos durante 2 años en
el archivo de gestión, tiempo durante el cual se
realizan las actuaciones y procedimientos pertinentes
y se encuentran disponibles para la consulta.

Valor Legal y/o Jurídico La información contenida en esta subserie sirve de 10

evidencia técnica y elementos probatorios de
responsabilidad de contratistas, servidores públicos,
consultores, interventores y asesores en materia
disciplinaria, civil y penal en el cumplimiento de la
Guía del dominio de Estrategia TI de 2017; por tanto,
tiene valor jurídico en tanto sirve de soporte a los
entes de control, en la verificación de su adopción e
implementación en la Secretaría.

Los tiempos de retención se cuentan a partir del cierre

definitivo del expediente, según el artículo 10 del
Acuerdo 02 de 2014 del Archivo General de la
Nación, teniendo en cuenta los siguientes aspectos:

1. El tiempo de prescripción de la acción disciplinaria

derivada de la presente serie es de cinco (5) años de
conformidad con la Ley 1952 de 2019, Título IV
Capítulo II artículo 38, Numeral 6.
2. Se le otorgó un tiempo precaucional de ocho (8)
años, por tanto, el tiempo de retención asignado es de
diez (10) años, tiempo suficiente para poder
responder a todas las solicitudes de las autoridades
administrativas y judiciales.

Esta Subserie documental no contiene caducidad ya

que su contenido no da lugar a ejercer acciones
legales, no se reserva legalmente según lo
establecido con la Ley 1712 del 6 marzo 2014, no
aplica prescripción por su contenido informativo, no
 GESTIÓN DOCUMENTAL
Ficha de Valoración Documental y Disposición Final
Código: PA06-PR21-F2 Versión: 1

extingue ningún derecho sin perjuicio del titular con el

lleno de requisitos, sólo se deben agotar los posibles
recursos ante el acto administrativo que haya lugar,
según la ley 1437 de 2011, Art 74.
Esta subserie, no contiene documentos que soporten N/A
cuentas, registros de egresos, ingresos, facturas,
Valor Contable órdenes de pago, registros y movimientos
económicos que tengan implicaciones contables en la
contabilidad de la entidad.
En esta subserie documental, no posee valor fiscal ya N/A
que no existen valores económicos, ni ingresos
Valor Fiscal
corrientes, ni contribuciones que puedan ser útiles
para el tesoro público.

4.2 VALORACIÓN SECUNDARIA

Valor Justificación
Los Planes Estratégico de Tecnologías de Información PETI
poseen valor histórico, ya que registran, de una parte, la estrategia
de aumento de la eficacia en el uso de los datos y la información
misional y administrativa; y de otra, optimización la prestación de
servicios y trámites tanto a los ciudadanos como a los usuarios
internos de la Secretaría, por tal razón, los documentos contenidos
en esta subserie documental, constituyen en pieza fundamental de
la memoria institucional, por ende es parte importante del
Valor Histórico
patrimonio histórico de la ciudad.

Por tanto, los datos recopilados en esta subserie sirven para que
los historiadores, puedan investigar la evolución que han tenido las
Estrategias de las Tecnologías de información, a lo largo del tiempo
y en las diferentes administraciones que ha tenido la ciudad de
Bogotá.

Esta subserie posee valores para investigaciones en administración

pública, planeación y diseños de estrategias de Tecnologías
Información alineadas con los planes del Estado, con el fin de
generar valor público, por tanto, los planes de Seguridad de la
Información aportan datos que pueden mejorar la investigación
científica, abriendo otras perspectivas y oportunidades de
conocimiento, planteando nuevas tesis de conocimiento.
Valor Científico
Adicionalmente la serie sirve a la ciencia para la elaboración de
investigaciones, tesis de grado de estudiantes enfocados en estos
temas, que puedan ser requeridas por entidades nacionales o
internacionales en materia de políticas e iniciativas estratégicas de
Tecnologías de la Información. Igualmente puede servir de consulta
y fuente de investigación propias.
 GESTIÓN DOCUMENTAL
Ficha de Valoración Documental y Disposición Final
Código: PA06-PR21-F2 Versión: 1

La subserie contiene la estrategia de tecnología de la información

establecida para el periodo de 4 años, es decir resume y acoge la
cultura organizacional y administrativa del periodo de gobierno de
turno, por lo cual , por tanto, esta documentación desarrolla valor
cultural de dicha administración, evidenciando maneras particulares
de realizar las actividades propias de la administración pública
distrital
Valor Cultural
La información contenida en esta subserie tiene valor cultural
puesto que aporta elementos culturales de planeación estratégica
de Tecnologías de la información en la Secretaría y la ciudad,
como parte de los Bienes de Interés Cultural de la Nación – BICN,
ya que la Entidad cuenta con características únicas, derivadas de
su misionalidad, que la diferencian de las demás entidades de la
Administración Distrital.

4.3 DISPOSICIÓN FINAL

X
Conservación total Sí señaló selección, indique el tipo de tamaño del muestreo
N/A
Eliminación

Selección

Tecnología e imagen

5. ACCESO Y CONSULTA A LA SERIE DOCUMENTAL

Plazo de la
Niveles de Acceso Restricción
(en años)
Acceso público Si X No
X
Restringido Si No

Marco legal de la
restricción N/A

6. CONTROL

Grupo Milton Paez, Coordinador Gestión Documental, Luz Mireya Gómez Salamanca,
responsable del Archivista Magister en Historia; Milton Páez, Archivista Especializado, Wendy
estudio de Caroline Mercado Vanegas- Abogada.
identificación y
valoración
 GESTIÓN DOCUMENTAL
Ficha de Valoración Documental y Disposición Final
Código: PA06-PR21-F2 Versión: 1

Archivo(s) Archivo de Gestión de la Dirección de Planeación y Sistemas de la Información

donde se ha
llevado a cabo el
trabajo de
campo
Fecha de realización del
2021 11 27
estudio de valoración
Fecha de revisión 2021 11 27
Número Acta de
No4
aprobación
Fecha de aprobación del
2022 08 03
acta

7. OBSERVACIONES

La subserie Planes Estratégicos de Tecnologías de la Información PETI contienen las estrategias

de tecnologías de la información y sus actualizaciones cada año de la Secretaría Distrital de
Ambiente, por tanto, contiene valores secundarios que ameriten su conservación total.

Por tratarse de una producción documental de interés para la historia institucional y nacional se
debe conservar totalmente la producción.

Una vez surtidos todos los trámites administrativos y finalizados los tiempos primarios de retención,
se hará la transferencia al Archivo de Bogotá, siguiendo los protocolos de conservación,
preservación e integridad de la información.

CONTROL DE CAMBIOS

Versión Descripción de la Modificación Acto Administrativo

Radicado 2019IE117237 de mayo 28
1 Adopción
de 2019