MÉTODO DE LOS CUADROS

CAUSAS MÉTODO AQP CONSECUENCIAS

Deficiente acceso a la A: FIM – UNI Alto consumo de papel.

información.
Q: Documentos de Pérdida de tiempo.
Plazos demasiados largos. Investigación.
Documentos duplicados.
No tener seguridad. P: Gestión de los
Mal servicio al usuario.
Documentos.
Problemas de espacio.

APORTES

Repositorio Digital

VARIABLE DEPENDIENTE DISEÑO

Gestión de los Documentos

Experimental

VARIABLE INDEPENDIENTE

Repositorio digital.

TÍTULO

“Repositorio digital para la mejora de gestión de documentos en la Facultad de Ingeniería

Mecánica de la UNI”
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

En las últimas décadas las instituciones tanto públicas y privadas se han interesado en la
digitalización de documentos, cuyo propósito es una mejora en la gestión de documentos
obteniendo así la disminución de costos y espacio, además de servir como evidencia en
procesos legales y contables.

En la Facultad de Ingeniería Mecánica de la UNI, se encuentra que; se tiene problemas de altos

tiempos de respuesta para la búsqueda de documentos, alto riesgo de pérdida o mutilación de
información, particularmente, de eliminarse los documentos de investigación, que incluyen
informes así como toda la evidencia documental y documentos de trabajo, que por
recomendación del Decanato deben ser eliminados por exceder el tiempo de 10 años de
antigüedad que deben estar almacenados en cada área correspondiente de la facultad, pero
que son consultados por los auditores, la información que en ellos se encuentra se perdería,
sumado al gran volumen de documentos en físico recibidos por cada área de la facultad, la
falta de normativa orientada, poco eficientes procesos y el soporte técnico para la
digitalización de documentos, y la cultura organizacional apegada a gestionar los documentos
en soporte en papel, generan un problema que impacta en la disponibilidad, integridad y
confidencialidad de la información.

De la problemática manifestada, encontramos que efectivamente los problemas relacionados

a la documentación en soporte papel siempre será su conservación y las limitaciones en su
difusión, por lo cual implementar repositorio digital resulta una solución que permite la
conservación de los documentos de la FIM y mejora el servicio pues el acceso y difusión de los
contenidos será más amplio.

VARIABLES

-DEPENDIENTE: Gestión de los Documentos

Es el proceso que tiene como finalidad asegurar una atención apropiada a los documentos
creados o recibidos por una organización como prueba de las actividades realizadas y
preservarlos durante el tiempo que sean necesarios.

VARIABLE DEPENDIENTE DIMENSIONES INDICADORES

Identificación de
documentos
Recepción de documentos
Relación entre documentos
Registros descriptivos
Registro
Verificación de registros
Existencia clasificación
Gestión de los Documentos Clasificación
Número de registros
Protección
Almacenamiento
Disponibilidad
Acceso Accesibilidad del personal
Seguimiento
Trazabilidad
Base de datos
Dimensiones:

1. Recepción de documentos: Conjunto de operaciones de verificación y control que una

institución debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una
persona natural o jurídica.

1.1. Identificación de Documentos: La identificación documental, entendida como la

fase preliminar y previa a cualquier otra actuación archivística, es un proceso de tipo
intelectual que consiste en investigar al sujeto productor de la documentación y a los tipos
documentales que gestiona.

2. Registro de documento: El registro es una manera de formalizar la incorporación de un

documento en un sistema de gestión de documentos. Los documentos pueden registrarse en
más de un nivel de agrupación dentro del sistema de gestión, por ejemplo, para la
correspondencia, a nivel de expediente o a nivel de documento o de folio, en función de las
necesidades de prueba.

2.1. Registros Descriptivos: Su finalidad es registrar por escrito información de

competencias observables y determinadas a través de criterios específicos de una actividad, en
un tiempo y lugar determinado.

2.2 Verificación de Registros: Comprobación o ratificación de la autenticidad o verdad

del registro de documento

3. Clasificación: Es el proceso de identificación de una o varias categorías dentro de las

actividades de la organización y de los documentos que generan, así como de agrupación de
los mismos, en expedientes o series para facilitar la descripción, control, relaciones y
asignación del tipo de disposición y de las condiciones de acceso.

4. Almacenamiento: Tiene por objeto mantener y preservar los documentos asegurando su

autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad durante el periodo de tiempo necesario. Se
controla las condiciones de almacenamiento y las operaciones de manipulación, a fin de
proteger los documentos contra el acceso y la destrucción no autorizados, de prevenir su
deterioro o pérdida y de reducir los riesgos ante posibles robos o desastres.

4.1. Protección: resguardar todo lo que es considerado como susceptible de robo,

perdida o daño.

4.2. Disponibilidad: Los documentos han de ser accesibles en cualquier momento, es

decir, deben estar disponibles cuando se les necesite de forma ágil y sencilla.

5. Acceso: Se ha de regular a quien se permite llevar a cabo una operación relacionada con un
documento y en qué circunstancias. Los derechos de acceso de los usuarios del sistema de
gestión de documentos dependerán de los requisitos legales y de las necesidades de la
organización.

5.1. Acceso Personal: La persona quien este encargado de llevar esta operación
relacionada a documentos como la creación, consulta, modificación y eliminación deberá
informarse previamente de los requisitos legales previamente.

6. Trazabilidad: La trazabilidad de los documentos o archivos facilita la ubicación de los

documentos para los seguimientos respectivos y supervisar que dichos documentos no se
queden demasiados tiempos en determinadas áreas
MARCO TEÓRICO

Bases Teóricas

-Gestión de Documentos

Según (Direccionario de Terminología Archivistica del Consejo Internacional de Archivos , 1992)

define que la gestión de documento es un departamento de la administración general que
tiene como función respaldar la economía y eficiencia en el origen, conservación, utilización y
la disponibilidad de documentos relativos a la gestión en todo el ciclo de vida.

El Consejo Internacional de Archivos realiza una definición de la gestión de documentos como

un área de la administración general porque se encarga de organizar, controlar y garantizar la
economía y eficiencia durante el ciclo de vida del documento.

-Importancia de la Gestión de Documentos

La gestión Documental en la actualidad es una de las prioridades más importantes para las
empresas privadas como públicas, en el sector público en nuestro país urge normalizar dicha
gestión, pues nos encontramos en la era de la información y del conocimiento donde las
entidades del estado tienen que estar preparados para dar las respuesta 13 ágiles y confiables
a los ciudadanos, comunidades y sociedad en general bajo este contexto para (Barcell &
Collado) menciona que en El sector público, “a través del ejercicio de sus funciones, se
convierte en un importante productor de información”. Del mismo modo cada Organismos del
sector público “producen leyes, estadísticas, registros de población, registros de empresas,
información geográfica, meteorológica, cultural, histórica, financiera, política, científica”.

- Función de la Gestión Documental en las Organizaciones

La gestión documental nos sirve para la Administración Pública como fuente de mayor
eficiencia y transparencia de gestión, como un antecedente y testimonio de sus funciones. Una
buena gestión documental demuestra la eficiencia garantizando el trabajo del servidor público.

Para los ciudadanos los servirá para la defensa de sus derechos, la fiscalización de los actos
públicos y como garantía de la transparencia administrativa que debe existir en todo estado de
derecho. Es decir, la gestión documental es una herramienta que garantiza los derechos de los
ciudadanos garantizando la transparencia en todos los actos administrativos.

- Ventajas de la Gestión Documental para las Organizaciones

Según las (Normas Iso 15489, 2008) El sistema de Gestión Documental en la empresa o
institución contribuye en los siguientes aspectos:

 La normalización de la documentación es el proceso que se aplica para mejorar la

productividad documental y por lo tanto el orden de los documentos favorece el mejor
desempeño laboral del funcionario que da como resultado una producción documental
óptima, es decir se considera desde que se produce hasta que se pone en custodia.

 Conseguir apropiada estandarización en las etapas de producción radicación y distribución de

los documentos a través del uso de prácticas eficientes, permiten hacer un eficaz trabajo de tal
manera que los sistemas consigan un adecuado procedimiento de estandarización.
 Se debe diseñar y organizar los tipos de documentos teniendo como premisa la seriedad y
discreción que amerita las exigencias del caso es decir la gestión de documentos deberá cuidar
la debida confidencialidad, seguridad y accesibilidad.

 Aplicar procesos para la retención documental, organización, transferencia primaria,

recuperación, preservación, conservación y disposición final. Este procedimiento tiene como
objetivo aplicar las medidas correctas para un mejor desenvolvimiento en las etapas
documentales.

 Buscar que los centros documentales sean lugares importantes donde se pueda suministrar
información que por lo general contribuya para el desarrollo de una buena labor gerencial y se
conviertan en centros de información útil para la gerencia y la toma de decisiones.

 Estimar que documentos son necesarios buscando así un mejor trabajo desechando la
documentación innecesaria de esta manera reducir los costos esto implica una evaluación
exhaustiva de los documentos evitando así el hacinamiento y lograr reducir gastos en la
elaboración y conservación de documentos.

-Los procesos de Gestión Documental

Son los procedimientos a los que se ven sometidos los documentos desde el momento que va
ser elevado a los archivos de la organización para luego ponerlos a disposición de los usuarios
para que sea debidamente consultados para los fines pertinentes.

 Ingresos

Es una de la tarea primordial que tiene como objetivo la entrada de los escritos en el archivo
para su cuidado y servicio. Es decir, es un conglomerado de procedimientos cuyo objetivo es
poner en conocimiento las entradas y salidas en algunas transferencias realizadas, es necesario
conocer el nivel de ocupación de los depósitos para prever las necesidades de espacio a corto
plazo y el volumen de incremento para poder realizar esas previsiones.

 Identificación, valoración, selección y eliminación

Estas funciones archivísticas dan como resultado la organización de los documentos pues a
pesar de ser procesos transversales dan como resultado final la buena identificación y
selección de los documentos.

 Descripción

Es una representación que consiste en la confección de identificación de escritos de archivo, y,

en su caso, de otras entidades archivísticas, como agentes, funciones, etc.

 Conservación

Es el almacenamiento para la preservar y mantener asegurado su autenticidad, fiabilidad,

integridad, disponibilidad durante el periodo de su estadía, protege contra el acceso y la
destrucción que no son autorizados. Este proceso de la gestión documental nos describe la
manera como el documento posee un ciclo de vida desde el momento que ingresa el
documento a la institución hasta que se da la conservación cuidando la debida transparencia e
integridad para su consulta posteriormente.