GESTIÓN DOCUMENTAL

Ficha de Valoración Documental y Disposición Final

Código: PA06-PR21-F2 Versión: 1

FICHA DE VALORACIÓN DOCUMENTAL Y DISPOSICIÓN FINAL No. F14

1. IDENTIFICACIÓN

210 - Dirección de Planeación y Sistemas de Información

Oficina Responsable
Ambiental
GESTIÓN TECNOLÓGICA
Nombre del Proceso Código PA03-CP
Gestión de la Capacidad de la
Nombre del Procedimiento Infraestructura de Tecnologías Código PA03-PR15
de la Información
PLANES
Nombre de la Serie Código 44
PLANES DE CAPACIDAD DE
Nombre de la Subserie Código 07
TI

2. CARACTERÍSTICAS DE LA SERIE

La subserie PLANES DE CAPACIDAD DE TI, los documentos

evidencian los proyectos de capacidad de la infraestructura de TIC
de la Secretaría Distrital de Ambiente y la estimación de la
infraestructura que necesitaría la entidad para atender todos los
planes y proyectos que atienden las funciones y misionalidad de la
entidad.

Están conformadas por:

Contenido de la Serie
*Plan de capacidad de las tecnologías de la Información TI
*Reporte de las herramientas de monitoreo de capacidad
*Comunicación interna de las necesidades o acciones requeridas
para la solución a problemas e incidentes relacionados con el
rendimiento y la capacidad de TI
*Comunicación oficial interna sobre adquisición o
aprovisionamiento de la infraestructura de TI

Soporte: papel, óptico,

medios magnéticos y Digital/Electrónico
digital o electrónico
Formatos: fotografías,
N/A
micro formatos y otros
Sistema de Ordenación Cronológico

Fechas Extremas 16 de marzo de 2009 - Actual

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Volumen (en metros

6,75 metros lineales
lineales)

Nombre del aplicativo (s)

relacionados con el
Sistema de Información Ambiental –SIA– Procesos y Documentos
trámite y el nombre de la
FOREST
entidad responsable del
Sistema de Información

3. LEGISLACIÓN

Acuerdo 057 del 17 de abril de 2002 Por el cual se dictan

disposiciones generales para la implementación del Sistema
Distrital de Información, se organiza la Comisión Distrital de
Sistemas y se dictan otras disposiciones.

Decreto 1008 del 14 de junio de 2018 Por el cual se establecen los

lineamientos generales de la política de Gobierno Digital y se
subroga el capítulo 1 del título 9 de la parte 2 del libro 2 del Decreto
1078 de 2015, Decreto Único Reglamentario del sector de
Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.
Legislación General
Ley 1712 del 6 de marzo de 20214 Ley de transparencia

NTC-ISO-IEC 27001 de 2013 Tecnología de la información.

Técnicas de seguridad. Sistemas de gestión de la seguridad de la
información. Requisitos. 

Manual de Gobierno Digital Versión 7, abril de 2019 Manual para la

Implementación de la Política de Gobierno Digital. 

Guía del dominio de Estrategia TI de 2017 Guía del dominio de

Estrategia TI versión 1.2.

Decreto 109 del 16 de marzo de 2009 Por el cual se modifica la

Legislación Específica estructura de la Secretaría Distrital de Ambiente y se dictan otras
disposiciones. Art. 13. (todo).

4. VALORACIÓN / RETENCIÓN Y DISPOSICIÓN FINAL

4.1 VALORACIÓN PRIMARIA

Valor Justificación Años

Valor Administrativo Los Planes de Capacidad de TI poseen valor 10
administrativo, ya que se elaboran en el ejercicio de
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las funciones asignadas a la Dirección de Planeación

y Sistemas de Información Ambiental de la Secretaría
Distrital de Ambiente.

Durante la vigencia de los trámites administrativos, la

serie documental sirve como fuente de consulta frente
a investigaciones administrativas que puedan
iniciarse.

El productor documental en cumplimiento de sus

funciones, utiliza estos documentos durante 2 años en
el archivo de gestión, tiempo durante el cual se
realizan las actuaciones y procedimientos pertinentes
y se encuentran disponibles para la consulta.

Valor Legal y/o Jurídico La información contenida en esta subserie 10

documental constituye elemento probatorio sobre el
cumplimiento en la planeación de capacidad de TI en
la Secretaría, con el fin de garantizar que los niveles
de servicio respondan a las necesidades de la
entidad; en cumplimiento de la normativa vigente
sobre el tema, por lo tanto, tiene un valor jurídico en
tanto sirve de soporte a los entes de control y de
evidencia probatoria en posible incumplimiento tanto
de funcionarios como contratistas.

Los tiempos de retención se cuentan a partir del cierre

definitivo del expediente, según el artículo 10 del
Acuerdo 02 de 2014 del Archivo General de la Nación,
teniendo en cuenta los siguientes aspectos:
1. El tiempo de prescripción de la acción disciplinaria
derivada de la custodia de la presente subserie es de
cinco (5) años de conformidad con la Ley 1952 de
2019, Título IV Capítulo II artículo 38, Numeral 6.
2. Se le otorgó un tiempo precaucional de ocho (8)
años, por tanto, el tiempo de retención asignado es de
diez (10) años, tiempo suficiente para poder
responder a todas las solicitudes de las autoridades
administrativas y judiciales.

Esta Subserie documental no contiene caducidad ya

que su contenido no da lugar a ejercer acciones
legales, no se reserva legalmente según lo
establecido con la Ley 1712 del 6 marzo 2014, no
aplica prescripción por su contenido informativo, no
extingue ningún derecho sin perjuicio del titular con el
lleno de requisitos, sólo se deben agotar los posibles
recursos ante el acto administrativo que haya lugar,
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según la ley 1437 de 2011, Art 74.

Esta subserie, no contiene documentos que soporten N/A

cuentas, registros de egresos, ingresos, facturas,
Valor Contable órdenes de pago, registros y movimientos económicos
que tengan implicaciones contables en la contabilidad
de la entidad.
En esta subserie documental, no posee valor fiscal ya N/A
que no existen valores económicos, ni ingresos
Valor Fiscal
corrientes, ni contribuciones que puedan ser útiles
para el tesoro público.

4.2 VALORACIÓN SECUNDARIA

Valor Justificación
Los Planes de Capacidad de TI poseen valor histórico, ya que la
información es integrada en los requerimientos de TI en los planes
de inversión institucionales, puesto que guardan estrecha relación
con la inversión de los recursos por las diferentes administraciones,
por tal razón, los documentos contenidos en esta subserie
documental constituyen en pieza fundamental de la memoria
institucional de la Secretaría, por ende, es parte importante del
Valor Histórico
patrimonio histórico de la ciudad.

Por tanto, los datos recopilados en esta subserie sirven para que los
historiadores, puedan investigar la evolución que ha tenido la
calidad de los sistemas de información y su capacidad, a lo largo del
tiempo y en las diferentes administraciones que ha tenido la ciudad
de Bogotá.
Esta subserie posee valores para investigaciones de la
administración pública, capacidad de TI, tecnologías de la
información, sistemas más usados en las administraciones del
Distrito, en donde los planes de capacidad de TI pueden mejorar
notablemente la investigación científica, abriendo otras perspectivas
y oportunidades de conocimiento, planteando nuevas cuestiones.
Valor Científico
Adicionalmente la serie sirve a la ciencia para la elaboración de
estadísticas que puedan ser requeridas por entidades nacionales o
internacionales en materia de capacidad de TI. Igualmente la
información almacenada en los servidores puede servir de consulta
y fuente de investigación.
Valor Cultural La subseries evidencia diagnóstica y determinar soluciones sobre
rendimiento y capacidad de los servicios e infraestructura de TI, a
fin de mantener la operación de la entidad con capacidad suficiente,
acorde con los requerimientos tecnológicos tanto presentes como
futuros de la Secretaría Distrital de Ambiente, por tanto desarrolla
valores culturales de acuerdo con el Decreto 1100 de 2014 el cual
establece que: "los archivos públicos cumplen una función de
preservación y divulgación cultural fundamental y al ser el Estado el
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propietario de los mismos, estos son inalienables.

La información contenida en esta subserie tiene valor cultural

puesto que aporta elementos culturales de planeación de capacidad
de TI en la Secretaría y la ciudad, como parte de los Bienes de
Interés Cultural de la Nación – BICN, ya que la Entidad cuenta con
características únicas, derivadas de su misionalidad, que la
diferencian de las demás entidades de la Administración Distrital.

4.3 DISPOSICIÓN FINAL

X
Conservación total Sí señaló selección, indique el tipo de tamaño del muestreo
N/A
Eliminación

Selección

Tecnología e imagen

5. ACCESO Y CONSULTA A LA SERIE DOCUMENTAL

Plazo de la
Niveles de Acceso Restricción
(en años)
Acceso público Si X No
X
Restringido Si No

Marco legal de la
restricción N/A

6. CONTROL

Grupo Milton Paez, Coordinador Gestión Documental, Luz Mireya Gómez Salamanca,
responsable del Archivista Magister en Historia; Milton Páez, Archivista Especializado, Wendy
estudio de Caroline Mercado Vanegas- Abogada.
identificación y
valoración
Archivo(s) Archivo de Gestión de la Dirección de Planeación y Sistemas de la Información
donde se ha
llevado a cabo el
trabajo de
campo
Fecha de realización del
2021 11 26
estudio de valoración
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Fecha de revisión 2021 11 26

Número Acta de
No4
aprobación
Fecha de aprobación del
2022 08 03
acta

7. OBSERVACIONES

La subserie Planes de Capacidad TI describen los elementos de infraestructura y servicios que

requieren validación de capacidad, esto con el fin de llevar un seguimiento detallado de su uso,
límites y estrategias de tratamiento del riesgo, adicionalmente se busca que la entidad tenga
herramientas para identificar el alcance de la infraestructura y servicios actuales, con el fin de
poder realizar una asignación adecuada de recursos a los proyectos nuevos.

Por tratarse de una producción documental de interés para la historia institucional y nacional se
debe conservar totalmente la producción.

Una vez surtidos todos los trámites administrativos y finalizados los tiempos primarios de retención,
se hará la transferencia al Archivo de Bogotá, siguiendo los protocolos de conservación,
preservación e integridad de la información.

CONTROL DE CAMBIOS

Versión Descripción de la Modificación Acto Administrativo

Radicado 2019IE117237 de mayo 28
1 Adopción
de 2019