GESTIÓN DOCUMENTAL

Ficha de Valoración Documental y Disposición Final

Código: PA06-PR21-F2 Versión: 1

FICHA DE VALORACIÓN DOCUMENTAL Y DISPOSICIÓN FINAL No. F15

1. IDENTIFICACIÓN

210 - Dirección de Planeación y Sistemas de Información

Oficina Responsable
Ambiental
GESTIÓN TECNOLÓGICA
Nombre del Proceso Código PA03-CP
N/A
Nombre del Procedimiento Código N/A
PLANES
Nombre de la Serie Código 44
PLANES DE SEGURIDAD DE
Nombre de la Subserie Código 18
LA INFORMACIÓN

2. CARACTERÍSTICAS DE LA SERIE

La subserie PLANES DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

contiene las actividades y estrategias para gestionar los
programas y proyectos de seguridad de la información, Seguridad
Digital y Continuidad de la Operación, en articulación con el Plan
Estratégico de Tecnologías de la Información – PETI de la SDA,
los lineamientos legales y la Norma Técnica Colombiana NTC/IEC
ISO 27001:2013. Este plan se elabora anualmente y es aprobado
Contenido de la Serie
por el Comité Institucional de Gestión y Desempeño de la entidad.

Están conformadas por:

*Plan de seguridad y privacidad de la información

*Informes de seguimiento y evidencias de monitoreo de seguridad
y privacidad de la información
Soporte: papel, óptico,
medios magnéticos y Digital
digital o electrónico
Formatos: fotografías,
N/A
microformatos y otros
Sistema de Ordenación Cronológico

Fechas Extremas 22 de abril de 2016 - Actual

Volumen (en metros

6,75 metros lineales
lineales)
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Nombre del aplicativo (s)

relacionados con el trámite
Sistema de Información Ambiental –SIA– Procesos y Documentos
y el nombre de la entidad
FOREST
responsable del Sistema
de Información

3. LEGISLACIÓN

Legislación General
Acuerdo 057 del 17 de abril de 2002 Por el cual se dictan
disposiciones generales para la implementación del Sistema
Distrital de Información, se organiza la Comisión Distrital de
Sistemas y se dictan otras disposiciones.

Decreto 1078 de 2015,Decreto Único Reglamentario del sector TIC.

En particular las normas atinentes a la Estrategia de Gobierno en
Línea.

Circular externa SIC 02 del 3 de noviembre de 2015,La

Superintendencia de Industria y Comercio impartió instrucciones a
los responsables del tratamiento de datos personales, personas
jurídicas de naturaleza privada inscritas en las cámaras de
comercio y sociedades de economía mixta, para efectos de realizar
la inscripción de sus bases de datos en el Registro Nacional de
Bases de Datos a partir del 9 de noviembre de 2015.

Decreto 1008 del 14 de junio de 2018 Por el cual se establecen los

lineamientos generales de la política de Gobierno Digital y se
subroga el capítulo 1 del título 9 de la parte 2 del libro 2 del Decreto
1078 del 26 de mayo de 2015, Decreto Único Reglamentario del
sector de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.

Ley 1712 del 6 de marzo de 20214 Ley de transparencia

Manual de Gobierno Digital Versión 7 abril de 2019 Manual para la

Implementación de la Política de Gobierno Digital. 

Directiva 11 de 2011 Adopción de las mejores prácticas de la

administración de servicios de TI, basadas en ITIL e
implementación de herramientas que los soporten, optimicen y
automaticen.

Resolución 305 del 20 de octubre de 2008 Por la cual se expiden

políticas públicas para las entidades, órganos de control del Distrito
Capital, en materia de tecnologías de la Información y
Comunicaciones respecto a la planeación, seguridad,
democratización, calidad, racionalización del gasto, conectividad,
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infraestructura de datos espaciales y software libre.

ES.01 Guía del dominio de Estrategia TI de 2017 Guía del dominio

de Estrategia TI versión 1.2.

NTC-ISO-IEC 27001 de 2013 Tecnología de la información.

Técnicas de seguridad. Sistemas de gestión de la seguridad de la
información. Requisitos.

Resolución MINTIC No. 1519 de 2020,Por la cual se definen los

estándares y directrices para publicar la información señalada en la
Ley 1712 del 2014 y se definen los requisitos materia de acceso a
la información pública, accesibilidad web, seguridad digital, y datos
abiertos.

Decreto 109 del 16 de marzo de 2009 Por el cual se modifica la

estructura de la Secretaría Distrital de Ambiente y se dictan otras
disposiciones". Art. 13. (todo).

Decreto 612 del 04 de abril de 2018 Por el cual se fijan directrices

para la integración de los planes institucionales y estratégicos al
Legislación Específica Plan de Acción por parte de las entidades del Estado. Art 1,
numeral 12.

Con la Resolución SDA No. 363 del 22 de abril de 2016 se incluyó

al SIG lo referente al subsistema de Gestión de Seguridad de la
información y se incluyeron las políticas de seguridad de la
información.

4. VALORACIÓN / RETENCIÓN Y DISPOSICIÓN FINAL

4.1 VALORACIÓN PRIMARIA

Valor Justificación Años

Valor Administrativo 10
Los Planes de Seguridad de la Información poseen
valor administrativo, ya que se elabora en el
cumplimiento de las funciones asignadas a la
Dirección de Planeación y Sistemas de Información
Ambiental de la Secretaría Distrital de Ambiente, con
el fin de trazar y planificar la manera de realizar o
continuar con la implementación del Modelo
de Seguridad y Privacidad de la Información.
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Durante la vigencia de los trámites administrativos, la

serie documental sirve como fuente de consulta
frente a investigaciones administrativas que puedan
iniciarse.

El productor documental en cumplimiento de sus

funciones, utiliza estos documentos durante 2 años
en el archivo de gestión, tiempo durante el cual se
realizan las actuaciones y procedimientos
pertinentes y se encuentran disponibles para la
consulta.

La información contenida en esta subserie sirve de 10

evidencia técnica y elementos probatorios de
responsabilidad de los contratistas, servidores
públicos, consultores, interventores y asesores en
materia disciplinaria, civil y penal; por tanto, tiene
valor jurídico en tanto sirve de soporte a los entes de
control.

Los tiempos de retención se cuentan a partir del

cierre definitivo del expediente, según el artículo 10
del Acuerdo 02 de 2014 del Archivo General de la
Nación, teniendo en cuenta los siguientes aspectos:
1. El tiempo de prescripción de la acción disciplinaria
derivada de la custodia de la presente subserie es
de cinco (5) años de conformidad con la Ley 1952 de
Valor Legal y/o Jurídico 2019, Título IV Capítulo II artículo 38, Numeral 6.
2. Se le otorgó un tiempo precaucional de ocho (8)
años, por tanto, el tiempo de retención asignado es
de diez (10) años, tiempo suficiente para poder
responder a todas las solicitudes de las autoridades
administrativas y judiciales.

Esta Subserie documental no contiene caducidad ya

que su contenido no da lugar a ejercer acciones
legales, no se reserva legalmente según lo
establecido con la Ley 1712 del 6 marzo 2014, no
aplica prescripción por su contenido informativo, no
extingue ningún derecho sin perjuicio del titular con
el lleno de requisitos, sólo se deben agotar los
posibles recursos ante el acto administrativo que
haya lugar, según la ley 1437 de 2011, Art 74.
Valor Contable Esta subserie, no contiene documentos que soporten N/A
cuentas, registros de egresos, ingresos, facturas,
órdenes de pago, registros y movimientos
económicos que tengan implicaciones contables en
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la contabilidad de la entidad.
En esta subserie documental, no posee valor fiscal N/A
ya que no existen valores económicos, ni ingresos
Valor Fiscal
corrientes, ni contribuciones que puedan ser útiles
para el tesoro público.

4.2 VALORACIÓN SECUNDARIA

Valor Justificación
Los Planes de Seguridad de la Información poseen valor histórico,
puesto que contiene políticas de protección, preservación y
administra la integridad, confidencialidad, disponibilidad y
autenticidad de la información de la Secretaría Distrital de
Ambiente, así como la seguridad digital y la gestión de la
continuidad de la operación, por tal razón, los documentos
contenidos en esta subserie documental, constituyen en pieza
fundamental de la memoria institucional de la Secretaría, por ende
Valor Histórico
es parte importante del patrimonio histórico de la ciudad.

Por tanto, los datos recopilados en esta subserie sirven para que
los historiadores, puedan investigar la evolución que ha tenido la
Seguridad de los sistemas de información, así como las estrategias
de protección, a lo largo del tiempo y en las diferentes
administraciones que ha tenido la ciudad de Bogotá.

Esta subserie posee valores para investigaciones que implica el

diseño, implementación, y mantenimiento de una serie de procesos
que permitan gestionar de manera eficiente la información, para
asegurar su integridad, confidencialidad y disponibilidad, por tanto,
los Planes de Seguridad de la Información aportan datos que
pueden mejorar la investigación científica, abriendo otras
perspectivas y oportunidades de conocimiento, planteando nuevas
Valor Científico
tesis de conocimiento.

Adicionalmente la serie sirve a la ciencia para la elaboración de

estadísticas que puedan ser requeridas por entidades nacionales o
internacionales en materia de Seguridad de la Información.
Igualmente puede servir de consulta y fuente de investigación.

Valor Cultural La subserie mediante la implementación del Plan de Seguridad de

la Información, protege, preserva y administra la integridad,
confidencialidad, disponibilidad y autenticidad de la información de
la Secretaría, así como la seguridad digital y la gestión de la
continuidad de la operación, previniendo incidentes mediante la
gestión de riesgos, la implementación de controles de seguridad
físicos y digitales, orientados a la mejora continua en la gestión y el
desempeño, con la finalidad de prestar servicios con calidad y
transparencia a la ciudadanía en general y las demás entidades
territoriales y nacionales, por tanto esta documentación desarrolla
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valor científico.

La información contenida en esta subserie tiene valor cultural

puesto que aporta elementos culturales de planeación de seguridad
y privacidad de la información en la Secretaría y la ciudad, como
parte de los Bienes de Interés Cultural de la Nación – BICN, ya que
la Entidad cuenta con características únicas, derivadas de su
misionalidad, que la diferencian de las demás entidades de la
Administración Distrital.

4.3 DISPOSICIÓN FINAL

X
Conservación total Sí señaló selección, indique el tipo de tamaño del muestreo
N/A
Eliminación

Selección

Tecnología e imagen

5. ACCESO Y CONSULTA A LA SERIE DOCUMENTAL

Plazo de la
Niveles de Acceso Restricción
(en años)
Acceso público Si X No
X
Restringido Si No

Marco legal de la
restricción N/A

6. CONTROL

Grupo Milton Paez, Coordinador Gestión Documental, Luz Mireya Gómez Salamanca,
responsable del Archivista Magister en Historia; Milton Páez, Archivista Especializado, Wendy
estudio de Caroline Mercado Vanegas- Abogada.
identificación y
valoración
Archivo(s) Archivo de Gestión de la Dirección de Planeación y Sistemas de la Información
donde se ha
llevado a cabo el
trabajo de
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campo
Fecha de realización del
2021 11 26
estudio de valoración
Fecha de revisión 2021 11 26

Número Acta de aprobación No4

Fecha de aprobación del

2022 08 03
acta

7. OBSERVACIONES

La subserie Planes de Seguridad de la Información contiene políticas de manejo, seguridad

confidencialidad y preservación de la información de la Secretaría distrital de ambiente, por tanto,
contiene valores secundarios que amerita su conservación total.

Por tratarse de una producción documental de interés para la historia institucional y nacional se
debe conservar totalmente la producción.

Una vez surtidos todos los trámites administrativos y finalizados los tiempos primarios de retención,
se hará la transferencia al Archivo de Bogotá, siguiendo los protocolos de conservación,
preservación e integridad de la información.

CONTROL DE CAMBIOS

Versión Descripción de la Modificación Acto Administrativo

Radicado 2019IE117237 de mayo 28
1 Adopción
de 2019