UNIDAD EDUCATIVA FISCO MISIONAL

“MONSEÑOR LEÓNIDAS PROAÑO”

Escenario: 5
PROYECTO DE FORMACIÓN CENTROS DE TRABAJO

TEMA: CORRESPONDENCIA INTERNA Y EXTERNA EN LAS EMPRESAS

ECUATORIANA.

AUTOR: LUIS ALBERTO ZAMBRANO OBANDO

AÑO LECTIVO: 2021 - 2022

FIGURA PROFESIONAL: CONTABILIDAD Y SERVICIOS

Docente Tutor: LCDA. CARMEN YÉPEZ FIGUEROA

FECHA: 2021 - 2021

Contenido

1. ÍNDICE GENERA
L
NOMBRE DEL PROYECTO DE FORMACION CENTRO DE TRABAJO – FCT 3
2.1 Docente Responsable del FCT:.....................................................................3
2.2 Descripción del Proyecto FCT........................................................................3
ANTECEDENTES.................................................................................................4
JUSTIFICACIÓN...................................................................................................5
OBJETIVOS..........................................................................................................5
MARCO TEÓRICO...............................................................................................6
ESTUDIO DE MERCADO (ESTUDIO RÁPIDO DE MERCADO)........................9
RECURSOS........................................................................................................10
METAS DEL PROYECTO..................................................................................11
METODOLOGIA DEL PROYECTO (FLUJOGRAMAS).....................................12
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES CON RECURSOS ………………………..13
COSTO POR ACTIVIDAD Y TIEMPOS DE ACTIVIDAD...................................14
CONCLUSIONES Y RECOMENTACIONES.....................................................15
LINKOGRAFIA....................................................................................................16
BITACORA..........................................................................................................17
ANEXOS…………………………………………………………………………….....18

ii
  NOMBRE DEL PROYECTO DE FORMACION CENTRO DE TRABAJO
– FCT

TEMA: CORRESPONDENCIA INTERNA Y EXTERNA EN LAS EMPRESAS

ECUATORIANA.

2.1 Docente Responsable del FCT:

LCDA. CARMEN YÉPEZ FIGUEROA

2.2 Descripción del Proyecto FCT

Durante los últimos años la administración se ha definido como el conjunto

sistemático de reglas, normas, políticas y técnicas, que permiten una efectiva,
eficiente y económica utilización de los recursos disponibles de una entidad con
el fin de alcanzar sus objetivos, metas y visión de la empresa, mediante los
mecanismos de planificación, organización, dirección, coordinación y control,
como elementos básicos de todo proceso administrativo de correspondencia
interna y externa de la empresa”, esta unidad trata sobre la transmisión, la
recepción y el procesamiento de las comunicaciones internas y externas de la
empresa y de la Administración Pública. En las empresas y organismos
públicos del Ecuador suele haber una persona o un departamento,
dependiendo del tamaño de la organización, que se encarga de las tareas
relacionadas con la gestión de la correspondencia y la paquetería. NEWMAN;
Willam H. La Dinámica Administrativa, 2004, p. 15.

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  ANTECEDENTES

La historia señala que las correspondencias de las empresas comienzan desde

los tiempos más antiguos, el hombre siempre ha necesitado transmitir
información y ha buscado diversas formas de comunicar mensajes a distancia
señalando así que la primera correspondencia era oral y los mensajeros eran
elegidos entre quienes se destacaban por tener buena memoria.

En los últimos tiempos como consecuencia de la globalizan se han desarrollado

un sinnúmero de empresas de mensajería y paquete ría en todo el mundo. Las
comunicaciones electrónicas se han expandido a pasos agigantados, sin
embargo, las entidades de servicios de correspondencia trabajan para asegurar
su futuro adoptando los avances tecnológicos para desarrollar nuevos servicios
regidos por leyes que establece cada país.

La correspondencia presenta una variedad de formas con características

propias; por tanto, dados su importancia, es necesario realizar una clasificación
que permita conocer la finalidad de cada uno según (Francisco Peralta, 1985).

4
  JUSTIFICACIÓN

Las micro, medianas y pequeñas empresas cumplen un rol fundamental, pues

su producción de bienes y servicios satisface una demanda existente, lo que
constituyen un eslabón determinante en el encadenamiento de la actividad
económica y generación de empleo (muchos empleados en muchas empresas
y no en pocas empresas grandes). Por esto es importante llegar a explicar
cómo funcionan las empresas de correspondencia en Ecuador, dado que cada
uno de ellas forma una parte importante de lo que se puede llamar el eficaz
desarrollo del país y por lo tanto, es necesario explicarlo antes de que puedan
traer consecuencias graves para la empresa, para empezar, se deben buscar
soluciones a la pérdida de información tanto de entrada como de salida, ya que
esto ocasiona malestar en la empresa y además conlleva a un departamento
de mensajero desorganizado y sin un debido control.

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  OBJETIVOS

2.3 OBJETIVO GENERAL

Establecer las disposiciones para el estudio de la correspondencia interna y

externa de las empresas ecuatorianas, en cuanto a su recepción, radicación y
distribución a las diferentes unidades administrativas y académicas.

2.4 OBJETIVOS ESPECIFICOS

 Analizar la situación actual del control del departamento de

correspondencia en las provincias de mayor concentración empresarial
con el fin de determinar sus deficiencias, errores e irregularidades al
momento de efectuar la entrega de información a la ciudadanía.

 Determinar los artículos de ley establecidos por la empresa para

implantar un nuevo sistema de entrada y salida de información, para así
corregir las fallas y modernizar las funciones del departamento de
correspondencia en el país.

 Diseñar un plan de estrategias que facilite la explicación agentes y

comprensión de los usuarios de las funciones del departamento de
correspondencia siendo más confiable y con mayor rapidez que el ya
establecido.

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  MARCO TEÓRICO

El registro de entrada y salida de documentos en la Administración cumple la

función de suministrar al ciudadano una prueba fehaciente de la presentación
de documentación y de dar salida a la documentación generada por la
Administración. Para realizar correctamente el tratamiento de la
correspondencia y paquetería las empresas necesitan conocer las diferentes
clases de envíos y servicios postales que se pueden utilizar. También hay que
conocer los diferentes sistemas de franqueo y las principales normas de
admisión y entrega de la correspondencia. La Sociedad Estatal de Correos
Ecuador (EP), es el operador postal designado para prestar el servicio postal
universal en Ecuador. Correos ofrece una serie de servicios principales de
envío.

“La administración se ha definido como el conjunto sistemático de reglas,

normas, políticas y técnicas, que permiten una efectiva, eficiente y económica
utilización de los recursos disponibles de una entidad con el fin de alcanzar sus
objetivos, metas y visión de la empresa, mediante los mecanismos de
planificación, organización, dirección, coordinación y control, como elementos
básicos de todo proceso administrativo dentro de sus correspondencias en las
empresas ecuatorianas”. NEWMAN; Willam H. La Dinámica Administrativa,
2004, p. 15.

Control -

Por control se entiende todo aquello que permita asegurarse de que las
diversas fases y operaciones administrativas se realicen en concordancia con
los lineamientos administrativos.

Este control puede ejercerse exteriormente, por elementos ajenos o

independientes del negocio según su correspondencia, ejerciéndose así un
control externo sobre la administración misma y de todas las fases operativas
que implica; pero, comúnmente también se encuentran labores incluidas en la
administración que debidamente coordinadas constituyen un control interno.

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DEFINICIÓN DE AUDITORÍA.

"Es un proceso sistemático para obtener y evaluar evidencia de una manera

objetiva respecto de las afirmaciones concernientes a actos económicos y
eventos para determinar el grado de correspondencia entre estas afirmaciones
y criterios establecidos y comunicar los resultados a los usuarios interesados”.
(Kell Zeigler, Walter, AUDITORÍA MODERNA, 1998, p. 22).

OBJETIVO DE UNA AUDITORÍA.

Es la expresión de una opinión sobre la razonabilidad de los estados

financieros de conformidad con los Principios de Contabilidad Generalmente
Aceptados (PCGA), Normas Ecuatorianas de Auditoría (NEC), a las políticas de
la dirección y a los requerimientos establecidos. (www.ediabaco.com)

FINALIDAD DE UNA AUDITORÍA.

La finalidad de la Auditoría interna es prestar un servicio de asistencia

constructiva a la administración, con el propósito de mejorar la conducción de
las operaciones y de obtener un mayor beneficio económico para la empresa o
un cumplimiento más eficaz de sus objetivos institucionales.

REVISIONES ESPECIALES.

Es una categoría mixta que incluye Auditorías que no son consideradas como
financieras, operativas, de cumplimiento o de rendimiento. (Milton Maldonado,
2003, p. 17).

SU OBJETIVO:

Establecer las disposiciones para el manejo de la correspondencia interna y

externa de CECAR en cuanto a su recepción, radicación y distribución a las
diferentes unidades administrativas y académicas.

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SU ALCANCE:

Este procedimiento aplica para todas las dependencias y para la

correspondencia tanto interna como externa, que se maneja en la Institución.

RESPONSABLE:

El Jefe de Archivo es el responsable directo de cumplir y hacer cumplir este

procedimiento.

DEFINICIONES –

Gestión Documental:

Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación,

manejo y organización de la documentación emitida y recibida por la Entidad,
desde su origen hasta su destino final, con objeto de hacer más eficiente y
eficaz, su utilización, conservación y consulta.

Documento:

Información y su medio de soporte.

Comunicaciones Oficiales: Son todas aquellas comunicaciones recibidas o

emitidas por la Institución, en razón al cumplimiento de misión,
independientemente del medio utilizado.

Comunicación Interna:

Está determinada por la interrelación entre el personal de la institución.

Comunicación Externa:

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Está determinada por la información que tiene impacto fuera de la institución en
su relación constante con la sociedad civil, las empresas y el estado.

Correspondencia Interna:

Es toda comunicación que cursa entre dependencias, por razones del servicio y
en desarrollo de las funciones asignadas.

Correspondencia Externa:

Es la que cursa entre la institución y otras entidades o particulares. A demás

entre empleados de la misma, siempre que se encuentren localizados en
diferente ciudad.

RESPONSABILIDAD PROFESIONAL.

“Al igual que otros profesionales, los auditores están sujetos a sanciones
legales y de otra clase como consecuencia de supuestas deficiencias, es decir
aparentes fallas en el cumplimiento de sus responsabilidades profesionales al
desempeñar su trabajo. Los auditores internos son responsables ante los
propietarios del negocio, quienes confían en sus informes sobre los cuales
toman decisiones”. (Auditoría de Montgomery, pág. 147 Limusa).

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  ESTUDIO DE MERCADO (ESTUDIO RÁPIDO DE MERCADO)

Situación actual:
En la actualidad las pequeñas, medianas y grandes empresas, se enfrentan a
tres problemas en la actualidad: Financiamiento, Flujos de caja y Planificación.
En estos momentos, pequeñas, medianas e incluso las grandes empresas del
país, unas subsisten otras están cerrando sus puertas, esto significa más
desempleo en el País, situación muy complicada, bajo investigación en la web
se pudo identificar qué uno de los principales problemas que enfrentan las
empresas, es la falta de liquidez para solventar sus gastos administrativos y
operativos, como todos conocemos en el mes de abril como cada año, por ley
son los pagos de utilidades, más los sueldos del mes, ha complicado
especialmente a las pequeñas empresas, en estos momentos las puertas
cerradas de las empresas y sin ingresos están llevando a la quiebra a las
pequeñas y medianas empresas de acuerdo a su correspondencia.

El financiamiento, es otro de los obstáculos para las pequeñas y medianas

empresas, a pesar de los esfuerzos de la banca pública y del Gobierno. “Hay
que mejorar la agilidad en los procesos”, en la practica la realidad es otra los
usuarios cuentan, que sigue habiendo mucha burocracia en el sector público, el
servicio no es ágil y con altas tasas de interés no beneficia en nada, más
endeudamiento, podría ser un gran problema de dolor de cabeza por falta de
capacidad de pago.

Finalmente, en estos momentos de crisis sanitaria y financiera lo recomendable

es mantener una buena planificación financiera, incluso las empresas
pequeñas y medianas deberían, pensar en desarrollar un plan estratégico, para
que les ayude a mirar un horizonte de salida a corto y mediano plazo.

En el Ecuador, las empresas pequeñas y medianas, es el sector empresarial,

más grande e importante del aparato productivo del país, aproximadamente un
70% de toda la economía del país, según su número del tejido empresarial.

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Son generadoras de empleo y dinamizan la economía, en estos momentos los
inversionistas están muy nerviosos en cuanto a inversión se trata, nos tomó de
sorpresa, nadie pensó y nadie estuvo preparado económicamente y
financieramente, para recibir a esta pandemia del Coronavirus-COVID- 2019,
que nos ha afectado a nivel local y global, como todos sabemos muchas
empresas, ya venían con pérdidas o déficit financiero siendo así estas de
cualquier correspondencia que sea.

Beneficiarios:

Con los problemas políticos que se encuentran ahora en el país se entiende

que los principales favorecidos de esta crisis son los grandes pudientes de
dinero ya que sus operaciones bajo la pandemia siguieron enriqueciéndose ya
que el gobierno actual y el anterior los beneficios de forma tangible y directa.

Lo mencionado bajo los beneficios referente a las empresas, también existe

una gran parte de ellos que se beneficiaran de esta información para
transformar su forma de pensar son trabajadores Administrativos de la
institución ya que se brindaran charlas y capacitaciones como material de
apoyo para que conozcan y comprendan el funcionamiento de las empresas de
su correspondencia en todas las clases y sus capacitaciones se mantendrán
mediante vía online.

En este estudio se recopilo información y se realizó un análisis sistemático e

objetivo de la información requerida, constituyéndose en una herramienta de
mercadotecnia que permite satisfacer las necesidades de información para la
toma de decisiones sobre la ejecución del proyecto sobre la correspondencia
de las empresas en Ecuador.

 RECURSOS.

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Aquí se presenta una tabla de los costos y materiales que se utilizaron para
llevar a cabo esta investigación, como estudiante de la Unidad Educativa
“Monseñor Leónidas Proaños” se preparó el cálculo de la corresponsal de las
empresas ecuatorianas, estos gastos son semanales y mensuales ya que en el
mundo que engloba a la tecnología digital distingue que existe un sinfín de
herramientas, recursos y todo aquello que nos puedo servir de ayuda a la hora
de querer consolidar nuestras herramientas de trabajo educativos que pueden
ser presentadas mediante correos electrónicos y plataformas educativas en
internet.

Materiales.

 Carpeta
 Hojas de papel bon
 Papel ministro
 Sillas
 Impresora
 Escritorios
 Corrector
 Esferos
 Marcadores
 Pizarrón
 Cuadernos
 Tarjetas de datos

Equipos.
 PC de meza
 Impresora
 Celular
 Calculadora Científica
 Ventilador
 Mascarillas
 Alcohol
Herramientas.
 Sistemas Operativos
 Paginas Digitales
 Word
 Pdf consultados
 Presi consultas

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  PowerPoint
 Archivos
Insumos
 Agua
 Refrigerios
 Gaseosas
 Almuerzos
 Vividas lácteas
 Frutas

Instalaciones
 Internet por cable.
 Internet Prepago
 Energía Eléctrica
Humano
 Alumno Responsable del proyecto
 Maestro Tutor guiador del proyecto
 Personal Encuestados
 Muestra Población
Económico.
 Tarjeta prepagos de claro
 Internet por Fibra Óptica
 Impresiones

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  METAS DEL PROYECTO

Mediante la exploración de información en la empresas de correspondencia

ecuatoriana y de trabajadores Administrativos, empleados se espera dejar
capacidades instaladas en la instituciones de este tipo de servicios mediante el
diseño, ejecución y evaluación de un curso semipresencial sobre el
conocimiento del manejo y función de las empresas ecuatorianas bajo las
herramientas digitales, que permitirá sistematizar el debate y formar agentes
multiplicadores en la Unidad Educativa “Monseñor Leónidas Proaños” sobre los
desafíos y oportunidades formativas.

METODOLOGIA DEL PROYECTO (FLUJOGRAMAS)

GRÁFICO N° 1
Modelo de cascada

da

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  CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES CON RECURSOS Y RESPONSABLES DE CADA ACTIVIDAD
No. ACTIVIDAD
1 Capacitación
2 Realización del Tema
3 Recolección de Datos
4 Análisis de datos
5 Análisis de Interpretación
6 Conclusión y Recomendación
7 Informe y presentación del Proyecto
RECURSOS RESPONSABLE
Papelote, computadora, impresora,
resma de hojas, folletos, carpa, sillas, Nombre o nombres de los
mesas, parlantes, micrófonos entre capacitadores
otros.
Análisis de los posibles temas de Docente: Carmen Yépez
estudio. Figueroa
Análisis y decisiones respecto la
Estudiante: Luis Zambrano
necesidad de la unidad educativa.
Sitios web, Google Internet, , pdf. Estudiante: Luis Zambrano
Google, comparación de información
Estudiante: Luis Zambrano
recolectada.
Análisis de datos obtenidos en la
Estudiante: Luis Zambrano
investigación.
Informe Estudiante: Luis Zambrano
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  COSTO POR ACTIVIDAD Y TIEMPOS DE ACTIVIDAD

No. ACTIVIDAD COSTO TIEMPO

1 Capacitación $ 32.00 6 Horas

2 Seminarios $ 48.00 6 Horas
3 Recolección de fotos copias $ 17.00 3 Hora
4 Uso de internet $ 68.00 60 Horas
5 Computadora $ 75.00 35 Horas
6 Transporte $ 41.00 20 Horas
7 Refrigerios $ 79.00 29 Horas
8 Empastado, anillado del proyecto de grado $ 17.00 5 Horas
9 Impresiones $ 25.25 4 Horas
10 TOTAL $ 405.25 168 HORAS

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  CONCLUSIONES Y RECOMENTACIONES

Como ya se explicó en el contenido del proyecto, se ha determinado que por

medio de la investigación de campo la cual se realizó vía Online por motivos
del covid-19, se llegó a la concluir que los problemas del desconocimiento de
cómo funcionan las empresas ecuatoriana ha sido motivo de la falta de
concientización sobre las empresas y su función interna y externa que operan
dentro del país, elaborados con la forma de que los investigadores y
empleados obtengan una mayor comprensión e intelecto para poder adquirir
sus conocimientos de las empresas de servicio correspondiente en Ecuador.

RECOMENDACIONES

La propuesta de esta investigación sobre correspondencia interna y externa de

las empresas ecuatorianas, esta redirigida a la creación de un curso de
capacitación sobre las funciones de las empresas que existen de
correspondencia en ecuador, y así llegar diferentes a los artículos de relación
empresarial de servicio en coordinación con el “ministerio de trabajo” para que
lleguen a un acuerdo en lo económico para facilitar al empleador como al
trabajador una buena comprensión de las herramientas digitales basadas en
las diferentes páginas y roles que deben cumplir las empresas prestadoras de
servicio tanto públicos como privadas con corresponsal en Ecuador.

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  LINKOGRAFIA

https://axiavant.wordpress.com/2020/04/25/situacion-actual-de-las-empresas-
en-el-ecuador/
https://pkge.net/es/couriers/correosdelecuador
https://actualicese.com/correspondencia-y-su-importancia-en-la-empresa/
http://idherranz.es/Documentos/2AYF/fol/t4-Tratamiento%20de%20la
%20correspondencia.pdf
https://idealofi.com/la-correspondencia-la-empresa/
https://lacorrespondencia4.blogspot.com/2015/02/resena-historica.html
http://repositorio.ug.edu.ec/bitstream/redug/8956/1/TESIS%20MIPYMES.pdf
https://idoc.pub/documents/correspondencia-interna-y-externa-14308roexv4j
https://dspace.ups.edu.ec/bitstream/123456789/9059/1/UPS-GT000904.pdf
https://docplayer.es/27629048-Procedimiento-para-el-tramite-de-
correspondencia-interna-y-externa.html
https://es.answerroot.com/web?
q=correspondencia+INTERNA+Y+EXTERNA+by&qo=relatedSearchNarrow&o=
811220&l=dir
https://www.studocu.com/es/document/escuela-superior-de-administracion-y-
direccion-de-empresas/derecho-administrativo/resumen-tratamiento-
correspondencia-y-paqueteria-interna-y-externa-uf0518/13998179
https://www.gob.mx/cms/uploads/attachment/file/
263123/1_Administraci_n_de_correspondencia_AGN.pdf
https://www.wikieconomia.net/organizacion-interna-y-externa-de-una-empresa/
http://repositorio.utn.edu.ec/bitstream/123456789/304/7/PG
%20134%20CAPITULO%20II.pdf

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  BITACORA

SEMANA 1 SEMANA 2 SEMANA 3 SEMANA 4 SEMANA 5

12/08/2021 20/08/2021 28/08/2021 06/09/2021 12/09/2021
No. ACTIVIDAD
M M M M
L Ma J V L Mi J V L Ma J V L Mi J V L Ma Mi J V
i a i a
Socialización de elaboración del
1
proyecto demostrativo - FCT
2 Búsqueda del tema del FCT
3 Aprobación del tema FCT
4 Portada y Descripción del FCT
Reunión con docente Tutor de FCT
5 Antecedentes del FCT
6 Justificación del FCT
7 Objetivos del FCT
Reunión con docente Tutor de FCT
8 Marco Teórico del FCT
Estudio De Mercado (Estudio Rápido
9
De Mercado) del FCT
10 Recursos del FCT
Reunión con docente Tutor de FCT
Metas del PFDFCT
Metodologías del FCT
Cronograma de actividades con
recursos y responsables del FCT
Reunión con docente Tutor de FCT
Conclusiones y Recomendaciones
Bibliografía e Índice
Presentación del FCT y Bitácora

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xos

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22
23