METOLOGÍA PARA LEVANTAMIENTO DE INFORMACIÓN, INTERPRETACIÓN DE

PROCESOS, IDENTIFICACIÓN DE OPORTUNIDADES DE MEJORA Y PROPUESTA DE

SOLUCIÓN EN TODO TIPO DE PROCESO DE NEGOCIO

Francisco Javier Gonzalez

Alejandro Beltrán Márquez Fabian Yesid Vidal López
López
Omnicon SA Omnicon SA Omnicon SA

RESUMEN EJECUTIVO

El entendimiento de los procesos de negocio se ha convertido en una necesidad dentro de

los sectores del mercado, en el presente artículo se establece la metodología adecuada para
el entendimiento de estos procesos por la empresa Omnicon SA. A partir de bases
existentes, tales como estándares, conceptos y metodologías actualmente efectivas, se
determina una herramienta que permitirá alcanzar el nivel de detalle que es necesario para
lograr soluciones acertadas al problema identificado en la compañía la cual haya contratado
la consultoría.

INTRODUCCIÓN ISA95, Business Analysis y el modelado

La generación de herramientas para la
interpretación de los diferentes procesos
involucrados en un negocio ha sido el
principal objetivo de cualquier sector del
mercado. La consultoría es un servicio al que
recurren las empresas con el fin de encontrar
soluciones a uno o más problemas de sus
problemas.
Omnicon SA, entendiendo la necesidad del
mercado, se puesto el objetivo de entender,
interpretar y proponer soluciones reales a los
procesos, logrando a través de la consultoría
el levantamiento de información y finalmente
asesorar a las compañías con
responsabilidad y calidad e integridad en su
consejo.
El presente documento presenta la
metodología adecuada para alcanzar
soluciones originales pero factibles dentro
de los procesos contratados a partir de
estándares y disciplinas como las ISA88 e
estándar de procesos de negocio BPMN.
MÉTODO
Business Operation Analysis (BOA)
Omnicon SA está a la vanguardia en
innovación de los procesos de las empresas,
ideando, diseñando y generando
herramientas que ayuden a ejecutar todo
tipo de actividades relacionadas con
operaciones internas.
Teniendo como base conceptos como
Business Analysis, ISA95 e ISA88, Omnicon
SA ha generado una herramienta la cual es
utilizada para el estudio y entendimiento de
los procesos internos de la industria.
BOA = BA + ISA95 + ISA88
Los pilares de las herramientas son
diseñados por la estructura básica de la
ISA88.
 Caso de Operación (CO):
Negocio
Para iniciar el proceso de consultoría, el
Proceso ingeniero debe generar un completo
detallado de información de las operaciones
Operación del cliente, la cual será registrada en el
documento caso de operación.
Actividad
A partir del alcance del proyecto, se pasa a
Pasos formular el plan de análisis del negocio, con
el fin de definir requerimientos detallados e
identificar necesidades.
Figura 1. Proceso estándar ISA 88
Esta herramienta define las actividades y
Es importante aclarar que el un negocio
pasos relacionados con cada proceso y
puede tener variedad de procesos,
operación que se encuentra siendo
operaciones, actividades y pasos
documentada, donde se evidencian los
relacionados a cada actividad.
pasos y variaciones que se llevan en cada
Una vez identificado el objetivo principal del una de las actividades correspondientes a
cliente, se trata de definir el alcance, las operaciones. A su vez, reporta e
logrando que las necesidades se vuelvan identifica oportunidades de mejora a medida
tangibles de tal manera que todos los que el proceso está siendo efectuado,
involucrados al proyecto puedan contribuir. generando objetivos pasivamente para ser
considerados cuando el proceso de diseño
de solución inicie.

Caso de Operaciones
Actividad Descripción Responsable
Registrar y nombrar las Realizar breve descripción de la actividad Indicar la persona responsable de la
actividades que se realizan mencionada, indicando de manera actividad, puede ser más de un
dentro de la operación, de general el proceso ejecutado y la responsable.
manera concisa. finalidad del mismo.
Estación del proceso Prerrequisito Frecuencia
Especificar la estación física Indicar si aplica o no aplica alguna Señalar cada cuanto o en qué
donde se realiza la actividad, actividad previa a este paso. momento de la operación se debe
puede ser más de una estación. hacer la actividad.
Pasos Variaciones
Detallar las acciones realizadas en la actividad, Indicar si aplica o no aplica alguna variación de uno de los
numeradas y en orden de realización. pasos mencionados.
Sistemas Documentos
Listar los sistemas o programas involucrados en el Listar la documentación relacionada y necesaria para la
proceso. realización del proceso.
Observaciones Oportunidad de mejora
Registrar acciones o comentarios a tener en cuenta en Identificar (si es posible) la oportunidad de mejora
el momento del análisis de la información. inmediata que la actividad podría tener.
Tabla 1. Estructura del caso de operación

La tabla 1 indica la documentación de donde se registra el estado actual de la

manera detallada de cada una de las operación y lo que se relaciona con el
operaciones involucradas en un proceso, mismo.
 Oportunidades de mejora evidenciadas
Identificar la propuesta de mejora, buscando la optimización de la operación general teniendo en
Propuesta cuenta cada uno de los procesos.
de valor Aproximar la propuesta de solución a la realidad, señalando las actividades que puedan impactarse
por la presentación de estas.
Oportunidad ¿Para
Operación Actividad Necesidad ¿Cómo? Restricciones Input
de mejora qué?
Indicar en
Indicar Relacionar
qué
Describir posibles la
Señalar la Resumir la sentido se
el restricciones oportunidad
Indicar la Indicar la necesidad oportunidad va a
proceso del sistema en de mejora
operación a actividad del cliente de mejora generar
de mejora el cual se con
analizar. afectada. sobre esta que tiene la cambio la
a nivel están información
necesidad. actividad. propuesta
funcional. evaluando formal del
de
cambios. cliente.
solución.
Tabla 2. identificación de oportunidades de mejora

La tabla 2 evidencia la manera como se identifican, clasifican y detallan las oportunidades de

mejora identificadas para las operaciones del proceso que esta está analizando.
Diagrama de Operación (DO):
0 ESTACIÓN DE PROCESO
El análisis de operación de negocio (BOA)
define, de manera gráfica, los procesos y
operaciones documentadas en el caso de Tabla 3. Diagrama de operación
operación y establece la idea general del
El diagrama de operación se divide en 4
flujo de proceso.
grupos diferentes repartidos en niveles del
El flujo de proceso representa cualquier tipo proceso:
de procedimiento operacional a partir de un
Nivel 4. Gestión de Negocio (GN):
orden de trabajo. El flujo es diseñado para
Documenta las actividades relacionadas con
presentar y mostrar a manera de resumen el
la logística y planeación del negocio.
orden correcto en que una operación está
siendo ejecutada, a éste proceso se le Nivel 3. Gestión de Operación (GO):
llamará Diagrama de operación (DO). Reporta las actividades de gestión
relacionadas con la gestión del negocio,
DO: DIAGRAMA DE OPERACIÓN además de las actividades que se ejecutan
para que el proceso continúe su flujo natural.
4 GESTIÓN DE NEGOCIO
Nivel 1-2. Ejecución de Operación (EO):
Documenta las acciones relacionadas con
GRUPOS

las operaciones manuales y sistemas

3 GESTIÓN DE OPERACIÓN
automatizados que dependen de la
ejecución de operación.
Nivel 0. Estación del Proceso (PS):
1-2 EJECUCIÓN DE OPERACIÓN
Establece todas las estaciones físicas
relacionadas a la ejecución de la operación.
 Convención Descripción

Tarea: Relacionado con la ejecución de una actividad de un proceso, operación o

actividad.

Compuerta: Condiciona el proceso, generando decisiones que toma el usuario del

sistema para continuar con el camino correcto.

Inicio: Representa el inicio de un proceso.

Intermedio: detiene el flujo hasta que ocurra una condición o dispara acciones de
excepción.

Fin: Indica cuando finaliza un proceso en ejecución

Estación de proceso: muestra la estación física donde se encuentre realizando las

tareas.

Secuencia: muestra el orden de los eventos, actividades y decisiones que se realizan

dentro del proceso.
Mensaje: indica el flujo de mensaje entre las distintas entidades de los procesos.

Asociación: asociar diferentes artefactos con objetos de flujo.

Grupo: se utiliza para agrupar un conjunto de actividades, ya sea para efectos de

documentación o análisis.

Objeto de Información: archivo que maneja la información para entregar al sistema y

establece el orden para el funcionamiento normal del proceso.

Tabla 4. Convención para diagrama de operación

La tabla 4 presenta la convención utilizada concesiones sobre cada forma y la función

para la realización de los diagramas de flujo de la misma en el proceso de diseño.
se parte del modelado de procesos BPMN,
Especificación de Requerimientos:
de esta manera se establecen conceptos y
La identificación de oportunidades de mejora Una vez identificados los requerimientos
genera bases para iniciar con el proceso de funcionales, se diseñan y proponer los
especificación de requerimientos aplicativos de solución identificando
funcionales, donde se establecen y se necesidades.
priorizan cada una de estas con el fin de
obtener un orden de trabajo y así mismo la
propuesta del roadmap.
ID APLICACIÓN MÓDULO NECESIDAD ¿QUÉ? ¿CÓMO? SUPUESTOS
Módulo Detallar el Detallar el Mencionar
funcional requerimiento: requerimiento: supuestos los
Nombre de Especificar la
RF- del ¿Qué se ¿Cómo va a cuales deben
Aplicativo de necesidad del
# aplicativo requiere? funcionar? ser tenidos en
solución. aplicativo.
de cuenta para el
solución. diseño.
Tabla 5. Identificación de necesidades

Se detalla el alcance funcional de cada puede ser satisfecho de otras

componente de solución y su priorización de maneras si es estrictamente
los requerimientos basado en el método necesario.
MOSCOW:  Could: Describe un requisito que se
considera deseable pero no
 MUST: Describe un requisito que
necesario. Esto se incluirá si el
debe ser satisfecho en la solución
tiempo y los recursos lo permiten.
final para que la solución sea
 Won´t: Representa un requisito que
considerada un éxito.
las partes interesadas han acordado
 Should: Representa un elemento de
que no se implementará en una
alta prioridad que debe incluirse en la
liberación dada, pero puede ser
solución si es posible. Esto es a considerado.
menudo un requisito crítico, pero que

ID APLICACIÓN FUNCIONALIDAD REQUERIMIENTO PRIORIDAD

Aplicativo Prioridad
Módulo funcional
propuesto con el Requerimiento funcional del según
RF-# del aplicativo de
requerimiento aplicativo detallado. método
solución.
funcional. MoSCoW
Tabla 6. Priorización de requerimientos funcionales

La identificación de los requerimientos La tabla 7 presenta entonces el costo del

funcionales acerca el cliente a la realidad de
la solución, estableciendo la guía de trabajo
en el momento de la ejecución del proyecto,
estableciendo que se debe hacer y que no
es necesario realizarlo.
Caso de Negocio (CN):
El caso de negocio es la recta final dentro de
la consultoría, debido a que se presenta de
manera presupuestal las propuestas de
soluciones.
proyecto teniendo en cuenta costos de
aplicativos y diseños de los mismos en la
actualidad, distinguiendo el costo del
proyecto, licenciamiento de software,
hardware, costo de ingeniería más la mano
de obra, el porcentaje relacionado al
mantenimiento de software anual.
Finalmente se estima el beneficio producto
del proyecto, el cual tiene como objetivo
aumentar la eficiencia del sistema a partir de
la identificación de la relación Beneficio estimado Año $
costo/beneficio. Tabla 7. Caso de fábrica

Costo Inicial Proyecto $ El Roadmap genera la proyección de la

Licenciamiento Software
Hardware
Ingeniería + mano obra
Mantenimiento Software
Costo Mantenimiento Software Año
$ ejecución del proyecto en una línea de
$ tiempo determinada, la cual depende de la
$
complejidad de la solución, esta es calculada
a partir de tiempos en desarrollo de software
%
y así mismo de instalación de la
$ infraestructura de la planta (si es necesario).

Figura 2. RoadMap.

Una vez presentado el roadmap, se entrega Tener una guía para lograr identificar
el proyecto al cliente, logrando cumplir con el soluciones en cualquier tipo de proceso
alcance de la consultoría, donde dependerá aplica para todos los sectores del mercado,
la implementación de la misma de él. logrando profundizar en todas las
necesidades para implementar sistemas de
CONCLUSIONES
optimización de procesos.
La necesidad de herramientas concretas
El uso de tecnologías para apuntar por datos
para el entendimiento de todo tipo de
veraces y procesos organizados logra poner
procesos presentes en una organización se
a la vanguardia todo tipo de organización,
ha convertido en una necesidad dentro de
mejorando y atacando actividades o tareas
cualquier sector del mercado, dado a que la
generadas de manera manual, mejorando el
tecnología empleada para solucionar
rendimiento y la exactitud de la realización
problemas presentes en estos procesos de la misma.
impacta de manera positiva la productividad
de la empresa, la reactividad de las
actividades y la reducción de pérdidas
anuales.
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