INSTITUTO TECNOLOGICO INTERCONTINENTAL TECZION

CURSO: CATALOGACIÓN Y ARCHIVO

Blanco de Aprendizaje:

Conoce las formas de Catalogación y Clasificación.

VOCABULARIO

1. ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS: Crear o elegir, y poner a trabajar, un método o sistema

de archivo. Controlar que su funcionamiento sea adecuada.
2. DOCUMENTO: Una o varias páginas de papel de cualquier clase o calidad que entre o salga de
nuestra oficina o que se encuentre bajo nuestra responsabilidad.
3. DOCUMENTAR: Probar un hecho por medio de documentos.
4. DOCUMENTOS CARTOGRÁFICOS: Mapas o planos. Su archivo se llama Archivo Cartográficos
o de Planos.
5. DOCUMENTACIÓN: Según la Federación Internacional de Documentos (FID) “Es la colección y
conservación, clasificación y selección difusión y utilización de determinada información” 6.
DOCUMENTO PÚBLICO: Todo documento qu se produzca, reciba o conserve en una oficina o
dependencia del Estado.
7. CLASIFICAR O CATALOGAR: Invertir y colocar la distintas partes de un nombre para archivar. 8.
PALABRA DE ORDEN: Primera palabra del nombre ya catalogado. Nos sirve para definir el orden
alfabético. Ejemplo:
Nombre: Eulogio Peregrini.
Palabra de orden: Peregrini.
9. UNIDAD DE ARCHIVO: Cada palabra, cada inicial, en el nombre de un individuo sociedad,
corporación o institución. Sirve para fines de comparación.
10. INVERSIÓN: Colocación que se le da a las distintas partes de nombre para catalogarlo y
clasificarlo.
11. DOCUMENTO ACTIVO: El documento creado o recibido en la empresa y que puede ser utilizado
en cualquier momento. Por consiguiente, está guardado en nuestro archivo.
12. DOCUMENTO SEMIACTIVO: Aquel documento que ya fue útil y que sin embargo puede volver
a necesitarse, por ejemplo, los documentos del años anterior.
13. TRANSFERIR: Pasar los documentos a otra gaveta, otro archivador, otro local, donde puedan
encontrarse posteriormente.
14. ELIMINAR: Destruir aquellos documentos que ya no serán utilizados, Debe tenerse autorización
escrita.
 CATALOGACIÓN O CLASIFICACIÓN

En la actualidad se nos presenta multitud de opciones para clasificar o catalogar, por ejemplo:

1. COMPUTADOR: Clasifica alfabéticamente según la lista que tengamos: Alfabetiza la lista sin tener
en cuenta inversión unidades o números. Se le pueden indicar ciertos pasos: Ascendente,
descendente, por número, etc.

2. GUÍA TELEFÓNICA: Tiene en orden alfabético el primer apellido. Ignora el segundo apellido.
Tiene ordenado el primer nombre alfabéticamente.

3. REGLAS UNIVERSALES DE ARCHIVO: Tiene variantes dependiendo del país o el autor. En

Europa se usan las reglas Universales, más las propuestas por Comisión Normalizadora AFNOR.

NOTA: Copiar la información sobre catalogación o clasificación en el cuaderno del curso y presentar
de forma ordenada en la siguiente clase.