División Almacenes y Distribución

Buenas Practicas de almacenamiento y Distribución

Parte 3 – Mejora Continua

Elaborado por : Carlos Chihuan M.

1. MEJORA CONTINUA
(Introducción)
Agenda.

Temas:
•¿Qué es la mejora continua?
• ¿De dónde proviene?
• El proceso
• ¿Cómo mejoramos de forma continua?
• Elementos clave del Kaizen
Mejora Continua

¿ Que Significa ? (Debate)

Definición de Mejora Continua

Es una filosofía que afirma que todos los procesos siempre pueden y deben ser
mejorados.
Proceso
Es una metodología analítica sencilla para analizar y resolver partiendo de
condiciones estándar y desarrollando mayores oportunidades de mejora.
Propósito
1. Involucrar a todos los empleados en la búsqueda de soluciones para
asuntos recurrentes y la implementación de contramedidas permanentes
para la causa principal.
2. Identificar el siguiente nivel de mejora, diseñar e implementar esas
mejoras.
Mejora Continua

La Mejora Continua es conocida también como Kaizen:

• Kaizen es una palabra japonesa que significa mejora continua
de una forma gradual y ordenada.
• Adoptar el Kaizen implica la creación de una cultura (todo el
mundo) de mejora continua consistente, enfocada en eliminar
los desperdicios de todos los sistemas y procesos de una
organización.

Los caracteres originales Kanji para esta palabra son:

• KAI que significa “cambio” o “acción de corregir”

• ZEN que significa “bueno”.
es decir, “cambio hacia lo bueno”!!
Mejora Continua

La Mejora Continua conlleva algo más que simplemente dar instrucciones para hacer
los cambios necesarios frente a las debilidades de procesos individuales.
Los equipos de trabajo necesitan coordinar información y actividades en torno a un ciclo
estructurado de toma de decisiones.

El ciclo PDCA o PHVA (Plan, Do, Check, Act = planificar, hacer, verificar, actuar) es
el medio por el cual se resuelven los problemas y se realizan las mejoras.
Mejora continua – Ciclo PDCA o PHVA

• El ciclo PDCA es una lista de comprobación

de las cuatro etapas que nos guían a través
del proceso que lleva de “problema
planteado” a “problema resuelto”.

• Las cuatro etapas son: Estandarizar y

Plan de Mejora
Investigación
de la Causa
Continua
1. Plan = planificar
2. Do = hacer
3. Check = verificar Estudio Implementación
de las
de los
Resultados Contramedidas
4. Act = actuar

• El concepto del ciclo PDCA fue desarrollado

inicialmente por Walter Shewart, el estadista
pionero que desarrolló el control estadístico
de procesos en los Laboratorios Bell en
EEUU durante los años 30.
Mejora continua – FASE 1: Planificar

Planificar: mejorar la operación

descubriendo qué cosas se están
haciendo mal (identificar el
problema planteado) y reuniendo
ideas para solucionar estos
problemas.
Mejora continua – FASE 2: Hacer

Hacer: se da prioridad a los cambios

destinados a solucionar problemas a
pequeña escala o a nivel
experimental. Esto minimiza el
trastorno en actividades rutinarias
mientras se comprueba si los
cambios funcionarán o no.
 Mejora continua – FASE 3: Verificar

Verificar si los cambios experimentales y a

pequeña escala están consiguiendo el resultado
deseado o no. También verificar las actividades
clave de forma continuada (sin importar que se
estén llevando a cabo experimentaciones) para
asegurar que se sabe cuál es la calidad de los
resultados en todo momento y así identificar
nuevos problemas cuando surjan.
Mejora continua – FASE 4: Actuar

Actuar: implementar cambios a escala mayor

si el experimento ha resultado satisfactorio.
Esto implica hacer cambios a la parte rutinaria
de la actividad. También actuar para involucrar
a otras personas afectados por los cambios y
cuya cooperación se necesita para
implementar los cambios a una
mayor escala.
Mejora continua – PDCA o PHVA
Mejora continua – Cuando Utilizar un PDCA

1. Como un modelo para mejora continua.

2. Cuando se comienza un nuevo proyecto de mejoras.

3. Cuando se desarrolla un diseño nuevo o mejorado de un proceso,

producto o servicio.
4. Cuando se define un proceso de trabajo repetitivo.

5. Cuando se planifica la recoleción de datos y análisis para verificar y

priorizar los problemas o causas principales.
6. Cuando se implementa cualquier cambio.

Utilizar el ciclo PDCA para coordinar los esfuerzos de mejora continua.

Esto enfatiza y demuestra que el programa de mejora:
- debe comenzar con planificación cuidadosa,
- debe derivar en una acción efectiva y
- debe ponerse en marcha de nuevo para planificar en un ciclo continuo.
Mejora continua – PDCA y Kaizen Activity Report

• El Kaizen Activity Report es

un formulario estandarizado
en el que los equipos anotan
sus acciones y conclusiones.
• El formulario se coloca en un
lugar visible para que todo el
mundo pueda ver y leer el
progreso realizado.

• Como el ciclo PDCA, el

Kaizen Activity Report se
divide en cuatro etapas:
Plan, Do, Check, Act
Mejora continua – PDCA y Kaizen Activity Report

• El Kaizen Activity Report es un

formulario estandarizado en el
que los equipos anotan sus
acciones y conclusiones.
• El formulario se coloca en un
lugar visible para que todo el
mundo pueda ver y leer el
progreso realizado.

• Como el ciclo PDCA, el

Kaizen Activity Report se
divide en cuatro etapas:
Plan, Do, Check, Act
2. MEJORA CONTINUA
(Desperdicios)
 Mejora continua – Despercidios.

Procesos con Valor Añadido

Desperdicio
Procesos que directamente añaden
Procesos que no añaden valor al producto (por ejemplo,
valor al producto (por colocar la pieza A en la caja B)
ejemplo, caminar para
conseguir una pieza que
podría haber sido
almacenada más cerca

Desperdicio Necesario
Procesos que no añaden valor, pero
que deben ser realizados para
conseguir trabajo de valor añadido en el
sistema actual (por ejemplo, coger un Utilización de materiales o recursos
folleto para introducirlo en una caja) más allá de lo necesario para
cumplir los requisitos del cliente
Mejora continua – ¿Que es valor Añadido?
Joe’s Garage
Presupuesto de reparación de automovil

Rellenar información para el cliente: 0.5 hrs

Trasladar el auto dentro del garaje: 0.1 hrs

Preparar el auto para inspección: 0.5 hrs

Descanso para café: 0.25 hrs

Búsqueda de piezas: 1.0 hrs

Trabajo en el automóvil: 2.0 hrs

Almuerzo: 1.0 hrs

Trabajo en el automóvil: 1.5 hrs

Descanso para café: 0.25 hrs

Sacar el auto del garaje: 0.1 hrs

Explicación del presupuesto al cliente: 0.5 hrs

Total horas empleadas: 7.7 hrs

Mejora continua – ¿Que es valor Añadido?
Joe’s Garage
Presupuesto de reparación de automovil

Rellenar información para el cliente: 0.5 hrs

Trasladar el auto dentro del garaje: 0.1 hrs

Preparar el auto para inspección: 0.5 hrs

Descanso para café: 0.25 hrs

Búsqueda de piezas: 1.0 hrs

Trabajo en el automóvil: 2.0 hrs

Almuerzo: 1.0 hrs

Trabajo en el automóvil: 1.5 hrs

Descanso para café: 0.25 hrs

Sacar el auto del garaje: 0.1 hrs

Explicación del presupuesto al cliente: 0.5 hrs

Total horas empleadas: 7.7 hrs

Mejora continua – ¿Tipo de desperdicios?
Mejora continua – Caso Tostadora
Observen el video y propongan sus ideas de mejora
Mejora continua – ¿Si vamos un paso mas adelante?
Un dispositivo con forma de pegamento en
barra que contiene tu marca favorita de
mantequilla. Facilísimo: giras el tubo de
mantequilla y lo aplicas en la tostada, filete,
maíz,… Cuando termines, lo tapas y metes en
el frigorífico. Con esto te ahorras el cuchillo,
derretir la mantequilla, pringarte,…
Mejora continua – ¿Qué tipo de problemas tienes en tu
puesto de trabajo?
• Accidentes
• Tiempo de inactividad – equipo &
manipulación
• Utilización excesiva de espacio
• Gran cantidad de inventario
• Alto promedio de trabajo que no aporten
valor
• Falta de alineación con los
objetivoscorporativos
• Grandes cambios de horas extra
• Largos plazos de entrega
• Poca versatilidad/flexibilidad
• Escasez de personal
• Escasez de piezas / flujo de material escaso
• Pobre satisfacción del cliente
• Escasez de cumplimiento de calendarios
• Comunicación escasa
• Escasez de conciencia cultural -
formación & educación
• Escasez de moral - absentismo / bajas
• Pobre introducción del producto
• Escasa productividad
• Escasa finalización de proyectos
• Retrabajo
• Escasa programación
• Variabilidad en tiempos de procesos
• Variabilidad en rutas de trabajo

Debate - ¿Por qué suceden estos problemas?

Mejora continua – Ningun problema….es el Problema
Explicar esta foto
 Mejora continua. Acciones sin medicion
Seguridad
 “La seguridad es nuestra primera prioridad”
 “Este es un site muy seguro: no hemos tenido un
accidente serio desde hace mucho tiempo”
 “No hemos realizado ningún curso específico de
seguridad- es suficiente con que la gente mire”
Productividad
 “Somos muy productivos, siempre entregamos en
plazo”
 “Hay un buen sentido de la urgencia aquí: en
cuanto llegan los pedidos, la gente trabaja tan duro
como ellos pueden”
 “Hemos alcanzado nuestra productividad máxima,
no podemos pedirle más a nuestros trabajadores”
¿Es éste un site correctamente gestionado? ¿Por qué?
Calidad
 “Nuestra calidad es la mejor posible”
 “No hemos recibido quejas desde el cliente por lo
que nuestra calidad debe de ser muy buena”
 “Calidad es nuestra prioridad nº1 – Empleamos 7
personas por turno para chequear los pedidos antes
de que salgan”
Moral
 “En mi opinión este es un gran lugar para trabajar
y creo que la mayoría de nuestros trabajadores lo
piensan”
 “La principal razón por la que nuestros empleados
se marchan es por los altos salarios que hay fuera
de CEVA”
 “Nuestra gente no está interesada en mejorar día a
día las operaciones, ellos solo quieren hacer su
trabajo”
 Mejora continua – Resultado diferente.
Seguridad
 “El pasado mes, tuvimos 4 accidentes laborales. Un
50% menos que el anterior mes, y por encima del
promedio del sector, pero es dos veces superior al
objetivo global de CEVA.”
 “El último trimestre perdimos 25 horas de las
231,589 hrs trabajadas. Esto nos da un ratio de 2.7.
El mes pasado fue de 4.4.”
Productividad
 “La productividad de ayer en kitting fue 96 kits por
trabajador, el cual es inferior al objetivo de 110. La
principal causa fue que desde las 14:00 hasta las
15:00 hrs el sistema estuvo inoperativo”
 “El pasado mes la eficiencia del centro fue del 76%,
lo cual denota una mejora significativa con respecto
a la baseline del año anterior que fue del 71%”
En una buena dirección del site, los problemas son cuantificados!
Calidad
 “ El pasado Q tuvimos 201 errores en las 76561
líneas. Esos 2,625 errores por millones mejor que
nuestra obligación contractual con el cliente (4,000
epm) pero superior al promedio del pasado año
(1,376)”
Moral
 “El pasado año las bajas voluntarias de personal
fueron de un 20% frente al objetivo del 12%. En los
primeros 3 meses de este año no hemos observado
ninguna mejora aún, es claramente un área a tener
en cuenta.”
 “RRHH ha hecho un gran trabajo ayudándonos a
bajar el absentismo desde el 13% (promedio del
pasado año hasta el 5% en los primeros dos
trimestres.”
 Mejora continua – Herramientas de análisis

Las 7 armas del samurái

1. Diagrama de flujo
2. Diagrama de espina de pescado
3. Hoja de control
4. Gráfico de tendencia
5. Diagrama de Pareto
6. Histograma
7. Diagrama de dispersión
Mejora continua – Diagrama de flujo

• El diagrama de flujo proporciona una ilustración

visual de la secuencia de operaciones requerida

• Los diagramas de flujo son representaciones

pictóricas de un proceso.

• Mediante la ruptura del proceso en los pasos que Componer

la caja
lo conforman, los diagramas de flujo pueden ser
usados para identificar los errores del sistema. Rellenar

Cerrar la
caja

• Los diagramas de flujo ayudan a resolver los La siguiente Cambiar los

caja es la materiales
problemas y comprender mejor el proceso. misma?
Mejora continua – Espina de pescado

• Es una herramienta que permite al usuario hacer una representación gráfica

que muestre el camino y dé las pistas para identificar un asunto o la raíz de
un problema.
• Una parte importante de la mejora es el esfuerzo continuo para obtener más
información acerca del proceso y su producción de salida.
• Es una herramienta para estructurar la tormenta de ideas.
Mejora continua – Hoja de control
• Una hoja de control es una herramienta de investigación para recolectar datos sobre
los problemas.

• Abajo se muestra un ejemplo de la función de una hoja de control para recolectar

datos y presentar la información de manera eficiente y en un formato gráfico.
 Mejora continua – Grafico de tendencia
• Los gráficos de tendencia son posiciones de datos dispuestos en una secuencia en el
tiempo. Se usan para detectar una tendencia o un patrón sobre un periodo concreto de
tiempo .
• Permiten al equipo comparar una medida de rendimiento antes y después de la
implementación de una solución para medir su impacto.
• Centra la atención en los cambios del proceso realmente vitales.
• Proporciona información útil para predecir tendencias (Subidas o bajadas).
• El propósito es asegurar que el proceso está bajo control y controlar la variación del proceso
en una base continua.
Puede ser usado para:
• Planificar
• Consumo de combustible
• Rendimiento de la producción
• Calidad
• Seguridad
• Horas extras
 Mejora continua – Histograma

• Los histogramas proporcionan una visión simple y gráfica de datos que se han acumulado
incluyendo su dispersión y tendencia central.
• Añadido a la facilidad con la que puede ser construidos, los histogramas proporcionan el
camino más fácil para evaluar la distribución de los datos.

• Su propósito es determinar la dispersión o variación de una colección de datos de una

forma gráfica. Histogram for RDT Battery Life

# Batteries

4-8 9 - 12 13 - 16 17 - 20 21 - 24 25 - 28 29 - 32 33 - 36
Hours
Mejora continua – Diagrama de dispersion
• Los diagramas de dispersión son herramientas gráficas que intentan representar la
influencia que tiene una variable en otra. Un diagrama común de este tipo
normalmente muestra puntos que representan el valor observado de una variable
que corresponde al de otra variable.
• El propósito es identificar correlaciones que podrían existir entre una cualidad
característica y el factor que podría dirigirla.
Mejora continua – Reporte Kayzen registrado
Mejora continua – Reporte Kayzen registrado
“SI SIGUES HACIENDO
SIEMPRE LOS MISMO ….

NO ESPERES RESULTADOS
DISTINTOS”