1. ¿Qué se entiende por imagen?

2. Menciona los aspectos a tomar en cuenta para potenciar la imagen personal en una
secretaria.
3. Nombra tres componentes de una imagen profesional sólida.
4. Cuál es la diferencia entre la imagen no verbal y la imagen verbal?
5. Elabora un mapa conceptual donde el tema sea, la imagen como factor clave.

6. Cuál es la importancia de la imagen que transmite la secretaria en una empresa o

despacho?

7. ¿Cuál es la vestimenta más adecuada para el trabajo como secretariado ejecutivo?

8. ¿Cuál son los aspectos o características de una secretaria moderna?

9. ¿Según el enunciado por que se dice: que una secretaria puede interactuar como mediador
en problemáticas concretas? Argumenta tu respuesta cortamente.
10. ¿Cuál es la importancia de la secretaria en relación con su función de relacionadora
pública?
¿CUÁL ES LA IMAGEN PERSONAL?

Cuando hablamos de imagen personal nos referimos a un tema muy amplio que abarca desde los
rasgos físicos y forma de vestir hasta la postura y movimientos al sentarse, caminar, saludar, tono
de voz, mirada, risa, sonrisa, higiene, cortesía, educación, entre otros.
Hablar de imagen es hablar de un tema que nos compete a todos, dado que siempre vamos a tener
una imagen que cuidar: mi imagen personal, profesional o la imagen de la empresa que
representamos. Pero proyectar esa imagen que todos queremos tener no es cosa fácil ya que
entran en juego muchos aspectos que deben ser tomados en cuenta para lograr el equilibrio y
conseguir nuestro objetivo. Lo interesante de este tema es que la imagen es modificable, la
podemos cambiar o transformar y así sacar un mayor provecho de ella. Una vez más nos
tomamos unos minutos para compartir con usted importante información y útiles consejos que, al
ponerlos en práctica, nos permiten cuidar de nuestra imagen personal, profesional o social y la de
la empresa. Gracias por continuar leyendo nuestra colección de temas, escribimos pensando en
usted.
Cuando hablamos de imagen personal nos referimos a un tema muy amplio que abarca desde los
rasgos físicos y forma de vestir hasta la postura y movimientos al sentarse, caminar, saludar, tono
de voz, mirada, risa, sonrisa, higiene, cortesía, educación, entre otros. La imagen personal es un
estilo de vida y cada persona tiene la suya. Por eso es importante cuidar nuestra forma de ser y
actuar, ya que la imagen es como una foto, es lo primero que los demás ven de nosotros en una
rápida y fugaz mirada. Aunque no seamos conscientes, todos proyectamos nuestra personalidad a
través de la imagen que ofrecemos al exterior. A menudo recordamos esa frase tan popular que
dice: “La primera impresión es la que cuenta” por lo que pasar la crisis de los primeros cinco
minutos en un primer encuentro con otra persona es quizás la prueba más difícil, dado que
posterior a este tiempo las impresiones que se forman persistirán y se reforzarán, en función del
comportamiento posterior que tenga el individuo.
Por lo anterior, podemos deducir que tener una buena presencia, ser y sentirse agradable a la
vista de los demás, nos hace sentir más seguros de nosotros mismos, lo cual mejora en gran
medida nuestro desarrollo personal, profesional y social.

Aspectos a tomar en cuenta para potenciar nuestra imagen Mantener coherencia entre los
cuatro canales de información que a continuación se mencionan:
• Condiciones físicas: apariencia exterior.
• La voz, el tono y su modulación. • Gestos.
• Indumentaria. Estos elementos deben estar armonizados entre si para lograr con éxito nuestro
propósito. Por lo que si se dice algo, el mensaje debe ser coherente con el contenido del mismo.

ASPECTOS A TOMAR EN CUENTA PARA MEJORAR LA IMAGEN PERSONAL

Al hablar de imagen personal, nuestra mente imagina a hombres y mujeres espectaculares, con
mucho “glamour”, cuerpos esbeltos, atractivos. ¿Pero si no poseemos esas cualidades físicas
nuestra imagen personal debe verse afectada? Por supuesto que “NO”, las personas son más que
un aspecto físico, poseen también valores excepcionales y una mente maravillosa, lo que hace
que realmente seamos seres únicos. Si tenemos un aspecto físico impecable con una mente vacía,
no sirve de nada o al contrario, una mente prodigiosa con un cuerpo descuidado o sucio, tampoco.
El cuerpo es un elemento magnífico de comunicación y es la tarjeta de presentación de una
persona, por lo que debe ir acompañado del control del lenguaje verbal y no verbal. Por eso,
cuando se habla de imagen personal no se debe referir únicamente al traje que vestimos sino a
algo más amplio; podemos decir que es un estilo de vida, la forma de ser y actuar y en
consecuencia, cada persona tiene la suya propia. El cuido de la imagen personal posee gran
importancia, implica conocimiento y perfeccionamiento del aspecto interior y exterior. Cuando
nos presentamos ante los demás, antes de haber pronunciado una palabra ya estamos
transmitiendo datos e ideas, aún sin quererlo. Nuestra personalidad se proyecta a través de la
imagen que ofrecemos al exterior.

LOS TRES COMPONENTES DE UNA IMAGEN PROFESIONAL SÓLIDA

La imagen profesional es la percepción que se tiene de una persona por parte del entorno en el
que se desempeña, a partir de los estímulos que emana durante su actividad laboral. 

Dichos estímulos provienen del aspecto físico; de los gestos, ademanes y expresiones corporales;
y de la forma de expresarse vía oral y por escrito. A estos tres aspectos se les denomina,
respectivamente, la imagen física, la imagen no verbal y la imagen verbal. 
Estos tres componentes de la imagen profesional deben ser manejados en forma complementaria,
de modo que el profesional proyecte una imagen de credibilidad y seguridad, de modo que su
imagen sea una herramienta fundamental para promover la confianza y generar autoridad y
liderazgo.

Imagen física: la forma de vestir es un factor clave. Parafraseando un dicho muy popular, no
basta con ser profesional sino que hay que parecerlo. Es decir, se debe ser coherente. Y no
hablamos únicamente de vestir ternos siempre; un ejecutivo debe saber vestirse adecuadamente
para cada ocasión, tanto para una cena de gala como para asistir a las olimpiadas internas de la
organización. Pero algo que debe tomar en cuenta es que incluso el vestuario más exclusivo
carece de sentido si la actitud de quien lo viste no proyecta liderazgo y personalidad.

Queramos o no, en forma consciente o inconsciente, todos proyectamos una personalidad a través
de la imagen que ofrecemos a los demás. Si el ejecutivo no tiene prestancia ni una actitud de
liderazgo, será difícil que dirija una organización. De ahí la importancia de saber manejar la
presencia física.

Imagen no verbal: Los gestos, los ademanes y las expresiones corporales también comunican.
Un cuerpo encorvado, con los hombros apretados y el rostro mirando hacia abajo transmite
derrota, depresión. En cambio, un cuerpo erguido, con hombros sueltos, una mirada firme y
dirigiéndose a los ojos del interlocutor, transmiten liderazgo, convicción, autoridad y confianza.
El ejecutivo exitoso debe mantener coherencia entre lo que es y lo que exterioriza verbal y
corporalmente. Imagen verbal: Del  mismo modo, el ejecutivo líder debe mantener la coherencia
entre la imagen que proyecta físicamente y la forma de expresarse verbalmente. Debe ser un buen
comunicador. La buena imagen proyectada debe ser complementada con una demostración de
que tiene los conocimientos técnicos y la experiencia que se requiere para su puesto. Y esto solo
se demuestra cuando interviene oralmente y cuando presenta sus informes. Tanto el alto ejecutivo
que se dirige a los accionistas de la compañía para exponer los logros de la organización como
los gerentes en los comités de gerencia o el funcionario en una reunión de trabajo deben saber
manejar adecuadamente este aspecto de su imagen.

Para cualquier exposición o presentación, ya sea ante los jefes o subordinados, se recomienda
ensayar lo que se va a decir y tener claros los mensajes que se van a emitir, siendo estos últimos
la columna vertebral de la ponencia. Hay ideas y palabras claves que sirven para reforzar un buen
discurso. Como vemos, la imagen profesional no se constriñe a la vestimenta. Esta debe ser vista
como un complemento de las capacidades y de la actitud, lo cual también expresa mediante
lenguajes verbal y no verbal.

LA IMPORTANCIA DE LA IMAGEN QUE TRANSMITE LA SECRETARIA,

ASISTENTE O EMPLEADO ADMINISTRATIVO.

A través de nuestra persona debemos decir claramente que sabemos lo que hacemos y que se
puede confiar en nosotras.

Un aspecto desalineado o descuidado dice lo contrario, y lo visual es muy poderoso. Una primera
impresión es en un 60% visual, se capta una totalidad compuesta por el atuendo, los colores, el
lenguaje no verbal, el porte. De manera que esta impresión debe ser la mejor.

Cada mujer puede sacar el mejor partido de sus potencialidades físicas, emocionales e

intelectuales para construir, con su propia elaboración, una imagen personal adecuada a su
necesidad y deseo. Tarea que le brindará las máximas satisfacciones tanto en su vida profesional
como personal.

2. Personalidad e imagen a partir de la autoestima

Los conceptos de autoestima e imagen de si mismo son fundamentales para comprender los
procesos psicológicos que suceden en un sujeto.

Nos desenvolvemos en una sociedad que cada vez valora más lo que se tiene a nivel material y
cada vez menos lo que se tiene a nivel humano. Cada época se rige bajo determinadas leyes o
conceptos colectivos que circulan socialmente y en esta época lo que nos rige son las leyes del
mercado.

Puede definirse la autoestima como el sentimiento de aceptación y aprecio hacia uno mismo, que
va unido al sentimiento de competencia y valía personal. El concepto que tenemos de nosotros
mismos no es algo heredado, sino aprendido de nuestro alrededor, mediante la valoración que
hacemos de nuestro comportamiento y de la asimilación e interiorización de la opinión de los
demás respecto a nosotros. La importancia de la autoestima radica en que nos impulsa a actuar, a
seguir adelante y nos motiva para perseguir nuestros objetivos.
 Las personas con alta autoestima se caracterizan por lo siguiente:

 Superan sus problemas o dificultades personales

 Afianzan su personalidad
 Favorecen su creatividad
 Son más independientes
 Tienen más facilidad a la hora de tener relaciones interpersonales

3. Tipos de personalidad

Es muy importante lograr identificar los diferentes tipos de personalidades que existen ya que de
ello depende el entendimiento y buen trato que podamos desarrollar cotidianamente con las
personas que nos rodean, los diferentes tipos de personalidad son:

 El Reformador: El tipo racional, idealista, de sólidos principios, determinado, controlado y

perfeccionista
 El Ayudador: El tipo interpersonal, preocupado por los demás: generoso, demostrativo,
complaciente y posesivo
 El Triunfador: El tipo pragmático, orientado al éxito, adaptable, sobresaliente, ambicioso
 El Individualista: El tipo sensible, reservado, expresivo, dramático, ensimismado y
temperamental
 El Investigador: El tipo cerebral, penetrante, perceptivo, innovador, reservado y aislado
 El Leal: El tipo comprometido, orientado a la seguridad, encantador, responsable, nervioso y
desconfiado
 El Entusiasta: El tipo activo, divertido, espontáneo, versátil, ambicioso y disperso
 El Desafiador: El tipo poderoso, dominante, seguro de sí mismo, decidido, voluntarioso y
retador
 El Pacificador: El tipo indolente, modesto, receptivo, tranquilizador, agradable y satisfecho

4. La imagen personal y profesional

En nuestra sociedad, y para el logro del crecimiento profesional dentro de las organizaciones, el

cuidado de la imagen personal posee suma importancia, pues implica el conocimiento y
 perfeccionamiento del aspecto exterior, a través del porte, la vestimenta, el habla y las mejores
formas para interactuar con nuestro interlocutor.

El término etiqueta se relaciona con la vestimenta, modales (lenguaje gestual, comunicación

oral) y aspectos de comportamiento que conforman la vida social y profesional. En estos días es
usual que las secretarias requieran de los servicios profesionales de especialistas en Protocolo e
Imagen, a fin de mejorar el estilo en el vestir, la forma de comunicación gestual y algunas pautas
de liderazgo.

En relación al aspecto físico, nacemos con una determinada altura, rasgos faciales, o color de
cabello, los cuales se pueden cambiar o mejorar, haciendo todo lo posible por mantener una
figura estilizada. Se pueden conocer y aplicar las técnicas adecuadas de maquillaje para cada tipo
de rostro, utilizar los colores y diseños apropiados en la vestimenta profesional, pues la
indumentaria tiene el poder de mejorar decididamente la percepción positiva de la imagen.

El conocimiento de los aspectos fundamentales de las técnicas de la oratoria, enseña a tomar

conciencia de que el manejo apropiado de las cualidades de la voz, puede ser considerado uno de
los instrumentos más poderosos que permiten el logro de una comunicación oral fluida y creíble.
La voz se puede educar para transformarla en más suave, pausada y agradable, logrando que los
modos de expresar una idea causen una impresión positiva.

Con respecto a la selección de la vestimenta, una profesional debería elegir con esmero y especial
dedicación la etiqueta más apropiada para diversas ocasiones o reuniones en las cuales sea
invitada o desempeñe un rol especialmente relevante.

LA VESTIMENTA MÁS ADECUADA PARA EL TRABAJO COMO SECRETARIADO

EJECUTIVO

 Un vestido negro, de líneas sencillas, puede ser considerado “un básico” para asistir a reuniones.
Los accesorios le darán un aspecto más “formal o más casual”.
 Los colores oscuros y monocromáticos tienden a adelgazar y estilizar la figura.
 Las faldas levemente entalladas hasta la rodilla sientan mejor que las plisadas o rectas.
 Los trajes que más favorecen: pantalones rectos y chaquetas sastre largas con hombreras
discretas, levemente entalladas en la cintura en colores negro, azul, beige, gris o pasteles.
 Evitar las telas con adornos muy elaborados y colores muy estridentes durante el día.
 Los zapatos, la cartera y el cinturón, combinarán en color, tamaño y diseño con el resto de la
indumentaria.
 El calzado resulta un accesorio de fundamental importancia en la percepción del conjunto de la
indumentaria. El taco más favorecedor para la postura, es el de cinco centímetros, aportando
altura y equilibrio.
 Para una reunión de trabajo, evitar los estampados llamativos, los tejidos gruesos y las telas
satinadas o con brillos.
 Las piernas se estilizan cuando se usan las medias y los zapatos en la misma tonalidad.
 Los accesorios (pañuelos, guantes, carteras, anteojos, joyas), deberán ser elegidos con un criterio
discreto y sutil, a fin de realzar y complementar aportando distinción, sin proyectar un aspecto
recargado.

El aspecto exterior debe proporcionar sensación de agrado y de bienestar. En general, vestir de

forma discreta pero favorecedora, siguiendo las líneas clásicas con un toque de moda puede
resultar la elección más conveniente para proyectar una imagen femenina y profesional. La
calidad de las prendas se relaciona de manera directa con la duración y aspecto, ya que un traje de
corte impecable aporta elegancia y seguridad.

MANEJO DE CONFLICTOS EN LA OFICINA COMO SECRETARIA

Tanto en la vida personal como en el empleo, las personas difieren en su sensibilidad a los

comentarios, críticas o acciones de otros, ya sean compañeros o jefes, así como en su capacidad
para afrontar la tensión creada por una situación conflictiva o a la presión ante el trabajo de
última hora.

Episodio aislado de confrontación o falta de claridad en la comunicación dentro de la oficina

pueden no afectar las relaciones interpersonales, pero el riesgo más real es que comiencen a
generarse resentimientos, en especial si no se expresan.

Tratar de solucionar conflictos, abordándolos directamente con la persona con quien estamos en
desacuerdo, puede significar a nuestros temores, querer evitar:
 1) Exponernos al ridículo o rechazo;
2) reconocer nuestra contribución al problema; y
3) estar dispuesto a cambiar.

Naturalmente, hay momentos en los que es mejor ceder que resistir firmemente. Pero hay veces
que asumimos prematuramente que una discordancia no tiene ninguna solución mutuamente
aceptable. El estar dispuestos a conversar sobre desacuerdos puede producir oportunidades para
fortalecer relaciones y mejorar la productividad.

Puede haber casos en los que una contienda intensa entre personas de la oficina pueda requerir la
participación del administrador o de una tercera persona. Un acercamiento también puede
significar permitirles a los trabajadores a que se reúnan con su superior para que los ayude a que
resuelvan su propio conflicto.

La Mediación

En ocasiones se puede interactuar como mediador en problemáticas concretas y se necesita tener

presente que la solución debe ser aceptada, si no sugerida, por las personas involucradas en el
conflicto.

Los mediadores pueden influir al:

 Entender el punto de vista de cada uno

 Aumentar el interés de los participantes en resolver el desafío a través de la mediación
 Aplicar reglas que gobiernen y mejoren la comunicación
 Preparar a los participantes en el uso de un estilo de interacción eficaz
 Nivelar el poder (entre jefe y subordinado)
 Ayudar a los participantes a planear el trato en el futuro
 Quienes han estado envueltos en un conflicto, generalmente sienten una gran necesidad de ser
comprendidos. Tanto, que es difícil para muchas personas poder enfocarse en los problemas de
otros, hasta primero no sentirse comprendidos.

La mayoría de las veces y de las personas, pasamos la mayor parte de las horas del día en el
empleo y aún después, al llegar a casa, continuamos pensando en todos los daños reales e
imaginarios que les “ha causado” una tercera persona. Y una actitud típica es que cada uno tenga
deseos de abandonar su empleo.

Los costos de no enfrentar los conflictos entre compañeros de la oficina, o de no detener el

desorden, provoca, entre otras cosas, que las personas involucradas empiezan a desconfiar de la
otra. Muchas veces dejan de saludarse o de dar alguna indicación que la otra persona existe.
Evitan mirarse y hasta reemplazan el nombre de la otra persona con un apodo u otra forma de
referirse a esa persona (“esa mujer, esa señora…”).

Pueden disiparse los conflictos cuando buscamos una forma creativa de lograr la suma de las
necesidades (las de ellos y las nuestras). Al ignorar las necesidades de la otra persona nosotros
probablemente también fallaremos en nuestros intentos de negociar una solución viable.

LA SECRETARIA Y LAS RELACIONES PÚBLICAS

¿Cuál es la importancia de la secretaria en relación con su función de relacionadora pública?

Entre las múltiples tareas que le competen a un secretario indudablemente que una de las más
relevantes es aquella que dice relación con su función de relacionador público.
Es la imagen de la empresa, y la impresión que un cliente, proveedor o visitante se forme del
mismo dependerá en gran medida de la forma en que el secretario se haya proyectado hacia la
visita.
La imagen de la empresa está en juego cada vez que éste se relaciona con alguien ajeno a ella,
desde el saludo a un visitante, hasta la forma de contestar el teléfono.
Es fundamental, por tanto, que esté al tanto de la trascendencia de su cargo.

- En lo posible evitar pasar las llamadas durante el desarrollo de la entrevista, a menos que ésta
sea de carácter urgente. Se debe evitar además hacer llamadas telefónicas privadas o demasiado
largas en presencia de las visitas.
- La persona de mayor edad o mayor categoría será quien dé por terminada la entrevista. Tanto
los hombres como las mujeres deberán ponerse de pie cuando vayan los visitantes y
acompañarlos en lo posible hasta la puerta de la oficina. Si es difícil encontrar la salida, será la
secretaria quien deberá acompañar a las visitas hasta las escaleras o el ascensor.
- En el caso de reuniones formales, tales como reuniones de consejo, o departamentos, la
secretaria del presidente será quien debe enviar las convocatorias, preparar la orden del día,
disponer los puestos a ocupar en la sala de consejos, proporcionar al presidente toda la
documentación necesaria, leer el acta de la reunión anterior y la correspondencia y tomar nota de
lo tratado para redactar una nueva acta.
- Con el fin de que las reuniones sean más eficaces y productivas es que se hace aconsejable la
confección de una orden del día. Un orden del día debe incluir al menos la lectura del acta
anterior, y una lista de los asuntos a tratar en el orden más práctico posible.