ORGANIZACIÓN DEL ASISTENTE O SECRETARIO EJECUTIVO

1. ¿Cómo es la organización de la información en una oficina?

2. ¿Cuáles son los distintos métodos de organización?
3. Define que es el mapa semántico, diseña un mapa semántico, toma como muestra el que
hay plasmado en el folleto de ayuda.
4. ¿Cuál es la función de reducción de contenidos?
5. ¿Cuál es la línea que separa nuestra responsabilidad personal y profesional?
6. ¿cuándo hablan de plano profesional a que se están refiriendo?
7. ¿Cuál es la importancia de planificar?
8. Según el texto expuesto en el folleto de estudio como es la forma adecuada parta obtener
resultados que deseas mediante la planificación de tareas semanales en la oficina
9. ¿Cómo lo conviertes en un hábito?
10. ¿Por qué deberías planificar tus tareas semanales con antelación?
ORGANIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN DENTRO DE LA OFICINA

Organizar la información

Al leer un texto un tanto extenso, puede sernos de utilidad seleccionar la información más
importante (aquella que sea una guía para recordar) y organizarla de modo que sea fácil de
recordar y comprender.

Para esto existen distintos métodos de organización: el mapa conceptual, el mapa semántico,
el cuadro comparativo, el cuadro de doble entrada, el resumen.

Los cuatro primeros tienen sobre el segundo la ventaja de ser más económicos (utilizamos menos
palabras, menos espacio) dado que, todo lo que en el lenguaje sirve para conectar ideas, será
sustituido por enlaces de distintos tipos en cada uno.

El mapa semántico

En este tipo de mapa, no podremos jerarquizar información. La misma se presenta mezclada,

partiendo de un único concepto. Por esto no nos será útil hacer un mapa semántico si queremos
jerarquizar la información, pero sí si nuestra intención es dar características de algo.

El mapa semántico es útil, entonces, cuando queremos precisar un concepto, los significados de
una palabra, las características a la que ella aparece asociada. Por ejemplo observemos el
siguiente mapa semántico sobre la oralidad, para poder comparar las diferencias que se presentan
con respecto al mapa conceptual:
Existen varias aplicaciones informáticas para elaborar mapas semánticos. Una de las más
recomendados es XMind. Siguiendo el vínculo podrás descargarla a tu computadora y crear
fácilmente mapas mentales.

El cuadro comparativo

Un cuadro comparativo, como lo indica su nombre, es útil para realizar comparaciones. En él los
criterios de la comparación deben escribirse dentro de cada columna a comparar. En el ejemplo
que sigue se compara la oralidad con la escritura. Lo que aparece en el cuadro más abajo van
siendo sus características comparadas, armando enunciados (no hay palabras sueltas).

Vemos que cuando hacemos la comparación, no ubicamos la sustancia que usa la oralidad al lado
de donde se desarrolla la escritura; sino la sustancia que ella utiliza. Por lo tanto, tenemos que
tener en cuenta siempre de estar comparando elementos comparables para construir el cuadro
adecuadamente.

El cuadro de doble entrada

 En un cuadro de doble entrada también comparamos cosas. No se llama «doble» porque solo
puedan compararse dos elementos, sino porque tiene una lectura en doble sentido: uno vertical y
otro horizontal. Veremos que el criterio para realizar la comparación se coloca al inicio de cada
fila, siendo palabras o expresiones que no se repetirán en cada columna correspondiente. No
siempre armamos enunciados, podemos llenar los casilleron con palabras sueltas, siempre y
cuando el cuadro resulte comprensible en el momento de realizar la lectura.

El cuadro de abajo es un ejemplo. La primera columna contiene los criterios de comparación

entre la oralidad y la escritura (lo que comparamos siempre se coloca en la primera fila).
Sabemos que si leemos el cuadro en forma horizontal, en la segunda fila voy a encontrar la
sustancia que usa la oralidad y la escritura, en la tercera dónde se desarrolla la oralidad y dónde la
escritura, y así sucesivamente.

La segunda columna, si realizamos una lectura vertical, contendrá información exclusivamente

acerca de la oralidad; mientras que la tercera nos ayudará a conocer solamente las características
de la escritura.

El resumen

 El resumen es la creación de un texto en base a otro, al que llamaremos texto original. El texto
original es el que leemos, creado por un autor. El resumen es el que escribimos nosotros a partir
del texto original (sin copiar), por lo que que seremos  sus creadores. El resumen se caracteriza
por ser más breve, tiene otra organización (la que le dio su creador) y utiliza otras expresiones
(las que su creador piense necesarias para facilitar su comprensión). Para esto seguiremos los
siguientes pasos, también llamados macrorreglas.

La selección

Hacer un resumen, implica entonces, hacer una selección de la información. Esta selección no se
basa en criterios falsos tales como «lo que aparece primero es lo más importante». Se basa en una
comprensión del texto original, por lo tanto debemos en primer lugar comprenderlo todo
(ver «Para comprender mejor») para luego resumirlo. La selección la haremos siempre de
acuerdo a una intención, que puede ser identificar el tema del texto original, encontrar los hechos
más importantes, los lugares en que sucedieron, quienes los protagonizaron, etc.

Una forma fácil de hacer la selección es subrayando o resaltando con colores en el texto original
aquello que nos resulta más importante de acuerdo a la intención que tengamos. Por ejemplo, si
se trata de un texto narrativo, seleccionaremos los sucesos contados. Si se trata de un texto
expositivo, seleccionaremos las principales descripciones del objeto-tema, o las informaciones
acerca de él.

b. Reducción de contenidos

El resumen implica la creación de una síntesis, de un texto de menor extensión que el original.
Por eso, una vez que tenemos seleccionadas las ideas principales, debemos abreviarlas,
construyendo los enunciados con nuestras palabras.

Las informaciones secundarias pueden seguir dos destinos: ser eliminadas si ellas no modifican el
significado del texto ni son importantes para lograr su comprensión, o ser  generalizadas. La
generalización es un procedimiento por el cual de casos particulares y detalles se saca una
conclusión general a todos ellos, algo que los engloba de forma tal de tomarlos en cuenta pero sin
detallarlos demasiado.

c. Corregir el resumen

Para esto utilizaremos los criterios ya estudiados para producir y corregir un texto en «Para
escribir mejor».

ATENCION DE RESPONSABILIDADES Y DEFINICIÓN DE COMPORTAMIENTOS

EN UNA OFICINA

¿Cuál es la línea que separa nuestra responsabilidad personal y profesional? Ante todo, al hablar
de responsabilidad en el trabajo, no hay que pasar por alto unos valores comunes que deben
ser compartidos por todos tal y como nos recuerdan los expertos y estos son:

 Conocer las funciones y tareas asignadas

 Tener un plan de trabajo o calendario
 Cuidar de los recursos existentes en la organización
 Ahorrar materiales
 Saber participar a través de la escucha activa y la toma de iniciativa
 Ser puntual y evitar faltar
 Atender a la limpieza personal y de las áreas comunes
 Tener capacidad de pensamiento crítico y ofrecer sugerencias para mejorar.
Responsabilidad individual en la oficina en asistencia

En cuanto a la responsabilidad individual recuerda la herramienta de las 6R, inspiradas en la

metodología 6D del libro ‘What to do when there’s too much to do’ de Laura Stack. Estas son:

 Rutinizar; rehusar, para no sobrecargarse de trabajo

 Reducir tareas o el tiempo dedicado a ellas
 Redistribuir, es decir, delegar o reasignar actividades
 Recuperar acciones o rutinas que se consideren relevantes a la hora de cumplir objetivos,
como reuniones de equipo los viernes, por ejemplo
 Ratonear, no dedicar tiempo a contestar correos electrónicos, planificar la semana,
realizar rendiciones de cuentas, ordenar el escritorio, etc. más de 30, 45 o 60 minutos al
día.

Desde EAE Business School piensan que el concepto de responsabilidad laboral tiene que ver
con términos como compromiso, eficiencia, sentido de pertenencia, desarrollo profesional e
individual, empatía, motivación, implicación, solidaridad y cooperación, entre otros.

Esta escuela de negocios recomienda siete ‘tips’ para aumentar el nivel de responsabilidad de los

colaboradores en una organización. Por ejemplo, animar y respaldar a los miembros del equipo,
lo que siempre supone un impulso extra para la consecución de metas, al igual que reconocer su
trabajo cuando lo hayan hecho bien. También propone permitir que los colaboradores avancen
y crezcan en el plano profesional, así como tener en cuenta sus opiniones y puntos de vista. Y,
por supuesto, recuerdan que un buen clima laboral sirve para sacar lo mejor de cada uno y de los
grupos de trabajo a los que pertenecen.

LA IMPORTANCIA DE PLANIFICAR PARA LOGRAR LOS OBJETIVOS EN LA

OFICINA COMO SECRETARIA EJECUTIVA Y ASISTENTE
Cuando una persona tiene definidas sus metas y hacia dónde quiere dirigirse, lo siguiente que
debe hacer es establecer pequeños pasos que lo lleven poco a poco hacía su objetivo, es así
como se comienza a planear.

Es en la adolescencia donde reforzar este hábito beneficiará las etapas posteriores en la vida de tu
hijo. Por ello, nuestra prepa para hombres fomenta los esfuerzos por cumplir objetivos y los
quehaceres que volverán realidad los propósitos de cada estudiante.

¿Qué es la planificación?

La planificación se trata de definir cada paso con el fin de cumplir pequeños logros

encaminados a cumplir una meta más grande. Planificar permite prevenir problemas que se
pudieran presentar o, en su defecto, tener tiempo para solucionar y sobreponerse ante
cualquier contratiempo que surja fuera de lo establecido.

1. Utilizar el tiempo adecuadamente

Concentrarse únicamente en las tareas estipuladas en el plan evitará que tu hijo se distraiga de
las actividades esenciales para llegar al objetivo. Conocer anticipadamente qué es lo que se tiene
que hacer paso tras paso, da pie a organizar y dar orden a la vida, mejorar los horarios y no
perder tiempo en pensar qué es lo siguiente de un momento a otro.  

2. Alcanzar más rápido la meta

Tener un plan permite aumentar la productividad al eliminar los distractores y enfocarse

únicamente en las tareas que realmente acercarán a tu hijo hacia el cumplimiento de su meta.

3. Autodisciplina y motivación

La planificación fomenta el hábito de la autodisciplina, que facilita la concentración en una

tarea para trabajar en ella hasta concretarla. Es más sencillo establecer prioridades y evitar
las interrupciones que saquen a tu hijo del ritmo de trabajo. La motivación ayudará a tu hijo a
continuar hasta el final con las mismas energías y empeño durante todo el proceso.  
4. Retroalimentación

El seguimiento periódico de los avances realizados permite retroalimentar las acciones hechas y

fácilmente redireccionar el camino, corregir o tomar en cuenta las buenas prácticas
para continuar replicándolas en futuros proyectos.

5. Autoconocimiento y persistencia

La fijación en la perfección casi siempre tiene consecuencias negativas, enfocarse en lograr los

resultados poniendo siempre el mayor esfuerzo y conociendo las capacidades individuales es
lo importante. Si tu hijo asiste a una prepa para hombres es importante que el personal
docente le aliente a mantener sus metas en mente y le ayuden a trabajar a pesar de los tropiezos.

¿Sientes que se te va la semana trabajando pero no produces los resultados que deseas? No te
pasa solo a ti, es un problema que muchos emprendedores deben superar. La planificación puede
ser difícil y sorprendente al mismo tiempo. Difícil porque requiere analizar el hecho de cómo
gastas tu tiempo versus cómo quieres gastarlo. Y es asombroso, porque te permite transformar la
manera en que haces las cosas para alcanzar tus metas.
Cómo planificar tareas semanales
Uno de los factores de éxito de un negocio gira en torno a la planificación, por eso, cuando
hablamos de crecimiento, productividad y gestión del tiempo, siempre es aconsejable planificar
con mucho cuidado antes de que todo se vuelva abrumador y pensemos en tirar la toalla.
Planificar tu semana te da tiempo y espacio para descubrir cómo vas a encajar todo. Si estás
tratando de crecer en tu trabajo y en tu vida personal, planificar tu semana te ayudará a lograrlo.
Además, no te sentirás como un pollo sin cabeza intentando hacer cosas en el último minuto.
Por eso he escrito este artículo, en el que te hablo de los principales errores que cometen los
emprendedores al planificar su semana, y te doy soluciones simples para que puedas corregirlos
fácilmente.

¿Por qué deberías planificar tus tareas semanales con antelación?

 
¿Sientes que estás luchando toda la semana por hacer las cosas? ¿Has calculado mal lo que te
lleva realizar una tarea y ahora no te da la vida? ¿Has creado una cuenta en un gestor de tareas
pero se te “olvida” abrirla? Si es así, estas son situaciones muy comunes al planificar que
simplemente destruyen tu productividad. Y a veces tu espíritu, porque si no tienes idea de cómo
irá tu semana, te tropezarás en tu trabajo tratando de hacer todo a la vez, y te sentirás totalmente
desenfocado.
La planificación semanal es importante porque te ayuda a utilizar tu tiempo de una forma
más eficaz. Puedes medir de forma realista cuánto puedes hacer y cuánto tiempo tienes
para hacerlo.
El poder de la planificación semanal se centra en la perspectiva y el control que adquieres sobre
tu trabajo. Visualizar toda tu semana globalmente, te permite distribuir y priorizar de una manera
que aumente significativamente lo que puedes lograr. También te da la oportunidad de alinear tus
tareas diarias con tus planes y objetivos a largo plazo.
 
¿Por qué cometes errores al intentar planificar tareas semanales?
 
Hay muchas razones por las cuales podemos equivocarnos al planificar. Estos errores se
relacionan principalmente con tres razones: La primera de ellas es que simplemente
desconocemos la parte “técnica” de la planificación. Es decir, no sabemos cómo crear un plan
semanal para que funcione.
Otra de las razones son nuestros sistemas de creencias respecto a la planificación. Esto se
refiere a aquello que la mayoría de los emprendedores creen y sienten sobre la planificación.
¿Crees que es una pérdida de tiempo? ¿Sientes que no sirve para nada planificar tu semana? ¿Te
sientes más cómodo improvisando en el día a día, apagando fuegos? Si no comprendes lo que la
planificación puede hacer por ti y por qué es importante, es muy poco probable que lo
consigas.
Una vez que conseguimos cambiar nuestras creencias negativas, y entender cómo se debe hacer
una buena planificación, la tercera razón tiene que ver con la manera de hacer el seguimiento
de esa planificación, ya que no sirve de nada crear un plan si no vamos a evaluarlo y analizar si
lo hemos hecho bien y, principalmente, analizar si funciona para alcanzar nuestros objetivos.
 
No cometas estos errores al planificar y tu semana será más productiva
 
Aunque me encanta planificar, debo admitir que tiene algunos lados oscuros. La planificación es
el peor enemigo de la espontaneidad, pero la espontaneidad es el mejor compañero de la
diversión.
He pasado increíbles momentos en mi vida en los que me sucedieron cosas asombrosas e
inesperadas, y fueron cuando me dejé llevar por la corriente. Pero, por suerte, descubrí que ésto
me ha dado mejores resultados en mi vida personal que en mi negocio. Por eso, aquí te dejo los
diez mayores errores que suelen cometer los emprendedores novatos al planificar su semana.
 
1. Subestimar la importancia de la planificación
La mayoría de nosotros entendemos el valor de la planificación y la preparación. Muchas veces,
establecemos metas de acuerdo a las estaciones y los años, pero es lo que hacemos todos los
días, los hábitos que adoptamos, las tareas que completamos y las cosas que priorizamos, lo
que con el tiempo se convierte en éxito o fracaso.

Unos pocos días sin rumbo al mes pueden ayudarte a restablecer y encontrar el equilibrio, pero
cuando tu semana en vez de tener un propósito, se convierte en un cúmulo de días sin intención,
terminas perdiendo la dirección en tus metas y preguntándote cómo se fue el tiempo, si no has
hecho nada.
Deja de esperar a que la motivación o la inspiración te llegue y establece un horario para tus
tareas semanales.
 La motivación fluye de la acción, no al revés.
Por eso es tan importante tener un ritual de planificación semanal. Necesitamos hacer las cosas
incluso cuando nos despertamos cansados y desconectados, deseando volver a la cama. Esos son
los días en los que es más importante tener un plan.
 
2. No asignar tiempo adecuado a la planificación
Muchos emprendedores tienen la impresión de que no es necesario programarse tiempo
para planificar, pero siento decirles que están terriblemente equivocados. Deberías intentar
pasar una hora completa tratando de planificar tu semana.
Esto no debe ser algo que realizas una sola vez, sino que debe ser tu práctica semanal o tu rutina
semanal, y en cualquier caso, no debes tomarlo como una carga extra de trabajo. Lo mejor es
asignar el tiempo que creas que es mejor, antes de que comience la próxima semana.
En mi caso, siempre le dedico todos los domingos de quince a veinte minutos para preparar mi
semana. No te preocupes si al principio sientes que te quedas corto, porque cuando no estás
habituado a hacerlo puede llevarte más tiempo. Es cuestión de que asimiles un nuevo hábito, (y
esto me lleva al próximo error que se suele cometer).
 
3. No incorporarlo como un hábito en tu vida
Quizás estés pensando:
– “Todo bien, Christian, pero no siempre estoy con ánimos de sentarme un domingo a planificar”.
Algunos días estarás tan agobiado «haciendo» (o incluso «no haciendo»), que no tienes en mente
planificar nada. O simplemente no puedes soportar esa lista de tareas pendientes mirándote,
porque te recuerda lo poco que lograste. Si te decides seriamente a planificar durante dos
semanas, y luego lo dejas a la tercera, ¡ya te digo que ¡empezar de nuevo será muy difícil!
Tu ritual de planificación semanal no marcará la diferencia si lo haces una vez al año o
incluso una vez al mes. Se llama semanalmente por una razón, y debes convertirlo en un hábito
para que funcione. Entonces, ¿cómo lo conviertes en un hábito?

1. Primero, elige un día que utilizarás para establecer tu plan de trabajo semanal.

2. Luego, en ese tiempo, revisa qué ha pasado en la semana anterior.
3. Finalmente, establece qué es lo que realmente tendrías que hacer durante la
próxima.

Una vez que tengas tu plan, créeme, te irás a la cama más tranquilo, Si lo que te cuesta es
incorporar en tu rutina diaria un nuevo hábito, te dejo aquí un artículo que te ayudará a entender
el poder que tienen los hábitos en tu vida y cómo puedes crear uno nuevo con éxito.

NO SABER CÓMO TIENES QUE PROGRAMAR LAS TAREAS SEMANALES

Una vez decidido lo que se quiere lograr en la semana, muchas personas programan el tiempo que
necesitan para llevar a cabo cada tarea, y las agregan a su calendario, para que todo encaje.
Quiero confesarte que yo no soy nada partidario de este tipo de planificación, conocido como
time blocking, que consiste en planificar el día por adelantado y reservar determinados bloques
de tiempo para hacer tareas.
Para mí el calendario es una herramienta de gestión de citas, de reuniones o de tareas
inamovibles que, si no las haces, es crítico.
Por eso, todas mis tareas las programo utilizando la regla 1-3-5, y es muy simple: para
mantenerse productivo en el trabajo todos los días, solo necesitas tener en tu visión semanal 1
tarea principal, 3 tareas medianas y 5 tareas pequeñas.
La tarea más importante suele ser la más difícil de realizar, pero también es la que te llevará a
lograr tus objetivos semanales.
Por eso, lo mejor es hacerla primero, y cuando la termines, seguir con las tareas medianas, que
están alineadas con tus objetivos, pero que no son prioritarias realizarlas. Y por último, realizar
las tareas pequeñas, aquellas que son recurrentes y te permiten resolver problemas, como por
ejemplo los aspectos administrativos de tu negocio.
Retomo un vídeo que ya compartí en este artículo, que viene de ejemplo al caso. Está en inglés,
pero es muy gráfico y no creo que tengas problema en entender la finalidad:

Entonces, lo que haces cada día es empezar por la tarea más grande, las rocas de mayor
tamaño. Y hasta que no la tengas terminada, no avanzas con los otros dos tipos de tareas,
piedras medianas y pequeñas.
Hay varios métodos de productividad que puedes implementar para asegurarte de que estás
aprovechando al máximo tu tiempo y energía, pero si estás empezando, te invito a que pruebes
esta forma simple de gestionar tus tareas, porque puede ser una herramienta poderosa para
alcanzar tus metas.