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Resumen de Archivo y Otros.
Resumen de Archivo y Otros.
HUMANIDADES
El archivo.
Concepto del archivo.
Dentro del concepto archivo se puede encontrar tres aceptaciones distintas según la lengua
Real Academia, la primero es la local en el que se custodian documentos públicos o
particulares los cuales contienen carpetas, guías etc. La segunda es la administración en la
cual se conoce la definición de los archivos en la ley de Patrimonio Histórico Español. Y la
última que es la que consiste en revivir, clasificar, custodiar y facilitar los documentos.
Clases de archivos.
En el archivo se pueden mencionar varias las cuales son, según el grado de frecuencia de
utilización, según el lugar de emplazamiento.
El archivo de gestión.
Entre estos documentos se puede mencionar que el archivo tiene diferentes funciones como
lo es, el archivo que es preparado por los empleados de la institución o de otros, el cual es
amplio y el encargado de ordenarlos es el funcionario realizando las operaciones correctas
y a su tiempo.
Conservación de gestión.
Dentro de registro podemos encontrar dos clases la de registro general habla sobre escribir
cuando un documento es entregado y cuando se saca el documento de la institución la cual
lleca sub temas de único, múltiple, general de salida, el segundo es el registro de auxiliar
en la cual se hacen otros papeles para que puedan llevar un control sobre estos, la tercera es
el registro de archivo esta para saber que documentos fueron guardados. En los archivos
podeos encontrar el orden, quien es quien la manda, que es lo que desea o dice tal
documento, El derecho de acceso a estos documentos es solamente cuando estos estén
solicitados por ellos y esta solicitud tenga una fecha correcta, exponiendo las necesidades
del porque necesita tal documento.
El circular.
Es uno de estos que es firmada por el director, el tiempo de vigencia que este necesita,
comunicar y tratar con personal a su cargo, este circular se usa para informar cómo hacer
tal cosa, hacer constatar de personal, establecer los cambios, se debe tener una copia de
este y la distribución debe ser original.
Notificación.
Memorándum.
Se mencionaran algunos de los elementos que forman parte de un documento entre estos
están índice o sumario, introducción, fuentes bibliográficas o referencias, un documento se
debe registrar mediante la codificación y registro para luego archivarlos llevando un control
o a la conveniencia de la asociación. Pasos a seguir estos son mantener una codificación,
por lo menos de tres letras, mantener una codificación entre los tipos de documentos, la
relación entre dos tablas de la codificación, ejemplo de eso sería que el “código se10/es la
primera orden del pago para el año 2014” (Gestión documental, pág. 20)
Por otro lado, podemos decir -siguiendo el ejemplo- que en ese mes solo recibió una
cotización a través del Fax, registrado: CRCOT03-001, para un despacho de productos.
(Gestión documental, pág. 21).
Archivar un documento no solo es guardan, este también lleva un paso o proceso para
hacerlo de la forma correcta para cuando se necesiten los documentos no se esté entonces
lo primero que debemos hacer es: hacer un cuadro en la cual los cuadros contengan
palabras que se relacionen con los otros, segundo paso es crear una carpeta para poder
identificar que tipo de documentos se guardaran en ella, tercera elaborar un listado del
orden de los documentos(índice), la cuarta en la que la manera de codificar puede ser la
misma en los documentos físicos y electrónicos.
Según mandamientos de Harry Faulkner-Brown una biblioteca debe estar ordena siguiendo
los órdenes: