Departamento de Historia

Lic. en Archivística
Cátedra: Seminario I: Nociones de Administración
Año académico: 2019

POWER POINT - UNIDAD N° 3-

EL PROCESO ADMINISTRATIVO (PLANIFICACIÓN)

EL PROCESO ADMINISTRATIVO
4 FUNCIONES:
Planificación
Organización
Dirección PLANIFICACIÓN
Control Definir objetivos,
establecer la estrategia
y desarrollar subplanes
para coordinar las
actividades
CONTROL
Vigilar las actividades ORGANIZACIÓN
para que se realicen Determinar qué es
tal como fueron necesario hacer, cómo
planeadas se llevará a cabo y quién
lo realizará

DIRECCIÓN
Dirigir y montar a todas
las partes involucradas
 LA PLANIFICACIÓN

Partamos de esta reflexión

El ser humano es un ser lleno de deseos. Por eso actúa. Utiliza el campo del futuro como
dominio disponible donde construir su porvenir. Allí proyecta la imagen intencional
representativa de su deseo. (...) Esa imagen futura le sirve de objetivo hacia el cual dirigirá
las acciones

PLANIFICAR, ES UNA ACCIÓN HUMANA COTIDIANA. Y TAMBIÉN ES UNA DE LAS

FUNCIONES ADMINISTRATIVAS MAS IMPORTANTES.

Por ello, podemos definir a la Planificación como:

Sin embargo, podemos quedarnos con esta definición:

“Es una función o procedimiento, mediante el cual se seleccionan, ordenan y diseñan los
cursos de acción que se establecen para el logro de determinados fines y propósitos;
procurando una utilización racional de los recursos disponibles”.

O más simple: “Planificar significa anticipar el curso de acción que ha de tomarse con la
finalidad de alcanzar una situación deseada”.
Características:

 Considera las 3 dimensiones del tiempo

 Orienta sobre las actividades a realizar, y en qué tiempo.
 Es una función permanente, compleja, modificable en el tiempo y adaptativa al
contexto.
 Considera escenarios posibles en el futuro
 “La definición de los objetivos y la determinación de los medios para alcanzarlos, es la
misma esencia de cualquier planificación.”

IMPORTANCIA DE LA PLANIFICACION EN LAS ORGANIZACIONES

 El uso de la Planificación en el ámbito público se concibe como una herramienta

imprescindible para la identificación de prioridades y asignación de recursos en un contexto
de cambios y altas exigencias por avanzar hacia una gestión comprometida con los
resultados.

 La planificación constituye la base que define los aspectos esenciales del

funcionamiento de cada organización, al establecer los objetivos de ésta y la labor que
deberán desarrollar cada una de sus partes integrantes para concretarlos.

LEAMOS LA SIGUIENTE AFIRMACIÓN

LA PLANIFICACIÓN ES UN EJERCICIO RACIONAL SISTEMÁTICO QUE PROYECTA LO QUE

VAMOS A HACER. INVOLUCRA A DIVERSAS VARIABLES COMO:

- TIEMPO

- ACTIVIDADES (PROPIAS Y COORDINADAS CON OTROS).

- RECURSOS DE TODA ÍNDOLE (NECESARIA Y DISPONIBLE)

- OBJETIVOS.

POR ESO, HAGAMOS EL SIGUIENTE EJERCICIO MENTAL

Preguntémonos:

- ¿QUÉ HAREMOS UNA VEZ QUE EGRESEMOS DE LA

LICENCIATURA EN ARCHIVÍSTICA, QUE HOY CURSAMOS? A 4/5
años aprox.

- ¿QUÉ ESPERAMOS LOGRAR A FIN DE AÑO, CUANDO

TERMINEMOS DE CURSAR EL PRIMER AÑO DE ESTA CARRERA? A
menos de un año aprox.

- ¿QUÉ HAREMOS LA SEMANA PRÓXIMA, CUANDO NOS

ENCONTREMOS CON LOS PROFES DE ESTA CÁTEDRA
NUEVAMENTE? A una semana aprox.
Cualquiera sea la respuesta, la misma implicó que tuvimos en cuenta, nuestras
aspiraciones u objetivos, de acuerdo al tiempo y recursos disponibles, estableciendo al
menos como idea, una serie de actividades que permitan lograr tales objetivos y
aspiraciones. Todo ello, en el marco de un contexto en el que nos movemos e
interactuamos.

Por eso, hay que tener en cuenta los siguientes elementos de la Planificación:
Una vez abordados estos aspectos fundamentales de la Planificación, debemos tener en
cuenta que la misma es una función dinámica y flexible, que de acuerdo al enfoque que se
realice en su ejecución, se puede hablar de NIVELES.
Dichos niveles se definen desde el más general al más específico, según el marco
operativo de implementación.
Veamos a continuación que niveles podemos conocer:

PLAN, PROGRAMA Y PROYECTO

PLAN: este es el nivel más general de la planificación, que define los grandes objetivos y
propósitos que orientarán a los niveles de ejecución más operativos de la planificación.
Determina prioridades y criterios de trabajo, previsiones en cuanto al logro temporal de los
objetivos y metas, la disposición de recursos, y lineamientos estratégicos que encauzan al
conjunto de acciones que conllevan los programas y proyectos, a fin de darle coherencia y
unidad. En definitiva, expresa la voluntad institucional de logros por parte de la
organización

PROGRAMA: es un planeamiento más específico que el plan, en cuanto se va focalizando

de acuerdo a los ejes de trabajo establecidos en dicho plan. Orienta y ejecuta las acciones
que el plan establece en el marco del tiempo, para el logro de fines y objetivos parciales
que se orientan a los logros generales del plan. Es un nivel de ejecución intermedia anterior
al proyecto, en cuanto define a este último, los lineamientos y propósitos generales que se
concretarán en un plan de acción más operativo. En definitiva, representa la especificación
de los fines a lograr enunciados en el plan, estableciendo responsabilidades a áreas u
organizaciones específicas que lo implementarán

PROYECTO: es la unidad más operativa de los niveles anteriores, involucrando un

conjunto de actividades que coordinadamente, se dirigen al cumplimiento de metas y
objetivos parciales de programas y planes. La intervención operativa, la lleva a cabo áreas
administrativas y técnicas de organismos que materializa en un lapso del tiempo concreto,
especificando el cumplimiento de los ejes orientadores del programa y plan, y aplicando los
recursos necesarios y disponibles. Además, configura criterios de medición de resultados e
impactos de los niveles de planificación anterior

ESTRUCTURACIÓN DE LOS NIVELES DE PLANIFICACION

PROYECTO ACTIVIDAD
PROGRAMA PROYECTO ACTIVIDAD
PROYECTO
PLAN

PROYECTO ACTIVIDAD
PROGRAMA PROYECTO ACTIVIDAD
PROYECTO
El PLAN involucra en su formulación:

Diagnósticos, estrategias, políticas, objetivos, previsiones, actores y organismos

participantes y destinatarios, marco institucional, visión y misión

El PROGRAMA involucra en su formulación:

Antecedentes y justificación conforme a los objetivos del plan, prioridades de intervención,

marco estratégico, marco institucional, recursos a disponer, acciones generales a
implementar.

El PROYECTO involucra en su formulación:

Descripción sumaria de su temática en relación al programa y plan, justificación y objetivos,

tamaño y localización, estructura, presupuesto, Cronograma de actividades de intervención,
evaluación y monitoreo

CLASIFICACIÓN DE LOS PLANES

Según su naturaleza
 Planes estratégicos: Afectan a toda la organización, establecen la misión y los
objetivos generales, sitúan a la organización en función de su entorno y en el largo plazo.
 Planes operativos: Parten de los objetivos definidos en los planes estratégicos y
especifican detalladamente cómo realizarlos, en el mediano plazo.

Según el lapso de tiempo asignado para su logro, encontramos:

 Planes de corto plazo: En general, dentro del año o plazo inferior a este.
 Planes de mediano plazo: En general, entre uno y cinco años.
 Planes de largo plazo: Más de cinco años

Según el alcance de ejecución

 Planes específicos o sectoriales: Son promovidos por áreas, ejes o sectores
definidos como criterios de abordaje y alcance. Sus variables son desagregadas de las
variables macro.
 Planes direccionales: Son más flexibles, solo establecen directivas generales y
permiten optar entre varios cursos de acción posibles.
 Planes globales: involucran múltiples variables, de un alcance mayor en cuanto al
ámbito que abarca. Son de tipo macro, que se definen políticas nacionales

TIPOS DE PLANES

 De uso único: proyectos y programas

 Permanentes: políticas y normas

 Si se refiere a Se suelen llamar

REQUISITOS DE UN PLAN

1. Unidad

2. Sencillez

3. Precisión

4. Flexibilidad

5. Racionalidad

6. Comparabilidad

7. Difusión

Una vez desarrollados estos temas, nos introducimos en un tema central de esta
unidad:

LA PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA

ESTRATEGIA

Es un conjunto de decisiones condicionales que definen los actos a realizar en función de

todas las circunstancias susceptibles de presentarse en el futuro. Definir una estrategia es
establecer la lista de todas las situaciones a las cuales se podría llegar y escoger, desde su
origen, la decisión que se tomará frente a cada una de ellas.

Para la administración, es la adaptación de los recursos y habilidades de la organización al

entorno cambiante, aprovechando sus oportunidades y evaluando los riesgos en función de
objetivos y metas.
Según Carlos Matus, la estrategia implica:

✓ Ponderación (observar, examinar) de las fuerzas en juego en el escenario,

✓ Cálculo de las decisiones por medio de hipótesis sobre el comportamiento del

adversario y de la fuerza propias,

✓ La previsión de las reacciones adversas posibles frente a las acciones propias,

✓ La selección de los medios que considera idóneos, y

✓ La combinación de los diversos dispositivos orgánicos e instrumentales y del capital

humano en forma convergente y sincronizada hacia un mismo resultado.

PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA

Es un proceso que facilita la formulación de ideas rectoras de la institución; visión, valores y

misión; evalúa su situación interna y externa y en base a ello plantea estrategias, objetivos
estratégicos, políticas, programas y proyectos de inversión y desarrollo, de manera tal que
podamos alcanzar la visión en el largo plazo.
Es una actividad estratégica, holística y proactiva que permite enfrentar las amenazas y
aprovechar las oportunidades en el ambiente externo; minimizar las debilidades y potenciar
las fortalezas internas. Conlleva la elaboración de un plan estratégico, el mismo que se
convierte en instrumento para la gestión de las instituciones.

FASES DEL PROCESO DE PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA

¿Quiénes somos? Misión

¿Qué hacemos y para Descripción concisa y clara de
quiénes? la razón de ser de la entidad, Amenazas y
¿Dónde estamos? propósito. oportunidades

Visión Fortalezas y
Valores de la organización, Debilidades
como espera ser
reconocida,futuro deseado. Análisis del
entorno del
Objetivos Estratégicos
¿Dónde queremos ir, medio interno
Resultados que espera lograr la entidad
qué resultados
para cumplir su misión. Claros realistas,
queremos lograr?
desafiantes y congruentes

¿Cómo llegaremos? Estrategias

Plan de acción para implementar los
objetivos estratégicos y determinar el
presupuesto

¿Cómo mediremos el Indicadores de desempeño

desempeño logrado? Plan medir logros, evaluar y tomar
acciones correctivas
EJEMPLOS
 FACTORES CONDICIONANTES DE LA ORGANIZACIÓN

ANÁLISIS FODA

La matriz FODA es una herramienta de análisis que puede ser aplicada a cualquier
situación, individuo, producto, empresa, etc. que esté actuando como objeto de estudio en
un momento determinado del tiempo.
Consiste en evaluar las fortalezas y debilidades internas de una organización; y sus
oportunidades y amenazas externas.

Análisis Interno Análisis Externo

 Fortalezas  Oportunidades

 Debilidades  Amenazas
 FACTORES CONDICIONANTES DE LA ORGANIZACIÓN

ANÁLISIS INTERNO

Fortalezas: son una posición favorable que posee la organización en relación con alguno
de sus elementos (recursos, procesos) y que la sitúan en condiciones de responder
eficazmente ante una oportunidad o ante una amenaza.
Debilidades: son una posición desfavorable que tiene la organización con respecto a
alguno de sus elementos y que la ubica en condiciones de no poder responder
eficazmente ante las oportunidades y las amenazas del entorno.

ANÁLISIS EXTERNO

Oportunidades: son una situación favorable, actual o futura, que ofrece el entorno de la
organización, cuyo aprovechamiento adecuado u oportunidad mejoraría su posición de
competencia.
Amenazas: son una situación desfavorable, actual o futura, que presenta el entorno de la
organización, la cual debe ser enfrentada con miras a evitar o minimizar los daños
potenciales sobre el desempeño y la supervivencia de la misma.

PLANIFICACIÓN OPERATIVA

La planificación operativa es un instrumento indispensable de teorización y organización,

en la cual se deben contemplar todos los detalles para la ejecución de acciones concretas.
Implica decidir sobre cómo se utilizarán los recursos financieros, humanos y materiales
para garantizar la entrega de los servicios con la mayor eficacia posible.
La planificación operativa es el proceso ordenado que permite seleccionar, organizar y
presentar en forma integrada los objetivos, metas, actividades y recursos asignados a los
componentes del proyecto, durante un periodo de tiempo determinado.
Los objetivos, estrategias, resultados esperados, indicadores y recursos necesarios de la
planificación operativa son de corto plazo, generalmente un año, y se derivan de la
planificación estratégica donde se formula el plan global de inversiones, el marco lógico y la
estrategia de ejecución; así como de la identificación de demandas con los usuarios (as)
del proyecto.
 PLANIFICACIÓN OPERATIVA

Importancia:

1. Permite concretar objetivos.

2. Permite organizar en frecuencia lógica las actividades y las acciones e igualmente

visualizar el tiempo requerido para cada una de ellas.

3. Define las funciones y responsabilidades.

4. Contribuye a la preparación de un trabajo consciente, evitando las improvisaciones.

5. Unifica criterios en cuanto a objetivos y metas.

6. Prevé la utilización de los recursos: humanos, materiales y equipos.

7. Permite medir resultados.

 PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA Y PLANIFICACIÓN OPERATIVA

PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA PLANIFICACIÓN OPERATIVA

1. Apunta al futuro. Largo plazo
2. Basada en la excelencia como meta final.
3. Se centra principalmente en las directrices,
Objetivos y estrategias de carácter general:
Misión, visión, objetivos más amplios,
Estrategias globales.
4. Pone énfasis en el análisis del contexto y
Su evolución pasada y futura, así como en
Las estrategias generales.
5. Tiene mayor alcance ya que abarca a toda
La organización en su conjunto.
6. Se fija un escenario temporal que tiene
una Vigencia entre 3 y 10 años.
1. Relacionada con la Operación actual. Corto Plazo.
2. Busca mejorar la operación actual.
3. Se concentra en los detalles concretos de cómo
avanzar día a día hacia la consecución de los
objetivos más amplios: resultados, actividades,
responsables, recursos, plazos, costos.
4. Fija su atención en asuntos internos de la
organización.
5. Detalla más las intervenciones concretas en un
departamento, área funcional, sector o diferentes
proyectos.
6. Se realiza a corto plazo, siendo habitual hacer los
planes operativos con una perioridad anual.

CADENA DE VALOR