Código: ID-040000-PL-00100-A Fecha: 11/10/2022

GESTIÓN DE LA
DOCUMENTACIÓN PARA EL
ÁREA DE I+D
PLAN (aquí va el tipo de documento)

Resumen
En este documento se definen los lineamientos generales para la gestión de la documentación
del área de Ingeniería y Desarrollo de SIID SRL.

Matías F. Vanni
mvanni@siid.com.ar
 Código: ID-040000-PL-001000-A
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Título Plan de Gestión de la Documentación para I+D

Resumen En este documento se definen los lineamientos generales para la gestión de la documentación
del área de Ingeniería y Desarrollo de SIID SRL

NOMBRE POSICIÓN FIRMA FECHA

AUTOR Matías F. Vanni Gerente I&D 06-10-2022
REVISOR Matías Vicentín Jefe de I&D 13-10-2022
REVISOR Mauro Masat Resp. V&E en I&D 13-10-2022
APRUEBA Matías Vanni Gerente I&D 14-10-2022
CALIDAD Damián Zamer Gerente Calidad

CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO FECHA
A Versión Inicial 14-10-2022

LISTA DE DISTRIBUCIÓN
NOMBRE ORGANIZACIÓN COPIA FECHA
Departamento I+D SIID SRL ORIGINAL 14-10-2022
Gerencias SIID SRL ORIGINAL

Preparo: Matías Vanni Reviso: Matías Vicentín Aprobó: Matías Vanni

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INDICE
1. Introducción.........................................................................................................................................2
2. Alcance.................................................................................................................................................2
3. Documentos Aplicables y de Referencia..............................................................................................2
3.1 Documento Aplicables..................................................................................................................2
3.2 Documentos de Referencia..........................................................................................................2
4. Definiciones y Acrónimos.....................................................................................................................2
4.1 Definiciones..................................................................................................................................2
4.2 Acrónimos.....................................................................................................................................2
5. Formato de Documentos.....................................................................................................................2
6. Campos Obligatorios............................................................................................................................2
6.1 Introducción..................................................................................................................................2
6.2 Alcance..........................................................................................................................................3
6.3 Documentos Aplicables y de Referencia......................................................................................3
6.4 Definiciones y Acrónimos.............................................................................................................3
7. Codificación de Documentos...............................................................................................................3
8. Codificación y Documentos Sin Formato.............................................................................................4
9. Nombre del Archivo Electrónico..........................................................................................................5
10. Ciclo de Aprobación.........................................................................................................................5
11. Anexo 1.............................................................................................................................................7

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1. INTRODUCCIÓN
En el presente documento se definen las líneas generales en las que se basará el área de Ingeniería y
Desarrollo de SIID SRL, en lo que se refiere a la gestión de la documentación generada por esta área.
Abarca desde la codificación hasta la publicación y almacenamiento de la documentación.

2. ALCANCE
Este documento está pensado exclusivamente para el área de Ingeniería y Desarrollo de SIID SRL, no
limitando su uso a las demás áreas de la empresa que quieran adoptar estas reglas.

3. DOCUMENTOS APLICABLES Y DE REFERENCIA

3.1 D OCUMENTO A PLICABLES
DA.1

3.2 D OCUMENTOS DE R EFERENCIA

DR.1

4. DEFINICIONES Y ACRÓNIMOS
4.1 D EFINICIONES
Definición 1 Van las definiciones que son importantes en el documento para que todos
los lectores entiendan lo mismo.
Definición 2 Esto es una tabla, para agregar definiciones o acrónimos se debe agregar
una nueva fila.

4.2 A CRÓNIMOS
SIID Soluciones Integrales en Ingeniería y Desarrollo

5. FORMATO DE DOCUMENTOS
Los documentos generados dentro del área de Ingeniería y Desarrollo de SIID SRL deberán seguir el
formato y estilo utilizado en este documento (exceptuando a los Memorandos, los cuales utilizarán un
formato especial, ver Sección 7). El Anexo 1, contiene los aspectos más relevantes del formato
utilizado.

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6. CAMPOS OBLIGATORIOS
6.1 I NTRODUCCIÓN
Colocar una breve introducción que describa el contenido y objetivo del documento.
6.2 A LCANCE
El alcance del documento define el área, sub-área, proyecto, fase del proyecto o producto para el cual
es válido y aplicable.

6.3 D OCUMENTOS A PLICABLES Y DE R EFERENCIA

 Documentos Aplicables: Son documentos que contienen requerimientos, instrucciones,
procedimientos o información directamente relacionada y necesaria para realizar alguna
actividad especificada dentro del documento que los cita.

 Documentos de Referencia: Son documentos que contienen requerimientos, instrucciones,

procedimientos o información no aplicable dentro del documento, pero si relacionada y
considerada de interés, que puedan ser utilizados a modo de consulta o de respaldo según lo
considere el autor del documento que los referencia.

6.4 D EFINICIONES Y A CRÓNIMOS

 Definiciones: Se deben desarrollar las definiciones asociadas a los términos que puedan
resultar confusos o dificulten el entendimiento del documento.

 Acrónimos: Se debe realizar una lista de todos los acrónimos utilizados en el documento y
deben ser ordenados alfabéticamente.

7. CODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS
Se utilizará un sistema de codificación alfanumérico de 16 caracteres. Dicho código debe figurar tanto
en el interior del documento como en el nombre del archivo electrónico.

1 1
1 2 - 3 4 5 6 7 8 - 9 10 - 11 13 15 - 16
2 4

El responsable de Aseguramiento de Producto o Calidad del área será el encargado de establecer el

código de cada documento, a su vez trabajará en conjunto con el autor para la definición del nombre.

Caracteres 1 y 2 Son caracteres alfabéticos que identifican al proyecto o área para la

que se emite el documento. En este caso utilizaremos ID
Proyecto correspondiente a Ingeniería y Desarrollo.
Caracteres 3, 4, 5,
6, 7 y 8 Es un número asociado a la WBS del proyecto en cuestión o de los
niveles y subáreas definidas en el organigrama. Los Managers de
Numero dentro de cada proyecto serán los encargados de conformar la WBS y
la WBS o del establecer su respectiva numeración.
Organigrama

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Caracteres 9 y 10 Son caracteres alfabéticos que identifican que tipo de documento

es. Por ejemplo PR (Procedimiento), RP (Reporte), PL (Plan), IA
Tipo de Documento (Informe de Avance), etc.
Son caracteres numéricos. Permiten conocer si se trata de un
documento madre o derivado.
En el caso de documentos madre, utilizaran los caracteres 11, 12 y
13 dejando en cero los caracteres 14 y 15.
Caracteres 11, 12,
13, 14 y 15 En el caso de documentos derivados, utilizaran los mismos
caracteres 11, 12 y 13 que su respectivo documento madre, más los
Numeración
caracteres 14 y 15 que le proporcionan el número final al
documento.
Ejemplo: (00100) “Documento madre”, (00110) “Documento
derivado”, (00120) “Documento derivado”.
Caracter 16 Consiste en una letra que identifica la versión del documento. La
primera versión llevará la letra “A”. De existir una nueva versión del
Versionado documento se le colocará la letra “B” y así sucesivamente.
Tabla 1: Explicación de los diferentes campos de codificación

Siglas disponibles para los caracteres 9 y 10

CC Certificado de Conformidad
CR Cronograma
DG Descripción General
DR Dibujo o Plano
DS Diseño
GS Gestión
IA Informe de Avance
IC Control de Interface
LI Listado
MI Minuta de Reuniones
MM Memorandum
NT Nota Técnica
PL Plan
PR Procedimiento
QT Cotización
RA Request for Action
RG Registro
RP Reporte
RQ Requerimiento
RV Revisión
SP Especificación u Hoja de Datos
Tabla 2: Siglas asociadas a los caracteres 9 y 10 del campo de codificación

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8. CODIFICACIÓN Y DOCUMENTOS SIN FORMATO

La codificación de documentos que no requieran la aplicación del formato presentado en este
documento será levemente diferente. Estos documentos mantendrán su formato y tipo de archivo
original.

Ejemplos de documentos que podrían no necesitar formato:

 Presentaciones realizadas en Power Point.
 Hojas de datos, manuales o instructivos de interés provisto por terceros.
 Archivos asociados a Managment tales como WBS (Work Breakdown Structure) o cronogramas.

A continuación se explica la forma de codificación adoptada para estos documentos.

1 2 - 3 4 5 6 7 8 - 9 10 11 - 12

Los caracteres 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7 y 8 no varían con respecto a los presentados en la sección anterior y

cumplen los mismos propósitos que los presentados en la Tabla 1.

Caracteres 9, 10 y
11 Son caracteres numéricos. Se comenzará con el 001, luego 002, etc.
Numeración
En este caso el versionado de los documentos será expresado con
Caracter 12 números (1, 2, 3, etc) siendo el número “1” la versión original del
documento. De esta manera se podrá diferenciar rápidamente
Versionado entre un documento con o sin formato ya que estos últimos
utilizan un número en su último carácter.
Tabla 3: Explicación de los diferentes campos de codificación para documentos sin formato

9. NOMBRE DEL ARCHIVO ELECTRÓNICO

El nombre del archivo electrónico será confeccionado con el código del documento, previamente
definido en las secciones siete y ocho, seguido del nombre del documento finalizando con la fecha de
publicación AAAA_MM_DD.

El nombre del archivo electrónico no deberá contener acentos ortográficos.

Ejemplo:
ID-040000-PL-00100-A Gestion de la documentacion 2022_10_11.pdf

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10. CICLO DE APROBACIÓN

Cada documento debe ser revisado a conciencia en primera instancia por su respectivo autor. Luego
comenzará el ciclo formal de revisión el cual detallamos a continuación.

El documento será entregado tanto al responsable del proyecto o área correspondiente, como a un
par que tenga conocimientos sobre el tema en cuestión, los cuales harán la revisión. Los revisores
deberán proporcionar un feedback en un plazo de tiempo razonable, no superior a cinco días hábiles,
con las sugerencias que consideren apropiadas. De no cumplirse los plazos de revisión, la misma se
dará por aprobada. De existir observaciones por parte de los revisores, el autor del documento las
implementará y una vez finalizado volverá a enviar el documento hasta alcanzar la aprobación de los
revisores.

La aprobación de la Revisión constará de un correo electrónico cuyo asunto sea el código del
documento seguido de la frase Revisión Aprobada. Dichos correos serán almacenados por el
responsable de Aseguramiento de Producto / Calidad del área de Ingeniería y Desarrollo.

Durante toda la etapa de desarrollo del documento y sus respectivas revisiones, el mismo deberá
contar con una marca de agua que indique la frase “Borrador”. Dicha marca de agua será retirada una
vez aprobado el documento.

Figura 2: Formato de marca de agua a utilizar

La aprobación será realizada por el Jefe de Proyecto o Responsable del área correspondiente. La
aprobación será realizada en conjunto con el responsable de aseguramiento de producto. Una vez que
el documento esté aprobado, pasará a estar disponible en el sistema de archivos que se defina.

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Realización del
Documento

NO PASA

Revisión de
Pares
PASA EXITOSAMENTE

NO PASA

Aprobación
PASA EXITOSAMENTE

Almacenamiento en
sistema de archivos

Figura 3: Diagrama de flujo del ciclo de aprobación

-------------------- Fin del Documento -------------------

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11. ANEXO 1
Al finalizar el documento, antes de los anexos, se deberá agregar un salto de página. Tiene que quedar
claro que los anexos son información adicional o complementaria que permite entender mejor el
contenido del documento.

El formato de la documentación a seguir es el siguiente:

 Tipo de Letra: Calibri tamaño 12.

 Alineación de párrafos: Justificada.
 Interlineado: Sencillo.
 Espaciado entre párrafos: (0 pto Anterior, 3 pto Posterior).
 Enumerar cada tabla contenida en el documento como Tabla 1, Tabla 2, etc, acompañado de
una descripción de la misma.
 Enumerar cada imagen contenida en el documento como Figura 1, Figura 2, etc, acompañado
de un nombre o descripción de la misma. Espaciado entre la imagen y su respectiva
descripción, 0 pto, letra resaltada en negrita. Toda imagen contenida en el documento debe
quedar referenciada.

Vemos un ejemplo:

Figura 4: Formato de párrafos a utilizar en todos los documentos

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